<< Пред. стр.

стр. 27
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

перерывы по 10—15 минут.)
Можно выделить особую разновидность ритмов трудовой деятель-
ности руководителя, например, разделяя время открытости для встреч
и общения с сотрудниками и «время неприкосновенности», когда
руководитель ни для кого не доступен.
10. Мелкие однородные задания выполняйте сериями («блоками»).
11. Постоянно сверяйтесь с вашим органайзером (планом на день) и
корректируйте свою работу!
12. Конец рабочего дня посвятите «постановке точки» (доделайте хоть
одно дело до полного завершения).
13. В конце дня подведите итога и составьте (уточните) план работы
на следующий день.
14. Найдите, за что себя похвалить, и с хорошим настроением от-
правляйтесь домой. По аналогии с энергетическим ритмом рабочей
недели (см. раздел 6.18) каждый рабочий день также имеет свой «вход»
(пп. 1—5) и свой «выход». С точки зрения нормального отдыха, очень
важно психологически не «остаться» на работе в конце рабочего дня.
Для этого нужно в конце каждого рабочего дня поставить «позитив-
ную точку» — осознать и «прочувствовать» главное достижение се-
годняшнего дня. Важно, чтобы «выход» из рабочего дня содержал в
себе момент самомотивации (поощрения, вознаграждения): за глав-
ное достижение дня можно похвалить себя самого, «похвастаться»
этим достижением перед авторитетными для вас людьми, сделать са-
мому себе маленький подарок и т. п.
Обратите внимание, что предложенные правила «хорошего» ра-
бочего дня перекликаются с рекомендациями А. К. Гастева по улуч-
шению способа работы (см. раздел 2.8), с правилами оперативного
планирования (см. раздел 4.17) и с рекомендациями по выполнению
ежедневных планов (см. раздел 4.18).
Какие из предложенных правил «хорошего» рабочего дня показались
вам наиболее интересными и актуальными для вас?
Имеются ли у вас собственные правила «хорошего» рабочего дня? Какие?
Если у вас нет собственных правил «хорошего» рабочего дня (или они
четко не сформулированы), составьте собственный список (из 8—12) та-
ких правил.




6.20. ПЕРСОНАЛЬНАЯ СИСТЕМА РАБОТЫ
С ИНФОРМАЦИЕЙ
В некоторых разделах этой главы уже затрагивались вопросы ин-
формационного инжиниринга, связанные с принципами проектиро-
вания системы коммуникаций в организации (см. раздел 6.11), а так-
же с принципами и способами формализации информации (см. раз-
дел 6.12). Однако все эти аспекты повышения информационной
эффективности востребованы, прежде всего, в контексте организа-
ционного (социального ТМ), и в меньшей степени — в контексте ро-
левого ТМ.
Тем не менее многим менеджерам приходится самостоятельно
решать проблему индивидуального информационного инжини-
ринга, пытаясь разобраться с огромным потоком обрушивающейся
на них служебной информации. Обычно даже хорошо проработан-
ные должностные инструкции указывают, что именно нужно делать с
документами, но совсем не содержат подсказок, как все требуемые
действия совершать быстро и технологично, не утонув в бумажном
потоке.
Для многих сотрудников (менеджеров) вопрос эффективной пе-
реработки информации часто становится серьезной задачей, которую
необходимо решать не только для эффективного выполнения своих
обязанностей (то есть как задачу ролевого ТМ). Любой профессио-
нал, заинтересованный в том, чтобы расти и развиваться, должен
постоянно обучаться, усваивая новые знания и навыки, обобщая и
анализируя собственный опыт. Таким образом, постоянная работа с
информацией становится обязательным условием для профессиональ-
ного развития и личностного роста, то есть эффективная работа с
информацией из задачи ролевого ТМ легко может перейти в разряд
задач индивидуального ТМ.
Ниже приводится несколько правил, с опорой на которые можно
разработать собственную систему работы с информацией, чтобы по-
том использовать ее в контексте ролевого или индивидуального ТМ.
1. Самое главное: определитесь с целью получения, хранения и
использования информации. Для этого необходимо ответить на ряд
вопросов: Для чего вообще вам нужна информация? Как она будет
использоваться? Точные ответы на эти вопросы помогут вам лучше
понять, что вообще (какие сведения, факты, данные и др.) для вас
является «информацией», а что — нет (то есть является «информаци-
онным шумом»).
Главная проблема информационного инжиниринга заключается в
том, что нельзя объять необъятное. Нас окружает океан информации,
и не утонуть в нем поможет только четкое определение границ: что
для нас «информация», а что — нет. «Границы информации» напря-
мую зависят от целеполагания, то есть от того, как мы собираемся эту
информацию использовать.
2. Определите удобные лично для вас информационные темы. Те-
мы — это содержательные области, категории, сферы, разделы, кото-
рые позволяют легко укрупнять (обобщать) входящую информацию.
Информационные темы не являются чем-то незыблемым, при жела-
нии вы можете легко их изменить: объединить несколько тем в одну,
переименовать, разделить тему на несколько самостоятельных тем
и т. п. Принцип объединения информации в тему может быть любым,
лишь бы темы были удобными для вашего восприятия и соответство-
вали вашей логике работы с информацией. Однако по возможности
содержание тем не должно пересекаться друг с другом, в противном
случае может возникнуть серьезная путаница.
3. Решите, в какой форме и в каком объеме будет храниться и ис-
пользоваться информация. Это индивидуальная задача по формали-
зации (см. раздел 6.12) используемой вами информации. Можно ис-
пользовать самые разные формы представления информации, лишь
бы они были удобны для вас: в виде полной или частичной копии до-
кумента, развернутой выписки или конспекта, краткой выписки или
цитаты, ссылки на источник информации и др.
Форма и объем хранения (использования) информации являются
связанными характеристиками. Например, принимая решение о со-
хранении целостного документа, вряд ли имеет смысл его конспек-
тировать, переписывая весь текст целиком, но сокращая написание
отдельных слов. Гораздо проще сделать ксерокопию или отсканиро-
вать весь документ, то есть сохранить его в полном объеме.
4. Выберите удобный для вас носитель информации. Традицион-
ными носителями информации являются бумажные, хотя в последнее
время их все больше теснят цифровые (компьютерные) носители ин-
формации. Можно приводить много доводов «за» и «против» как для
бумажного, так и для компьютерного способов представления и хра-
нения информации. Компьютерный носитель информации, несом-
ненно, открывает уникальные возможности для быстрой и эффектив-
ной работы с огромными массивами информации, в то же самое время
бумажные носители информации, как это ни странно, отличаются
большей надежностью и универсальностью.
В качестве примера могу привести историю, приключившуюся
лично со мной. Еще на заре «персоналок» в «научном» текстовом ре-
дакторе ChiWrighter («научным» он считался потому, что позволял
вписывать в текст и редактировать математические формулы) под
операционную систему MS DOS мною была написана научная ста-
тья. Статья была распечатана, послана в редакцию одного сборника
научных статей, но так и не была опубликована. Прошло много лет,
сначала «умер» ChiWrighter, потом «операционка» MS DOS была вы-
теснена вездесущей Windows, а файлы с текстом статьи в формате
редактора ChiWrighter остались. Через несколько лет мне вновь при-
шлось заниматься вопросами, затронутыми в статье, и мне понадо-
бились изложенные в статье факты и выводы. Финал этой истории
печален — я до сих пор ищу программу-конвертер, которая позволи-
ла бы преобразовать «нечитаемые» файлы в формате *. chi в какой-
нибудь более современный текстовый формат.
«Мораль» этой истории проста: еще в течение долгого времени
бумажный и компьютерный носители информации будут не заменять,
а дополнять друг друга. Как правило, в любой организации, заинте-
ресованной в «сверхнадежном» хранении информации, она дублиру-
ется на носителях обоего типа.
5. Разместите информацию (точнее, ее носители) в пространстве
таким образом, чтобы с ней было удобно работать. Например, удоб-
ным способом размещения информации является метод «трех зон».
Первая зона — это та информация, с которой я работаю непосред-
ственно в настоящий момент, которая находится у меня перед глаза-
ми (например, на рабочем столе или на «рабочем столе» компьютера).
Вторая зона — это информация, которая может срочно понадо-
биться в качестве дополнения к основной или та информация, с ко-
торой я буду работать во вторую очередь. Вторая зона — это также
поверхность рабочего стола и прилегающие к нему участки (напри-
мер, ящики рабочего стола, полка над столом и т. п.). В компьютере
аналогом второй зоны могут быть пиктограммы рабочих папок (ката-
логов), выведенные на «рабочий стол».
Третья зона — это архив, то есть та информация, которая исполь-
зуется сравнительно редко. Третья зона вообще должна находиться за
пределами рабочего стола, например, это могут быть отдельные шка-
фы или стеллажи для хранения бумаг. В компьютерном варианте тре-
тья «архивная» зона может быть скрыта внутри структуры папок (ка-
талогов) или даже «убрана» на внешние носители, например, записана
на компакт-диски.
6. Для удобства ориентации в больших массивах накопленной (ар-
хинной) информации придумайте собственный кодификатор, позво-
ляющий быстро определять, к какой теме или подтеме, разделу и т. п.
относится та или иная единица хранения информации. Кодифика-
тор должен быть удобен для вас, а в его основу могут лечь цифры,
символы, цвет и др. Например, все папки моего бумажного архива
имеют кодифицирующие метки в виде цветных наклеек на корешках,
а вложенные в них материалы имеют соответствующую метку-сим-
вол в верхнем правом углу листа. Удобным способом представления
малых информационных единиц (например, цитат, библиографичес-
ких ссылок и т. п.) является картотека, в которой способами кодифи-
кации информации могут быть размещение ее по алфавиту, в хроно-
логическом порядке и др.
Чтобы разработанная вами персональная система работы с инфор-
мацией «заработала» на практике, следует придерживаться следую-
щего алгоритма обработки входящей информации:
1) Нужна ли мне эта информация? Является ли она целесообраз-
ной, можно ли как-то использовать? Если информация не нуж-
на, не целесообразна, во избежание «информационного зава-
ла» она отбрасывается, и чем быстрее, тем лучше.
2) Если информация нужна, то к какой теме она относится? В не-
которых случаях полезная информация «не вписывается» в уже
существующие темы. Здесь можно пойти двумя путями: либо
создать новую тему, либо дать этой информации «отлежаться»
некоторое время. Возможно, через некоторое время вы придете
к иному пониманию содержательного наполнения выделенных
вами тем, и тогда отложенная информация легко подойдет для
какой-нибудь темы.
3) Если вы определили, к какой теме относится важная для вас
информация, то необходимо решить две связанные между со-
бой задачи: в каком объеме и в какой форме необходимо сохра-
нить информацию? По сути дела, одновременно с принятием
решения о форме и объеме сохраняемой информации также
принимается решение о том, на каком носителе она будет «за-
печатлена».
В «канцелярской плоскости» эта задача может быть решена тыся-
ча и одним способом (выписки от руки, ксерокопирование, ска-
нирование, покупка печатного варианта документа, фотографи-
рование и др.), но желательно постараться сократить все кан-
целярское многообразие к одному-двум вариантам. В против-
ном случае ваш архив будет напоминать пеструю свалку разно-
форматных единиц хранения информации, ориентироваться в
которых будет неудобно и некомфортно.
4) Разместите выделенную вами единицу информации в соответ-
ствующей ее актуальности зоне. Если информация сразу отправ-
ляется в архив, то (при необходимости) кодифицируйте ее.
Есть ли у вас собственная система работы с информацией? Опишите
ее. Какие стороны вашей персональной системы работы с информацией
являются особенно сильными, эффективными, а какие нуждаются в со-
вершенствовании? Какие из предложенных в данном разделе советов
(правил, этапов) показались вам наиболее интересными и важными?
Если вы используете в своей работе компьютер, то каким образом орга-
низовано в нем хранение вашей персональной информации? Легко ли
вы находите в собственном компьютере необходимые вам данные? Если
какая-то информация вдруг теряется (вам ее не обнаружить вовремя), то
в силу каких причин? Как можно оптимизировать хранение и использо-
вание ваших компьютерных данных?




6.21. «КРАТКИЙ КУРС» ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ С ИНФОРМАЦИЕЙ

В наш безумный информационный век мы все, независимо от рода
занятий, немного канцелярские работники. Это означает, что суще-
ствует достаточно большой спектр повседневных навыков работы с
информацией, совершенствование которых до определенной степени
позволит нам экономить время для решения более масштабных жиз-
ненных задач. Ниже приводятся экспресс-советы (упоминание в за-
главии «краткого курса» не случайно, хотя по каждому из упомянутых
в разделе направлений можно было бы написать отдельную книгу), ука-
зывающие, каким образом можно повысить эффективность работы с
информацией в знакомых многим «канцелярских» ситуациях.


Работа с деловыми бумагами (документами)
1. Да наведите же, наконец, порядок на своем рабочем столе! Или
так: наводите порядок на письменном столе хоть изредка!
2. Делите рабочий стол на три зоны («стопки») для бумаг по их
приоритетности: 1) «работаю в настоящий момент»; 2) «вторая оче-
редь»; 3) «буду работать, когда появится свободное время». Эти три
«стопки» могут располагаться на рабочем столе в любой удобной для
вас последовательности, например, слева направо.
3. Используйте соответствующие тематические ячейки (папки-орга-
найзеры, лотки, полки и т. п.) для удобного хранения информации.
4. Сортируйте входящие бумаги (документы) по приоритетности:
1) «реагировать сразу»; 2) «принять решение после получения допол-
нительной информации, обсуждения»; 3) «сразу выбросить в мусор-
ную корзину».
5. Не допускайте скопления бумаге грифом «не знаю». Например,
периодически их можно выбрасывать в мусорную корзину. (В эту ка-
тегорию попадают все «зависшие» деловые бумаги, то есть не сроч-
ные, не важные, не точные, не полные (следовательно, немного «от-
лежавшись» и так и не став востребованными, они вполне могут
отправиться в мусорную корзину). Гриф «не знаю» также может ста-
виться на «странные» бумаги, по форме и содержанию не соответ-
ствующие стандартам документооборота в организации; или на бу-
маги, рассмотрение которых выходит за пределы компетентности
сотрудника.)
6. Ограничивайте поток, и в особенности — хранение информа-
ции (не копируйте, не храните «про запас»).
7. Создайте личную архивную систему для документов, с которы-
ми вы постоянно или часто работаете (например, «ближний» и «даль-
ний» архивы).

Общение по телефону
1. Планируйте телефонные звонки (для других людей — назначайте
время, когда вам можно позвонить, и строго придерживайтесь его).
От случайных незапланированных звонков отгораживайтесь секре-
тарем (см. раздел 6.13) или автоответчиком.
2. Для тех звонков, от которых не удалось отгородиться, введите
жесткий регламент времени, например, 5 минут. (В принципе, дли
делового общения хорошо бы ввести регламент — внутриорганиза-
ционный стандарт — на любые звонки.)
3. Ведите (и требуйте от сотрудников) краткую запись телефонных
разговоров (телефонограммы). Желательно, чтобы телефонограмма
была формализованным (см. раздел 6.12) документом. Тогда важная
информация не будет теряться и не нужно будет тратить время на пе-
резванивание, уточнение и т. п.
4. Создайте персональную и организационную базу телефонных
номеров. (При наличии АОНа создайте также «белый» и «черный»
списки входящих звонков.)
5. Будьте компетентными в телефонном общении: четко представ-
ляйтесь в начале разговора; говорите кратко; лаконично излагайте суть
вопроса и цель звонка; не отвлекайтесь на общение с другими «нете-
лефонными» собеседниками; переспрашивайте, уточняйте, проверяй-
те взаимопонимание и др.

Работа с почтой (деловой корреспонденцией)
1. Используйте для предварительной фильтрации и сортировки
почты секретаря или доверенного сотрудника.
2. Не тратьте время на случайную почту, безжалостно выбрасывайте.
3. Сортируйте почту по степени важности («реагировать сразу»,
«принять решение после обсуждения», «мусорная корзина», «сохра-
нить в архиве»).
4. Фиксируйте важные места и делайте пометки по обработке и
ответной реакции (например, «Проверить информацию», «Ответить
утвердительно», «Выслать типовой ответ N» и т. п.).
5. Не накапливайте почту — читайте и обрабатывайте ее в начале
дня один раз в 1—3 дня.
6. Заведите необходимые варианты типовых (стандартных, в кото-
рые подставляется Ф. И. О. адресата) исходящих писем.
7. Введите в практику диктовку (а также поручение «чистового
оформления» и отправку) писем секретарю или доверенному сотруд-
нику.
8. Старайтесь отвечать на письма как можно быстрее. По возмож-
ности, высылайте немедленный ответ, используя электронную почту.

Работа с книгами и печатной прессой
(газетами, журналами)
1. Читайте только самое необходимое, не тратьте избыточное вре-
мя на чтение. Чем объемнее книга, которую вы планируете прочи-
тать, тем строже должны быть ваши критерии оценки целесообраз-
ности (полезности, востребованности) данной информации.
2. Если существует такая возможность, то используйте толковых
сотрудников для реферирования книг и прессы. Поручайте им делать
выписки или краткие конспекты (ограниченного объема) по интере-
сующей вас теме.
3. Используйте какие-нибудь простые и удобные техники рацио-
нального чтения (в отличие от техник скорочтения они не требуют
специальных долгих и трудоемких тренировок), например, пятисту-
пенчатый метод SQ 3R:
1) Survey — ОБЗОР структуры текста;
2) Question — ВОПРОСЫ, задающие цель чтения;
3) Read — собственно ЧТЕНИЕ текста;
4) Recite — ОБОБЩЕНИЕ текста, краткое выделение основных
идей;
5) Review — ПОВТОРЕНИЕ, запоминание основных идей.
4. Чтобы прочитанная информация не пропадала зря, разработай-
те и используйте собственную систему пометок в тексте, конспекти-
рования, выписок на карточках и картотеку (см. раздел 6.20).

Как конспектировать, делать выписки?
1. Выписывайте только самое необходимое и помните, что запись
имеет смысл только для небольших заметок. В других случаях исполь-
зуйте ксерокс, сканер, принтер.
2. Разработайте собственную систему конспектирования, в кото-
рую могут входить: 1) особые сокращения; 2) символические помет-
ки; 3) различные способы подчеркивания; 4) использование цвета;
5) «свертка» информации в таблицы, схемы.
3. Используйте собственные комментарии, рисунки и схемы для
улучшения восприятия и запоминаемости информации. Преобразо-
вание начальной информации в рисунок или схему является мысли-
тельной задачей, решение которой в значительной степени повыша-
ет запоминаемость выписываемой информации.
4. Определитесь с форматом выписок: 1) записывается только идея
или смысл текста в произвольной форме; 2) выписывается дословная
цитата (требуется указание источника, библиографическая ссылка);
3) конспект (включает в себя указание источника, выписанные цита-
ты и/или пересказ смысла текста, а также собственные комментарии).
5. Выписка — это очень «маленькая» единица хранения информа-
ции, поэтому главная проблема — не потерять выписку! Если выпис-
ка не «размещается» в продуманной системе хранения информации
(например, в картотеке; см. раздел 6.20), скорее всего, она будет быс-
тро потеряна.

Использование «умной» техники
1. Для повышения эффективности работы с информацией и сте-
пени самоорганизации в целом (под углом внедрения индивидуаль-
ной системы ТМ) можно и нужно использовать: 1) персональный ком-
пьютер; 2) ноутбук; 3) КПК (карманный персональный компьютер,
«наладонник»); 4) электронный органайзер; 5) мобильный телефон с
функциями органайзера.
2. В качестве минимального «джентльменского набора» компью-
терных программ, которыми в совершенстве должен владеть каждый
современный человек, заинтересованный в эффективной работе с
информацией, являются программы, входящие в стандартный (и наи-
более распространенный) пакет MS Office: MS Word, MS Excel, MS
Access, MS Power Point и др.
«Величайшей компьютерной ТМ-программой всех времен и на-
родов» можно по праву назвать электронный органайзер MS Outlook,
объединяющий в «одном флаконе» функции планирования, контро-
ля, управления контактами и встречами, архива (картотеки) и др. Ра-
зумеется, возможности MS Outlook не безграничны, и не всегда уда-
ется настроить и использовать эту программу в полном соответствии
с проектируемой ТМ-системой. Но в большинстве случаев использо-
вание MS Outlook вполне эффективно в контексте и индивидуально-
го, и ролевого, и корпоративного (социального) ТМ.
3. Кроме традиционного телефона и личных встреч активно ис-
пользуйте наиболее эффективные и современные средства коммуни-
кации, которые позволят в значительной мере ускорить ваше обще-
ние: 1) мобильный телефон; 2) электронную почту; 3) факс.
4. Используйте не только традиционные визуальные способы ра-
боты с информацией (текстовые компьютерные файлы, бумажные
документы и др.), но и аудиальные. Для записи и воспроизведения
звука можно использовать обычный магнитофон, любой современ-
ный мультимедийный компьютер также позволяет работать со зву-
ком, но удобнее всего в применении обычный диктофон (лучше циф-
ровой). Диктофон можно использовать для: 1) планирования своей
работы; 2) фиксации новых идей и ценных мыслей; 3) повышения
ответственности сотрудников (запись отчетов, докладов, постановки
задач и др. оперативной информации); 4) самообучения.
Если вы «дружите» с «умной» техникой, то здесь возможен ряд не-
тривиальных решений. Например, чтобы не терять драгоценного вре-
мени в дороге на работу и с работы, во время стояния в очередях и
пробках и т. п., многие используют для обучения или развлечения чте-
ние книг с экрана КПК. Однако это опять визуальная информация, а
глаза наши вовсе не «железные» и имеют свойство уставать (лично
мне, как «очкарику» и много читающему и работающему за компью-
тером человеку, эта «ломота в глазных яблоках» хорошо знакома). Я ре-
шил проблему следующим образом: интересующий меня текстовый
файл с помощью программы для синтеза речи надиктовывается (кон-
вертируется) в звуковой файл; потом звуковой файл переписывается
на «флэшку» (МРЗ плейер); в уши втыкаются наушники, и я получаю
возможность прослушать интересующий меня текст, и в то же самое
время глаза мои отдыхают. Единственной проблемой здесь является
сравнительно низкое качество искусственно синтезируемой речи, но
к «электронному голосу» вполне можно привыкнуть.
5. По возможности используйте только такие технические сред-
ства, которые удобны для вас и в которых вы хорошо разбираетесь.
Но незнание и неумение работать с какой-либо техникой или ком-

<< Пред. стр.

стр. 27
(общее количество: 29)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>