<< Пред. стр.

стр. 18
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

высокий синергизм целей, нейтрализуются возможные конфликты
между ними.
3. Сущность планирования — наведение порядка в выполняемых
делах. Порядок может быть линейным (сроки) и структурным (при-
оритеты, логическая взаимосвязь и взаимообусловленность целей).
Порядок — это нечто противостоящее хаосу, но, если можно так вы-
разиться, степень и характер порядка у разных людей могут быть весь-
ма различными. По своей форме план может быть максимально ин-
дивидуализирован, важно лишь, чтобы он помогал повысить степень
упорядоченности деятельности конкретного человека (организации).
4. Планирование должно быть перспективным, а не ретроспектив-
ным. Ретроспективное планирование обращено в прошлое и стремит-
ся к копированию уже использованных ранее рецептов достижения
успеха. В индивидуальном планировании такое использование шаб-
лонов поведения еще может оказаться эффективным, но вот в орга-
низационном планировании (в частности — в стратегическом плани-
ровании) оно, скорее всего, будет иметь губительные последствия (см.
раздел 2.6).
5. Планирование должно быть проспективным. «Проспектив-
ность» — модный термин в западном менеджменте конца 1990-х го-
дов, фиксирующий тот факт, что индивидуальные (организационные)
планы должны быть соотнесены и по возможности согласованы с
планами внешнего окружения. Отдельный человек должен коорди-
нировать собственные планы с планами своих родственников, дру-
зей, коллег и т. д., организация — с планами партнеров, клиентов и др.
Также предполагается важность проспективности планирования внут-
ри организации, когда планы топ-менеджмента координируются с
планами отдельных сотрудников и подразделений. Подобная коор-
динация осуществляется с помощью коллегиальности, учета инте-
ресов всех участников планирования, гибкости и альтернативности
планирования, возможности пересмотра планов по инициативе
участников и т. д. (По моему субъективному мнению, идея проспек-
тивного планирования является идеологически привлекательной, но
трудно осуществимой на практике.)
6. Планирование должно быть оптимальным. По возможности, не-
обходимо выявить индивидуальную норму планирования, избегая чрез-
мерно детального сверхпланирования (такое планирование быстро
превращается в «вора времени»; а запланированные детали постоянно
не совпадают с реальностью, вызывая недовольство и дезориентацию)
и недопланирования (когда план намечен только в общих чертах, ос-
тавляя много «белых пятен» в распределении времени).
7. Баланс между интуитивным творчеством при написании плана
и использованием каких-либо формальных правил и алгоритмов пла-
нирования.
8. Учет при планировании всех масштабов времени. Самое простей-
шее деление планов может быть на долгосрочные и краткосрочные,
причем при персональном планировании что является долгосрочным,
а что краткосрочным — решает сам человек. Для кого-то планирова-
ние дел на месяц вполне может быть долгосрочным, а для кого-то
другого — краткосрочным. Можно использовать и другой масштаб
времени при планировании, например, выделять рутинное планиро-
вание, связанное с регулярными повторяющимися делами и видами
активности, и ситуативное, связанное с выполнением актуальных за-
дач или с резервированием времени на возможные неожиданности.
Ниже приводятся советы, позволяющие повысить эффективность
оперативного планирования:
1. При планировании времени используйте соотношение 60:40
(60% времени — планируется; 20% —творческое время; 20% —
резерв, помехи). (Пропорция планирования времени 60:40,
предложенная Л. Зайвертом, не является единственно возмож-
ной; см. раздел 4.15.)
2. Учитывайте расход времени, особенно незапланированный.
Ведите листки учета дневных помех, используйте листки-па-
мятки.
3. Составьте перечень всех ваших задач (дел), зафиксируйте его
письменно. Соотнесите его с целями и ценностями.
4. Отметьте для всех задач точные, но реалистичные сроки испол-
нения (письменно). Опирайтесь не только на свою временную
интуицию, но и на результаты тайм-анализа (см. предыдущую
главу).
5. План должен быть гибким — в случае невозможности выпол-
нения цели не тратьте на нее время, переключитесь на дости-
жение другой цели.
6. Не создавайте завал из отложенных дел. Лучше превысить за-
планированный лимит времени, чем никогда не выполнить от-
ложенное дело.
7. Разберитесь с мелочами! Научитесь сортировать их: какие сле-
дует отбросить, а какие следует выполнить. Научитесь жестко
отбрасывать несущественное.
8. План — рабочий документ, в нем тоже должны быть отметки о
выполнении, соблюдении сроков и т. п. Это важный момент
самоконтроля!
9. В плане обязательно должны быть выделены приоритетные за-
дачи (иерархия целей и задач).
10. В плане изначально должны быть предусмотрены исполните-
ли задач, в том числе те, кому их можно делегировать. Также
предусмотрите ресурсы (см. анализ «цель — средство», раз-
дел 4.10).
11. При планировании сроков дробите время на крупные (для ре-
шения объемных и важных задач) и мелкие (для решения теку-
щих вопросов) блоки.
12. План — рабочий документ, его необходимо согласовывать со
всеми заинтересованными лицами (проспективность) и мож-
но изменять в случае необходимости.
13. Планирование — это совокупность планов (личных и органи-
зационных, долгосрочных — среднесрочных — краткосрочных;
см. раздел 4.16).
14. Планирование должно быть разумным и не должно превра-
щаться в поглотитель времени! Можно планировать реже, но
для достижения важных и больших целей планирование необ-
ходимо.
15. Планируйте регулярно. Сделайте элементы планирования ру-
тинными, алгоритмизированными, простыми и понятными
стандартизированными процедурами.
С какого рода планами (стратегическими, финансовыми, маркетинго-
выми, карьерными и др.) вам доводилось иметь дело в вашей професси-
ональной деятельности (или в повседневной жизни)? В каких случаях вы
работали в качестве исполнителя плана, а в каких случаях сами занима-
лись планированием? Какими свойствами должен обладать план, чтобы
быть удобным в исполнении (чтобы его вообще можно было выполнить)?
Если вам довелось выступать в роли создателя плана, то каких прин-
ципов или правил вы придерживались при его разработке? Есть ли у вас
собственные критерии «хорошего» плана или эффективной процедуры
планирования?
Какие из перечисленных в разделе принципов планирования и реко-
мендаций по повышению эффективности планирования кажутся вам
наиболее важными, востребованными в вашей работе или повседневной
жизни?




4.15. «ЗОЛОТЫЕ» ПРОПОРЦИИ
ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

В разделе 4.14 подчеркивается, что задача планирования заключа-
ется в оптимальном распределении затрат времени на различные виды
активности (задач), направленные на достижение цели в рамках все-
го доступного для планирования интервала времени. Но при этом
важно понимать, что чем более долгосрочным будет ваше планирова-
ние, тем выше погрешность в распределении временных затрат на
разные задачи. На «переднем крае» краткосрочного оперативного
планирования — в недельном или ежедневном планировании — мо-
жет быть достигнуто относительно точное и действительно эффек-
тивное распределение времени на различные виды деятельности.
Для решения вечно актуальной задачи по оперативному (ежеднев-
ному или еженедельному) планированию затрат времени можно ис-
пользовать так называемые «золотые» пропорции планирования вре-
мени (см. рис. на с. 214).
Автором первой пропорции является известнейший экономист и
специалист по менеджменту Вилфредо Парето, предложивший в свое
время известную формулу экономической социологии 20:80 (в руках
у 20% населения Земли сосредоточено 80% денежных средств). Про-
порция Парето получила множество интерпретаций (в том числе и
1. В. Парето: 20% жестко запланированных временных затрат должны
обеспечивать 80% достигнутых целей



2. Л. Зайверт: 60% — планируемое выполнение основных задач и функций,
20% — на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование),
20% — помехи, резервное время на неплановые траты




3. Метод ABC: 15% — планируемое выполнение главных приоритетных
задач, 20% —выполнение второстепенных задач, 65% вспомогательные
задачи, помехи и т. п.




критических) в самых различных сферах экономической науки и дея-
тельности, в частности и вТМ. Считается, что при эффективном пла-
нировании 20% жестко запланированных временных затрат должны
обеспечивать 80% достигнутых целей. В то время как оставшиеся 80%
временных затрат, которые можно жестко не планировать (или, на-
пример, использовать для этих промежутков времени более гибкое
контекстное планирование, см. раздел 4.9), обеспечивают достиже-
ние всего 20% целей. (На своих ТМ-тренингах я называю эту пропор-
цию «львиной», так как биологи, изучающие жизнь львиных прай-
дов, убедительно доказали — здоровые нормальные львы только 4 часа
в сутках посвящают охоте, а оставшиеся 20 отдыхают. Соотношение
почти такое же, что и в формуле Парето.)
Вторая «золотая» пропорция планирования времени 60:20:20
предложена классиком ТМ Лотаром Зайвертом: 60% рабочего време-
ни — планируемое выполнение основных задач и функций; 20% вре-
мени — на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование); еще
20% времени — резервное время на неплановые траты, в том числе на
помехи.
В качестве третьей «золотой» пропорции 15:20:65 можно привес-
ти распространенный в западном ТМ метод приоритетного планиро-
вания (так называемый метод ABC, или, в русских переводах, метод
АБВ): 15% времени — жестко планируемое время выполнения глав-
ных приоритетных задач; 20% — выполнение второстепенных задач;
65% — вспомогательные задачи, помехи и т. п.
Если предположить, что количество решаемых в течение дня за-
дач не должно превышать «магического числа» 7±2, то планирование
дневных задач в соответствии с различными «золотыми» пропорция-
ми будет выглядеть следующим образом:




Далее, если предположить, что отведенный на выполнение еже-
дневных задач промежуток времени равен стандартным восьми ча-
сам, то распределение времени на выполнение задач в соответствии с
«золотыми» пропорциями будет следующим:




Трудно сказать, какая из предложенных пропорций оперативного
планирования времени является «более правильной». Скорее всего,
здесь следует говорить о «совместимости» индивидуального стиля де-
ятельности с рекомендуемыми «золотыми» пропорциями. Мне лич-
но пропорция Парето кажется слишком расхолаживающей, в то вре-
мя как пропорция Л. Зайверта производит впечатление достаточно
суровой, «потогонной». В ежедневном планировании лично для меня
наиболее удобной и экологичной оказалась пропорция ABC (с уче-
том того, что мой рабочий день не нормирован и частенько «вылеза-
ет» за пределы стандартных восьми часов). Таким образом, ТМ-но-
вичок, только создающий собственную систему оперативного
планирования, может выбрать любую удобную для себя «золотую»
пропорцию распределения временных трат или даже создать свою
собственную.
Если вы уже придерживаетесь собственной системы оперативного (не-
дельного или ежедневного) планирования, то с помощью какой подхо-
дящей пропорции можно отобразить характерное для вас распределение
времени на разные виды активности (деятельности, задачи)? В чем, по
вашему мнению, заключается секрет эффективности вашей персональ-
ной системы оперативного планирования?
Если вы только создаете собственную систему оперативного (недель-
ного или ежедневного) планирования, то какая из приведенных «золо-
тых» пропорций кажется вам наиболее удобной? Почему?



4.16. СИСТЕМА ПЛАНОВ

Ранее, в разделе 4.14, уже упоминалось, что планирование должно
быть комплексной, системной деятельностью. Комплексность пла-
нирования предполагает разработку системы планов, учитывающих
различные масштабы времени. Также предполагается, что планиро-
вание является не одноразовым мероприятием, а регулярной и даже
рутинной деятельностью (в особенности — оперативное краткосроч-
ное планирование).
Система планов, учитывающих различные масштабы времени, в
рамках «индивидуального» или «ролевого» ТМ может выглядеть сле-
дующим образом:
Обратите внимание, что на схеме сплошные линии отображают
конкретизацию и «развертку» планов, их исполнение, воплощение на
практике; пунктирные линии символизируют обратную связь, конт-
роль выполнения, перепроверку и корректировку планов.
Предложенная схема базируется на стратегии целеполагания от
общего — к частному (см. раздел 4.12), то есть планы более низкого
уровня (краткосрочные, оперативные) являются «разверткой» и кон-
кретизацией планов более высокого уровня (долгосрочных, страте-
гических). В данной системе планов также предусмотрен «двойной
контур» обратной связи, что дает возможности при необходимости
быстро и эффективно корректировать планы. «Двойной контур» об-
ратной связи позволяет, например, не только рассматривать итоги дня
с точки зрения выполнения дневного плана, но и оценивать степень
прогресса в исполнении планов более высокого уровня (недельных
или декадных).
Также следует отметить, что предложенная схема намеренно явля-
ется избыточной. Если старательно составлять планы для всех пред-
лагаемых масштабов времени (день, неделя, месяц, квартал, год и др.),
то есть риск увязнуть в сверхпланировании (см. раздел 4.14), в то вре-
мя как система планов должна быть удобной в разработке и исполь-
зовании. Например, Г. А. Архангельский рекомендует ограничивать
систему планов тремя уровнями планирования (см. раздел 4.9), наи-
более соответствующими естественным зонам внимания человека:
стратегический план (на 1 год) — тактический план (недельный) —
оперативный (на 1 день). При этом также подразумевается наличие
высшего, четвертого, мета-уровня планирования, связанного с дос-
тижением долгосрочных жизненных целей.
Построение системы планов также в значительной мере является
индивидуальной задачей, решение которой должно привести к созда-
нию уникального, адаптированного к целям жизнедеятельности кон-
кретного человека (организации) плана. В качестве примера могу при-
вести собственный опыт составления системы планов, на разработку
которой в значительной мере повлиял естественный режим моей ра-
боты в качестве вузовского преподавателя. Как известно, в системе
образования год начинается с первого сентября (а не с первого янва-
ря); отпуск продолжается в течение двух месяцев (с учетом каникул —
еще больше); учебный год делится не на календарные месяцы, а на
четверти и семестры и т. д. Таким образом, предлагаемая выше систе-
ма планов оказалась вполне экологичной для преподавательской де-
ятельности, с рядом небольших уточнений, например, что квартал —
это четверть (продолжительность и временные рамки четвертей не
совпадают с принятыми в экономическом планировании квартала-
ми), а трудовой год состоит из 10 месяцев. Также пришлось отказать-
ся от месячного планирования, которое при четвертной организации
работы оказалось избыточным. Разумеется, наиболее востребованны-
ми были оперативные недельные и ежедневные планы, но система
также включала в себя среднесрочные (четвертные) и долгосрочные
планы (на 1 и на 3 года).
П р и м е ч а н и е . В Приложении представлены стандартные бланки, наибо-
лее часто используемые при составлении планов: «Жизненные цели (стрела вре-
мени)», «Годовой план», «Годовой план-график», «План на месяц», «План-график
на месяц», «План на неделю», «План-график для регулярных дел на неделю», «План
на день». План на день, по сути, является разделом стандартного листка (бланка)
ежедневника. Составление дневного плана рассматривается в разделе 4.17.
Предлагаемые в Приложении бланки интуитивно понятны и легко могут быть
заполнены читателями самостоятельно в качестве «домашнего задания».

Какая система планов используется в вашей профессиональной дея-
тельности (повседневной жизни)? Опишите ее по аналогии с приведен-
ной в данном разделе схемой: сколько в ней уровней, каким образом учи-
тываются промежуточные результаты выполнения плана (обратная
связь)?
Оцените эффективность и удобство использования вашей персональ-
ной (или любой известной вам) системы планирования? Какие уровни
планирования следует исключить или добавить к системе планов? Су-
ществует ли возможность оперативной корректировки планов на всех
уровнях?
Изучите приведенные в Приложении стандартные бланки, используе-
мые для составления системы планов. Предложите собственные вариан-
ты «инструментов» для составления системы планов или модифицируй-
те стандартные бланки таким образом, чтобы они были удобны лично
для вас.




Ранее уже указывалось, что на самом «переднем крае» всей сис-
темы планирования находятся оперативные краткосрочные планы,
в частности, ежедневные (они максимально приближены к непос-
редственному исполнению, фактически «сплавлены» с ним). Как
правило, проигнорировать ежедневное планирование не в состоя-
нии ни один человек, хоть как-нибудь заинтересованный в управ-
лении временем своей жизни. Ежедневный план может иметь про-
стейший вид перечня дел «к исполнению», набросанного на клочке
бумаги или просто в уме. Однако наиболее удобен для дневного пла-
нирования (и контроля над исполнением намеченных на день за-
дач) обычный органайзер (ежедневник). (Напомним, что органай-
зер является не только удобным, но и универсальным инструментом,
позволяющим управлять временем «в режиме реального времени»:
планировать и корректировать планы, хронометрировать исполне-
ние, оперативно анализировать характер трат времени и др.; см. раз-
делы 3.7, 3.8).
Существует традиционная и широко используемая как в западном,
так и в отечественном ТМ система ежедневного планирования «Аль-
пы» (название условное, символизирует восхождение к намеченным
«высотам» — целям). Система «Альпы» является пятишаговым алго-
ритмом ежедневного целеполагания:




Охарактеризуем подробнее каждый из пяти этапов системы «Альпы»:
1. Вечером предыдущего дня запишите все задачи на следующий
день (или утром наступившего дня запишите все задачи на сегодня).
Важно учитывать следующее:
А. Количество задач должно быть оптимальным. Обычно ежеднев-
ные задачи имеют небольшой масштаб (в смысле затрат сил и време-
ни), поэтому их количество вполне соответствует «магическому чис-
лу» 7±2. В исключительных случаях (если речь идет об отдыхе или,
наоборот, о выполнении серьезных масштабных задач) их количество
может быть небольшим (менее 3—4). Следует избегать планирования
слишком большого числа задач (более 8—9), так как они либо не бу-
дут выполнены, либо к «задачам» будут отнесены слишком мелкие
вспомогательные действия.
Б. Задачи должны быть согласованы со списком задач (целей) на не-
делю или даже месяц. Некоторые из планируемых дневных задач мо-
гут полностью совпадать с планами более высокого уровня (напри-
мер, важная деловая встреча, которая планировалась за месяц, но
должна произойти именно сегодня). Некоторые из дневных задач яв-
ляются мелкими частями задач (целей) более высокого уровня, лишь
незначительно приближая к ихдостижению. Главным же следствием
данного правила является то, что по возможности необходимо избе-
гать ежедневного планирования и исполнения лишних, «пустых» за-
дач, не вносящих никакого вклада в реализацию ваших планов более
высокого уровня (недельных, дневных и др.),
В. Задачи должны быть завершены, цели достигнуты. Даже у людей,
максимально компетентных во времени, имеются свои «скелеты в шка-
фу» в виде «незавершенки» — невыполненных вовремя задач, отложен-
ных «на потом». «Незавершенка» (даже в мелочах) обладает очень не-
хорошим свойством «энергетического вампиризма». Знание того факта,
что какие-то дела нужно было сделать, но они так и не сделаны, вызы-
вает чувство вины и серьезное эмоциональное напряжение, отвлекаю-
щее от эффективного решения актуальных задач. Если «повисшие» дела
нельзя просто отбросить и забыть, то психологически очень важно ре-
гулярно устраивать «разгребание завалов», постепенно доводя до пол-
ного завершения недоделанные дела. В идеале каждый день должна
планироваться хотя бы одна задача, направленная на полное и оконча-
тельное устранение хотя бы одной «незавершенки». При этом важно
получить не промежуточный результат, а конечный, чтобы полностью
избавиться от истощающего чувства вины.
Если вдруг вы счастливым образом избежали «незавершенки», то
старайтесь в течение дня добиваться не просто выполнения рутин-
ных задач, а получения действительно серьезного результата, соот-
ветствующего выполнению планов более высокого уровня. Напри-
мер, каждый день важно достигать хотя бы одной цели (в среднем),
значимой в контексте недельного плана. Каждую неделю важно до-
стигать 1—3 целей, включенных в месячный план и т. д.
Г. Планируйте невозможное. Несмотря на парадоксальность дан-
ного совета, все же необходимо развивать и тренировать собствен-
ную интуицию. Обычно главной проблемой дневных планов являют-
ся разного рода неожиданные срочные дела, которые сваливаются как
снег на голову, отвлекая от выполнения запланированных задач. Что
интересно, многие из этих «неожиданностей» на самом деле вполне
предсказуемы. Для этого достаточно только в момент составления
плана хорошо подумать: «Может ли в этот день возникнуть что-то
действительно важное и срочное?» Если ответ на этот вопрос скорее
утвердительный, то необходимо «подстраховаться», запланировав не-
большой резерв времени, который в случае необходимости возьмет
на себя основной «удар» срочных внеплановых дел.
2. Сразу же после составления списка задач распределите их по
важности, то есть расставьте приоритеты. Для этого я, например, ис-
пользую метод АБВ (или ABC; см. раздел 4.15):
А — задача должна быть выполнена обязательно и в первую оче-
редь;
Б — достаточно важно и желательно, чтобы данные задачи были
выполнены, но только после выполнения задачи А;
В — если останется время после выполнения задач А и Б, то хоро-
шо бы выполнить и эти задачи.
В используемом мною органайзере (см. раздел 3.8, а также бланк

<< Пред. стр.

стр. 18
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>