<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен­
тации. Унифицированная система организационнб-распорядитель-
ной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ
Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­
ления».
Основная цель унификации и стандартизации — создание
таких форм документов, применение которых будет экономи­
чески эффективно, повысит общую культуру управления.

20
Объектами унификации и стандартизации в управленческой
деятельности являются:
• термины и определения, используемые при работе с управлен­
ческой информацией;
• организационные структуры организаций, учреждений и пред­
приятий;
• управленческие функции;
• управленческая документация.
Документы давно стали объектами унификации и стандарти­
зации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг. С тех
пор с перерывами ведутся постоянные работы по унификации и
стандартизации документов. В последние десятилетия к этой ра­
боте привлечены все ведущие министерства и ведомства.
Стандартизацию документов в течение длительного времени
проводят и национальные организации по стандартизации других
стран, а также различные международные организации. Нацио­
нальные стандарты на документы существуют в Германии, Бель­
гии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болга­
рии и других странах.
В работе по унификации документов, в частности внешнетор­
говых, принимают участие более десяти международных органи­
заций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Ев­
ропейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная орга­
низация стандартизации (ИСО) и др.
Роль и значение унификации и стандартизации документов
особенно возросли в связи с применением в управлении компью­
терных технологий.
Унификация управленческих документов предполагает уни­
фикацию состава документов, создаваемых при решении управ­
ленческих задач, и форм документов.
Унификация состава документов организации заключается в
отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и до­
статочных для решения управленческих задач. В результате унифи­
кации состава документов исключаются формы документов, не
вызванные действительными потребностями управления, и со­
став документов организации может быть значительно сокращен.
Унификация форм документов заключается в отборе и закреп­
лении в унифицированных формах документов информационных
показателей и реквизитов, соответствующих назначению докумен­
тов, и установлении единых требований к их составлению и офор­
млению.
Результаты унификации состава документов получают свое
закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятель­
ности организации, а результаты унификации форм документов
получают свое выражение в Альбоме форм документов, применя­
емых в деятельности организации.

21
2.4. Что такое «документооборот»
и как он должен быть организован?
Документооборот — это движение документов с момента их
получения или создания до завершения исполнения, отправки
адресату или сдачи их на хранение.
Действующие нормативные акты и методические пособия, в
том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулиро­
вания документооборот организации в целом и, соответственно,
потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Документооборот можно разделить на следующие этапы:
• экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­
низацию;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• организация рационального движения документов внутри
организации;
• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до­
кументов.
Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как прави­
ло, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
Предпочтение справедливо отдается централизованной экспе­
диции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это по­
зволяет поднять производительность труда, более точно опреде­
лить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.
При такой организации дела корреспонденция, доставляемая
курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным
путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде­
ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником служ­
бы документационного обеспечения управления (канцелярии, об­
щего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной инфор­
мационно-поисковой системы ему же должны передаваться и до­
кументы, полученные сотрудниками организации за ее пределами
(в командировках, на совещаниях и т. п.). Цель первого этапа —
зафиксировать сам факт поступления документов (при необходи­
мости и время).
Следующий этап прохождения, поступающих в организацию
документов в большей степени зависит от всей постановки доку­
ментационного обеспечения. Основное его значение — оператив­
ное получение документов исполнителями и формирование пол­
ноценного научно-справочного аппарата.
Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про­
хождения документов является установленное ГСДОУ предвари­
тельное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение
уже на этой стадии документов на потоки:
• для обязательного рассмотрения руководством органи­
зации в соответствии с распределением обязанностей;

22
• не требующие резолюции руководства и направляемые
сразу в структурные подразделения исполнителям.
При рассмотрении поступившего документа учитывается:
• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• общественное положение автора документа, место учрежде­
ния-отправителя в структуре управления;
• срок исполнения документа;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно уста­
новить единый порядок передачи документов для обработки,
например, через лицо, ответственное за документационное обес­
печение в структурном подразделении.
Значительную часть документооборота организации составляют
различного рода проекты документов, требующие согласования,
подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления до­
кументов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осу­
ществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, го­
товящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и
правильность (полноту) их оформления при регистрации.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесооб­
разна разработка технологических инструкций (схем), в которых
в наглядной графической форме определена последовательность
подготовки проектов наиболее распространенных документов, их
согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указы­
ваться альтернативные решения, местонахождение конкретных
должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.
Обработку исполненных и отправляемых документов предпоч­
тительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Экспедиционная обработка отправляемых документов вклю­
чает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправ­
ления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответ­
ствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой свя­
зи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего
рабочего дня.

2.5. Для чего необходима
и как организуется регистрация
и индексация управленческих
документов?
Для эффективного использования информации при принятии
различного рода решений, предоставления в распоряжение спе­
циалистов всего массива информации по определенному вопросу
в кратчайшее время в организации должна быть построена рацио­
нальная поисковая система. Современная информащонно-поиско-
23
вая система (MI7Q должна включать все документы, которыми
располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация
документов — фиксация факта создания или поступления доку­
мента путем проставления на нем даты и регистрационного индек­
са с последующим внесением необходимых сведений о документе
в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной эк­
ранный формат или дело). Главное назначение регистрации — при­
дание документу юридической силы, подтверждение факта его со­
здания или поступления.
На базе регистрационных данных традиционно строится учет
и поиск документов, контроль за их исполнением. Вместе с тем,
при существующей системе делопроизводства регистрируется от чет­
верти до половины документов, остальные в организации не учи­
тываются, а их поиск строится лишь на предположениях специали­
стов об их существовании и возможном месте хранения. В соответ­
ствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие
исполнения, учета и использования в справочных целях: распоря­
дительные, плановые, отчетные, статистические, учебные, финан­
совые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используе­
мые внутри организации или направляемые в другие организации,
поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних
организаций или от частных лиц.
Документы регистрируются один раз: поступающие — в день
поступления, создаваемые — в день подписания или утвержде­
ния. При передаче документа из одного подразделения в другое
он повторно, как правило, не регистрируется.
Регистрация документов производится децентрализовано в ме­
стах их создания и исполнения по группам документов в зависимо­
сти от названия, автора и содержания.
Индекс документа составляется в зависимости от принятого
для каждого массива документов принципа формирования дел. Обя­
зательным элементом индекса является порядковый регистрацион­
ный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за
год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым обра­
зом документа и используется также для целей учета. Дополнения
к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения
документа, принадлежность его к определенному вопросу, терри­
тории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.
Индексом документов, формируемых в дела только по назва­
ниям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.),
служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор­
респондентам, территории (докладные записки, любая перепис­
ка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер,
дополненный индексом по номенклатуре дел, который и опреде­
ляет место хранения документа.
24
При регистрации документа индекс, как и другие его регист­
рационные данные, переносится в регистрационные формы. При­
чем в регистрационных формах могут указываться и другие рек­
визиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации
или заполняются в процессе исполнения документа.
Классификация документов и информации является основой
построения ИПС. Она нужна:
• для выделения регистрируемых массивов при регистрации
документов;
• для проставления индексов соответствующих классифика­
ционных справочников при индексировании;
• как схема систематизации различных справочных и конт­
рольных карточек при организации информационно-поисковых
массивов;
• при поиске документов и информации.

2.6. Для чего необходим
и как организуется контроль
исполнения управленческих
документов?
Контроль за исполнением документов и принятых реше­
ний — одна из важнейших функций управления и поэтому
является обязательной составной частью документационного
обеспечения управления. Массив контрольных сведений вхо­
дит в состав информационно-поисковой системы организации.
Цель контроля — содействовать своевременному и качествен­
ному исполнению документов, обеспечивать предоставление ана­
литической информации, необходимой для оценки деятельности
структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль за исполнением документов включает несколько пос­
ледовательных этапов:
• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конк­
ретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля за исполнением до­
кументов.
Контроль, как правило, ведется на нескольких уровнях:
• формализованный контроль своевременного исполнения;
• контроль соответствия формы создаваемых документов их содер­
жанию;
• контроль соответствия применяемых унифицированных форм
и бланков действующим нормативам и образцам;
• контроль соответствия уровня и формы удостоверения каж­
дого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
25
• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
• контроль, включающий анализ существа и полноты испол­
нения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневость на практике выражается в том, что раз­
ные уровни контроля осуществляются в организации различными
должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения
и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет
только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм,
бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудни­
ков, ответственных за оформление проектов документов, естествен­
но, при наличии у них соответствующих полномочий.
Контроль же по существу содержания входит в обязательные
должностные обязанности не только руководителей всех рангов,
но и при большом объеме контрольных документов — специаль­
ного контрольного подразделения.
Основными задачами подразделения (группы) контроля ис­
полнения являются:
• отслеживание прохождения документов, а также фиксация
фактического исполнения входящих, исходящих и важных внут­
ренних документов, письменных указаний руководства;
• обобщение полученных данных и результатов исполнения, а также
доведение их до сведения руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и
укреплению исполнительской дисциплины.

2.7. Для чего необходимо
и как организуется оперативное
хранение управленческих документов?
Организация хранения дел должна обеспечивать их сохран­
ность и удобство использования. Оперативное хранение докумен­
тов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделе­
ниях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оператив­
ное хранение подразделяется на хранение документов в процессе
их исполнения и хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения должны храниться у ис­
полнителя в специальных папках с надписями «срочно», «на ис­
полнение», «на заседание», «на подпись», «на отправку» и т. п.
На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон ис­
полнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя,
после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.
Папки с неисполненными документами хранятся таким образом,
чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно
было сразу же передать другому сотруднику.
Хранение исполненных документов осуществляется в специ­
альных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для
26
документов кратковременных сроков хранения, так как в скорос­
шивателях документы располагаются в обратной хронологической
последовательности: документ с более поздней датой оказывается
первым (сверху), а с ранней — в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения
целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления
(на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отвер­
стия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу под­
шитых документов. Это немного усложняет работу, но дает воз­
можность группировать документы в прямой хронологической пос­
ледовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, мо­
гут приниматься в ведомственный архив в том виде, как они
сформировались в делопроизводстве.
Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хра­
нить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается
хранить законченные дела в столах сотрудников.
Исполненные документы группируются в дела по специаль­
ным правилам. Эта работа по группировке документов носит на­
звание «формирование дел».


Литература к главе 2
1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­
ления. - М.: 1983.
2. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования техни­
ко-экономической информации. — М.: Издательство стандартов, 1987.
3. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Прида­
ние юридической силы документам на машинном носителе и машино­
грамме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные
положения. — М.: Издательство стандартов, 1984.
4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования
к построению формуляра-образца. — М.: Издательство стандартов, 1987.
5. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Фор­
муляр-образец. — М.: Издательство стандартов, 1990.
6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре­
деления. — М., ИПК Издательство стандартов, 1998.
7. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифици­
рованная система организационно-распорядительной документации. Требова­
ния к оформлению документов. — М.: ИПК Издательство стандартов, 1997.
8. Государственная система документационного обеспечения управле­
ния. Основные положения, Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991.
9. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-
распорядительных документов. — М.: ВНИИДАД, 1991.
10. Деловое досье фирмы. — М.: ИВЦ Маркетинг, 1993.

27
11. Закон РСФСР "Об охране и использовании памятников истории и
культуры. / / Постановление ВС РСФСР от 15.12.78.
12. Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. — М.: Юристь, 1997.
13. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по доку-
ментационному обеспечению управления. — М.: Министерство труда, 1995.
14. Общероссийский классификатор управленческой документации. — М.г
Издательство стандартов, 1994.
15. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев, И.К. Кар­
цеве, Г.Н. Ксандопуло и др. — М.: ИНФРА-М, 1998.
16. Основные правила работы ведомственных архивов. — М.: Главархив
СССР, 1988.
17. Отбор на государственное хранение документов на машинных носите­
лях автоматизированных систем научно-технического и производственного
назначения. Рекомендации. — М.: Главархив СССР, 1991.
18. Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет
документов источников комплектования выборочного приема. — М.: Главархив
СССР, ВНИИДАДЛ990.
19. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в
государственные архивы СССР, и методические рекомендации по эксперти­
зе ценности научно-технической документации. — М.: Главархив СССР, 1987.
20. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госко­
митетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, пред­
приятий с указанием сроков хранения. — М.: Главархив СССР, 1989.
21. Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на ма­
шинных носителях учреждений, организаций, предприятий. — М.: Главархив
СССР, 1990.
22. Положение об Архивном фонде Российской Федерации / / Указ Пре­
зидента РФ от 17.03.94 № 552 .
23. Пшенко А. В. Делопроизводство и основные нормативные требования
к документам. — М.: Из-во "Юридический колледж МГУ", 1994.
24. Пшенко А. В. Основные нормативные требования к документам и доку-
ментационному обеспечению управления: учебное пособие для студентов заоч­
ного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М.: ЗАО
«Финстатинформ», 1999.
25. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994—1999.
26. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. — М.: ПРИОР, 1997.
27. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. Пер.
с англ. — М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997.
28. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведом­
ствах Российской Федерации. — М.: Росархив, 1994.




28
ГЛАВА 3
ИНСТРУМЕНТАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА
КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.1. Что понимается под
инструментальными средствами
компьютерных технологий
информационного обслуживания
управленческой деятельности?
Информационные технологии включают в себя методы пре­
образования информации по заданному свойству в заданном на­
правлении, что реализуется соответствующими средствами, на­
зываемыми инструментальными. Они включают в себя необходи­
мый технический комплекс и соответствующее программное обес­
печение, образуя сложные программно-аппаратные компьютер­
ные системы с разнообразными функциями и возможностями
поддержки управленческой деятельности.

3.2. Какие средства организационной
техники используются в обеспечении
управленческой деятельности?
Средства механизации и автоматизации управленческого и
инженерно-технического труда называются организационной тех­
никой (оргтехникой). К ним относится достаточно большой пере­
чень технических средств, устройств и приспособлений, начиная

<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>