<< Пред. стр.

стр. 17
(общее количество: 39)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

167
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

патентных библиотек. Ряд специализированных организаций бес­
платно проводит исследования для тех компаний, которые зане­
сены в их собственные базы данных. Подобные же услуги пре­
доставляют некоторые общества, базы данных бизнес-школ и
университетов.

Конференции и выставки
Информацию можно получить и в результате посещения кон­
ференций и выставок, которые считаются эффективным сред­
ством для поддержания организации в курсе происходящих в
отрасли событий. В равной степени полезными являются лек­
ции, прочитанные экспертами, а также различные контакты.
Подобные мероприятия можно включить в список внешних ис­
точников информации.

Интернет
Все больше и больше людей использует в качестве источника
информации Интернет, который имеет то преимущество, что в
нем можно быстро найти необходимую и свежую информацию.
Различные поисковые машины обеспечивают мгновенный дос­
туп к базам данных, разбросанных по всему миру. Веб-сайты
периодических изданий, теле- и радиокомпаний содержат не
только самые последние новости, но также и сведения по самым
разным темам. Последние отсортированы, что намного облег­
чает поиск нужной информации. Многие компании и организа­
ции имеют собственные веб-сайты, зайдя на которые можно
быстро найти необходимую информацию о потребителях, по­
ставщиках и конкурентах. Пользование Интернетом требует спе­
циальных навыков, но овладеть ими весьма несложно.


Хранение информации и доступ к ней
Каждый менеджер в организации должен прежде всего ре­
шить, какую информацию ему нужно хранить и как. В большин­
стве случаев одна и та же информация хранится и в канцелярс­
ких шкафах в письменной форме, и в виде компьютерных фай­
лов, причем многими людьми. Простое уведомление, отослан­
ное четырем человекам, будет сохранено в файлах как отправи-
168
Глава 7. Совершенствование деловой информации

телем, так и всеми четырьмя получателями. Бумаги, отосланные
в какой-либо комитет, станут храниться всеми членами комите­
та. Вместе с тем единый, общий доступ к файлам не только об­
легчит работу, но и сэкономит место на компьютерных дисках.
Прекрасным примером здесь может служить администрация ос­
трова Гернси, где в результате создания центрального архива
были сэкономлены огромные средства. Теперь вся получаемая
информация отправляется в центральный архив, где сортирует­
ся и, в случае нахождения аналогов, копии удаляются, с нужных
документов делаются микрокопии. Теперь любой чиновник в
Гернси может получить нужный документ в течение 24 часов.
Кроме того, обнаружились файлы, считавшиеся несколько лет
безвозвратно утерянными.
Использование компьютеров обеспечивает электронное хра­
нение информации в центральном архиве и быстрый доступ к
ней, что гораздо удобнее, чем иметь дело с грудой бумаги. Одна­
ко это возможно только в том случае, когда все сотрудники орга­
низации хотят работать не со стеллажами и канцелярскими шка­
фами, а с компьютерами. Руководителям следует выработать у
своих подчиненных позитивное отношение к компьютерам, ина­
че, если сотрудники под предлогом, что им так легче работать с
документами, начнут распечатывать получаемую информацию,
шкафы снова окажутся заваленными бумагами. Преимущество
компьютерного хранения состоит также в том, что заложенная
туда информация, если она регулярно копируется и архивиру­
ется, в отличие от бумаги, никогда не потеряется. С увеличени­
ем объема дисков компьютерное хранение информации деше­
веет. В последнее время наблюдается стойкое уменьшение объе­
мов бумажной работы. Если сотрудники организации действи­
тельно желают оставить в покое шкафы и полностью положиться
на компьютер, следует немедленно вводить компьютерную си­
стему хранения информации как более надежную и дешевую.
За несколько последних лет некоторые крупные компании, в том
числе и финансовые, полностью перешли на компьютерное хра­
нение информации.
Все системы хранения данных — в библиотеках, в шкафах или
в компьютерах — обладают одними и теми же характеристика­
ми. Каждая система предлагает расположение категорий по нис­
ходящей, от общего к частному, до указания конкретной темы.
169
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

Чем больше количество людей, пользующихся данной системой,
тем более общепринятой она становится. Так, система ISBN, со­
зданная для классификации книг, используется теперь и библио­
теками, и книжными магазинами, и издателями по всему миру,
хотя каждая библиотека может дополнить ее своей собственной
системой регистрации.
Поскольку цель любой системы хранения данных состоит в
том, чтобы при необходимости получить их как можно быстрее,
она должна быть составлена так, чтобы стать максимально удоб­
ной для пользователя. Обычно она характеризуется наличием
основных и множества дополнительных категорий. При состав­
лении системы хранения и получения данных необходимо
пользоваться простой методикой многоуровневого введения
подкатегорий и архивации данных. В организациях, где такие
системы уже используются, в конце каждого года все старые фай­
лы просто архивируются и открываются новые файлы. Данная
методика необычайно проста, не требует больших затрат, но
имеет один недостаток — в ней хранятся старые файлы, которые,
не исключено, никогда никому не понадобятся. Как в компью­
терной, так и в «бумажной» системах хранения и получения дан­
ных полезно указывать «срок жизни» информации, тогда папку
или файл можно просто выбрасывать. Во многих организациях
это стало обычной операцией, которую поручают младшему
персоналу.
Там, где хранятся очень большие объемы информации, часть
ее неизбежно будет теряться, и чаще из-за того, что какой-то до­
кумент не туда положили или, если речь идет о компьютерном
хранении, не в ту категорию ввели. Однако на компьютере най­
ти информацию легче, чем в шкафу, поскольку существует мно­
жество очень хитрых логических программ поиска, позволяю­
щих в качестве его критериев ввести ключевые слова — одно или
сразу несколько. В этом также заключается преимущество хране­
ния информации в компьютере.
И последнее замечание: лучшая информация—та, которую лег­
ко увидеть. Согласитесь, что груда обработанного материала, стек­
лянная колба с дефектными деталями и пустая «корзина» в ком­
пьютере представляют информацию зримую и поэтому более
полезную, чем просто отчет о проделанной работе.

170
Глава 7. Совершенствование деловой информации

Анализ информации
1-1-
—I


В наши дни существует множество инструментов, повышаю­
щих эффективность анализа информации.
Базы данных
Базы данных для сбора и объединения цифровых сведений с
письменными разрабатываются легко и быстро. Состоять они
могут, к примеру:
• из перечня статей по определенной тематике, где приводят­
ся не только названия и имена авторов, но и сами статьи;
• из перечня продавцов и уровня их продаж, скажем, за пос­
ледний месяц;
• из покупателей определенного возраста, приобретающих оп­
ределенную продукцию;
• из множества уже готовых баз данных, находящихся в сво­
бодной продаже, ими пользуются, например, бухгалтеры,
розничные поставщики молочной продукции, домохозяйки
и вообще все, кому не лень.
Эти базы данных можно модифицировать под определенные
цели, а можно на их основе создать новую базу данных.
Большинство консультантов пользуются базами данных для
сбора и анализа информации.

Крупноформатные таблицы
Методика составления крупноформатных таблиц преврати­
лась в мощную систему анализа цифровой информации и состав­
ления различных сценариев развития. Крупноформатные таб­
лицы можно использовать просто как матрицы, куда заносятся
различные данные, а также для проведения более сложных рас­
четов, поскольку они предоставляют полный набор математи­
ческих, статистических и финансовых функций. В самом про­
стом виде крупноформатную таблицу можно использовать для
расчета себестоимости продукции. В нее заносятся текущие рас­
ходы, затем автоматически могут вводиться последующие рас­
ходы, и в результате получается их общая сумма. Включая в эту
же таблицу для каждого элемента фактор зависимости расходов
от инфляции, легко подгонять общую сумму расходов под инф­
ляцию, изменяя лишь саму цифру инфляции. Можно рассчиты-
171
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

вать инфляцию на труд и материалы на одной таблице, а можно
сделать расчеты более сложными, если ввести в них прогнозы
по инфляции.
Крупноформатные таблицы используют для формирования
бюджета и составления финансовых прогнозов развития бизне­
са в целом, что позволяет быстро определять прибыли и убыт­
ки, а также динамику капитала по каждому уровню продаж и
расходов.

Графики и диаграммы
И крупноформатные таблицы, и базы данных позволяют про­
водить расчеты и получать информацию в графической форме.
На их основе, имея нужные данные, легко получить диаграммы,
секторные диаграммы и простые графики (7.1).
Хотя на компьютере графики строить очень легко, их лучше
рисовать на больших листах, по мере поступления данных.
И руководителю, и подчиненным полезно всегда иметь такой гра­
фик перед глазами.

Схемы
Существует множество компьютерных программ, позволяю­
щих рисовать различные виды схем: организационные, сетевые,
производственного процесса. Все они могут быть полезны кон­
сультанту для понимания ситуации, анализа систем, общения с
сотрудниками компании при реорганизации бизнеса и проведе­
нии реинжиниринга бизнес-процесса.

100—1
О Восток
Q Запад
C Север
D
• 60-



20-

0--
1 2 3 4 12 3 4


7.1. Виды графиков

172
Глава 7. Совершенствование деловой информации

Представление информации
Информация собирается и анализируется для того, чтобы обес­
печить контроль, принять решение или дать толчок развитию.
Если она не отвечает этим целям, она бесполезна.

Перенасыщенность
В настоящее время большинство менеджеров страдают от
информационной передозировки. Считается, что около 60% фак­
сов, электронных и простых писем представляют собой формен­
ный мусор — либо незаказанная корреспонденция, либо ненуж­
ная информация. С течением времени менеджеры обрели навы­
ки быстро отличать мусор от деловой корреспонденции. Луч­
шим примером этого могут служить журналисты, которые полу­
чают сотни пресс-релизов, но из них в печать попадают едини­
цы. Значит, если вы хотите, чтобы ваш пресс-релиз привлек вни­
мание, его необходимо составить так, чтобы в первых двадцати
пяти словах выразить суть дела. То же самое относится и к доку­
ментам, составляемым менеджерами. Информация должна на­
чинаться с ясного и точного заголовка, а сам текст необходимо
делать максимально коротким, излагая самое главное. Такое пред­
ставление информации гарантирует, что ее поймут.

Информационный каскад
Лучше всего представлять информацию в виде каскада — сна­
чала давать краткое изложение, а постепенно, если вы считаете
это нужным, дополнять его необходимыми деталями. В большин­
стве случаев информационное сообщение ограничивается крат­
ким изложением дела, детали же сообщаются после того, как
получатель ответит.
При необходимости подтвердить получение в качестве крат­
кого ответа подойдет даже одно слово, например «принято».
В информационном послании о продажах график всегда пред­
почтительнее цифр, потому что по нему можно сразу опреде­
лить общую тенденцию. Сообщая о новом изделии, лучше пред­
ставить не его описание, а фотографию.


173
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

Своевременность
Информация для обеспечения контроля или принятия реше­
ния должна приходить своевременно, иначе она потеряет свое
значение и окажется неэффективной. Ответ на некоторые инфор­
мационные сообщения может прийти немедленно: к примеру, в
случае поломки оборудования (от человека, занимающегося про­
изводством), в связи с ростом продаж (от оптовика), но вот ка­
кую информацию предлагать менеджеру — над этим необходимо
поломать голову. Содержание ответа на информационное сооб­
щение от организации зависит от самой организации. Финансо­
вые отчеты за месяц могут составляться на следующий день пос­
ле окончания текущего месяца, если данные поступают в конце
дня, счета закрываются в конце месяца, а весь отчет состоит из
нескольких колонок цифр, которые заносятся в уже готовую фор­
му. Погоня за скоростью грозит обернуться — и к этому необходи­
мо быть готовым — потерей точности, поскольку в спешке люди,
как правило, не замечают мелочей, а если даже и замечают, то
поздно, когда исправления внести уже невозможно.
Контрольные даты своевременной подачи отчетов приводи­
лись в 1998 году в соответствующем исследовании «Coopers &
Lybrand Pan European». В нем сообщалось, что самые лучшие ком­
пании достигли следующих результатов:
Время, затраченное на составление финансового отчета за месяц | 1 день
Время, затраченное на составление финансового отчета за опре-1 примерно
деленный период времени (квартал) , 4 дня
Время, прошедшее от начала составления бюджета до его окон- примерно
чательного утверждения ' 1 месяц
Время, прошедшее от начала составления годового баланса I примерно
до его окончательного утверждения аудиторами | 1 месяц


Принятие решений
Большинство решений должно довольствоваться неполной
информацией — либо потому, что ее просто недостаточно, либо
потому, что собрать дополнительную информацию нет време­
ни. Решения также могут формироваться отношением: «Я знаю,
что я хочу сделать, так что не путайте меня фактами!» Принцип
Парето вполне применим к процессу принятия решений, кото­
рый должен гарантировать, что:
174
Глава 7. Совершенствование деловой информации

• имеющаяся в наличии информация задействована полнос­
тью в процессе принятия решения;
• примерно известно, какая именно информация отсутствует;
• используемая система оценки, например метод выборочно­
го обследования, дает качественные математические, логи­
ческие или статистические результаты.
В случаях, если решения принимаются собранием, для дости­
жения оптимального варианта необходимо тщательное плани­
рование. От участников собрания потребуется:
• Понимать предмет, по которому они будут принимать ре­
шение. Чтобы этого добиться, можно в одних случаях огра­
ничиться только сообщением о сути предмета, но в других
вам потребуется делать целый доклад или даже ряд докла­
дов, а также устраивать встречи с экспертами. Но даже тог­
да собравшиеся не будут иметь единого мнения о предмете.
Пониманию существа дела будут способствовать графики,
схемы и диаграммы.
• Понимать причины решения и согласиться с ними. Их мож­
но коротко соотнести с целями организации либо предста­
вить письменную детальную информацию. Согласование
цели может оказаться делом как очень простым, так и со­
вершенно невозможным, если у собравшихся есть какие-то
скрытые, личные планы на будущее. Пытаться сделать это
тем не менее нужно.
•Положительно оценивать диапазон возможных решений.
Обычно этот диапазон можно свести к трем-четырем воз­
можным решениям. Излагать их следует так, чтобы собра­
ние при необходимости имело возможность вносить в ре­
шение свои поправки. Такой подход требует тщательной раз­
работки изначально предлагаемого решения.
• Выбирать наилучшее решение. Наилучшее решение, как
правило, то, которое принимается после детального обсуж­
дения нескольких вариантов. Предполагается, что накануне
собрания все варианты тщательно обдумываются.
На некоторых собраниях решения принимаются на основе
взглядов одного или двух участников, которых все остальные, после
дх выступления, поддерживают, считая, что «уж они-то лучше нас
зсе знают». Нередко на собраниях эксперты, которые действитель­
но знают предмет лучше остальных, сидят и помалкивают.
175
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

Председатель играет на собрании очень важную роль, он дает
присутствующим тщательно взвесить все возможности, после чего
окончательно сформулированное решение принимается, и можно
не сомневаться, что оно будет вполне действенным.



Бухгалтерское дело
Предоставление годового отчета
Годовые отчеты, показывающие счета и достижения компа­
нии за прошедший год, — жизненно необходимые документы, вли­
яющие на все заинтересованные стороны в компании или органи­
зации. Следует знать, что один отчет ни в коей мере не удовлетво­
рит всех сразу, потребуется составить как минимум три.
1. Основной отчет, предназначенный для основных заинте­
ресованных сторон и основных кредиторов. Он должен вклю­
чать в себя все счета, детально расписанные в соответствии
с последними установленными потребностями. Вместе с ним
подается сопроводительный текст, раскрывающий достиже­
ния компании за последний год и показывающий тенден­
ции ее развития за последние пять лет. Он также обязан со­
держать прогнозы как минимум на ближайший год и цели,
которые могли бы заинтересовать главных инвесторов и укре­
пить их веру в развитие компании.
2. Отчетный доклад, который включается в основной отчет,
но может быть представлен отдельно как самостоятельный
документ. Его следует разослать всем главным заинтересо­
ванным сторонам (держателям акций) с предложением оз­
накомиться, если есть необходимость, с полным основным
отчетом. Первая страница отчетного доклада должна со­
держать ведущие показатели и факты.
3. Отчет для местных организаций — как государственных,
так и общественных — должен раскрывать перед ними кар­
тину процветания компании, рассказывать о том, как она за­
ботится о благополучии местных организаций, о создании
рабочих мест, о благотворительности, о содействии образо­
ванию, о ее вкладе в развитие науки, искусства и спорта. По­
лезно включить в документ небольшую экологическую про-
176
Глава 7. Совершенствование деловой информации

грамму. Все это потребует составления отдельного отчета с
акцентом скорее на социальных, чем финансовых вопросах.
Все компании способны извлечь пользу от взаимодействия
с местными общественными организациями, если будут
указывать в своих документах, что их действия направле­
ны во благо этим организациям. В худшем случае, если
отношения «не сложатся», от компании потребуют созда­
ния большего числа рабочих мест или улучшения условий
труда, планирования двух-трех благотворительных акций
или предоставления небольшого гранта местной школе, что
будет с благодарностью принято.
Годовые отчеты должны отражать имидж компании. Глян­
цевый буклет подойдет солидному банку, но никак не маленькой
компании. В отчет следует включить фотографии служащих ком­
пании, имена которых могут заинтересовать читателей, основ­
ные проекты или успешно проведенные программы. Результаты
и достижения необходимо представлять как в цифрах, так и в
виде графиков.


Финансовый контроль
В бизнесе наибольшая часть информации касается финансовых
вопросов. Их мы детально рассмотрим в главе 10, а сейчас пого­
ворим о финансовой информации и ее использовании.

Обработка данных о закупках и продажах

<< Пред. стр.

стр. 17
(общее количество: 39)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>