<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 6)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

З , З ... З - заработная плата членов бригады за межинвентаризационный
1 2 n
период по окладам с учетом проработанного времени.
При исчислении размера возмещения ущерба в заработную плату не включаются премии, получаемые членами бригады, а также выходное пособие, компенсационные и другие выплаты, на которые согласно законодательству взыскание не обращается.
Например, в коллективе (бригаде), состоящей из трех человек, была выявлена недостача на сумму 10 000 руб. В шестимесячный инвентаризационный период при окладе первого работника (бригадира) 14 000 руб. в месяц его зарплата составила 84 000 руб., второго (старшего продавца) при окладе 10 000 руб. в месяц - 60 000 руб., зарплата третьего (продавца), проработавшего пять месяцев, при месячном окладе 9000 руб. составила 45 000 руб. Размер возмещения недостачи будет равен: первым членом бригады - 4444 руб. 44 коп.

10 000 x 84 000
Р = -----------------------------;
1 84 000 + 60 000 + 45 000

вторым членом бригады - 3174 руб. 60 коп.

10 000 x 60 000
Р = -----------------------------;
2 84 000 + 60 000 + 45 000

третьим членом бригады - 2380 руб. 95 коп.

10 000 x 45 000
Р = -----------------------------.
3 84 000 + 60 000 + 45 000

В случае принятия решения о добровольном погашении ущерба между коллективом (бригадой) и работодателем должно быть составлено письменное соглашение о размере и порядке погашения ущерба.

3.4. Типичные ошибки при заключении договоров о полной
материальной ответственности и правила их исправления

В связи с тем, что в ТК РФ подробно не предусмотрен порядок заключения, изменения договоров о полной материальной ответственности, при их оформлении нередко возникает много трудностей, а порой и ошибок. Наиболее типичными ошибками, возникающими в связи с применением к работнику полной материальной ответственности, можно назвать следующие.
1. Договоры о полной материальной ответственности заключаются по желанию работодателя с любым из работников (а чаще всего с каждым работником трудового коллектива), независимо от того, включена ли должность, которую он занимает, или работа, которую он выполняет, в соответствующий перечень должностей и работ. При этом работодателем, как правило, не принимается во внимание, что договор о полной материальной ответственности, заключенный без соблюдения указанного правила, не только не имеет юридической силы, но и нарушает права работника, а следовательно, это является нарушением со стороны работодателя трудового законодательства со всеми вытекающими из этого последствиями. Во избежание допущений указанных нарушений необходимо строго соблюдать ограничения, установленные действующим законодательством, в отношении круга лиц, с которыми может быть заключен договор о полной материальной ответственности.
2. Встречаются также случаи, когда работодатель заключает с одним и тем же лицом одновременно договор о полной индивидуальной материальной ответственности и о полной коллективной материальной ответственности. Такие случаи недопустимы и также являются грубым нарушением трудового законодательства. С одним и тем же работником может быть заключен только один из вышеуказанных договоров. В случае, если договоры уже заключены, работодатель должен расторгнуть один из них в целях приведения отношений с работниками в соответствие с нормами действующего законодательства.
3. Многие работодатели стремятся заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности с главным бухгалтером (или заместителем руководителя), но при этом в трудовом договоре с указанным работником возможности заключения с ним договора о полной материальной ответственности не предусматривают. В этом случае заключенный договор о полной материальной ответственности главного бухгалтера не будет иметь юридической силы. Исправить указанную ситуацию может лишь заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будет предусмотрена возможность заключения договора о полной материальной ответственности.
4. Заключая коллективный договор о полной материальной ответственности, работодатель, как правило, не отслеживает в дальнейшем его "судьбу". В результате чего договор, вопреки требованиям действующего законодательства, обычно забывают перезаключить в случае изменения коллектива более чем на 50% или смены руководителя коллектива (бригады). Такие нарушения лишают в дальнейшем юридической силы договор о полной коллективной ответственности, и, если не внести своевременно исправления, работодатель рискует в дальнейшем сохранностью своего имущества.
5. Наиболее часто встречающейся ошибкой является заключение договора о полной материальной ответственности без вверения работнику (работникам) конкретного имущества. Отсутствие документального подтверждения вверения работнику (работникам) имущества делает фактически бесполезным действующий договор о полной материальной ответственности, так как сам договор является лишь формой, регулирующей порядок взаимоотношений между работником и работодателем по обеспечению сохранности имущества работодателя. Но если это имущество работнику не вверено, то и обеспечение его сохранности не может быть вменено в обязанности работника, поскольку работнику не известно, сохранность какого имущества он должен обеспечить. Если договор заключен, а имущество работнику не вверено, то исправить ситуацию возможно двумя способами. Если при поступлении работника на работу проводилась инвентаризация и он принимал в ней участие, то в приказе о вверении работнику имущества можно сослаться на результаты данной инвентаризации. Если инвентаризация не проводилась, то необходимо ее провести и уже по ее результатам вверить работнику конкретное имущество.
6. В случае установления недостачи, иного ущерба работодатель, независимо от размера причиненного ущерба, в приказном порядке взыскивает с работника всю сумму, ссылаясь на заключенный между ними договор о полной материальной ответственности. При этом не учитывается, что такое взыскание в одностороннем порядке возможно только в случае, если размер ущерба не превышает среднемесячный заработок работника. В остальных случаях необходимо наличие двухстороннего соглашения сторон о порядке и сроках погашения ущерба либо обращение работодателя в суд.
7. Однако нарушения законодательства происходят и в случае, если между работодателем и работником было заключено соглашение о погашении ущерба и установлена рассрочка его погашения. Так, при увольнении работника работодателем взыскивается оставшаяся непогашенная сумма ущерба без согласия работника. Это является грубейшим нарушением действующего трудового законодательства и прав работника. С целью недопущения указанных нарушений работодатель обязан заручиться письменным согласием работника на погашение оставшейся суммы ущерба в день его увольнения. В противном случае взыскание оставшейся суммы ущерба возможно только в судебном порядке.

Глава 4. ТЕКУЩИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРОВОМУ УЧЕТУ

4.1. Оформление отпуска

Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными обязанностями (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, отпуск лицам, усыновившим ребенка).
Работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В соответствии с ТК РФ и другими федеральными законами для отдельных категорий работников установлен удлиненный основной отпуск. Так, например, в соответствии с действующим законодательством учителям предоставляется основной ежегодный отпуск продолжительностью 56 календарных дней, воспитателям - 42 календарных дня.
В соответствии со ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Так, например, если работнику предоставляется отпуск с 1 июня 2008 г., то последним днем отпуска будет считаться 29 июня, так как 12 июня является официальным праздничным днем и, следовательно, в число календарных дней отпуска не включается.
Для оформления отношений, связанных с предоставлением отпуска работнику, работодатель должен составить график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность предоставления и конкретные даты начала отпусков работников организации.
Согласно ст. 123 ТК РФ такой график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ, для принятия локальных нормативных актов. Представляется, что исключение может быть сделано для вновь созданных организаций, которые должны утвердить такой график отпусков в зависимости от даты их создания и комплектования штата. Форма графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. - форма N Т-7. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
При составлении графика отпусков должен быть учтен момент возникновения права работника на отпуск. В соответствии с требованиями ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен: женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
При этом ст. 121 ТК РФ определяется порядок исчисления стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Следует обратить внимание, что в настоящее время ст. 121 ТК РФ устанавливает исчерпывающий перечень периодов времени, которые включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, тогда как ранее предусматривалась возможность в том числе установления других периодов времени, которые могли быть определены в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте организации. Кроме того, добавлены новые периоды времени - период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года (ФЗ от 22 июля 2008 г. N 157-ФЗ). Таким образом, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
а) время фактической работы;
б) время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
в) время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
г) период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
д) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Также претерпела изменения часть ст. 121 ТК РФ, предусматривающая периоды времени, которые не включаются в стаж работы, дающий право на отпуск. В частности, изменен период нахождения работника в отпуске без сохранения заработной платы. В обновленной редакции (ФЗ от 22 июля 2008 г. N 157-ФЗ) в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
а) время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
б) время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
В соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Особо следует обратить внимание на то, что положениями вышеназванной статьи предусматривается обязанность работодателя ознакомить работника под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска. Ранее указание на письменное подтверждение ознакомления работника с датой начала отпуска в ТК РФ отсутствовало. В связи с этим рекомендуется не позднее, чем за две недели до наступления очередного отпуска работника предоставлять ему для ознакомления уведомление о предоставлении отпуска работнику. Указанный документ, например, может быть следующего содержания: "Уважаемый Петр Петрович! В соответствии с графиком отпусков Вам предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск за период работы с 14 января 2008 г. по 13 января 2009 г. продолжительностью 28 календарных дней с 15 января 2009 г. по 12 февраля 2009 г.".
Далее в обязательном порядке должна быть графа "С уведомлением ознакомлен", ставится дата ознакомления и подпись работника. Копия уведомления с отметкой об ознакомлении с ним работника должна храниться на предприятии.
В случае, если у работника не возникло каких-либо оснований для переноса отпуска на другой срок, должен быть издан приказ о предоставлении отпуска работнику. Если отпуск предоставляется одновременно нескольким работникам, то может быть составлен единый приказ на всех работников одновременно. Формы приказов о предоставлении отпуска работнику и работникам утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. - форма N Т-6 и форма N Т-6а. С приказом в обязательном порядке работник должен быть ознакомлен.
Отметка о том, что работнику предоставлен отпуск, обязательно делается в личной карточке работника в разделе VIII "Отпуск". Здесь указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.), период работы, за который предоставляется отпуск (устанавливается для каждого работника индивидуально, так как зависит от даты приема на работу работника), количество календарных дней отпуска, дата его начала и окончания, основание (указывается номер и дата приказа о предоставлении отпуска).
В ст. 124 ТК РФ предусмотрены случаи, при наступлении которых ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, а именно: в случае временной нетрудоспособности работника; исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы; в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Следует обратить внимание, что новая редакция части второй ст. 124 ТК РФ конкретизирует порядок переноса отпуска по инициативе работника. В настоящее время необходимо письменное заявление работника о переносе отпуска в случае, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала. В случае предоставления работником такого заявления и достоверности указанных в нем причин работодатель обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Перенос отпуска должен быть оформлен соответствующим приказом работодателя. В содержании такого приказа в обязательном порядке должны быть указаны мотивированные основания, послужившие причиной для переноса отпуска. Работник в этом случае должен быть не только ознакомлен с приказом о переносе отпуска, но и согласен с ним, что должно быть отражено либо наличием его собственного заявления (в случае, если перенос отпуска происходит по его инициативе), либо надписью на приказе следующего содержания: "С приказом ознакомлен и согласен". В случае если перенос отпуска состоялся, то отметка об этом в обязательном порядке должна быть сделана в графике отпусков с указанием оснований такого переноса.
Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. При этом не важно, что работник был согласен на непредоставление отпуска. В любом случае, независимо от причин и оснований непредоставление отпуска в течение указанного срока является нарушением.
В случае необходимости по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Такое требование содержится в ст. 125 ТК РФ. В этом случае на каждую часть отпуска будет составляться отдельный приказ и вносится отдельная запись в соответствующую графу личной карточки.
В случае, если работник, которому предоставлен отпуск, будет необходим на рабочем месте, он может быть отозван из отпуска. Но при этом необходимо соблюдать порядок, предусмотренный ст. 125 ТК РФ. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв работника из отпуска оформляется приказом по организации, с которым в обязательном порядке должен быть ознакомлен работник.
В случае если работник увольняется, но при этом имеет право на отпуск и желает его использовать, то в соответствии со ст. 127 ТК РФ он должен представить работодателю письменное заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Следует учитывать, что предусмотренные 14 дней так называемой отработки будут включаться в число дней отпуска и работодатель не вправе удерживать работника на рабочем месте, независимо от того, работал ли работник указанные 14 дней или воспользовался правом на отпуск.
По данному поводу имеется позиция Конституционного Суда РФ. В своем Определении от 25 января 2007 г. N 131-О-О Конституционный Суд указал, что в соответствии с ч. 2 ст. 127 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника, намеревающегося расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, при наличии возможности предоставляет ему неиспользованные отпуска с последующим увольнением. В этом случае работодатель, чтобы надлежаще исполнить закрепленную ТК РФ (в частности, его ст. 84.1, 136 и 140) обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым работником, должен исходить из того, что последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.
Именно поэтому право отозвать заявление об увольнении по собственному желанию, представляющее собой дополнительную гарантию трудовых прав работника, может быть реализовано им только до окончательного прекращения работы в связи с использованием отпуска и последующим увольнением. Такое регулирование в полной мере отвечает целям правового регулирования трудовых отношений, провозглашенным в ст. 1 ТК РФ.
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.
В отдельных случаях, предусмотренных действующим трудовым законодательством, работнику предоставляется отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем. В отдельных, строго определенных законодательством случаях работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
а) участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;
б) работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
в) родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;
г) работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;
д) работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней;
е) в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как ежегодный оплачиваемый отпуск, а именно: первоначально работник пишет заявление. Затем в случае, если руководитель не возражает против предоставления работнику такого отпуска, на основании личного заявления работника издается приказ такой же формы, как и в случае предоставления очередного основного отпуска. Отметка о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы также делается в личной карточке работника.

4.2. Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск

В соответствии с нормами трудового законодательства компенсацию за неиспользованный отпуск можно разделить на два вида - компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая работнику в связи с его увольнением, и компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая при условии продолжения работником работы в данной организации.
В соответствии с положениями ч. 1 ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Как правило, после подачи работником личного заявления о предстоящем увольнении издается приказ об увольнении работника и может быть заполнена форма Т-61 - записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), утвержденная Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. Данная записка-расчет включает в себя в том числе сведения о неиспользованных или использованных авансом отпусках работника. Для того чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, необходимо прежде всего выяснить, имеются ли у указанного работника неиспользованные отпуска или, наоборот, отпуска, использованные авансом. Для этой цели используются сведения, содержащиеся в личной карточке работника в разделе VIII "Отпуск".
В соответствии с п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. Народным комиссариатом труда СССР 30 апреля 1930 г. N 169), изданных на основании Постановления СНК СССР от 2 февраля 1930 г. - протокол N 5/331, п. 28.1 (далее по тексту - Правила об очередных и дополнительных отпусках), которые применяются в части, не противоречащей ТК РФ, работнику при увольнении должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному им у данного работодателя времени. При этом работнику, проработавшему 11 месяцев, полагается полная компенсация неиспользованного отпуска. В остальных случаях компенсация за каждый проработанный месяц составляет 2,33 дня отпуска исходя из продолжительности отпуска в 28 календарных дней (28/12 = 2,33, где 28 - количество дней отпуска, 12 - количество месяцев в календарном году). При этом следует обратить внимание, что в соответствии с п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках при исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
Например, работник был принят на работу 18 сентября 2007 г. По его желанию он был уволен 20 февраля 2009 г. В личной карточке работника имеется запись о том, что работник использовал право на отпуск за период работы 18 сентября 2007 г. - 17 сентября 2008 г. Таким образом, при увольнении работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск за период работы с 18 сентября 2008 г. по дату увольнения - 20 февраля 2009 г. Указанный отработанный период составляет 5 месяцев (в расчет приняты октябрь, ноябрь, декабрь 2008 г. и январь, февраль 2009 г. Так как в сентябре 2008 г. работник отработал только 12 дней, что является менее половины месяца, то данный месяц в расчет не принимается, а февраль, отработанный более половины месяца, округляется до полного месяца). Таким образом, работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованные 11,65 дней отпуска (5 месяцев x 2,33 дня = 11,65 дней).
Особо следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим трудовым законодательством компенсация за неиспользованный работником отпуск должна быть ему выплачена независимо от оснований его увольнения, в том числе и в случае совершения им виновных действий, послуживших основанием для увольнения (например, прогул).
Помимо увольнения, работник также вправе получить компенсацию за неиспользованный отпуск в случае, если продолжительность его отпуска составляет более 28 календарных дней. В этом случае согласно ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
В редакции указанной статьи указывается на возможность, но не обязанность со стороны работодателя заменить часть отпуска работнику денежной компенсацией. В связи с этим можно сделать вывод, что замена отпуска денежной компенсацией возможна только в случае согласия на это работодателя. Таким образом, для оформления выплаты компенсации за неиспользованную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (при условии согласия на это работодателя), необходимы следующие документы:
- личное заявление работника с просьбой о предоставлении денежной компенсации за неиспользование части отпуска;
- приказ о предоставлении работнику отпуска на количество не менее 28 календарных дней;
- приказ работодателя о выплате работнику денежной компенсации за часть отпуска, которая не предоставляется работнику по его желанию.
В соответствии с ч. 2 ст. 126 ТК РФ при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Например, работнику положен отпуск продолжительностью 42 календарных дня. В связи с производственной необходимостью и с согласия работника отпуск за прошлый рабочий год был перенесен на текущий рабочий год. В соответствии со ст. 126 ТК РФ работнику может быть заменена денежной компенсацией только часть каждого отпуска, превышающая 28 календарных дней. Таким образом, работник должен будет использовать в виде отпуска не менее 56 календарных дней отпуска (28 календарных дней за прошлый год плюс 28 календарных дней за текущий год), а оставшиеся 28 календарных дней могут быть заменены денежной компенсацией.
Следует отметить, что в соответствии со ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Применительно ко всем вышеописанным случаям расчета компенсации за неиспользованный отпуск следует обратить особое внимание на порядок исчисления средней заработной платы, установленный ст. 139 ТК РФ.
В соответствии с общими принципами расчета средней заработной платы регламентировано, что для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. Частью 4 ст. 139 ТК РФ установлено рассчитывать среднюю заработную плату из расчета 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
Без сомнения, что указанные положения, устанавливающие более длительный период, который принимается во внимание для расчета средней заработной платы, при прочих равных условиях являются выгодными для работника, поскольку удлиняется расчетный период и, следовательно, в него может быть включено большее число выплат, произведенных работнику.
В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.
Особенности порядка исчисления средней заработной платы, установленного ст. 139 ТК РФ, определяются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

4.3. Внутренний перевод работника. Порядок оформления

Статья 72 ТК РФ предусматривает, что перевод на другую работу допускается только по соглашению сторон трудового договора. При этом оговаривается, что такое соглашение об изменении определенных сторон условий трудового договора заключается в письменной форме. В целях конкретизации порядка перевода работника на другую работу и его перемещения в ст. 72.1 ТК РФ установлено, что перевод работника возможен только при условии письменного согласия работника на такой перевод, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ, которые касаются временного перевода работника без его согласия в случае чрезвычайных обстоятельств.
Таким образом, в случае, если необходимо перевести работника на другую работу и это будет связано с постоянным или временным изменением его трудовой функции и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), необходимо прежде всего письменное согласие работника. Можно рекомендовать оформление такого согласия в виде собственноручно написанного работником текста, например, следующего содержания: "Не возражаю против моего перевода на должность (указывается наименование) и (или) в структурное подразделение (указывается наименование) с "__" __________ 20__ г.". Ставится подпись работника, расшифровка его Ф.И.О. и дата написания согласия. После получения письменного согласия работника на перевод должно быть заключено в письменной форме дополнительное соглашение к трудовому договору, действующему между работником и работодателем. В нем указываются все изменения, связанные с переводом работника на другую работу (например, другое наименование должности, измененный размер заработной платы, новое наименование структурного подразделения, изменение должностных обязанностей и т.п.).
На основании заключенного между сторонами дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе работника на другую работу в соответствии с формами N Т-5 или Т-5а, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.
В соответствии с заключенным дополнительным соглашением к трудовому договору и изданным приказом о переводе работника на другую работу делается соответствующая запись в личной карточке работника в разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу".
В случае, если работник переведен на другую работу и это повлекло изменение его должностных обязанностей, необходимо ознакомить работника с должностной инструкцией, соответствующей его новой должности.
Если перевод работника повлек за собой изменение его трудовой функции и работник стал занимать должность или выполнять работу, при которой в соответствии с действующим законодательством с ним можно заключить договор о полной материальной ответственности, то с работником должен быть заключен такой договор и иные связанные с ним документы.
На основании приказа о переводе работника на другую работу и в точном соответствии с ним в трудовую книжку работника должна быть внесена соответствующая запись.
От перевода работника на другую работу следует отличать перемещение работника, которое не требует согласия работника и не оформляется вышеперечисленными документами, как в случае перевода работника на другую работу. Речь идет о перемещении работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Следует обратить внимание, что перемещение работника в другое структурное подразделение возможно без его согласия и не будет считаться переводом на другую работу только при условии, если структурное подразделение, в которое перемещается работник, расположено в той же местности и если оно не было указано в трудовом договоре. Например, работник был принят на работу продавцом без указания наименования конкретного магазина, в котором он должен работать. В этом случае работодатель вправе по своему усмотрению без согласия работника переместить его на работу в другой магазин, если это не повлечет изменения условий трудового договора, заключенного с данным работником. В случае если работник, например, принят поваром в кафе и это прописано у него в трудовом договоре, а затем возникает необходимость его работы также поваром, но в ресторане, принадлежащем этому же работодателю, то, несмотря на сохранение у работника должности повара, это будет считаться переводом и должно быть оформлено соответствующим образом.
Следует особо обратить внимание, что трудовое законодательство содержит запрет на перевод и перемещение работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Кроме того, в ст. 73 ТК РФ подробно регламентируется порядок перевода работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением.

4.4. Внутреннее совместительство и совмещение

Необходимо различать понятия "совместительство" и "совмещение". В соответствии со ст. 60.1 ТК РФ при работе по совместительству работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).
Согласно ст. 60.2 при совмещении с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ). Если работнику поручается дополнительная работа по такой же профессии (должности), речь идет о расширении зон обслуживания, увеличении объема работ.
Например, работник принят на работу в качестве продавца. Но при этом по соглашению работодателя и работника ему также поручено выполнение обязанностей уборщицы. В данном случае речь идет о внутреннем совместительстве, поскольку работник будет выполнять другую регулярную оплачиваемую работу в свободное от основной работы время.
Если работнику, выполняющему трудовую функцию продавца, будет предложено временно выполнять обязанности администратора в связи с увольнением работника, ранее занимавшего эту должность, то в данном случае будет совмещение профессий (должностей), поскольку обязанности администратора работник будет выполнять в течение своего рабочего дня.
В соответствии со ст. 60.1, ст. 60.2 ТК РФ срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Таким образом, в случае, если работник будет выполнять дополнительную работу в рамках внутреннего совместительства, необходимо его письменное заявление о желании выполнять такую работу, на основании которого будет заключен трудовой договор между ним и работодателем. В указанном трудовом договоре будут отражены все условия работы по совместительству, в том числе оплата труда. На основании заключенного трудового договора издается приказ о принятии указанного работника на работу по совместительству на соответствующую должность. В случае необходимости ознакомления с документами, связанными с исполнением обязанностей в рамках договора по совместительству, работник должен быть ознакомлен под роспись с указанными документами (должностная инструкция, соглашение о неразглашении коммерческой тайны и т.п.). В случае необходимости и наличия для этого соответствующих условий с работником может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Таким образом, в случае принятия работника на работу в рамках внутреннего совместительства оформляется полный пакет документов, как и при приеме этого работника на работу в организацию, за исключением личного дела, личной карточки и ознакомления с локальными документами общества, если работник был ознакомлен с ними при приеме на работу.
В случае, если работнику поручается выполнение работы в рамках совмещения, то необходимо получить его письменное согласие на выполнение такой работы, которое, например, может быть в виде заявления работника с просьбой выполнять указанную работу или отдельного документа, в содержании которого работник указывает, что не против выполнять работу, порученную ему работодателем в рамках совмещения. Если для выполнения указанной работы работник должен быть дополнительно ознакомлен с какими-либо документами, то работодатель должен под роспись ознакомить работника с указанными документами.
Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 288 ТК РФ, если работник принят на работу по совместительству, работодатель вправе расторгнуть с ним трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, помимо оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной. Статья 288 ТК РФ предусматривает дополнительно обязательное условие - обязанность работодателя в письменной форме предупредить работника о прекращении трудового договора по вышеуказанному основанию не позднее чем за две недели до предполагаемой даты прекращения договора.

4.5. Поощрение работника

Порядок поощрения работников за добросовестный труд устанавливается ст. 191 ТК РФ, в которой предусматривается, что работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).
Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.
Таким образом, работодателем должен быть установлен, прежде всего, перечень видов поощрения, которые могут применяться в случае достижения работником определенных успехов. Такой перечень, как указывалось выше, может быть установлен в локальных нормативных актах работодателя и включать в себя как перечисленные в ТК РФ виды поощрения, так и дополнительные виды поощрения в случае, если работодатель сочтет необходимым их установление.
Любое поощрение работника должно быть оформлено соответствующим приказом, который издается в соответствии с формами N Т-11 и N Т-11а.
После издания соответствующего приказа о поощрении работника (работников) в личную карточку каждого из этих работников в раздел VII выносятся сведения о поощрении и данные приказа, на основании которого вынесено поощрение.
Кроме того, в соответствии с п. 24 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках" в трудовую книжку работника должны быть внесены следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Постановлением Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции..." устанавливается следующий порядок внесения сведений о награждении: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
Особо следует обратить внимание на то, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

4.6. Дисциплинарные взыскания.
Порядок наложения и оформления

В отличие от перечня видов поощрений работников за добросовестный труд, который может быть установлен самостоятельно работодателем, в ст. 192 ТК РФ приводится практически исчерпывающий перечень видов дисциплинарных взысканий, которые могут быть применены в отношении работника. Так, за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Указанные нормативные акты касаются прежде всего государственных служащих, военнослужащих, лиц, работающих в каких-либо специализированных областях (транспорт, рыбная промышленность, добыча нефти и газа и т.п.).
В ч. 3 ст. 192 ТК РФ дается разъяснение о конкретных видах такого дисциплинарного взыскания, как увольнения. В частности, к этому дисциплинарному взысканию относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным п. 5, 6, 9 или 10 ч. 1 ст. 81 или п. 1 ст. 336 ТК РФ, а также п. 7 или 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо, соответственно, аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
ТК РФ дополнительно строго оговаривается, что не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
В ст. 193 ТК РФ предусматривается подробный порядок применения дисциплинарных взысканий. В частности, указывается, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. При этом рекомендуется затребовать такое письменное объяснение от работника путем вручения ему под роспись соответствующего требования о необходимости представить письменное объяснение в связи с совершением им дисциплинарного проступка.
Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Но при этом, как указывалось выше, в обязательном порядке должен быть составлен акт о непредставлении работником письменного объяснения в установленный срок.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
Обязательным условием применения дисциплинарного взыскания является то, что за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
После того, как работодателем будет соблюден весь порядок затребования от работника письменного объяснения и рассмотрения указанного объяснения, может быть издан приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания. Такой приказ объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Следует обратить внимание, что Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. примерная форма приказа о наложении дисциплинарного взыскания не установлена, в связи с чем работодатель вправе издать такой приказ в свободной форме с соблюдением всех требований, предъявляемых к реквизитам указанного документа.
Порядок снятия дисциплинарного взыскания с работника установлен ст. 194 ТК РФ. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.
Особое внимание следует обратить на то, что сведения о дисциплинарных взысканиях (за исключением случаев увольнения работника) в трудовую книжку не вносятся.

4.7. Внесение изменений сведений
о работнике в кадровую документацию

В случае изменения каких-либо сведений о работнике (изменение фамилии, имени, места жительства, паспортных данных, сведений об образовании и т.п.) работник представляет работодателю копии соответствующих документов, которые подтверждают указанные документы, и письменное заявление о необходимости внесения изменений в сведения о нем на основании представленных данных.
На основании указанного письменного заявления работника и приложенных к нему документов работодатель издает приказ о внесении изменений в соответствующие документы, в которых указаны сведения о работнике, подлежащие изменению. Так, например, при смене фамилии работником должны быть представлены копии документа, явившегося основанием для смены фамилии (например, свидетельство о заключении брака), и паспорта с измененной фамилией. На основании этих документов и письменного заявления работника работодатель издает приказ о необходимости внести соответствующие изменения в следующие документы данного работника: личная карточка работника и трудовая книжка работника.
В личную карточку работника вносятся соответствующие изменения в сведения о работнике, а также указываются реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений. Копии указанных документов желательно хранить в личном деле сотрудника.
В соответствии с п. 26 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках" изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Постановлением Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции..." в п. 2.3, 2.4 предусмотрен подробный порядок внесения таких изменений, а именно: указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
В случае необходимости внесения изменений в иные кадровые документы, содержащие сведения о работнике, такие изменения вносятся в порядке, аналогичном вышеизложенному.

4.8. Выдача дубликата трудовой книжки

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки и правила его заполнения предусматриваются в разделе 7 Постановления Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции..." и п. 31 - 34 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках".
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Кроме утраты трудовой книжки основанием для выдачи дубликата трудовой книжки может являться письменное заявление работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки в случае, если в трудовой книжке имеются записи об увольнении или переводе на другую работу, признанные недействительными. В этом случае в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
В п. 34 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках" устанавливается подробный порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

4.9. Внесение изменений в кадровые документы предприятия

В случае внесения неточных или неверных записей в документы по кадровому учету требуется внесение соответствующих изменений. Если речь идет о внутренних кадровых документах, издаваемых работодателем, то в зависимости от документа, в который требуется внести дополнения и (или) исправления, определяется порядок оформления таких исправлений. Так, в случае издания приказа, содержащего неверные или неполные сведения, такие исправления могут быть внесены путем издания нового приказа, в котором необходимо признать положения предыдущего приказа, содержащие неверные сведения, недействительными и указать достоверные сведения.
Если необходимо внести какие-либо исправления в трудовой договор, то это возможно сделать путем заключения к нему дополнительного соглашения, в котором будут отражены все необходимые исправления.
Иные документы (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.) могут быть исправлены либо путем составления к ним соответствующих дополнений (изменений), либо издания приказа об утверждении их новой редакции. Наиболее подробный порядок исправления неточных или неверных сведений предусмотрен законодателем в отношении трудовой книжки работника. Требования, установленные к порядку внесения исправления в записи, содержащиеся в трудовой книжке работника, установлены Постановлением Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции..." и Постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках".
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников.
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)", и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

4.10. Типичные ошибки при оформлении текущей
кадровой документации и правила их исправления

В процессе деятельности предприятия и оформления текущей кадровой документации нередко возникают ошибки при составлении и разработке каких-либо документов. Как правило, наиболее типичными ошибками, связанными с оформлением текущей кадровой документации, можно назвать следующие.
1. При увольнении работника за совершение виновных действий (например, прогул, утрата доверия и т.п.) работодатель, считая, что работник "подлежит наказанию", не производит с ним окончательного расчета либо не включает в этот расчет компенсацию за неиспользованный отпуск. Такие действия работодателя являются нарушением норм трудового права. В ТК РФ не предусмотрено каких-либо исключений для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Такая компенсация должна быть выплачена при увольнении любому работнику независимо от причин его увольнения. И в случае, если компенсация за неиспользованный отпуск не была выплачена при увольнении работника, работодатель должен направить работнику письмо или иным образом уведомить его о возможности получения такой компенсации. В случае увольнения за прогул - нет компенсации за неиспользованный отпуск.
2. Нередки случаи, когда работодатель в целях повышения производительности труда, привлечения большего числа клиентов и по иным причинам переводит работника из одного структурного подразделения в другое. Но при этом не уточняется, указано ли структурное подразделение в трудовом договоре работника и, соответственно, если указано, каких-либо изменений в трудовой договор не вносится, дополнительное соглашение не составляется, то есть не оформляется перевод работника. Во избежание указанного нарушения необходимо в обязательном порядке оформить надлежащим образом перевод работника в другое структурное подразделение и в дальнейшем строго следить за какими-либо изменениями условий трудового договора, их своевременным оформлением.
3. Оформляя перевод работника, например, на другую должность, работодатель вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет ее подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Исправить такое нарушение практически невозможно, поскольку фактически это не является записью в трудовой книжке, и признать ее недействительной нельзя. Но в дальнейшем при заполнении трудовых книжек необходимо строго соблюдать соответствующие правила и требования.
4. Довольно часто на предприятиях встречается такое нарушение действующего трудового законодательства, как незаключение трудового договора с работником, работающим по совместительству на том же предприятии, т.е. имеется лишь один трудовой договор, предусматривающий его работу по основному месту работы. В случае обнаружения такого нарушения необходимо немедленно заключить трудовой договор с работником и оформить иные недостающие документы, которые необходимы при оформлении работы по совместительству.

Глава 5. УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКА

5.1. Общие требования к оформлению увольнения работника

Увольнение работника - один из наиболее важных этапов работы лица, ответственного за ведение кадрового учета на предприятии. Это обусловлено несколькими причинами. Во-первых, в случае неверного оформления каких-либо документов и необходимости их переоформления впоследствии возможность подписи их у уволенного лица практически неосуществима. Во-вторых, увольнение наиболее часто является объектом спора между работником и работодателем, и как следствие - обращение работника за защитой своих интересов в суд. Как правило, большинство трудовых споров связано именно с увольнением и вопросами, с ним связанными. В связи с этим необходимо осуществлять процедуру увольнения работника в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства и с учетом всех изменений, действующих на момент увольнения.
Статьей 84.1 ТК РФ подробно регламентирован общий порядок оформления прекращения трудового договора.
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Формы приказов о прекращении (расторжении) трудового договора N Т-8 (в случае увольнения одного работника) и N Т-8а (в случае одновременного увольнения двух и более работников) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. В этом же нормативном акте содержатся указания по заполнению названных приказов. Указанные формы документов применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Приказ о прекращении трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляется работнику (работникам) под роспись в порядке, установленном законодательством РФ.
В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства РФ со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. Таким документом может являться резолюция работодателя на заявлении работника или справка по результатам инвентаризации в случае, если не было установлено недостачи, или расписка члена коллектива (бригады) об исключении указанного работника из членов коллектива (бригады) и их отказе от проведения в этом случае инвентаризации и т.п.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается ссылка на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.
С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. При этом рекомендуется заверить такую запись подписями двух лиц, помимо подписи руководителя. Как правило, указанная запись может быть следующей: "От подписи на приказе о прекращении трудового договора отказался".
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). Например, в случае увольнения по собственному желанию женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, днем ее увольнения будет день, указанный в заявлении об увольнении.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ, которая предусматривает выплату всех сумм, причитающихся работнику от работодателя в день увольнения работника. Исключение делается только в случае, если работник в день увольнения не работал, тогда указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Например, в случае, если работник был уволен за прогул и не явился в указанный работодателем день увольнения для получения трудовой книжки и окончательного расчета, выплата такого расчета работнику будет произведена в день, следующий за днем, когда работник заявит о своем намерении получить окончательный расчет в связи с увольнением.
ТК РФ предусматривает также обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Примерный перечень указанных документов и порядок их выдачи приводится в ст. 62 ТК РФ. В число указанных документов могут включаться копии приказа о приеме на работу, приказов о переводе на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки об оплате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя. Указанные документы должны быть выданы работодателем не позднее трех дней со дня подачи заявления работником о предоставлении таких документов. При этом в ТК РФ установлено, что срок, установленный в размере трех дней, исчисляется в рабочих днях. Кроме того, в ст. 62 ТК РФ предусмотрено право работника требовать от работодателя справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Документы, выдаваемые работнику по его требованию, должны быть надлежаще заверенными, что предполагает наличие на копии каждого документа надписи "копия верна", подписи руководителя организации или иного уполномоченного лица с указанием должности и расшифровкой фамилии, имени, отчества и заверение печатью организации.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Такое почтовое отправление лучше оформить как заказное письмо с уведомлением о прочтении.
Кроме того, в ст. 84.1 дополнительно предусмотрены случаи, когда работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Это касается случаев несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 (прогул) или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу), и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ (если женщина фактически продолжает работать после окончания беременности, то работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с ней в связи с истечением срока его действия в течение недели со дня, когда работодатель узнал или должен был узнать о факте окончания беременности).
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
В соответствии с п. 14 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках" записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Порядок внесения соответствующих записей в трудовую книжку предусмотрен п. 5.1 - 5.4 Постановления Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции...".
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:
а) в графе 1 ставится порядковый номер записи;
б) в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в) в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
г) в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников в трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10 октября 2008 г.), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.
Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.
Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".
В соответствии с п. 35 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках" при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
Выдача трудовой книжки работнику в обязательном порядке должна быть зафиксирована в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой указывается дата выдачи на руки трудовой книжки и подпись работника. В случае, если трудовая книжка работника с его письменного согласия высылается ему по почте, об этом также должна быть сделана отметка в указанной книге с указанием даты почтового отправления. При направлении трудовой книжки его родственникам (в случае смерти работника) об этом также делается соответствующая отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке работника (форма N Т-2) в разделе XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)", которая должна быть заверена подписью работника.

5.2. Особенности увольнения по инициативе работника

Порядок расторжения трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) предусмотрен ст. 80 ТК РФ, в которой предусмотрено, что работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом.
Так, например, в соответствии со ст. 292 ТК РФ работник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев, обязан предупредить работодателя за три календарных дня о досрочном расторжении трудового договора.
Особо следует обратить внимание на то, что в соответствии со ст. 80 ТК РФ течение срока предупреждения, предусмотренного в данной статье, начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.
В отдельных случаях, прямо предусмотренных ТК РФ, возможно несоблюдение указанного срока предупреждения и увольнение работника до истечения указанного срока.
Прежде всего это касается соглашения сторон. Как правило, такое соглашение сторонами дополнительно не составляется и оформляется на практике в виде устной договоренности сторон, которая в письменной форме закрепляется приказом о прекращении трудового договора, где имеются дата увольнения и, соответственно, подписи обеих сторон, что подтверждает их согласие с указанной датой и отсутствие каких-либо возражений.
Кроме того, в случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.
До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.
Например, согласно ст. 64 ТК РФ не может быть отказано в заключении трудового договора работнику, который приглашен на это место в письменной форме в порядке перевода от другого работодателя.
По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.
Необходимо обратить внимание на то, что, несмотря на урегулирование порядка увольнения работника по его инициативе ст. 80 ТК РФ, запись в трудовую книжку работника в этом случае вносится со ссылкой на п. 3 ст. 77 ТК РФ. Данное разъяснение содержится в п. 5.2 Постановления Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции...".
Не менее важное положение содержится и в п. 5.6 указанного нормативного акта, в котором указывается, что при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.
Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
При этом, как представляется, о наличии таких льгот и преимуществ и желании ими воспользоваться в данном конкретном случае работник должен сообщать в заявлении об увольнении и в случае необходимости приложить к нему копии документов, подтверждающих наличие у него таких льгот и преимуществ.
Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

5.3. Особенности увольнения по инициативе работодателя

В соответствии с п. 16 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках" при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.
Статья 81 ТК РФ предусматривает следующие основания прекращения трудового договора.
1. Ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем.
2. Сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя.
Особенности увольнения по вышеназванным основаниям предусмотрены ч. 3 ст. 81 ТК РФ и ст. 180 ТК РФ. Особо следует обратить внимание, что о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Как правило, такое ознакомление работников происходит путем предоставления им для ознакомления и подписи письменного документа - приказа о предстоящей ликвидации организации, сокращении численности или штата работников и связанном с этим увольнении.
Статьей 180 ТК РФ предусматривается возможность прекращения трудового договора с работником и до истечения указанного двухмесячного срока, но такое возможно только в случае письменного согласия работника и выплаты ему со стороны работодателя дополнительной компенсации в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.
Следует также обратить внимание на то, что увольнение по основанию, предусмотренному п. 2 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников), допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Нововведением трудового законодательства является установление обязанности работодателя предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Выполнять указанное выше требование законодатель также обязывает работодателя в случае увольнения по основанию, предусмотренному п. 3 ст. 81 ТК РФ.
3. Несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации.
Кроме того, при увольнении по этому основанию работодатель в обязательном порядке должен провести аттестацию работника, и только в случае выявления по ее результатам несоответствия работника требованиям, предъявляемым к занимаемой им должности или выполняемой им работе, он может быть уволен. В качестве основания увольнения в данном случае будет выступать результат аттестации (акт, протокол, заключение и т.п.).
4. Смена собственника имущества организации является основанием для возможности увольнения руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера. При этом следует обратить внимание, что ст. 181 ТК РФ установлены гарантии указанным категориям работников в случае их увольнения по данному основанию в виде обязанности работодателя выплатить им компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.
5. Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание. В случае применения указанного основания для увольнения работника необходимо иметь в виду, что увольнение в данном случае будет законным, если, во-первых, у работника имеется дисциплинарное взыскание (замечание или выговор). Важно знать, что в соответствии со ст. 194 ТК РФ, если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Во-вторых, если работник неоднократно без уважительных причин не исполняет возложенные на него трудовые обязанности, т.е. увольнение работника по указанному основанию возможно, если до истечения года со дня применения к работнику дисциплинарного взыскания им два и более раза не исполнены трудовые обязанности. Следует также обратить внимание на то, что неисполнение обязанностей должно быть надлежащим образом зафиксировано и подтверждено, что такое неисполнение обязанностей происходило без уважительных причин со стороны работника.
6. Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей.
Прогул - отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
В случае выявления прогула работника и увольнения его по указанному основанию необходимо учитывать порядок увольнения, который должен быть соблюден в этом случае. Прежде всего, факт отсутствия работника на рабочем месте в течение указанных промежутков времени должен быть зафиксирован непосредственным начальником отсутствующего работника в виде служебной (докладной) записки на имя руководителя. На основании указанного документа составляется акт отсутствия работника на рабочем месте, который подписывается руководителем организации и двумя другими лицами, которые могут подтвердить отсутствие работника в рабочее время на рабочем месте. После этого работнику должно быть направлено (вручено) уведомление о необходимости явиться в указанное время для объяснения причин своего отсутствия на рабочем месте и предъявления в случае необходимости подтверждающих документов. В случае явки работника в указанное время ему предлагается дать письменные объяснения по факту своего отсутствия. В случае отказа работника от дачи таких объяснений или его неявки без предупреждения в указанное время составляется соответствующий акт, который должен быть подписан руководителем и двумя другими лицами. В случае подтверждения прогула составляется акт о прогуле, и на основании его издается приказ об увольнении работника по соответствующему основанию, делается запись в трудовой книжке.
Появление работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации - работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения. В отличие от прежней редакции новая редакция данного подпункта конкретизирует, что появление работника на работе предусматривает его появление не только на его рабочем месте, но и на территории организации.
Разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника. Указанное основание увольнения в новой редакции дополнено случаем разглашения персональных данных работника, которое также будет являться законным поводом для увольнения виновного лица. Но при этом следует учитывать, что для увольнения работника по указанному основанию необходимо прежде всего доказать факт, во-первых, того, что работник был ознакомлен со сведениями, составляющими охраняемую законом тайну; во-вторых, имел доступ к таким сведениям, а также персональным данным работника(ов); и в-третьих, действительно разгласил третьим лицам ставшую ему известной информацию. При наличии совокупности перечисленных фактов увольнение по указанному основанию будет являться законным.
Совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях. В случае применения указанного основания необходимо обратить внимание на факт доказанности совершения такого правонарушения именно по месту работы работника.
Установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушение работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий. В отличие от прежней редакции в новой редакции для увольнения по указанному основанию требуется установление факта нарушений охраны труда комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда. Кроме того, для соблюдения законного порядка увольнения будет необходима также доказанность факта ознакомления (доведения до сведения) работника с требованиями по охране труда.
7. Совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Данное основание предполагает возможность увольнения работника независимо от установления его вины какими-либо контролирующими или правоохранительными органами. Как правило, с такими работниками заключен договор о полной материальной ответственности. Основания для утраты доверия работодателя к работнику в трудовом законодательстве не перечисляются, но в качестве одного из них можно, например, назвать выявление недостачи товарно-материальных ценностей, вверенных работнику. В этом случае от работника должны быть затребованы письменные объяснения о причинах образования недостачи. В случае отказа работника от дачи таких объяснений составляется соответствующий акт. В случае если вина работника в возникновении недостачи будет доказана, то составляется акт совершения работником виновных действий. На основании его издается приказ об увольнении работника и вносится запись в трудовую книжку работника.
Кроме того, необходимо принять во внимание, что ст. 81 ТК РФ дополнена положениями, в соответствии с которыми увольнение работника по данному основанию в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо, соответственно, аморальный проступок совершены работником вне места работы или по месту работы, но не в связи с исполнением им трудовых обязанностей, не допускается позднее одного года со дня обнаружения проступка работодателем.
8. Совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, не совместимого с продолжением данной работы. В соответствии с ч. 4 ст. 56 Закона РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании" (далее по тексту - Закон РФ "Об образовании"), помимо оснований прекращения трудового договора по инициативе администрации, предусмотренных законодательством РФ о труде, основаниями для увольнения педагогического работника образовательного учреждения по инициативе администрации этого образовательного учреждения до истечения срока действия трудового договора являются:
- повторное в течение года грубое нарушение устава образовательного учреждения;
- применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, воспитанника;
- появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.
9. Принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации. Данное основание распространяется на ограниченный круг лиц, и при этом должно быть документально доказано принятие именно указанным лицом решения, которое повлекло нарушение сохранности имущества, иным образом причинило ущерб имуществу организации.
10. Однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей. В случае если будет установлено, что руководитель организации, заместитель грубо нарушили трудовые обязанности, установленные заключенным с ними трудовым договором, должностной инструкцией, то собственник имущества (в случае увольнения руководителя) или работодатель вправе уволить по собственной инициативе указанных работников.
11. Представление работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора. Независимо от срока обнаружения подложности таких документов работник может быть уволен работодателем в случае обнаружения указанного факта. При этом работодателем должно быть доказано, что указанные подложные документы представлены ему именно работником, а также основания, подтверждающие подложность представленных документов.
12. Предусмотренные трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации основания для увольнения. Особенность указанного основания состоит в том, что в отношении руководителя организации, членов коллегиального исполнительного органа организации могут быть установлены и иные основания для увольнения. Но при этом они в обязательном порядке должны быть зафиксированы в трудовом договоре с указанными работниками. При отсутствии таких оснований в договоре на руководителя и членов коллегиального исполнительного органа будут распространяться общие основания увольнения и порядок их применения.
Независимо от оснований увольнения следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 81 ТК РФ не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случаев ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.
Принимая во внимание все вышеизложенное, можно отметить особенность, присущую всем основаниям увольнения по инициативе работодателя, которая заключается в том, что в данном случае отсутствует личное заявление работника, а следовательно, основаниями увольнения работника будут выступать иные документы, которые во избежание возникновения спорных ситуаций должны быть составлены в строгом соответствии с нормами трудового законодательства.

5.4. Типичные ошибки при
увольнении и способы их исправления

1. Наиболее часто встречающейся ошибкой при оформлении трудовых книжек является отсутствие подписи работника об ознакомлении с записями в трудовой книжке, в том числе с записью об увольнении. Такое требование установлено п. 35 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках". Во избежание нарушения указанного требования при выдаче трудовой книжки работнику в случае его увольнения необходимо после внесения записи об увольнении предложить ознакомиться с записями в трудовой книжке, оформленными за время работы в данной организации, и поставить подпись об ознакомлении с ними.
2. Распространенной ошибкой также является неправильное установление дня увольнения. Как правило, это касается увольнения работника по собственному желанию. Основанием для такого увольнения является личное заявление работника, в котором чаще всего можно встретить запись "Прошу уволить меня по собственному желанию с XX.XX.XXXX". Фактически это является неправильным, поскольку в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника. В связи с этим запись в трудовой книжке об увольнении работника и в приказе о прекращении трудового договора должна содержать указание на последний день работы работника, который является днем увольнения. Применение в этом случае каких-либо предлогов, например "с", не допускается. В случае, если приказ о прекращении трудового договора работника будет издан с нарушениями трудового законодательства, необходимо признать его недействительным и издать новый приказ с учетом выявленных нарушений.
3. В случае, если работник по каким-либо причинам не явился в день увольнения для получения трудовой книжки, работодатель порой в тот же день высылает ее по почте или передает с каким-либо третьим лицом для дальнейшей передачи уволенному работнику. Это является грубейшим нарушением действующего трудового законодательства, поскольку в данном случае необходимо выслать уведомление о необходимости получить трудовую книжку лично либо дать письменное разрешение на ее пересылку по почте. И только в этом случае направление трудовой книжки почтовым отправлением будет законным.
4. В случае увольнения работника по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание), указанное положение применяется работодателем нередко без проверки сведений о наличии дисциплинарного взыскания у работника и в том числе возможности его погашения. В связи с этим рекомендуется в обязательном порядке проверять, имеется ли у данного лица дисциплинарное взыскание или истек срок, по истечении которого считается, что работник взыскания не имеет. Увольнение работника, совершенное без учета указанного требования, может быть оспорено работником и признано незаконным в случае его обращения в суд.

Глава 6. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО КАДРОВОМУ УЧЕТУ

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Обычно существует две крайности: либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа "ни одного документа в мусорную корзину", либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалению, какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации, пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.
Правильное хранение документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.
Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.
Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., далее по тексту Перечень). Указанный Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела:
- раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом: государственные, муниципальные организации - 10 лет; негосударственные организации - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Определенные документы постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы, которые не поступают в государственные, муниципальные архивы, - до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению:
- личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;
- список (штатно-списочный состав) работников;
- списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.
В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
Документы, сроки хранения которых определены Перечнем "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.
Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.
Необходимо также отметить, что хранению подлежат подлинники документов организации. В случае утраты или повреждения подлинника документа организации хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа организации должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа организации и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения организации.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации.

Таблица 1

---T--------------------------------------------------T-------------------¬
¦ N¦ Наименование документа ¦ Срок хранения ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦1 ¦Журналы учета работников, совмещающих профессии ¦До минования ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦2 ¦Коллективный договор ¦Постоянно ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦3 ¦Табели (графики), журналы учета рабочего времени ¦1 год ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦4 ¦Документы (акты, сообщения информации, ¦3 года ¦
¦ ¦характеристики, докладные записки, справки, ¦ ¦
¦ ¦переписка) о трудовой дисциплине ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦5 ¦Акты, предписания по технике безопасности; ¦5 лет ¦
¦ ¦документы (справки, докладные записки, отчеты) ¦ ¦
¦ ¦об их выполнении ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦6 ¦Переписка о состоянии и мерах по улучшению ¦5 лет ¦
¦ ¦условий и охраны труда, техники безопасности ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦7 ¦Документы (программы, записки, переписка) ¦5 лет ¦
¦ ¦об обучении работников по технике безопасности ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦8 ¦Протоколы аттестации по технике безопасности ¦5 лет ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦9 ¦Журналы, книги учета: ¦ ¦
¦ ¦а) профилактических работ по технике безопасности;¦10 лет ¦
¦ ¦б) инструктажа по технике безопасности; ¦10 лет ¦
¦ ¦в) проведения аттестации по технике безопасности ¦5 лет ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦10¦Личные дела (заявления, автобиографии, копии ¦ ¦
¦ ¦приказов и выписки из них, копии личных ¦ ¦
¦ ¦документов, характеристики, листки по учету ¦ ¦
¦ ¦кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): ¦ ¦
¦ ¦а) руководителя организации; членов руководящих, ¦Постоянно ¦
¦ ¦исполнительных, контрольных органов организации; ¦ ¦
¦ ¦работников, имеющих государственные и иные звания,¦ ¦
¦ ¦премии, награды, ученые степени и звания; ¦ ¦
¦ ¦б) работников ¦75 лет ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦11¦Трудовые договоры (контракты), трудовые ¦75 лет ¦
¦ ¦соглашения, не вошедшие в состав личных дел ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦12¦Личные карточки работников (в том числе временных ¦75 лет ¦
¦ ¦работников) ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦13¦Характеристики работников, не имеющих личных дел ¦75 лет ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦14¦Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету ¦1 год ¦
¦ ¦кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме¦ ¦
¦ ¦и др.) лиц, не принятых на работу ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦15¦Подлинные личные документы ¦До востребования ¦
¦ ¦Невостребованные трудовые книжки, дипломы, ¦50 лет ¦
¦ ¦аттестаты, удостоверения, свидетельства ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦16¦Документы (справки, докладные и объяснительные ¦5 лет ¦
¦ ¦записки, копии приказов, выписки из приказов, ¦ ¦
¦ ¦заявления, командировочные удостоверения и др.), ¦ ¦
¦ ¦не вошедшие в состав личных дел ¦ ¦
+--+--------------------------------------------------+-------------------+
¦17¦Документы (отчеты, акты, сведения) об учете ¦3 года ¦
¦ ¦трудовых книжек и вкладышей к ним ¦ ¦

<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 6)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>