<< Пред. стр.

стр. 7
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

• создания перекрестных ссылок в документе.
Иногда документ содержит дополнения к основному тексту,
подстрочные примечания. Подстрочные примечания оформляют
сносками. В состав подстрочного примечания входят два неразрыв­
но связанных элемента: знак сноски и текст собственно примеча­
ния. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к
которому относится примечание, и в начале самого примечания.
Рекомендуется в текстовом материале использовать знак сноски в
виде арабских цифр, а в цифровом — в виде букв или знаков.
Перекрестная ссылка — это указание, предлагающее читателю
документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку,
содержащемуся в тексте. Например: «Вернитесь к разделу «Базовые
функции редактирования текста» (страница ###)».
В случае изменения названия раздела или смещения его на
другую страницу в результате правки документа подобный текст
необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подго­
товки текстов позволяют автоматически отслеживать процесс из­
менения за счет перекрестных ссылок на элементы текста, отме­
ченные специальным образом как закладки, заголовки, сноски,
рисунки или формулы.

56
Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для
группы страниц текст (графическое изображение), расположен­
ный вне основного текста документа на полях печатной страницы.
Различают верхний (Header) колонтитул, который расположен
над текстом документа и нижний (Footer), располагаемый ниже
основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонти­
тул. Их называют колонцифрами.
Стандартными параметрами оформления страниц документа
являются:
• поля страниц;
• размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;
• расположение колонтитулов;
• число колонок текста (газетный стиль).

4.5. Каковы возможности
и особенности технологии подготовки
текстовых документов на основе
использования шаблонов?
Современные информационные технологии предполагают со­
хранение не только конкретного результата работы в виде доку­
мента, но и сохранение совокупности действий, с помощью ко­
торых этот результат был достигнут. Это делается с помощью
шаблонов.
Шаблон содержит разнообразную информацию о стилях фор­
матирования частей документа, вставленных полях и т. д. В шабло­
не также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки
панели инструментов, нестандартные меню и способы установки
клавиш сокращения, облегчающих работу с документами. Будучи
один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера,
шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме
(но не по содержанию) документы без затрат времени на форма­
тирование.
Все современные текстовые процессоры поддерживают работу
с шаблонами. Их использование для подготовки определенного типа
документов как нельзя лучше соответствует целям современного
делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации
работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Со­
временный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о
предприятии улучшают восприятие документа читателем, благо­
приятно сказываются на деловых контактах с партнерами.
В комплектах поставки программ для текстовых процессоров
всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, одна­
ко, необходимо заметить, что готовые шаблоны многих СПТД не
соответствуют требованиям государственного стандарта. Как по-

57
казывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя
обойтись только готовыми шаблонами. При изготовлении собствен­
ного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить опре­
деленную последовательность шагов:
Установить параметры страницы бланка (размер страницы, ве­
личины полей).
Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требова­
ниям государственного стандарта или международных правил офор­
мления документов. При этом используются все возможности кон­
кретной программы СПТД как, например, вставка графических
изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шриф­
тового исполнения различных частей будущего документа, уста­
новка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной
части документа и т. д. Кроме оформления в шаблон может быть
включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лек­
сики для данного типа документов.
Сохранить разработанный бланк как шаблон.
Созданная подобным образом коллекция шаблонов докумен­
тов используется всеми сотрудниками предприятия, что приво­
дит к единообразию оформления документов предприятия и умень­
шает время изготовления конкретного документа.

4.6. Каковы возможности
и особенности технологии подготовки
текстовых документов на основе
использования стилей?
Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех
современных текстовых компьютерах, предназначенных для под­
готовки сложных текстов. Под стилем понимается специальный
инструмент для форматирования фрагментов разрабатываемого
документа.
Стиль — это описание оформления текста, которое именуется
и запоминается в шаблоне, базовом для документа. Стиль состоит
из двух частей: его имени и инструкции форматирования. Имя
стиля служит для его идентификации, а инструкция форматиро­
вания описывает оформление, которое использует текстовый про­
цессор при применении данного стиля к фрагменту текста. Глав­
ное преимущество стилей перед «непосредственным» форматиро­
ванием заключается в возможности изменять стандартные атри­
буты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои
собственные стили. Еще одно преимущество стилей — особенно в
офисной среде — состоит в использовании стандартного оформ­
ления документов на основе ранее созданных стилей. После того,
как определен стиль для какого-нибудь типа абзаца, достаточно

58
применить новый стиль, и абзац будет автоматически отформа­
тирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом измене­
нии атрибутов форматирования, связанных с данным стилем,
все абзацы, к которым он применен, будут автоматически пере­
форматированы. Стилю можно назначить клавиатурную комби­
нацию клавиш и использовать ее для оформления текста соот­
ветствующим стилем.

4.7. В чем состоят особенности
«составных» документов и технологий
их подготовки?
Под «большим», или «составным» документом в системе под­
готовки текстовых документов понимается документ, имею­
щий не только (и не столько) большой объем, сколько слож­
ную структуру. К. этому классу можно отнести статьи, отчеты,
технические описания, проектную документацию и пр. Прак­
тически все современные текстовые процессоры имеют широ­
кий набор средств для работы со сложными структурированны­
ми документами.
Под структурой документа понимается схема, определяющая
взаиморасположение и связь его составных частей. На самом вы­
соком уровне иерархии находится название документа, на более
низких располагаются названия отдельных структурных элемен­
тов. Содержание нижних уровней и представляет собой основную
смысловую часть документа. Однако, если структура документа
не представлена в виде иерархии заголовков, то восприятие тек­
ста читателем, особенно при большом объеме, значительно зат­
руднено. Грамотное структурирование документа повышает его
значимость и степень воздействия на читающего. Для эффектив­
ной работы с большими документами пользователь текстового
процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный
набор операций:
• создание структурированного документа и реорганизация
его структуры, как-то: повышение или понижение уровня иерар­
хии некоторых заголовков;
• просмотр структуры документа с выводом на экран только
заголовков определенного уровня иерархии;
• создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка
иллюстраций, закладок.
Создание «большого» документа должно начинаться с разра­
ботки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. От­
дельные фрагменты будущего документа уже могут существовать
в виде разрозненных записей либо даже текстовых файлов. Одна­
ко, пока эти разрозненные части не соединены в систему, их
роль невелика. Часто работа над шлифовкой структуры документа
59
продолжается в течение всего процесса его создания, что является
результатом более глубокого осмысления излагаемого материала.
Документ можно сделать более привлекательным, если добавить
в него графические объекты. Большинство развитых систем компь­
ютерной обработки текста имеет встроенные инструменты рисова­
ния для создания графических примитивов, с помощью которых
легко изображать линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, ок­
ружности, дуги, сектора и различные кривые. После создания гра­
фического объекта его можно залить цветом или узором, изменить
цвет и тип линий, увеличить или уменьшить, переместить, повер­
нуть или зеркально отразить. Объекты в документе можно комбини­
ровать, создавая единый рисунок. Объекты можно копировать и встав­
лять в другое место документа или в другой документ.
При добавлении рисунка в документ он присоединяется к находя­
щемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, перемещает­
ся вверх или вниз по странице, рисунок перемещается вместе с ним.
Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию
составного документа — контейнера, включающего в себя объек­
ты различных форматов. Пользователь имеет возможность вста­
вить в текст документа различные рисунки, таблицы, графичес­
кие изображения, подготовленные в других программных средах.
Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and
Embedding — OLE) позволяет легко выполнять эти сложные за­
дачи. Данная технология была разработана отделом приложений
фирмы Microsoft как способ обеспечения целостной основы обме­
на сложными данными и взаимодействия приложений. Впервые
представлена в Windows 3.1. Кроме технологии OLE, существует
стандарт OpenDoc, разработанный фирмой Apple, поддержанный
в настоящее время большинством компьютерных фирм — произ­
водителей программного обеспечения.
Данные, вставленные в программу с помощью технологии
OLE, обозначаются абстрактным понятием «объект». Этими дан­
ными могут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация.
Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При
связывании (Linking) отслеживается положение файла — источ­
ника изображения. При любом изменении данных этого файла
OLE автоматически обновляет связанный объект. При встраива­
нии объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в
составном документе вместе с информацией о приложении-ис­
точнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта
происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для
редактирования объекта автоматически запускается та программа,
которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект
для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая
объекты в свои документы — OLE-клиентом. Основой работы по
созданию OLE послужила идея документо-ориентированной ра­
боты. Суть идеи заключается в том, что пользователь при работе
60
с документом сосредотачивает свое внимание только на материа­
лах документа, а операционная система отвечает за поддержание
взаимодействия между данными определенного формата и прило­
жениями, которые могут обрабатывать эти данные.
Графическое изображение можно вставить в документ путем
создания его как объекта из файла. Импорт различных графических
объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобра­
зователям форматов (фафическим фильтрам). Графика может быть
закодирована двумя принципиально разными способами: растро­
выми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками.
Файлы растровой (или битовой) фафики содержат в определенной
последовательности совокупность отдельных точек изображения,
называемых пикселами (от анг. picture element). Существует несколько
форматов файлов растровой графики, и каждый формат
предусматривает собственный способ кодирования информации о
пикселах и другой присущей компьютерным изображениям ин­
формации. Среди наиболее распространенных форматов можно от­
метить BMP, PCX, GIF, TIFF и JPEG. Недостатком растрового
изображения является потеря качества при увеличении масштаба
рисунка. Файлы с векторным изображением каждый отдельный
элемент рисунка описывают и хранят в виде массива параметров —
математического описания элементарных геометрических фигур. При
каждом отображении векторное изображение перерисовывается ком­
пьютером, что несколько замедляет работу, но в то же время по­
зволяет получить изображение с высоким разрешением. Наиболее
популярны векторные форматы WMF, CDR, DXF.
Размещение графических фрагментов в текстовом документе
производится с использованием кадров. Кадр — это хранилище
для размещения объектов в области страницы, не управляемой
параметрами полей печатной страницы (например, между ко­
лонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется
как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свой­
ствами. Одно из самых важных свойств кадра — возможность
окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной под­
готовки текстов позволяют использовать кадры как прямоуголь­
ной, так и неправильной формы. Другое их важное свойство —
способность изменять размер и местоположение на странице.

4.8. В чем состоят особенности технологий
подготовки текстовых документов
на основе использования настольных
издательских систем?
Особенности технологий на основе настольных издательских
систем проявляются через характеристики их профаммного обес­
печения.

61
Мощность при верстке сложной страницы.
Пакет должен обладать широким набором свойств, существен­
ных для объединения текстовых и графических компонентов:
• иметь средства управления координацией взаимного распо­
ложения этих компонентов с точностью до 0,1 пункта;
• иметь средства для размещения текста в оборку графической
иллюстрации неправильной формы;
• иметь средства управления для обработки иллюстраций, на­
пример, возможность поворачивать изображение в рамках отве­
денного для него места;
• иметь широкий диапазон средств для управления набором
стилей шрифтов, точно соответствующих требованиям цветовых
и специальных эффектов;
• сюда же можно отнести простоту абсолютно точного размещения
элементов страниц пользователем на завершающих стадиях верстки.
Управление текстом и полиграфическим оформлением.
Способность пакета смещать вверх или вниз линию шрифта для
каждой буквы или слова, не оказывая при этом влияния на меж-
дустрочия для других символов, расположенных на той же строке.
Наличие средств настройки кернинговых пар и точной под­
гонки межбуквенных просветов (апрошей).
Полный набор клавиатурных команд, обеспечивающих быст­
рый доступ ко всем средствам управления текстом.
Работа с цветом.
Предусмотрена работа в режиме CMYK.
Импорт палитры цветов и настройка изображения на захват
цветов при окончательном выводе.
Поддержка систем согласования цветов или возможность цве­
тоделения для четырехкрасочной печати или печати дополнитель­
ными красками.
Формирование документов большого объема.
Пакет должен поддерживать возможность делать сноски, фор­
мировать оглавление и делать многоуровневые указатели.
Большое число фильтров для форматов различных текстовых
процессоров, электронных таблиц и баз данных.
Средства для импорта текста в разных вариантах.


Литература к главе 4

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учеб­
ник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.
2. Денисов В. Word для Windows 6.0 в примерах. — Санкт-Петербург: BHV —
Санкт-Петербург, 1995.
3. Ильина MM. Word 97. К вершинам мастерства — М.: Издательство БИ­
НОМ, 1998.
62
4. Информатика: Учебник/ Под ред. проф. Н.В. Макаровой — М: Финансы
и статистика, 1997.
5. Информационные системы в экономике / под ред. проф. В.В. Дика — М.:
Финансы и статистика, 1996.
6. Катаев А.И. Текстовый процессор ЛЕКСИКОН (от «н» до «с») — М.:
Радио и связь, 1992.
7. Корнеев И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении:
Учеб. пособие для вузов / ГУУ. — М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.
8. Ливингстон Б., ШтраубД. Секреты Windows 95 — Киев: «Комиздат»,
«Диалектика», 1996.
9. ЛоуД. Секреты Word для Windows 95 — Киев: «Диалектика», 1996.
10. Организация работы с документами: Учебник /В.А. Кудряев, И. К. Кор­
неев, Т.Н. Ксандопуло и др. — М.: ИНФРА-М, 1998.
11. Персональный компьютер для всех: Практ. пособие для вузов /
под ред.АЯ. Савельева — М.: Высшая школа, 1991.
12. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компью­
тере — М.: «Приор», 1996.
ГЛАВА 5
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ НА
ОСНОВЕ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ

5.1. Каковы основные требования
к подготовке и оформлению таблиц
(табличных документов)?
Таблица (лат. tabula — доска, таблица) — 1) перечень сведе­
ний, цифровых данных, запись их в известном порядке, по гра­
фам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких
столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделен­
ных друг от друга линейками.
На пересечении столбца и строки устанавливается графическая
смысловая связь между понятием, объединяющим материал в стро­
ку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позво­
ляет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и
существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таб­
лицу данных.
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.
Подлежащее — это наименование того явления или объекта,
рассмотрению которого посвящена таблица.
Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных
в подлежащем объектов.
Структура таблицы включает в себя нумерационный и тема­
тический заголовки, головку (шапку), боковик (первая графа таб­
лицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно
данные таблицы).
Чтобы построить таблицу, необходимо:
Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таб­
лице, то есть показатели ее подлежащего.
Сформулировать показатели сказуемого, то есть озаглавить те дан­
ные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего.
Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как
правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в
64
боковике, или в боковике и головке, или в боковике, головке
и вразрез прографки.
Построить в соответствии с намеченным планом размещения
показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и запол­
нить его данными. Построение макета в основном способствует
получению общего вида и структуры головки, и боковика табли­
цы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предвари­
тельному выбору стилевого оформления таблицы.
Определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.
При построении таблицы необходимо выполнять условия ло­
гичности построения, удобства чтения и экономичности.
Логичность построения таблицы означает следующее:
Расположение логического сказуемого таблицы в прографке
(не в головке или боковике).
Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы:
данных графы — ее заголовку, данных строки — показателю или
заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объе­
диняющему их заголовку верхнего яруса.
Логичность деления в подчиненных рубриках.
Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следу­
ющих требований:
1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертика­
ли, при этом они должны быть выровнены по десятичной .запятой
(точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:
• когда при одном-двух показателях сказуемого очень много
показателей подлежащего;
• когда велико число показателей сказуемого, а число пока­
зателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя постро­
ение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под началь­
ной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показа­
тели подлежащего;
• когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по
горизонтали.
2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.
3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей
значимости; от общих показателей к частным или более конкрет­
ным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требо­
вания простоты нахождения графы или строки; по принятому
порядку в государственном или ином документе; по нарастающе­
му или ниспадающему признаку и т. д.).
4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наиме­
нований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уров­
не) — подлежащего.
5. Равномерное расположение нескольких групп показателей
подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк).
6. Преимущественное использование продольных таблиц. По­
лучающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:

65
• перевернуть таблицу, то есть превратить боковик в головку,
а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки;
• перенести из головки и боковика в прографку одну из не­
скольких групп показателей подлежащего;
• вывести часть необязательного материала из таблицы в текст
или в примечание под таблицей;

<< Пред. стр.

стр. 7
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>