<< Пред. стр.

стр. 4
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами
передачи информации.
Оргтехника, применяемая на конкретном рабочем месте, на­
зывается малой оргтехникой. В настоящее время данное опреде-

29
ление не соответствует действительному положению вещей, по­
скольку большая часть оргтехники изменила свои габариты,
технические характеристики и пр., появились новые устрой­
ства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и ис­
пользуемые индивидуально. По современной классификации к
ним можно отнести персональные компьютеры и их перифе­
рийные устройства, копировальную технику индивидуального
использования, телефакс и т. д. Поэтому принято считать, что
малая оргтехника — эта вся «конторская мелочь» (карандаши,
ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым со­
трудником для своего повседневного труда.
Современная организационная техника предполагает ее опре­
деленную классификацию в соответствии с выбранным призна­
ком. Наиболее распространенной является классификация по фун­
кциональному признаку, которая однозначно связывает техноло­
гический процесс обработки документов в офисе с техническими
характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не
исключает применения других классифицирующих признаков,
например, элементной базы технических средств.
В настоящее время состав групп оргтехники претерпел суще­
ственные изменения. Это связано с появлением различного рода
новой техники для офисных технологий, выполняющей универ­
сальные функции обработки документов при минимальных зат­
ратах физического труда. Расширились возможности систем элек­
тронной передачи документов на большие расстояния. В то же вре­
мя разрабатываются новые и совершенствуются традиционные
механические средства оргтехники.
Большинство пользователей испытывают различного рода зат­
руднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для об­
работки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора
технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:
• объем документооборота;
• временные характеристики документопотоков;
• объем документов, передаваемых и принимаемых по
техническим каналам связи;
• объем копируемых документов как первичный, так и вто­
ричный;
• фирма-производитель оборудования;
• стоимость оборудования;
• стоимость расходных материалов, частота их замены;
• технические и эксплуатационные характеристики оборудо­
вания;
• способ эксплуатации технических средств;
• стоимость эксплуатации;
• эргономические характеристики оборудования;
• степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

30
Всю совокупность средств организационной техники можно
представить в виде следующих групп:
Носители информации:
• носители на бумажной основе;
• носители для репрографических процессов (термобумага, ди-
азобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для элект­
роискрового копирования и т. д.);
• микроносители;
• звуконосители;
• видеоносители;
• магнитные носители;
• оптические носители.
Средства изготовления текстовых и табличных документов:
• ручные пишущие средства;
• пишущие машины;
• диктофонная техника;
• средства вычислительной техники.
Средства репрографии и оперативной полиграфии:
• средства фотографического копирования;
• средства диазографического копирования;
• средства электрофотографического копирования;
• средства термографического копирования;
• машины электронно-искрового копирования;
• средства микрографии;
• средства ризографического копирования;
• машины для гектографической (спиртовой) печати;
• машины для трафаретной (ротаторной) печати;
• оборудование для оперативной офсетной печати.
Средства обработки документов:
• фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резатель­
ные машины;
• машины и устройства листоподборочные и сортировальные;
• скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;
• конвертовскрывающие и резательные машины;
• машины для нанесения защитных покрытий на документы;
• адресовальные, штемпелевальные и франкировальные ма­
шины;
• машины для уничтожения документов;
• агрегатированные линии для обработки корреспонденции.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов:
• первичные средства хранения документов (папки, коробки
и т. п.);
• вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики,
стеллажи и т. п.);
• картотеки и картотечное оборудование;
• тележки для транспортировки документов;

31
• лифтовое оборудование;
• транспортеры и конвейеры;
• пневматическая почта;
• оборудование для хранения носителей информации.
Банковская оргтехника:
• машины для счета купюр;
• детекторы валют;
• машины для упаковки банкнот;
• банкоматы.
Малая оргтехника.
Офисная мебель и оборудование:
• специализированная мебель для служебных помещений;
• специализированное оборудование для служебных помещений.
Прочие средства.

3.3. Какие средства коммуникационной
техники используются в обеспечении
управленческой деятельности?
Эффективность управленческой деятельности в значительной
мере определяется качеством реализации коммуникативной фун­
кции — способностью информационного взаимодействия различ­
ных компонентов системы управления друг с другом и с внеш­
ней средой.
Организация коммуникаций предполагает решение следующих
вопросов:
• определение внутренней структуры коммуникаций, то есть
совокупности каналов передачи информации между конкретны­
ми структурными элементами системы управления;
• определение внешней структуры коммуникаций, то есть со­
вокупности каналов передачи информации между конкретными
структурными элементами системы управления и внешней средой;
• определение для каждого канала передачи информации со­
става и объемов передаваемых по нему данных и уровня их кон­
фиденциальности.
Разработка технологии реализации коммуникативной функ­
ции предполагает в основном решение следующих вопросов:
• выбор конкретных средств коммуникационной техники для
каждого канала передачи информации с учетом организационных
требований к системе коммуникаций и имеющихся финансовых
ресурсов;
• определение режима работы коммуникационной техники;
• определение форм обслуживания коммуникационной тех­
ники и, при необходимости, состава и количества обслуживаю­
щего технику персонала;

32
• выработка квалификационных требований к управленчес­
кому персоналу для эффективного использования коммуникаци­
онной техники.
Для большинства видов коммуникационной техники и соот­
ветствующих коммуникационных технологий (личное общение,
общение на совещаниях, телефонная, телеграфная и телексная
связь, почтовая и фельдегерская связь) перечисленные вопросы
достаточно проработаны.
К средствам коммуникационной техники относятся:
• средства и системы стационарной и мобильной телефонной
связи;
• средства и системы телеграфной связи;
• средства и системы факсимильной передачи информации и
модемной связи;
• средства и системы кабельной и радиосвязи, включая опти­
ко-волоконную и спутниковую связь.

3.4. Какие средства вычислительной
техники используются в обеспечении
управленческой деятельности?
Современные средства компьютерной техники могут быть клас­
сифицированы следующим образом:
• персональные компьютеры;
• корпоративные компьютеры;
• суперкомпьютеры.
Персональные компьютеры представляют собой вычисли­
тельные системы, все ресурсы которых полностью направлены
на обеспечение деятельности одного работника, в т. ч. управ­
ленческого работника. Э.то наиболее многочисленный класс
средств вычислительной техники, в составе которого можно
выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с
ними компьютеры, а также персональные компьютеры Macintosh
фирмы Apple. Интенсивное развитие современных информаци­
онных технологий связано именно с распространением с нача­
ла 80-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относитель­
ную дешевизну с достаточно широкими возможностями для
пользователя.
Корпоративные компьютеры (иногда называемые мини-ЭВМ
или main frame) представляют собой вычислительные системы,
обеспечивающие совместную деятельность многих работников в
рамках одной организации, одного проекта, одной сферы инфор­
мационной деятельности при использовании одних и тех же ин­
формационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательс­
кие вычислительные системы, имеющие центральный блок с боль-

33
шой вычислительной мощностью и значительными информаци­
онными ресурсами, к которому подсоединяется большое число
рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал,
клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, воз­
можно, устройство печати). В принципе в качестве рабочих мест,
соединенных с центральным блоком корпоративного компьюте­
ра, могут быть использованы и персональные компьютеры. Об­
ласть применения корпоративных компьютеров — реализация ин­
формационных технологий обеспечения управленческой деятель­
ности в крупных финансовых и производственных организациях,
создание информационных систем, обслуживающих большое чис­
ло пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковс­
кие системы, бронирование и продажа билетов и т. п.).
Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные сис­
темы с предельными характеристиками вычислительной мощнос­
ти и информационных ресурсов. Они используются в военной и
космической областях деятельности, в фундаментальных научных
исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.
Данная классификация достаточно условна, поскольку ин­
тенсивное развитие технологий производства электронных ком­
понентов, значительный прогресс в совершенствовании компь­
ютеров и их наиболее важных составляющих элементов приво­
дят к размыванию границ между указанными классами средств
вычислительной техники.
Кроме того, приведенная классификация учитывает только
автономное использование вычислительных систем. В настоящее
время преобладает тенденция их объединения в вычислительные
сети, что позволяет интегрировать информационно-вычислитель­
ные ресурсы для наиболее эффективной реализации информа­
ционных технологий.

3.5. Что такое «сетевые технологии»
и каковы преимущества их использования
в обеспечении управленческой
деятельности?
В области компьютерных технологий в последние два десяти­
летия не было, наверное, более активно развивающегося направ­
ления, чем становление и развитие вычислительных сетей, соста­
вивших основу так называемых сетевых технологий. Наблюдав­
шийся все эти годы бурный технологический прогресс микро­
электроники проявился не только в чисто компьютерной сфере,
но и в производстве средств связи, с помощью которых распре­
деленные в пространстве компьютеры объединяются в единую
систему — вычислительную сеть. Можно указать следующие ос-
34
новные причины широкого распространения локальных вычисли­
тельных сетей (ЛВС) в сфере управления.
Во-первых, повсеместное распространение относительно не­
дорогих персональных компьютеров (ПК), вычислительные мощ­
ности которых сегодня позволяют с успехом решать большинство
практических задач.
Во-вторых, объективно существующие потребности пользо­
вателей ПК одной организации обмениваться между собой ин­
формацией, совместно использовать общие сетевые программ­
ные, аппаратные и информационные ресурсы, а также получать
доступ к ресурсам вычислительных сетей других организаций
или учреждений.
В-третьих, появление на рынке широкого спектра аппаратных
и программных коммуникационных средств, позволяющих легко
и относительно дешево соединять ПК в ЛВС.
Следует иметь в виду и то, что немаловажными факторами,
определяющими преимущество сетевого использования компью­
теров, являются:
• устранение дублирования информации и проблем, связан­
ных с актуализацией данных для отдельных пользователей одной
организации;
• более экономичное коллективное использование в сети
относительно дорогих ресурсов, таких как программное обес­
печение, принтеры, дисковые массивы памяти большого объема
и т. п.;
• общесистемное повышение производительности за счет вве­
дения в сети специализированных компонентов, таких как файл-
серверы, серверы баз данных, телекоммуникационные серверы
и другие серверы приложений;
• наличие дополнительные сетевых услуг, таких как органи­
зация электронной почты, .проведение телеконференций и т. п.;
• более высокая надежность при наличии в сети дублирую­
щих элементов единой распределенной системы обработки дан­
ных, а также потенциал ее расширяемости.
Отметим и то, что хотя первые компьютерные сети 70-х гг.
возникали в первую очередь как крупномасштабные (глобаль­
ные) вычислительные сети, в конце 80-х и в начале 90-х гг.
наиболее массовое распространение получили именно ЛВС от­
дельных организаций или их структурных подразделений. По­
зднее на базе ЛВС стали возникать более крупные — корпора­
тивные сети. Повсеместное распространение ЛВС, их расшире­
ние, накопленный опыт, а также новые теоретические иссле­
дования, в свою очередь, активизировали дальнейшее разви­
тие крупномасштабных сетей. Весьма убедительным примером
достигнутого сегодня прогресса в области проектирования и
использования крупномасштабных сетей является всемирная

35
компьютерная сеть Интернет, объединяющая в себе множество
глобальных сетей.

3.6. Каковы состав и назначение системного
программного обеспечения
вычислительной техники,
используемой для поддержки
управленческой деятельности?
Системные программные средства предназначены для обеспе­
чения деятельности компьютерных систем как таковых. В их со­
ставе выделяют:
• тестовые и диагностические программы;
• антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые процессоры (оболочки).
Тестовые и диагностические программы предназначены для
проверки работоспособности отдельных узлов компьютера, ком­
понентов программно-файловых систем и устранения выявлен­
ных неисправностей.
Антивирусные программы предназначены для выявления и ус­
транения вирусных программ, нарушающих нормальную работу
вычислительной системы.
Операционные системы являются основными программными
комплексами, выполняющими следующие основные функции:
• тестирование работоспособности вычислительной системы
и ее настройка при первоначальном включении;
• обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия
всех аппаратных и программных компонентов вычислительной си­
стемы в процессе ее функционирования;
• обеспечение эффективного взаимодействия пользователя
с вычислительной системой.
Операционные системы классифицируются следующим образом:
• однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS, DR-DOS);
• однопользовательские многозадачные системы (OS/2,
Windows 95/98);
• многопользовательские системы (системы семейства UNIX).
Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены
для организации взаимодействия пользователя с вычислитель­
ной системой. В компьютерах нового поколения оно осуществля­
ется более простыми методами, чем в ранних операционных сис­
темах (например, Norton Commander или Windows версий до 3.11).
Часто программные оболочки создаются не просто с целью об­
легчения работы, но и для предоставления пользователю допол-

36
нительных возможностей, которые отсутствуют в стандартном про­
граммном обеспечении.

3.7. Каковы состав и назначение
прикладного программного обеспечения
вычислительной техники, используемой
для поддержки управленческой
деятельности?
Прикладные программные средства обеспечения управленчес­
кой деятельности классифицируются следующим образом:
• системы подготовки текстовых документов;
• системы обработки финансово-экономической информации;
• системы управления базами данных;
• личные информационные системы;
• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствова­
ния систем управления;
• прочие системы.
Системы подготовки текстовых документов предназначены для
создания управленческих документов и различных информацион­
ных материалов текстового характера. Они включают в себя:
• текстовые редакторы;
• текстовые процессоры;
• настольные издательские системы.
Системы обработки финансово-экономической информации
предназначены для обработки числовых данных, характеризую­
щих различные производственно-экономические и финансовые
явления и объекты, и для составления соответствующих управ­
ленческих документов и информационно-аналитических материа­
лов. Они включают в себя:
• универсальные табличные процессоры;
• специализированные бухгалтерские программы;
• специализированные банковские программы (для внутри­
банковских и межбанковских расчетов);
• специализированные программы финансово-экономического
анализа и планирования.
Системы управления базами данных предназначены для созда­
ния, хранения и манипулирования массивами данных большого
объема. Разные системы этого класса различаются способами орга­
низации хранения данных и обработки запросов на поиск инфор­
мации, а также характером хранящихся в базе данных.
Личные информационные системы предназначены для инфор­
мационного обслуживания рабочего места управленческого работ-
37
ника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в
частности, позволяют:
• планировать личное время на различных временных уров­
нях, при этом система может своевременно напоминать о наступ­
лении запланированных мероприятий;
• вести персональные или иные картотеки и автоматически
выбирать из них необходимую информацию;
• вести журнал телефонных переговоров и использовать фун­
кции, характерные для многофункциональных телефонных аппа­
ратов;
• вести персональные информационные блокноты для хране­
ния разнообразной личной информации.
Системы подготовки презентаций предназначены для квали­
фицированной подготовки графических и текстовых материалов,
используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых
переговорах, конференциях. Для современных технологий подго­
товки презентаций характерно дополнение традиционных графи­
ки и текста такими формами информации, как видео- и аудио­
информация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа
технологий.
Системы управления проектами предназначены для управления
ресурсами различных видов (материальными, техническими, фи­
нансовыми, кадровыми, информационными) при реализации слож­
ных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.
Экспертные системы и системы поддержки принятия реше­
ний предназначены для реализации технологий информационно­
го обеспечения процессов принятия управленческих решений на
основе применения экономико-математического моделирования
и принципов искусственного интеллекта.
Системы интеллектуального проектирования и совершенство­
вания управления предназначены для использования так назы­
ваемых CASE-технологий (Computer Aid System Engineering),

<< Пред. стр.

стр. 4
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>