<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

используемые мною при проведении семинаров и тренингов по уп-
равлению временем.
Может быть, правы были те древнекитайские философы, которые
утверждали, что любое Дэ («накопление добродетели», «стяжание
могущества» — в данном контексте обучение, опыт, целенаправлен-
ное освоение каких-либо знаний и навыков) предопределяет то, что
случится с человеком в будущем? Может быть, знания, изложенные в
этой книге, помогут и в накоплении твоего Дэ, уважаемый читатель?
(Если мои интонации и кажутся тебе ироническими, то поверь, что
на самом деле в моих словах иронии — лишь самая малость.)
ВВЕДЕНИЕ

Управление временем (Time Management) — междисциплинарный
раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и мето-
дов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях
человеческой жизнедеятельности.
П р и м е ч а н и е . Здесь и далее вместо распространенного во всем мире, и в
том числе и в России, термина «Time Management» будет использоваться аббреви-
атура ТМ. Отечественный термин «управление временем» будет нами рассматри-
ваться как тождественный термину «Time Management».

Использование слова «управление» в самом словосочетании «уп-
равление временем» создает своего рода терминологическую установ-
ку, отсылающую всех ТМ-неофитов к блоку экономических дисцип-
лин современной науки. Традиционно сложилось так, что «управление
временем» — это раздел общего менеджмента. В некоторых случаях
ТМ соотносится с общими вопросами управления организационны-
ми структурами и процессами, иногда — с персональными навыками
и личностными компетенциями менеджера.
Реальное же положение дел состоит в том, что ТМ плохо «поме-
щается» в границы только экономических дисциплин и имеет обшир-
ные междисциплинарные связи с множеством других наук: филосо-
фией, психологией, социологией, биологией, физикой и др. Во всех
этих многочисленных науках «рассеяно» множество знаний о време-
ни, без учета которых какое-либо «управление» временем будет не-
эффективным или просто невозможным. Но здесь специалиста по ТМ
поджидает опасность «необъятности» проблемы времени, столкно-
вение с разнородными знаниями, которые на современном этапе раз-
вития мировой науки в принципе плохо интегрируемы.
«Управление» также подразумевает решение не столько научной
задачи (познание природы времени), сколько прикладной. И здесь ТМ
крайне плохо институциализирован: частично его техники «вкрапле-
ны» в основные функции менеджмента (планирование, контроль и
др.), частично он является одним из направлений деятельности биз-
нес-консультантов, частично был и остается чем-то вроде хобби для
всех интересующихся своим личностным ростом и развитием. Если
«зрелые» разновидности любой социальной практики неизбежно фор-
мализуются и институциализируются в форме четких технологий, то
у ТМ все еще впереди. Управление временем (во всяком случае, в со-
временной России) — это пока еще достаточно «маргинальный» род
деятельности, где-то посередине между высокими управленческими
технологиями и дремучим знахарством.
Чтобы попытаться преодолеть существующую ныне «технологичес-
кую размытость» ТМ, можно выделить три его основных типа (табл. 1).
Таблица 1
Три типа ТМ




Первый тип ТМ, условно названный мною «индивидуальным».
осуществляется с опорой на парадигму личностного саморазвития.
В данном случае человек выступает в роли «сам себе тайм-менеджер»,
используемые им методы управления временем предельно индиви-
дуализированы, что-то он берет для себя из книг, чему-то обучается
на специализированных курсах и тренингах, что-то изобретает для
себя сам. По существу, такой индивидуальный ТМ выступает как
своеобразное хобби и нацелен на достижение прежде всего внутри-
личностных целей, в контексте совершенствования человеком своих
способностей и творческой самореализации. Сфера приложения по-
добного индивидуального ТМ чаще всего — творческие увлечения
(художественное или техническое творчество) и обучение (работа с
информацией). Типичным примером здесь может быть, например,
самостоятельное изучение какого-либо иностранного языка, которое
осуществляется по разработанному самим учеником плану, с исполь-
зованием каких-либо приемов и способов запоминания и воспроиз-
ведения информации и т. п.
«Ролевой ТМ» отличается от индивидуального двумя важными ас-
пектами: во-первых, он более специализирован, привязан к решению
конкретных профессиональных или карьерных задач, а во-вторых,
требует участия в процессе управления временем профессионала —
консультанта по ТМ. «Привязанность» управления временем к реше-
нию профессиональных задач предъявляет более жесткие требования
к используемым методам ТМ и, следовательно, делает участие в ра-
боте консультанта-эксперта крайне необходимым.
Например, достаточно частой является жалоба менеджеров выс-
шего и среднего уровня на перегруженность рутинной документаци-
ей — письмами, докладными записками и т. п. Если решать эту про-
блему в контексте индивидуального ТМ, то придется обучить каждого
менеджера каким-либо техникам скорочтения, что может потребо-
вать нескольких недель, а то и месяцев напряженных занятий. Если
же решать данную проблему в рамках ролевого ТМ, то консультанту
по ТМ имеет смысл сначала изучить: 1) объем и формы представле-
ния входящей информации; 2) характер задач, стоящих перед менед-
жером-реципиентом данной информации; 3) индивидуальный стерео-
тип действий по обработке входящей информации, характерный для
данного менеджера, и т. д. На основании подобного анализа ТМ-кон-
сультант не загружает клиента дополнительной работой в виде обуче-
ния скорочтению, а, наоборот, старается разгрузить его, предложив,
например, 2—3 «точечные» рекомендации по изменению характера
представления и обработки управленческой информации.
В силу того, что объектом (клиентом) ролевого ТМ является чело-
век (менеджер, руководитель, просто любой профессионал), имеющий
смешанную мотивацию к овладению методами ТМ, то ТМ-консуль-
тант выступает здесь в двоякой роли. С одной стороны, он выступает
в роли коуча, помогающего клиенту в профессионально-личностном
совершенствовании. С другой стороны, ТМ-консультант играет тра-
диционную для бизнес-консультанта роль «эксперта по процессам»,
помогая оптимизировать отдельные элементы и структуры профес-
сиональной деятельности клиента.
«Социальный ТМ» стоит несколько особняком по сравнению с дру-
гими типами ТМ, не столько благодаря своему особому объекту —
группе людей и/или организационной подструктуре (организации в
целом), сколько благодаря специфическим требованиям к работе ТМ-
консультанта. В данном случае ТМ-консультант выступает в первую
очередь как специалист по организационному развитию (инжинирин-
гу или реинжинирингу организации), модифицируя сами организа-
ционные структуры или внося изменения в ключевые аспекты их де-
ятельности. Примером подобной деятельности может быть разработка
(проектирование и внедрение) новых стандартов деятельности под-
разделения, более четко включающих в себя фактор времени, и си-
стемы контроля, где более жестко будут учитываться временные
параметры тех или иных трудовых операций. Разумеется, подобная
«социальная инженерия» требует от ТМ-консультанта глубоких зна-
ний стратегического и оперативного менеджмента, структуры орга-
низации, характера ее производственных процессов и др.
Кроме решения задачи по организационному развитию, в рамках
«социального ТМ» консультант в обязательном порядке решает и еще
одну задачу — обучение и адаптация группы людей к произошедшим
изменениям (в оргструктуре или характере деятельности). Обучение
обычно носит достаточно традиционный характер (проведение тре-
нингов, курсов, семинаров), а вот мероприятия по адаптации персо-
нала могут принимать самые разнообразные формы — от тренингов
командообразования до обширных мер по формированию корпора-
тивной культуры, включающей в себя время как одну из ключевых
ценностей.
Три выделенных типа ТМ весьма сильно отличаются друг от дру-
га, предопределяя совершенно разный характер деятельности ТМ-
консультанта. Каждый из типов ТМ требует от консультанта особой
организации своей деятельности, использования особых форм рабо-
ты (диагностика, анализ деятельности, проектирование, индивиду-
альное консультирование или даже психотерапия, индивидуальное
или групповое обучение, включая тренинги и др.) и применения спе-
циализированных методов ТМ.
Строго говоря, по каждому из типов ТМ необходимо писать от-
дельное руководство, но на практике они являются условными и не
отделены друг от друга непроницаемыми перегородками. Весьма часто
запрос на ТМ-консультирование или на проведение ТМ-тренинга
включает в себя два, а то и все три технологических типа. Это, кстати,
весьма затрудняет деятельности ТМ-консультанта и требует допол-
нительных переговоров с заказчиком, направленных на уточнение его
запроса и выделение главного технологического уровня (типа ТМ),
на котором придется действовать.
В любом случае деятельность ТМ-консультанта является творчес-
кой (это скорее импровизационное искусство, чем строгая наука) и,
по аналогии с современным маркетингом, можно говорить о суще-
ствовании своего рода «ТМ-микс». «ТМ-микс» предполагает наличие
ограниченного набора каких-либо базовых элементов — знаний, ме-
тодов, направлений деятельности и др. При этом также предполага-
ется, что любая, даже самая сложная задача, может быть описана и
решена как уникальный набор (смесь, конфигурация, паттерн, микс)
этих самых базовых элементов.
Предлагаемая вашему вниманию книга является воплощением
идеи «ТМ-микс». Как вы могли прочитать в «Неформальном предис-
ловии», автор в течение многих лет использует «индивидуальный ТМ»,
а по роду своей профессиональной деятельности как бизнес-консуль-
тант имеет достаточно большой опыт работы в русле «ролевого» и «со-
циального» ТМ. Но в этой книге вы не найдете строгого деления на
типы ТМ — она представляет собой «россыпь» тех самых базовых эле-
ментов ТМ (знаний, методов, упражнений и др.), которые можно и
нужно произвольно комбинировать для эффективного решения сто-
ящих перед вами конкретных задач по совершенствованию управле-
ния временем.
Автор надеется, что содержащиеся в книге базовые элементы ТМ
будут полезны всем читателям, заинтересованным в совершенство-
вании своих навыков управления временем, хотя в первую очередь
книга предназначена для бизнес-консультантов и тренеров, так как
содержит достаточно много специализированной информации.
Автор также заранее приносит извинения за несколько конспек-
тивный характер содержания книги. Дело в том, что в основу данной
книги легли иллюстративные материалы, которые автор использует в
своих ТМ -тренингах и семинарах (презентационные слайды или кар-
ты— «раздатки»). Некоторые таблицы и схемы расписаны в тексте
довольно подробно, а некоторые намеренно представлены с мини-
мальными комментариями — с задумкой на то, что читатель сам смо-
жет творчески осмыслить и применить их. Краткость изложения от-
дельных вопросов (например, философское рассмотрение природы
времени) также может быть связана с чрезмерным объемом затраги-
ваемой темы, что не соответствует концепции и задачам данной книги.
Книга состоит из шести глав:
1. Природа времени.
2. Время как ресурс и цель.
3. Инвентаризация и анализ времени.
4. Целеполагание, планирование, исполнение.
5. Принятие решений и контроль.
6. Способы повышения личной эффективности.
Каждый из разделов включает как теоретическую информацию
(основные понятия, принципы, закономерности и др.), так и иллюс-
тративные материалы (схемы, факты, примеры из практики и др.) к
ней. Кроме этого, в каждом разделе содержатся «вопросы к размыш-
лению»: вопросы, которые бизнес-консультант может адресовать сво-
ей аудитории для стимулирования групповой дискуссии. С каждой
главой также связан небольшой «практикум» (упражнения, задания),
направленный на тренировку отдельных ТМ-навыков или на полу-
чение важной ТМ-информации.
Всю предлагаемую вниманию читателя информацию, вопросы и
упражнения не следует рассматривать как истину в последней инстан-
ции. Только творческий подход, позволяющий выбрать (а в случае
необходимости — адаптировать или модифицировать) из содержа-
щейся в данной книге информации наиболее полезную для вас и/или
клиента, поможет вам в полной мере овладеть искусством ТМ.
Глава 1




1.1. ЧТО ТАКОЕ ВРЕМЯ?

Когда автору этой книги было лет 15, он сочинил следующие строки:
С чем время сравнить?
Неожиданный северный ветер,
Что судьбы уносит,
Как листья сухие,
В небесную высь.
До сих пор сомневаюсь, является ли этот текст стихотворением,
но определенное понимание и переживание времени в нем содержит-
ся. Время — это нечто интуитивно знакомое и понятное каждому че-
ловеку и при желании каждый из нас может сформулировать свое
понимание времени.
Как вы понимаете время? Что это такое?
Придумайте свое определение: «Время — это...».
Выскажите свои ассоциации: «Время похоже на...».
Опишите время: «Время — это то, что обладает следующими качествами...».
Зафиксируйте свои ответы письменно.
Обсудите свои ответы в группе, выявите схожие и различающиеся мо-
менты в понимании времени. Как вы думаете, можно ли сформулиро-
вать обобщенное, «универсальное» определение времени?
Время — одно из базовых свойств Мира, в котором мы живем.
Кажется, что время — это совсем простая, обыденная, знакомая всем
«вещь». Но это впечатление обманчиво. Любой ученый, изучающий
время (существует даже специальный раздел науки, посвященный
изучению времени, — «темпорология», возникший на стыке филосо-
фии и физики), вам скажет, что чем проще какой-либо объект или
явление, тем сложнее может быть характер его устройства и функци-
онирования. Это в первую очередь относится к времени — ученые до
сих пор не знают, что это такое, «тайна сия велика есть».
Даже если мы (как и современная наука) толком и не знаем, что
такое время, то все равно можно попытаться выделить ключевые ат-
рибуты времени. Атрибутов (наиболее важных, существенных свойств)
времени всего пять:
1. Порядок против хаоса.
2. Длительность.
3. Последовательность.
4. Повторяемость, частота.
5. Связанность с конкретными объектами, явлениями.
Подробные комментарии к каждому из пяти атрибутов потребо-
вали бы слишком серьезных философских изысканий, поэтому хочу
лишь обратить ваше внимание на пятый атрибут времени — неотде-
лимость времени от какого-либо объекта или явления. Важно пони-
мать, что «просто времени» не бывает, а всегда существует «время су-
ществования чего-то». ТМ — это не вообще «управление временем»,
а управление временем какого-либо объекта (себя самого, подчинен-
ных и др.) или процесса жизнедеятельности (работы, отдыха и др.).
Забегая вперед, можно сказать, что компетентность во времени —
это умение соотносить, согласовывать свое персональное время со
временем других людей, своей работы, организации и т. п.
Кроме пяти атрибутов, без которых идея времени в принципе не-
возможна, в различных философских учениях также выделяются две-
надцать свойств феномена времени.
1. Существует реальное время и модели времени. Человечество, пы-
таясь постичь природу времени, старается «загнать» время в рамки
каких-либо моделей. Подобной моделью являются, например, часы.
Однако часы сами по себе ничего не говорят нам о реальном времени
жизни, например, какого-либо человека. Часы не описывают реаль-
ного времени ни одного из существующих на земле предметов. Часы —
лишь конвенциональная (существующая по соглашению) модель вре-
мени, которая позволяет людям договариваться об одинаковом по-
нимании времени того или иного объекта.
Более понятным примером для менеджеров является производ-
ственное планирование. План с указанием сроков достижения тех или
иных задач — это модель времени, а реальное время, которое будут
занимать производственные процессы с учетом самых различных нео-
жиданных обстоятельств, — это уже нечто совсем другое. Только в
сравнительно редких случаях модель времени и реальное время точ-
но соотносятся (подобны, гомоморфны) друг с другом.
2. Реальное время не существует само по себе, а «привязано» к ка-
ким-либо объектам или явлениям. Это базовый атрибут времени, но
нелишне будет повторить его еще раз, подчеркнув, что рассуждать о
«времени вообще» можно разве что в философских теориях высочай-
шей степени абстракции. Для управления сложной многокомпонент-
ной системой, которой является современная организация, важнее
понимать, что каждый из ее структурных элементов имеет собствен-
ное время.
Для иллюстрации очень хороша метафора «оркестра и дирижера».
Для того чтобы зазвучала музыка, а не какофония, оркестр должен
действовать максимально согласованно во времени. Каждый музы-
кант должен начинать партию своего музыкального инструмента точ-
но вовремя, выдерживать положенный ему темп и ритм, в нужный
момент прекращать исполнение партии. Дирижер, управляя испол-
нительским временем каждого отдельного оркестранта, добивается
единства разновременных звучаний таким образом, что они согласу-
ются («син-фония»), образуя целостный звуковой образ (музыкаль-
ное произведение). Задача менеджера аналогична задаче дирижера —
согласовать время каждого сотрудника, чтобы общее время органи-
зации (подразделения) представляло собой целостную гармоничную
систему.
3. Из п. 2 следует, что существует много видов реального времени,
специфичных для разных объектов и явлений.
Знаете ли вы, из чего складывается рабочий день вашей жены (вашего
мужа, вашего руководителя, вашего подчиненного N и т. п.)?
Знаете ли вы, каковы временные стандарты и рамки работы подразде-
ления X в вашей организации; в организациях-конкурентах?
Знаете ли вы, каковы временные стандарты работы психолога, про-
давца, пожарника и т. п.?
Обдумайте ответы на эти вопросы и обсудите их в группе. Как вы дума-
ете, насколько обоснованными и точными являются ваши знания о «чу-
жом» времени?
Ответы на данные вопросы очень быстро подводят к пониманию
того, что в отношении малознакомых объектов и явлений мы все опе-
рируем «житейскими моделями» времени и имеем недостаточно аде-
кватное понимание касательно реального времени этих явлений и
объектов. По сути дела, наши «житейские модели» времени — состав-
ная часть наших стереотипов. Например, в стереотипном представ-
лении многих наших соотечественников «предприниматель» — это
богатый ничего не делающий бездельник, тратящий свое время на
пустые развлечения. При этом мало кто знает о напряженном 14—
16-часовом рабочем дне, о постоянном «стрессе срочности» и зачас-
тую об отсутствии времени на удовлетворение таких элементарных
нужд, как пообедать или просто перехватить чашечку чая.
Нельзя сплеча судить о чужом времени! Реальное время других
людей (в том числе и ваших членов семьи, сотрудников и/или подчи-
ненных и др.) можно понять только эмпатийным путем, оказавшись
на их месте (побывав в чужой шкуре), или с помощью серьезного
объективного измерения и анализа этого самого «чужого» времени.
4. Реальное время отражает изменение свойств объекта по отноше-
нию к другим объектам. Следовательно, любое время — относительно.
Как консультанту, мне, например, частенько доводилось слышать
жалобы руководителей на какого-либо работника, который, дескать,
крайне медленно работает. Не бывает работников, которые работают
«быстро» или «медленно»! Бывают работники, которые работают мед-
леннее, чем указано во временных стандартах выполнения каких-либо
трудовых операций. Правильны ли эти стандарты, есть ли они вооб-
ще — это уже другой (и очень важный) вопрос. Бывают работники,
например, которые работают быстрее, чем другие работники. Но мо-
жет ли это стать нормой для всех остальных? Не страдает ли от этого
качество процесса и результата их работы? (Во времена стахановско-
го движения за подобные сомнения автора бы объявили «врагом на-
рода».)
5. Изменение какого-либо объекта можно принять за эталон време-
ни. Характеристики изменений этого объекта — длительность и/или ча-
стоту (периодичность) — можно принять за меру (единицу) времени.
Данное свойство постулирует измеримость реального времени. На-
пример, на промышленном предприятии за эталон времени может
быть принят цикл производства какого-либо продукта, от момента
разработки до момента получения готового изделия.
6. Реальное время непрерывно. Мы привыкли оперировать диск-
ретными единицами времени — минутами, часами, днями, неделями
и т. п. Дискретность позволяет нам жестко формализовать наши пла-
ны и в соответствии с ними «формализовать» и окружающую реаль-
ность, загоняя ее в рамки точных плановых сроков. Но при этом нельзя
забывать, что многие процессы происходят непрерывно и совершен-
но не вписываются в наши прекрасно формализованные планы. Во
многих сложных управленческих ситуациях перед менеджерами воз-
никает проблема — действовать по плану или по обстоятельствам?
Выдающиеся менеджеры, достигающие выдающихся успехов, обыч-
но выходят за рамки плана и действуют интуитивно, в соответствии с
реальным временем происходящих процессов.
7. Реальное время — вектор («стрела времени») — необратимо, асим-
метрично. Необратимость времени связана с необратимостью причин и
следствий. Вернуться в прошлое и сделать все без ошибок можно толь-
ко лишь в мечтах или фантастических романах. Реальность же такова,
что для исправления ошибок нам придется совершать новые действия.
При этом нет никакой гарантии, что в будущем данные действия не
приведут к новым ошибкам.
Существование «стрелы времени» может вызывать у человека ес-
тественный страх перед будущим. Существует даже целая религия —
буддизм, основной принцип которой — «недеяние». «Недеяние» по-
зволяет человеку избегать негативных последствий собственных по-
ступков в будущем (то есть кармы), а в пределе — достичь неземного
блаженства (нирваны). Но к «стреле времени» можно относиться и
по-другому, понимая ее как своеобразную гарантию творческой сво-
боды в созидании будущего, выбора из множества путей развития.
8. Реальное время простых объектов одномерно (монохронизм), ре-
альное время сложных систем — многомерно (полихронизм). Например,
менеджеру лучше сразу забыть про монохронизм. Любому управлен-
цу всегда приходится управлять полихронными объектами и структу-
рами. Представьте себе, например, каждого из своих подчиненных в
виде часиков, причем каждые из них имеют собственный циферблат
с разным количеством цифр и делений, свое количество стрелок, свою
скорость вращения... А вам требуется все это согласовать таком обра-
зом, чтобы «большие часы» управляемой вами организации (или под-
разделения) шли точно и надежно, чтобы их не «переклинивало» от
рассогласованности часиков индивидуальных.
9. Реальное время неоднородно. Скорость, темп и другие характе-
ристики временных изменений даже у схожих объектов, даже в одной
и той же ситуации различны (гетерохронность). Самый простой и
понятный пример — школьный класс. В нем вроде бы собраны «по-
добные объекты» (дети одного возраста), все они находятся вроде бы
в подобной ситуации (одни и те же учителя, одни и те же учебные
предметы), но уровень знаний и успеваемость у всех разные. Неодно-
родность реального времени также можно проиллюстрировать одним
шутливым афоризмом: «Время для двух людей, находящихся по раз-
ные стороны двери туалета, течет не одинаково».
10. Модели времени могут быть индивидуальными и социальными
(групповыми). Индивидуальные модели времени изучает психология.
Примеры социальных моделей времени: научные исторические хро-
нологии, календари, график работы сотрудника, «сетка» вещания те-
леканала и т. п.
11. Модели времени, как правило, допускают обратимость (инвер-
сию) времени, но плохо учитывают многомерность и неоднородность

<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>