<< Пред. стр.

стр. 21
(общее количество: 39)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>


Портфель заявок
Каждая заявка — это актив, имущество, запланированное или
уже имеющееся, а в данном случае, применительно к ИТ-систе-
мам, установленное. Типичным примером актива в бизнесе-пор­
тфеле может служить бухгалтерская система. Анализ потребно­
стей бизнеса даст набор требований, предъявляемых к системам
с точки зрения его основных функций. Функциональные возмож­
ности систем определяются по техническим характеристикам
продающегося информационно-технологического оборудования.
Вам также потребуется узнать границы возможностей систем от­
носительно заявок, с учетом потребностей бизнеса, после чего
выбрать те системы, которые вам наиболее подходят. Можете
письменно отметить пригодность системы, указать, какие имен­
но преимущества и возможности она дает.
Приведем перечень сфер, где ИТ-системы, очевидно, будут
эффективны:
• ведение расчетов: общих бухгалтерских, а также задолжен­
ностей, кредитования, выполнения заказов, управление ак­
тивами и т. д.;
• бюджетное и налоговое планирование;
• управление человеческими ресурсами, обучение персонала,
в том числе повышение его квалификации, вознаграждения;
. у Ч е т товара, складских ресурсов, движения готовой продук­
ции;
• учет поставок материала и изготовления из него готовой про­
дукции;
• управление продажами, составление баз данных по теку­
щим и будущим продажам;
207
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

• ведение продаж по электронной почте, рассылка прайс-ли­
стов;
• планирование и моделирование маркетинга, управление
кампаниями;
• наблюдение за научными исследованиями и опытно-конст­
рукторскими разработками (НИОКР), статистический анализ.
У каждой организации и области бизнеса будет свой пере­
чень, возможно, отличный от вышеприведенного, но обязатель­
но базирующийся на основных рабочих секторах. Сферы приме­
нения системы, базу для которых составляет портфель заявок,
станут главными информационными двигателями бизнеса. В не­
больших компаниях использование персонального компьютера
станет нормой. В компаниях крупных, с широким спектром про­
изводимых работ, ИТ-системы будут применяться во многих сфе­
рах, главным образом в тех, где они дадут наибольший эффект.
Здесь следует особо рассмотреть вопрос электронной коммер­
ции — продаж, осуществляемых по электронной почте, посколь­
ку даже сейчас, во-первых, нет достаточно убедительных свиде­
тельств того, что она дает существенную прибыль, а во-вторых,
неизвестно, как этим следует заниматься. Тем не менее данная
сфера дает конкурентное преимущество, поэтому пренебрегать
ею не стоит. В электронной коммерции компании могут столк­
нуться с двумя типами проблем. Так, инвестировав крупные сум­
мы на приложения для ведения электронной коммерции, они
могут столкнуться с отсутствием спроса на свой товар. И напро­
тив, организация, страшась неведомого ей Интернета, опоздает
с использованием электронной коммерции, начав заниматься ею
тогда, когда все ниши будут уже заняты. Иными словами, орга­
низациям следует иметь в виду, что электронная коммерция —
это не альтернатива, а отрасль бизнеса, которой нужно занимать­
ся, предварительно, правда, ответив на вопросы «когда?» и «как?».
Среди заявок могут быть такие устройства или программ­
ные продукты, которые в той или иной степени охватывают
все сферы бизнеса организации. Установив рабочие стандар­
ты, корпорации легче объединить все свои структуры в еди­
ное целое. Общими для организации обычно являются следу­
ющие задачи:
• электронная обработка текстов;
• системы составления крупноформатных таблиц;
• электронная почта;
208
Глава 8. Информационные технологии и консалтинг

• дневник, личные органайзер и системы планирования про­
изводства;
• факсимильная связь;
• диалоговый доступ к данным информации;
• системы поддержки принятия решений, рабочая информа­
ция, управленческие информационные системы;
• инструменты предоставления отчетности в текстовой и гра­
фической формах, в том числе по менеджменту;
• управление телефонными системами;
• доступ в Интернет;
• внешние функции, предоставляемые локальной сетью;
• управление проектами, управление знаниями;
• сетевые операционные системы.
Вам необходимо составить для своей организации перечень
сфер применения ИТ-систем. Как только рабочая система будет
установлена, следует детально ознакомить служащих с ее функ­
циями и возможностями, чтобы они могли как можно быстрее
начать пользоваться ею.
Составляя портфель уже имеющегося оборудования и про­
грамм, вы поймете, что системы сами по себе влияют на виды
работ и их сферы. С их помощью можно определить вид работы
даже целого отдела. Это вполне естественно, и нет ничего пло­
хого в том, что у вас будут существовать группы со своим алго­
ритмом деятельности и своими объемами информации. Напро­
тив, это очень хорошо, так как вам не придется загружать массу
данных в одну машину, а потом долго выискивать там нужную
информацию.


Информационно-технологическая инфраструктура
Очень велик соблазн пропустить эту ступень и сразу перейти
от анализа потребностей бизнеса к стратегическому инвестиро­
ванию в системы и программное обеспечение. Авторы вполне
понимают ваше настроение, тем более что многим компаниям,
не слишком знакомым с ИТ, не терпится принять решение о по­
купке новомодных хитроумных устройств с многообещающими
возможностями. Действительно, вид стоящих на столах элект­
ронных новинок дает сотрудникам ощущение прогресса и вна­
чале поднимает у них моральный дух. Лишь впоследствии вы
209
14-5911
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

обнаружите, что некоторым устройствам нужна более современ­
ная «начинка», которой у вас нет, и, возможно, при мысли о по­
стоянных незапланированных расходах вас охватит легкая па­
ника. Поэтому уже во время составления портфеля заявок на обо­
рудование вы должны знать, что основой для его приобретения
является потребность бизнеса в нем. Сами системы и приложе­
ния вторичны, главное — создание инфраструктуры для обеспе­
чения работы всей организации как единого целого.

Инвестирование в новые системы
Решение о покупке оборудования (неважно, пришло ли оно
к вам само или вас убедили в этом) — всегда вопрос очень труд­
ный, поскольку сопряжен с финансовыми затратами. Действи­
тельно, почти все консультанты, специалисты по информаци­
онным технологиям, разработчики быстро развивающихся ИТ-
систем и поставщики программных продуктов рекомендуют
своим клиентам развиваться с помощью электроники. Впрочем,
это диктует и само наше время. Тем не менее, прежде чем при­
обретать современные электронные чудеса, необходимо все тща­
тельно обдумать, критически осмыслить разные советы, по­
скольку часто их дают небескорыстно. Однако не следует идти
на поводу и у тех управленцев, которые боятся, что им придет­
ся отказаться от привычных методов работы и перейти на бо­
лее высокую ступень развития.
Посмотрите на сложившуюся ситуацию отстраненно и бес­
пристрастно. На самом деле все просто: покупка систем и про­
грамм требует от вас функционального и организационного ком­
промисса, но даст вполне ощутимую и предсказуемую прибыль.
Конечно, вам придется пойти на незапланированные расходы,
которые не скоро окупятся, зато как только все сотрудники овла­
деют нужными навыками, работа пойдет быстрее и эффектив­
нее. Разумеется, придется потратить время на обучение персо­
нала, но следует быть реалистом. В общем, обзаводиться ли ИТ-
системами или нет — решать вам самим, однозначного ответа
«да» или «нет» здесь никто вам дать не может. Рассмотрите си­
туацию, в которой находится ваш бизнес, со всех сторон и при­
дите к нужному решению.


210
Глава 8. Информационные технологии и консалтинг

Компромиссные системы
Для того чтобы составить проект портфеля заявок на обору­
дование, вам необходимо перечислить потребности вашего биз­
неса так, чтобы программные продукты, во-первых, отвечали им,
а во-вторых, были доступны по цене и, разумеется, имелись в
продаже.
Данный подход может отчасти обеспокоить топ-менеджеров,
но здесь уж ничего не поделаешь, планирование должно быть
разумным и выполнимым. Поле для компромиссных решений
достаточно обширно, поэтому вашей команде будет нелегко пе­
режить материальные потери, если купленные системы окажут­
ся недостаточно эффективными и не оправдают возложенных
на них ожиданий.
На данной стадии консультанту, возможно, потребуется поде­
литься своими знаниями предмета с менеджерами, занимающи­
мися планированием. Он может организовать дискуссию по воп­
росу планирования и совершенствования используемых ИТ-си-
стем, привести примеры компаний, достигших успеха в резуль­
тате обновления и умелого использования этих систем.
У организаций, насчитывающих менее 250 человек, как пра­
вило, недостаточно средств для развертывания крупных систем,
поскольку при всей их эффективности быстро окупить их они не
смогут. Компаниям с численностью от 250 до 1000 человек так­
же к покупке сложных систем необходимо подходить осторож­
но. Только компании, насчитывающие свыше 1000 сотрудников,
среди которых многие умеют обращаться с оргтехникой, могут
считаться достаточно подготовленными для использования мощ­
ных ИТ-систем. В таких компаниях сотрудники хорошо представля­
ют, что им способна предложить современная техника.
Очень полезно решить в уме такую задачу по планированию
новых технологий: решить, что принесет организации измене­
ние всей ее работы в результате осуществления программы по
закупке ИТ-систем. Попробуйте составить на этой основе пред­
положительный портфель заявок на оборудование и программ­
ное обеспечение, после чего соберите документацию под каж­
дый рабочий проект. Данный вид планирования предполагает
анализ оборудования и программного обеспечения, а также при­
нятие решения относительно того, какую именно систему и про­
грамму следует купить немедленно, а какие могут подождать.
211
14'
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

Само решение о покупке примете несколько позже, и оно станет
результатом вдумчивого исследования и поиска необходимых вам
систем и программ.

Но прежде чем вы закажете систему...
Есть много способов создать систему, которая отвечала бы оп­
ределенным требованиям, тем более что самые последние про­
граммы сделаны с учетом пожеланий потребителей на базе мето­
дик, способствующих более быстрой обработке данных. Поэтому
окупаемость некоторых программных пакетов существенно воз­
росла, что привело к их широчайшему распространению. К слову
сказать, ни в одной сфере бизнеса нет такой окупаемости, как в
производстве программного обеспечения. В то же время при всех
достоинствах систем и программ ваши шансы на успех зависят от
следующих разнородных факторов:
1. Своевременность начала использования систем, адекватные
затраты на них. Статистики здесь нет, есть только рассказы
об успехах и провалах.
2. Необходимость составления требований: вы сильны в их под­
готовке? А кто у вас умеет это делать? У кого есть на этот
предмет соответствующие познания?
3. Обеспечение гарантий для прибылей, накоплений, окупае­
мости: какой механизм вы будете использовать для возвра­
щения затрат? И вернутся ли они к вам? Кто поручится за их
возвращение?
4. Бизнес-среда постоянно меняется. Если системы начнут себя
окупать только через 24 месяца, окупятся ли они полностью,
прежде чем устареют?
Вот эти четыре вопроса годами преследуют всех пользовате­
лей ИТ. В последнее время наибольшую остроту приобрел чет­
вертый пункт — именно он ставит в тупик и создателей систем,
и менеджеров компаний. В сфере ИТ весьма трудно прогнозиро­
вать ситуацию даже через три месяца, не говоря уже о несколь­
ких годах, когда системы теоретически окупятся. Что касается
требований, то здесь возникают следующие проблемы:
• Сотрудники, которым предстоит использовать ИТ-систему,
скорее всего, потребуют, чтобы она позволила им работать
точно так же, как раньше. Значит, заявки должны быть со­
ставлены очень тщательно.
212
Глава 8. Информационные технологии и консалтинг

• Техники и инженеры, как правило, любят демонстрировать
свою «продвинутость» в вопросах, касающихся их работы,
и готовы принять системы независимо от их сложности.
• Механизм окупаемости ИТ полностью не известен, поэтому
на ранних стадиях осуществления проекта по оснащению
компании ИТ-системами обсуждать его можно чисто теоре­
тически. Не исключено, что для многих сотрудников он ос­
танется тайной до тех пор, пока системы не начнут реально
окупаться.
• Ни один отдел в организации не в состоянии разработать
новые, более эффективные методы работы с системами, ко­
торые здесь никто не видел, тем более не может сказать, с
какими проблемами организация может столкнуться.
• Из-за постоянных задержек и непонимания между специа­
листами в области информационных технологий и сотруд­
никами организации процесс составления требований зай­
мет гораздо больше времени, чем вы предполагаете.
В процессе доставки оборудования вас поджидают еще и та­
кие проблемы:
• Постоянные дискуссии и выяснение требований: по мере
того как технические требования приобретают законченные
очертания, разработчики ИТ-систем будут вносить в обору­
дование необходимые изменения, а это мучительный и дол­
гий процесс. Изменения в интерьере также приведут к из­
менениям спецификаций.
• Когда система доставлена, в нее снова потребуется вносить
изменения, так как окажется, что хотя она и полностью соот­
ветствует техническим требованиям спецификаций, но не ра­
ботает либо в своем нынешнем исполнении неприменима.
• В этом случае необходимо составить новые спецификации,
причем очень быстро, так как разработчики системы ждут.
Даже если теперь система полностью работоспособна, ее
окупаемость увеличилась с 12 до 24 месяцев.
• В связи с изменением срока окупаемости в систему введены
новые устройства, обеспечивающие дополнительную быстроту
работы. Готовая система полностью отвечает требованиям
пользователей, она начала окупаться.

213
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

Это самая печальная сторона проекта, способная охладить
оптимизм любого человека, а основа ее лежит в отсутствии вза­
имопонимания и различии в культуре между пользователями
систем и их создателями.

Выбор программных продуктов
Проектов по закупке необходимого программного обеспече­
ния будет у вас множество. Учитывая все вышеизложенные про­
блемы и протяженный временной цикл стратегии индивидуаль­
ного развития, неразумно тратить средства на приобретение из­
лишне сложных программ, рассчитанных на самые современ­
ные системы. Выбор должен быть системным, для чего консуль­
танту необходимо понять рынок программных продуктов и ру­
ководить соответствующими проектами.
Рынок программного обеспечения забит самой разнообраз­
ной продукцией по самым различным ценам. Чем ниже цена на
них, тем меньше шансов, что продавец будет детально описы­
вать вам их достоинства. Времени на обдумывание и принятие
решения у вас будет не очень много. В данной ситуации самое
лучшее — составить для себя перечень необходимых программ,
но покупать один-два пакета для тестирования. К тестированию
необходимо приступать как можно быстрее — чем раньше вы нач­
нете работать с программами, тем быстрее узнаете все их воз­
можности, недостатки и положительные стороны.

Составление бюджета ИТ-инфраструктуры
В ведение любой организации входит распределение инфор­
мации и данных по отделам и их безопасное хранение, а ресур­
сы, потраченные на это, являются затратами на инфраструктуру
предприятия; корпоративная ответственность — это и ресурсы,
и стоимость инфраструктуры.
Частью пакета программного обеспечения может быть дос­
туп к распределенным данным (разбитым на подгруппы или по
тематике), однако постоянно растущие компании чаще всего сами
решают проблему доступа к своей базе данных. В любом случае
она связанна с инфраструктурой и окупаемостью управленчес­
кой информационной структуры.
214
Глава 8. Информационные технологии и консалтинг

Установка сети передачи данных, обеспечение связи между
компьютерами и источником информации, также входит в ИТ-
инфраструктуру.
Связь между служащими организации по электронной почте —
это лишь наглядная часть инфраструктуры. Фактически же, чтобы
увидеть полностью спектр проблем, вопрос монтажа всей инфра­
структуры следует определить гораздо шире. Под коммуникаци­
ей нужно понимать возможность обеспечения доступа с одного
компьютера на другой в пределах организации, а также выход на
компьютеры родственной организации, возможно, удаленной на
тысячи километров. Такой вид коммуникации включает в себя
отправку электронных сообщений, факсов, передачу данных, ви­
деоматериалов и голосовых сообщений, включая диалоговые кон­
ференции.
В недавнем прошлом инфраструктура коммуникаций представ­
ляла собой простой механизм связи между персональными ком­
пьютерами и серверами или процессорами-серверами, удален­
ными на небольшое расстояние друг от друга. Объем передавае­
мых данных в подобной конфигурации был относительно не­
большим. Однако главным аспектом коммуникации, относящимся
также и к электронной обработке данных на персональном ком­
пьютере, является именно объем передаваемой информации. В
наши дни работа с недостаточно развитой ИТ-инфраструктурой
таит в себе опасность необходимости менять ее целиком преж­
де, чем уже окупится работающая.
Навыки управления ИТ-инфраструктурой, и особенно менедж­
мент коммуникаций, чаще всего не относятся к сфере деятельности
специалистов по компьютерам или специалистов по офисной тех­
нике. Системы коммуникации и их обслуживание — вид деятель­
ности относительно новый, со своими знаниями и собственной
производственной схемой, поэтому вам все равно придется потра­
тить деньги на специалистов по разработке ИТ-инфраструктуры.


Заключение
Сведение воедино главных особенностей рынка ИТ и знания
сферы своей деятельности, среды своего бизнеса, дает вам воз­
можность искать альтернативные пути.
215
Часть III. Развитие инфраструктуры и ресурсов

Деловой посыл, возникающий в результате вашего исследо­
вания, состоит в следующем: все ваши информационно-техно­
логические активы нуждаются в финансировании и рефинанси­
ровании. Это ключевой вопрос, но не для самих ИТ, а для вашей
организации в ближайшей перспективе, так что не сваливайте
неэффективность работы ИТ-систем на сами системы.
Став в данной сфере консультантом по менеджменту для сво­
его бизнеса, сосредоточьтесь на приобретении соответствующих
знаний, на накоплении организационной, мотивационной и уп­
равленческой силы. Действуйте как профессиональный консуль­
тант—определите свои слабые стороны, области, где ваших зна­
ний вам явно недостаточно, и не бойтесь привлекать специали­
стов.
Инвестируя средства в информационные технологии, выби­
райте быстро окупаемые системы, которые можно сразу же под­
ключить к производству. Отдавая же предпочтение системам с
длительной окупаемостью, посоветуйтесь со специалистами.
Инвестируя средства в ИТ-инфраструктуру, вы, возможно,
обнаружите, что это весьма трудно. Вместе с тем без введения в
действие всей инфраструктуры, ваш бизнес не будет функциони­
ровать. Основой для решения о покупке системы может быть
только вера топ-менеджеров в то, что с ней бизнес станет разви­
ваться успешнее.
Вопрос об использовании ИТ-систем является частью общей
стратегии бизнеса, так как требует вложений. Помните, что ИТ-
системы постоянно развиваются и вложений всегда будет недо­
статочно, поэтому, инвестируя в системы, проявляйте осторож­
ность и благоразумие, не вкладывайте в них больше средств, чем
можете себе позволить.
Питер Джоунс



ГЛАВА 9

Эффективное управление
персоналом
Консультант по определению не имеет исполнительных вла­
стных полномочий в организации, куда его приглашают пора­
ботать, поэтому ему приходится действовать через управленчес­
кую структуру. Напротив, управленцы имеют в своем распоря­
жении все ресурсы организации (сотрудников, финансы, обору­
дование, материалы и т. д.), которыми стараются оперировать с

<< Пред. стр.

стр. 21
(общее количество: 39)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>