<< Пред. стр.

стр. 8
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

стол от бумажных залежей.
Удобнее использовать несколько больших папок
Кроме папок по темам и датам, можно исполь-
вместо множества маленьких. Если папок меньше,
зовать папки на перспективу. Туда вы можете скла-
вы быстрее найдете нужную, кроме того, в большой
дывать все материалы, которые связаны с одной из
папке легче искать необходимые бумаги.
ваших целей. Например, вы собираетесь получить
Чтобы облегчить процесс поисков документов,
второе образование или побывать за границей. Все
разделите их в соответствии с тематикой на рубри-
бумаги, связанные с этой целью (программы, рек-
ки. Отведите для каждой рубрики свою секцию в пап-
ламные проспекты и т. д.), вы и будете помещать
ке, прикрепите к ней ярлык с нужной пометкой. Для
в такую папку.
бумаг, которые трудно соотнести с той или иной те-
Применяйте систематизацию и для материалов,
мой, используйте рубрики с пометками «Без назва-
хранящихся в вашем компьютере. Разложите инфор-
ния», «Просмотреть в конце первого полугодия»,
мацию по папкам на жестком диске. Создавайте
«Сохранять до конференции».
именные папки для каждого сотрудника вашей фир-
Удобно также использовать папки-памятки на
мы или каждого клиента. Создайте для себя папку
каждый месяц. Так, если в мае вы получили доку-
под названием «Текущая работа» и открывайте
мент, над которым вам придется работать в июне,
ее ежедневно в начале рабочего дня. Удаляйте ма-
вы можете поместить его в папку-памятку с надписью
териалы, которые стали бесполезными: чем мень-
«Июнь». Когда наступит этот месяц, вы достанете все
ше записей на жестком диске, тем быстрее он бу- другим (тем, кому это может понадобиться) или ути-
дет работать. Используйте компьютер для того, что- лизируйте. Если за окнами весна, упакуйте все зим-
бы разгрузить собственную память. Есть люди, пе- ние вещи и уберите их подальше: на антресоли,
реполненные разными замыслами, однако слабая в кладовку.
организация не позволяет им осуществить их. Если Осенью так же поступите с летними вещами. То,
в вашу голову неожиданно приходят свежие идеи, что оставляете в шкафу, сложите аккуратно и под-
фиксируйте их в компьютере. держивайте вещи в этом порядке. Тогда вам не
придется тратить много времени на поиск нужных
Создайте для них специальную папку, в кото-
предметов.
рую вы будете помещать файлы с названиями
по тематике. Теперь замыслы не потеряются, Избавившись от хаоса в своем доме, вы сэконо-
а ваша память будет свободна для новых неожи- мите время, которое тратится на уборку помещений.
данных идей. Вы будете извлекать их из папки Существует мнение, что беспорядок в комнате уве-
и использовать по мере необходимости (на кон- личивает время уборки на 40% и более. Для под-
ференциях, презентациях, для написания докла- держания порядка пользуйтесь следующими прави-
дов и статей). лами: «Взял — положи на место», «Снял — повесь»,
«Открыл — закрой», «Бросил — подними».
Порядок в доме Отношение к собственному дому должно напо-
минать отношение к письменному столу, на котором
Чтобы добиться успеха в профессиональной де-
вы оставляете только самые необходимые вещи. Ог-
ятельности, необходимо уделять внимание поряд-
раничивайте количество предметов, которые появ-
ку и в остальных сферах своей жизни. Правильно
ляются в вашем доме. Делая покупки в магазине,
организованное пространство в доме позволяет
спрашивайте себя: «А так ли нужна мне эта вещь?».
сберечь энергию и силы для работы. Перегружен-
Подумайте, не станет ли она лишней сразу же пос-
ное вещами помещение, будь то рабочий кабинет,
ле того, как вы принесете ее домой. Выработайте
кухня, гостиная или салон автомобиля, создает
в себе привычку иметь в своем доме только то, что
у человека ощущение неуверенности и потери кон-
вам действительно необходимо.
троля над ситуацией. На поиски того или иного
предмета приходится тратить огромное количест-
Экономьте время
во времени.
при выполнении домашних дел
Проведите ревизию во всех шкафах и подсоб-
ных помещениях своего дома, избавьтесь от лишних Чем больше сил отнимают у нас домашние
вещей. Относитесь к тому, что вам не нужно, так же, дела, тем меньше энергии остается на профес-
как к лишним бумагам в своем офисе: передавайте сиональную деятельность. Чем больше времени
вы потратите на свое хозяйство, тем меньше
Если ваша профессиональная деятельность
его останется для отдыха. Существует множество
предполагает частые деловые поездки и команди-
приемов, которые помогают управлять временем
ровки, позаботьтесь о контрольном списке вещей,
дома.
которые вам понадобятся. Включите в этот перечень
Планируйте время на домашние дела так же, как документы, билеты, лекарства, туалетные принад-
вы делаете это в отношении работы. Пишите спис- лежности и т. д. Делайте запасы мыла, зубной пас-
ки задач, расставляйте приоритеты. Возможно, вам ты, чтобы не тратить время на покупку этих предме-
поможет еженедельный перечень, где можно запла- тов перед каждой поездкой.
нировать дела на определенные дня недели.
Составьте список действий, которые вы должны
Прикрепите список дел на видное место, напри- предпринимать перед отъездом из дома (полив цве-
мер, на холодильник. Пусть его видят домашние.
тов, отключение бытовых электроприборов, включе-
Очень трудно отлынивать от дел, когда о них уже
ние сигнализации и т. д.).
объявлено всем вокруг.
Все счета, бланки квитанций, а также калькуля-
Для наведения ежедневного порядка в доме ус- тор и ручки храните в одном месте, чтобы не искать
тановите определенное время, например утром или
это по всей квартире, когда вам понадобится опла-
вечером, перед сном. Определите дни недели
тить коммунальные услуги, услуги связи и т. д.
для уборки. Например, установите для себя, что
Составьте список контактных телефонов, куда
уборку кухни вы будете проводить в среду, а убор-
внесите номера телефонов сервисных служб (такси,
ку ванной — в четверг.
химчистки и т. д.), магазинов, медицинских учреж-
Чтобы не забывать брать с собой нужные вещи, дений и т. д. Не храните эти телефоны на клочках
перед выходом из дома повесьте контрольный
бумаги и в различных местах. Тщательно система-
список предметов, например: «Взять зонт, ключи, ор-
тизируйте свой список, чтобы не искать подолгу нуж-
ганайзер, сотовый телефон, подарок для Игоря,
ный номер.
черновик доклада».
Определитесь со списком подарков, которые вы
Напишите контрольный список для походов будете дарить друзьям, знакомым, родственникам.
в магазины, куда внесите те продукты, которые вы
Вы потратите на это время, зато потом вам не при-
обычно используете. Повесьте его на кухне. Когда
дется долго размышлять, что подарить, и бегать по
вы соберетесь идти за продуктами, откройте холо-
магазинам с мыслью: «Вдруг что-нибудь этакое по-
дильник и кухонные шкафчики, сравните то, что в них
падется!».
есть, со списком, отметьте то, чего не хватает. Так
Поздравительные открытки для друзей и род-
вы ничего не забудете, и вам не придется ходить
ственников покупайте оптом один раз в год. Их
в магазин дважды.
можно подписать заранее, проставив на каждой
дату, когда вам нужно будет отправить открытку
окруженные новейшими техническими средствами,
адресату. Если вы отправляете открытки по элект-
многие люди, тем не менее, расходуют свое время
ронной почте, заранее выберите сайт для рассыл-
нерационально и неэффективно.
ки открыток. Если есть возможность, позаботь-
Причина проста: неумение в полной мере поль-
тесь об автоматической оплате своих счетов
зоваться техникой. Так, статистические исследова-
с помощью системы электронных платежей. Такой
ния показали, что более 90% всех работников в раз-
способ оплаты позволит вам сэкономить немало
витых странах владеют компьютерной грамотой лишь
времени.
в объеме электронной почты и Windows и применя-
Для упрощения процесса приготовления еды со-
ют лишь 30% всех возможностей информационных
ставляйте примерное меню и в соответствии с ним
технологий.
пишите список продуктов на 1-2 недели. Попробуй-
Более того, именно техника порой превращает-
те распределять меню по дням недели: понедель-
ся в «ловушку», в которой исчезает наше время. Вы
ник — день птицы, вторник — овощной день, сре-
когда-нибудь подсчитывали, сколько бесценных ми-
да — грибной, четверг — рыбный и т. д. Вам не
нут вашего дня тратится на телефонные разговоры
придется ломать голову над вечным вопросом: «Что
или просмотр корреспонденции, полученной по
приготовить?»
электронной почте? Эти минуты складываются в ча-
К концу дня проверяйте список дел, чтобы уз-
сы, которые можно было бы потратить с большей
нать, что вам осталось сделать. Составьте перечень
пользой. Если вы считаете, что это время было по-
задач на следующий день.
трачено нерационально, научитесь эффективно поль-
Эффективное использование зоваться техникой и, при необходимости, применяй-
технических средств в процессе те информационные фильтры.
/правления временем
Фильтрация входящих телефонных звонков
Современные информационные технологии по-
С сотовыми телефонами все просто: функция
могают человеку решать огромное количество задач
определения входящих звонков дает вам знать, от
за сравнительно короткий промежуток времени.
кого поступает вызов. Если вы цените свое время,
Имея в своем распоряжении компьютер, мобильный
постарайтесь обзавестись и стационарным телефо-
телефон и другие технические устройства, вы може-
ном с определителем номера. «Видя» абонента, вы
те достигать поставленных целей быстрее, чем это
можете фильтровать звонки по группам, общим при-
делали, например, ваши родители или бабушки и де-
оритетам и приоритетам внутри групп.
душки, у которых не было ни компьютеров, ни фак-
Легче всего использовать фильтр звонков «по
сов, ни электронной почты. Проблема в том, что,
группам». Понимая, кто на проводе (член семьи, друг,
жет быть у вашего напарника и у вашего босса, а са-
знакомый, коллега, человек из разряда VIP), вы мо-
мое приоритетное время — с 15 до 17 часов. Это
жете быстро принять решение: ответить, не отве-
значит, что в данный промежуток времени вы стане-
чать, ответить коротко или сообщить, что перезво-
те отвечать только на их звонки.
ните чуть позже. Установите для себя график ответов
Кроме того, вы должны определить для себя вре-
на звонки, ознакомьте с ним всех абонентов. На-
мя, когда не будете отвечать ни на какие звонки. Лю-
пример, с9 д о 1 3 и с 1 4 д о 1 7 часов вы отвечаете
ди из всех групп должны знать о таких «периодах ти-
только на деловые звонки (сотрудники, клиенты,
шины» в вашем расписании и не беспокоить вас в это
партнеры), с 18 до 23 часов — время для родных,
друзей, знакомых, а на звонки из группы VIP вы от- время.
вечаете круглосуточно (если в этом есть необходи- Чтобы вам было легче ориентироваться во вхо-
мость). дящих звонках, составьте таблицу, отражающую
структуру вашего телефонного общения. Возьмите
Фильтр «по приоритетам» зависит от вашего от-
за образец таблицу с распределением времени
ношения к действительности. Например, есть люди,
и обозначением групп абонентов.
которые отвечают на звонки группы «семья» даже во
Составив такую таблицу, оповестите о време-
время важного совещания. Определите для себя при-
ни, когда вам можно звонить, все группы. Напри-
оритеты, затем установите, кто входит в ту или иную
группу. мер, своим сотрудникам вы выделяете время об-
щения с 9 до 12 часов, членам семьи — с 12 до
Она может быть расширенной или узкой, напри-
14 часов и т. д.
мер, в группу VIP могут входить ваш босс, крупные
Если вы не предупредите своих абонентов, соб-
клиенты, приятель из налоговой инспекции, знако-
людать график будет трудно, вам придется посто-
мый чиновник и т. д. Если вы выбрали фильтр «по
янно обещать всем, что вы перезвоните позже,
приоритетам», то самое приоритетное время (prime
time) следует отводить только звонкам абонентов из нервничать, слушая звонок телефона и не отвечая
группы VIР. на него.
Постарайтесь вообще не отвечать на «друже-
Однако более эффективным будет фильтр «по
ские» звонки с 9 до 18 часов. Проигнорировать «се-
приоритетам внутри групп». Этот фильтр предпо-
мейные» звонки труднее (вдруг что-то важное?),
лагает, что у вас есть несколько главных групп об-
и все же попытайтесь придерживаться в отношении
щения и несколько основных периодов времени
в течение дня. их такой позиции:
— сообщите родственникам, когда вам удобнее
Внутри каждой группы и каждого периода обще-
всего отвечать на их звонки, приучите их звонить
ния вы должны обозначить «приоритетные зоны». Так,
в группе «сотрудники» самый высокий приоритет мо- именно в это время;
Чтобы оградить себя от затрат времени в про-
цессе использования телефона, постарайтесь выра-
ботать следующие навыки:
— научитесь не отвечать машинально на все
телефонные звонки подряд;
— приучите себя не отвечать на телефонные
звонки в определенные периоды времени.
Если вам трудно сделать это, просто отключите
телефон или уберите звук.
Определите ситуации, в которых вы будете иг-
норировать телефонные звонки. Они могут быть при-
мерно следующими:
1. Деловая встреча. Кем бы вы ни были на та-
кой встрече (гостем или хозяином), отключите звук
сотового телефона и не обращайте внимания на
звонки стационарного телефона.
2. Совещание с руководством. Оставьте мобиль-
ный телефон на рабочем месте или отключите его.
3. Семинары, тренинги. Во время таких мероп-
риятий лучше включить автоответчик.
4. Разбор внутренних или внешних конфликтов.
— звонок в обусловленное время принимайте Если вы не станете обращать внимание на телефон-
в «коротком режиме», то есть выслушайте всю ин- ные звонки, ваш оппонент поймет, как важно для вас
формацию и быстро завершите разговор; быстрее разрешить конфликтную ситуацию.
— старайтесь не отвечать на звонки в «неуроч- 5. Спектакли, киносеансы, концерты. Отключите
ное» время, даже если вы в этот момент свободны. звонок мобильного телефона.
Так вы быстро приучите родных ценить ваше время. 6. Время отдыха. Отключайте телефон в ноч-
Не тянитесь к трубке, если звонок важный, он не- ное время (например, с 23 часов вечера до 7 ча-
пременно повторится в самое ближайшее время. сов утра).
Не звоните сами родственникам и друзьям в не- 7. На отдыхе у реки или в бассейне, когда вы
оговоренное время, если, конечно, не произошло ни- наблюдаете за своим ребенком в воде. Отключите
чего форс-мажорного. звонок мобильного телефона.
Научившись не отвечать на все входящие звон- как не можете сформулировать цель, есть повод по-
ки, вы не только сэкономите время, но и заставите думать: так ли нужен вам этот звонок?
окружающих уважать себя.
Перед тем как позвонить, обязательно прикинь-
те время, которое может занять разговор. Если
Фильтрация исходящих
телефонный контакт имеет несколько целей, он
телефонных звонков
наверняка отнимет у вас 20-30 минут. Подумайте,
Немало времени могут отнимать и звонки, кото- можете ли вы в данный момент позволить себе по-
рые человек делает сам. Поставьте фильтры на ис- жертвовать таким количеством времени? Не нару-
ходящие от вас звонки. шит ли этот звонок ваших планов, не станет ли пре-
Прежде всего, не звоните спонтанно, делайте пятствием к выполнению какой-то важной задачи?
лишь те звонки, которые вы запланировали (за иск- Не лучше ли будет перенести звонок на иное вре-
лючением форс-мажорных ситуаций). Собираясь мя, запланировать его на другой день недели, ког-
включить звонок в свой план, ответьте на несколько да вы менее загружены?
вопросов:
Полезно в течение некоторого периода фикси-
1. Можно ли обойтись без этого звонка? ровать все входящие и исходящие звонки, отмечать
2. Можно ли отложить его? их цели, а также время, которые они заняли. Про-
3. Нельзя ли поручить этот телефонный звонок анализировав каждый звонок, можно выделить не-
другому человеку? сколько видов контактов:
4. Не лучше ли будет, если вместо телефонного — быстрые и конструктивные;
звонка я использую иной способ общения: личный — тяжелые, но необходимые;
контакт, факс, письмо по обычной или электронной
— долгие и бессмысленные.
почте?
Первый вид телефонного общения полезен и не
Если на все эти вопросы вы ответили «нет», вклю- занимает много времени, поэтому таких звонков
чите исходящий звонок в свой план. можно не опасаться.
Планируйте все звонки, которые собираетесь Контакты второй группы желательно свести к ми-
сделать, на одно время. Соотносите исходящие звон- нимуму, а звонков третьей группы лучше избегать
ки с вашим расписанием входящих звонков: старай- и использовать вместо них более конструктивные
тесь звонить родственникам или сотрудникам в то способы общения (например, обычные и электрон-
время, в какое просите их звонить вам. ные письма, факс).
Вписывая исходящий звонок в свой план, ори- Планируя исходящий звонок, учитывайте не толь-
ентируйтесь не на имя абонента, а на цель звонка: ко свое расписание, но и график человека, которо-
сделать заказ, отменить встречу и т. д. Если вы ни- му вы собираетесь звонить. Можно сделать корот-
кий предварительный звонок, чтобы договориться 3. Вы можете использовать автоответчик в ка-
о времени полноценного телефонного контакта. честве замены функции SMS-сообщений, которые,
В некоторых ситуациях лучше временно отка- как известно, отнимают немало времени.
заться от исходящего звонка, например: На эффективность работы автоответчика влияет
— в данный момент вам совсем не хочется раз- то, насколько правильно записано на него сообще-
говаривать; ние. Оно должно быть коротким (не более 20 се-
— ваши мысли заняты решением проблемы, не кунд), вежливым (начинаться с приветствия и закан-
связанной с целью телефонного звонка; чиваться благодарностью за сделанный звонок),
— место, откуда вы собираетесь позвонить, не достаточно четким (абонент должен услышать ваше
дает возможности свободно общаться. имя и просьбу оставить сообщение после звуково-
Если вам нужно сделать много звонков за корот- го сигнала) и «приглашающим» (абонент должен
кий промежуток времени, выбирайте приоритетные, испытать желание оставить вам сообщение). При
а остальные перенесите на другое время. Помните, отсутствии всего этого вы можете упустить важный
что любой звонок занимает время, ведь вы идете на контакт.
контакт, чтобы обсудить какую-то проблему, а не Работая с автоответчиком, руководствуйтесь сле-
просто поздороваться и тут же попрощаться. дующими правилами:
— регулярно стирайте записи;
Использование автоответчика
— планируйте время для ежедневного прослу-
Если на вашем телефонном аппарате стоит ав- шивания автоответчика и принятия решений;
тоответчик, но вы его не используете, это означает — используйте информацию, полученную с по-,
либо наличие у вас значительных резервов свобод- мощью автоответчика, для корректировки своих
ного времени, либо полное его отсутствие в соче- планов;
тании с неспособностью организовать свой день. — если автоответчик корпоративный, указывай-
Автоответчик — отличный помощник в процессе те номера телефонов сотрудников, к которым або-
управления временем и самый «деликатный» фильтр нент может обратиться во время вашего отсутствия.
для ненужных контактов. Преимущества, которые да- Указывайте также время, когда будет произведен от-
ет вам автоответчик, таковы: ветный звонок.
1. Вы можете не отвечать на незнакомые или не- Если вы сами оставляете кому-то сообщение на
желательные звонки. автоответчике, постарайтесь, чтобы ваша речь не
2. Вы имеете возможность не упустить важный была длиннее 45 секунд. Обращение должно быть
контакт, если отсутствуете или не можете в данный коротким, но четким и понятным. Если вы хотите ос-
момент подойти к телефону. тавить свой номер телефона, диктуйте его с такой
6. Не тратьте время на «ожидание на проводе».
скоростью, с которой владельцу автоответчика бу-
Если ваш собеседник в данный момент занят, сооб-
дет нетрудно его записать. Тогда ему не придется
щите, что позвоните позже, когда он освободится,
прокручивать пленку несколько раз, чтобы разобрать
или оставьте свой номер телефона.
все продиктованные вами цифры.
7. Не отступайте от цели разговора, не тратьте
Основные правила
время на «светскую» беседу, не обсуждайте те воп-
эффективного ведения
росы, которые вас не интересуют.
телефонных разговоров
8. Свои вопросы формулируйте четко и понятно.
Отвечайте на вопросы собеседника так же четко и по
Если вы ожидаете от телефонного разговора нуж-
существу дела. Не углубляйтесь в детали.
ных результатов и хотите при этом сэкономить свое
и чужое время, постарайтесь придерживаться сле- 9. Разговор стройте следующим образом: сна-
дующих правил: чала кратко сообщите о своих целях, потом немно-
го конкретизируйте их, после чего вынесите резю-
1. Приучите себя поднимать трубку вовремя —
ме. Так собеседнику будет легче запомнить ключевую
примерно после третьего звонка. Так вы не упусти-
тему беседы.
те важный контакт и в то же время не произведете
10. Если цель разговора достигнута, завершите
впечатления человека, ничем не занятого, готового
контакт быстро, но вежливо.
отвечать на любой входящий звонок.
11. Старайтесь перепоручать звонки.
2. Контролируйте продолжительность разго-
12. Не откладывайте трудные, но важные для вас
вора. В идеале деловой разговор должен зани-
мать 5-7 минут, если он длиннее, значит, что-то разговоры, планируйте их в первую очередь.
не так. 13. Чтобы быстрее достичь цели разговора, про-
являйте инициативу и при совершении звонка,
3. Постарайтесь не переключаться со звонка на
и в ходе общения. Согласно статистическим данным,
звонок: параллельность телефонных разговоров
человек в среднем тратит на прием входящего звон-
станет свидетельством вашего незнания деловой
ка примерно 11 минут, в то время как на исходящий
этики. Кроме того, ни один из этих одновременных
контактов не будет эффективным. звонок он расходует лишь около 7 минут.
14. Определяйтесь с целями, содержанием и ма-
4. Обязательно перезвоните, если обещали это.
нерой разговора до того, как наберете нужный
5. Не тяните время, не юлите, если не хотите от-
телефонный номер.
вечать на вопрос своего оппонента. Скажите об этом
15. Слушайте собеседника внимательно, при-
прямо. Если вы не знаете ответа на вопрос, сооб-
щите, что найдете нужную информацию и сделаете слушивайтесь к тому, что он говорит, и к тому, о чем
ответный звонок. он пытается умолчать.

<< Пред. стр.

стр. 8
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>