<< Пред. стр.

стр. 4
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

И то и другое приложение имеют встроенные ка-
и в условиях большого офиса, когда доступ к инфор-
лендари и систему формирования списков дел и ад-
мации о планах человека необходим и другим со-
ресов, однако «личный информационный менеджер»
трудникам фирмы. Например, в отсутствие шефа
применяется для планирования личных дел и задач,
секретарь может увидеть, в какое время он занят,
в то время как программа «управление контактами»
найти окно в его расписании и внести в график
построена в виде базы данных, направленной на ока-
дополнения. С помощью сети коллеги могут согла-
зание помощи при работе с клиентами. Именно по-
совать время встречи с кем-то из сотрудников.
этому последнее обычно выбирают люди, чья дея-
Бывают также ситуации, когда вам необходимо ввес-
тельность заключается в продаже товаров и услуг.
ти в список фамилии людей, которых следует приг-
Если ваша работа не связана с этим, вам лучше вос-
ласить на встречу. Программа сама выявит все
пользоваться приложением PIM.
несовпадения с планами этих людей, поможет по-
Существует также электронное устройство, име-
добрать более подходящее для встречи время, пос-
нуемое «личным электронным секретарем» (person-
ле чего разошлет приглашения по электронной поч- если вы ленитесь делать резервные копии, при сбо-
те всем участникам. ях в работе компьютера информация может быть без-
возвратно утеряна. Впрочем, потерять можно и обыч-
Некоторые программы-планировщики использу-
ную записную книжку или органайзер на бумажной
ются в режиме свободного доступа в сеть Интернет.
основе. И вряд ли кому-то захочется создавать ре-
Получив с помощью пароля доступ к своим данным,
зервные копии таких планировщиков.
можно оперативно вносить коррективы в собствен-
ные планы в режиме on-line. Кроме того, можно пре- Кроме того, использовать компьютер для плани-
рования времени, посвященного семейным делам,
доставить другим людям доступ к своему графику.
невозможно, если конечно, вся ваша семья, вклю-
Такие программы также дают возможность поиска
чая супруга и детей, не имеет постоянного доступа
нужной информации (время спектаклей, концертов,
к Сети.
телепередач, спортивных мероприятий и т. д.)
Людям, часто отлучающимся с рабочего места
и встраивания ее в ваше расписание. Почти все
и пользующимся большими объемами информа-
Интернет-календари совместимы со многими компь-
ции, удобно планировать время с помощью легких
ютерными программами, а также с «личным элект-
и компактных портативных электронных планиров-
ронным секретарем», используя их, вы не будете ис-
щиков.
пытывать никаких трудностей в синхронизации
данных. Существуют модели простые и сравнительно не-
дорогие, есть и дорогостоящие «личные электрон-
Конечно, если вам приходится часто отлучаться
ные секретари», о которых уже упоминалось ранее.
с рабочего места, возникают некоторые трудности
В большинстве моделей PDA есть календари, функ-
в использовании планировщика в виде компьютер-
ция составления списков дел, телефонные и адрес-
ной программы. Так, если на рабочем месте вы мо-
ные книги, а также системы, позволяющие делать
жете распечатать список предстоящих дел и прочей
обычные и графические записи.
информации, чтобы взять его с собой, то за преде-
лами офиса информацию все равно придется запи- При покупке электронного органайзера обра-
сывать на бумаге, а потом, по возвращении в офис, тите внимание на объем памяти и возможность
терпеливо вводить ее в компьютер. Можно устано- синхронизации информации с вашим компьюте-
вить программу планирования на ноутбук (если, ром. Кстати, самые дешевые модели не обладают
конечно, у вас есть привычка всюду брать его с со- функцией соединения с компьютером, более доро-
бой), однако постоянно переносить информацию гие модели снабжены специальным кабелем,
с компьютера на ноутбук не очень удобно. с помощью которого можно установить связь
Компьютерные программы в качестве инстру- с компьютером для обмена информацией. Наибо-
мента планирования имеют и другие недостатки. Так, лее удобны для синхронизации данных самые до-
и производит поиск нужных сведений по ключевым
рогостоящие модели, имеющие особые доковые
словам и цифрам.
устройства или инфракрасный порт.
Существуют портативные электронные пла-
Чем легче и компактнее электронный планиров-
нировщики, которые можно использовать для
щик, тем удобнее носить его с собой, однако чем
рассылки электронной почты. Такие модели снаб-
миниатюрнее дисплей, тем труднее считывать с не-
жены модемом и специальным программным обес-
го информацию, особенно людям с недостаточно
печением.
острым зрением.
Несмотря на перечисленные возможности палм-
Вы не испытаете никакого удовольствия от «об-
топов, вам придется потратить больше времени на
щения» со своим планировщиком, если будете на-
беглый просмотр страниц или ввод информации, чем
прягать глаза, глядя на дисплей, или попадать паль-
если бы вы пользовались обычным органайзером на
цем «мимо цели», из-за того что клавиши слишком
бумажной основе.
малы. Кстати, у дешевых моделей электронных ор-
Для полного изучения и освоения всех функций
ганайзеров клавиши выполнены подобно клавишам
также потребуется немало времени, и ни у каждого
калькулятора, в то время как дорогостоящие моде-
человека хватит на это терпения. Многие люди
ли типа PDA снабжены сенсорным экраном, систе-
используют такие планировщики как обычные элект-
мой «электронное перо», а в некоторых случаях
ронные записные книжки, игнорируя все остальные
и удобной клавиатурой.
их возможности. Чаще всего так поступают пред-
К разряду портативных электронных планиров-
ставители зрительно-осязательного типа: что-
щиков относятся и портативные персональные ми-
бы научиться пользоваться мини-компьютером, им
ни-компьютеры (палм-топы), по своим важнейшим
приходится затрачивать гораздо больше вре-
характеристикам не уступающие ноутбукам и тра-
мени, чем людям, относящимся к линейно-цифро-
диционным персональным компьютерам. Они вы-
вому типу.
полняют почти все функции последних, но в не-
сколько уменьшенном объеме. Эти устройства
обладают способностью хранить большое количе- Потоки
ство информации, в то же время они компактны информативного ливня
и сравнительно легки. Вам не потребуется мно-
Информация — это то, что требуется человеку
го времени, чтобы ввести в них данные, одно
для плодотворной деятельности, однако сведения,
нажатие кнопки позволяет ознакомиться с инфор-
изливающиеся на нас, словно потоки тропического
мацией за один день или целый месяц. Такой пла-
ливня, могут стать непреодолимым препятствием
нировщик может автоматически вносить в вашу
к достижению цели.
программу периодически повторяющиеся события
Некоторым историческим личностям приписыва-
Считается, что информация в мире удваивается
ется способность делать несколько дел одновремен-
каждые 68 дней. Каждые сутки издается 2000 книг,
но (Юлий Цезарь, Рубенс), однако ученые уверяют,
открывается 2000 новых сайтов в Интернете. Свою
что сознание человека может успешно выполнять
лепту вносят газеты, журналы, телевидение. Ученые
работу лишь с одним объектом (делом, мыслью,
подсчитали, что для восприятия информации, скап-
документом).
ливающейся на нашей планете только за 1 минуту,
Просто есть люди, которые умеют быстро пе-
человеку потребовалось бы целых 80 лет. Понятно,
реключаться, не испытывать дискомфорта, когда их
что «переварить» такой объем информации он не
прерывают. Это весьма ценное качество, но, к со-
способен.
жалению, наделены им немногие.
Согласно исследованиям, проведенным агент-
Если у вас оно отсутствует, вам остается лишь
ством Рейтерс, 33% менеджеров из индустриально
одно: выделять тот объект, на который в данный
развитых стран страдают заболеваниями, вызванны-
момент направлено ваше внимание. Используйте
ми информационными перегрузками, а точнее,
только ту информацию, которая относится к этому
стрессом, связанным с чрезмерным количеством ин-
объекту.
формации.
Как не потеряться в информационном изобилии,
Многие из этих людей, отвечая на вопросы Рей-
каким образом просеять горы «шелухи», чтобы отыс-
терс, заявили, что испытывают напряжение, обща-
кать «драгоценное зерно»? Вспомните принцип Па-
ясь с коллегами, да и любимая работа перестала
приносить удовлетворение. Страдает не только ра- рето, который в данном случае будет звучать так:
бота, но и другие сферы жизни, в том числе личные только 20% информации дает 80% знаний, необхо-
и семейные отношения. димых для достижения цели. Чтобы воплотить этот
принцип в жизнь, нужно научиться классифициро-
Конечно, полностью отгородиться от информа-
вать информацию, отличать нужные сведения от бес-
ционного потока нельзя, как нельзя прожить без
полезных.
нужной информации. Например, чем больше инфор-
мации для анализа окажется в распоряжении руко- Какой бы узкой ни была ваша специализация,
водителя, тем меньше вероятность, что принятое им весь объем информации, относящейся к ней, охва-
решение будет неверным. Но это не значит, что по- тить и использовать вы не сможете. Поэтому не пы-
ток информации может быть бесконечным, сущест- тайтесь прочесть все журналы и газеты (даже если
вуют границы, некий лимит того, что человек спосо- их не очень много), касающееся вашей сферы дея-
бен воспринять и переработать. Ненужные или тельности. Выберите два или три основных, но и их
имеющие незначительную важность сведения долж- не прочитывайте «от корки до корки». Читайте лишь
ны быть отброшены. те статьи, в которых интересующая вас тема рас-
крывается серьезно и основательно, не тратьте свое терминами. Так вы сократите время, которое обыч-
время на остальное. Чтобы было легче ориентиро- но тратите на обработку информации. Чтобы узнать,
ваться, постарайтесь узнать, что читают ваши руко- сможет ли ваш помощник успешно справляться
водители, ведущие специалисты, занятые в данной с подобной работой, давая ему первое задание, про-
сфере. читайте журнал сами. Так вы убедитесь, что он су-
Просеивая информацию, не замыкайтесь на мел найти нужные сведения и не пропустил ничего
своей специальности, ориентируйтесь не только на важного.
собственное руководство. Поинтересуйтесь, что Инструкции, которые вы даете своему добро-
читают клиенты, с которыми вы работаете, дело- вольному «референту» для первых заданий, должны
вые партнеры, потребители. Вы поймете их проб- быть как можно более точными и четкими. После
лемы, узнаете предпочтения, и работать вам ста- нескольких заданий ваш помощник наберется опы-
нет проще, чем прежде. Потратив время на то, та, и вам не понадобится перепроверять его. Теперь
чтобы узнать, в каком мире живут все эти люди, у вас появится время для просмотра других мате-
вы выйдете на качественно новый уровень обще- риалов или обработки того, что уже подобрал ваш
ния с ними. «резидент».
Эффективно отслеживать информацию вам по- Возможно также, что какие-то интересующие вас
могут делегирование задач кому-то из окружающих статьи, ознакомиться с которыми у вас никак не по-
(этот человек станет для вас «читателем-резиден- лучается, уже были прочитаны вашими коллегами.
том») и так называемое быстрое чтение. Чтобы не тратить на чтение собственное время, по-
просите коллегу кратко изложить прочитанное или
Ваш «резидент» записать в виде тезисов.
в информационном мире
Конечно, полностью избавиться от чтения и по-
Для подбора нужной информации в книгах, пе- иска информации вы не сможете, самые важные
риодических изданиях и Интернете можно исполь- материалы вам придется изучать самому. Исполь-
зовать коллег или родственников (о том, как это пра- зуйте для этого приемы быстрого чтения.
вильно делегировать задачи, вы узнаете из главы
Быстрое чтение
«Умение поручать свои дела другим людям»). Чтобы
привлечь внимание своего «разведчика» к нужным Самое важное в работе с периодическими изда-
темам, перечислите ему ключевые термины или фра- ниями — знать, где искать нужную информацию. Ста-
зы. Например, вы можете попросить его скопиро- райтесь не тратить время на пролистывание газет
вать страницы с ключевыми фразами или просмот- или журналов: ваше внимание непременно привле-
реть текст и отметить все абзацы с ключевыми чет что-то интересное, но совсем вам не нужное.
Раскрыв журнал, сразу обратите свой взгляд на но располагаются в начале статьи, менее значи-
оглавление. Отметьте в нем список необходимых мые — в конце.
статей. При покупке новой оргтехники и других сложных
Если в статье есть схемы, таблицы, диаграммы, офисных устройств приходится изучать технические
выделенные шрифтом или рамочкой фразы, прочи- руководства, которые могут быть весьма толстыми.
тайте их в первую очередь, потому что именно они Как при этом сэкономить время? Воспользуйтесь
зачастую дают общее представление о содержании следующими рекомендациями:
статьи. 1. В первую очередь определите назначение
Периодические издания представляют читателю данного технического руководства. Чаще всего оно
следующие типы материалов. излагается в начале текста.
Обзорные статьи. Задача этих статей заключа- 2. Просмотрите весь текст, чтобы определить его
ется в информировании читателя, поддерживании сложность для восприятия. Обратите внимание на
интереса. Обзорные статьи дают какую-то общую схемы, таблицы, рисунки.
информацию. Такая статья чаще всего начинает- 3. Пролистав страницу за страницей, сконцен-
ся с примера, который затем поясняется. Во вре- трируйте внимание на основных разделах. Определи-
мя чтения обращайте внимание главным образом те, есть ли в тексте непонятные для вас технические
на центральную и завершающую часть. Именно термины, необходимые для понимания руководства.
Выпишите их на листок, выясните значение каждого.
в них и содержится основная информация. А вот
Без этой операции вы вряд ли сможете правильно
первый и последний абзац можно смело пропус-
установить оборудование.
тить, на понимании содержания это никак не ска-
жется. 4. Если прояснить что-то самостоятельно вам не
Статьи с выражением мнения. Цель такой удалось, обратитесь к группе поддержки произво-
статьи — убедить читателя и даже подвигнуть его дителя оборудования.
на какие-то действия. Главная мысль чаще всего Много времени отнимают и всевозможные слу-
выражается в первом абзаце, а в последнем дает- жебные записки, но и с их изучением можно справ-
ся ее обобщение, поэтому достаточно прочитать ляться достаточно быстро. Работу облегчает то, что
лишь эти два абзаца, чтобы понять, о чем именно все служебные записки одной и той же компании
идет речь. обладают стандартной структурой: основная ин-
Статьи с сообщением последних новостей. Это формация в них (цель, источник, тема) расположе-
на в одном и том же месте. Чтобы сэкономить вре-
чисто информационные статьи, однако в них мо-
мя при чтении служебных записок, направляйте
гут быть включены примеры и общие сведения.
взгляд сразу же в эти места, и вам не придется чи-
Имейте в виду, что самые важные новости обыч-
тать весь текст целиком. Если вам нужно изучить Приемы, позволяющие
повысить скорость чтения
стопку служебных записок, не приступайте к рабо-
те, не рассортировав документы по степени важ- В настоящее время существует немало методик,
ности. Например, вы можете сложить наиболее важ- направленных на повышение скорости чтения. Боль-
ные записки справа от себя, менее значимые — шим успехом пользуется метод выборочного чтения,
слева. когда читается не все подряд, а лишь то, что соот-
Также много времени может отнимать процесс ветствует определенным задачам. Существуют так-
разборки и чтения почты, особенно с учетом того, же техника чтения целыми словами (этот метод очень
что среди почтовых отправлений попадается нема- популярен в США), техника, заключающаяся в уга-
ло того, что принято называть макулатурой. Если дывании смысла предложения по его началу и не-
у вас нет секретаря и почту приходится разбирать скольким опорным словам.
своими силами, воспользуйтесь следующими сове- Есть также методики, заключающиеся в прог-
тами: нозировании мыслей автора, в чтении «по диагона-
1. Разбирая почту, поставьте корзину для бумаг ли», «зигзагом» и т. д. Этим методам вас могут обу-
поближе к столу. В таком случае вы можете сразу чить на курсах и тренингах, посвященных этой
же выбросить все ненужное и избежать завалов на проблеме. Разработана также обучающая компью-
столе. В дальнейшем вы не будете путаться в бума- терная программа, убирающая из текста лишние
гах, терять важные документы и постоянно натыкать- слова.
ся на рекламные проспекты, которые вам совершен- Интересна методика, основанная на том, что
но не нужны. в одном абзаце, как правило, содержится лишь од-
2. Возьмите за правило просматривать каж- на основная мысль. В процессе чтения необходимо
дое письмо только один раз. Вы должны сразу же ставить перед собой следующие задачи:
решить, что с ним делать: положить в папку теку- — отыскивать основные мысли — наиболее важ-
щих дел, ответить немедленно или выбросить ную информацию в тексте;
в корзину. — подкреплять их второстепенными мыслями,
3. Если на письмо нужно ответить, постарайтесь которые оформлены как в виде предложений, так
сделать это сразу. Используйте для этого телефон, и в виде примеров (фактического материала).
электронную почту, факс. — вычленять основные и второстепенные мыс-
Если у вас совсем нет времени, в порядке ли и устанавливать между ними связь, давая им
исключения напишите на оригинале письма свой собственные лаконичные формулировки, благодаря
краткий комментарий, после чего отошлите его с по- чему текст лучше воспринимается и надежнее запо-
мощью факса. минается;
— не концентрируйте внимание на несуществен- всего приходится читать. Подсчитайте, сколько слов
ной информации (вводные слова; фразы, использу- вам удалось прочесть за одну минуту. Читайте в при-
ющиеся для логической связи; неинтересные для вас вычном темпе, то есть так, чтобы уровень понима-
сведения). ния содержания был обычным для вас. Для подсче-
Основные мысли в тексте могут быть выделены та количества слов, прочитанных за одну минуту, вы
жирным шрифтом или курсивом, подчеркнуты или можете поступить следующим образом:
заключены в рамку. Стоит также обращать внимание — подсчитайте количество слов в 10 строчках;
на слова-выводы: «следовательно», «в результате», — полученную сумму разделите на 10. У вас по-
«итак» и т. д. С помощью таких слов автор подводит лучится среднее количество слов в одной строке;
читателя к главной мысли. — определите, сколько строк вам удалось про-
В некоторых случаях основная мысль может быть читать за одну минуту.
заключена в формулы, числа, краткие умозаклю- Умножьте это число на среднее количество слов
чения. в одной строке. Полученный результат и будет ва-
Главная трудность при овладении техникой шей скоростью чтения.
повышения скорости чтения — научиться вычле- Теперь вы можете приступить к процессу увели-
нять из абзаца главную и второстепенные мысли. чения скорости чтения. Новый темп вам поможет за-
Этот навык появляется только после долгих тре- дать картонная карточка, или собственная ладонь.
нировок. Проделайте следующее:
Не так-то просто научиться игнорировать не- — положите карточку (ладонь) на страницу
существенную информацию, отталкивать ее, уда- с текстом. Читая, передвигайте карточку вниз по
лять из памяти. Если не стирать ее, она будет от- странице и одновременно закрывайте то, что уже
кладываться в виде пассивных залежей и в той или прочитали. Так вы лишаете себя возможности воз-
иной мере оттягивать на себя ваши время и вни- вращаться назад, к уже прочитанному, и экономите
мание. время;
Существует более простой, но довольно эффек- — передвинув карточку вниз, концентрируйтесь
тивный метод повышения скорости чтения, заклю- на строке, которая расположена непосредственно
чающийся в установлении границ текста. Даже крат- над карточкой;
ковременные, но регулярные тренировки очень скоро — передвигая карточку быстрее или медленнее,
дадут результат. задавайте разную скорость чтения. Ваш взгляд дол-
жен успевать за карточкой;
Для начала вам необходимо определить свою
обычную скорость чтения. Положите перед собой — поначалу не пытайтесь прочесть всю строку
незнакомый текст той тематики, которую вам чаще сразу, «опознавайте» в строке те слова, которые уда-
В-третьих, регулярно осуществляя ревизию ин-
ляются, в то время как карточка «оттягивает» ваш
формационных залежей, вы просматриваете все,
взгляд вниз по странице.
что у вас есть, и можете найти что-либо очень важ-
Время от времени передвигайтесь карточку со
ное и нужное. Случается, что информация, невос-
скоростью, превышающей скорость нормального
требованная в течение нескольких месяцев, оказы-
чтения. Упражняясь, ставьте перед собой реальные
вается весьма полезной, дополняющей новые
цели по увеличению скорости чтения.
данные.
Все лишнее — в корзину Просмотрите все места, где может накапливать-
ся ненужная и устаревшая информация. К таким ме-
Информация накапливается с огромной ско-
стам относятся:
ростью, и так же быстро устаревает. От ненужной
1. База данных. В ней наверняка еще остаются
и устаревшей информации, как и от ненужных ве-
сведения о контактах, которые уже разорваны и,
щей, следует вовремя избавляться.
вероятно, никогда уже не понадобятся вам. Без со-
Почаще проводите ревизию накопленных све-
жалений удалите такую информацию.
дений, спрашивайте себя: «Нужно ли мне хранить
2. Папки. Изымайте из рабочих папок бумаги, не
это?», «Какую пользу я могу извлечь из этих мате-
представляющие для вас никакого интереса. Убери-
риалов?».
те в дальний ящик документы, связанные с несроч-
Не накапливайте дома и на рабочем месте ки-
ными и несущественными делами. Ежедневно попа-
пы газет и журналов, откладывая их обработку на
даясь на глаза, они отвлекают вас и мешают искать
потом. Заведите себе папки, файлы в компьюте-
нужное.
ре, куда будете заносить всю полезную информа-
3. Файлы. В вашем компьютере наверняка есть
цию. Остальное без сожаления выбрасывайте.
файлы, которые когда-то вызвали у вас интерес, но
Конечно, вы потратите на это время, но ваши уси-
в течение многих месяцев вы так и не нашли им при-
лия принесут свои плоды в виде сэкономленных
менения. Скорей всего, они и дальше будут «висеть»
минут и часов.
без движения. Удалите их.
Во-первых, вам не придется подолгу разыски-
4. Ящики письменного стола, полки, визитницы.
вать нужные сведения, перелопачивая при этом го-
Просмотрите все вещи в своем кабинете. Возмож-
ры устаревшей и ненужной информации.
но, многие визитные карточки устарели, вы забыли
Во-вторых, если вы вовремя освободите место
людей, которые дали вам их, никогда не звонили по
(в папках, в ящиках, на письменном столе и пол-
написанным на них телефонам и никогда уже не по-
ках, в компьютере), вам не придется ломать голо-
звоните. Отправьте эти визитки в корзину. Нет ли
ву над тем, куда «впихнуть» новую информацию,
у вас старых поздравительных открыток, пыльных су-
которая продолжает поступать к вам.
вениров и подарков, которые ничего для вас не зна- должительными, чем целая работа. Рассмотрим это
чат, а только занимают место? Может быть, в ящи- на примере все той же курсовой работы. Ее первый,
ках вашего письменного стола хранятся инструкции начальный этап — поиск и подбор материала —
и руководства для техники и оборудования, которым будет состоять из нескольких мелких задач: посе-
вы уже не пользуетесь? Нет ли на полках прошло- щение библиотеки, просмотр журналов, книг, сайтов
годних каталогов, памяток и иных документов? Из- в Интернете. Согласитесь, эта работа не такая уж
бавьтесь от залежей ненужных бумаг, освободите противная и сложная, и главное — она шаг за ша-
место для новой информации. гом продвигает вас к цели.
На выполнение отдельных задач, составляющих
сложную и объемную работу, не потребуется мно-
«Не откладывай на завтра...»
го времени. Вы можете выделить на них, напри-
мер, по 1 часу в день или даже по 15-20 минут.
Почему порой так трудно взяться за дело? По-
Заведите таймер на этот промежуток времени,
чему мы откладываем какие-то задачи на завтра,
и вам будет гораздо легче работать, осознавая, что
а потом на послезавтра и так до бесконечности?
не приходится тратить на неприятное занятие весь
Есть две основные причины, по которым дела
свой день.

<< Пред. стр.

стр. 4
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>