<< Пред. стр.

стр. 9
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Работа с электронной почтой за эти рамки. Если вы не уложились, перенесите об-
Иногда целесообразнее отправить кому-то работку почты на следующий день. Удаляйте неиз-
письмо по электронной почте, а не вести долгий вестные и сомнительные почтовые отправления, не
разговор по телефону. Существует большой выбор раскрывая их. Не раскрывайте вложения в незнако-
удобных программ для установки электронной поч- мых письмах, в них могут содержаться вирусы или
ты (Outlook, Outlook Express, Eudоra Pro и др.). Что- микропрограммы, способные похитить или уничто-
бы выбрать подходящую, проконсультируйтесь жить информацию, которая хранится на вашем
у знакомых, которые пользуются этим способом об- компьютере.
щения. Старайтесь не тратить времени на написание
Какой бы программой вы ни пользовались, при пространных ответов, по возможности отвечайте ла-
работе с электронной почтой придерживайтесь сле- конично: «Спасибо», «Сделаю». Если вы очень заня-
дующих общих принципов: ты, а для ответа на письмо вам требуется дополни-
— старайтесь отвечать на письма сразу. Если вы тельная информация, которую нужно еще найти,
не можете сразу же заняться письмом, определите напишите адресату короткое письмо и дайте ему
для себя сроки, когда вы это сделаете; знать, что его сообщение получено и вы уже рабо-
— чтобы избежать беспорядка, воздержитесь от таете над ним. Чтобы снизить затраты времени на
распечатывания сообщения, на прочтение которого написание стандартных фраз, создавайте шаблоны
у вас в данный момент нет времени; писем.
— уничтожайте все ненужное, неважное, удаляй- Используйте все экономящие время возможно-
те прочитанные письма; сти вашей программы, а именно:
— если вам может понадобиться то или иное — создание файловой системы для писем от
письмо, сразу же помещайте его в нужную папку, постоянных корреспондентов;
чтобы в любой момент иметь к нему доступ. — блокировка нежелательных сообщений (элект-
Установите для себя определенное время, ког- ронных адресов);
да вы будете проверять почту и обрабатывать со- — автоматическое удаление сообщений, прихо-
общения. Не заглядывайте в свой ящик слишком дящих уже с известных вам адресов, рассылающих
часто. Если вы ждете важное сообщение, боитесь спам;
пропустить нужную информацию, проверяйте почту — автоматическое удаление сообщений, в кото-
2-3 раза в день, например утром, в обед и вече- рых содержатся те или иные ключевые слова и фразы.
ром. Если вы планируете потратить на работу Используйте программы (например, Zip), уплот-
с электронной почтой определенное время (напри- няющие файлы, предназначенные для пересылки
мер, 30 минут или 1 час), старайтесь не выходить в виде вложений.
Если вы пользуетесь Интернетом и коммуника- свою телефонную линию. И в-третьих, вы получите
ционной программой типа ICQ, вы сможете огра- обратную связь с дополнительной нужной вам ин-
ничить количество ненужных вам посланий, если формацией.
будете входить в сеть под разными именами и вос- Существуют программы для факсов, облада-
пользуетесь разными электронными почтовыми ющие такими возможностями, как почтовый ящик
ящиками. большого объема, отложенная передача, объем-
Если вам нужно оставить в Сети свое объяв- ная память, массовая рассылка, изменения титуль-
ление, используйте дополнительные электронные ной страницы, быстрый набор и т. д. Кроме того,
адреса, тогда вы сможете ограничить вал спама в настоящее время можно отправить факсовое
на свой основной адрес. Удобнее всего обзаве- сообщение на жесткий диск персонального компь-
стись специальным почтовым ящиком, предназна- ютера.
ченным для получения ответов на объявления в Ин-
Интернет
тернете.
Благодаря своей доступности и объемности
Использование факса
(миллионы сайтов, которые можно посещать круг-
Широкое распространение электронной почты лые сутки) Интернет стал одним из мощнейших ком-
привело к тому, что факс как средство быстрой муникационных и информационных средств. В то
связи оставил свои прежние позиции. И все же в не- же время Всемирная паутина — едва ли ни глав-
которых ситуациях факсовые системы могут стать ный пожиратель нашего времени.
эффективным способом получения и отсылки ин- Есть данные, что затраты на поиск нужной ин-
формации, а значит, и экономии времени. Факс мож- формации в Интернете занимают в среднем около
но использовать, например, если вы никак не мо- 5 часов в неделю.
жете дозвониться до нужного вам человека. Если Не каждый человек, бродящий по Сети в поис-
его телефон не отвечает, вместо того, чтобы наго- ках необходимых сведений, способен заставить се-
варивать информацию на автоответчик, пошлите ко- бя пройти мимо информационного сайта с манящим
роткое сообщение по факсу, в котором попросите названием. Как же бороться с отвлекающими фак-
сообщить, в какое время вы сможете связаться торами в Интернете?
с ним по телефону. Если номер нужного абонента В настоящее время существует немало программ
все время занят, также используйте факс. Этот спо- и специальных служебных сайтов, способных ока-
соб контакта имеет несколько преимуществ. Во-пер- зать помощь в поиске информации. Например, вы
вых, вы будете уверены, что ваше сообщение попа- можете воспользоваться так называемыми «личин-
ло к адресату. Во-вторых, вы оставите свободной ками» (Bots), которые обычно применяются для при-
прямые ссылки — указания на номера телефонов,
обретения товаров и услуг. Они отыщут для вас луч-
почтовые и электронные адреса.
шие условия покупок и самые низкие цены. «Личин-
ки» удобно использовать также, если требуется
Устранение внешних помех
информация, касающаяся здоровья, путешест-
вий и т. п. О том, как бороться с телефонными звонками,
потоками электронных сообщений и бумажными за-
Для поисков нужной информации можно исполь-
лежами на столе, вы уже знаете. Что касается мно-
зовать программы «проталкивания» (Push software),
гих других отвлекающих факторов, то понятно, что
которые сами бродят по заданным сайтам, собирая
совсем избавиться от них невозможно, а значит, нуж-
необходимые вам сведения.
но попытаться свести их к минимуму.
Эффективно и применение мега-поисковых сис-
Существует множество способов, позволяющих
тем. По ключевому слову или фразе, набранной ва-
минимизировать наиболее распространенные внеш-
ми, они запустят программу интеллектуального поис-
ние помехи.
ка (например, Google.com, Rambler.ru) и предоставят
Если вам мешают звуки, используйте наушники
вам список сайтов.
или беруши.
Можно также привлечь на помощь электронную
Если окружающие постоянно отрывают вас от де-
пресс-службу — специальные сайты, предлагающие
ла, установите время, в которое никто не должен вас
платный поиск в соответствии с вашими требовани-
беспокоить. Оповестите всех, что ваши «приемные
ями. За один день они соберут все, что появится
часы», например, с 15 до 17 часов, а до этого вы бу-
в Сети по интересующей вас теме.
дете заняты. Кстати, в некоторых компаниях приня-
Адреса нужных сайтов вы также можете полу-
то устанавливать «тихий час», действующий каждый
чить, если обратитесь за помощью к друзьям и зна-
день в определенное время, когда все телефоны
комым.
включаются в режим автоответчиков и сотрудники
Для поиска информации старайтесь использо-
могут поработать хотя бы час, зная, что никто их не
вать только хорошие сайты, это дает возможность
побеспокоит. В вашей фирме нет такой традиции?
более эффективно использовать время. Они обла-
Попробуйте стать ее инициатором.
дают удобной навигационной системой и снабжены
Если непрошеный гость пришел к вам, когда вы
множеством ссылок, позволяющих легко и быстро
заняты, не давайте ему сесть — встаньте со своего
переходить со страницы на страницу, без проблем
места. Избежать общения вам позволит метод, ко-
возвращаться в нужное место.
торый применял Марк Твен. Услышав стук в дверь,
Экономно расходовать свое время позволяют
он всегда надевал пальто. Если гость был желанным,
также сайты, в которых отсутствуют графические
писатель говорил: «Вам повезло, что вы застали ме-
изображения (они быстрее загружаются) и имеются
ня дома. Я только что пришел». Нежеланному посе- до: «Извините, но сейчас я занят одной очень слож-
тителю он сообщал, что дела вынуждают его уйти, ной проблемой».
но он очень сожалеет об этом. Конечно, вы не долж-
Устранение
ны надевать пальто, просто скажите, что должны на
внутренних помех
некоторое время покинуть помещение (например,
идете на собрание или вас срочно вызывает началь- Бывает, что не кто-то другой, а мы сами стано-
ство). Если назойливый человек попусту отнимает вимся похитителями собственного времени. Очень
у вас время по телефону, прервите связь на полу- легко прервать работу, когда испытываешь голод или
слове. Абонент подумает, что вас разъединили. Что- жажду. Постарайтесь учесть все это до того, как нач-
бы он снова не побеспокоил вас, некоторое время нете работать, иначе вам придется прерываться на
держите трубку снятой. то, чтобы сбегать в киоск за пирожком или бутыл-
Если у вас нет своего кабинета или хотя бы кой минеральной воды.
какого-то уединенного «уголка» и вы работаете Держите при себе свой календарь, органайзер
в большом открытом помещении без перегородок, или другой инструмент для планирования. Если у вас
постарайтесь выбрать позицию, позволяющую отго- возникнет какая-то новая идея, вам, возможно, за-
родиться от других сотрудников. Поставьте свой стол хочется немедленно приступить к ее осуществлению,
так, чтобы оказаться спиной к открытому простран- отодвинув в сторону то дело, которым вы в данный
ству. Сядьте таким образом, чтобы между вами и дру- момент заняты. Занесите идею в планировщик, най-
гими сотрудниками не было зрительного контакта. дите место для ее осуществления в своем графике
Передвинуть стол нет возможности? Отгородитесь и продолжайте работать по прежнему плану.
цветочными горшками. Если между вами и коллега- Если вам нужно сделать развернутые записи,
ми не будет прямого зрительного контакта, они ста- всегда имейте при себе блокнот.
нут подходить к вам гораздо реже. Возможно, что медлить, тянуть с выполнением
Приучите коллег к тому, что они должны обра- важных дел вас заставляют преграды психологиче-
щаться к вам не со всеми, а лишь с некоторыми воп- ского свойства или особенности вашего характера.
росами. Если вопрос не очень срочный и с ответом
Нерешительность
можно повременить, путь коллеги задают его по
электронной почте. Есть люди, которые откладывают дела, потому
Объявите всем, что обращаться к вам можно что привыкли тянуть с принятием решений. Если че-
только тогда, когда вы делаете перерыв в работе. ловек способен принимать быстрые решения, он не
Если вас часто отвлекают, сократите перерывы. Ког- станет медлить и нарушать свой график, а значит,
да вас отрывают от дела, говорите вежливо, но твер- закончит проект точно в срок.
терзания мешают ему приступить к работе. Планы
Если ваша медлительность в выполнении дел
рушатся, поставленные задачи не выполняются, це-
возникает из-за неуверенности и нерешительности,
ли остаются недостижимыми.
постарайтесь придерживаться следующих рекомен-
даций: Прежде чем бороться с этой привычкой, поста-
райтесь определить, чем она вызвана. Установите,
1. Чаще полагайтесь на свое природное чутье.
опаздываете ли вы всегда на одно и то же время,
Обычно самое первое решение и бывает самым вер-
или это время разное. Если вы опаздываете на раз-
ным, ведь его подсказывает интуиция. Не отмахи-
ное время, это говорит о неумении планировать: вы
вайтесь от своего внутреннего голоса, не раздумы-
не можете оценить, сколько времени вам потребу-
вайте подолгу, иначе этот голос умолкнет.
ется на выполнение той или иной задачи. Научитесь
2. Ни на минуту не забывайте о своих стратеги-
точно рассчитывать его для выполнения как слож-
ческих целях, держите в уме общий план действий.
ных, так и простых задач. Вооружитесь хронометром
Помните, что каждая задача, стоящая перед вами, —
и подсчитайте, сколько времени занимают привыч-
лишь один пункт этого плана, и если вы примете не-
ные для вас дела (завтрак, сборы на работу, поезд-
верное решение, одна неправильно выполненная за-
ка к месту работы и т. д.). Подсчитывайте, сколько
дача не разрушит вашего плана, не остановит вас
минут или часов уходит на те операции, которые вы
на пути к цели.
делаете на работе. Оставляйте дополнительные ре-
3. Принятие решений не должно превращаться
зервы времени, старайтесь просчитывать все воз-
в трудный, затяжной процесс. Постарайтесь быстро
можные форс-мажорные ситуации. Прибывайте на
проанализировать информацию, подсчитать все
важные для вас встречи на 10-15 минут раньше. Пе-
плюсы и минусы, определить возможные способы
реведите свои часы на 10 минут вперед и убедите
решения и выбрать наиболее подходящий. Специа-
себя, что они показывают точное время.
листы в области тайм-менеджмента утверждают: луч-
ше последовательно осуществить не самое хорошее Если вы опаздываете на одинаковое время (пос-
решение, чем бесконечно долго метаться в поисках тоянно не хватает «5 минут»), возможно, вы принад-
идеального варианта. лежите к той категории людей, чей график всегда
переполнен делами. Вам нравится такая жизнь,
Отсутствие пунктуальности мысль о том, что можно остановиться хотя бы на
мгновение, пугает вас, а бездеятельное времяпро-
Нередко выполнение задач откладывается из-за
вождение и долгое ожидание кажутся вам настоя-
того, что человек привык опаздывать. Не успев на
щей пыткой. Если дело в этом, вы вряд ли захотите
работу или на важную встречу, он чувствует нелов-
сделать свой график менее плотным, но вот пере-
кость и вину по отношению к тем, кого он подвел.
смотреть приоритеты и заменить одни задачи дру-
Не столько само опоздание, сколько нравственные
проекта. В качестве примера можно привести ситу-
гими вы можете. Внесите в свой план перерывы на
ацию, когда работник медлит сказать «да» на пред-
отдых и развлечения, подумайте о мероприятиях, ко-
ложение начальства повысить его по службе, пото-
торыми можно заполнить часы ожидания (чтение
му что не чувствует, что у него достаточно опыта для
книги, газеты) и досуга (походы в кино, театр, му-
того, чтобы справляться с новыми задачами.
зеи, путешествия). Постарайтесь переработать свой
Если вы понимаете, что не готовы к выполнению
график так, чтобы в нем находилось время не толь-
ко для важных дел, но и для развлечений, общения конкретной задачи, на время оставьте ее и займи-
с родными и самосовершенствования. тесь подготовкой к ней (сбор информации, допол-
нительное образование, повышение квалификации
Люди, придерживающиеся правила иметь в за-
и т. д.).
пасе 5 минут, в результате получают 10. Однако
слишком большой резерв времени может дать об-
Боязнь неудачи
ратный эффект. Если человек приходит на встречу
Вы можете оттягивать момент начала выполне-
не на 10, а на 40 минут раньше, это может говорить
ния дела потому, что страшитесь возможного про-
о том, что время не является для него большой цен-
вала. Очень неприятно сознавать, что цель, к кото-
ностью, что он несобран и неорганизован. Запас
рой стремишься, недостижима. Гораздо проще
времени в 5-10 минут способствует успеху, в то вре-
и спокойнее вовсе не прилагать усилий, чем ввязать-
мя как 30-минутный запас может нарушить ваши
ся в работу и столкнуться с неудачей.
планы. Возможно, вам знакома такая ситуация: че-
ловек приходит на важную для него встречу на 30 ми- Что делать, если причина медлительности кро-
нут раньше, и, чтобы скоротать время, решает прой- ется именно в страхе перед неудачей? Попробуйте
тись по магазинам. Останавливается поболтать со принять к сведению следующие советы:
знакомым, случайно оказавшимся в этом месте, 1. Постарайтесь представить, что будет с вами,
а потом несется к месту встречи и узнает, что его если дело в самом деле завершится неудачей. Ста-
не дождались. нет ли это полной катастрофой для вас?
2. Попытайтесь посмотреть на предполагаемую
Неготовность к выполнению задачи неудачу с другой точки зрения. Оцените опыт,
который вы приобретете, если дело завершится
Медлительность может происходить и оттого, что
крахом. Рассматривайте все свои неудачи как воз-
человек по каким-то причинам не готов делать имен-
можность приобретения новых знаний, приближа-
но это конкретное дело. Например, он не обладает
ющих к цели.
всей нужной информацией для того, чтобы присту-
3. Чтобы представить ту пользу, которую вам мо-
пить к работе, или же ощущает, что не готов к ре-
жет дать неудача, вообразите, что рассказываете
зультатам, которые обнаружатся после завершения
Отвращение к выполняемому делу
о ней на телевидении, во время какого-нибудь ток-
шоу, или в ходе интервью, которое у вас берут че-
Если дело кажется вам очень неприятным, вы бу-
рез 5 или 10 лет.
дете откладывать и откладывать его, потому что вам
Страх перед объемом скучно или противно им заниматься.
предстоящего дела
Лучшим выходом в такой ситуации будет деле-
гирование неприятной задачи другому человеку —
Если задача очень большая и сложная, некото-
тому, кому оно не покажется таким противным, или
рым людям бывает психологически трудно начать ее.
тому, кто зарабатывает на «неприятных» делах день-
Даже если вы знаете, с какого конца к ней подо-
ги: моет окна, ремонтирует чужие квартиры, до-
браться, окончание дела может быть настолько
ставляет продукты на дом, печет вкусные торты на
отдаленным во времени, что заставить себя принять-
заказ и т. д. Если вам не хочется тратить деньги,
ся за работу невероятно трудно. Например, вам нуж-
но разобрать и систематизировать документы, попробуйте договориться с соседями или знакомы-
копившиеся в течение нескольких лет, или написать ми о «бартере» — обменяйтесь неприятными дела-
книгу, или полностью отремонтировать дом, но объ- ми. Например, соседка испечет вам торт для се-
емы работы настолько пугают, что вы изо дня в день мейного торжества, а вы поможете ее ребенку
откладываете дело. написать сочинение или подготовиться к контроль-
ной работе.
Самое первое, что нужно сделать, — это разбить
Если перепоручить неприятное дело другому
объемную задачу на несколько мелких заданий,
нельзя технически (к примеру, вам нужно вылечить
а составить план для выполнения небольшого дела
собственный больной зуб или заставить себя делать
не составит труда.
зарядку), постарайтесь сделать противную задачу
Разбейте большую задачу на части так, чтобы вы-
более привлекательной или пообещайте награду за
полнение каждой из них укладывалось в короткий
его выполнение. Сочетайте гимнастику с просмот-
промежуток времени (например, 1 час ежедневно
ром интересных телепередач, пообещайте себе ку-
или 1 день в неделю).
пить в магазине давно облюбованную вещь после
Не приступайте к следующему этапу, пока пол-
посещения стоматолога.
ностью не разделаетесь с предыдущим. Можете ис-
Отвращение к неприятному делу можно побе-
пользовать таймер, чтобы он оповещал вас об окон-
дить, если постараться сконцентрироваться не на
чании работы.
процессе выполнения, этого дела, а на целях: пред-
Помните, что самое трудное в любом деле — это
начало. Поэтому просто начните, а дальше все пой- ставить себе ту пользу, которую принесет вам вы-
дет само. полненная в срок задача.
Если вам присуще это свойство и вы беретесь
Для преодоления неприязни к конкретной рабо-
за дело только тогда, когда тянуть дальше уже прос-
те можно использовать и способ, о котором говори-
то невозможно, потому что дальнейшая просрочка
лось в предыдущем разделе. Разбейте задачу на бо-
чревата санкциями, постарайтесь принять это как
лее мелкие этапы и ежедневно выполняйте их
данность. Переделать свой характер вам вряд ли
в течение короткого промежутка времени. Если вам
удастся, однако кое-что подправить вы можете.
нужно разобрать большой шкаф с вещами, постано-
К тем срокам, которые для вас установили, при-
вите для себя, что будете тратить ежедневно 10 ми-
бавляйте свои. Например, вам поручили выполнить
нут на каждую полку. Осознание того, что мучение
проект к пятнице следующей недели, а вы устано-
не будет продолжаться долго, поможет вам преодо-
вите себе срок на два дня раньше, то есть сделай-
леть отвращение к делу, и вы прекратите отклады-
те работу к среде. Затем на оставшиеся два дня
вать работу до бесконечности.
запланируйте другие срочные дела. Мысль о таком
Неправильный выбор времени плотном графике будет подгонять вас, появится
для выполнения задачи
главное условие для плодотворной работы — нап-
ряженность.
За какое-то дело можно взяться с большим эн-
тузиазмом, но можно отлынивать от него под раз- Используя такой метод, вы постепенно избави-
личными предлогами. Все зависит от того, в какое тесь от привычки приниматься за дело в последнюю
время вы приступаете к выполнению той или иной минуту.
задачи. Учитывайте свои суточные биологические
ритмы, когда собираетесь что-то делать, и вам не
придется корить себя за лень и медлительность. Ес-
ли вечером вы валитесь с ног от усталости после
трудового дня, не пытайтесь заставить себя наве-
сти порядок в комнате, лучше сделайте это с утра
пораньше.

Привычка жить в цейтноте
Некоторые люди медлят и откладывают выполне-
ние дела до тех пор, пока не начинают испытывать
сильное давление со стороны. Если им поставлены
жесткие сроки, а за срыв работы грозят штрафы и дру-
гие кары, они справляются с задачей прекрасно.
Глава 4
му сотруднику, с помощью каких методов и прие-
мов он должен выстроить свою работу чтобы она
Корпоративный стала более эффективной. В данном разделе очень
тайм-менеджмент важно соблюдение равновесия между свободой
и принуждением. Корпоративное вмешательство
возможно лишь в те фазы личной работы, которые
В любой компании есть люди, готовые внедрять имеют значимость для компании. Например, совер-
принципы тайм-менеджмента в личную работу, но шенно неверно поступает руководитель, который,
есть и те, кто не имеет ни четких целей, ни мотива- придерживаясь «политики чистых столов», уносит
ции достижения этих целей. Поэтому главная зада- в свой кабинет все документы, сваленные в беспо-
ча корпоративного тайм-менеджмента заключается рядке на столе у сотрудника. В данном случае ра-
в том, чтобы ввести классические его методы в си- зумнее было бы применить такой стандарт: сотруд-
стему управления компанией, что позволит управлять ники, уезжающие в командировку, заменяемые
личной эффективностью каждого сотрудника с по- в этот период другими сотрудниками, оставляют
мощью правил, планов, должностных инструкций свое рабочее место и документы в полном поряд-
и т. п. Это могут быть готовые текстовые блоки, фор- ке. Стандарт корпоративного тайм-менеджмента оп-
мы, которые можно вставлять в компьютерные прог- ределяет, по какой системе должен быть построен
раммы (например, почтовые). К примеру, в програм- этот порядок.
ме Outlook можно настроить пользовательские формы 2. Командный тайм-менеджмент. Данный раздел
представления задач. Если менеджер собирается состоит из правил взаимодействия «по горизонта-
поставить перед подчиненным какую-то задачу, эта ли», то есть между сотрудниками, которые не подчи-
форма сама «напомнит» ему, какие параметры зада- нены друг другу. Это очень важная область корпора-
чи он должен указать. тивного стандарта, ведь наибольшего регулирования
требуют именно вопросы взаимоотношения сотруд-
ников, согласования личных целей, планов, приори-
Классификация стандартов
тетов в условиях конфликтов, которые неизбежны
корпоративного
практически в любой фирме.
тайм-менеджмента 3. Собственно корпоративный тайм-менедж-
мент. Стандарт этого раздела регулирует отноше-
Корпоративные стандарты можно разделить на
три группы: ния «по вертикали» (отношения между начальником
и персоналом). Причем взаимодействие должно ид-
1. Личный, или персональный, тайм-менедж-
ти как в ту, так и в обратную сторону. Пример по-

<< Пред. стр.

стр. 9
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>