стр. 1
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ТРЕНИНГ



С. И. Калинин
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
ПРАКТИКУМ ПО
УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ

Лучшие методы
управления временем —
это методы, удобные лично для вас.
ББК 88.5
К17




Калинин С. И.
К17 Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. —
СПб.: Речь, 2006. - 3 7 1 с .
ISBN 5-9268-0424-8
Книга посвящена очень актуальному в нашу эпоху вопросу: как управлять
временем своей жизни, как успевать сделать все необходимое, не потратив при
этом слишком много сил.
В книге представлены основные принципы тайм-менеджмента, предложе-
ны методики индивидуальной и групповой работы для формирования навыков
управления временем.
Книга будет полезна многим: психологам, консультантам, коучам, работаю-
щим в бизнес-среде, менеджерам различного профиля, всем, кто интересуется
проблемой времени или заинтересован в оптимальной организации своей жизни.
ББК 88.5




© Калинин С. И., 2006
© Издательство «Речь», 2006
ISBN 5-9268-0424-8 © Борозенец П. В., оформление, 2006

ocr:Jansal
for natahaus.ru
ОГЛАВЛЕНИЕ

Неформальное предисловие 7
Введение 13
Глава 1
ПРИРОДА ВРЕМЕНИ 19
1.1. Что такое время? 19
1.2. Исторический темпорализм 24
1.3. Виды времени 27
1.4. Социальное время 28
1.5. Экономическое время 30
1.6. Жизненный цикл фирмы (ЖЦФ) 32
1.7. Жизненный цикл товара (услуги) 37
1.8. Индивидуальный фонд времени и его структура 38
1.9. Фонд времени организации (подразделения) 43
1.10. Этапы карьеры 45
1.11. Типы карьеры 49
1.12. Причины медленной и неудачной карьеры 51
1.13. Виды психологического времени 54
1.14. Временная перспектива и временная трансспектива 57
1.15. Основные типы внутренних концепций времени 60
Глава 2
ВРЕМЯ КАК РЕСУРС И ЦЕЛЬ 62
2.1. Время — стратегический ресурс организации и человека 62
2.2. Основной закон времени как стратегического ресурса 68
2.3. Помехи («воры времени») 70
2.4. Внутренние и внешние помехи 72
2.5. Тайная причина внутренних помех 74
2.6. Почему гибнут великие компании? 76
2.7. Энергетический потенциал работы 78
2.8. Как улучшить способ работы? 80
2.9. Система управления временем 82
2.10. Компетентность организации во времени 86
2.11. Компетентность менеджера во времени 88
2.12. Собственная система управления временем 89
2.13. Историческая справка о ТМ 92
Глава 3
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ВРЕМЕНИ 105
3.1. Основные методы инвентаризации личного и организационного
времени 105
3.2. Алгоритм инвентаризации и анализа времени 107
ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации 109
ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж) 110
ЭТАП 3. Анализ времени 110
ЭТАП 4. Изменение стратегии/способов управления временем..... 111
3.3. Поточная карта 111
3.4. Поточная диаграмма 114
3.5. Карта совместных операций 116
3.6. Сетевой анализ 119
3.7. Простой органайзер .'. .122
3.8. Органайзер для качественного учета времени 126
3.9. Категории временных затрат (кодификатор) 130
3.10. Категории временных затрат менеджера 133
3.11. Хронокарта Гастева 135
3.12. Анализ временных трат с использованием хронокарты Гастева ... 138
3.13. Ежедневный экспресс-анализ временных трат с использованием
органайзера 142
3.14. Итоговый анализ временных трат с использованием органайзера .. 146
3.15. Анализ помех (углубленный анализ трат времени) 153
1. Листок учета дневных помех 154
2. Оценка важности помех за учетный период 155
3. Ментальные карты помех, листки-памятки 156
3.16. Результаты инвентаризации и анализа времени 157
Глава 4
ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ, ПЛАНИРОВАНИЕ, ИСПОЛНЕНИЕ 160
4.1. Главный секрет эффективного управления временем 160
4.2. Цели организации и цели личности 162
4.3. Назначение целей в организации 166
4.4. Ключевые аспекты целеполагания 169
4.5. Целеполагание и процесс достижения цели 174
4.6. Свойства целей 178
4.7. Поиск и формулировка целей 184
4.8. SMART-технология постановки целей (по Д. Доурдэну) 188
4.9. Проектная система постановки целей (по Г. Архангельскому) 190
4.10. Алгоритм и методы целеполагания 193
4.11. Ситуационный анализ (по Л. Зайверту) 198
4.12. Постановка целей: от общего — к частному 201
4.13. Семь главных проблем с целями 203
4.14. Принципы и правила планирования 208
4.15. «Золотые» пропорции планирования времени 213
4.16. Система планов 216
4.17. Планирование дня с помощью метода «Альпы» 218
4.18. Как выполнять дневной план? 223
Глава 5
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ И КОНТРОЛЬ 226
5.1. Принятие решений 226
5.2. Принятие решений по отклонениям 229
5.3. Типы решений ворганизации 233
5.4. Виды контроля в ТМ 236
5.5. Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту) 240
5.6. Контроль в организации 242
5.7. Правила и ошибки контроля 245
5.8. Использование карт контроля 248
Глава 6
СПОСОБЫ ПОВЫШЕНИЯ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ 253
6.1. Два главных направления повышения личной эффективности ... 253
6.2. 28 принципов лидерства 256
6.3. Стратегический алгоритм лидерства 260
6.4. Что можно делегировать? 263
6.5. Правила эффективного делегирования 265
6.6. Как преодолеть сопротивление делегированию 269
6.7. Для чего нужно делегирование? 271
6.8. Система заместителей 273
6.9. Коммуникативная компетентность 276
6.10. Деловое общение и принципы деловых коммуникаций 278
6.11. Построение системы коммуникаций в организации 281
6.12. Формализация информации 284
6.13. Система межличностных коммуникаций руководителя
(менеджера) 287
6.14. Эффективное проведение совещаний (цели и участники) 291
6.15. Правила проведения совещаний 296
6.16. Планирование и подготовка совещаний 298
6.17. Совещание для руководителя 300
До совещания 300
Во время совещания 301
После совещания 302
6.18. Биоритмы человека 302
1. Суточные биоритмы человека 304
2. Недельные биоритмы человека 307
3. Периоды жизни (жизненные циклы) 308
6.19. Персональные правила «хорошего» рабочего дня 311
6.20. Персональная система работы с информацией 314
6.21. «Краткий курс» по повышению эффективности работы
с информацией 319
Работа с деловыми бумагами (документами) 319
Общение по телефону 320
Работа с почтой (деловой корреспонденцией) 321
Работа с книгами и печатной прессой (газетами, журналами) 321
Как конспектировать, делать выписки? 322
Использование «умной» техники 322
Заключение 325
327
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 1
Задание 1. Тест на восприятие времени «Субъективная минута» 327
Задание 2. Рисуночный тест «Персональная концепция времени» 328
332
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 2
Задание 1. Тест «Персональная компетентность во времени» 332
Задание 2. Анализ персональной системы управления временем 334
337
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 3
Задание 1. Кодификатор трат времени 337
Задание 2. Экспресс-анализ дневных затрат времени 338
Задание 3. Составление ментальной карты дневных помех 338
Задание 4. Заполнение аналитической поточной карты 339
342
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 4
Задание 1. Жизненные ценности личности 342
Задание 2. Целеполагание: постановка долгосрочных целей 343
Задание 3. Целеполагание: анализ взаимосвязей между целями 344
Задание 4. Целеполагание: анализ «цели — ценности» 345
Задание 5. Целеполагание: ситуационный анализ 346
Задание 6. Целеполагание: анализ «цель — средства» 347
Задание 7. Целеполагание: анализ «цель — задачи» 347
Задание 8. Планирование рабочего дня по методу «Альпы» 347
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 6 348
Задание 1. Оценка индивидуальных суточных ритмов 348
Задание 2. Анализ индивидуальной системы коммуникаций 349
Приложение. ТМ-БЛАНКИ 351
НЕФОРМАЛЬНОЕ ПРЕДИСЛОВИЕ

Здравствуй, уважаемый читатель! Не подумай ничего плохого, но
здороваюсь я не просто потому, что у нас в деревне так принято, и не
только из вежливости, а дабы отметить точку старта предлагаемого
твоему вниманию временного отрезка — текста.
(Сразу прошу простить меня всех тех, кому не нравится обраще-
ние на «ты». Поверьте, в обыденной жизни я человек отнюдь не на-
глый и вполне этикетосообразный. Но я намеренно сокращаю дис-
танцию и разрушаю перегородки, ибо речь пойдет о вещи более чем
интимной — о Времени. И, как говорили многие хорошие люди вро-
де Бахтина, Бубера и проч., — либо диалог состоится, либо Вы к нему
еще не готовы.)
Вот оно — началось! Открой свои глаза и уши, растопырь созна-
ние и постарайся максимально эффективно использовать этот отре-
зок своей жизни. Мне не нравится выражение «потратить время»,
поэтому я искренне надеюсь, что ты не «потратишь время» на чтение
этой книги, а приобретешь его. Во всех смыслах этого слова...
Очень хочется верить, что темпомир этой маленькой семиотичес-
кой реальности (текста данной книги) будет для тебя не просто по-
лезным, но и уютным. Текст этот создавался с душой, и, перефрази-
руя известную формулу щедрости: «Время моей души — время твоей
души». Дар этот будет в чем-то полезным, в чем-то трудным, а в чем-
то поистине троянским — выбирай, пробуй, думай!
Признаюсь откровенно, как и многие избравшие профессию пси-
холога, на определенной стадии своего личностного саморазвития я
переболел болезнью перфекционизма. Образование психологическое
я получал еще в те далекие времена, когда пересчитать вузы, обучаю-
щие психологов в нашей стране, хватило бы пальцев на двух-трех ру-
ках. Такое положение дел создавало иллюзию собственной исключи-
тельности и мотивировало эту самую «исключительность» развивать
и поддерживать.
Какими только «болезнями» самосовершенствования ваш покор-
ный слуга не переболел! Тут были и западная философия и восточная
мистика, и «физика» и «лирика», и мрачное одиночество и беспоря-
дочное общение, и суровая аскеза и попытки достичь «абсолютной»
свободы, и многое-многое другое.
Пишу об этом в прошедшем времени, не потому, что хочу все за-
быть и от всего отречься, — думаю, многие попытки «стать лучше»
были вполне искренними и диктовались не только желанием оправ-
дать модный имидж «настоящего» психолога. Просто все это проис-
ходило много лет назад, и жизнь не стояла на месте, а вершила свою
«терапию реальностью», постоянно проверяя и перепроверяя багаж
моих увлечений на востребованность и эффективность. Многое «от-
болело» и прошло, но кое-что осталось, и этим «кое-чем» я не прочь
похвастаться и поделиться.
В череде моих опытов над самим собой не малое место занимали
попытки «подружиться» со временем собственной жизни, сделать его
более осмысленным и наполненным. По своему складу я человек край-
не неорганизованный и непунктуальный. Я живу в вечном и болез-
ненном обострении между внутренним «хочу» и внешним «надо».
Пирог времени для меня всегда большая проблема — размышляю,
мучаюсь и потом нарезаю на кривенькие такие кусочки: «Это вот —
для ХОЧУ, а это — для НАДО».
Не знаю, знакомо ли это пронзительное чувство раздвоенности
тебе, уважаемый читатель, так как мне, например, достаточно часто
встречались люди полностью «роботизированные», лишенные этого
чувства. Эти люди принесли свое внутреннее время в жертву времени
внешнему, благо современное общество это поощряет (Матрице ведь
нужны новые винтики?). Они стали хорошими механизмами, эдаки-
ми швейцарскими часами, пунктуально тикающими... по чужим рас-
писаниям. Но я не уверен, существуют ли такие люди (индивидуаль-
ности) на самом деле — ведь не существует времени их жизни, они
«живут» чужим. Нет своего времени, нет своей жизни, нет их самих?
И откуда-то сбоку к их бытию подкрадывается Пустота, и отсутствие
смысла, и стрессы, и добрые взгляды людей в белых халатах...
Видел я и людей из другой категории, лишенных всяких сомнений
относительно времени свой жизни. Время для них — это синоним
внутреннего времени. Они живут своей жизнью, в своей обособлен-
ной реальности, занимаясь своим любимым делом. Как влюблен-
ные — «часов не наблюдают». Нет, это не сумасшедшие, это Творцы.
Для окружающего мира они чудаки, вечно опаздывающие и теряю-
щие зонтики; их наручные часы оставлены дома или давно уже оста-
новились. Причина этого проста: циферблат их времени — вечность,
минутная стрелка скачет веками, часовая шагает эпохами. Но таких
людей единицы, а куда податься нам, консуетальным индивидуумам?
Мы, как справедливо заметил Эрик Берн, вынуждены решать про-
блему структурирования времени с момента своего рождения и до
момента своей смерти. Кто-то слепо мечется, используя для подчи-
нения Времени метод проб и ошибок, а кто-то подходит к этому делу
серьезно, выстраивая системы и разрабатывая алгоритмы. Знания о
Времени накапливаются веками, правда, сущность времени от этого
яснее не становится; рецептов примирения со Временем становится
все больше, но битву эту каждый отдельный человек может выиграть
только самостоятельно.
Сначала (это было еще в то время, когда я учился в старших клас-
сах школы) в обширной библиотеке моего отца я «раскопал» книгу
А. К. Гастева «Как надо работать» и еще несколько книжек по попу-
лярной в советские годы «научной организации труда» (НОТ). С од-
ной стороны, меня восхитила энергетика книги Гастева, с другой —
очаровали «маленькие хитрости», содержащиеся в книгах по НОТ. Эти
книги дали мне надежду — можно работать быстрее и удобнее, мож-
но вовремя достигать планируемых целей, можно и нужно управлять
временем своей жизни!
Следующим этапом в направлении оптимизации временных зат-
рат на привычные для меня виды работ стало увлечение системой
Г. С. Альтшуллера ТРИЗ (теория решения изобретательских задач).
Потом было еще много книг и идей, но настоящей сенсацией для меня
стало знакомство с книгой немецкого «классика» Time Management
Лотара Зайверта «Ваше время — в Ваших руках» (М.: Экономика,
1991). Мне посчастливилось купить ее «тепленькой», только что из-
данной, и книга вызвала у меня настоящий «культурный шок». Упря-
мо игнорируя поговорку «что русскому хорошо, то немцу...», я стара-
тельно считал все эти минуты, заполнял все эти бланки и следовал
всем этим рекомендациям. Мне было очень тяжело истязать мою бес-
крайнюю русскую душу немецкой дисциплиной, но, как говорят сто-
ронники йогической аскезы, я «упражнялся в терпении».
Потом были другие книги и другие методы и системы управления
временем. Точно я не считал, но, думаю, мои «игры со временем» про-
должаются уже лет двадцать, а то и более. Я не стал «фанатом» какой-
то одной системы и не изобрел в управлении временем чего-либо ре-
волюционно нового (я вообще сомневаюсь, что это можно сделать).
Я честно испытывал на собственной шкуре все эти рецепты, насколько
хватало терпения и интереса.
Со временем мои многочисленные эксперименты со временем
(прости, читатель, за каламбур!) родили следующую «злую мудрость»:
Не бывает идеальных или «более правильных» методов управления
временем. Лучшие методы управления временем — это удобные ЛИЧ-
НО МНЕ методы. Под «удобством» я понимаю следующее:
1. Легкость и простота применения. Можно, конечно, использовать
и очень сложные методы управления временем. Можно обзаводиться
многотомной тайм-менеджерской документацией, можно компьюте-
ризировать всю эту «канцелярию», можно ее изощренно обрабаты-
вать математически, выстраивая, сложные зависимости и модели, а
потом стараться следовать этой модели. Но если очень хорошо поду-
мать, то всегда можно ограничиться чем-то очень простым и самым
главным, позволяющим получить быстрый и наглядный результат.
2. Экономичность. Следование методам управления временем само
по себе не должно занимать слишком много времени, в противном
случае их применение — это способ «убить» время, а не использовать
его более «плотно» и качественно.
3. Эффективность. Методы управления временем — не игра, не раз-
влечение, не отдых; это несколько другой способ структурирования
времени. Это дополнительная работа, необходимая для того, чтобы мы
могли быстрее и эффективнее (более коротким путем, с меньшими зат-
ратами сил и ресурсов и т. п.) делать нашу основную работу — дости-
гать поставленных нами жизненных целей. То есть методы управления
временем — не самоцель (не игра ради игры), а всего лишь средство.
Если на поверку это средство оказывается слишком громоздким и труд-
ным, то имеет смысл его изменить или вовсе от него отказаться.
4. Естественность. Методы управления временем должны легко
интегрироваться в нашу повседневную жизнь, не слишком нарушая
ее течение, и уж точно не разрушая ее. Понимаю, что это утвержде-
ние спорное и скорее «идеологическое». Дело в том, что многие сис-
темы управления временем обладают почти религиозной притягатель-
ностью. Кажется, что если начать жизнь «по системе», то в ней очень
скоро произойдут значительные изменения. Приверженец начинает
ожидать чуда: «Вот еще немного, и я стану совсем другим человеком».
Я уважаю чужую религию, какой бы она ни была. Но, поверьте,
мне частенько доводилось видеть «фанатов» тайм-менеджерских (и
иных) систем, которые начинали слишком рьяно строить свою жизнь
«по системе», начиная «успевать», но при этом теряя нечто очень важ-
ное — тепло близких людей, красоту мира, внутренний покой. Встре-
чал я и тех, кто, становясь рабом «системы», терял почти все, а в кон-
це разочаровывался и в самой «системе», оставаясь у разбитого корыта.
Когда я говорю о «естественности», я подразумеваю не революци-
онный (уверовать и в одночасье поменять свою жизнь), а эволюци-
онный (не спеша пробовать, выбирать, постепенно адаптировать к
своей жизни, брать только самое удобное и полезное) путь постиже-
ния методов управления временем.
5. Положительные эмоции. Методы управления временем — это
действительно серьезно, это не игра. Но кто сказал, что если вы все
делаете правильно (легко, эффективно, естественно), то они не могут
доставлять множество приятных переживаний?! Здесь и азарт, и на-
пряжение творческого поиска, и предвкушение, и радость побед, и
гордость своими успехами, и многое-многое другое. Методы управ-
ления временем — это средства, которые позволяют делать вашу ос-
новную работу не только быстро и эффективно, но и приятно, легко,
играючи. Воистину, это — инструменты радости и победы.
На начальных этапах применения многие методы управления вре-
менем могут доставлять и негативные эмоции. «Во многом знании
многая печаль» — чего стоит один только анализ обыденных расхо-
дов времени! Редко кто не приходил в ужас, узнавая, сколько времени
своей жизни он тратит впустую. Некоторые методы поначалу труд-
ны, применение других может вызывать приступы раздражения, ра-
зочарования, тревоги (чаще всего эти чувства адресованы самому
себе). Но со временем этот «негатив» неизбежно отступает, сходит на
нет, уступая место радости. Если этого не происходит и применение
тайм-менеджерских технологий сопряжено с постоянными мучени-
ями — это верный признак использования «не вашего» метода (или
его неправильного применения).
Таким образом, все критерии «правильных» методов управления
временем (легкость и простота, экономичность, эффективность, ес-
тественность, положительные эмоции), как ты, уважаемый читатель,
успел заметить, абсолютно субъективны. Если тебе удастся разрабо-
тать собственные критерии «правильных» способов управления ТВО-
ИМ временем — это также будет истиной. Лучшая система управле-
ния временем — это СОБСТВЕННАЯ удобная система управления
временем. Но, чтобы это произошло, надо сначала хотя бы попробо-
вать то, что уже изобрели до тебя...
Как психолог-консультант, я достаточно давно работаю с бизнес-
клиентами, помогая им в решении разного рода индивидуальных и
организационных задач. И, к моему удивлению, в последние несколь-
ко лет (примерно с 2000 года) в запросах клиентов «проклюнулась»
новая тема — управление временем. Сначала это были отдельные кон-
сультации по отдельным небольшим вопросам, потом пришлось уг-
лубленно «поднимать» некоторые темы, а завершилось все проведе-
нием объемных обучающих семинаров и тренингов, охватывающих
весь спектр знаний и методов управления временем.
Вот удивительно: когда-то много лет назад я «переболел» метода-
ми управления временем, некоторые из них адаптировал «под себя» и
оставил в своей жизни чуть ли не в качестве бытовых «ритуалов по-
вседневности». И вот все возвращается! То, что раньше было для меня
предметом «внутренней алхимии», стало внешним знанием, которое,
подобно кулинарному блюду, необходимо искусно приготовить и по-
дать взыскательной аудитории. Так и родилась идея написания дан-
ной книги, в основу которой положены методические материалы,

стр. 1
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>