<< Пред. стр.

стр. 8
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

• разделить таблицу по вертикали на две части и поместить
продолжение с повторным боковиком;
• комбинировать по-разному перечисленные выше приемы.
7. Минимально возможное число ярусов в головке и макси­
мальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:
избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить
заголовки двух ярусов в один;
• объединять данные двух ярусов, применяя написание через
дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпо­
новкой граф;
• образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него
общие для всех или некоторых заголовков граф слова;
• устранять необязательные заголовки типа «Страны» над на­
званиями стран, «Год» над обозначениями годов;
• переносить в примечания под таблицей или в тематический
заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые
пояснительные и уточняющие слова;
• заменять заголовки граф и строк распространенными бук­
венными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в те­
матическом заголовке.
8. Максимальный лаконизм данных прографки, для чего реко­
мендуется:
• выносить все общие для каждого элемента графы слова или
числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки
слова или числа — в тематический заголовок;
• ограничиваться в абсолютных количественных данных про­
графки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, исполь­
зуя для этого округление чисел или перевод единиц величин в
более крупные с помощью приставок;
• объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или
слова в графах и строках;
• заменять слова условными математическими обозначениями
(не более .... не менее i, более >, менее <, приблизительно =) и т. п.
9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заго­
ловке или в примечаниях под таблицей.
Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюде­
нием следующих условий:
Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с
однородными характеристиками. При разнородных характеристи­
ках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно,
разделив такую таблицу на 2—3 самостоятельные или объединив

66
графы, заполнение которых числами чередуется, так, чтобы по
условным обозначениям можно было определить, к какому из не­
скольких показателей сказуемого относится каждое число.
Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в
ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных гра­
фах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых мож­
но, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или вы­
ведя этот текст или большую часть его из таблицы.
Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них
восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстра­
ции не намного больше площади, занимаемой текстом в других
ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пусто­
тами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в
таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящи­
ми под ними) или переместив иллюстрации из боковика в голов­
ку, можно без ущерба сэкономить место.
Использовать место вразрез прографки для одной-двух из не­
скольких групп подлежащих в боковике, если они значительно
уступают по числу строк прографке.
Размещать показатели подлежащего большого объема (много­
строчные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике,
если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше
показателей подлежащего.
Объединять соседние однотипные таблицы.
Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями
в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или
в примечание к таблице.
Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче
таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось мень­
шее число строк.

5.2. Каковы основные функциональные
возможности современных
табличных процессоров?
Современные табличные процессоры имеют очень широкие
функциональные и вспомогательные возможности, обеспечиваю­
щие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим
основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.
1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню
или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.
2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и
позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.
3. Многовариантность выполнения операций. Практически все
операции могут быть выполнены одним из трех-четырех спосо­
бов, пользователь выбирает наиболее удобный.
67
4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки
(обычно правой) мыши на выбранном объекте. Речь идет, на­
пример, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать
пользователь. Наиболее часто используемые функции обработ­
ки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.
5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым ко­
мандам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой
меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка
мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда.
Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.
6. Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объеди­
нять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как
одно единое целое, если речь идет о копировании, загрузке,
изменении или других процедурах. В нижней части электронной
таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который
обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь может зада­
вать название листам в папке (вместо алфавитного указателя),
что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает
поиск и переход от документа к документу.
7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц.
Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного ин­
терфейса может быть определен в соответствии с требованиями
пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной.
Среди таких возможностей — разбивка экрана на несколько окон,
фиксация заголовков строк и столбцов и так далее.
8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства
пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать
таблиц, такие как выбор размера страницы, разбивка на страницы,
установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а так­
же предварительный просмотр получившейся страницы.
9. Средства оформления рабочих листов. Современные табличные
процессоры предоставляют широкие возможности по форматиро­
ванию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание
данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изме­
нение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различ­
ного вида, определение формата данных внутри клетки (например:
числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспече­
ние автоматического форматирования, когда в систему уже встро­
ены различные варианты оформления таблиц, и пользователь мо­
жет выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.
10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволя­
ют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для
создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если
шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить
заполнять такие бланки, но запретить изменять формы бланка.
11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации
являются характерной чертой всех табличных процессоров, в со-
68
временных системах они дают возможность работать одновре­
менно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или
иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные
связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущи­
ми подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью мож­
но обрабатывать суммы, средние значения и вести статистичес­
кую обработку, используя данные разных областей одного ра­
бочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких
рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только
получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и
динамически его пересчитывать в зависимости от изменения
исходных значений.
12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процес­
сорах имеются встроенные функции, а именно: математические,
статистические, финансовые, функции даты и времени, логичес­
кие и другие. Менеджер функций позволяет выбрать нужную фун­
кцию и, проставив значения, получить результат.
13. Деловая графика. Трудно представить современный таблич­
ный процессор без возможности построения различного типа дву­
мерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более
20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно пост­
роить в современной системе данного класса. А возможности офор­
мления диаграмм также многообразны и доступны, например,
вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей —
возможность вставки линий сеток и другие. Помимо этого, совре­
менные системы работы с электронными таблицами снабжены
такими мощными средствами построения и анализа деловой гра­
фики, как вставка планок погрешностей, возможность построе­
ния тренда и выбор функции линии тренда.
14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных.
Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично за­
полнению базы данных, то есть через экранную форму; защиту
данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обра­
ботку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме
этого все современные программы работы с электронными таб­
лицами включают средства обработки внешних баз данных, кото­
рые позволяют работать с файлами, созданными, например, в
формате dBase или PARADOX или других форматах.
15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни
из самых важных возможностей табличных процессоров. С помо­
щью простых приемов можно находить оптимальные решения для
многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого под­
бора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, что­
бы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода
линейной оптимизации со многими переменными и ограничения­
ми. При моделировании иногда желательно сохранять промежу­
точные результаты и варианты поиска решения. Это можно де-
69
лать, создавая сценарии, которые представляют собой описание
решаемой задачи.
16. Программирование. В простейшем случае для автоматиза­
ции выполнения часто повторяемых действий можно восполь­
зоваться встроенным языком программирования макрокоманд.
Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макро­
команды, можно упростить работу с табличным процессором и
расширить список его собственных команд. При помощи макро­
функций можно определять собственные формулы и функции,
расширив таким образом набор функций, предоставляемый си­
стемой. Самый простой макрос — это записанная последова­
тельность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками
мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена»,
как магнитофонная запись. Ее можно обработать и изменить,
добавив стандартные макрокоманды и макрофункции. Напри­
мер, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные
программы обработки электронных таблиц позволяют пользо­
вателю создавать на базе табличного процессора новые прило­
жения со специализированными диалоговыми окнами, что де­
лает работу с приложением максимально удобным. Для созда­
ния приложений табличные процессоры содержат в качестве
дополнительной компоненты язык программирования высоко­
го уровня (например, компоненты языка Visual Basic для со­
ставляющих Microsoft Office).

5.3. Как организована типовая технология
подготовки табличного документа
на основе применения табличного
процессора?
При загрузке табличного процессора обычно открывается ра­
бочее окно, отображающее инструментальные панели, информа­
ционные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая
электронная таблица, как правило, является одной из многих,
объединенных в книгу или блокнот, являющихся объектом хра­
нения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица име­
нуется рабочим листом.
Рабочее окно современного табличного процессора состоит из
следующих элементов:
1. Строка заголовка.
Строка заголовка содержит:
• имя программы (табличного процессора);
• имя текущего файла (книги или блокнота);
• кнопки управления окном, состав и назначение которых
определяется операционной средой, в которой работает таблйч-

70
ный процессор (обычно это кнопки преобразования окна в пик­
тограмму, изменения размера окна, закрытия окна).
2. Строка меню.
В строке меню расположены имена основных групп команд и
инструментальных средств табличного процессора, каждой из ко­
торых соответствует собственное выпадающее меню, детализиру­
ющее возможности управления электронными таблицами. Обыч­
но сюда помещают следующие основные группы команд:
• управление рабочим окном в целом (сворачивание и восстанов­
ление окна, перемещение и изменение размеров окна, закрытие окна);
• управление файлами (открытие и закрытие файлов с элект­
ронными таблицами, создание новых файлов, сохранение элект­
ронных таблиц в различных форматах, управление печатью элект­
ронных таблиц, управление передачей данных электронных таблиц
в другие приложения, завершение работы табличного процессора);
• редактирование элементов электронной таблицы (удаление,
перемещение, копирование и очистка фрагментов электронных
таблиц, поиск и замена данных в электронных таблицах, запол­
нение фрагментов электронных таблиц);
• управление представлением элементов рабочего окна (опре­
деление размера отдельных компонентов рабочего окна, определе­
ние масштаба отображения данных электронной таблицы, опреде­
ление количества и состава инструментальных панелей и т. п.);
• управление режимом и содержанием вставки (определение
места и содержания вставляемых объектов: ячеек, строк, столб­
цов, рабочих листов, диаграмм, гиперссылок и т. п.);
• форматирование элементов электронной таблицы (оформ­
ление вида представления содержания ячеек, определение вида
выравнивания, управление шрифтовым оформлением, представ­
лением границ, цветовым оформлением и т. п.;
• сервисные команды (управление макросами, режимами и
настройками организации работы с табличным процессором и др.);
• управление базой данных (управление данными электрон­
ной таблицы как базой данных с выполнением операций поиска
по запросу, сортировки, формирования шаблонов и т. п.);
• управление межоконными взаимодействиями (переход от од­
ного окна к другому, управление порядком расположения окон,
закрепление и освобождение областей электронных таблиц);
• справочная система.
3. Пиктографические меню (инструментальные панели).
Пиктограммы, объединенные в инструментальные панели,
предназначены для вызова наиболее часто используемых команд.
Количество и состав пиктографических меню определяются пользо­
вателем как путем выбора из предлагаемого набора, так и ориги­
нальным формированием. Обычно это можно реализовать в груп­
пе команд главного меню, управляющего видом представления
элементов рабочего окна.

71
4. Строка ввода (редактирования).
Строка ввода (редактирования) предназначена для ввода и
изменения данных в ячейках электронной таблицы. Она содержит
имя рабочего листа и адрес активной ячейки, в которой располо­
жен указатель ячеек в виде рамки, окружающей ячейку. Указа­
тель ячеек можно перемещать по рабочему листу с помощью мыши
или клавиш управления курсором.
5. Рабочий лист.
Рабочий лист отображает собственно электронную таблицу и
разбит на ячейки, которые образуют прямоугольный массив, и
координаты которых определяются путем задания их позиции по
вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы
обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С ... Z, АА, АВ,
АО... AZ, ВА, ВВ ...), а строки — числами натурального ряда. Так,
D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и
строки 14, a CD99 — ячейку, находящуюся на пересечении столб­
ца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней
строке рабочего листа, а номера строк — на его левой границе.
6. Линейки прокрутки.
На экране, как в окне, всегда виден лишь фрагмент активно­
го рабочего листа. Это окно можно передвигать по рабочему листу
с помощью ползунков линеек прокрутки, которые расположены
в правой (вертикальная линейка прокрутки) и нижней части ли­
ста справа (горизонтальная линейка прокрутки). Еще одна ма­
ленькая линейка, расположенная слева в нижней части рабочего
листа, предназначена для перехода от одного рабочего листа к
другому. Каждый рабочий лист имеет корешок с именем. Выбрав
и активизировав конкретный корешок, можно продолжить рабо­
ту на соответствующем этому корешку рабочем листе документа.
7. Делители окна.
Они расположены в концах линеек прокрутки и с их помощью
можно разделить активный рабочий лист по горизонтали или по вер­
тикали. Это позволяет одновременно увидеть на экране несколько
фрагментов рабочего листа и осуществлять их совместную обработку.
8. Строка сообщений.
В строке сообщений отображается информация о текущем со­
стоянии таблицы и программы и о результатах выполняемых опе­
раций. При выборе какой-либо команды в строке сообщений по­
являются краткие сведения о ее назначении.

5.4. Как организуется ввод и редактирование
данных в электронной таблице?
После запуска табличного процессора и появления рабочего
окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таб­
лицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек явля-

72
ется текущей или активной (она отображается указателем в виде
утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона, а
ее адрес указывается в строке ввода и редактирования), именно в
нее будет вводится информация с клавиатуры.
При необходимости редактирования данных в процессе ввода
(до нажатия клавиши <Enter>) следует использовать клавиши
<Del> и <Backspace>. Если же возникает необходимость измене­
ния данных, уже имеющихся в ячейке, или после нажатия кла­
виши <Enter>, необходимо перейти в режим редактирования.
Это может быть осуществлено двумя способами: либо нажатием
соответствующей функциональной клавиши (обычно F2), либо
установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.
Помимо редактирования данных на уровне ячейки в электрон­
ной таблице реализуется редактирование на уровне объектов табли­
цы. К объектам таблицы помимо уже упомянутых столбцов, строк
и ячеек относятся диапазоны столбцов и строк, блоки ячеек,
таблица в целом.
Диапазоном столбцов (строк) называется последовательность
нескольких подряд идущих столбцов (строк) таблицы. Обычно ди­
апазон обозначается именами (номерами) первого и последнего
элементов с двоеточием между ними (например, C:F для диапазо­
на столбцов и 6:8 для диапазона строк).
БЛОК клеток представляет собой прямоугольный фрагмент таб­
лицы, образованный пересечением нескольких подряд идущих
столбцов с несколькими подряд идущими строками. Обозначается
блок клеток адресами ячеек, стоящих в верхнем левом и правом
нижнем углах прямоугольного фрагмента, с двоеточием между
ними (например, Н12:Л5).
Для объектов электронной таблицы определены следующие опе­
рации редактирования, объединенные в одну группу: удаление,
очистка, вставка, копирование. Операция перемещения фрагмента
сводится к последовательному выполнению операций удаления и
вставки. Перед выполнением конкретной операции редактирования
необходимо определить объект, над которым выполняется действие.
По умолчанию таким объектом является текущая ячейка. Осталь­
ные объекты должны быть выбраны (выделены). Это обычно вы­
полняется с помощью мыши или клавиатуры.
Операция очистки содержимого фрагмента электронной таб­
лицы удаляет данные из его ячеек, оставляя на месте сами ячейки.
В отличие от очистки операция удаления приводит не только к
очистке содержимого ячеек фрагмента, но и к удалению из элект­
ронной таблицы самих ячеек. Но при этом надо указать направление
сдвига соседних с удаляемым фрагментом ячеек для заполнения ос­
вободившегося места. Обычно указываются направления влево и вверх.
Удаление строк и столбцов (равно как и их диапазонов) при­
водит к смыканию соответствующих соседних строк и столбцов.
При удалении фрагментов электронной таблицы происходит

73
присвоение новых адресов ячейкам по результатам сдвига на мес­
то удаленных фрагментов.
Операция копирования фрагмента электронной таблицы предпола­
гает указание фрагмента-оригинала и фрагмента-копии. Необходимо
иметь в виду, что после выполнения копирования старое содержимое
ячеек фрагмента-копии будет уничтожено. При этом должно соблю­
даться определенное соответствие между указанными фрагментами.
В самом простом случае имеет место однозначное соответствие вида
и размеров фрагмента-оригинала и фрагмента-копии (ячейка в ячей­
ку, строка в строку, столбец в столбец, блок в блок того же размера).
В этом случае для фрагмента-оригинала достаточно указать его на­
чальную ячейку (для блока — это ячейка в правом верхнем углу).
При указании в качестве фрагмента-копии компонента элект­
ронной таблицы больших размеров необходимо, чтобы его длина и
высота были кратны соответствующим размерам фрагмента копии.
Операция вставки фрагмента предполагает указание места встав­
ки (ячейки, определяющей начало фрагмента) и направление сдвига
ячеек для освобождения места вставляемому компоненту элект­
ронной таблицы. Обычно указывают направления вправо и вниз.

5.5. Как осуществляется форматирование
(оформление) фрагментов
электронной таблицы?
Для правильного оформления таблицы в соответствии с требова­
ниями, изложенными в п. 5.1, для отдельных элементов (объектов)
таблицы могут быть установлены различные параметры формата.
Формат ячейки (группы ячеек) представляет собой сово­
купность значений следующих параметров:
• формат представления значений;
• выравнивание значений внутри клетки;-
• шрифтовое оформление;
• оформление границ ячейки;
• оформление фона ячейки.
Дополнительно для столбцов и строк таблицы устанавливают­

<< Пред. стр.

стр. 8
(общее количество: 18)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>