<< Пред. стр.

стр. 11
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

но было решить «энергетический кризис», так как зачастую я просто
валился от усталости или внезапно заболевал от хронического пере-
напряжения. Использование категории «Затраты энергии» (Затр.)
позволило мне, во-первых, выявить собственные энергетические «рит-
мы», достаточно точно узнав периоды подъема и спада сил в течение
суток, недели, месяца. Во-вторых, я смог очень точно определить
людей, события и ситуации, выступающие для меня в роли «энерге-
тических вампиров», лишающих меня сил. В-третьих, выявив собы-
тия и ситуации, связанные с позитивной мобилизацией энергии, я
смог лучше понять природу собственных сил и возможностей, что
позволило мне более творчески заниматься собственным «энергети-
ческим самоменеджментом».
Категории «Эффективность» (Эфф.) и «Делегирование» (Дел.)
были введены мною как «средство самолечения» от излишней ответ-
ственности, упрямства, перфекционизма и вообще, вредного стрем-
ления все и всегда делать самому (в том числе и за других). Работа с
категорией «делегирование» в значительной мере помогла развить мне
«аутсорсинговое мышление» и заодно помогла укрепить чувство глу-
бинного доверия к людям и улучшить отношения со многими из мо-
его социального окружения.
Учет времени по категории «эффективность» позволил мне суще-
ственно пересмотреть мои внутренние нормативы на те или иные виды
деятельности. Появилось подкрепленное цифрами понимание, что
«укреплять силу воли» (как в одном из рассказов М. Зощенко, где
маленький мальчик неоднократно заявлял: «А я ем кислую клюкву —
и не морщусь!»), проявляя упрямство и настойчивость, — не всегда
полезно и продуктивно. Оказывается, многих результатов можно до-
стичь гораздо проще, быстрее и эффективнее, если не «брать против-
ника измором», а приложить «точное усилие в нужное время и в нуж-
ном месте». Оценка эффективности разных видов деятельности
позволила мне серьезно оптимизировать мои способы достижения ре-
зультатов, а также пересмотреть индивидуальные нормативы на раз-
ные виды деятельности как в сторону их уменьшения, так и в сторону
их увеличения.
Изучите предложенные категории для качественного учета времени и
систему их оценивания (запланированность/незапланированность, эф-
фективность, затраты энергии, возможность делегирования или реше-
ния другим способом). Приведите по 2—3 аргумента как «за», так и «про-
тив» каждой из выделенных категорий и системы их оценивания.
Предложите (и обоснуйте) собственные категории качественного уче-
та времени, а также систему их оценивания.



3.9. КАТЕГОРИИ ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ
(КОДИФИКАТОР)

Главный смысл инвентаризации индивидуальных трат времени —
проведение (хотя бы на первых порах) тотального хронометража. Это
означает, что независимо от вида выбранного вами органайзера (про-
стой или для качественного учета времени) в графу «Дело, задача»
необходимо тщательно записывать все, что происходит, с «суровой»
периодичностью в 10-15 минут.
Уже через 2—3 недели такой инвентаризации, бросив даже беглый
взгляд на получившийся список событий, вы легко можете прийти в
ужас от полученного «винегрета». Событий и дел так много, они на-
столько разнообразны, что становится крайне трудно их анализиро-
вать и выявлять какие-то общие закономерности.
Чтобы немного облегчить дальнейший анализ трат времени, ре-
комендуется обобщить все многообразие дел и событий, сведя их
к сравнительно небольшому числу качественных категорий (типов,
видов) временных затрат. В основу подобного кодификатора может
лечь схема индивидуального фонда времени (см. раздел 1.8), но обоб-
щенные категории для качественного учета времени могут быть бо-
лее детализированными. Мало того — можно разработать и исполь-
зовать совершенно произвольные категории учета времени, наибо-
лее удобные для изучения ваших персональных трат времени.
Ниже приводится пример кодификатора для качественного учета
персональных временных затрат. (Пусть вас не смущает числовая «сто-
балльная система» маркировки категорий и субкатегорий — в свое
время это было сделано автором для того, чтобы категории «лучше
понимала» компьютерная программа для статистической обработки.)
100. Работа.
101. Подготовка к работе (любые действия, связанные с самоорга-
низацией на рабочем месте — планирование, сверка со списками зап-
ланированных дел, поиск и сортировка документации и т. п.).
102. Выполнение основных трудовых функций (могут быть распи-
саны детально).
103. Исправление ошибок в работе, доделывание дел, которые не
были завершены вовремя (все — по собственной вине).
104. Регламентированные перерывы в работе (например, обед,
обусловленное организацией трудового процесса ожидание).
105. Общение с коллегами, связанное с работой (может быть рас-
писано детально).
106. Дорога (на работу и с работы).
200. Помехи.
201. Потеря времени из-за объективной нехватки ресурсов (инфор-
мации, техники, инструментов и т. п.) в организации. Ресурсы могут
быть получены, но доступ к ним затруднен и требует дополнительных
трат времени.
202. Потеря времени из-за организационных «нестыковок» и уп-
равленческой неэффективности руководства (нечеткость постанов-
ки задач, дублирование функций, отсутствие полномочий и т. п.).
203. Незапланированные встречи, посетители, общение (неваж-
но — деловое общение или неформальное).
204. Потери времени из-за собственной лени (отсутствие интере-
са, мотивации, долгая «раскачка», отвлечения из-за пустяков и т. п.).
205. Потери времени из-за собственной некомпетентности (оши-
бочные действия из-за отсутствия необходимых знаний и навыков
и т. п.).
300. Самообслуживание.
301. Сон.
302. Пассивный отдых.
303. Еда.
304. Гигиена.
400. Домашний труд.
401. Магазины.
402. Уборка, наведение порядка в доме.
403. Ремонт, в том числе мелкий.
404. Забота, уход, воспитание, помощь близким людям.
405. Разное (например, дача).
500. Свободное время.
501. Общение с друзьями, треп по телефону, гости и т. п.
502. Чтение книг, прессы.
503. Телевизор.
504. Творчество, хобби.
505. Спорт (утренняя гимнастика + бег).
506. Путешествия, поездки, походы, прогулки.
Приведенным выше кодификатором, без затей «списанным» со
схемы индивидуального фонда времени (раздел 1.8), я пользовался
на протяжении примерно полутора лет. В принципе, для начала он
оказался довольно неплох, хотя и возникали некоторые затруднения.
Вот, например, субкатегория «Еда» — в большей степени относится к
категории «Самообслуживание» или к категории «Домашний труд»?
Возможно, для многих женщин «Еду» следует разделить на две субка-
тегории — «Потребление пищи» («Самообслуживание») и «Приготов-
ление пищи» («Домашний труд»). Но я готовлю редко, обычно — толь-
ко для себя самого, мало того, приготовление еды для меня часто
является приятным и интересным занятием. Именно из этих сообра-
жений я решил отнести «Еду» только в категорию «Самообслужива-
ние», но не включил ее в «Домашний труд» или в «Свободное время».
Следует отметить, что кодификатор не является чем-то «вечным» —
его можно и нужно изменять в соответствии с актуальными задачами
ТМ. За годы освоения ТМ я модифицировал свой кодификатор, по
меньшей мере, раз пять. В приведенном выше в качестве примера
кодификаторе — 5 категорий и 26 субкатегорий, но бывали времена,
когда я использовал 8 категорий и порядка 40 субкатегорий! На мой
взгляд, оптимальное для глубокого качественного анализа число ка-
тегорий равно 5—6, а число субкатегорий не должно превышать 30.
Отклонения от этих «оптимальных» чисел нежелательны: уменьше-
ние числа категорий (субкатегорий) делает анализ слишком поверх-
ностным, банальным и неинформативным, а увеличение числа кате-
горий (субкатегорий) сделает его громоздким и запутанным, затруд-
нит понимание четких тенденций в качественных затратах времени.
Изменение кодификатора может быть чисто механическим: «ук-
рупнение» (объединение каких-либо субкатегорий в более обобщен-
ные) или «дробление» (деление субкатегорий на более детализи-
рованные). Но изменение кодификатора может включать в себя и
качественное реструктурирование, когда какие-либо субкатегории
«мигрируют» в другие категории, добавляются новые категории или
исключаются старые, утратившие свою актуальность.
Изучите предложенный кодификатор затрат времени. Если бы вы ре-
шили использовать этот кодификатор качественных затрат времени, то
как бы вы хотели его оптимизировать?
Какие субкатегории учета времени вы хотели бы добавить в предло-
женный список? Какие — исключить из предложенного списка?
Может быть, какие-либо из предложенных субкатегорий вы хотели бы
«укрупнить», «раздробить», «передвинуть» в другие категории?




3.10. КАТЕГОРИИ ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ
МЕНЕДЖЕРА

Если решать задачу качественного учета временных трат по раз-
личным категориям не в рамках «индивидуального» ТМ, а в рамках
«ролевого», то возможно выделение специализированных категорий,
позволяющих оценить затраты рабочего времени для различных про-
фессий, видов и направлений трудовой деятельности.
Ниже приводятся примеры категорий для детального учета вре-
менных затрат менеджера.
Функции менеджера:
1. Стратегическое планирование, выработка ценностей, целей,
работа над видением, миссией и т. п.
2. Оперативное планирование, формулировка текущих проблем,
задач и т. п.
3. Постановка задач перед подчиненными, инструктаж, делеги-
рование и т. п.
4. Оперативное управление, координация деятельности сотруд-
ников и т. п.
5. Обратная связь, контроль над выполнением работ, оценка ре-
зультатов и т. п.
6. ...
Содержание решаемых вопросов:
1. Стратегические вопросы, связанные с комплексным анализом
целостной ситуации, планированием и целеполаганием на раз-
ных уровнях управления (общее управление).
2. Финансовые вопросы.
3. Вопросы производства (процесса и технологий деятельности).
4. Вопросы ресурсов, материально-технической базы.
5. Вопросы сбыта, маркетинг, реклама, PR.
6. Кадровые вопросы.
7. Вопросы отношения организации с внешней средой.
8. ...
Характер общения:
1. Индивидуальная работа в одиночестве.
2. Диалог с подчиненным (вертикальная коммуникация).
3. Диалог с руководителем (вертикальная коммуникация).
4. Диалог с коллегами (горизонтальная коммуникация).
5. Групповая работа с подчиненными и коллегами (совещания,
отчеты, планерки и т. п.).
6. Групповая работа с руководителем и коллегами.
7. Общение с внешними партнерами (проведение переговоров
и т. п.).
8. Общение с представителями власти, контролирующими орга-
низациями, прессой и т. п.
9. ...
Характер личной работы:
1. Чтение и обработка внутриорганизационной документации,
отчетов.
2. Чтение специальной литературы, статей, прессы и т. п.
3. Обработка корреспонденции.
4. Обдумывание.
5. Написание проектов, приказов, докладных записок и т. д.
6. Общение.
7. Работа с техническими средствами, например, с компьютером.
8....
Обратите внимание, что предложенные категории не являются
логически взаимоисключающими в отличие от категорий, предложен-
ных в разделе 3.9. Предлагаемые категории качественного учета зат-
рат времени менеджера взаимодополнительны, например, менеджер
может общаться с подчиненным («Характер общения»), обсуждая при
этом вопросы производства («Содержание решаемых вопросов»), а сам
разговор для менеджера имеет целью постановку задачи («Функции»)
для подчиненного. Таким образом, предложенные категории для учета
затрат времени менеджера можно использовать как выборочно, так и
в различных сочетаниях, разве что придется добавить в бланк орга-
найзера пару лишних столбиков, да сама процедура его заполнения
станет чуть более трудоемкой.

Обратите внимание, что в каждой из предложенных категорий учета
временных трат менеджера оставлены «пустые» субкатегории. Допиши-
те для каждой категории еще по 2—3 субкатегории учета рабочего време-
ни менеджера.
Какой, по вашему мнению, важной категории (одной или нескольких)
учета временных трат менеджера не хватает в предложенном примере?
Предложите хотя бы одну новую категорию учета временных затрат ме-
неджера и разработайте для нее 5—6 субкатегорий.
Если вы не очень хорошо знакомы с работой менеджера, предложите
хотя бы 3—4 категории (наполненные субкатегориями) затрат времени,
характерных для вашей работы или учебы.




Об «отце» отечественного ТМ А. К. Гастеве было уже достаточно
много сказано в разделе 2.12. В одной из своих работ 1923 года с ха-
рактерным названием «Время» Гастев пишет: «Производить учет вре-
мени — это и есть настоящая установка на время. Учет времени мы
выдвигаем как первую и единственную задачу всех, кто серьезно ста-
вит проблему времени, а не придает ей крикливо-обличительный ха-
рактер».
Главным методом учета и анализа времени по А. К. Гастеву стала
так называемая «хроно-карта» («карта учета», или, современное на-
писание — «хронокарта»). Хронокарта по сути своей представляет
собой своеобразный «гибрид» органайзера и графика Ганта. В своем
первоначальном виде хронокарта выглядела как таблица, где по вер-
тикали (в строках) перечислялись события, а по горизонтали (в стол-
бцах) указывалась их продолжительность. С помощью хронокарты
можно учитывать не только индивидуальное, но и коллективное вре-
мя, а вносить в хронокарту отметки о затратах времени может не толь-
ко сам человек, но и внешний наблюдатель («инспектор времени»).
В первоначальном виде хронокарта Гастева включала в себя сле-
дующие столбцы: порядковый номер события, код (Гастев предлагал
выделять пять типов временных затрат — сон, прием пищи, работа,
отдых, самообслуживание), конкретное описание события, часы су-
ток от 01 до 24 часов (с интервалом в 15 или 30 минут). Ниже в каче-
стве примера приводится фрагмент современной хронокарты Гасте-
ва, кроме стандартных полей (номер, название работы, код работы в
соответствии с кодификатором, время суток с точностью до получа-
са), включающей в себя ряд категорий для качественной оценки трат
времени:




В приведенном примере к карте добавлены следующие поля: «важ-
ность работы», «оценка эффективности работы», «следует увеличить
или уменьшить время работы», «возможность делегирования рабо-
ты». Обычно эти поля заполняются оценками по двоичной системе
(«Да» — «Нет») и кодируются как «1» или «0». В случае, если надо по-
стараться увеличить затраты времени на какую-либо деятельность, то
в поле «ув/ум» ставится «+1», если уменьшить — «—1». Количество и
содержание полей для дополнительной качественной оценки в хро-
нокарте Гастева может быть любым, лишь бы не сильно страдало удоб-
ство ее заполнения.
А. К. Гастев также предложил простые и четкие правила по запол-
нению хронокарты:
1. Отметки необходимо делать каждые полчаса.
2. Отметки лучше всего (потом удобнее для анализа) делать
сплошной штриховкой.
3. Нерабочие траты времени (например, отдых или помехи) сле-
дует обозначать особо, например, точками или крестиками.
4. Отмечать каждые полчаса следует сразу же, как кончится дан-
ный получас.
5. Не следует заполнять карту задним числом или вперед.
6. Следует установить номенклатуру трат времени, присвоив каж-
дой свою литеру (код, категорию).
7. Целесообразно всегда носить хронокарту с собой! Нужно сде-
лать ее удобной для работы.
8. Заполненные хронокарты следует хранить в одном месте. На
картах обязательно должна быть указана дата заполнения.
9. Для выявления номенклатуры трат времени (то есть для состав-
ления кодификатора. — С. К.), а также для формирования на-
выка работы с хронокартой требуется один месяц.
10. При появлении навыка — начинайте отмечать траты времени
каждую четверть часа. Высший уровень учета времени — «фо-
тография рабочего дня» — поминутный учет трат времени!
11. Для контроля над заполнением хронокарты следует использо-
вать «инспекторов времени».
Следует отметить, что А. К. Гастев рассматривал хронокарты в пер-
вую очередь как инструмент «социальной инженерии», полагая, что,
обработав и обобщив собранные с помощью карт сведения, можно ус-
тановить, чем различаются между собой основные социальные группы
(рабочий, директор, студент, красный воин и др.) по характеру и спо-
собам использования своего времени. Учет времени, по Гастеву, позво-
ляет выявить «социальный скелет» труда, что даст возможность лучше
организовать его и более эффективно управлять им. Но А. К. Гастев
также считал, что постоянная работа с хронокартой оказывает разви-
вающее влияние и на личность, воспитывая бережливость, дисцип-
линированность, способность планировать свой рабочий день и т. п.
В целом предложенный А. К. Гастевым ТМ-инструмент (хронокарта)
не устарел и может с успехом использоваться и в наше время в контек-
сте «индивидуального» или «ролевого» ТМ.

Сравните возможности по инвентаризации времени, которые заложе-
ны в органайзер (см. разделы 3.7 и 3.8) и в хронокарту Гастева. В чем зак-
лючаются преимущества учета времени с помощью хронокарты Гастева
по сравнению с органайзером?
В чем, по вашему мнению, слабые стороны учета времени с помощью
хронокарты Гастева по сравнению с органайзером?
Какой ТМ-инструмент для инвентаризации времени вы бы выбрали
лично для себя — органайзер или хронокарту Гастева? Почему?
Кроме достижений в области НОТ, А. К. Гастев был весьма разно-
сторонним и одаренным человеком. Например, он писал довольно
удачные стихи, его творчество высоко ценили такие его «коллеги»,
как В. В. Маяковский, В. В. Брюсов, Н. Н. Асеев. В духе своего вре-
мени А. К. Гастев многие из своих идей «упаковывал» в краткие и хле-
сткие лозунги, которые, кстати, пользуются неизменным успехом у
участников ТМ-тренингов (многие из этих почти революционных
лозунгов мне доводилось видеть красиво оформленными и висящи-
ми на видных местах в офисах современных «ударников капиталис-
тического труда»). Вот лишь некоторые из них:
Держи карту учета, сделаешь революцию времени!
Юность! Ты не должна зевать, ты должна всюду поспевать!
Не говори о больших пространствах!Научись овладевать малым про-
странством и малым временем.
Учитывать время — значит дольше жить.
Человечество научилось обрабатывать вещи. — Наступила пора
тщательной обработки ЧЕЛОВЕКА.
Если решил —ДЕЙСТВУЙ!
Когда работа нейдет, — не хватайся за папиросу, лучше вздохни по-
глубже.
Прекрати работу «начерно», — делайся АРТИСТОМ работы.
Если хочешь вводить НОТ, стань мастером хоть одной операции!
Пролетариат не для того приходит к власти, чтобы коротать свои
дни на завоеванных орудиях производства, а чтобы их поднять, возвели-
чить и сообщить им невиданные скорости.




Заполненные хронокарты Гастева можно анализировать и каче-
ственно (наглядно) и количественно. Простейшим способом качествен-
ного (наглядного) анализа является составление обобщенных месяч-
ных (недельных, квартальных и т. п.) учетных карт по каждому виду
временных затрат (в соответствии с выбранными категориями и суб-
категориями учета) в отдельности. Обобщенная хронокарта выгля-
дит как таблица, по вертикальной оси которой (в строках) отклады-
ваются дни недели, а по горизонтальной (в столбцах) — время суток.
Заштрихованные ячейки таблицы указывают, какие именно часы в
тот или иной день были потрачены на конкретный вид деятельности
(субкатегорию).
Если при заполнении хронокарт вы опираетесь, например, на ко-
дификатор, приведенный в разделе 3.9, то вам необходимо составить
26 обобщенных карт по числу субкатегорий и, возможно, еще пять
суммарных карт по категориям. В принципе, можно ограничиться
только составлением пяти категориальных карт или же составить
обобщенные карты лишь на некоторые субкатегории, анализ времен-
ных трат по которым для вас наиболее важен.
Ниже приведен фрагмент, демонстрирующий заполнение обоб-
щенной хронокарты для субкатегории «Выполнение основных тру-
довых функций» (код 102 в соответствии с кодификатором из разде-
ла 3.9) в период с 10.11.03 по 14.11.03.




Качественный анализ основан на том, что в заполненной обобщен-
ной хронокарте все закономерности трат времени видны, что называ-
ется, невооруженным взглядом. Например, в предложенном фрагмен-
те совершенно отчетливо прослеживается тенденция к сокращению
времени выполнения основных трудовых функций к концу недели:
наиболее нагруженным («долгим») рабочим днем является понедель-
ник, а наименее нагруженным — пятница.
Полученные обобщенные хронокарты (за месяц, неделю или лю-
бой другой период учета времени) по всем анализируемым категори-
ям или субкатегориям можно анализировать и количественно, вычис-
ляя следующие числовые показатели:
1. Сколько часов в месяц затрачивается на каждую из учетных суб-
категорий или категорий (корректнее вычислять затраты времени в
процентах: 100% = 30 дней * 24 часа = 720 часов; или 1 час = 0,14%,
если точность учета 30 минут, то, соответственно, 30 минут = 0,07%).
Подобные нехитрые подсчеты дадут вам очень точную картину зат-
рат времени по каждой из учетных категорий (субкатегорий) — вы на
самом деле узнаете, на что тратится основное время вашей жизни, а
на что его явно недостаточно.
2. Разнообразие временных трат (сколько субкатегорий времен-
ных затрат в день для вас характерно — максимально, минимально,

<< Пред. стр.

стр. 11
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>