<< Пред. стр.

стр. 12
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

в среднем, чаще всего, в определенные дни недели?). Разнообразие
временных трат может служить хорошим показателем сбалансирован-
ности и гармоничности различных видов активности в вашей жизни.
3. Среднее время (обычное) начала и среднее время (обычное)
окончания для каждой из субкатегорий временных затрат (желательно
вычислить не только среднее значение, но и наиболее характерную «по-
грешность», например, время отхода к ночному сну = 24.00 ± 1 5 ми-
нут, а время утреннего пробуждения = 7.00 ± 20 минут). Возможно,
подобное уточнение наиболее характерных для вас промежутков раз-
личных видов активности позволит вам выявить характерные только
для вас ритмы и тенденции трат времени, носящие как конструктив-
ный, так и деструктивный характер.
4. Наиболее и наименее загруженные (по различным категориям
или субкатегориям) дни и/или часы недели, включая вычисление
(в часах) степени этой загрузки.
5. Если при заполнении ежедневной хронокарты в ней исполь-
зовались дополнительные оценочные категории (вроде «важности ра-
боты», «эффективность работы» и др.), то для получения обобщенных
показателей за весь учетный период достаточно просто суммировать
баллы (см. раздел 3.11) по дополнительным оценочным категориям
для каждой из субкатегорий. Полученная для каждой субкатегории
сумма, например, по показателю «важность работы», позволит пост-
роить своеобразный «рейтинг» субкатегорий, расположив все виды
активности от максимально важной (имеющей максимальную сум-
му) до наименее важной из них.
В заключение добавим, что все предлагаемые расчеты легко вы-
полняются и вручную, с помощью обычного калькулятора, но любой
пользователь, более-менее уверенно работающий с такими распрос-
траненными компьютерными программами, как MS Excel или MS
Access, может легко автоматизировать вычисление представленных
выше показателей. Для более детального анализа времени, в особен-
ности при использовании компьютера, можно вводить и свои соб-
ственные количественные показатели. Мне, например, встречались
энтузиасты, рассчитывающие до полусотни самых разных «коэффи-
циентов» по обобщенным хронокартам! Но, на мой взгляд, подобная
избыточность информации не всегда полезна, поскольку не всегда
ясно, как все эти показатели использовать на практике в качестве
ориентиров для управления временем.
Результаты как качественного (наглядного), так и количественно-
го анализа являются отправной точкой для изменений в планирова-
нии собственного времени. А. К. Гастев предлагает для содержатель-
ного завершения анализа обобщенных за учетный период хронокарт
использовать так называемые «плановые ключи» — своего рода эври-
стические вопросы, позволяющие «изобрести» способы более эффек-
тивного использования своего времени в том случае, если результаты
инвентаризации показались вам неудовлетворительными.
«Плановые ключи» А. К. Гастева:
1) Можно ли изменить время начала/окончания какого либо вида
деятельности, если помнить тот факт, что любая работа зани-
мает ровно столько времени, сколько на нее отпущено?
2) Можно ли сгруппировать разбросанные во времени, но похожие
виды деятельности в более крупные блоки («пояса работы»)?
3) Можно ли жестко закрепить какие-либо виды времени за опре-
деленными промежутками времени в определенные дни (вве-
дение режима, ритмичности)?
4) Существует ли достаточное разнообразие видов деятельности
(в течение дня, недели, месяца), если учитывать тот факт, что
отдых есть смена деятельности?
И, в качестве заключительного напутствия, лозунг от А. К. Гасте-
ва, непосредственно относящийся к «плановым ключам»:
Если ты имеешь ключ времени, ты — вооруженный инженер своей
жизни, ты — монтер и чужого времени — завода, учреждения.
Изучите приведенный фрагмент обобщенной хронокарты, учитываю-
щий время выполнения основных рабочих функций за неделю.
Какие периоды времени в течение недели являются наиболее загру-
женными? Какие периоды времени наиболее свободны?
Существует ли ритмичность или какие-нибудь устойчивые тенденции
в распределении времени работы в течение дня, недели?
Используя «плановые ключи» Гастева, предложите рекомендации по
улучшению времени выполнения основных рабочих функций для ситуа-
ции, рассмотренной в данном примере.
Используя «плановые ключи» Гастева, предложите рекомендации по
оптимизации собственного рабочего времени.




3.13. ЕЖЕДНЕВНЫЙ ЭКСПРЕСС-АНАЛИЗ
ВРЕМЕННЫХ ТРАТ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ОРГАНАЙЗЕРА

По моему мнению, органайзер с возможностями качественного
учета времени (см. раздел 3.8) является гораздо более мощным инст-
рументом, чем хронокарта. Органайзер более универсален, он позво-
ляет не только учитывать время, но и в конце каждого рабочего дня
осуществлять экспресс-анализ затрат времени, оперативно коррек-
тируя планы на следующий день (или даже на неделю, а то и месяц).
Ниже представлен пустой бланк моего органайзера (в вашей пер-
сональной системе ТМ он может выглядеть несколько иначе). В нем
три части: «запланированные задачи», «выполнение и оценка», «экс-
пресс-анализ (результаты дня)». Заполнение первой части будет более
подробно рассмотрено ниже, в разделах, посвященных планирова-
нию (см., например, раздел 4.17). Заполнение второй части («выпол-
нение и оценка») уже было рассмотрено в разделе 3.8, а вот «эксп-
ресс-анализ» следует рассмотреть в деталях.
Для ежедневного подведения ТМ-итогов каждого дня я предла-
гаю использовать шесть показателей, три из которых являются коли-
чественными, а три — качественными.
Для количественного экспресс-анализа итогов дня вводится три
показателя, формулы расчета которых приводятся ниже:
1. Полезность (поле «Пл/нп») равна сумме всех временных затрат
на плановые и важные неплановые дела (с кодом «1» и «0,5») за выче-
том всех временных затрат на неплановые дела (с кодом «0»). При стро-
гом учете траты времени с кодом «0,5» считаются как неплановые.
При получении положительного результата можно сделать вывод о
том, что день прошел с высокой степенью организованности, время
было использовано с пользой для достижения запланированных целей.
2. Продуктивность (поле «Затр.») равна сумме всех временных зат-
рат, связанных с высоким уровнем мотивации (с кодами «+2» и «+1»)
за вычетом всех временных затрат, связанных с низким уровнем мо-
тивации (с кодами «—2» и «—1»).
При получении положительного результата можно сделать вывод
о том, что затраты времени принесли вам чувство удовлетвореннос-
ти, были связаны с высоким уровнем мотивации. То есть в плане за-
трат внутренних сил и энергии этот день был продуктивным.
3. Эффективность (поле «Эфф.») равна сумме всех временных за-
трат, связанных с высоким уровнем КПД выполненной работы (с ко-
дами «+2» и «+1»), за исключением всех временных затрат, связан-
ных с низким уровнем КПД (с кодами «—2» и «—1»).
При получении положительного результата можно сделать вывод
о том, что затраты времени принесли вам реальный успех и были дей-
ствительно эффективными, а выбранные способы достижений целей
и технологии — оптимальными.
4. Если у вас под рукой есть обычный листок в клетку и кодифика-
тор трат времени (см. раздел 3.9), то вы легко можете получить еще один
дополнительный показатель экспресс-анализа — сбалансированность
(на основе оценок в столбце «Код»). Данный метод также предполагает
простые подсчеты, но по своей аналитической составляющей являет-
ся качественным, позволяя оценить степень сбалансированности вре-
менных трат визуально. Первый шаг в анализе сбалансированности
заключается в построении диаграммы Парето, отображающей времен-
ные траты на каждую из основных субкатегорий (категорий) деятель-
ности в течение дня. Как правило, учитываются тс виды деятельности,
суммарная длительность которых составляет более часа. Ниже в каче-
стве примера приводится фрагмент диаграммы Парето:
лу Парето: наиболее результативные категории деятельности должны
составлять примерно 20% временных затрат дня, остальные — 80%.
Обратите внимание, что «результативные категории» — это не про-
сто «где было больше всего работы», а такие, где были достигнуты
самые значительные (с точки зрения глобальных жизненных целей)
результаты за учетный день.
П р и м е ч а н и е . Вполне возможно, что при планировании и подведении ито-
гов дня вы будете использовать не соотношение Парето 20/80, а какие-либо дру-
гие «золотые пропорции» времени (см. раздел 4.15). Тогда необходимо оценивать
сбалансированность в соответствии с выбранной пропорцией.

Качественный экспресс-анализ заключается в составлении своего
рода «краткого отчета» для самого себя, позволяющего обобщить и ком-
пактно представить некоторые важные ТМ-результаты за учетный день:
5. Делегирование (на основе оценок в столбце «Дел.»). Здесь ука-
зывается, сколько раз в течение дня было использовано делегирова-
ние, а также кому именно и что было делегировано. В данном поле
рекомендуется отметить случаи успешного и неуспешного делегиро-
вания, а также записать оргвыводы.
6. Главный результат, достижение дня (на основе записей в столбце
«Результат, эффект»). Здесь записывается одно главное достижение
дня, а если есть — окончательное решение какой-либо важной зада-
чи. В данном поле психологически важно отметить продвижение к
достижению какой-либо стратегической цели.
7. Главные потери, помехи дня. Анализ осуществляется на основе
полей «Код» (все с кодом «200», что, в соответствии с кодификато-
ром, обозначает помехи), а также отрицательных значений в полях
«Затр.» и «Эфф.». Особое внимание надо обратить на те виды дея-
тельности, где по показателям «затраты энергии» и «эффективность»
одновременно стоят максимальные отрицательные оценки («—2»).
Необходимо не только указать одну-две главные помехи, но также
записать идеи по их преодолению и предотвращению.
П р и м е ч а н и е . Оставшаяся нерассмотренной в третьей части органайзера
графа «Примечания» используется не столько для анализа, сколько для записи раз-
ного рода ТМ-идей.

В заключение замечу, что когда я только начинал использовать
ежедневный экспресс-анализ, то на заполнение третьей части еже-
дневника («экспресс-анализ») я тратил 15—20 минут, но впоследствии,
с появлением навыка, вся ежедневная «аналитика» стала занимать не
более 5-7 минут. Первоначально для вычисления количественных
показателей я пытался использовать калькулятор, но, даже при точ-
ности учета времени в 10 минут, все операции со сложением и вычи-
танием легко считаются устно.
Вашему вниманию было предложено восемь количественных и каче-
ственных показателей для ежедневного экспресс-анализа трат времени.
На основе предложенного варианта органайзера для качественного ана-
лиза времени (раздел 3.8) и кодификатора к нему (раздел 3.9) разрабо-
тайте собственную концепцию ежедневного экспресс-анализа трат вре-
мени. В рамках этой концепции предложите 4—6 оригинальных
показателей (качественных или количественных) для подведения
ТМ-итогов учетного дня.




3.14. ИТОГОВЫЙ АНАЛИЗ ВРЕМЕННЫХ ТРАТ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ОРГАНАЙЗЕРА

Итоговый анализ проводится по истечении выбранного для хро-
нометража периода времени (из «Правил учета времени» с помощью
органайзера мы помним, что обычно для получения достоверной ин-
формации о временных тратах достаточно учитывать время от 2 не-
дель до 2 месяцев). Как правило, самый распространенный период
учета — один месяц.
На мой взгляд, основная проблема итогового анализа — это оби-
лие цифр, в одной только обработке которых можно захлебнуться и
утонуть. В любом случае, полезность инструмента должна преобла-
дать над его сложностью, в противном случае инструмент неэф-
фективен. В моей системе ТМ итоговый анализ проводится по двум
главным направлениям, предполагая не «тотальное» использование
математики, а «точечные» подсчеты: анализ динамики временных трат
в течение учетного периода и анализ личной эффективности.
Анализ динамики временных трат, по существу, является анали-
зом изменения качества использования времени за учетный период, что
особенно важно, если вы все это время целенаправленно вели «борь-
бу за время». В основе этого анализа лежат показатели ежедневного/'
экспресс-анализа, такие как «полезность», «продуктивность» и «эф-
фективность», вычисление которых подробно описано в предыдущем
разделе. Все три показателя могут принимать как отрицательные, так
и положительные значения и, для удобства изучения их взаимовлия-
ния, можно изобразить их на общем графике. Фрагмент подобного
графика в качестве примера приведен ниже:




Полученные графики помогут визуально отследить тенденции (или
даже ритмические закономерности), выражающие характерные для
вас способы использования времени.
П р и м е ч а н и е . Если одних только визуальных средств анализа для вас не-
достаточно, то можно, например, с помощью любой подходящей статистической
компьютерной программы посчитать парные или — для еще более дотошных —
частные корреляции между всеми тремя показателями. Или использовать еще ка-
кой-нибудь хитрый математический метод.

На основе приведенного фрагмента гипотетического графика проана-
лизируйте изменение качества использования времени.
Как в целом изменилось качество использования времени за период
с 5.01.2004 по 18.01.2004?
Какой из трех приведенных показателей является самым неустойчи-
вым, «неровным»? Как это может быть обусловлено влиянием двух дру-
гих показателей?
Как вы думаете, с чем могут быть связаны отрицательные значения по
показателю «полезность» (то есть выполнению действительно важной и
заранее запланированной работы) 5—6 и 11—14 января?
Рассмотрите внимательно графики «полезности» (запланированность
работы) и «продуктивности» (энергетическая сторона работы). Попро-
буйте сформулировать в виде закономерности ту связь, которая суще-
ствует между этими двумя показателями.
Рассмотрите внимательно график «эффективности» (использования
оптимального способа работы). Существует ли ритмичность в динамике
этого показателя? Можно ли ее сформулировать в виде закономерности?
Какие еще тенденции в динамике затрат времени заданный период вы
заметили?
Если инвентаризация времени проводится в первый раз, то реко-
мендуется построить столбиковую диаграмму (диаграмму Парето) сум-
марных затрат времени за учетный период по категориям (субкатего-
риям). (Построение диаграммы для ежедневного экспресс-анализа
описано в разделе 3.13; для итоговой диаграммы необходимо просто
сложить данные подобных ежедневных диаграмм.) При построении
такой диаграммы по горизонтальной оси откладываются основные
субкатегории (категории) трат времени в соответствии с кодифика-
тором (см. раздел 3.9), а вот по вертикальной оси удобнее отклады-
вать не часы (как предлагается в разделе 3.13), а сразу проценты. (Для
данных, полученных за период инвентаризации продолжительностью
в один месяц, пересчет часов в проценты приведен в разделе 3.12.)
Построение столбиковой диаграммы — обязательное условие
качественной инвентаризации времени для ТМ-новичков (или при
тщательной ТМ-экспертизе временных трат в контексте «ролевого»
ТМ). Я, например, в настоящее время не пользуюсь этим методом,
который является довольно громоздким (даже при компьютерной
реализации) и, самое главное, дает лишь количественную картину трат
времени, без «объяснения причин и следствий».
Информация о точном количестве затрат времени по субкатего-
риям будет нелишней, но не очень удобна для практических выводов
по коррекции персональной системы управления временем. Именно
в силу этой причины я предпочитаю использовать анализ личной эф-
фективности, который осуществляется в четыре этапа.
1. По завершению учетного периода на отдельном листке бумаги
выписывается 5—7 наиболее важных результатов, достигнутых за учет-
ный период (можно по 2—3 результата в 2—4 сферах деятельности).
Лучше всего, если данные результаты будут действительно масштаб-
ными, связанными с достижением каких-нибудь долгосрочных це-
лей или хотя бы с решением важных промежуточных задач «на пол-
пути» к стратегическим целям. (Если в течение учетного месяца вы
не смогли достичь хотя бы 2—3 важных результатов, это уже повод
сделать вывод о недостаточной личной эффективности.)
Для выявления таких важных результатов придется пролистать
органайзер, обращая особое внимание на результаты экспресс-ана-
лиза по показателю «главный результат, достижение дня» (см. раздел
3.13), и отобрать 5—7 наиболее значимых из них.
Все выписанные результаты ранжируются: главному, наиболее важ-
ному результату присваивается первое место, следующему по значи-
мости результату — второе место и т. д. Если ранее вы уже определи-
ли приоритетность своих жизненных целей (то есть знаете их иерар-
хию; подробно об этом в главе 4 данной книги), то можно сравнить,
насколько ранги достигнутых результатов совпадают с рангами зап-
ланированных целей. Достаточно часто обнаруживается, что «опера-
тивные приоритеты» (значимые достижения за месяц) значительно
отличаются от стратегических приоритетов. Иногда такое положение
дел является временно необходимым, но чаще приходится принимать
решение о более внимательном отношении (и об увеличении факти-
ческих трат времени и связанных с ними видов деятельности) к до-
стижению главных жизненных целей.
2. Очевидно, что многие из выписанных вами важных результатов —
закономерный плод длительных, многодневных усилий, а не «рывка»,
длящегося несколько минут или часов. Также вполне возможно, что
«база» для достижения каких-либо результатов была заложена задолго
до начала учетного периода. К сожалению, временем, затраченным на
достижение результата до начала учетного периода, придется пренеб-
речь, а вот время и качество событий, «приблизивших» результат в тече-
ние учетного периода, необходимо сосчитать и проанализировать.
Делается это следующим образом: из органайзера выписываются все
предшествующие события (предположим, что вы ведете учет времени
с 1.01.2006 по 1.02.2006; если, например, достижение важного резуль-
тата датируется 15.01.2006, то необходимо просмотреть все листки орга-
найзера с 1.01.2006 по 15.01.2006 включительно), которые, по вашему
мнению, прямо или косвенно способствовали достижению данного
результата. Для каждого выписанного события указываются также: дата,
длительность события, код, было событие запланированным или нет,
затраты энергии, эффективность (см. рис. на с. 150).
Ниже приводится гипотетический пример «событийного анализа
результата», занимающего четвертое место в списке важных дости-
жений за учетный период. Полное время «изготовления» статьи —
10 дней, и вся цепочка, непосредственно ведущая к достигнутому ре-
зультату, состоит всего из 9 событий. Обратите внимание, что в стол-
бце «События» перечислены только те события (виды деятельности),
которые прямо повлияли на достижение результата. Косвенные со-
бытия (вроде телефонного звонка 10.01, который можно было учесть
как помеху) при этом не учитывались.
Анализ временной эффективности достижения конкретного ре-
зультата включает в себя три направления: анализ скорости (произ-
водительности) работы, анализ сбалансированности (гармоничности)
видов деятельности, анализ качества временных затрат.
Анализ скорости работы возможен только в том случае, если извест-
ны нормативы (официальные, индивидуальные, традиционно сло-
жившиеся и т. п.) временных затрат на достижение данного результата.
В приведенном примере автор статьи, возможно, сравнивая собствен-
ную скорость написания биографической статьи с временными зат-
ратами коллег-профессионалов, делает вывод о том, что 10 дней —
это много, работа была медленной. Также любопытным показателем
является «плотность работы» — среднее количество часов, затрачен-
ных на достижение результата в день. Пожалуй, два часа в день в дан-
ном случае (учитывая также неравномерный характер работы — есть
и вовсе «пустые» дни, когда работа над статьей не велась) это недо-
статочно. При более высокой плотности работы, возможно, статья
была бы написана значительно быстрее.
Анализ разнообразия событий позволяет учесть все виды деятель-
ности, которые прямо (как в данном примере) или косвенно (как сле-
дует учитывать события при тщательном отслеживании индивидуаль-
ных стратегий деятельности) были задействованы для достижения
результата. Главный вывод здесь делается о разнообразии событий,
причем «норма» этого разнообразия, на мой взгляд, — критерий со-
вершенно субъективный. В приведенном примере автор посчитал, что
четыре разных вида деятельности на пути к результату — это хорошо,
субъективно достаточно, работа не была скучной и однообразной.
Возможно, для кого-то другого и при достижении других результатов
«нормой» будет совсем другое число. Можно также определить пре-
обладающий «на пути» к результату тип временных затрат, причем
сделать это можно как на основе общего времени, затраченного на
каждую из субкатегорий (видов деятельности), так и на основе часто-
ты встречаемости того или иного вида событий. Так, в приведенном
примере несомненным лидером по объему затраченного времени яв-
ляется «выполнение основных трудовых функций» (код 102 в соот-
ветствии с органайзером; раздел 3.9), но чаще всего для достижения
данного результата приходилось общаться «по работе» (105).
Анализ качества временных затрат осуществляется на основе при-
веденных в столбцах данных по запланированности работы, затратам
энергии и эффективности. В данном примере запланированными счи-
тались только события с оценкой «1», а вот интересными и эффек-
тивными считались события, имеющие оценки «+1» и «+2». В прин-
ципе, даже беглый взгляд на данные оценки позволяет сделать вывод,
что качество временных трат на достигнутый результат было выше
среднего уровня (из 9 событий 5 событий были запланированы, 5 —
интересны, 6 — эффективны). Но, судя по комментарию автора в поле
«Качество?», он недостаточно удовлетворен качеством временных
затрат на достижение данного результата и считает необходимым со-
вершенствовать планирование собственной работы и оптимизировать
«энергетический самоменеджмент».
3. На основе 5—7 отобранных «выдающихся результатов» можно
составить так называемый «портрет успеха». По сути дела, «портрет
успеха» является описанием наиболее удобной и выигрышной для вас
«победной» стратегии деятельности. Для этого необходимо выписать
из всех списков событий (составленных для каждого результата в рам-
ках «событийного анализа результата», см. выше) все виды деятель-
ности (с указанием даты и времени выполнения), которые были зап-
ланированы («пл/нп»=1), максимально эффективны с точки зрения
энергетических трат («Затр.» = +2) и максимально эффективны с точ-
ки зрения способа выполнения работы («Эфф.» = +2). Проанализи-
руйте то, что было выписано: Какие виды временных затрат (суб-
категории) являются для меня наиболее результативными? В какое
время я работаю наиболее эффективно? Сколько примерно времени
(за учетный период) я трачу на действительно эффективную работу?
Что предшествует эффективной работе, как создаются предпосылки
успеха, настрой на успех? и т. п. Постарайтесь представить плоды сво-
их аналитических размышлений в виде своеобразной схемы (перечня
условий, закономерностей): «Я работаю (достигаю результата) мак-
симально быстро, легко и эффективно в случае, если: 1)... 2) ...и т. д.».
Если за учетный период времени вы добились трех и менее значи-
тельных результатов, то подобным образом может быть составлен
и проанализирован «портрет неудачи». Для этого необходимо выпи-
сать из органайзера все события, которые не были запланированы
(«пл/нп» = 0), максимально неэффективны с точки зрения энергети-
ческих трат («Затр.» = —2) и максимально неэффективны с точки зре-
ния способа выполнения работы («Эфф.» = —2), и обобщить их ана-
логичным способом.
4. Первые три этапа анализа личной эффективности (полученные
результаты, событийный анализ временного качества этих результа-
тов, оптимальная стратегия деятельности) являются очень важной
информацией. Но, чтобы «свести все к общему знаменателю» и пе-
рейти от аналитики к модификации системы ТМ на практике, реко-
мендуется провести стратегический анализ трат времени. В данном
случае под «стратегическим анализом» понимается использование ос-
новных стратегий управления временем (см. раздел 2.1) как эвристи-

<< Пред. стр.

стр. 12
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>