<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

нансы и статистика, 1998.
ГЛАВА 2
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Что такое «документационное
обеспечение управленческой
деятельности»?
Терминологический стандарт определяет «делопроизводство»
как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование
и организацию работы с официальными документами. Термин
«делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен терми­
ну «документационное обеспечение управления», который во­
шел в научный оборот более 10 лет назад.
Документоведение — научная дисциплина, изучающая зако­
номерности формирования и функционирования систем докумен-
тационного обеспечения управления (ДОУ).
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой докумен­
тов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник
в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов
«производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в
виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный
или административный), решаемый органом управления. Следователь­
но, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение
(производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная
с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина
«дело» как собрания документов — более позднего происхождения.
Документационное обеспечение управления предполагает, прежде
всего, создание имеющих юридическую силу документов, или до­
кументирование, т. е. запись информации на бумаге или ином но­
сителе по правилам, установленным правовыми нормативными
актами или выработанным традицией.
Документирование может осуществляться на естественном язы­
ке и на искусственных языках с использованием новых носителей
информации. При документировании на естественном языке созда-

12
ются текстовые документы — документы, содержащие речевую
информацию, зафиксированную любым типом письма или любой
системой звукозаписи. Текстовый письменный документ — это тра­
диционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е.
его изображение на экране монитора.
При создании документов используются средства документи­
рования. Ими могут быть:
• простые орудия (ручки, карандаши и др.);
• механические и электромеханические средства (пишущие ма­
шины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника
и др.);
• компьютерная техника.
Результатом документирования является документ — зафик­
сированная на материальном носителе информация с реквизита­
ми, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это мате­
риальный объект, используемый для закрепления и хранения на
нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том
числе в преобразованном виде.
В течение многих веков наиболее распространенным носителем
документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас
широко используются и новые носители — магнитные, позволяю­
щие использовать для документирования вычислительную технику.
Как уже говорилось, документирование предполагает соблю­
дение установленных правил записи информации. Соблюдение этих
правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юри­
дическая сила документа обеспечивается установленным для каж­
дой разновидности документов комплексом реквизитов — обяза­
тельных элементов оформления документа.
Наличие формуляра, установленного государственным стандар­
том, обеспечивает единство документирования и единство докумен­
тации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.
Документы являются основными носителями управленчес­
кой, научной, технической, статистической и иной информа­
ции. Документы являются носителями первичной информации,
именно в документах информация фиксируется впервые. Это свой­
ство и позволяет отличать документы от других источников ин­
формации — книг, газет, журналов и др., содержащих перера­
ботанную, вторичную информацию.
Любой документ является элементом системы документации бо­
лее высокого уровня. Под системой документации понимается сово­
купность документов, взаимосвязанных по признакам происхожде­
ния, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их
оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды
и разновидности документов составляют систему документации. До
настоящего времени в документоведении не существует стройной клас­
сификации систем документации, видов и разновидностей докумен­
тов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

13
Отнесение документов к той или иной системе начинается
с разделения всех документов на официальные и документы
личного происхождения. К последним относятся документы, со­
зданные человеком вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей: личная переписка,
воспоминания (мемуары), дневники.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими
сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес­
кие, научные, технические (конструкторские), технологические,
производственные и др. Управленческие документы составляют ядро
учрежденческой документации, именно они обеспечивают управ­
ляемость объектов как в рамках государства, так и отдельной орга­
низации. Управленческие документы представлены следующими
основными видами (системами) документации:
• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• информационно-справочная и справочно-аналитическая до­
кументация;
• отчетная документация;
• договорная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет
и отчетность);
• документация по материально-техническому обеспечению;
• документация по документационному и информационному
обеспечению деятельности учреждения и др.;
• документация по основной деятельности учреждения, орга­
низации или предприятия, например, на производственном пред­
приятии — это производственная документация (технологическая
и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении —
медицинская документация (медицинские карты, страховые доку­
менты и др.), в вузе — документация по высшему образованию
(учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).
Документы, составляющие одну систему документации, свя­
заны единством целевого назначения и в комплексе обеспечива­
ют документирование той или иной управленческой функции или
вида деятельности.
Организация работы с документами — это организация доку­
ментооборота учреждения, хранение документов и их использо­
вание в текущей деятельности.
Документооборот — это совокупность взаимосвязанных проце­
дур, обеспечивающих движение документов в учреждении с мо­
мента их создания или поступления и до завершения исполнения
или отправки. В целях рациональной организации документооборо­
та все документы распределяются на документопотоки, например:
регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, ис-
14
ходящие и внутренние документы, документы, поступающие или
направляемые в вышестоящие организации, документы, направ­
ляемые или поступающие из подведомственных организаций и др.
Под документопотоком понимается совокупность документов, вы­
полняющих определенное целевое назначение в процессе доку­
ментооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объе­
мом документооборота понимается количество документов, посту­
пивших в организацию и созданных ею в течение определенного
периода времени, как правило, года. Объем документооборота явля­
ется важным критерием при решении вопросов выбора формы де­
лопроизводства, структуры службы делопроизводства, ее штатного
состава, организации информационно-поисковой системы по доку­
ментам и др.
Одна из важнейших функций в организации работы с доку­
ментами — учет документов. Учет документов обеспечивается их
регистрацией — записью учетных данных о документе по уста­
новленной форме, фиксирующей факт создания документа, его
отправки или получения. Наряду с учетом документов их регист­
рация позволяет осуществлять контроль за "исполнением докумен­
тов, а также вести поиск документов по запросам подразделений
и работников учреждения.
Система хранения документов — это совокупность способов
учета и систематизации документов с целью их поиска и исполь­
зования в текущей деятельности учреждения. Для системы хране­
ния документов наиболее значимыми понятиями являются поня­
тия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — системати­
зированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроиз­
водстве учреждения, расположенных в определенной последова­
тельности с указанием сроков их хранения, а дело — это сово­
купность документов (или документ), относящихся к одному воп­
росу, помещенных в отдельную обложку.

2.2. Каковы основные требования
к оформлению управленческих
документов?
Каждый документ состоит из отдельных информационных
элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать,
название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, рас­
положенных в документе определенным образом, составляет его
формуляр. Формуляр, характерный для определенного множе­
ства документов, называется типовым формуляром, например,
для всех управленческих документов типовой формуляр уста­
новлен ГОСТом 6.10.5-87.
15
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы до­
кументирования и представляет собой графическую модель или
схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры
полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Наиболее полно требования к составу и оформлению рекви­
зитов изложены в двух нормативных актах — Государственной
системе документационного обеспечения управления и ГОСТе
Российской Федерации 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования
к оформлению документов». Они устанавливают почти макси­
мальный набор реквизитов для любого из управленческих доку­
ментов и их расположение на бумажном носителе информации.
Всего установлено 29 реквизитов. Но, поскольку конкретный
состав реквизитов зависит от вида документа, а часть из них —
взаимоисключающие, постольку на конкретном документе рек­
визитов будет, безусловно, меньше.
Состав реквизитов следующий:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — код формы документа;
06 — наименование организации;
07 — справочные данные об организации;
08 — наименование вида документа;
09 — дата документа;
10 — регистрационный номер документа;
11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 — место составления или издания документа;
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
15 — гриф утверждения документа;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
22 — гриф согласования документа;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
25 — отметка о заверении копии;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организации;
29 — отметка для автоматического поиска документа.

16
Государственный герб Российской Федерации (01) изображается
только в случаях, предусмотренных законодательством, на доку­
ментах министерств, ведомств, а также органов суда, прокурату­
ры, арбитража, органов народовластия, высших органов управле­
ния и др.
Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на блан­
ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов
Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на
бланке документа также наименование государства — Российская
Федерация.
Эмблема организации (03) — это символическое графическое
изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется
товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск докумен­
та, не допускается заменять эмблемой наименование предприя­
тия или учреждения. Эмблему размещают, как правило, на ле­
вом поле на уровне названия организации или на верхнем поле
документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового
изображения на «фирменной» бумаге. Размеры эмблемы опреде­
ляются руководством организации. Эмблема должна быть заре­
гистрирована в установленном порядке и не изображаться на
документе, если у организации отсутствует официальное разре­
шение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гер­
бов на бланках организации.
Код организации (04) по Общероссийскому классификатору
организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистриро­
ванные предприятия. Он является своеобразным подтверждением
правомочности организации. Этот код может быть помещен на
бланках организации заранее — типографским способом.
Код формы документа (05) по Общероссийскому классифика­
тору управленческой документации (ОКУД) должен соответство­
вать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой до­
кументации. Этот реквизит вносится при составлении конкретно­
го документа.
Наименование организации (06), являющейся автором доку­
мента, должно соответствовать наименованию, закрепленному в
ее учредительных документах. Над наименованием организации
указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей
организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наи­
менования даются в именительном падеже.
Справочные данные об организации (07) указываются только в
служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса,
телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава
этих сведений и правил их оформления не установлено.
Наименование вида документа (08) является одним из важ­
нейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении
документа определяет состав его реквизитов и структуру текста.

17
Наименование вида документа должно соответствовать компетен­
ции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется
Положением об организации (уставом), проставляется на всех до­
кументах, за исключением писем и факсов, должно соответство­
вать ГСДОУ, ОКУД.
Дата документа (09) является одним из основных реквизи­
тов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой доку­
мента является дата его подписания или утверждения, для прото­
кола — дата проведения заседания. Если авторами документа яв­
ляются несколько организаций, то датой документа является наи­
более поздняя дата подписания.
Регистрационный номер документа (10) — это условное обозна­
чение, под которым документ введен в информационно-поисковую
систему организации. Для внутренних документов (например, при­
казов) он обычно является порядковым номером дела с начала года.
Для исходящих документов складывается из индекса структурного
подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться
копия документа после его отправки, порядкового номера докумен­
та. Порядок регистрации и конкретная структура индексов докумен­
та регламентируются внутренними инструкциями.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) про­
ставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки
переписываются из инициативного письма.
Место составления или издания документа (12) обязательно ука­
зываются в том случае, если затруднено его определение по рекви­
зитам «наименование организации» и «справочные данные об орга­
низации». Целесообразно проставление этого реквизита на всех до­
кументах. Место составления или издания указываются с учетом
принятого административно-территориального деления.
Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется,
если документ содержит сведения ограниченного распростране­
ния, т. е. секретную или конфиденциальную информацию.
Адресат (14) указывается в основном на исходящих докумен­
тах, что входит в обязанности технического сотрудника, который
осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого рек­
визита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае
несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, доку­
мент возвращается отправителю.
Гриф утверждения (15) указывается на изданных распоряди­
тельных документах и на документах, которые утверждаются ком­
петентными органами или должностными лицами.
В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по
поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и
проставляется в верхнем правом углу над текстом документа.
Если на документе больше одной резолюции, то вторая и пос­
ледующие проставляются на любом свободном месте лицевой
стороны документа.

18
Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом
для всех документов. Он должен быть максимально коротким и
точным и отражать Содержание документа. Заголовок необходим
для эффективного поиска, регистрации документов без предва­
рительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка дол­
жно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголо­
вок должен грамматически согласовываться с названием вида до­
кумента, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».
Отметка д контроле (18) проставляется на документах,
исполнение которых взято на особый контроль по поруче­
нию руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде
буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) каранда­
шом, фломастером или специальным штампом «Контроль».
Место расположения определено на левом поле документа на
уровне заголовка.
Текст документа (19) составляется на русском или националь­
ном языке в соответствии с законодательством Российском Федера­
ции и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Отметка о наличии приложений (20) помещается перед под­
писью, содержит список приложений или указание на их количе­
ство.
Подпись (21) — это один из основных способов удостовере­
ния документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись
на документе ставит лицо, которое несет ответственность за со­
держание данного документа.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр до­
кумента. В состав реквизита входят: наименование должности лица,
подписывающего документ (полное, если документ оформлен
не на бланке организации и сокращенное, если использован
бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы
и фамилия) без кавычек и скобок.
Гриф согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения
вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже
реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Визы (23) — реквизит неформализованный, проставляются
в соответствии с порядком, принятым в организации.
Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на
наиболее важных документах, предусмотренных специальными
нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют пра­
ва лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средства­
ми и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности
захватывать часть наименования должности или располагаться на
свободном месте документа.
Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей
юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наи­
менования должности сотрудника, заверившего копию, его лич­
ной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

19
Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной
связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточне­
ния затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включа­
ет фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя доку­
мента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают
в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)
проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в
дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Она проставляется на первой странице документа.
Отметка о поступлении документа в организацию (28) по воз­
можности ставится на первом листе входящих документов, как
правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя
наименование получающей организации, дату поступления доку­
мента, его'входящий регистрационный номер.
Отметка для автоматического поиска документа (29) может
включать имя диска, директории и файла, содержащего данный
документ, и другие поисковые данные.

2.3. В чем состоит цель и каковы
основные методы унификации
и стандартизации управленческих
документов?
В управленческой деятельности используются однотипные,
повторяющиеся документы и документы оригинальные, не име­
ющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифициро­
ваны и стандартизированы.
Унификация однотипных управленческих документов заклю­
чается в установлении единообразия их состава и форм.
Стандартизация — это форма юридического закрепления ре­
зультатов унификации. В практике совершенствования документа-
ционного обеспечения управленческой деятельности разрабатыва­
ются государственные стандарты на терминологию делопроизвод­
ства и архивного дела и на требования к составлению и оформле­
нию управленческих документов. В настоящее время действует два

<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>