<< Пред. стр.

стр. 18
(общее количество: 39)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

В большинстве торговых и промышленных организаций, не
только крупных, но и маленьких, данные о закупках и продажах
обрабатываются на компьютерах. Покупаются уже готовые про­
граммы, куда нужно только подставлять цифры. После этого со­
ставленные документы распечатываются и отсылаются креди-
горам и должникам. Гораздо большего успеха добились те ком­
пании, которые используют электронную почту или программу
мгновенного обмена и обработки данных. Наилучшим приме­
ром использования электронного обмена данными служит ма­
газин, где на кассе автоматически считывается штрих-код, после
iero сразу же выдается счет, проводятся и регистрируются пла-
177
= -5911
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

тежи, затем данные о сумме поступают в компанию, выдавшую
кредитную карточку, и одновременно в банк, где со счета снима­
ются деньги. Аналогичная система действует и при оптовых за­
купках, поэтому всеми закупками теперь можно не только эффек­
тивно и быстро управлять, но и сразу же сообщать о них постав­
щику продукции.
Повышенная результативность, достигнутая за счет примене­
ния электроники, позволила сократить объемы хранящейся опто­
вой продукции и количество складов, что в свою очередь привело
к увеличению оборачиваемости капитала и к увеличению объема
продаж, не говоря уже о снижении накладных расходов в резуль­
тате роста эффективности самого процесса купли-продажи.

Контроль за предоставлением кредитов
Поскольку существует законодательство, гарантирующее свое­
временный возврат долгов, у многих сложилось впечатление,
что задержки платежей можно избежать. В настоящее время каж­
дая фирма вводит в контракт, который охраняется законом, пункт,
где говорится о сроках платежа. Многие фирмы оговаривают в
контрактах скидки в случае отсутствия задержки в платежах и
плрафные санкции за задержки. Правда, для некоторых фирм даже
пункты контракта не являются обязательными. Есть среди них та­
кие, которые охотно пользуются скидками, но крайне отрицатель­
но относятся к штрафным санкциям. Точнее, даже в случае задер­
жки платежей они их никогда не платят. Поскольку таких фирм
довольно много, и крупные закупки они делают часто, поставщи­
ки никогда не подают на них в суд, хотя по закону могут это сде­
лать даже за самую маленькую задолженность. Одним словом, за­
конодательство есть, но мало кто к нему обращается.
И тем не менее контроль за предоставлением кредитов уста­
навливать нужно, как и проводить соответствующие действия в
случае возникновения задолженности. Большинство небольших
фирм относятся к этому с пренебрежением. Существуют простые
правила, которые способны существенно изменить скорость про­
хождения финансовых потоков:
• Проверка кредитоспособности потенциального покупателя
• Согласование сроков и условий поставок в письменной форме.
• Неохотное предоставление длительных сроков платежа.
178
Глава 7. Совершенствование деловой информации

• Аккуратное ведение учета.
• Быстрая рассылка счетов на оплату.
• Рассылка данных за предыдущий месяц, с тем чтобы они
были получены первого числа следующего месяца.
• Рассылка напоминаний о необходимости проведения пла­
тежа в первый же день его просрочки.
• Наличие автоматизированной системы выявления случаев
задержки платежей.
• Установления доверительных отношений с сотрудниками
фирмы-покупателя.
• Уведомление их о том, что в случае дальнейшей неуплаты
дело о задержке платежа будет передано в суд, чтобы они
поторопили человека, занимающегося платежами.
• Решив передать дело в суд, наймите адвоката, который бы
списался с фирмой-покупателем и вынудил ее решить дело
миром.
Заботы по контролю за предоставлением кредитов частично
можно снять факторингом — продажей долговых обязательств
третьей фирме. Оплата, проведенная этой фирмой, покроет сто­
имость инкассации и процент на вовлеченную сумму. Долговой
факторинг высвобождает капитал, который может быть полез­
ным для растущей компании с высоким уровнем доходности. Ас­
социация защиты кредита оказывает профессиональную помощь
в получении денег в счет погашения долгов, она предлагает ши­
рокий диапазон услуг по управлению кредиторской задолжен­
ностью и возврату долгов. Один из способов вернуть долги —
продать их за 85% стоимости.
Проверку кредита в Великобритании проводят многие агент­
ства, такие, как «Dun & Bradstreet», «Standard & Poor's», а также
клиринговый банк или торговые организации, имеющие дело­
вые отношения с покупателем.

Контроль за активами
У многих компаний есть как ничего не стоящие активы, ле­
жащие мертвым грузом и отнимающие средства, так и ценные
активы, которые не заслуживают того, чтобы их просто хранить.
Согласно системе ABC необходимо регулярно проверять акти­
вы. Под А подразумеваются важные, ценные или дорогостоя­
щие активы, их проверять следует как можно чаще; другие, ме-
179
2*
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

нее значимые активы, нужно проверять, пользуясь упрощен­
ной системой, через определенные промежутки времени. К при­
меру, шайбы на производстве, открытки в антикварном мага­
зине и копировальную бумагу в банке можно проверять раз в
год мелкому клерку, тогда как здания, арендную плату, издерж­
ки на техническое обслуживание и текущий ремонт проверя­
ются по крайней мере ежегодно лично директором.
Поглощение одной компании другой происходит вследствие
того, что активы используются не полностью, поэтому всесто­
ронняя проверка активов поможет управленцу выявить неис­
пользуемые активы или пути повышения их ценности за счет
принесенных ими прибылей.
Наиболее часто управленцы упускают из виду главный актив —
финансы. Компания, где финансы составляют основную часть ак­
тивов, постоянно рискует быть поглощенной более сильной ком­
панией, поскольку нет на свете такого бизнесмена, который не хо­
тел бы заработать больше, тем более на деньгах. Поэтому они дол­
жны работать, а не лежать на депозите.
Объяснение счетов
Счета должны проверять аудиторы, независимо от степени
профессионализма персонала, и снабжать их примечаниями.
Примечаниями следует также снабжать и цели, на которые пой­
дут счета, например: на контроль руководства, на ежегодный
возврата капитала, на налоги. Для аудита используются различ­
ные системы, и дают они, в зависимости от цели использова­
ния счетов и используемых правил, разные результаты.
В приложении 1 содержатся важные соотношения, приме­
няемые в методике объяснения счетов.


Управление счетами
Усовершенствованный контроль
Бюджеты
Бюджеты не только обеспечивают возможность более тща­
тельно контролировать бизнес, но и предоставляют управлен­
цам большую свободу, а сотрудникам — полномочия. Процесс
180
Глава 7. Совершенствование деловой информации

составления бюджетов — это ключ к полномочиям. Бюджеты сле­
дует составлять на основе обратного каскада, в соответствии с
инструкциями, данными правлением, начиная с младшего пер­
сонала, бюджеты которого одобряются его непосредственным на­
чальством, после чего объединяются и представляются на рас­
смотрение следующему эшелону управленцев и так далее, вплоть
до правления компании. Все бюджеты затем рассматриваются
руководством, при необходимости в них делаются поправки, и
они отсылаются обратно для соответствующей корректировки.
В идеале результатом данного повторяющегося процесса стано­
вится согласованный бюджет, которому в дальнейшем подчиня­
ется вся активность компании и в пределах которого действуют
все сотрудники компании, включая правление.
Бюджеты могут быть фиксированными или переменными.
Фиксированные бюджеты, как правило, касаются тех затрат или
доходов, которые едва ли претерпят изменения за определенный
период, например большинство накладных расходов и поступ­
лений от арендной платы. Переменные бюджеты могут форми­
роваться для тех статей, которые имеют тенденцию изменяться,
куца входят, например, затраты и доходы, непосредственно свя­
занные с продажами.

Составление «нулевого» бюджета
Составление такого бюджета — ценный подход к определе­
нию всех затрат, но особенно накладных расходов. В основу та­
кого бюджета берется предположение, что расходы можно умень­
шить (в идеале — довести до нуля), поэтому любой бюджет для
статьи, основанной на нуле, необходимо заново обосновывать.
Во всех бюджетных схемах существует тенденция брать цифры
за последний год и прибавлять некоторые суммы «на инфляцию».
Составление «нулевого» бюджета резко контрастирует с подоб­
ным абсолютным, не допускающим отклонений подходом, в связи
с чем многие компании, заслужившие дипломы лучших в своей
этрасли, взяли на вооружение именно его.

Управляемые затраты
Одну часть затрат менеджеры смогут активно контролировать,
10 другая часть останется вне пределов их контроля. Всякая орга­
низация преследует цель структурироваться таким образом, что-
181
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

бы все затраты контролировались, а каждый менеджер отвечал
за контроль определенной статьи расходов. Во многих организа­
циях накладные расходы распределяются по отделам произволь­
но — например, коммерческому директору отводится 20% от всех
расходов на проведение компьютерных расчетов, необходимых
организации. Такой подход будет очень правильным тогда, когда
эти затраты включены в расчет стоимости продаж, однако с точ­
ки зрения контроля он неприемлем, если коммерческий дирек­
тор не может пользоваться расчетами в самой организации или
отказывается от них и делает покупки в другом месте. Именно
по этой причине, а также не имея возможности нанять и удер­
живать опытных программистов, многие компании вынуждены
теперь обращаться к специальным фирмам для проведения слож­
ных вычислений и составления программ. Кроме того, практика
компьютеризации расчетов заставляет менеджеров пользовать­
ся техникой, а не действовать по старинке.

Нефинансовые показатели
Бухгалтеры и аудиторы концентрируют свое внимание пре­
имущественно на финансовых аспектах контроля. Однако будет
очень уместно включить в их арсенал средств и некоторые не­
финансовые инструменты, такие, как качество, цикличность про­
изводства, производительность труда, степень удовлетворенно­
сти запросов потребителя и т. д. Информация по управлению
счетами скорее расскажет менеджерам о том, что уже произош­
ло, а не о том, что может произойти. Некоторые из нефинансо­
вых показателей могут помочь найти действия, которые следует
предпринять, чтобы избежать тенденций к падению финансо­
вых результатов. Для многих компаний большую ценность пред­
ставляют показатели удовлетворения запросов потребителей и
повышения качества.
Джон Рив из международной страховой и посреднической ком­
пании «Willis Corroon» заметил в своем интервью журналу «Ме­
неджмент сегодня», что полный набор нефинансовых показате­
лей может свидетельствовать, к примеру, о падении продаж. Он
говорил также, что нефинансовые показатели позволяют уви­
деть картину, скрытую за столбцами цифр, во всей ее полноте и
предпринять действия для ее исправления.

182
Глава 7. Совершенствование деловой информации

Сбалансированный результат
«Сбалансированный результат» представляет собой комби­
нацию финансовых и нефинансовых данных. Он определяет то,
что менеджмент подразумевает под понятием «выполнение ра­
боты», и показывает, достигнут или нет желаемый эффект. Сба­
лансированный результат рассматривает задание прогноза и
представляет их в виде ряда всесторонних критериев качества и
производительности, которые могут определяться количествен­
но или объективно оцениваться. Как правило, рассматриваются
следующие меры:
• финансовая деятельность, включая, предположим, продажи, за­
траты, доходность капитала, движение денежной наличности;
• потребительская активность, к примеру доля на рынке, удов­
летворение запросов потребителя, лояльность клиента;
• внутренняя активность бизнес-процесса, включая, напри­
мер, производительность труда, качество, своевременность;
• инновационная деятельность, такая, как процент дохода от
новых изделий, предложения служащих, индекс усовершен­
ствования;
• действия персонала, включая, к примеру, добросовестность,
расторопность, совершенствование профессиональных на­
выков, использование лучшей методики.
Построение сбалансированного результата включает следую­
щие этапы:
• видение перспектив и стратегии организации;
• определение категории действий и связи перспектив с ре­
зультатами, для примера можно взять вышеописанные кате­
гории;
• разработка эффективных мер, определяющих как краткосроч­
ные, так и долгосрочные цели;
• обеспечение принятия необходимых мер во всей организации;
• создание соответствующего бюджетного климата, системы
оценки и вознаграждения;
• сбор и анализ данных о ходе деятельности, сравнение фак­
тических результатов с прогнозируемыми;
• принятие мер для закрытия неблагоприятных этапов.
Сбалансированный результат должен содержать фактические
<ритерии, то есть показатели, которых с точки зрения менедж-
183
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

мента необходимо достигнуть для того, чтобы получить требуе­
мый долгосрочный эффект. Определяя их по отдельности, руко­
водители должны сконцентрировать внимание на самых важ­
ных результатах, которых требуется достичь.


Расширение базы
для принятия решения
Оценка капиталовложений
Существует несколько подходов к оценке капиталовложений.
Чаще всего рассматривают окупаемость, бухгалтерскую норму
прибыли (БНП) и будущие поступления наличности (БП).

Окупаемость. Данная система очень популярна в Японии. Ее
преимущество в том, что она позволяет менеджерам знать, когда
поток наличности от инвестиций превысит расходы компании по
капиталовложениям. Система эта весьма полезна в том смысле, что
дает возможность увидеть, когда появится капитал для будущих ин­
вестиций.

Бухгалтерская норма прибыли (БНП). Если система окупа­
емости соотносится с движением финансов, то бухгалтерская нор­
ма прибыли имеет дело с прибылью и поэтому исчисляет при­
быль с инвестиций, которые сравниваются со счетами компа­
нии, после чего делается вывод, увеличится или уменьшится об­
щий доход компании. БНП — это весьма ценная информация для
акционеров.

Будущие поступления (БП). Данный математический под­
ход к оценке капиталовложений очень популярен, так как дает
возможность оценить обоснованность инвестиционных реше­
ний. Подход принимает во внимание стоимость денег в опреде­
ленный период времени. Результатом его применения является
цифра внутренней нормы прибыли (ВНП) или чистая приведен­
ная стоимость (ЧПС), которые позволяют сравнивать одно пред­
ложение или широкий спектр предложений в плане установлен­
ной компанией ВНП. Следует, однако, помнить, что расчеть
одной нормы зависят от множества неопределенных, если ш
сомнительных, предположений об инвестиционных затратах
184
Глава 7. Совершенствование деловой информации

уровнях доходности, равно как и о будущем доходе, изменении
стоимости и росте инфляции. Довольно сложные подходы к оп­
ределению будущих поступлений только увеличивают степень
сомнений. Большинство крупноформатных таблиц, разработан­
ных для определения, делают систему расчетов доступной для
понимания.

Анализ величины издержек,
объема производства и прибыли
Очень полезно для выяснения отношения доходности и объе­
ма производства выстроить график зависимости продаж и зат­
рат от объема произведенной продукции (7.2). Данный график
может отображать результаты анализа и использоваться для оп­
ределения прибыльности бизнеса, где затраты и продажи пред­
ставлены двумя отдельными линиями зависимости от объема:
точка безубыточности находится на пересечении этих линий, а
фиксированные затраты—в месте пересечения линии затрат с вер­
тикальной осью. И наоборот, это может быть график зависимости
прибыли от объема, где прибыль вычерчивается как функция объе­
ма: в данном случае фиксированные затраты показаны в виде от­
рицательной величины на вертикальной оси, а точка безубыточ­
ности находится на пересечении линии с горизонтальной осью.
Оба графика помогают эффективно определить ощутимую за­
висимость прибыли от изменения объемов производства и вли­
яние на нее изменений фиксированных или переменных затрат
или цены.

Ma эжэ

Стоимость Прибыль/"^
Стоимость
Продажи v<
убЛ ,

ые
Переменные
/jX^




затраты Маржа

1 i
у(
I у
Ойанные Количество
раты \S

Количество


а) анализ прибыльности бизнеса б) зависимость прибыли от объема


7.2. Графики результатов анализа прибыльности бизнеса и
зависимости прибыли от объема
185
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

Распределение производственных затрат
В оценке полного распределения производственных затрат
затраты на производство товаров высчитываются из прямых зат­
рат, к которым прибавляются накладные расходы (взятые произ­
вольно) пропорционально к рабочим часам, стоимости матери­
алов или производственным площадям, используемым для из­
готовления продукции. Ценовые решения в данном случае мо­
гут основываться на «полной себестоимости». Эта система име­
ет то преимущество, что она включает в себя все расходы, кото­
рые несет бизнес, и, соответственно, гарантирует, что в случае,
если достигается заданный объем продаж, доход перекрывает
полную себестоимость. Но при использовании для расчета цены
только этой системы результатом может стать завышение или
занижение цены изделий. Происходит это потому, что в произ­
водство каждого вида продукции не закладываются накладные
расходы.
Калькуляция себестоимости по прямым издержкам
Калькуляцией себестоимости по прямым издержкам опреде­
ляется себестоимость производства одной дополнительной еди­
ницы продукции. Делать калькуляцию очень полезно для опре­
деления минимальной цены продажи изделия, частично компен­
сирующей накладные расходы. Здесь, однако, предусматривает­
ся, что накладные расходы, скорее всего, останутся фиксирован­
ными. Фактически же если производство существенно увеличи­
вается, то и накладные расходы также, вероятно, повысятся.
Калькуляция себестоимости по прямым издержкам — это цен­
ный инструмент для компании, расширяющей рынок сбыта, спо­
собной увеличить продажи и прибыль за счет снижения цен.

Себестоимость по объему действий (СОД)
и управление объемом действий

Себестоимость по объему действий
При исчислении себестоимости по объему действий опреде­
ляются такие компоненты, как стоимость и движущие факторы
отклонений от нормативных затрат. Методика используется для
определения того, как можно снизить себестоимость за счет сни­
жения стоимости одной операции или уменьшения числа опе-
186
Глава 7. Совершенствование деловой информации

раций на единицу выпускаемой продукции, и для переоценки
изделий и оптимизации дизайна новой продукции, поскольку в
данном случае менеджеры получают возможность анализировать
доходность изделия с большей точностью путем комбинирова­

<< Пред. стр.

стр. 18
(общее количество: 39)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>