<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 7)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

избавляйтесь от того, что было актуальным боль- бавьтесь от идеи-фикс, что давно
ше чем полгода назад, исключение составляют откладывавшаяся работа должна
только важные, касающиеся делопроизводства быть доведена до конца с особым
тщанием — ведь именно эта идея и породила дел годится только одна надпись: «Уладить!»
хаос в вашем офисе! Перестройтесь на новый И только если по каким-то уважительным при-
лад: «Убрал, и готово!» чинам это не получается, вы делаете пометку
в ежедневнике и кладете
относящиеся к делу бумаги
Как навести порядок на длительное время
в соответствующую папку.
Теперь на вашем письменном
Часто воля к уборке и устранению царящего
столе больше не громоздятся
в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот
стопки бумаг по делам, кото-
вера в то, что результат будет
рые должны быть «немедленно улажены», и не
длительным, — нет. Существу-
нарушают ваш радостный рабочий настрой.
ет прочная, блокирующая наши
Вам следует ликвидировать в офисе все места,
действия установка, что после
куда вас инстинктивно тянет что-нибудь поло-
уборочного дня «везде будет та-
жить. Склонные к собирательству натуры знают,
кой же хаос, как и прежде». Но
что имеется в виду: верхние панели принтера
тот, кто так думает, никогда не
или сканера, места под креслом, за дверью, у
пойдет в жизни правильным пу-
шкафа, столик для гостей,
тем. Поэтому мы приводим здесь
маленькие подставки — все
несколько полезных советов, с помощью которых
это рано или поздно будет
вы сможете надолго навести порядок в офисе.
«совсем ненадолго» завалено
Переверните ваш письменный стол на бок!
стопками документов перво-
Превратите лежащие го-
степенной важности. Наведе-
ризонтально кипы бумаг в
ние порядка само по себе здесь мало поможет,
вертикально стоящее со-
поскольку эти места вскоре снова превратятся в
держимое подвесных папок.
вечные хранилища бумаг. Поэтому защищайте
Отправьте каждую бумагу с
подобные, находящиеся «в опасности» места,
поверхности стола либо в
ставя на них цветы или другие предметы, кото-
подвесную картотеку, либо в папку, либо в кор-
рые способствуют эстетике помещения и хоро-
зину для бумаг.
шему настроению.
Избегайте создавать папку «Срочно!» Опыт по-
А там, где это невозможно (орхидея на сканере
казывает, что никто, как правило, в такую папку
выглядит уж чересчур претенциозно), примените
никогда не заглядывает. При наличии срочных
тактику «позитивного отвлечения»: щедро по- продадите, выбросите), ведь только так вы смо-
полняйте стойки, пустые папки, ящики стола и жете обеспечить порядок надолго. То же самое
другие места, предназначенные для бумаг. Пе- относится к книгам и журналам.
рехитрите сами себя, зная свои слабые стороны: Основополагающий принцип «в случае сомне-
люди, которые охотно собирают журнальные ний выбросить» может показаться суровым лю-
статьи, рекламные проспекты и другие (воз- дям, которые в сомнительных случаях, наоборот,
можно, потребовавшиеся им лишь однажды) все оставляли (так их воспитали). Кроме того,
бумаги, так же охотно расставляют их по по- такое поведение можно
рядку — если, конечно, для этого есть привле- осудить как чересчур лег-
кательное место. Но ни в коем случае не остав- комысленное для времен,
ляйте контейнеры для хранения неподписан- когда цены растут и мате-
ными! Подписывайте каждую папку, стойку или риальное положение не-
ящик, как только в них что-то появится! Кроме стабильно (то есть вроде
того, не следует наполнять контейнеры до отказа, бы и не стоит ничего выки-
надо всегда держать наготове один запасной. дывать). Но именно в такое время вы нуждаетесь
Ведь если папка окажется переполненной, вы в гибкости и мобильности, а уж им-то ничто не
засунете бумагу куда-нибудь «на время», и преж- служит большей помехой, чем заваленные хла-
ний бедлам вернется к вам снова! мом полки и помещения.
По всей вероятности, 80% от общего количе-
Высшая школа по выкидыванию хлама. Во ства бумаг, лежащих в разных стопках, окажутся
многих офисах, на фабриках и других рабочих «сомнительными», так что вы сможете легко от
местах по-прежнему редко выбрасываются не- них избавиться. Смотрите на это так: если вдруг
нужные вещи — и не только потому, что там ра- вы выбросите что-нибудь действительно важное
ботают прирожденные Плюшкины. Опередите и придется кропотливо восстанавливать это —
время — сделайте привычку выбрасывать ва- знайте, что вы наконец достигли вершин умения
шим хобби! Пусть это ста- выбрасывать!
нет вашим нерушимым
правилом — покупая но- Развенчайте мифы. Каждый, кто много копит,
вую вещь, сразу же при- имеет в запасе пару душещипательных исто-
кидывайте, что сделаете с рий о том, как он с помощью заботливо сберегае-
одной из старых (подарите, мых вещей оказал другому неоценимую услугу.
Подходите к таким сведениям кри- настоящие архивы). Проверьте в качестве тре-
нировки, что можно найти в Интернете на тему
тически: а какова реальная вы-
какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Вве-
года? Соответствует ли она в
дите в строке поиска соответствующее понятие
пропорциональном отношении
(например, www.google.ru). Проявив терпение
гигантским размерам вашего бу-
и усердие, — редко удается
магохранилища? И не вызывает ли шока столь
с первого раза «поймать» клю-
ревностное накопительство, скажем, у ваших
чевое слово для поиска — вы,
коллег по работе?
в большинстве случаев, убеж-
Многие «коллекционеры» опасаются, что если
даетесь, что в режиме online находится огром-
они выбросят что-то, то впоследствии обязательно
ное количество информации по нужной вам теме.
пожалеют об этом. Это означает, что даже строя
Чаще всего эта информация даже более ак-
планы на будущее, они ориентируются на про-
туальна и имеет значительное преимущество пе-
шлое (в настоящий момент они уже думают о
ред той, которая содержится в печатной статье.
том, чтобы оглянуться назад). Таким образом,
Результаты поиска информации online можно
ключ к умению вы-
(используя функции «Копировать» и «Вставить»)
брасывать — это
внести в ваши доклады или другие тексты.
правильная ориен-
тировка во времени:
Храните только самое необходимое. В дело-
устремляйте свои мысли в будущее! Мыслите
по-новому и считайте, что выбрасывая, вы осво- производстве, особенно связанном со страхова-
бождаетесь от цепей прошлого. Если вы что-то нием и управлением, одно-единственное дело
уже выкинули, то в сожалениях (то есть устрем- часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам
ленных в прошлое мыслях) больше нет ника- придется установить строгие правила — хра-
кой необходимости! нить в папке только первую и
последнюю бумаги. В области
страхования это могут быть
Проделайте тест «Google». Мы предлагаем
первичный полис или послед-
вам еще один впечатляющий метод, который по-
ний акт вместе с записью
может вам распрощаться с бумажными «архи-
фактического адреса и имени контактного лица.
вами» (кавычки здесь указывают на то, что, как
Остальные папки вы, следуя этому правилу,
правило, собрания старых статей и исписанных
можете тоже существенно разгрузить.
бумаг далеко не так красиво упорядочены, как
на стене площадью 3 кв. м установить систему на-
Согласно закону, вы, открыв собственное дело,
весных деревянных полок общей площадью 5 кв. м
обязаны хранить все документы, имеющие от-
(а на стене площадью 4 кв. м —
ношение к налогообложению, в течение 10 лет.
систему площадью 6 кв. м. и так
Но это не означает, что все
далее). Полки размещаются
50 папок должны нахо-
друг за другом в два ряда, при-
диться в офисе постоянно
чем первый ряд несколько выступает над вто-
под рукой. Случаи, когда
рым.
финансовые органы запрашивают у вас распе-
чатку какой-нибудь бумаги, настолько редки,
Книги во втором ряду. Такая расстановка ра-
что старые дела спокойно можно хранить в ка-
зумна, но она является своего рода нирваной для
ком-нибудь ящике в подвале. Каждый год бери-
рукописных и печатных документов — о том, что
те по ящику и выкидывайте — в начале 2003 года
вы однажды задвинули во второй ряд, вы на-
с радостью избавьтесь от ящика с надписью
чисто забываете.
«1993». А служащие могут пойти и дальше — по
истечении срока платежного извещения какого-
Если вы редко пользуе-
нибудь налогового органа уничтожить все свя-
тесь теми или иными
занные с этим документы. Теперь дело за вами!
«трудами», то некото-
рые тома вы можете разместить позади других.
Как обнаружить
И если в один прекрасный день вам не удастся
скрытые хранилища для вещей
отыскать том Р-Я, то вы непременно вспомните,
что он находится во втором ряду.
«Мой офис просто слишком маленький!» —
такие сетования вам не раз приходилось слы-
Дверцы шкафа как доска объявлений. Исполь-
шать, а то и высказывать самим. Иногда прихо-
зуйте широкие дверцы шкафов для вывешива-
дится совершать настоящие чудеса, чтобы изыс-
ния на них листков с часто используемой инфор-
кать новые, годные для хранения чего-либо ме-
мацией. Особенно подходят для
ста. Вот несколько советов, как лучше это
этой цели металлические дверцы,
сделать.
на которых легко закреплять бу-
маги с помощью магнитов. Исполь-
Некоторые фирмы предлагают раздвижные
зуя этот метод, следите за тем,
конструкции, с помощью которых вы сможете
Под полками. Большинство книжных стелла-
чтобы вовремя удалять устаревшую инфор-
жей устроено таким образом, что
мацию.
между ними и полом имеется зазор
высотой около б см. Удалив защит-
Дверцы шкафа изнутри. В офисных и кухон-
ную дощечку, вы сможете без тру-
ных шкафах на внутренней стороне, как прави-
да хранить там подручный материал вроде ко-
ло, остается достаточно места для того, чтобы
пировальной бумаги или бумаги для факса.
подвесить туда коробочки или ящички. В них вы
сможете легко разместить малень-
кие вещицы. Внутренние стороны Помещение перед офисом. Покажите свою
дверец могут также использовать- щедрость и передайте редко используемые пап-
ся как «скрытая доска объявле- ки с делами, журналы и тому по-
ний». Усвоив эту привычку, вы хо- добное во всеобщее пользование,
рошо будете знать, за какой дверцей скрываются, сложив их на узкий столик или
скажем, план метро или карта страны. полку перед входом в ваш каби-
нет. Таким образом, место в кабинете освободится,
Карта на потолке. Расписание движения а заодно вы окажете любезность коллегам.
транспорта вы можете разместить и иным спо-
собом — как, скажем, это заведено в немецком
Как разоблачить врагов здоровья в офисе
метрополитене, где карты движения поездов
нарисованы на потолке вагонов. А небольшие Каждый пятый работник офиса страдает от
повороты головы во время си- окружающих его условий. Хроническая уста-
дячей работы будут весьма лость, головные боли, затрудненное дыхание и
полезной гимнастикой. Если раздражение слизистой оболочки глаз — вот
специфика вашей работы пред- наиболее распространенные признаки «офисной
полагает частое использование, болезни». У вас тоже есть подобные симптомы?
скажем, какого-нибудь просмотрового плана или Тогда следует поискать виновников и обезвре-
карты мира — то устремляйте ваши взоры дить их.
ввысь. Специальные клейкие ленты немецкой
фирмы «Теза» и других фирм помогают прочно Температура в офисе. Перед началом работы
и без повреждений закреплять на потолке даже положите на свой стол термометр. Если темпе-
большие карты. ратура будет ниже +19°С или выше +23°С, то
значит, рано или поздно это головные боли. Вы должны периодически отводить
отрицательно скажется на глаза от экрана, чтобы давать им отдых. Даже
вашем здоровье. Проверьте, неумелая машинистка, которая постоянно смот-
открываются ли окна, регу- рит на клавиатуру, не так вредит своему здо-
лируется ли отопление. Добейтесь того, чтобы ровью, как человек, беспрерывно глядящий в
температура в офисе была +20... +22°С. компьютер.

Принтеры. Лазерные принтеры, несмотря на Кабели. Хитросплетения кабельных проводов
то что они тихо работают и обеспечивают отлич- за или под вашим рабочим столом не только не-
ное качество печати, часто выделяют озон (что привлекательно смотрятся, но могут также со-
можно понять по стойкому сладковатому запаху), здавать вредные для чело-
а это ведет к головным болям. Позаботьтесь о том, века электромагнитные
чтобы ваш лазерный принтер стоял подальше от поля. Распутайте (при вы-
людей либо вблизи открытой ключенной оргтехнике) все
форточки. Струйные прин- провода и, аккуратно расправив их, скрепите па-
теры хотя и не испускают раллельно друг с другом с помощью купленных
особого излучения, но своим в специальном магазине зажимов. Слишком
жужжанием могут сильно длинные провода смотайте. Таким образом вам
действовать на нервы. Отсю- удастся снизить действие электронных полей до
да вывод на тему принтеров: чем дальше они от минимума.
вас стоят, тем лучше. Рассматривайте необходи-
мость пройтись к принтеру и обратно как фит- Поверхность п и с ь м е н - _
нес-тренировку. ного стола. Сияющие
белизной или лаково-
Положение монитора. Для здоровья лучше черные, то есть чрез-
всего, если монитор повернут к окну боковой мерно броские, крышки стола оказывают на
частью. Если окно окажется у вас за спиной, то человека нервирующее воздействие, даже если
отражение на экране постоянно будет мешать он не осознает этого. Если это относится и к ва-
вам. А если вы переводите глаза с окна перед шему рабочему столу, то смягчите эффект, по-
вами на монитор, контраст вызовет глазные или ложив на стол бледную, матово-серую бумагу.
Ни в коем случае не берите белую бумагу: поми-
мо того что она имеет неподходящий цвет, вы не
сможете удержаться от того, чтобы что-нибудь
на ней не записывать, и все эти записи постоян-
но будут маячить у вас перед глазами.




Недостаточная самоорганизация, отвлекаю-
щий момент в виде разговоров с коллегами или
плохая дисциплина — существует немало фак-
торов, препятствующих нормальному течению
рабочего процесса. Только эффективный само-
менеджмент и хорошая организация труда по-
могут избежать хаоса, и самое лучшее — это то,
что им можно научиться. В данной главе мы рас-
скажем вам, как руководить собой.

Как делать любую работу за 5 этапов
У вас чересчур большие нагрузки? Вас посто-
янно дергают? Слишком много дел? Тем более
важно научиться делать все разумно! Вы тоже
можете стать специалистом по упорядочиванию
и контролю работы. Замечательный метод пред-
лагает Дэвид Аллен, разделивший управление
рабочим процессом на 5 этапов. Неудовлет-
воренность наступает, когда на одном из этих
этапов мы совершаем типичные ошибки. Вы
можете выявить собственные слабые места, про- куда вы поместите все требующие ответа элек-
читав программу «5 этапов», и с помощью наших тронные сообщения. При этом важную роль
советов избавиться от них. играет девиз: «Ни один заказ без письменного
учета!»
1. Объем работы. Представьте себе: все, что
2. Обработка материала. «Могу ли я что-то
вы должны сделать, находится в большой кор-
здесь предпринять?» — вот вопрос, который вы
зине. Если эта корзина опустеет, значит, вы все
задаете себе по поводу каждого неулаженного
уладили. Чтобы не забыть что-нибудь важное,
дела в вашей «входящей»
вы должны собрать все дела на
корзине. Если ответ —
100%, не оставив лежать вне
«нет», вы можете смело о нем
корзины ни одно дело. В дей-
забыть. Если же ответ —
ствительности, вы часто имее-
«да», то решайте, сделаете
те больше, чем одну «входя-
ли вы это сами или передадите другим. Если вы
щую» корзину: заказы приходят по электронной
решили уладить дело сами, то опять же надо ре-
почте, чьи-то устные распоряжения вы записы-
шить: сейчас или позднее. Коронное правило:
ваете на листок, а отдельные дела вы наверняка
если какое-то дело должно быть выполнено в
пытаетесь удержать в памяти.
ближайшие 5 минут, это означает, что вы должны
Наиболее распространенная ошибка. Многие
сделать его немедленно.
пробуют с ходу рассортировать все требующие
исполнения дела. Они сразу же стремятся отде- Наиболее распространенная ошибка. Вы те-
лить важное от неважного и создают много «вхо- ряетесь перед огромным объемом задач. На пер-
дящих» корзин; в частности, открывают ящик вый взгляд вам кажется, что дел, которые надо
стола, в котором исчезает все «не очень важное» уладить за пять минут, хватит на целый рабо-
(как правило, навсегда). чий день.
Как исправить ошибку. Принятие решения Как исправить ошибку. Расставьте приори-
должно быть вашим вторым шагом. Пусть коли- теты по-новому — не в том смысле, чтобы пере-
чество «корзин» будет ограниченным: сначала тасовать неважные дела, а в том, чтобы выдви-
большая «входящая» корзина, затем другие: сте- нуть на первый план действительно важные.
на, на которой вы прикрепите все заказы; ящик, Займитесь каким-нибудь делом, отнимающим
где будут лежать все нуждающиеся в ремонте много времени (лучше всего, неприятным для
предметы; папка в вашей почтовой программе, вас, давно отодвигаемым вами на задний план).
Это поможет вам избавиться от чувства, что вы Как исправить ошибку. Держите ваши про-
целый день возитесь с пустяками. ектные листы или корзины постоянно на виду.
Возьмите себе при этом за правило раз в неделю
3. Организация труда. Для того чтобы уладить просматривать их. Если это войдет в привычку,
дела, требуется меньше сил, чем думает боль- вы станете гораздо свободнее внутренне, по-
шинство людей. Но огромная скольку избавитесь от глупой мысли, что долж-
энергия затрачивается на то, ны держать все в голове.
чтобы решить, с чего начать.
Поэтому вопрос организации 5. Выполнение работы. Наконец-то вы при-
труда («за что взяться?») пе- ступаете к работе!
ред началом самого процесса оказывается таким Наиболее распространенная ошибка. В ва-
важным и таким трудноразрешимым.
шем ежедневнике накапливаются пункты, кото-
Наиболее распространенная ошибка. Многие рые вы все дольше и дольше откладываете.
помещают дела, которые частично улажены,
Как исправить ошибку. Назначьте для задач,
снова во «входящую» корзину, чтобы не забыть
которые рискуют быть отложенными, более сжа-
о них. Из-за этого корзина «распухает».
тые сроки. Не записывайте в своем ежеднев-
Как исправить ошибку. Создайте отдельные
нике «Позвонить доктору Злову» —
проекты на основе дел, требующих поэтапного
вы охотно перенесете это меро-
подхода. Отдайте каждому вашему проекту спе-
приятие, тем более, если оно вам
циальный «проектный лист» или включите его в
неприятно, на более поздний срок.
какую-нибудь другую систему, например, раз-
Запишите лучше: «9.30 утра: по-
местите его в нескольких корзинах.
звонить доктору Злову». Наметьте и для отдель-
ных этапов вашего крупного проекта четкие сро-
4. Просмотр дел. Теперь вы поделили ваши
ки, когда существует опасность затянуть их вы-
задачи на такие мелкие этапы, что можете вы-
полнение. Например: «8.00 — 10.00 утра:
полнить каждый из них за
написать 150 строк большого романа». Не улы-
вполне обозримый отрезок
байтесь — даже великие писатели работали так,
времени (скажем, до или после
и, как известно, небезуспешно!
обеда).
Наиболее распространенная ошибка. Вы
рады, что так прекрасно все организовали — и
начисто забываете о главной задаче.
Как перестать отвлекаться от дел в Интернет. В этом случае тоже помогает трюк с
именами: дайте отвлекающим вас предметам
Делайте одну вещь, а не две или больше. Это какие-нибудь веселые названия и представьте
было и остается Законом «как проще» — по их в виде забавных гномиков.
меньшей мере, теоретически. На практике всегда Вы научитесь с юмором отно-
что-то мешает его выполне- ситься к собственным слабос-
нию, ведь чем неприятнее за- тям: например, посмеетесь
дание, которое надо выпол- над Трясущимся Кофеманом-
нить, тем легче вы отвлекае- Помойное зерно, над Вздор-
тесь. Здесь вам поможет мелющей Телефонщицей фрау Горячая Трубка
Программа «как проще» — или над Нервно-кликающей Онлайн-собачкой
кстати, она также пригодится Интер-Принтер. Вообразите себе такой символ
и ученикам, увиливающим от выполнения до- и «победите» его с помощью какого-нибудь ост-
машних заданий. роумного приема — заприте в ящик стола, опро-
Если вам предстоит заняться необходимой, но киньте, прицепите к монитору и тому подобное.
тягостной для вас деятельностью, вы непременно Иной раз вам будет казаться, что для этого
убедите себя в том, что у вас есть другие, более потребуются невероятные, огромные усилия,
важные и неотложные дела — и перейдете к ним. тогда как ваши силы — со-
Для того чтобы этого избежать, вы должны по- всем невелики. Но посмот-
нять, что «другие важные дела» — это простая рите на феномен принятия

<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 7)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>