<< Пред. стр.

стр. 6
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

дующий проект. Нарушатся планы, контроль над вре-
ду до идеального состояния говорит лишь об одном:
менем будет утрачен.
человек изо всех сил старается оттянуть время на-
Бороться с перфекционизмом вам помогут
чала работы.
следующие рекомендации:
1. Если вы почувствовали в себе сильное жела-
Поручайте свои
ние усовершенствовать работу, остановитесь и за-
дайте себе такие вопросы: «Каковы перспективы дела другим людям
моей деятельности?», «Что я получу после того, как
Некоторые люди терпят поражения в своей де-
результат моей деятельности еще на одну ступень
ятельности только потому, что всегда стремятся де-
приблизится к идеалу?», «Не пострадает ли от это-
лать все сами. Они считают, что никто, кроме них,
го другое важное дело?».
не способен выполнить работу достаточно хорошо,
2. Установите для себя четкий срок завершения
кроме того, они уверены, что упустят время, если
задачи, запланируйте сразу после нее новое дело.
будут тратить его на объяснения и инструкции.
Временные рамки вашей деятельности не должны
Такая позиция ошибочна. Известно, что лучших
быть расплывчатыми. Если вы просто скажете себе,
результатов достигает тот, кто овладел искусством
что будете делать дело (например, писать статью
всем вокруг. У людей разные интересы, склонности,
работать чужими руками. Делегируя свои дела дру-
умения, поэтому работа, которую вы считаете «чер-
гим людям, вы выигрываете время, а значит, може-
ной», может показаться кому-то весьма приятным
те выполнить гораздо большее количество важных
занятием. Чтобы не испытывать чувства вины, изу-
задач, чем тот, кто привык обходиться без помощ-
чите людей, которые вас окружают, узнайте их спо-
ников.
собности, навыки, предпочтения. Умея поставить
Делегирование задач — один из важнейших
каждого из своих помощников на нужное место, вы
навыков тайм-менеджмента, и если вы хотите в пол-
освободитесь от лишней работы и позволите дру-
ной мере овладеть искусством управления време-
гим внести свой вклад в общее дело, почувствовать
нем, то должны научиться этому.
свою значимость.
Пытаясь перераспределять задачи и поручать их
другим людям, вы можете столкнуться с некоторы- Нежелание зависеть от других людей. Есть лю-
ми трудностями. Ниже приведены наиболее распро- ди, которых от делегирования дел удерживает пос-
страненные из них: тоянная мысль, что никто лучше них с этими дела-
ми справиться не может. Если вы принадлежите к их
Ощущение, что у вас нет времени на делеги-
числу, присмотритесь к тем, кто вас окружает, и вы
рование. Если вы завалены делами, вам может
обязательно заметите, что и другие могут высказы-
показаться, что у вас нет времени на то, чтобы
вать разумные суждения, генерировать отличные
перепоручить задачу кому-то из окружающих и про-
идеи и ответственно относиться к работе.
контролировать ее выполнение. Но, изыскав мину-
ты на то, чтобы объяснить дело помощнику, под- Боязнь лишиться значимости в глазах окружа-
готовить и обучить его, вы сэкономите часы, дни ющих. Возможно, вы не хотите поручать свои дела
и месяцы и освободите время для других, возмож- другим, потому что считаете, что это снизит ваши
но, более важных дел. Не жалейте времени на сос- ценность и незаменимость, и, в конце концов, в вас
тавление плана делегирования, в дальнейшем просто перестанут нуждаться. Подумайте, а за это
ваши затраты окупятся с лихвой. ли вас ценят люди? Возможно, дело не в том, что
вы умеете делать то или это, способны решать сра-
Ощущение вины. Некоторые люди не могут из-
зу несколько задач, а в том, что вы обладаете осо-
бавиться от чувства вины, если им приходится «сва-
быми умениями, уникальными взглядами и личност-
ливать» дела на других. Действительно, вы можете
ными качествами, именно они-то и поднимают вас
испытывать такое чувство, но только в том случае,
в глазах окружающих. И если вы освободите себя от
если воспринимаете делегируемую задачу как очень
дел, с которыми без труда справятся другие, вы тем
неприятную, «черную» работу. Что делать в такой си-
самым получите время для новых задач и оригиналь-
туации? Во-первых, перестаньте думать, что задача,
ных проектов.
вызывающая скуку у вас, должна казаться таковой
Какие задачи делегировать? Перепоручать можно и такие задачи, как:
— дела, которые вы не любите;
В первую очередь старайтесь перепоручать — дела, с которыми вы недостаточно хорошо
людям рутинные дела, которые повторяются регу- справляетесь;
лярно и не требуют особых навыков и творческого — дела, которые отнимают у вас время и си-
подхода. К числу таких дел, например, относятся: лы, необходимые для выполнения более важных
— упаковка и отправка почтовой корреспон- задач.
денции; Больших успехов достигают те люди, которые де-
— отправка факсов; легируют своим помощникам выполнение тех зада-
— сортировка корреспонденции; ний, которые им самим нравятся, но должны быть
— обслуживание клиентов с предложением ин- переданы, потому что другие люди делают их быст-
формации, служебной литературы и т. д.; рее и эффективнее или потому что в списке дел есть
— телефонные опросы потребителей; более важные задачи.
— сбор публикаций в периодических изданиях; Оценив весь список задач, определите, что
— поиск нужной информации в Интернете; вы доверите исполнителям, и что сделаете своими
— проверочное прочитывание различных запи- силами.
сей, писем, специальной литературы; Прикиньте, в каких делах ваши усилия будут
— внесение новой информации в базу данных. более эффективными. Оцените свои способности,
Делегировать нужно также специальные проек- навыки и склонности, примерьте их к тем проектам,
ты, разовые или редко повторяющиеся, например: которые хотите оставить себе.
— планирование командировок; В некоторых случаях полезно передавать испол-
— покупку нового офисного оборудования; нителям все, взяв на себя функции руководителя
— техническую подготовку выставок, подготов- и контролера.
ку, отправку, доставку материалов к ним;
Домашние дела, которые
— подготовку рекламного проспекта.
можно поручать детям
Составляя план делегирования специального и ра-
зового проекта, хорошо оцените масштаб дела, при- Многие женщины жалуются на нехватку време-
киньте время, которое придется потратить на подго- ни и загруженность домашними делами, хотя если
товку своего помощника. Если вы потратите на это бы они потратили часть своего времени на обуче-
больше времени, чем на то, чтобы выполнить задание ние детей, то могли бы получить значительный
самому, и если это задание не будет повторяться, вам выигрыш. Привлекая членов семьи к ведению
выгоднее сделать его собственными силами. домашнего хозяйства, вы снимите с себя часть
нагрузки, привьете детям навыки, которые обяза- зать овощи для салата, принимать телефонные звон-
тельно потребуются им в дальнейшем и внесете ки, предназначенные для всех членов семьи.
вклад в сближение всех членов семьи, ведь извест- Подростки старше 13 лет способны стирать
но, что ничто так не сближает людей, как совмест- одежду, закупать продукты, готовить несложные
ный труд. блюда.
Если вашему ребенку 2-3 года, не спешите уби-
Выбор исполнителей
рать за ним игрушки. В этом возрасте дети успеш-
но справляются с такой работой, как раскладывание Прежде чем передать кому-то задание, вы долж-
игрушек, книжек и одежды по местам. Можно также ны выяснить следующее:
привлечь малыша к сервировке стола, например по- 1. Какими знаниями, умениями и навыками об-
ручить ему разложить салфетки. ладает этот человек?
Ребенок в возрасте 4-5 лет способен самосто- 2. Вызовет ли у него интерес то, что вы собира-
ятельно одеваться, чистить зубы, причесываться, етесь ему предложить?
заправлять постель, наводить порядок в комнате, 3. Какая нагрузка уже возложена на него,
убирать со стола грязную посуду и участвовать в сер- есть ли у него время на выполнение вашего за-
вировке стола, например раскладывать столовые дания?
приборы (кроме острых) и посуду. В этом возрасте 4. Какое руководство потребуется с вашей сто-
детей можно также приучать к уходу за садом или роны?
огородом. 5. Насколько часто вам придется обращаться
В 6-7 лет ребенку можно поручать такие дела: к нему?
вынос мусора, полив цветов, помощь в приготовле- Чем больше информации вы получите об этом
нии пищи, составление списка продуктов, покупка человеке, тем успешнее будет выполнено поруче-
мелочей в магазине. ние, которое вы ему дадите. Вы добьетесь наиболь-
В возрасте 8-10 лет ребенку можно делегиро- шего эффекта, если поручите исполнителю задание,
вать следующее: загрузка белья в стиральную маши- полностью соответствующее его интересам, способ-
ну, мытье посуды, прогулка с собакой. Можно также ностям, знаниям и опыту.
поручить ему мойку автомобиля, уборку листьев на Делегируя кому-то ту или иную задачу, обрати-
даче с помощью грабель, приготовление несложно- те внимание на степень квалифицированности ра-
го завтрака, например бутербродов. ботника. С этой точки зрения всех потенциальных
Детям 11-12 лет можно поручить более сложные исполнителей можно разделить на три группы:
задания: подмести и помыть пол, пропылесосить ко- 1. Квалифицированный специалист, или эксперт.
вер, разогреть заранее приготовленную еду, наре- Этот человек сделает работу эффективнее и быст-
ству, няни и т. д.). То же самое относится и к рабо-
рее, чем вы. В таком случае процесс передачи за-
те. Если ваши подчиненные не обладают достаточ-
дачи потребует наименьших затрат времени и сил
ной квалификацией для выполнения какого-то слож-
с вашей стороны, зато результат будет высоким. На-
ного дела, вам придется пригласить специалиста из
пример, делая ремонт в своей квартире, вы найме-
другой фирмы.
те мастера, который поможет вам сэкономить вре-
Поручать выполнение дел людям со стороны сле-
мя и энергию для других дел. Если вы возглавляете
дует в следующих случаях:
фирму, то для ведения отчетности и уплаты налогов
1. Задача требует особых навыков и определен-
удобнее нанять бухгалтера.
ной квалификации. Представьте себе, что в вашем
2. Работник, равный вам по квалификации. Та-
офисе сломался компьютер. Вы могли бы попросить
кой человек справится с задачей ничуть не хуже, чем
кого-то из сотрудников заняться им, но стоит ли это
вы сами. Введение его в курс дела не отнимет у вас
делать? Наверняка человек, к которому вы собира-
много времени, вам будет достаточно объяснить ему
етесь обратиться, загружен собственной работой, да
суть работы и дать особые указания.
и опыта, необходимого для наладки компьютера,
3. Исполнитель-новичок. Делегируя выполнение
у него не так уж много. Вы добьетесь лучших резуль-
дела новичку, вы обращаетесь к человеку, который
татов, если пригласите специалиста из фирмы, спе-
не умеет выполнять определенные задачи так же эф-
циализирующейся на установке и ремонте компью-
фективно, как и вы, потому что прежде не сталки-
терной техники.
вался с ними. Вам потребуется немало времени на
2. Задача настолько проста, что не требует осо-
обучение, инструктаж и осуществление контроля.
бых навыков. Если у вас есть секретарь-референт,
Однако если вы собираетесь обращаться к этому че-
вы, конечно же, не станете отрывать его от работы,
ловеку и в дальнейшем, ваши расходы времени обя-
чтобы отправить на почту с заказным письмом. В та-
зательно окупятся.
ком случае лучше позвонить в соответствующую ор-
Оцените время, которое вы можете отвести на
ганизацию и пригласить курьера.
инструктаж и контроль. Чем меньше времени вы мо-
4. Все штатные служащие слишком загружены
жете потратить на это, тем квалифицированнее дол-
работой. Если ни один из ваших сотрудников не мо-
жен быть человек, которому вы собираетесь дове-
жет оставить свою работу для того, чтобы занять-
рить выполнение задачи. Если вы хотите передать
ся делом, которое вы хотите поручить ему, задай-
что-то из домашних дел, вашими исполнителями
тесь вопросом: «А нужно ли решать эту задачу прямо
будут члены семьи (супруг, дети), у которых, воз-
сейчас, или можно все же отсрочить ее?» Если де-
можно, недостаточно возможностей или способно-
ло не терпит отлагательства, наймите исполнителя
стей. В таком случае вы можете воспользоваться
со стороны.
помощью людей со стороны (помощницы по хозяй-
Основные этапы процесса В то же время инструкции не должны быть не-
делегирования четкими, расплывчатыми. Лучше всего записать их
Делегирование состоит из трех основных этапов, на бумаге (если вы лично передаете задание) или
и на каждый из них вы должны выделить нужное ко- отправить исполнителю по электронной почте.
личество времени. Письменные инструкции особенно эффективны
в случае, когда работа сложная и состоит из не-
Первый этап. Постановка задачи скольких этапов, а помощник никогда прежде не
занимался делами подобного рода. Если у него бу-
Вы заинтересуете исполнителя и спровоциру-
дет зафиксированная на бумаге инструкция, он
ете его на активные действия, если объясните, на-
в любой момент может обратиться к ней для уточ-
сколько важна для вас и для всего коллектива его
нения информации.
работа.
Поясняя помощнику суть дела, не детализируй- Ставя перед исполнителем задачу, убедитесь,
те ее, не давайте очень подробных инструкций, не что у человека есть все необходимое для ее реше-
ния: информация, оборудование, ресурсы.
рассказывайте, как именно он должен выполнить
порученную ему задачу, оставляйте простор для Устанавливайте реальные сроки выполнения за-
проявления творческих способностей человека. Ва- дачи, помните, что они должны идеально вписывать-
ши инструкции должны быть сформулированы как ся в текущее расписание исполнителя. Определите
также крайний срок выполнения задания, оставив
пожелания и общие правила. Не лишайте исполни-
в резерве определенное количество времени, кото-
теля возможности идти собственным путем, ощу-
рое может потребоваться на исправление, улучше-
тить себя созидателем, испытать гордость за свой
ние или дополнение.
вклад в общее дело. Слишком подробный инструк-
таж приведет к потере вашего времени и утрате ин-
Второй этап. Контроль и поддержка
тереса к поставленной задаче со стороны помощ-
ника. Поощряйте самостоятельность выбранного Идеальным вариантом было бы отсутствие вто-
вами человека, создайте условия для того, чтобы рого этапа: вы дали задание, проинструктировали
он мог выразить свои идеи. Возможно, эти идеи исполнителя и стали спокойно ожидать результата,
будут настолько оригинальными и свежими, что вы занимаясь другими делами. Однако не всегда воз-
можно обойтись без активного контроля над процес-
в дальнейшем еще не раз ими воспользуетесь. Мо-
сом. Будьте готовы к тому, что у вашего помощника
жет быть, исполнителю удастся решить задачу со-
возникнут какие-то проблемы, и он не раз и не два
вершенно неожиданным для вас способом, более
обратится к вам с вопросами, просьбами о помощи
эффективным и экономичным, чем ваше собствен-
и поддержке. Можно заранее запланировать специ-
ное решение.
альное время для консультаций, тогда исполнители ет. Попросите исполнителя высказать свои предло-
не станут отрывать вас от важных дел. Это время жения относительно того, что можно сделать, чтобы
можно использовать и для отчетов о проделанной результат отвечал всем поставленным требованиям.
работе. Если работа длительная и достаточно слож- Так вы, не задевая достоинства своего помощника,
ная, такие отчеты будут показывать вам, что все идет, подтолкнете его к самостоятельному решению проб-
так как надо. лемы и поможете ему овладеть необходимыми
навыками.
Третий этап. Оценка результатов
Делегируя выполнение своих задач другим лю-
Когда работа будет закончена, вы сможете про- дям, старайтесь не совершать следующих распро-
верить качество ее выполнения и поставить свою страненных ошибок:
оценку. Оценивая результат, постарайтесь не — не выбирайте исполнителя случайно, не ин-
впасть в перфекционизм, не думайте о том, что вы тересуясь наличием у него свободного времени
сами сделали бы это дело более качественно. Воз- и нужных навыков;
можно, вы нашли бы больше нужного материала — не спешите переложить дело на чужие плечи,
для отчета или вымыли окна чище, зато вам не уда- обязательно объясняйте помощнику все сложности
лось бы сэкономить время и еще одно важное де- и тонкости задания, наметьте пути, по которым он
ло пришлось бы перенести на следующий день. должен пройти для достижения результата;
Вместо того чтобы сожалеть об отсутствии совер- — не давайте нечетких и неполных инструкций,
шенства в результатах, представленных помощни- убедитесь, что вы учли все трудности, которые мо-
ком, порадуйтесь тому, что вас избавили от лиш- гут подстерегать исполнителя во время выполнения
ней работы. задания. Имейте в виду, что вашего помощника мо-
Оценив результаты, оцените навыки и способ- жет поставить в тупик то, что вам кажется понятным
ности помощника, подумайте, будете ли вы давать и простым;
ему подобное задание в следующий раз или подбе- — не пренебрегайте озабоченностью исполни-
рете для этого другого исполнителя. теля, дайте ему возможность высказать то, что его
Если результаты чужой деятельности удовлетво- пугает в вашем задании;
рили вас, сообщите об этом работнику, скажите, что — не отмахивайтесь от вопросов своего помощ-
вам понравилась его работа. Если что-то не совсем ника. Если вы обещали консультировать исполните-
вам понравилось, не пытайтесь сразу же выложить ля, помогать ему решать вопросы, которые покажут-
свое мнение. Лучше напомните ему, в чем именно ся сложными, выполняйте свое обещание. Будьте для
заключалась его задача, скажите, что результат бли- него доступным. Возможно, какой-то мелкий вопрос,
зок к ожидаемому, но не полностью ему соответству- на который вы не ответили, потому что не нашли для
ва, вы все равно все успеете, так как после неболь-
этого времени, станет серьезной преградой в вы-
шого отдыха вы станете работать быстрее и эффек-
полнении дела;
тивнее.
— не считайте свой путь решения задачи един-
2. Подумайте о количестве вашего свободного
ственно возможным. Не останавливайте помощ-
времени, которое набегает за неделю. Если его мень-
ника, если он станет решать задачу иным спосо-
ше одного дня — есть повод изменить график. До-
бом. Главное, чтобы этот неожиданный путь не
бавьте к своему расписанию хотя бы четыре часа,
привел к перерасходу времени и материальных ре-
которые вы можете потратить на отдых.
сурсов.
3. Возьмите за правило уходить с работы во-
время. Старайтесь успевать все в течение дня. Не
Умейте чередовать
берите работу на дом. Во Франции рабочая неделя
работу и отдых длится 35 часов, а сколько времени продолжается
ваша собственная рабочая неделя?
Человек, управляющий собственным временем,
4. Если вы наметили себе время для отдыха, не
умеет правильно чередовать работу и отдых. Без
отступайте от графика. Берите пример с англичан,
этого умения невозможно освоить искусство тайм-
которые оставляют все дела и даже мысли о них,
менеджмента. Запомните правило: чем сильнее вы
переступив вечером порог своего офиса. Англича-
загружены, тем больше времени вам следует по-
нин с легкостью откажется от выгодной сделки ве-
тратить на отдых.
чером в пятницу, чтобы вовремя отбыть на уик-энд.
К началу следующего рабочего цикла ваш ор-
Возможно, такое поведение покажется многим из
ганизм должен полностью восстановить силы,
нас странным, но не лучше ли сразу отказаться от
в противном случае все методы и приемы, направ-
денег, чем потом потратить их на восстановление
ленные на экономию времени, не помогут. Как бы
здоровья?
вы ни были увлечены работой, не забывайте о пе-
5. На отдыхе избегайте людей, которые напоми-
рерывах, полноценном отдыхе, сне, выходных днях
нают вам о работе. Возьмите на вооружение анг-
и отпуске. Научиться правильно чередовать фазы
лийский принцип: отдыхая, отдыхайте и не мешайте
работы и отдыха вам помогут следующие рекомен-
это делать другим. Встречаясь с друзьями и знако-
дации:
мыми, жители Великобритании никогда не говорят
1. Обязательно включите в свое рабочее распи-
о делах и работе, эти темы находятся под строжай-
сание «время на расслабление». Помечтайте немно-
шим запретом в нерабочее время.
го, выпейте кофе, просто посмотрите в окно. Не жа-
6. Не прерывайте отпуск. В отпуске старайтесь
лейте, что потратили время именно так. Даже если
не поддерживать связь с внешним миром, отключи-
вы сделаете за день два таких 15-минутных переры-
Глава 3
те свой мобильный телефон. Поверьте, ничего ужас-
ного не случится, пусть коллеги научаться обходить-
Тайм-менеджмент
ся без вас.
в повседневной жизни
7. Если у вас выходной день, не заглядывайте
в деловые бумаги, не включайте компьютер, не про-
веряйте электронную почту, не читайте записей
Тайм-менеджмент — это не жесткое расписание,
в еженедельнике. Свободное время нужно вам для
рассчитывающее каждый день, каждый час и каждую
того, чтобы полностью отключиться от работы и на-
секунду вашего бытия. Это искусство, позволяющее
браться сил.
сделать свою жизнь приятной и комфортной, даю-
8. Если вам нужно начать работу раньше, «при-
щее возможность победить суету и хаос, осознать
хватить» обеденный перерыв, вечер, субботу или
смысл существования, порадоваться успехам.
воскресенье, используйте это время, раз того тре-
буют обстоятельства. Только не забудьте потом вер-
Индивидуальный
нуть самому себе «долг» в том же объеме, в кото-
подход к управлению
ром брали его.
9. Чередуя работу и отдых, учитывайте свои временем
суточные биоритмы (о них будет рассказано в сле-
Без освоения основных принципов и приемов
дующей главе).
тайм-менеджмента научиться управлять временем
невозможно, однако важны не столько общие пра-
вила, сколько индивидуальный стиль, который
дает человеку максимум комфорта и эффектив-
ности. Только узнав самого себя, вы сможете най-
ти самые правильные пути, самые лучшие страте-
гии, самые верные способы, которые помогут вам
победить слабости и начать эффективно дей-
ствовать. На свете нет одинаковых людей, однако
каждого человека можно отнести к определенному
типу в зависимости от особенностей его характе-
ра. Существует множество классификаций по ти-
пам характера, нас в данном случае интересует та,
которая связана с биологическими ритмами. Нап-
ример, один человек долго не может прийти в се- В 5-7 утра
бя утром, зато вечером его активность невозмож- В 7-8 утра
но остановить. В другом уже с утра вовсю кипит В 8-9 утра
энергия, заставляющая его браться за работу. Тре- После 9 утра
тий будет медлить, растрачивать время на мелочи,
но только до тех пор, пока не прозвучит «звонок», 3. Хотелось бы вам поспать днем?
извещающий о приближении последних сроков. Да
После этого сигнала человек рьяно берется за де- Нет
ло и, что самое удивительное, отлично справляет-
ся с ним. Именно в этой ситуации его подгоняемый 4. Вам неприятно, когда вас будят?
сроками мозг перестает лениться и дремать и на- Да

<< Пред. стр.

стр. 6
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>