<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

— выбор собственного, оригинального направ- гибкость, свободу реагирования на непредвиденные
ления, позволяющего достичь конкурентного преи- обстоятельства и не мешающие творчеству, задору,
мущества; увлечению. Идеальная для российского делового че-
ловека система должна помогать ему работать с ха-
— постановка высоких целей, позволяющих при
осом и неопределенностью — не только внешними,
необходимости резко изменить ситуацию, а не це-
но и внутренними».
лей «надежных» и легко достижимых.
Постарайтесь выделить в своей деятельности
Расчет времени
20% задач, наиболее важных для вас. Чтобы облег-
Без умения оценить количество времени, необ-
чить себе задачу, ответьте на несколько вопросов:
ходимого для выполнения той или иной задачи,
1. Относится ли это дело к тем, которые дают
80% результата? трудно добиться успеха. На выполнение одного де-
2. Даст ли выполнение данной задачи серьез- ла может быть достаточно 20 минут, другое потре-
бует нескольких часов. Если вы затрудняетесь с оп-
ный качественный скачок или только малозначитель-
ределением количества времени, которое вам
ное частное улучшение?
придется потратить на выполнение задачи, велика
3. Является ли эта задача дерзкой, дающей кон-
вероятность того, что эта задача останется неза-
курентные преимущества?
вершенной.
Планирование — дело нужное и важное, однако
Оценивая время, старайтесь учитывать все фак-
не стоит слишком увлекаться им, руководствуясь
торы и все даже самые мелкие детали. Очень часто
принципом: «Чем больше времени я потрачу на пла-
нирование, тем больше времени сэкономлю». Экс-
Научиться рассчитывать количество времени, не-
приходится слышать: «Я буду на месте через пят-
обходимого для выполнения задач, не так уж слож-
надцать минут», но ни через 15, ни через 30 минут
но, хотя для того, чтобы это превратилось в навык,
человека на месте не оказывается. Почему? Потому
потребуется не один день.
что учтено лишь время, которое предполагается за-
Что же нужно предпринять, чтобы научиться рас-
тратить на дорогу, а вот о том, сколько времени по-
считывать его? Существует несколько рекомендаций,
требуется на то, чтобы одеться, прогреть двигатель
помогающих приобрести этот навык:
автомобиля или дождаться автобуса, человек не по-
1. Фиксируйте время, которое вы затрачиваете
думал. Если вы станете обращать внимание на все
на выполнение повседневных задач. Отмечайте его
мелочи, тогда ваш расчет времени будет максималь-
в своем органайзере. Обращайте внимание на каж-
но точным.
дую мелочь, записывайте, сколько времени у вас ухо-
Требуйте точности и от других людей, избавь-
дит на приготовление завтрака; мытье посуды пос-
тесь от иллюзий, создаваемых вопросом: «У тебя
ле него; просмотр газеты; написание еженедельного
есть минутка, чтобы поговорить?». Ясно, что бесе-
отчета и т. д. Если вам требуется подсчитать время,
да займет отнюдь не одну минуту. Если коллега
необходимое для выполнения новой работы, при-
предложил вам обсудить важный вопрос или при- киньте, сколько времени вы затратили на аналогич-
нять участие в каком-то мероприятии, попросите ное дело.
его пояснить, сколько времени может занять это
2. Составляя ежедневный список дел в своем
дело. органайзере, выставляйте против каждого из них
Неумение рассчитывать время приносит нема- примерное количество времени. Например:
ло неприятностей. Если человек постоянно оши- — написать письмо редактору — 15 минут;
бается в подсчетах, он начинает думать, что бе- — позвонить стоматологу и записаться на при-
рет на себя больший груз забот, чем способен ем — 5 минут;
потянуть, и это превращает его жизнь в непрерыв- — оплатить счет за электроэнергию — 30 минут;
ный стресс. — составить план выступления на совещании —
Впрочем, случается и обратное: чтобы избежать 30 минут;
стресса, люди, привыкшие неправильно оценивать — написать доклад для выступления на совеща-
время, начинают уклоняться от выполнения важных нии — 2 часа.
дел. Понимая, что дело может занять не 15-20 ми- Когда вы будете выполнять эти задачи, засеки-
те время. Зафиксируйте в органайзере реально
нут, как хотелось бы, а гораздо больше, причем,
затраченное время. Сравните с тем количеством вре-
сколько именно, одному Богу известно, человек кла-
мени, которое вы запланировали. Проанализируйте
дет дело в долгий ящик, убеждая себя: «Сделаю ког-
да-нибудь потом».
ренними помехами, вы узнаете из главы 3, а сейчас
точность своего прогноза. Скорее всего, окажется,
рассмотрим скрытые затраты времени, мешающие
что в реальности одни задачи потребовали больше
точно оценить сколько его потребуется для выпол-
времени, чем вы полагали, а другие удалось сделать
нения той или иной задачи.
быстрее. 1. Передвижения. Рассчитывая время на доро-
Возможно, такая оценка покажется вам весьма гу к нужному месту, учитывайте не только чистое
обременительным занятием, но эта скрупулезность время, которое занимает проезд на личном авто-
требуется лишь в начале. В дальнейшем, когда вы мобиле или в общественном транспорте. Не забы-
приобретете опыт расчетов, то сможете держать вайте о возможности ожидания на остановке, до-
в голове время, которое у вас отнимает та или иная рожных пробках и т. д. Вспомните, есть ли в здании,
повседневная задача. И уж тем более вам не пона- в которое вы отправляетесь, лифт, подумайте,
добиться подсчитывать его для выполнения мелких сколько минут будет потрачено на его ожидание,
дел, занимающих всего 5-7 минут. сколько времени уйдет на поиск нужного кабине-
Попрактиковавшись так 2-3 недели, вы стане- та. Планируя встречу, учитывайте также, отправи-
те достаточно точно оценивать время, которое тесь ли вы в путь в час пик или в более спокойное
придется затрачивать на различные дела. Не сто- время.
ит, однако, забывать о неожиданных ситуациях 2. Подготовка к работе. Оценивая время, необ-
и факторах, способных нарушить самые точные ходимое для выполнения задачи, прикиньте, сколь-
расчеты. ко минут вам потребуется на подготовку к работе.
Возможно, сама задача займет не более 15-20 ми-
Что мешает правильно
оценивать и рассчитывать время нут, но есть ли у вас все необходимое для нее? На-
пример, собираясь отремонтировать какой-то быто-
Вы прикинули, сколько времени потребуется на
вой электроприбор, подсчитайте, какое время у вас
подготовку к докладу, однако стоило вам начать, как
займет чтение инструкции и поиск нужных инстру-
на вас посыпались телефонные звонки или просьбы
ментов.
окружающих. Затем вы позвонили сами, потом про-
3. Корректировка. Оценивая сроки, не забудьте
верили ящик электронной почты и ответили на пись-
о резерве времени, которое вам может потребовать-
мо. Закончив подготовку к докладу, вы уже не мо-
ся на исправление недостатков и неточностей в ра-
жете точно сказать, сколько чистого времени ушло
боте. Подумайте, сколько времени могут отнять
на выполнение этого дела. Чтобы научиться верно
перепроверка фактов, возможная консультация
оценивать время, прежде всего вы должны научить-
с другим человеком и т. д. Рассчитайте это время
ся не отвлекаться и не перескакивать с одного де-
и держите его в резерве.
ла на другое. О том, как бороться с внешними и внут-
Специалисты по тайм-менеджменту выделили
4. Обдумывание и принятие решений. Некото-
три главные формы календарного планирования (уп-
рые дела (например, написание статьи или покупка
равления проектом): график прогресса, график по-
дорогостоящей вещи) требуют времени на обдумы-
следовательности действий, календарь.
вание и принятие решения. Обязательно вносите
Построение графика прогресса
в свой график это время.
5. Начало и завершение. Если вам нужно почи- График прогресса, или график Гантта (планово-
нить кран в ванной, вы должны сначала приготовить контрольный график), — это линейный визуальный
нужные инструменты, а после окончания работы на- метод прогресса, который достигнут за определен-
вести порядок в ванной комнате и убрать их на ме- ный период времени в результате какой-либо дея-
сто. Если работу нельзя выполнить за один раз, вре- тельности. С помощью такого графика можно уви-
мени на ее начало и завершение потребуется еще деть временный прогресс в ходе выполнения
больше. различных задач и проектов (специфических видов
6. Перерывы на отдых. Учитывайте в своем гра- деятельности, имеющих определенную цель и огра-
фике перерывы в работе, особенно если задача ниченных во времени).
большая и может занять много времени. Нередко
люди, желая быстрее закончить дело, заставляют
себя работать без отдыха в течение многих часов.
Возможно, одно или два дела и в самом деле бу-
дут сделаны быстро в таком темпе, но в дальней-
шем отсутствие перерывов обязательно скажется
на продуктивности работы. Оценивая время, требу-
ющееся на выполнение задач, обязательно вклю-
чайте в свой план перерывы на отдых.
Способы контроля над результатами
Рассмотрим график прогресса на конкретном
Невозможно добиться успеха без планирования
примере. Допустим, что ваша цель — сделать свой
времени. Какой бы ни была ваша цель, она обяза-
дом уютным к определенному сроку (за 12 месяцев).
тельно должна быть зафиксирована письменно (на
Проверить результат вам хотелось бы через 10 не-
бумаге, в компьютере или ноутбуке) и ограничена
дель. Для достижения цели вы выбираете три про-
временными рамками. Если таких рамок не ставить, екта: отремонтировать кухню, разбить сад перед до-
есть вероятность, что задача никогда не будет вы- мом, привести в порядок подвал.
полнена.
ваш вопрос дается утвердительный ответ, линия гра-
фика движется в одном направлении, если ответ от-
рицательный, график будет направлен в другую сто-
рону (например, вашему руководителю что-то не
понравилось в составленном вами тексте, и он по-
просил вас внести изменения).
График последовательности действий выстраи-
вается в двух направлениях: вниз и вправо. В биз-
несе чаще всего используются графики с направле-
нием вправо, в таком случае линию времени можно
продвигать вверх или вниз.
К каждому проекту можно добавить подпункт, то
есть разбить основную задачу на несколько опера-
ций (от 3 до 15). Постарайтесь не перегружать свой
график, это усложнит вам работу.
Для удобства можно использовать в графике
прогресса определенные символы, например вол-
нистая линия будет означать начало проекта. По-
лезно применять для обозначений различные цве-
та. Так, зеленым можно обозначить начало процесса,
синим — сложности, которые будут встречаться
у вас на пути, и т. д.
График последовательности действий
График последовательности действий исполь-
зуется для планирования действий, которые свя-
заны с проектами и задачами, где задействовано
много людей и ресурсов. Такой график помогает
контролировать выполнение проекта и следить за Чтобы без труда отслеживать в графике разно-
тем, чтобы не произошло отклонений от намечен- образные виды информации, можно использовать
ной цели. символы — геометрические фигуры — и отметки,
Этот метод планирования удобен и тем, что поз- сделанные разноцветными маркерами. Так, с по-
мощью окружности можно обозначить связующее
воляет использовать обратную связь. Так, если на
звено, квадрат будет предполагать информацию,
треугольник — чье-то решение (утвердительный или
отрицательный ответ). Прямой линией можно отра-
зить прямую связь, волнистой — прерванную связь,
ломаной — одностороннюю. Чтобы не запутаться
в символах и цветах и не ошибиться, под графиком
рекомендуется дать расшифровку всех цветовых
и графических обозначений.

Календарь
Календарь — широко распространенный способ
контроля над результатами, он позволяет увидеть
и наглядно представить результаты вашей работы.
Для этого годится календарь, который можно при-
обрести в любом магазине канцтоваров.
Допустим, вы должны сдать проект (статью)
редактору 31 октября. Отметьте эту дату в кален-
даре.
После того как основные задачи указаны, вы мо-
жете вставить в календарь подпункты — более мел- календарик-«пинарик», позволяющий не только пла-
кие задания, направленные на достижение цели. нировать, но и видеть всю свою жизнь целиком. Мож-
Для того чтобы показать связь между этапами но сделать его на обычном листе бумаги или куске
работы над проектом, соедините даты в календаре картона, или же на компьютере. Хотя первое пред-
стрелками. Как и в графиках прогресса и последо- почтительнее — вы можете поставить его на пись-
вательности, вы можете использовать различные менный стол или повесить над кроватью, и он будет
цвета и символы, так вам будет легче контролиро- у вас всегда перед глазами. В верхней и нижней
вать процесс работы над проектом. Чтобы было строке перечеркните прожитые годы, затем еже-
удобнее вносить коррективы, делайте записи ка- дневно (желательно вечером) зачеркивайте прошед-
рандашом. Можно также использовать стираемую шие дни и месяцы текущего года. В текущие даты
доску. карандашом вписывайте свои основные цели и за-
Очень эффективно помогает управлять време- дачи. Можете использовать символы и разные цве-
нем и контролировать результаты так называемый та для особых пометок. Например, красная точка бу-
дет означать удачный день, синяя штриховка — день
не слишком удачный.
Эффект окажется значительным, если календа-
рик-«пинарик» будет находиться перед вашими гла-
зами большую часть дня. Вскоре вы почувствуете,
что время как будто материализовалось, и вы не
можете жить, как прежде, расходуя свои часы, не-
дели, месяцы и годы впустую. Специалисты по
тайм-менеджменту советуют начать учиться плани-
ровать время именно с такого приспособления, как
«пинарик». Оно способно заставить ценить свое
время даже самого ленивого и неорганизованного
человека.

Как выбрать инструмент
для планирования
В настоящее время для планирования использу-
ются самые разные инструменты. Существуют вся-
кого рода многофункциональные компьютерные
программы, всевозможные календарные системы
и органайзеры. Так, можно обзавестись особой ка-
лендарной системой, предназначенной для наме-
ченных встреч.
Она обнаруживает сбои в расписании, отмечает
область и время событий, имеющих значение для ее
владельца. Можно также использовать самые раз-
ные варианты графиков, в том числе графики про-
гресса и последовательности.
Для планирования хорошо приспособлены
компьютерные программы, они дают возможность
«перетаскивать» мышью фрагменты текста, элемен-
ты диалоговых окон и т. п. Можно использовать зву-
ковые сигналы и оповещения, помогающие устанав- Прежде чем приступить к поиску инструмента для
ливать нужные временные интервалы. Но каким бы планирования, постарайтесь определить свои инди-
сложным и совершенным ни был инструмент для пла- видуальные особенности, чтобы понять, комфортно
нирования, от него не будет проку, если информа- ли вам будет работать с новейшими программами
ция, которую вы используете, окажется неточной или для планирования. Весьма возможно, что традици-
устаревшей. Самая современная технология не по- онные планировщики на бумажной основе принесут
может в планировании, если вы не будете придер- вам больше пользы, чем электронные.
живаться намеченных сроков, не станете поддержи- Известно, что по способу восприятия информа-
вать выбранный инструмент. ции и стилю мышления всех людей можно разделить
Выбирая планировщик, внимательно изучите на два типа: линейно-цифровой и зрительно-осяза-
его и постарайтесь понять, подходит ли он вам лич- тельный.
но. В противном случае пользы от него не будет. К зрительно-осязательному типу относятся лю-
Помните также, что этот инструмент должен стать ди с хорошо развитой зрительной памятью. Им лег-
единственным местом, где вы будете отмечать ва- ко и спокойно думается, когда перед ними лежит
ши цели, задачи, встречи. Не думайте, что чем ручка и бумага и можно записать на ней свои мыс-
больше планировщиков (один в компьютере, дру- ли. Всю информацию, которую им предстоит запом-
гой на письменном столе, третий в сумке), тем луч- нить, они также стараются записывать. Пытаясь
ше. В таком случае вам придется постоянно пере-
освежить в памяти события недавнего прошлого,
носить информацию из одного места в другое,
представители этого типа охотно пользуются запис-
в результате чего часть сведений непременно по-
ной книжкой. Свои старые записные книжки они
теряется, а вы запутаетесь. Все данные о ваших
бережно хранят. Если человек зрительно-осязатель-
планах, задачах, встречах должны храниться в од-
ного типа ищет в записной книжке какую-то инфор-
ном месте.
мацию (фамилию, адрес, телефон), он обычно пом-
При всем многообразии инструментов для пла- нит, в каком месте делал пометку (например,
нирования их можно разделить на четыре основных в правом верхнем углу страницы). Составляя спис-
вида: ки дел, он скорее сгруппирует задачи по тематике
1. Календарь (настольный, настенный). или в соответствии со своими ассоциациями, чем
2. Планировщик в виде записной книжки (орга- примется планировать их по хронологии или в со-
найзер, блокнот, тайм-менеджер). ответствии с приоритетностью того или иного де-
3. Компьютерная программа для планирования. ла. К компьютерным системам планирования люди
4. Портативное электронное устройство в виде зрительно-осязательного типа относятся с легкой
записной книжки, органайзера и т. д. опаской, считая их слишком сложными, отнима-
В отличие от электронного инструмента для пла-
ющими много времени. В качестве инструмента для
нирования органайзер на бумажной основе не за-
планирования эти люди предпочитают использовать
ставит вас тратить время на ожидание загрузки,
календари, органайзеры, блокноты и записные
в любую минуту вы сможете достать его, чтобы сде-
книжки.
лать пометку или внести новую информацию. Если
Рассмотрим некоторые из этих инструментов.
вам нужно получить общее представление о состо-
Очень удобны и просты в использовании на-
янии ваших дел, достаточно будет полистать орга-
стольные и настенные календари с сеткой времени,
найзер, чего не сделаешь так легко и просто при ра-
разделенной по месяцам, неделям и дням недели.
боте с компьютерной планирующей программой.
Однако такие планировщики годятся лишь для лю-
Кроме того, вы можете удалить из органайзера
дей, которые постоянно работают в одном и том же
ненужные страницы и бланки, оставив только то, что
помещении. Если в ваши трудовые обязанности вхо-
действительно необходимо. Если же вам по долгу
дят частые разъезды, пользы от подобного календа-
службы приходится оперировать значительными объ-
ря будет немного: настенный или настольный кален-
емами информации и много ездить, постарайтесь
дарь в карман или сумочку не положишь. Кроме того,
подобрать модель органайзера, отличающуюся боль-
ваша деятельность должна быть достаточно неслож-
шей компактностью и структурированностью, иначе
ной — этого типа планировщики не пригодны для
у вас возникнет ощущение, что вы всюду таскаете
составления и записывания длинных списков дел
с собой кирпич.
и планирования их по времени.
К линейно-цифровому типу относятся люди, к ко-
В таком случае лучше обзавестись органайзе-
торым мысли легче приходят тогда, когда есть воз-
ром (тайм-менеджером), снабженным взаимозаме-
можность зафиксировать их с помощью компьютер-
няемыми бумажными бланками, которые можно
ной клавиатуры. Отыскивая информацию в своей
вставлять в раскрывающийся кольцевой механизм
записной книжке, человек этого типа не пытается
обложки. Пользоваться таким органайзером не-
припомнить, где именно сделал пометку, а обраща-
трудно и очень удобно, его можно брать с собой
ется к системе, то есть ищет имя или адрес, напри-
в любые поездки, не заботясь о батарейках и бло-
мер, по первой букве, а телефон — по первой циф-
ках питания. Планировщики на основе бумажных
ре. Такие люди способны, посмотрев на календарь
бланков различны по своим размерам, они могут
или монитор компьютера, сразу же представить не-
быть маленькими (карманными) или большими, до-
давние события в хронологическом порядке. Они
стигающими формата А4. Большие планировщики
легко запоминают дела, которые запланировали, по
нужны тем, кто имеет плотный график работы, чья
дням недели, календарной дате, времени суток. Им
деятельность зависит от расписания деятельности
свойственно составлять списки дел, основываясь на
других людей.
al digital assistant — PDA) и совместимое с PIM. «Лич-
их приоритетности и хронологии, а не в соответствии
ный электронный секретарь» может быть подключен
с их тематикой или собственными ассоциациями.
к компьютеру, на который установлено обеспечение
Планируя дела на следующий день, представители
«личный информационный менеджер». После коман-
линейно-цифрового типа не станут оглядываться на
ды синхронизации встроенный календарь устрой-
предыдущий день, так как хорошо помнят те зада-
ства PDA начинает дополнять и обновлять информа-
чи, которые им предстоит выполнить. Работа с компь-
цию в календаре, сформированном с помощью
ютером и любой электронной техникой не вызыва-
программного обеспечения вашего компьютера. При
ет у них затруднений, поэтому для планирования
появлении взаимоисключающих задач устройство
времени они чаще всего прибегают к специальным
будет оповещать вас об этом.
компьютерным программам или портативным элект-
Для планирования времени применяются компь-
ронным планировщикам (органайзерам, специаль-
ютерные программы, в которых есть календарь,
ным записным книжкам и т. д.).
функция составления списков дел, управление
Если вы остановили свой выбор на компьютере
контактами и коммуникациями, системы хранения
в качестве планировщика, вам необходимо програм-
и систематизации информации (Microsoft Outlook,
мное обеспечение с возможностями, известными как
Day-Runner, Day-Timer, Lotus Organizer, Act). Такие
«личный информационный менеджер» (personal
программы удобны для тех, кто большую часть ра-
information manager — PIM). Можно также использо-
бочего времени проводит в кабинете возле компь-
вать программу «управление контактами» (contact
ютера.
manager).
Это программное обеспечение используется

<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>