<< Пред. стр.

стр. 31
(общее количество: 39)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

но. В список дел следует обязательно включить пункты, касаю­
щиеся саморазвития, — это поможет не забывать о нем. Пере­
чень должен всегда находиться у вас под рукой, регулярно загля­
дывайте в него — тем самым вы покажете, что у вас есть чем
заняться и что загружать вас дополнительной работой не нужно.


Управление персоналом
Организация выполнения ключевых задач — ваш первый шаг
в управлении своим временем. Если вы считаете, что пока еще
не способны делать это, то прежде всего проведите проверку
своего распорядка дня, проанализируйте, на что вы тратите свое
время, — так вы выявите проблему и решите ее.


310
Глава 13. Управление самим собой

Анализ дел, или На что вы тратите свое время
Составьте список дел, обычно выполняемых вами за неделю,
включая звонки, как сделанные, так и полученные, присутствие
на совещаниях, разъезды, обеды и краткие перерывы на отдых.
Не забудьте приплюсовать незапланированные действия, напри­
мер оказание помощи коллегам по их просьбе. Составьте про­
стую табличку и внесите в нее время в минутах, затраченное на
каждое занятие. Вы получите недельную хронологию дел и вре­
мя на них. Сравните полученные результаты с идеальными, про­
сто представив, сколько бы времени заняли все эти дела в иде­
альных условиях. Вы обязательно увидите, что вас кто-то посто­
янно отвлекает, и поймете, что этого «кого-то» следует попро­
сить обращаться к вам не тогда, когда ему хочется, а тогда, когда
вы свободны. Вместе с тем может вдруг выясниться, что вас ни­
кто не отвлекает, а все дело в том, что вы иногда «кормите обезь­
яну» («кормить обезьяну» — ставшее давно крылатым выраже­
ние из блестящей статьи, опубликованной в журнале «Гарвард
бизнес ревю» за 1974 г.).


Остерегайтесь «обезьян»
«Кормить обезьяну» означает, что вы совершенно напрасно
делаете что-то за другого. Время у вас воруют многие, но чаще
всего — именно «обезьяны», то есть те, кто подбрасывает вам
свои дела: ваши потребители, поставщики, а главным образом
ваши коллеги. Нередко вам даже нравится «кормить обезьян», вам
льстит, что вас просят что-то сделать, вы видите в этом некото­
рое разнообразие. К сожалению, «обезьяны» съедают массу ва­
шего времени, которое следовало бы затратить на выполнение
своей основной работы, и чем чаще вы их «кормите», тем более
зависимыми от вас они становятся.
Воспользуйтесь нашими рекомендациями:
• «кормите обезьян», лично или по телефону, в строго отве­
денное время, не оставляйте это на потом;
• старайтесь, чтобы «обезьян» было как можно меньше;
• если не хотите «кормить обезьян» — не «кормите», не гово­
рите никому: «Оставьте, я сделаю это попозже».

311
Часть V. Как повысить свою эффективность

Искусство делегирования
Как только вы научитесь делегировать свои обязанности,
«обезьяны» тут же оставят вас в покое. Решения о вещах не­
значительных принимаются где угодно, а большинство людей
получают чувство морального удовлетворения не оттого, что
проделывают часть работы, а оттого, что выполняют ее цели­
ком. Делегирование работы, однако, часто заканчивается прова­
лом, если вы забываете о некоторых ключевых моментах. На­
чальники нередко допускают ошибку, не говоря подчиненным,
почему порученная работа так важна, почему она доверяется
именно им, каким должен быть результат и какими источниками
они могут воспользоваться для облегчения работы. После того
как работа делегирована, очень полезно спросить подчиненно­
го, легко ли она ему далась (вид работы может оказаться для него
в новинку), обязательно поблагодарить и похвалить за качество
выполнения.
Там, где возможно, пользуйтесь голосовой почтой, это позво­
лит вам давать ответы, когда вам будет удобно. Лучший способ
отделаться от «обезьян» — это научить их «кормиться» самостоя­
тельно. Способ тут только один — спросить их, как бы они сами
это сделали. Старайтесь выработать у них независимость — сове­
том, одобрением, через освоение навыков. Дайте им один раз ба­
нан и будьте уверены — они к вам больше никогда не подойдут.

Храните резюме встреч
Массу времени отнимает общение с другими людьми, особен­
но на разного рода совещаниях. Более половины времени ме­
неджер проводит в переговорах — личных и телефонных. Суще­
ствует несколько простых способов уменьшить время на разго­
воры, из которых самыми эффективными являются следующие:
• наметьте для себя время начала и окончания переговоров;
• обозначьте время на выполнение рабочей программы;
• назначьте человека, который следил бы за временем пере­
говоров;
• по возможности проводите переговоры на ходу;
• решайте вопросы во время перерывов;
• присутствуйте только на тех совещаниях, где вам объектив­
но необходимо быть;
312
Глава 13. Управление самим собой

• как только выступающий отвлекается от темы, не стесняй­
тесь — перебивайте его;
• готовьтесь к совещаниям — сразу начинайте говорить о са­
мом главном.

Другие способы экономии времени
Всех раздражают телефонные звонки, особенно если речь идет
о вещах второстепенных. Составьте график с указанием самого
удобного для вас времени общения по телефону и сообщите всем,
что в другое время вам отвечать на звонки трудно. Всегда узна­
вайте у своих деловых партнеров, когда им лучше звонить. Если
вы таким образом сэкономите всего 5% своего времени в день, в
сумме за год это даст полмесяца.
Поездки тоже могут стать способом экономии времени. Преж­
де всего подумайте — а так ли вам необходимо куда-то ехать?
Можно ли встать чуть пораньше, чтобы во время поездки не по­
пасть в пробку? Запаситесь диктофоном и начитывайте на плен­
ку интересные мысли, которые придут вам в голову во время
поездки. Если вы занимаетесь самообразованием, очень удобно
слушать во время поездки различные аудиокурсы. Кроме того,
сейчас продается множество книг в аудиозаписи.
Большинство занятых людей испытывают одну общую труд­
ность — они не могут найти время для чтения томов регулярно
поступающей информации. Информационная перегрузка сама по
себе большая проблема, а мы еще усложняем ее за счет копиро­
вания и пересылки различных данных по всему миру. Методика
скорочтения может помочь вам читать со скоростью до 1000 слов
в минуту, это в пять раз быстрее обычного. Увеличение эффек­
тивности чтения помогает сконцентрироваться и лучше пони­
мать прочитанное. Для занятий скорочтением необходимо отве­
сти специальное время, найти удобное место, сесть прямо и дер­
жать материал перед собой под углом 45°. Следите за текстом,
ведя по нему карандашом, ручкой или пальцем, двигайте ими по
страницам с одинаковой скоростью. Сначала быстро прочитай­
те первый и последний абзацы, чтобы ухватить основную идею,
затем читайте остальной текст, концентрируя внимание на суще­
ствительных и глаголах. Не останавливайтесь и не возвращайтесь
назад, поскольку в скорочтении важна именно постоянная высо­
кая скорость. Через определенные промежутки времени немного
313
Часть V. Как повысить свою эффективность

повышайте скорость чтения. Вот так развивается способность чи­
тать быстро.
Рост использования электроники увеличивает количество бу­
мажной работы, заваленные документами столы отвлекают лю­
дей, не дают сосредоточиться, но не поддавайтесь соблазну ос­
тавить бумажные дела на потом. В работе с бумагами пользуй­
тесь методикой ОИВО: отложите, используйте, выбросьте, от­
правьте. Очень важно уметь группировать бумаги и отклады­
вать ненужные. Чаще пользуйтесь корзиной для бумаг, чем ящи­
ком стола. Как только какая-то бумага становится ненужной —
немедленно выбрасывайте ее. Вычеркните свою фамилию из
списка внешних рассылок, а сотрудников организации предуп­
редите, чтобы поменьше присылали вам бумаг. Как минимум раз
в год, когда вы не слишком заняты, чистите свой стол — выбра­
сывайте всю ненужную бумажную документацию. Долгое время
держать у себя надо только очень важные документы, к которым
следует регулярно обращаться, а согласно статистике, примерно
90% поступающих бумаг вообще не читается.


Интеллектуальное соответствие
Увеличивающимися объемами информации лучше управ­
лять людям с хорошей памятью, а этот навык главным образом
приобретается, а не наследуется. Ваша голова благодаря процес­
су эволюции содержит не один мозг, а три:
• мозг рептилий, который начинается от спинного хребта и
контролирует основные инстинкты (например, дыхание и
ощущение пространства);
• мозг животных (лимбическая система), управляющий сном,
эмоциями и длительной памятью;
• неокортекс, или собственно человеческий мозг, — двусто­
ронний головной мозг; он состоит из левого, так называе­
мого логического полушария, управляющего речью, и пра­
вого полушария, отвечающего за координацию движений и
образное восприятие.
Оба полушария способствуют функционированию памяти на
трех ее этапах: они регистрируют информацию, удерживают ее
314
Глава 13. Управление самим собой

и в нужный момент вызывают. Ваш мозг способен регистриро­
вать и удерживать любую информацию, с которой вы сталкивае­
тесь. Основная проблема состоит в ее сохранении и извлече­
нии, что лучше всего умеют делать люди, знакомые с мнемотех­
никой — с несколькими довольно простыми приемами запоми­
нания и вызова информации.
Одним из самых эффективных приемов запоминания являет­
ся связывание новой информации с уже имеющимся знанием за
счет преувеличения, юмора и эмоциональных картинок. Работа
мозга стимулируется благодаря неожиданностям, и, если вы ис­
пытываете сложности с запоминанием имен, этот метод вам
определенно поможет. Например, мое имя Клайв Бонни лучше
запомнить через ассоциацию с фильмом «Бонни и Клайд», пред­
ставив гангстера с пистолетом в руке, с лицом обладателя име­
ни Клайв Бонни. Определенные вещи можно запоминать с по­
мощью музыки; положим, если вы узнали что-то в то время, ког­
да играла музыка, вы можете вызвать ее из памяти.
Одной из самых популярных техник запоминания является так
называемое картографирование мозга, пионером которого был
Тони Бузан. Карты мозга отражают его работу за счет стимули­
рования деятельности как левого, так и правого полушария.
Принцип картографирования мозга состоит в записи инфор­
мации на бумаге (или на экране) в том виде, в котором ваш мозг
наиболее эффективно ее регистрирует и удерживает: возьмите
чистый лист бумаги и в его центре нарисуйте картинку или на­
пишите слово, отражающее предмет запоминания. Затем прове­
дите линии, исходящие от центра и содержащие одно слово.
Пользуйтесь максимум четырьмя разноцветными карандашами
или фломастерами, а размер слова должен отражать степень его
важности. Использование цвета для набора линий, а также изоб­
ражений (не слов) послужит обращением к правому полушарию;
стрелки, соединяющие темы, — к левому. Полученная схема мо­
жет напоминать вам осьминога со спутанными ногами, но для
вашей памяти эта путаница гораздо предпочтительнее, чем об­
щепринятое буквенно-цифровое изображение, вы сами удиви-
гесь, как много сразу вспомните, глядя на эту карту, — во всяком
случае, гораздо больше, чем при просмотре обычных записей
лз букв и цифр. Подобные карты можно использовать при со­
ставлении речей, проектов, при решении проблем, в творчес-
315
Часть V. Как повысить свою эффективность

кой деятельности и просто как упражнение для интеллекта. Есть
и другие методы улучшить запоминание и вызов информации:
• принцип ритма (ритмично сгруппировать слова);
• принцип создания слов-акронимов, то есть состоящих из
первых букв понятий, которые вам необходимо запомнить;
• принцип ориентира, когда информация «привязывается» к
. изображениям и понятиям; так, цифру 7 можно ассоции­
ровать с бумерангом, месяц август — с порывом теплого
ветра и т. п.
Поначалу, как и в любом новом занятии, все эти методы по­
кажутся вам утомительными, но проявите терпение, потрени­
руйтесь — и вы увидите, насколько они эффективны. Пройдет
совсем немного времени, а вы уже не только начнете удивлять
своих коллег отличной памятью, но и серьезно улучшите свои
рабочие качества.
Интеллектуальное соответствие — основа вашей эффектив­
ности, способности продуктивно работать и действенно решать
личные проблемы, тем более что именно от последних зависит
комфортность вашей жизни. Совершенствуя свои способности,
вы избежите стресса на работе, который создается постоянными
изменениями, новыми целями, технологиями, неожиданным со­
кращением сроков выполнения задач, структурной иерархией и
необходимостью лавировать между разными мнениями.


Управление стрессом
Все люди испытывают напряжение, которое само по себе
может подстегнуть ваши возможности, однако длительное и
сильное напряжение способно привести к стрессу, поэтому вам
будет полезно научиться управлять им. Стресс может возникать
и ненадолго: на презентации, в период выполнения незнакомой
вам работы, во время беседы с надоедливыми людьми, когда вы
опаздываете или когда на вас воздействует слишком большой шум.
Ваш организм реагирует на все перечисленное автоматически: у
вас учащается пульс и повышается кровяное давление, мышцы
напряжены, начинается одышка, нарушается пищеварение. Таким
316
Глава 13. Управление самим собой

образом ваше тело борется со стрессом, иначе говоря, включаются
в работу программы защиты, выработанные эволюцией на
экстренный случай. На службе вы скроете физические симптомы
стресса и тем самым создадите почву для увеличения стрессовых
нагрузок.
Первое, что необходимо сделать для управления стрессом,
это определить его симптомы. Вы можете почувствовать его
приближение по таким признакам, как нетерпение, подавлен­
ность, замешательство или чувство одиночества. Вы вдруг
заметите, что уже не кладете трубку на рычаг, а бросаете,
начинаете хлопать дверьми, барабанить пальцами по столу или
креслу, разговаривать неожиданно громко. Вы можете поймать
себя на том, что грызете ногти, часто моргаете, меняете режим
сна и бодрствования. Все эти общеизвестные сигналы следует
отслеживать и относиться к ним серьезно. Большинство людей,
испытывающих стресс, не замечают этого, между тем окружа­
ющие начинают постепенно отдаляться от них. К менеджерам,
находящимся в состоянии стресса, стараются не подходить, но
они же и первые жалуются на коллег, что будто бы те не хотят с
ними общаться. Еще большие проблемы создает волновой эффект
стресса.
Иногда стресс возникает в результате личных представлений
человека — вспомните старую пословицу о наполовину пустой
и наполовину полной бутылке. Люди с типом личности А,
неутомимые работники, многого добивающиеся, чаще всего
оказывают стрессовое воздействие на людей типа Б, более
спокойных и восприимчивых. Вы сможете обрести новые
взгляды, если войдете в положение других, поделитесь с ними
своими мыслями или же составите список своих проблем и
начнете их решать.
Есть несколько простых способов решить проблему стресса —
нужно только подумать, что с течением времени ваше состояние
будет становиться только хуже и что стресс мешает вам решать
очень важные дела. Для начала сконцентрируйтесь на том, что
вы способны проконтролировать, особенно на мыслях.
Рекомендуем читателям воспользоваться очень популярной в
США методикой — записывать или громко произносить
позитивные мысли.

317
Часть V. Как повысить свою эффективность


Физическое соответствие
В здоровом теле — здоровый дух, это нужно хорошо помнить.
Окружающая вас обстановка должна быть комфортной: избегай­
те флуоресцентного света, регулярно проветривайте помещение,
следите за температурой в нем. Рабочее место должно быть удоб­
ным, сидите всегда прямо, не горбитесь. Клавиатуру располо­
жите таким образом, чтобы локти у вас во время работы находи­
лись под плечами, а предплечья — параллельно полу. Каждые
двадцать минут на две минуты отрывайтесь от монитора — это
предотвратит головную боль. Полезно в это время встать, нена­
долго закрыть глаза, затем посмотреть по сторонам.
Использование телефона с микрофоном и наушниками помо­
гает избежать напряжения в шее и плечах. Если у вас его нет,
старайтесь перекладывать трубку от одного уха к другому. Во мно­
гих организациях сейчас во время обеденного перерыва работ­
никам предлагается воспользоваться массажем. Смена цветовой
гаммы способствует повышению эффективности творческой ра­
боты, зеленый цвет успокаивает, красный — стимулирует актив­
ность. В некоторых организациях стены кабинетов выкрашены в
разные цвета — в зависимости от того, какой работой там зани­
маются. Микроклимат помещения также очень важен. Обнару­
жено, что в воздухе офисных помещений находится до 250 ви­
дов разнообразных вредных химических элементов. Их выделя­
ют фотокопировальная техника, обои, напольные покрытия,
одежда, подвергнутая сухой чистке. Исследования, проведенные
НАСА, показали, что листья деревьев и растений, особенно пол­
зучих растений, а также хризантем, азалий, тюльпанов и лилий
поглощают многие из этих вредных веществ.
Помимо управления внешней средой вам необходимо следить
за своим питанием и потреблением жидкости. Оптимальным ко­
личеством является от шести до восьми стаканов воды ежеднев­
но, причем предпочтительнее пить именно воду, а не кофе или
кока-колу, так как вода уменьшает кислотность желудка. Вита­
минные добавки помогут избавиться от недостатков, присущих
системе быстрого питания. Витамин А (содержащийся в рыбьем
жире) улучшает зрение и повышает гибкость суставов, витами­
ны группы В (ими богаты мясо, молоко и яйца) помогают сохра­
нять память (особенно В5 и В6), витамины группы С играют роль
318
Глава 13. Управление самим собой

антиоксидантов, они защищают другие витамины от уничтоже­
ния, а витамины группы Е (содержащиеся в злаках) способству­
ют насыщению клеток кислородом. Избегайте сладкого, пользуй­
тесь таблетками глюкозы, они вырабатывают 25 ватт электриче­
ства для мозговой деятельности (мозгу требуется 70% от необхо­
димой нормы глюкозы).
Скорость мыслительного процесса следует поддерживать про­
граммой физической активности. Ежедневно делайте гимнасти­
ку, она улучшит ваше общее состояние. Хорошая физическая фор­
ма поможет вам избежать стресса, поэтому обязательно проду­
майте для себя комплекс физических упражнений и выполняйте
его. Начните с нескольких минут и постепенно доведите время
гимнастики до получаса. Занимайтесь ею хотя бы через день. Если
вы никогда не делали по утрам зарядку, вам потребуется несколь­
ко месяцев, чтобы довести время выполнения физических уп­
ражнений до получаса. Неважно, где делать гимнастику, — мож­
но в спортивном клубе, а можно и дома. Ставьте перед собой
цели и методично их добивайтесь — например, увеличивайте
время и дистанцию заплыва, чаще ходите пешком. Можно выду­
мать множество причин не делать зарядку, но если вы спросите
своих друзей или коллег, занимающихся спортом, могут ли они
начать жить без него, они наверняка ответят вам: «Нет!» Физичес­
кие упражнения освободят ваш мозг от назойливых мыслей, изба­
вят от напряжения, помогут восстановить нарушенный сон, сде­
лают вас энергичным и жизнерадостным. Начните, попробуйте,
но помните: чрезмерные усилия вреднее отсутствия усилий.


Типы личности
Одной из самых главных причин стресса является переутом­
ление, возникающее тогда, когда человек старается сделать боль-
ие, чем объективно может. Одни не умеют говорить «нет», бо-
icb конкуренции со стороны людей типа А и желая во что бы то
т стало обойти их, другие не хотят показаться слабыми и по­
стоянно перегружают себя. Примерно 95% населения планеты
составляют люди типов А и Б, первые — активные, вторые —
иссивные; существует еще и тип агрессивных людей, большин­
ство его представителей предпочло бы, чтобы их называли на-
319
Часть V. Как повысить свою эффективность

стойчивыми, однако это не так; действительно настойчивых все­
го 5%. Основные различия между этими тремя типами можно
определить следующим образом:
• активный человек добивается всего сам, не за счет кого-либо;
• пассивный человек не умеет реализовываться за счет кого-
либо;
• человек агрессивного типа реализовывается только за счет
кого-либо.
Агрессивные люди особенно невыносимы на работе, но те­
перь бороться с ними помогает официальное законодательство.
Сейчас во многих странах можно привлечь к суду за такие фор­
мы преследования, как оскорбительные шутки или жесты, наме­
ренное исключение кого-либо из социальной жизни, за принуж­
дение и приставания, считающиеся вторжением в частную
жизнь. Понятие здоровой и безопасной рабочей среды теперь
включает в себя и умственное, а не только физическое здоровье.
Нередки случаи, когда самодовольные, нахальные менеджеры и
даже простые служащие приговаривались к денежным штрафам,
суммы которых исчислялись миллионами. Очень важно людям
агрессивным сообщить сразу, что их поведение представляет
опасность для других. Таким образом, люди пассивные обрели
действенный инструмент против агрессивных действий. Одна­

<< Пред. стр.

стр. 31
(общее количество: 39)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>