<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

гим людям. Незнание приемов, с помощью которых
бочий процесс, поэтому о ее сборе следует позабо-
можно перепоручить дело другому, и психологиче-
титься заблаговременно. Чем лучше вы подготови-
ские барьеры (чувство вины) заставляют человека
тесь к предстоящей работе, тем меньше будете
взваливать всю работу на себя, а значит, терять ог-
отвлекаться.
ромное количество времени.
7. Избыток информации. В прошлом не сущест-
12. Отсутствие приоритетов, самодисциплины.
вовало такого изобилия информации, как сейчас.
Выяснив, что именно поглощает ваше время,
Легкость, с которой можно зайти, например, на один
можно выработать стратегию борьбы с мешающими
из миллионов (или уже миллиардов?) существующих
факторами, научиться эффективно управлять свои-
сайтов, угрожает перерывами в работе. Чтобы не
ми временем и жизнью. Если вы не сделаете этого,
отвлекаться от работы, не посещайте Интернет без
ими станут управлять другие люди.
надобности, не проверяйте электронную почту, ес-
ли в этом нет необходимости.
8. Промежутки в работе. Даже при самом тща-
тельном планировании в процессе работы могут воз-
никнуть неожиданные промежутки. Например, вы
назначили встречу, а она сорвалась. Или какая-то
задача оказалась проще, чем вы думали, и дело за-
вершилось быстрее. Такие промежутки можно по-
тратить впустую, а можно заполнить чем-нибудь нуж-
ным, использовать для подготовки к новой работе,
например почитать специальную литературу, со-
брать информацию и т. д.
9. Откладывание работы. Чаще всего отклады-
ваются в долгий ящик дела, кажущиеся слишком
сложными, требующие тщательного выполнения.
Обычно это делается из-за боязни неудачи.
Глава 2 сионального уровня, признание и успех. Предпочте-
ния данной категории могут предполагать также вли-
Как стать яние на других людей и самосовершенствование
властелином времени в профессиональной сфере.
2. Семейные предпочтения. В эту категорию вхо-
дит желание улучшить отношения с супругом, роди-
телями, детьми и другими родственниками и близ-
Существует множество методов и приемов управ-
кими людьми.
ления временем, но, как и любыми навыками, ими не-
3. Финансовые предпочтения. Сюда включается
возможно овладеть механически. Усвоив принципы
все, что связано с финансовым и материальным бла-
тайм-менеджмента, начните применять их к собствен-
гополучием человека и его близких: сохранение
ным конкретным ситуациям и обстоятельствам.
и увеличение сбережений, обеспечение образования
детей, приобретение нового автомобиля, загород-
Постановка цели ного дома и т. п.
4. Социальные предпочтения. Эта категория
Эффективность управления временем во многом
подразумевает участие человека в общественной
зависит от того, как человек ставит себе цель и ста-
жизни, а также его отношения с друзьями, знако-
вит ли он ее вообще. Очень часто он «не успевает»
мыми, коллегами, деловыми партнерами, соседями
выполнить задание лишь потому, что не имел четко-
по дому и т. д. Предпочтения в данной категории
го понимания того, что он должен был сделать и за-
показывают, насколько важны для вас окружающие
чем. Еще сложнее, когда заданий много, в таком слу-
люди.
чае, не понимая цели, очень трудно взяться за дело,
5. Интеллектуальные предпочтения. Сюда отно-
сообразить, с чего нужно начать. Прежде чем ставить
сится все, что связано с личным развитием: форми-
цели, необходимо определиться со своими жизнен-
рование творческих способностей, концентрация
ными предпочтениями (жизненными приоритетами).
внимания, улучшение памяти и т. п.
Выбор жизненных 6. Духовные предпочтения. Эта категория вклю-
предпочтений чает интерес к гуманитарным областям знаний,
религиозные предпочтения, а также личную фило-
Каждый человек неповторим, а его жизненные
софию.
предпочтения индивидуальны, и все же их можно
7. Физические предпочтения. В эту категории
унифицировать и распределить по категориям:
входят развитие выносливости, подвижности, забо-
1. Профессиональные предпочтения. Сюда от-
та о здоровье, поддержание хорошей физической
носятся карьерные стремления, повышение профес-
то опять покажется вам не слишком важным, или вы
формы, а также приобретение навыков в тех или иных
поймете, что упустили какой-то значимый для себя
видах спорта.
момент. Помните, что с течением времени предпоч-
Возможно, у вас имеются предпочтения, кото-
тения меняются, и то, что вы считаете приоритет-
рые не вошли в этот список. Есть вероятность, что
ным сейчас, через год может показаться вам не та-
не все названные жизненные ценности являются при-
ким уж важным.
оритетными для вас, но суть не в этом. Главное для
К каждому пункту списка предпочтений рекомен-
вас — установить собственные предпочтения, а за-
дуется приписывать конкретную фразу в активной
тем согласовать с ними свои цели. Имейте в виду,
форме, например: «Добиться финансовой независи-
что список жизненных приоритетов не должен быть
мости», «Дать сыну хорошее образование». Подоб-
слишком большим (более 10 пунктов) или слишком
ные формулировки подтолкнут вас к более реши-
маленьким (2-3 категории). Если предпочтений
тельным действиям.
слишком много, очень трудно уделить достаточно
Перечитывайте список приоритетов ежедневно.
внимания и времени каждому из них. Именно из-за
Перенесите пункты из списка на отдельные карточ-
чрезмерности жизненных приоритетов и возникает
ки, которые можно класть в портмоне, сумочку, ор-
чувство несостоятельности, ощущаемое многими
ганайзер, записную книжку. В таком случае они всег-
людьми. Слишком маленький список жизненный
да будут у вас на глазах, вы можете просмотреть то,
предпочтений может привести к нарушению балан-
что записали, в очереди в сберкассу или в транс-
са «работа — жизнь» (см. главу 6).
порте и напомнить самому себе, что для вас важно
Чтобы вам было легче определиться с предпоч-
и к чему вы должны стремиться.
тениями, возьмите бумагу и ручку и изложите все,
что вы считаете важным в своей жизни. Напишите,
Выбор цели
чего вы хотите добиться. Вернитесь к этим записям
Формулировка цели должна отвечать определен-
через несколько часов, а затем через несколько дней,
ным требованиям:
у вас наверняка возникнут новые мысли, и тогда вы
1. Конкретность. Например, вместо расплывча-
уберете то, что кажется вам менее важным, и вне-
сете что-то еще. Прочитайте свой список вниматель- той фразы «Я займусь своим здоровьем» следует ис-
но, если в нем есть похожие или дублирующие друг пользовать предельно конкретную формулировку:
друга пункты, объедините их: список жизненных «Два раза в неделю я буду ходить в фитнес-клуб и
предпочтений не должен быть слишком длинным, заниматься по 45 минут».
иначе вы запутаетесь, ставя цели. 2. Измеримость. Ставя перед собой цель, не за-
будьте определить условия, при которых цель будет
При необходимости перепишите список предпоч-
считаться достигнутой.
тений и продолжайте уточнять его. Возможно, что-
3. Выбор конкретных ежедневных задач, из ко-
3. Реалистичность. Мечтам дозволено быть
торых должны состоять избранные вами виды дея-
расплывчатыми и даже недостижимыми, цель — это
тельности.
то, чего вы должны обязательно достичь. Впрочем,
Выбирать стратегические цели желательно во
это не значит, что все цели могут быть простыми и
всех наиболее значимых сферах вашей жизни (см.
легко достижимыми, полезно ставить перед собой
«Выбор жизненных предпочтений»). Так, если вас ин-
цели, которые требуют физического и душевного
тересуют цели в области карьеры и финансового бла-
напряжения.
гополучия, обратите внимание и на то количество
4. Цель должна быть выражена с помощью тер-
времени, которое вам приходится тратить на уст-
минологии конечного результата, а не длящегося
ройство своих дел в семейной жизни, в отношени-
процесса. Например, совершенно неприемлема
ях с друзьями и т. д. Определите цели в каждой из
формулировка: «Составить бизнес-план до 5 октяб-
этих областей.
ря». В данном случае следует использовать фразу:
«Предоставить бизнес-план на согласование 5 ок- Чтобы иметь возможность время от времени
тября». вносить коррективы в цели, их, как и жизненные
предпочтения, рекомендуется оформлять письмен-
5. Временные рамки. Цель не является таковой,
но. Такие записи будут служить вам постоянным на-
если не имеет четких границ. В данном случае эта
поминанием и руководством к действию. Действен-
граница — «5 октября».
ность этого способа достижения целей подтвердили
6. Использование позитивной терминологии.
исследования, проведенные в 1953 году в Йель-
Формулируя цель, не употребляйте предлог «не»:
ском университете. Так, на вопрос о существова-
«Я не буду курить», «Не стану опаздывать на рабо-
нии планов на будущее, оформленных в виде запи-
ту» и т. п. Лучше воспользоваться фразами «Я со-
сей целей и задач, только 3% респондентов из
храню свои легкие чистыми и здоровыми», «Я буду
числа выпускников университета ответили положи-
приходить на работу вовремя».
тельно. У остальных 93% вчерашних студентов та-
Убедитесь также, что ваша цель — это то, что
ких письменных планов не было. Через 20 лет ока-
вам хотелось бы сделать, но вовсе не то, что вам
залось, что именно эти 3% ощущали себя намного
нужно делать.
более успешными, чем их бывшие однокашники,
Процесс постановки цели состоит из трех
причем как в личной, так и в профессиональной
этапов:
и финансовой сферах жизни.
1. Постановка долгосрочных стратегических
Чтобы список целей всегда был перед глазами,
целей.
его можно повесить на стену над письменным сто-
2. Определение деятельности, с помощью ко-
лом или постоянно носить в сумке.
торой можно достичь выбранных целей.
Планирование
Определившись со стратегическими целями,
нужно выяснить, какие виды деятельности помогут
добиться этих целей. Планирование — наиважнейший элемент управ-
Так, если вы поставили себе цель получить об- ления временем. Не стоит жалеть время, потрачен-
разование и повысить свой интеллектуальный уро- ное на планирование, ведь чем больше его вы за-
вень, вы должны выбрать такие виды деятельности, тратите на этот процесс, тем меньше его уйдет на
как обучение в институте или университете, чтение выполнение самой работы. Алан Лакейн в своей кни-
специальной литературы, посещение лекций, семи- ге «Искусство успевать» назвал время, израсходо-
наров, тренингов. ванное на планирование, «Временем Решений»,
Если вы хотите сделать карьеру, ваша деяте- ведь «...именно этим занимается планирование:
льность будет заключаться в учебе и совершен- принятием решений о том, что, когда и как следу-
ствовании профессиональных навыков, в поис- ет вам сделать». Любого вида планирование Лакейн
ке новой работы, в установлении нужных деловых советует производить в два этапа. Первый этап —
связей. составление списка дел, второй — определение при-
оритетов.
Если ваша цель — правильно воспитать детей,
ваша деятельность будет состоять из ежеднев-
Составление списка дел
ного общения с каждым из них, помощи в выпол-
нении домашних заданий, совместных еженедель- Список дел лучше составлять вечером, в таком
ных выездов за город, походов в цирк, кино, те- случае он будет первым, что вы увидите, встав с по-
атр и т. д. стели или войдя в офис. В этот список не нужно за-
Стратегические долгосрочные цели могут быть носить мелкие и экстренные дела, их лучше плани-
неизменными в течение нескольких лет, а вот виды ровать отдельно. Списков должно быть два: один для
деятельности меняются чаще, поэтому их список работы, другой для домашних дел.
нужно регулярно просматривать и вносить соответ- Рабочий список следует составлять в конце ра-
ствующие коррективы. Виды деятельности могут ме- бочего дня, перед тем как покинуть офис. В этот спи-
няться и на разных этапах вашей жизни. Например, сок вносятся все невыполненные дела, причем не
когда дети еще слишком малы, их здоровье и бла- только те, которые предстоит сделать на следующий
гополучие будут иметь большее значение, чем карь- день. Фиксируя недоделанные дела, отмечайте, в ка-
ера. Если вы уже вышли на определенный матери- ком состоянии они находятся в данный момент. Не
альный уровень, вы можете уделить больше времени жалейте времени на эту работу: оставив на своем
и внимания той деятельности, которая связана с лич- рабочем столе тщательно продуманный список дел,
ным развитием. вы со спокойной душой уйдете домой, и мысль о не-
доделанной работе не будет отравлять вам вечер. час. Все письма по электронной почте тоже от-
Отметьте три наиболее важных пункта. Когда утром правляйте одновременно. Постарайтесь свести
вы придете в офис, не спешите проверять электрон- в группу все похожие задачи, не перескакивайте
ную почту и автоответчик телефона, а загляните с одного дела на другое, это позволит вам сэконо-
в список, и вам станет ясно, с чего начать свой день. мить время.
Теперь вы не потратите ни одной минуты на плани- Составлять планы можно на день, неделю и даже
рование и обдумывание. месяц. Планирование дел на месяц вперед позволя-
И рабочий список, и список домашних дел долж- ет более четко и конкретно распределять еженедель-
ны быть достаточно реалистичными. Старайтесь не ные задачи. Так, можно отвести дни на определенные
включать в них ничего лишнего. Если какое-то де- дела, например на визиты к клиентам, презентации
ло вы ежедневно переносите в новый список на и т. д. Чтобы было легче выделять взглядом эти зада-
завтрашний день, стоит подумать: а нужно ли вам чи в списке, их можно помечать разными цветами (си-
это дело? Может, лучше вычеркнуть его и больше ним, зеленым, желтым).
о нем не вспоминать? Для дел «желательных» сле- Старайтесь придерживаться списка дел на
дует завести отдельный список, чтобы они не мая- день, не отступайте от него без необходимости. Де-
чили напрасно перед глазами. Вычеркивайте из лайте только то, что внесено в него, не позволяй-
списка и то, что не имеет конкретных сроков ис- те окружающим корректировать его, ведь это ваш
полнения. список. Сделав дело, вычеркивайте его с удоволь-
ствием. Не корите себя за то, что не успели что-то
Не составляйте жестких списков. Ваш список
сделать, спокойно перенесите дело в список на сле-
должен быть достаточно гибким, чтобы вы всегда
дующий день.
могли подкорректировать его в зависимости от
обстоятельств. Например, изменения могут вне- Проверить, насколько список дел помогает вам
сти неожиданный, но важный телефонный звонок, управлять своим временем, достаточно просто. За-
незапланированное совещание. Все это может при- гляните в него в конце дня. Если большая часть пунк-
нести вам определенную пользу, и если вы буде- тов вычеркнута, а у вас осталось время на отдых,
те строго придерживаться жесткого и неизменно- значит, вы управляете временем, а не оно движет
го плана, то можете упустить удачную для себя вами.
возможность.
Расстановка приоритетов
При составлении списка, группируйте аналогич-
ные дела так, чтобы они выполнялись в один и тот В книге «Искусство успевать» Алан Лакейн пи-
же период времени. Так, все звонки, которые вам шет: «Все предметы, упомянутые вами в списке,
предстоит сделать, можно запланировать на один являются равноценными. Как только вы состави-
Ричард Кох в своей книге «Принцип 80/20. Секрет
те список, распределите дела в порядке их зна-
того, как достигать большего посредством меньшего»
чимости для вас в настоящее время. По моему
предлагает удваивать и даже утраивать усилия, если
мнению, ни один список не является полным, по-
что-то получается хорошо, а если что-то получается
ка он не показывает порядок важности дел. Как
не очень хорошо, просто изменять направление сво-
только вы составили такой список, завершите его
ей деятельности, причем как можно раньше.
определением приоритетов. Это является азбукой
Но вернемся к двум методам расстановки при-
планирования».
оритетов.
Составить список дел — задача нетрудная, го-
Метод «АВС-анализ».
раздо сложнее вычленить дела наиболее важные,
А — задачи наиболее важные. На их выполнение
иными словами, расставить приоритеты.
потребуется 10% всех затрат времени, однако зада-
Для этого можно использовать один из двух ме-
чи эти настолько важны для достижения цели, что
тодов, которые разработали специалисты в области
их значимость оценивается в 70%.
тайм-менеджмента. Оба они были основаны на прин-
В — задачи средней важности. На них придется
ципе 80/20, или правиле Парето.
затратить 20% времени, а по значимости они оце-
В 1897 году итальянский экономист Вильфредо
ниваются всего в 20%.
Парето (1848-1923) выявил закономерность: 80%
С — задачи наименьшей важности. Их выполне-
всего того, что достигается человеком, получается
ние занимает примерно 70% времени, в то время
из 20% времени, которое этот человек затрачивает.
как вклад этих задач в достижение цели составляет
Другими словами, 20% всех дел дают 80% всех ре-
всего 10%.
зультатов, и наоборот. Таким образом, в основе эф-
фективности лежат 20% активности, и эти процен- Метод сочетания критериев «важность — сроч-
ты наиболее важны, а значит, нужно концентрировать ность».
свое внимание на тех делах, которые входят в эти Все задачи, которые занесены в список, нужно
20%. Именно их следует относить к разряду наибо- оценить по их важности и срочности, после чего рас-
лее важных задач. сортировать следующим образом:
— А — дела важные и срочные;
Принцип Парето сразу же нашел свое подтверж-
— В — дела важные, но не срочные;
дение в деловой сфере. Так, оказалось, что в ско-
— С — дела неважные, но срочные;
бяной лавке 80% прибыли приносили всего 20% пло-
— D — неважные и несрочные.
щади торгового зала. В фирме, занимавшейся
На дела из группы А следует отводить самое про-
бухгалтерией, 20% клиентов давали 80% выручки.
дуктивное время, так как эти задачи невозможно от-
В страховой компании 20% агентов в общей слож-
ложить на следующий день.
ности заключали 80% сделок.
Дела из группы В так же важны и требуют наи-
более продуктивного времени, однако сделать их
можно завтра. К этой группе относятся задачи, на-
правленные на личностное развитие, обучение и т. д.
Многие люди часто оттягивают выполнение таких
дел, стараются не приступать к ним как можно доль-
ше. Чтобы преодолеть прохладное отношение к ним,
постарайтесь разбить то или иное дело на более
мелкие задачи и обязательно включите их в свой
план.
Дела из группы С требуют очень быстрого реа-
гирования, однако они не слишком значимы для до-
стижения цели. Нередко люди принимают их за
дела из группы А, из-за чего во многих фирмах воз-
никают суматоха и бесконечные авралы. Попытай-
тесь вообще избегать дел из группы С или делеги-
руйте их другим людям.
Дела из группы D не столь важны для дости-
дит пример с заполнением стеклянного сосуда кам-
жения цели и не требуют немедленного выполне-
нями, галькой и песком. Если вы начнете заполне-
ния, хотя они могут быть приятными и интересны-
ние сосуда с песка и гальки, то у вас могут не умес-
ми. Именно поэтому некоторые люди берутся за
титься камни. Если же вы начнете заполнять
них в первую очередь, теряя время, предназначен-
стеклянный сосуд сначала камнями, затем мелкой
ное для важных и срочных дел. Постарайтесь во-
галькой и лишь после этого песком — у вас умес-
обще не выполнять их или поручайте другим лю-
тится все. Камни здесь соответствуют важным де-
дям. Все свои усилия направьте на дела группы А
лам, галька — делам второстепенным, которые мо-
(рис. 1).
гут быть срочными, но не важными, а песок — это
Стивен Кови, признанный во всем мире бизнес-
задачи неважные и несрочные. Если вы в первую
гуру и автор бизнес-бестселлера «7 навыков высо-
очередь уложите камни, то в промежутках между ни-
коэффективных людей», утверждает, что если в пер-
ми останется место и для гальки, и для песка. Если
вую очередь браться за важные и срочные дела,
же вы не станете придерживаться такой последова-
непременно останется время и для дел остальных
тельности в своей деятельности, то окажется, что
групп. Для иллюстрации своей мысли Кови приво-
перты советуют четко планировать не все 100% ра-
ваше время потрачено на задачи незначительные,
бочего времени, а лишь 60%. При этом 20% процен-
мелкие, как песок, а самое важное упущено.
тов остаются в запасе для решения непредвиден-
Возможно, первый опыт по расстановке приори-
ных задач, а остаток из 20% можно свободно
тетов будет достаточно сложен и займет много вре-
потратить на творческую деятельность.
мени, но со временем этот процесс не станет вы-
По мнению Глеба Архангельского, известного
зывать у вас затруднений. Известный специалист
специалиста в области тайм-менеджмента, «далеко
в области менеджмента Питер Друкер предлагает
не всем людям строгий порядок и четкое планиро-
использовать для расстановки приоритетов такие
вание подходят по психологическому складу: им нуж-
принципы:
на спонтанность, свобода действий, в жестко задан-
— ориентация не на прошлое, а на будущее;
ных рамках они чувствуют себя неуютно». Он советует
— концентрация на своих возможностях, а не на
таким людям «использовать технологии, позволя-
проблемах;
ющие избежать жесткого планирования, сохранить

<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>