<< Пред. стр.

стр. 5
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

ориентированных на автоматизированную разработку проектных
решений по созданию и совершенствованию систем организаци­
онного управления.

3.8. Каково назначение и особенности
построения и функционирования систем
управления документами (СУД)?
Автоматизация документооборота заключается в комплек­
сной автоматизации процессов разработки, согласования, рас­
пространения, поиска и архивного хранения документов орга­
низации.
Постоянное увеличение информации, необходимой для при­
нятия правильного управленческого решения, приводит к тому,
38
что традиционные методы работы с документами становятся
неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15%
бумажных документов безвозвратно теряются, для их поиска
сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени. При пере­
ходе к электронным документам и автоматизации документоо­
борота рост производительности труда сотрудников увеличива­
ется на 25—50%, сокращается время обработки одного доку­
мента более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оп­
лату площади для хранения документов (оценка Nortan Nolan
Institute).
Тенденцию перехода от традиционных технологий органи­
зации документооборота к компьютерным отражают следую­
щие цифры: соотношение количества бумажных и электронных
документов через пять лет составит 50% на 50%, через десять
лет — 30 % на 70%; количество электронных документов удва­
ивается за год, а бумажных документов растет только на 7%
(данные компании XPLOR).
В конце 80-х—начале 90-х годов появились и начали интен­
сивно развиваться новые технологии, успешно используемые в
современных системах автоматизации документооборота:
• системы обработки изображений документов (Imaging System);
• системы оптического распознавания символов (Optical
Character Recognition System, OCR);
• системы управления документами, СУД (Document
Management System, DMS);
• системы автоматизации деловых процедур, АДП (Work-Flow
System);
• программное обеспечение для рабочих групп (Groupware).
Системы обработки изображений документов предназначены
для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов
бумажных документов. Подобные системы целесообразно приме­
нять в организациях с большим объемом документооборота. Тех­
ническое обеспечение систем включает высокоскоростные ска­
неры, документные контроллеры (выполняют быструю и высо­
коэффективную компрессию/декомпрессию документов и обес­
печивают скоростную работу со сканерами и принтерами), биб­
лиотеки-автоматы на базе оптических накопителей с автомати­
ческой подачей дисков. Компьютерные образы документов нахо­
дятся на сервере изображений и просматриваются на рабочих
станциях-клиентах.
Системы обработки изображений осуществляют сканирование
документов для записи на сервер, их классификацию по различ­
ным критериям, передачу изображений на рабочую станцию для
просмотра, модификацию или печать. Подобные системы предус­
матривают также определение маршрута передачи изображений
по сети, их рассылку по факсу или электронной почте, поиск
изображений по отдельным элементам.
39
Поскольку файлы изображений достигают больших размеров,
существуют различные варианты организации их хранения. В це­
лях экономии памяти на запоминающем устройстве большинство
систем сжимают изображения и создают специальный индекс изоб­
ражений, где содержатся соответствующие значения атрибутов до­
кументов, например, наименование, автор, тема.
В высокопроизводительных системах реализованы технологии,
позволяющие увеличить скорость работы. Среди них — предвари­
тельная выборка и перенос изображений с медленных оптических
носителей на более быстрые магнитные; адаптируемое кэширова­
ние, позволяющее хранить часто используемые изображения в па­
мяти сервера; вывод на лазерный диск; групповое сканирование,
обеспечивающее считывание нескольких страниц за одну операцию.
Многие системы обработки изображений включают программ­
ное обеспечение оптического распознавания символов (OCR).
Применение OCR позволяет решить проблему перевода бу­
мажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
Системы OCR позволяют получать электронную копию доку­
мента с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по
факсу. Существуют экспериментальные системы, позволяющие
подобным образом обрабатывать также и рукописные материалы
(Intelligent Character Recognition).
Кратко функционирование системы OCR можно представить
следующим образом. С помощью сканирующего устройства считы-
вается изображение документа. В результате распознавания текста
изображение документа отображается в файл, отформатированный
как текстовый. Таким образом, бумажный документ, минуя низко
производительный и трудоемкий ручной ввод, автоматически пре­
образуется в электронную форму.
Выделяют два класса систем OCR — обучаемые и интеллек­
туальные. Принцип действия систем первого класса основан на
поточечном сравнении оцифрованного символа с образцом из
справочника. При совпадении образца и символа, последний
считается распознанным и добавляется в результирующий файл.
При таком способе распознавания размеры образца и шрифта
документа должны совпадать, т. е. в системе необходимо иметь
маски для каждого размера каждого типа шрифта, поэтому по­
добная система более эффективна в случае однотипного и ка­
чественного текста. Во втором случае «маска» символа заменя­
ется на его «образ», который может быть использован для лю­
бых размеров шрифтов.
Для повышения точности распознавания интеллектуальные си­
стемы могут выполнять ряд проверок результирующего текста,
например, осуществлять частотный анализ текста и сравнивать
частоту появления данного символа в тексте с его частотой в
языке оригинала, или обнаруживать неправильное сочетание сим­
волов, исходя из правил орфографии.

40
В реальных системах OCR сочетаются различные распознава­
тельные механизмы, что дает возможность обрабатывать любые
шрифты и любые тексты.
На сегодняшний день известны несколько достаточно ка­
чественных программных продуктов по распознаванию тек­
ста, в том числе две системы отечественных фирм, ориентиро­
ванных прежде всего на распознавание русскоязычных текстов
(FineReader и CuneiForm). Средняя скорость работы системы
OCR на оборудовании средней мощности составляет примерно
одну машинописную страницу в минуту. Качество распознава­
ния — в среднем одна-две ошибки на 1000 знаков в тексте
среднего качества.
Системы управления документами (СУД) предназначены для
автоматизации хранения, поиска и управления электронными до­
кументами разнообразных форматов, в том числе и изображения­
ми документов. Можно сказать, что СУД фактически выполняют
роль СУБД для неструктурированной информации.
Развитые системы управления документами осуществляют сле­
дующие функции:
• индексирование документов;
• полнотекстовый поиск по ключевым словам;
• управление конфигурацией документа с установлением вза­
имосвязи между отдельными структурными компонентами;
• ассемблирование документов, позволяющее объединить все
части составного документа для отображения на экране;
• организация доступа к документу независимо от места
его хранения;
• поиск и управление документами с помощью ключевых
компонентов, таких как оглавление или название раздела;
• многоуровневая защита данных, которая разрешает дос­
туп к документам только- отдельным пользователям или уста­
навливает виды доступа, например, «только для чтения»;
• администрирование учета и архивирования;
• организация выдачи/возврата документа;
• контроль версий документа;
• рассылка документов.
Развитие сети Интернет определяет появление ряда новых
функций современных СУД, например, возможность помеще­
ния документов на Web-узле; поддержка обмена документами
по ЛВС или по корпоративной сети между сотрудниками фир­
мы, а по Интернет — с клиентами и партнерами фирмы.
Системы управления документами базируются на архитектуре
клиент-сервер, состоящей из четырех основных элементов:
• центрального приложения, находящегося на сервере;
• программ клиентов, работающих на сетевых рабочих стан­
циях и образующих пользовательский интерфейс;

41
• программного обеспечения для индексирования и поиска,
размещенного на сервере СУБД и работающего с базой данных,
в которой регистрируется место хранения документа;
• документов, которые рассматриваются системой как объек­
ты, состоящие из файлов различных типов: текстов, изображе­
ний, и могут храниться как на жестких дисках рабочих стан­
ций, так и на серверах.
Программное обеспечение для рабочих групп (groupware) пред­
назначено для организаций, сотрудникам которых по характеру
их деятельности требуется постоянный обмен документами. С его
помощью осуществляются хранение, просмотр и совместное ис­
пользование документов. Системы класса groupware позволяют ав­
томатизировать такую деятельность, которая не вписывается в
стандартные схемы реляционных баз данных, например, взаимо­
действие большого числа людей, исполняющих различные работы
в физически удаленных друг от друга местах. Такие приложения
могут обрабатывать как структурированную, так и неструктури­
рованную информацию.
Основными функциями ПО для рабочих групп являются:
• электронная почта;
• поддержка видеоконференций/совещаний;
• управление изображениями документов;
• совместное использование документов;
• маршрутизация документов;
• календарное планирование.
Лучшими системами класса groupware считаются: Lotus Notes
компании Lotus Development, Link Works компании Digital
Equipment, Group Wise компании Novel.
Продукт Lotus Notes — это среда с архитектурой клиент-
сервер, предназначенная для разработки и совместного использо­
вания приложений коллективной работы. В Lotus Notes входят три
основные составляющие:
• средства маршрутизации и обработки документов;
• средства обеспечения защиты/управления документами;
распределенная база данных (документов).
В базах данных Lotus Notes хранятся документы различных фор­
матов, в том числе структурированная информация, тексты, элек­
тронные таблицы, изображения, видео и аудио информация. Lotus
Notes позволяет создавать OLE — серверные приложения, т. е. гра­
фики, электронные таблицы, рисунки, которые можно встраивать
в документы. Специальные приложения Lotus Notes могут быть
связаны с записями и полями реляционных баз данных. Также
имеется возможность полнотекстового поиска.
Lotus Notes имеет развитую систему управления доступом,
который осуществляется на нескольких уровнях: базы данных,
документа или частей документа. Управлять доступом можно также

42
на уровне одного пользователя или групп пользователей. В систе­
ме выделяется восемь видов доступа: от открытости для всех
пользователей до полного запрета доступа.
Важнейшим достоинством Lotus Notes является возможность
синхронизации баз данных. Базы данных разных компьютеров син­
хронизируются через определенные интервалы времени путем ми­
нимально необходимого для этого обмена по каналам связи. Тира­
жирование (процесс двухсторонней синхронизации копий рас­
пределенной базы данных) дает возможность пользователям раз­
личных сетей работать с одной и той же информацией. Через за­
данные интервалы времени серверы Lotus Notes связываются друг
с другом и синхронизируют все изменения в документах и спис­
ках управления доступом.
Lotus Notes интегрирован с системой электронной почты Notes
Mail, позволяющей посылать корреспонденцию другим пользо­
вателям или группам.
Базовыми средствами для разработки приложений в Lotus
Notes являются формы, представления и макрокоманды. Пред­
ставления — это форма вывода данных на экран или принтер
(аналогичны отчетам в реляционных СУБД).
Достоинством Lotus Notes является высокая платформенная
независимость. Система работает на платформах OS/2, Windows
NT, UNIX различных версий, Macintosh System 7. Приложения
Lotus Notes достаточно легко масштабируются, их можно адапти­
ровать как к малой рабочей группе, так и для организации рабо­
ты в масштабе предприятия.
Система GroupWise компании Novel включает средства элект­
ронной почты, личного и группового календарного планирова­
ния, управления заданиями и документами. Последние версии
системы базируются на архитектуре клиент-сервер и поддержива­
ют стандарты Интернет, отличаются высокой производительнос­
тью и масштабируемостью.
Основными составляющими системы являются хранилище до­
кументов (библиотека) и три объектно-ориентированные базы
данных в формате Novel. Библиотека содержит документы (тек­
сты, электронные таблицы, графические файлы). Все операции с
документами регистрируются. Доступ к документам осуществля­
ется под контролем средств защиты.
Первая БД хранит так называемые сообщения (почтовые, ре­
чевые сообщения, факсы, расписания встреч, перечень заданий,
заметки). Вторая БД содержит информацию о связях между пользо­
вателями и сообщениями/документами. Третья БД хранит харак­
теристики документов.
В GroupWise имеется возможность поиска данных как по полно­
му тексту, так и с помощью фильтров. Для обеспечения безопасно­
сти применяются пароли и средства управления правами доступа.

43
Достоинством последней версии GroupWise являются разви­
тые средства управления документами. В систему интегрирована
СУД SoftSolutions, которая ранее выпускалась той же компанией,
но отдельным продуктом.
Продукт Link Works также относится к классу groupware и
является объектно-ориентированной офисной системой. Предо­
ставляет конечным пользователям возможность управления как
их персональными, так и связанными с рабочей группой до­
кументами при помощи единой объектно-ориентированной среды
для. настольных систем. Администратор размещает групповые и
персональные папки документов на серверах Link Works, а ко­
нечные пользователи настраивают среду настольных систем на
обмен документами между персональными и групповыми пап­
ками. В состав Link Works входят: система персонального доку­
ментооборота (графический аналог рабочего стола); электрон­
ная почта; организация совместного использования документов
и контроля версий.
Системы автоматизации деловых процессов (АДП) предназ­
начены для создания сложных прикладных систем коллективной
обработки документов в процессе осуществления конкретных биз­
нес-процессов. Документальные потоки на предприятии привя­
зываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их
взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее
прописывается движение документа по всем рабочим местам. Оп­
ределяются права пользователей на документ в каждой точке
маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может
определить дальнейший путь движения документа, обычно —
на один уровень.
Примером систем АДП может служить продукт фирмы Stafrware.
Документы в системе обрабатываются по принятому в организа­
ции алгоритму и перемещаются в рамках корпоративной системы
• между отдельными подразделениями и исполнителями по заранее
определенным маршрутам. Система основана на технологии кли­
ент-сервер, интегрируется с программными продуктами, работа­
ющими на платформах Windows NT, Windows 95, UNIX. В состав
системы может входить графический построитель процедур
(Graphical Workflow Definer), описывающий документопоток в
виде диаграмм с указанием логических шагов, маршрутизации,
предельных сроков и форм отчетов. Является инструментом для
разработки модели бизнес-процессов.
В последнее время наблюдается тенденция интеграции функ­
циональных возможностей вышеописанных технологий. Так в си­
стемах, классифицируемых как groupware, могут использоваться
технологии полнотекстовых баз данных, систем управления до­
кументами и автоматизации деловых процедур. Поэтому в совре­
менных системах автоматизации документооборота вышеуказан-

44
ные технологии могут применяться как в качестве отдельных,
так и интегрированных компонентов.

3.9. В чем состоит проблема интеграции
функций и технологий информационного
обслуживания управленческой
деятельности и как она решается?
По мере распространения компьютерных информационных тех­
нологий все больше управленческих работников стало применять
в своей деятельности те или иные программные средства. При
этом на начальном этапе не уделялось особого внимания обосно­
ванному выбору конкретных видов программного обеспечения,
что привело к ситуации, когда в одной и той же организации
различные сотрудники для выполнения одних и тех же функций
информационного обеспечения использовали различные программ­
ные средства. Такое положение при различных форматах хранения
данных для разных программных продуктов делало невозможным
совместное использование данных в процессе совместной деятель­
ности, что зачастую приводило к серьезным негативным послед­
ствиям. Эта ситуация поставила проблему разработки и использо­
вания комплекса различных информационных технологий с об­
щими данными, направленными на выработку единой для конк­
ретной организации политики развития.
Один из первых способов решения поставленной проблемы —
интеграция информационных технологий на основе обеспечения
коммуникационной совместимости отдельных программных средств.
Он был выработан за счет создания специальных программ, осу­
ществляющих преобразование данных из одного формата хране­
ния в другой. Достаточно быстро были разработаны программы,
выполняющие функции преобразования данных прежде всего для
технологий одного класса (подготовка текстовых документов, раз­
работка электронных таблиц, создание СУБД). Были даже созда­
ны программные средства, осуществляющие преобразование дан­
ных из одного множества форматов в другое. Тем не менее, воз­
можности данного подхода были исчерпаны, что было связано,
во-первых, со значительным количеством форматов хранения и,
во-вторых, с закрытостью многих форматов для пользователей.
Другим подходом к интеграции функций и технологий ин­
формационного обслуживания управленческой деятельности ста­
ла разработка интегрированных программных пакетов. Такие па­
кеты предполагают в рамках одной программы реализацию не­
скольких функций с установлением внутренних информацион­
ных связей между ними. В типовой набор функций интегрирован-


45
ных пакетов вошли: текстовый процессор, табличный процессор,
СУБД, система управления коммуникациями. Определенное вре­
мя интегрированные пакеты были широко распространены, но их
замкнутость, невозможность расширения и подключения новых
функций привели к ограничению их использования.
В настоящее время интеграция функций информационного об­
служивания управленческой деятельности реализуется на основе
концепции единой интегрирующей среды. Самым распространен­
ным примером реализации такого подхода стала операционная
оболочка Windows, современная версия (NT) которой представ­
ляет собой полноценную операционную систему. Все программы-
приложения, предназначенные для работы в" среде Windows, раз­
рабатываются в соответствии с определенными спецификация­
ми, что позволяет стандартизировать способы обмена информа­
цией между различными приложениями. Среда Windows предлага­
ет несколько технологий взаимодействия различных приложений,
что позволяет создавать комбинированные или составные управ­
ленческие документы, включающие в себя текст, таблицы, вы­
борки из баз данных, графические иллюстрации.
На основе интеграции в рамках единой среды построены так
называемые офисные программные пакеты. В них на основе техно­
логии интеграции Windows совместно функционируют различные
приложения, реализующие те или иные функции информацион­
ного обслуживания. Одним из самых удачных примеров офисного
пакета является Microsoft Office, включающий в себя текстовый
процессор Word for Windows, табличный процессор Excel, СУБД
Access, систему подготовки презентаций Power Point.
Другим примером интеграции различных функций информа­
ционного обслуживания управленческой деятельности являются
личные информационные системы, объединяющие в рамках од­
ной технологии все функции поддержки и организации рабочего
места. Одной из лучших такого рода систем является программа
Lotus Organizer. Программа поддерживает функции планирования
рабочего времени в различных временных горизонтах (от одного
рабочего дня до нескольких лет), ведения адресно-телефонного
справочника, многоструктурного блокнота, ведения справочника
памятных дат.

Литература к главе 3
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учеб­
ник/ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.
2. Алферов А. В., Матлин Е.М. Средства тиражирования документов. — М.:
Радио и связь, 1990.
3. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управле­
ния. — М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998.
46
4. Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами:
17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организа­
ции». Модуль 17. — М.: «ИНФРА-М», 1999.
5.Дмошинский Г.М., Серегин А.В. Телекоммуникационные сети России. Опи­
сание. Классификация. Выбор. — М.: Архитектура и строительство России, 1993.
6. Информатика: Учебник/ Под ред. проф. Н.В. Макаровой. — М.: Финансы
и статистика, 1997.
7. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф.
В.В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996.
8. Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие /
СВ. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др.; Под ред. СВ. Назарова. —
М.: Финансы и статистика, 1995.
9. Корнеев И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении:
Учеб. пособие для вузов / ГУУ. — М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.
10. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда: Теория и практика

<< Пред. стр.

стр. 5
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>