<< Пред. стр.

стр. 7
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

чинает активно работать. Нет
В зависимости от того, в какие периоды прояв-
ляется наибольшая активность, большинство людей 5. Вам неприятно, если приходится вставать од-
можно отнести к «жаворонкам» («утренним людям») ному?
и «совам» («вечерним людям»). Существует также Да
смешанный тип («голуби», или «аритмики»). Пик ра- Нет
ботоспособности у разных типов приходится на раз-
ные периоды суток. Если вы не знаете, к какому имен- 6. Вы завтракаете с аппетитом?
но типу относитесь, воспользуйтесь тестом, ответы Да
на вопросы которого позволят вам понять, кто вы: Нет
«жаворонок», «сова» или «голубь».
7. В какой период времени вы начинаете испы-
Тест I. Периоды
тывать послеобеденную усталость?
биологической активности
В 14-15 часов
1. В котором часу вы встаете (без будильника)? В 15-16 часов
До 6 утра В 16-17 часов
В 6-8 утра
После 8 утра 8. Вам больше нравится проводить вечер вне
дома?
2. В котором часу вы вставали бы сами, если бы Да
имели такую возможность? Нет
9. Вам нравится проводить вечер перед телеви- дневной активности «жаворонков» и «сов» можно
представить с помощью графика.
зором?
Да
Нет

10. Хочется ли вам вечером пораньше лечь
спать?
Да
Нет

11. В котором часу вы начинаете ощущать силь-
ную усталость?
До 21 часа
В 21-23 часа
После 23 часов

12. Вы ложитесь спать поздно?
Если вы заметили у себя качества и «жаворон-
Да
Нет ка», и «совы», значит, вас можно отнести к смешан-
ному типу. Такие люди не имеют твердых установок,
Проанализируйте свои ответы. Если вы рано когда вставать и когда ложиться, они могут про-
встаете, рано ложитесь спать, чувствуете раннюю ус- снуться рано, но могут и проспать до обеда, в зави-
талость вечером, значит, вы «жаворонок» и пик ва- симости от того, как прошел предыдущий день. «Го-
шей активности приходится на утренние часы. Лю- лубям» легче приспособиться к обстоятельствам,
ди этого типа эффективно трудятся по утрам, но во и это дает им преимущество перед типичными «жа-
второй половине дня они устают и хотели бы, что- воронками» и «совами».
бы их рабочий день оканчивался раньше. Считается, что ориентация по биологическим
Если вы любите поспать по утрам, зато вечером, ритмам заложена в нас с рождения и является
когда другие ложатся спать, все еще бодры и пол- результатом деятельности ряда функциональных
ны сил, значит, вы «сова». Таким людям лучше все- систем организма, в особенности ферментной сис-
го работается по вечерам, они могут трудиться до темы. Конечно, можно заставить себя вставать
глубокой ночи. Примерное распределение часов рано, вот только ритм активности от этого не изме-
нится. «Сова», засевшая за важную работу с утра используйте график активности для «жаворонков»
пораньше, вряд ли будет трудиться эффективно. и «сов», который строится следующим образом. На
Лучшего результата она достигнет, если важное оси ОХ («время») отложите ваши часы работы. На
и сложное дело оставит на вечер, а с утра (если уж оси OY («готовность к работе») отметьте вашу
вынуждена была встать рано) займется чем-нибудь готовность выполнять задания, выраженную в про-
полегче. Не стоит обвинять себя в том, что вы не центном соотношении. За 100% (пик активности)
способны, как кто-то из ваших знакомых, с самого можно взять, например, готовность принять важное
утра работать продуктивно. решение, провести совещание, выступить с докла-
Определив, как действуют ваши биологические дом и т. п.
часы, вы можете построить для себя график днев-
ной биологической активности.

Построение графика дневной
биологической активности
Прежде чем начать построение графика, поста-
райтесь вспомнить свой обычный рабочий день и от-
ветить на такие вопросы:
1. В какое время рабочего дня вы обычно начи-
наете чувствовать усталость?
2. Когда вы делаете паузу в работе, чтобы изба-
виться от накопившейся усталости?
3. В какое время вы обычно испытываете при-
лив энергии и творческий подъем? Все остальные цифры будут зависеть от ваших
4. В какое время вы начинаете ощущать, что личностных качеств, способностей и навыков, а так-
больше не способны продолжать работу? же от времени дня. Ваша задача — построить гра-
5. В какое время вы можете заниматься прос- фик зависимости работоспособности как функцию
той рутинной деятельностью, однако уже не способ- от времени дня.
ны сконцентрироваться, чтобы принять важное ре- Построив график, откройте расписание любого
шение? вашего рабочего дня, отметьте наиболее важные де-
ла. Распределите выполнение приоритетных задач
Для построения индивидуального графика днев- так, чтобы они попали на время пика вашей интел-
ной биологической активности в качестве примера лектуальной активности. В те периоды, когда рабо-
ение, постарайтесь обеспечить пробуждение дру-
тоспособность минимальна (в то время, когда вы ис-
гим способом, например с помощью любимой ме-
пытываете усталость), выполняйте самые простые
лодии;
задачи. На часы, когда она равна 50% от максималь-
— используйте для пробуждения какой-нибудь
ной (50% — неплохой показатель), можете заплани-
приятный для вас способ. Например, начинайте день
ровать задачи, при выполнении которых требуется
с телепрограммой «Настроение» или «Доброе утро»,
умеренная интеллектуальная активность. К таким де-
просматривайте электронную почту, выпейте стакан
лам можно отнести телефонные звонки, встречи
апельсинового сока;
с клиентами, контроль над выполнением задач, сос-
тавление писем и договоров. — используйте воображение, вдохновите себя
визуализацией желаний: со звоном будильника на-
Утренний настрой чинайте представлять все лучшее, что может слу-
читься сегодня;
Как лучше подготовиться к грядущему дню,
— начинать день легче, если с вечера уже сос-
настроиться на предстоящие дела, распределить
тавлен план. Однако если вы «жаворонок», вам
задачи так, чтобы все успеть, но к вечеру не ва-
может доставить удовольствие утреннее планиро-
литься с ног?
вание.
Вы, вероятно, давно заметили, что самое труд-
Как бы вы ни торопились утром, найдите время
ное в любом деле — это начало, будь то начало но-
для настроя «на себя». Спрашивайте себя:
вого проекта или подъем под оглушительный звон
— Как я чувствую себя сегодня?
будильника.
— Что для меня сегодня важно?
От того, как пройдет утренний старт, во многом
— Что я могу сделать для себя сегодня?
зависит эффективность вашей деятельности в тече-
— Что мне нужно сделать для себя сегодня?
ние дня. Вот несколько рекомендаций для того, что-
— Каковы свидетельства моих сегодняшних до-
бы подготовительный этап прошел успешно:
стижений?
— учитывая длительность утренней раскачки,
Ответы на эти вопросы помните в течение дня,
руководите всеми утренними процессами, не пус-
старайтесь действовать в соответствии с ними.
кайте их на самотек, а превратите в приятные ри-
туалы;
— правильно организуйте утренний настрой; Искусство организованности
— определите для себя оптимальное время про-
Неорганизованным людям трудно добиться ус-
буждения, не залеживайтесь в постели;
пеха, им приходится тратить много времени на по-
— найдите самый удобный для вас будильник.
иски нужных вещей, потому что они живут в беспо-
Если звон вашего будильника портит вам настро-
взять для вас помощника? Может, пришла пора
рядке. Также они опаздывают на встречи, забывают
нанять няню или домработницу?
о важных делах. Все у них валится из рук, а планы
5. Рационально используйте часы своей днев-
постоянно рушатся.
ной активности, планируйте на это время реализа-
Если в вашем доме и кабинете скапливаются го-
цию самых важных дел. Чередуйте дела. Если вы
ры бумаг и журналов — это значит, что вы не може-
устали, оставьте важное и сложное дело и потрать-
те расставить приоритеты и решить, что делать
те 10-20 минут на другую задачу, не требующую та-
в первую очередь.
ких интеллектуальных усилий.
Хаос мешает активно работать, лишает сил
6. Концентрируйте внимание на одной задаче.
и энергии. Если человек приходит в кабинет, где
Приступайте к следующему делу лишь тогда, когда
царит порядок, он быстро и активно включается с ра-
завершите предыдущее.
боту. Напротив, даже самый знающий специалист
и самый успешный профессионал ощутит растерян- 7. Получая задание, обязательно уточните, на-
ность и подавленность, когда увидит хаос в своем сколько оно срочное. Некоторые люди под словом
кабинете. «срочно» часто подразумевают то, что работу нужно
сделать быстро, но не немедленно.
Организованность — это содержание в поряд-
8. Не расслабляйтесь. Начинайте свой день
ке не только имущества, но и собственного време-
энергично, не тратьте много времени на раскачку.
ни, да и всей своей жизни. Конечно, в одночасье
9. Умейте отказывать.
измениться и стать организованным невозможно,
но попробуйте действовать по изложенному ниже 10. Делегируйте некоторые дела другим людям.
плану: 11. Не поддавайтесь «пожирателям» времени,
поставьте информационные фильтры. Если вы зна-
1. Определитесь с целью. Подумайте, на что вам
ете за собой такие «грешки», как долгие телефон-
не хватает времени и почему вы хотите стать более
ные разговоры или болтовня по ICQ, сократите вре-
организованным.
мя общения, поставив рядом песочные часы или
2. Постарайтесь представить свою жизнь по-
заведенный таймер.
новому. На что вы будете тратить появившееся у вас
12. Возьмите себе за правило отдыхать пример-
время, как изменится при этом ваша жизнь?
но 5 минут каждый час. Посмотрите в окно, прогу-
3. Изучите свою реальность. Как ваша жизнь
ляйтесь по коридору. Сменив занятие и переключив
организована в настоящий момент, есть ли в ней
внимание, вы будете способны вновь активно вклю-
система? Если есть, то как она работает?
читься в работу.
4. Заручитесь поддержкой. Подумайте, кто из
13. Поддерживайте порядок, избавляйтесь от
окружающих может оказать вам помощь? Может, на-
лишних вещей. Убирайте ненужные бумаги с пись-
ступил момент, когда вы должны попросить шефа
пока вам не нужно, уберите со стола в ящики. Ес-
менного стола, очищайте ящик электронной почты,
ли вы освободите пространство от лишних вещей,
выбрасывайте прочитанные журналы и газеты.
вам будет легче концентрироваться на текущей за-
Порядок даче, у вас появится больше целеустремленности
на рабочем месте и энергии.
Не держите на столе то, что не предполагаете
Если ваш график очень плотный и вы не успе-
использовать в ближайшее время. Если вам нужны
ваете справляться с делами, для начала наведите
скрепки, степлер, карандаш, скотч, линейка, оставь-
порядок. Конечно же, на это потребуется время,
те все это, если нет — уберите.
но не жалейте его, потому что порядок, кото-
Если вы должны держать на столе несколько сто-
рый вам останется лишь поддерживать, позволит
пок бумаг, не кладите их друг на друга ровно,
сэкономить немало времени, сил и энергии в даль-
а сдвиньте «ступенями». Так вам будет проще отыс-
нейшем.
кать нужные документы.
Многие люди не могут справиться с постоянным
Наводите порядок на столе в конце каждого дня,
хаосом на своем рабочем месте, потому что вооб-
в таком случае вы будете начинать каждый свой но-
ще не любят работать с бумагами, считают органи-
вый день в хорошем настроении и с желанием ра-
зационные дела скучными. Они откладывают эту ра-
ботать.
боту изо дня в день, принимаясь за более приятные
в их понимании дела. Если вы принадлежите к этой В ящиках стола должны лежать те вещи, кото-
категории, постарайтесь браться за нелюбимые де- рые вы используете хотя бы один раз в неделю. Хра-
ла (в том числе и за наведение порядка) в первую ните там и предметы, которые используются каждый
очередь. Вы почувствуете удовлетворение от того, день, если они слишком тяжелые и громоздкие
что нашли в себе силы выполнить неприятную рабо- и занимают много места на поверхности стола. Не
ту, испытаете удовольствие, когда вычеркнете ее из используйте ящики для хранения запасов (например,
списка дел. пачек с бумагой), для этого лучше воспользоваться
шкафами и тумбочками. Следите за тем, чтобы
Наводить порядок на рабочем месте начинай-
в ящиках стола не скапливались вещи, там должен
те со стола, а точнее, с его поверхности. На этом
быть лишь необходимый минимум. Если вы хотите
«священном» месте имеют право быть только те
положить в ящик стола папки с документами, эти
вещи, которые помогают вам в работе в данный
папки должны содержать лишь те материалы, кото-
момент. Все остальное следует убрать. Как уже го-
рые относятся к текущему проекту. Не очень важные
ворилось, делать одновременно несколько дел не-
возможно, поэтому на вашем столе должен лежать и срочные материалы положите внизу, важные
один проект — одна папка с документами. То, что и срочные поместите сверху.
После того как вы навели порядок на столе ла актуальность, старыми справочниками, руковод-
и внутри него, перейдите к стеллажам, если тако- ствами, инструкциями и каталогами. Проведите ре-
вые имеются на вашем рабочем месте. На полках визию на полках стеллажей, в подсобном шкафу,
удобнее всего держать материалы по делам, кото- тумбочках, наведите порядок в ящиках письменно-
рые вы временно отложили и рассчитываете занять- го стола.
ся ими примерно через пару недель. Кроме того, Выкиньте рекламные проспекты, отчеты, бро-
туда можно поместить громоздкие бумаги, не уме- шюры, пригласительные билеты, дубликаты доку-
щающиеся в картотеке, или подборки аналогичных ментов, прессрелизы, старые книги и журналы, в ко-
вещей, например все номера какого-то журнала торые не заглядывали больше года, бутылочки
за год (их лучше держать в отдельных ящиках). По- с засохшей корректирующей жидкостью, перестав-
мимо этого, на полки можно ставить специальную шие писать ручки и карандаши. Избавьтесь от при-
литературу, справочники, каталоги и материалы, вычки хранить клочки бумаги с записями, старые
имеющие корешки с указателями. Уберите на стел- черновики, записки и письма.
лажи и документы по текущему проекту, если нет Не копите вещи, регулярно ищите то, что мож-
необходимости постоянно держать эти материалы но выбросить. Многие люди не решаются ничего
на столе. Регулярно проводите ревизию на полках выбрасывать, потому что думают: «А вдруг когда-
стеллажей, поскольку они так быстро заполняют- нибудь пригодится?». Не уподобляйтесь герою
ся всевозможными каталогами, справочниками, Джерома К. Джерома из книги «Трое в лодке», го-
проспектами, руководствами, телефонными кни- ворившему: «Я люблю работать с бумагами: это
гами, что начинают отнимать у вас пространство. зачаровывает меня. Я могу сидеть и смотреть на
Если вся эта литература вам нужна, обзаведитесь них часами. Мне нравится держать их при себе:
подсобным шкафом и расставьте там все эти ве- мысль избавиться от них едва не разбивает мне
щи в строгом порядке (по тематике). Тогда у вас сердце».
будет возможность быстро найти то, что вам не-
Конечно, может случиться, что вам понадобит-
обходимо. Помните: чем больше людей пользует- ся какой-то документ, от которого вы давно изба-
ся этим шкафом, тем чаще вам придется наводить
вились, однако его отсутствие вряд ли разобьет вам
там порядок. сердце. Вы наверняка найдете у кого-то из сотруд-
ников копию, отыщете нужные сведения в базе дан-
Избавьтесь от ненужных вещей ных или Интернете. Специалисты по организации
Во второй главе уже говорилось о том, как важ- труда подсчитали, что 80% бумаг, которые хранят
но отсеивать лишнюю и ненужную информацию. Так сотрудники фирм, никогда не используются. Даже
следует поступать с литературой, которая потеря- если ненужных бумаг у вас меньше, например все-
го 40-50%, такого количества лишнего груза дос- мя вы так и не прочли бумагу, может быть, она не
таточно, чтобы затруднить поиски нужного матери- так уж важна для вас?
ала. Бороться с бумагами труднее, чем с другими Чтобы бумага для чтения не скапливалась, да-
вещами, ведь они накапливаются еще быстрее, чем тируйте журналы и газеты с интересующими вас
журналы исправочники на стеллажах. статьями. Проставьте две даты: дату получения
Чтобы не оказаться заваленным документами до и дату, не позднее которой вы должны прочитать
потолка, возьмите за правило уделять им хотя бы по этот текст. По окончании этого срока выбрасывай-
10-15 минут в день. Приготовьте все необходимые те все, даже если вы не прочитали то, что было на-
инструменты для этого: скоросшиватели, скрепки, мечено.
степлер, папки, резинки и т. д. Решить, что делать с той или иной бумагой,
Просмотрите каждую бумагу и определите, как вам будет проще, если вы зададите себе такие воп-
вы можете с ней поступить: росы:
— применить в работе; — Что представляет собой данный документ?
— отдать кому-то; — Есть ли необходимость сохранять его?
— подшить в папку; — Кому из сотрудников он мог бы пригодиться?
— утилизировать. — Что будет, если я не стану им заниматься?
Разложив все документы в четыре стопки, вы уви- Те бумаги, которые нужны вам для работы, рас-
дите, что стопка из бумаг, которые нужно использо- пределите по степени важности. Важные и срочные
вать в работе, получится самой тонкой, а предназна- положите сверху, важная, но не срочная бумага бу-
ченная для утилизации — самой толстой. Просмотрите дет ниже. Затем положите срочные документы, а бу-
обратную сторону каждой бумаги из последней пач- маги не срочные и не важные подшейте в папку или
ки и решите, что с ней делать: уничтожить или ис- отдайте кому-нибудь из окружающих. Чем точнее вы
пользовать для других целей. сгруппируете документы, тем удобнее вам будет ра-
ботать с ними. Вы также можете прикинуть время,
Не раздумывайте над каждой бумажкой подол-
которое потребуется вам для завершения работы
гу, возьмите за правило обращаться к бумагам толь-
с каждой бумагой. Суммировав каждый из этих сро-
ко один раз, принимайте быстрое решение. Вы дав-
ков, умножьте результат на 1,5, поскольку на самом
но собирались прочитать эту статью, но так и не
деле дела занимают больше времени, чем мы рас-
нашли времени? Может, пришло время избавиться
считываем.
от нее?
Отличный способ справиться с залежами бумаг, В бумагах из грулпы «нужные» тоже проведите
предназначенных для чтения, — отвести себе опре- ревизию. Возможно, вам потребуется не целый от-
деленный срок, например 2 недели. Если за это вре- чет на двадцати страницах, а только одна или две
страницы из него. Если из страницы вам нужен толь- вы можете избавиться от неприятностей (например,
ко адрес или номер телефона, вырежьте его и при- штрафов за несвоевременную уплату налогов), ведь
вы всегда сможете отыскать нужный документ во-
крепите к листу с аналогичными данными, а все
время.
остальное бросьте в мусорную корзину.
Для уменьшения количества бумаг используйте Если вы хотите использовать картотечную сис-
тему, она должна быть простой. Слишком сложные
оргтехнику:
картотеки не позволяют достаточно быстро опери-
— копируйте нужные страницы из книг, журна-
ровать материалами, и в результате бумаги продол-
лов, толстых подборок документов;
жают накапливаться.
— применяйте сканер, чтобы информация оста-
валась в компьютере, а не занимала место на сто- Для систематизации очень удобны перекидные
картотеки. Они могут быть еженедельными, ежеме-
ле или на полках. Сканируйте лишь самое важное
сячными, ежегодными. Картотеку в виде гармошки
и необходимое.
можно приобрести в магазине, картотеку в виде кар-
Многие вещи, будучи по своей сути полезными,
тонных карманчиков, соединенных с помощью разъ-
иногда могут мешать. Даже автомобиль и мобиль-
емных колец, нетрудно сделать самому. Для ежене-
ный телефон, задача которых заключается в том, что-
дельной картотеки вам понадобится 5 карманчиков,
бы экономить время, порой, наоборот, отнимают его.
для ежемесячной — 4, для ежегодной — 12. На каж-
Подсчитайте, например, сколько часов у вас уходит
дый карманчик следует наклеить название дня не-
на ремонт машины и стояние в пробках, и постарай-
дели, номер недели или название месяца. Каждый
тесь не прозевать тот момент, когда полезная вещь
день вам нужно будет просматривать карманчики,
перестает быть таковой и переходит в разряд ве-
соответствующие текущему дню, неделе или меся-
щей, «съедающих» время.
цу. С такой картотекой бумаги не будут залеживать-
Систематизируйте ся на столе. Получив документ, вы проставите на нем
документы
дату и вложите в тот карманчик, которому он соот-
ветствует. Например, повестку дня для совещания,
Вы не будете тратить много времени на поиски
назначенного на вторник, вы уберете в карманчик
нужных материалов, если станете систематизиро-
с наклейкой «вторник».
вать их. Сохраняя бумаги в определенном порядке,
вы тем самым обеспечиваете себе успех в будущем. Если ваша документация была систематизи-
Рассматривая систематизацию как инструмент для рована, но происходило это довольно давно, вам
хранения дел, которые приведут вас к удаче, вы пе- придется провести огромный объем работы. Что-
рестанете считать данный процесс делом скучным бы не переделывать все целиком, обрабатывайте
и тяжелым. Кроме того, благодаря систематизации картотеку по частям один раз в неделю. Заранее
бумаги из этой папки и разложите их по папкам с чис-
заготовьте все необходимые инструменты для это-
лами. Пустую папку «Июнь» вам нужно будет поло-
го: прозрачные разноцветные папки, скоросшива-
жить вниз стопки. Общее количество папок-памяток,
тели, ярлыки для папок, маркеры, наклейки
которыми вам придется обзавестись, таково: 31 пап-
для цветного кодирования, скрепки и зажимы для
ка с числами (на обложке каждой поставьте числа
бумаг.
от 1 до 31 — по числам месяца) и 12 папок на каж-
Использование разноцветных папок и цветных
дый месяц. Таким образом, вы сможете просматри-
наклеек позволяет без труда находить то, что не-
вать все имеющиеся материалы в хронологическом
обходимо в данный момент. Так, в папку зеленого
порядке и не бояться, что упустите что-либо. Кроме
цвета можно положить финансовые документы,
того, просматривая папки, вы получаете целостную
в оранжевую поместить материалы, связанные
картину своего рабочего процесса.
с профессиональной деятельностью, и т. д. Когда
В папках-памятках также удобно хранить счета
вы разложите все, вам останется только следить,
чтобы документы всегда находились в соответству- и чеки, корреспонденцию, которую нужно отправить
ющих местах, и удалять бумаги, утратившие акту- не сразу, а в определенный день определенного ме-
альность. сяца. Используя такие папки, вы освобождаете свой

<< Пред. стр.

стр. 7
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>