<< Пред. стр.

стр. 11
(общее количество: 41)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Допустим, работник расторгает трудовой договор по собственной инициативе (собственному желанию) и увольняется с 5 мая 2003 г., а фактически последний день работы был 30 апреля, поскольку дни с 1 по 4 мая являются нерабочими. В этом случае в соответствии с п. 2.26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях «днем увольнения считается последний день работы», в данном случае день увольнения, т.е. 5 мая 2003 г. Именно эта дата и должна быть занесена в трудовую книжку как последний день работы. Работнику достаточно прийти на работу 5 мая, чтобы получить трудовую книжку, и этот день будет считаться его «последним днем работы».
Как отмечалось выше, в тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, заполняется вкладыш трудовой книжки. Вкладыш — документ, являющийся дополнением к трудовой книжке работника.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией учреждения (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным. О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.
Действительными являются трудовые книжки и вкладыши к ним нового или старого (установленного в 1938 г.) образца. При необходимости дополнения трудовой книжки выдается вкладыш нового образца независимо от того, новую или старую трудовую книжку имеет работник.
В трудовую книжку или вкладыш вносятся записи на основании приказа о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении.
Отдел кадров (администрация) организации (учреждения, предприятия) обязан о каждой записи проинформировать владельца трудовой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке формы № Т-2, в которой должна быть повторена точная формулировка из трудовой книжки (вкладыша).
В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается работодателем. При утрате трудовой книжки работника организацией по причинам стихийного бедствия или по другим причинам стоимость испорченных бланков оплачивается организацией.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Отделом кадров или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

3. Оформление и выдача кадровыми службами справок работникам (персоналу) организаций (учреждений)

Различные организации для упорядочения своей деятельности требуют от своих сотрудников (клиентов) представления справки с места работы.
Статья 62 ТК РФ предусматривает обязательность выдачи работникам по их письменному заявлению справок с места работы. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Право на получение копий документов и таких справок имеют и бывшие работники организаций. Подчеркивается, что администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации (на предприятии, в учреждении) с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы.
Большинство обращений работников, как показывает практика, касаются получения сведений с места работы, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работника. Они составляются работниками кадровых служб на бланке организации (учреждения, предприятия) формата А-5. В отдельных случаях отделы кадров могут выдавать своим сотрудникам и другие формы справок.

Образец справки с места работы

















Форма бланка справки А-5 включает адрес организации (учреждения, предприятия) и стандартный (трафаретный) текст. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведения, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже (например, Комитет труда и занятости Правительства г. Москвы). В справке подпись главного бухгалтера ставится только в том случае, если в нее вносятся сведения о зарплате работника. Справки с места работы, не заверенные печатью организации, не действительны.

4. Порядок формирования, подготовки и сдачи документов кадровых служб в ведомственный или государственный архив

Документы кадрового делопроизводства хранятся определенное время в учреждении и в дальнейшем либо уничтожаются, либо сдаются в установленном порядке на длительное архивное хранение. Отбор документов на хранение или уничтожение не является произвольным. Он основывается на результатах проведения экспертизы важности документов.
В крупных учреждениях ежегодно проводится экспертиза документов кадровой службы постоянного и временного сроков хранения. Документы отбирает постоянно действующая экспертная комиссия учреждения, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел учреждения.
Государственные архивы взаимодействуют и с современными коммерческими структурами на договорной основе в соответствии с Примерным договором между учреждением государственной архивной службы РФ и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (письмо Роскомархива от 16 декабря 1991 г. № 4/1003).
Кадровые документы (документы кадровой службы), как и другие документы и дела организации, подразделяются на документы постоянного и временного хранения.
К кадровым документам (документам кадровой службы) постоянного срока хранения относятся: учредительные документы организации (устав, договор и др.), штатное расписание организации.
К документам кадровой службы временного (до 10 лет и свыше 10 лет) срока хранения относятся:
— должностные инструкции работников (3 года после замены новыми);
— приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании, длительных командировках (75 лет);
— приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках (3 года);
— решения, распоряжения, инструкции, приказы вышестоящих (местных) органов власти по общеорганизационным и кадровым вопросам (по мере надобности);
— докладные записки сотрудников по кадровым вопросам, представляемые руководству (5 лет);
— документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу: заявления, справки, докладные записки и др. (3 года);
— личные дела (75 лет);
— личные карточки работников, форма № Т-2 (75 лет);
— книга учета приема, перемещения, увольнения работников (75 лет);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет);
— невостребованные трудовые книжки (50 лет);
— книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет);
— журнал учета командировок (3 года);
— журнал учета зарубежных командировок (5 лет);
— журнал учета выдачи командировочных удостоверений (3 года);
— переписка об оформлении зарубежных командировок (5 лет);
— журнал учета отпусков (3 года);
— журнал учета выдачи справок с места работы (3 года).
Кадровые документы постоянного срока хранения подлежат проверке специальной экспертной комиссией на основании номенклатуры дел организации. Кадровые документы постоянного срока хранения просматриваются полистно, из них изымаются дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно отбираются кадровые документы и дела временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам деятельности экспертной комиссии составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Документы, дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января текущего года. Например, кадровые документы с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.
Кадровые документы (дела) могут быть уничтожены только после того, как описи на документы кадровой службы постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив учреждения. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии учреждения и согласовываются с ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством кадровые документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения после окончания календарного года, в котором они были оформлены, подготавливаются к передаче в ведомственный архив. Предар-хивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Полностью или частично дела оформляются в зависимости от сроков хранения документов. Кадровые документы постоянного хранения подлежат полному оформлению, временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает:
— перегруппировку документов дела в прямой логической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);
— нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;
— составление заверительной надписи дела;
— подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности учреждения, личные дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов необходимо также составлять на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
На обложке кадровых документов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.
Для упорядочения, систематизации и закрепления перечня заголовков кадровых документов составляется опись в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий остается в качестве контрольного экземпляра в учреждении. На кадровые документы постоянного и долговременного сроков хранения составляются отдельные описи.
Кадровые документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не положено нумеровать, заверительные надписи не составляют, не следует производить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
В небольших по штатной численности учреждениях, организациях, предприятиях чаще всего отсутствуют ведомственные архивы. В этом случае обязанности архивариуса совмещает работник кадровой службы (секретарь руководителя), отвечающий за сохранность всей документации учреждения и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях прекращения деятельности или нестабильности деятельности учреждения, отсутствия условий для хранения документов, желания самого учреждения [90 См.: Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: Методические рекомендации. М., 1993. С. 28.]
.

Формирование дел, передача их в архив, использование
архивных документов

Ниже представлена наиболее строго выверенная система формирования дел, готовящихся для передачи в архив, действующая в Министерстве юстиции Российской Федерации. Этот порядок относится и к документам кадрового делопроизводства. Согласно приказу министра юстиции Российской Федерации от 28 июня 2001 г. № 191 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» утвержден следующий порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений министерства с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В центральном архиве министерства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Сводная номенклатура дел министерства составляется департаментом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурных подразделений на предстоящий календарный год составляется до 15 ноября текущего года и после согласования с департаментом делопроизводства подписывается руководителями этих подразделений.
Сводная номенклатура дел министерства, предварительно одобренная центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается приказом министерства. Внесение изменений в сводную номенклатуру дел допускается в том же порядке, что и при ее составлении.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел министерства за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды и состав.
Названиями разделов номенклатуры дел министерства являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел департамента делопроизводства.
После утверждения сводной номенклатуры дел министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов.
Заголовки дел. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, общественных комитетов и т.д.), справочные и контрольные картотеки, личные дела.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в такой последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
название министерства или структурного подразделения;
краткое содержание документов дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты копии).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример: «Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства» .
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Пример: «Протоколы аттестационной комиссии министерства».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Пример: «Переписка с территориальными органами и учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
Пример: «Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмена опытом работы».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: «Переписка с Минимуществом России о страховании зданий».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Требования к заполнению формы
номенклатуры дел

Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.
Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Пример: 10-05; 11-05; 12-05 и т.п., где 05 является заголовком дела — «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению».
Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
Пример: «Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления».
«Приказы, распоряжения Министерства (присланные для сведения)». Срок хранения — до минования надобности (ДМН).
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
Пример: 12-05 «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению» — 5 томов.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням или согласованный с Госархивом срок хранения.
Пример: 12-05 «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению» — постоянно, ст. 11 ТП (Типовой перечень).
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др.
Пример: «Кодификационные картотеки по законодательным актам и другим нормативным документам (приказам, инструкциям и т.п.)» — на государственное хранение не передаются. Хранятся в организации, в том числе в электронной форме (базы данных — справочные, полнотекстовые).
«Договоры (контракты)...». Подлежит уничтожению в 2001 г. после истечения срока действия договора.
«Номенклатура дел департамента» — переходящее, ведется с 1998 г. и т.п.
В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

Основные требования
к формированию дел

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
Дела в министерстве формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство .
Контроль за правильным формированием дел в министерстве осуществляется работниками центрального архива министерства.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
— документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— дело должно содержать не более 250 листов. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.

Группировка отдельных категорий
документов

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы заседаний коллегии располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним группируются материалы заседаний коллегии.
Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 1997 г. должны быть отнесены к делам 1997 г., хотя они и составлены в 1998 г.).
Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Экспертиза ценности документов

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Функции и права центральной экспертной комиссии министерства, а также организация ее работы определяются положением о ЦЭК, которое утверждается приказом министерства по согласованию с Росархивом.
Экспертиза ценности документов в министерстве проводится при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению и т.д.
Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих уничтожению, сроки которых истекли.
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив министерства в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как: «до минования надобности (ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

Оформление результатов
экспертизы ценности документов

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются руководством министерства только после согласования с ЦЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого министерство имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 г.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется соответствующими инструкциями.

Оформление дел

Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива министерства.

Полное или частичное оформление дел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов в деле;
— составление заверительной надписи дела;
— составление внутренней описи документов дела;
— внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела.
Нумерация листов дела
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Составление
заверительной надписи дела

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела.
Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Составление
внутренней описи документов дела

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:
— наименование министерства;
— наименование структурного подразделения;
— индекс дела;
— номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
— заголовок дела;
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле;
— срок хранения дела.
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже. Официально принятое сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.
Пример: Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России).
При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки.
Пример: Департамент делопроизводства (Департамент управления и контроля).
Заголовок дела на обложке переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Пример: «Перспективный план развития... до 2005 года.
Том. 1. Кадровая служба».
«Перспективный план развития... до 2005 года.
Том. 2. Права работника при заключении трудового договора».
В заголовках дел указывается содержание в них копий документов.
Пример: «Правовые акты федеральных органов государственной власти». Копии.
«Приказы, распоряжения министерства». Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Дата дела. На обложке дела обязательно указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Пример: 10 мая 2003 г.
Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения.

Составление
и оформление описей дел

На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом
справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу.

Составление описей
дел структурного подразделения

В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства.
При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Передача дел в
центральный архив министерства

В архив министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив министерства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел министерства. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения министерства.
Прием каждого дела производится заведующим архива министерства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом министерства и лица, передавшего дело.
Вместе с делами в архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения из структуры министерства структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному распоряжением министерства.
Дела в центральный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Оперативное
хранение и использование документов

С момента заведения и до передачи в центральный архив министерства дела хранятся по месту их формирования — в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства департамента делопроизводства. На выданное дело заводится карта — заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя департамента делопроизводства с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного дела.

5. Списание и уничтожение документов кадрового делопроизводства

В процессе работы с документами кадровой службы нередко возникают случаи их неправильного оформления. Наиболее часты случаи ошибочного заполнения трудовых книжек, вкладышей к ним и др. Для рассмотрения вопросов о степени непригодности документов и необходимости их списания приказом по учреждению создается специальная комиссия. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся в специальный акт, где цифрами и прописью указывается количество испорченных бланков за определенный период времени (как правило, за истекший год). Списанные бланки подлежат уничтожению, о чем непосредственно указывается в акте.
Акт утверждается руководителем организации (учреждения, предприятия) и подписывается членами комиссии, в которую входят представители отдела кадров и администрации учреждения, предприятия.

Наименование УТВЕРЖДАЮ
Организации Руководитель организации
____________И.О. Фамилия
(подпись)
00.00.2003
АКТ
списания и уничтожения испорченных бланков
трудовых книжек и вкладышей к ним
(вариант)

00.00.2003 № __ г. Москва

Нами __________________________________________________________________
(перечисляются должности, фамилии, инициалы членов комиссии
________________________________________________________________________
по списанию и уничтожению бланков)

составлен акт о том, что за период с__________________ по ____________________
на ______________________________________________________________________
(полное наименование организации)
испорчено _______________________________________________________________
(подробная причина порчи)
_____________________________________________________штук бланков трудовых
книжек ___________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
которые «___»___________ 200__ г. уничтожены путем сожжения.

Председатель комиссии ____________________ И.О. Фамилия
(подпись)

Члены комиссии ____________________ И.О. Фамилия
(подпись)
____________________И.О. Фамилия
(подпись)


6. Некоторые направления совершенствования делопроизводственного процесса в организациях
Бюрократическая структура любой организации — сложная система компонентов, взаимосвязей, технологий, нормативов и т.д., задающих и обеспечивающих ее функционирование. Без четко отлаженного бюрократического хозяйства сегодня немыслима нормальная работа ни одной официально зарегистрированной структуры. В ряде стран даже существует специальная система знаний — бюротика, определяющая рациональность делопроизводственной функции компаний, фирм, банков.
Делопроизводственная сторона функционирования организации — система средств современного интегрированного делопроизводства, включающая все информационные, документационные процессы функционирования государственного органа, предприятия, учреждения, компании, фирмы в их совокупности.
Делопроизводство охватывает решение вопросов, связанных с систематизацией, структуризацией, интеграцией массивов архивной и текущей составляющих экономической (деловой, производственной), кадровой, социальной, хозяйственной информации.
Современные бюротические технологии непосредственно обеспечивают создание интегрированной системы управления массивами кадровой информации
(документации). Данная система содержит нормативно-правовую и методическую базу бумажного и электронного документооборота, включающего управленческие, организационно-распорядительные, кадровые, информационные и другие делопроизводственные правила и технологии, а также вопросы автоматизации, секретности и конфиденциальности в кадровой работе, контроля в системе делопроизводства, порядка ведения дипломатической переписки в международных отношениях, соблюдения языковых требований к оформлению служебных документов и др. Ее составной частью является использование техники применения и контроля электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Внедрение бюротических технологий в функционирование органов власти, управленческой и кадровой сфер рационализирует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных о кадрах, а также традиционные виды кадровых справочников для обеспечения поиска информации о руководителях, сотрудниках аппаратов государственных органов власти РФ, государственных органов власти субъектов РФ, видных представителях отечественного крупного бизнеса и финансового менеджмента (политической элиты, бизнес-элиты, банковской элиты) и т.д.
Бюротические правила также предполагают внедрение в организацию работы персонала мер предупреждения вредных воздействий на здоровье человека информационных и телекоммуникационных видов техники. С внедрением в систему государственного управления новых средств коммуникации на основе бюротических и информационных технологий между руководителями и исполнителями устанавливаются более эффективное профессионально-деловое взаимодействие, комфортный социально-психологический контакт между сотрудниками, гражданами, нуждающимися в получении необходимой информации о деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, а также организаций иных форм собственности.
Например, действующие информационно-аналитические системы (например, информационные сайты «Президент Российской Федерации» в международной сети Интернет, подсистема Интранет, функционирующая в структуре Совета Федерации ФС РФ, подсистемы «АСУ-Кадры» информационных систем организаций народного хозяйства, другие информационные системы государственных органов власти) способствуют открытости деятельности государственных органов, системной и эффективной организации работы кадровых служб в вопросах оперативного получения, анализа, обобщения, хранения и использования кадровой информации (документации по управлению персоналом), ведения кадрово-делопроизводственного хозяйства, защиты персональных данных работников.
В ряде компаний создаются доступные руководителям и работникам кадровых служб банки управленческой кадровой информации — репозитарии (хранилища) кадровых технологий. Они являются базой для построения корпоративного портала — единого окна предоставления информации о технологиях принятия эффективных управленческих решений, технологиях эффективного управления персоналом. Теперь каждый руководитель, сотрудник кадровой службы может думать и предлагать новые эффективные управленческие, кадровые решения, способы поддержки таких решений.
Аналогичные подвижки отмечены в деятельности многих организаций государственного и негосударственного секторов управления, экономики, научной и социальной сфер.

































ГЛАВА 5
АТТЕСТАЦИЯ: МЕТОДИКА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ОЦЕНКИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТНИКА

1. Цели и задачи оценки и аттестации работников, кадров государственной
службы.
2. Правовые основы аттестации. Состав и компетенция аттестационной
комиссии.
3. Порядок подготовки и проведения аттестации.
4. Критерии оценки государственных служащих. Личный вклад работника в достижение общих результатов.
5. Методика оценки качеств работников в аттестационный период.

Цели и задачи оценки и аттестации
работников, кадров государственной службы

Определение качеств, которыми обладает государственный чиновник, во все времена оставалось непременным атрибутом технологии власти и управления. Еще с древних времен, когда управление приобрело форму искусства подбора людей на государственные должности, появилась потребность в наиболее точном выявлении способностей людей, определении их профессионально необходимых качеств, обязательных для исполнения тех или иных служебных трудовых функций. Прав был Сократ, сказав: «Целые государства погибали и будут погибать, если не научатся различать хороших людей от плохих» [91 Цит. по: Словарь исторический, или Сокращенная библиотека, заключающая в себе житие и деяния царей, императоров, королей, великих полководцев, министров, градоначальников и т.д. Ч. 3. М., 1790-1798. С. 39.]
.
Данная потребность отличать лучших от остальных со временем вылилась в создание системы аттестации должностных лиц управленческих звеньев, иных категорий работников. В России наиболее предметно аттестация кадров стала проводиться еще в XIX в. в структурах военного ведомства, затем утвердилась в системе гражданской государственной службы.
Аттестация (лат. attestatio — свидетельство) кадров — это проверка, определение соответствия деловой квалификации, уровня знаний и навыков работника, иных общественно значимых качеств занимаемой должности. Она направлена на улучшение качественного состава кадров (персонала) и эффективное их использование, рост служебной и трудовой активности, предприимчивости, повышение ответственности работников всех уровней за порученное дело. Аттестация — одна из важнейших форм публичного контроля (проверки) качества профессиональной деятельности работника. Под аттестацией нередко понимают также отзыв о ком-либо из работников.

<< Пред. стр.

стр. 11
(общее количество: 41)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>