стр. 1
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Аннотация
Вам наверняка приходилось сталкиваться с ситуацией, когда навалившаяся масса
задач, требующих немедленного выполнения, кажется, готова раздавить, и, разрываясь
между несколькими делами, вы не успеваете выполнить ни одного. Если вас раздражают
непрекращающиеся телефонные звонки, ворох бумаг на столе, хроническая нехватка
времени, прочтите эту книгу. Она научит грамотно организовывать свое рабочее время,
отбирать только самое нужное из потока информации, концентрироваться на том, что
действительно приносит результат, четко выделять приоритеты и избегать стрессов.
Это издание можно рекомендовать как менеджерам, регулярно сталкивающимся с
необходимостью самоорганизации, так и самому широкому кругу читателей,
интересующихся данной темой.

Джон Каунт
Организуй себя
ВВЕДЕНИЕ
Производственная среда наших дней характеризуется постоянно растущим
напряжением усилий, направляемых на достижение максимального результата при
уменьшении затрат. На фоне реструктуризации промышленности и экономии средств от
нас ожидается все более полная отдача сил при меньшей внешней поддержке. Во многих
областях производственной деятельности наличие секретариата и делопроизводства уже
не является чем-то само собой разумеющимся, как было 10 лет назад. Сейчас картина в
этой области другая: прямые телефонные линии, персональные компьютеры, связь по
электронной почте и самодостаточные профессионалы, ответственные за свою личную
организованность. Век информации обеспечивает нас инструментами, помогающими
организовать нашу профессиональную деятельность, но он же бросает нам вызов в виде
многочисленных новых проблем, таких как дополнительная канцелярская работа,
ожидание от нас оперативности и способности быстро вносить изменения в заведенный
порядок работы.
Чтобы со всем этим справиться, нам необходимо измениться. Мы должны научиться
распоряжаться своим временем, работать с людьми и бумагами, а также наиболее
эффективно использовать новые технологии, добиваясь таких результатов, которые
позволяли бы нам получить высокую оценку нашей производственной деятельности. Мы
должны стать организованными, а это означает следующее:
· меньше времени работать в качестве «пожарной команды» для преодоления
кризисов;
· фокусировать свое внимание на том, что приносит результат;
· найти свой путь сквозь дебри проблем и сложных задач;
· уделять больше времени общению с семьей, друзьями и не забывать об отдыхе;
· снизить уровень стрессов и усталости;
· повысить общественное мнение о нашей компетенции;
· еще более развить в себе чувство стремления к успеху;
· всегда иметь возможность оглянуться назад с гордостью за хорошо проделанную
работу.
Хотя выгоды хорошей организации в достаточной мере ясны, мы всегда ищем
оправданий, если не можем их добиться:
Оправдание 1 — «Способность к самоорганизации является врожденной. Это
качество, которым одни люди обладают, другие нет. Я, например, таким качеством просто
не обладаю».
Конечно же, правда, что по природным качествам все мы отличаемся, друг от друга,
включая и способность к организованности, но мнение о том, что с природой не
поспоришь, несомненно, чистый вымысел. Исследования в области функций головного
мозга привели к открытию различий в деятельности двух его полушарий. Работы
американского психолога Джерри Леей (Jerre Levy) и других ученых свидетельствуют о
том, что левое полушарие является доминирующим в области аналитической
деятельности, в то время как правое полушарие больше отвечает за многочисленные
формы визуального и пространственного восприятия, а по характеру своей деятельности
имеет тенденцию к большей целостности, чем левое. Кроме того, эти работы наглядно
продемонстрировали тот факт, что, хотя мы используем оба полушария головного мозга
одновременно, все-таки большинство людей подсознательно отдает преимущество либо
тому, либо другому виду мозговой деятельности. Таким образом, все население земного
шара делится на людей с доминированием левого или правого полушария головного
мозга. Попросту говоря, лица с доминирующим левым полушарием склонны к
организованному, аналитическому и методичному подходу в своей деятельности, в то
время как лица с доминирующим правым полушарием отличаются более высокими
творческими способностями и обладают более развитой интуицией. Однако то, что мы
можем отдавать предпочтение тому или иному виду деятельности, еще не значит, что мы
не в состоянии развить в себе навыки и умения, связанные с деятельностью, за которую
отвечает другое полушарие. В сущности, все мы обладаем способностями,
соотносящимися как с правым, так и с левым полушарием головного мозга. Что касается
организационных навыков, то лицо с доминирующим правым полушарием, возможно,
будет работать в этой области чуть более напряженно, чем лицо с доминирующим левым
полушарием. Если же вас это несколько удивляет, должен откровенно признаться, что я
как раз являюсь человеком, котором пришлось очень сильно постараться, чтобы стать
достаточно организованной личностью.
Оправдание 2 — «Для меня нет никакой возможности быть организованным на
этом рабочем месте из-за постоянных нарушений, кризисов, неорганизованных коллег.
Да, действительно, существует множество рабочих мест, на которых трудно
работать с точки зрения самоорганизации, но это не причина для отказа от попыток
изменить положение к лучшему. В последующих главах мы рассмотрим вопрос о том, как
взять управление производственной средой в свои руки и снизить количество различных
нарушений и беспорядков. Мы обсудим влияние качественного планирования на
предотвращение кризисов, а также проблемы эффективных поручений для уменьшения
зависимости от коллег и способов помощи другим людям в деле их дальнейшего
организационного совершенствования.
Оправдание 3 — «Я хотел бы стать более организованным, но в настоящий момент
я слишком занят, чтобы тратить на это время. Возможно, через пару месяцев я предприму
определенные шаги в этом направлении».
Лицо, воздерживающееся в сегодняшней производственной среде от шагов,
направленных на улучшение самоорганизации, и надеющееся на то, что через месяц-два в
его распоряжении окажется больше времени для изменения существующего положения
вещей, просто осуждено на постоянную неудачу. Давайте попробуем разобраться, что на
самом деле значит формулировка «быть слишком занятым»? Вы можете проводить все
ваши рабочие дни в суете, бегая с одного места на другое, а на выходе, в качестве
результата, будете иметь значение, стремящееся к нулю, то есть можете быть чрезвычайно
занятым, но ваша занятость, в данном случае, будет неэффективной. Только
целенаправленная деятельность дает результат, а улучшенная самоорганизация как раз и
является неотъемлемой частью выбора направления вашей деятельности. Временные
затраты на улучшение вашей личной организованности могут и не быть слишком
большими. В течение нескольких недель от вас потребуются некоторые дополнительные
доли самоотдачи и упорства в достижении цели, зато выгоды, полученные за счет
экономии времени, с лихвой окупятся в недалеком будущем, а время, затраченное на
самоорганизацию, вернется к вам сторицей.
У всех нас имеются как слабые, так и сильные организационные стороны, поэтому
перед тем, как приступить к первой главе, задайтесь вопросом, в чем заключаются именно
вам присущие недостатки. Это поможет вам сосредоточить свое внимание на тех разделах
книги, которые имеют для вас наибольшее значение. Таким образом, вы сможете
максимально использовать потраченное вами время.

Список вопросов для проверки уровня самоорганизации

КАКОЕ ИЗ ЭТИХ УТВЕРЖДЕНИЙ ОТНОСИТСЯ К ВАМ?
1. В моей работе наблюдается отсутствие общего направления.
2. У меня возникают трудности, связанные с вычленением приоритетных
направлений деятельности из всего объема задач, стоящих передо мной.
3. Мне кажется, что мой рабочий день проходит очень неэффективно, и мне не
удается достичь желаемого результата.
4. Мне не удается добиться правильного планирования рабочего времени.
5. Мой рабочий день заканчивается с большим числом задач в списке «что надо
сделать», чем он начинался.
6. Мне трудно оценить, сколько времени займет выполнение тех или иных задач.
7. Установленные мною самим предельные сроки выполнения тех или иных задач
постепенно затягиваются.
8. У меня нет уверенности, что я эффективно использую то время, когда нахожусь на
подъеме.
9. Я берусь за выполнение то одной, то другой рутинной задачи и, тем самым,
отвлекаюсь от решения более сложных задач, стоящих передо мной.
10. Я заметил в себе тенденцию откладывать на потом решение тех задач, которые
по той или иной причине мне не нравятся.
11. Стоящим передо мной тривиальным задачам я придаю большую значимость, чем
они того заслуживают.
12. При решении сложных задач или выполнении проектов мне трудно определить
то, с чего начать.
13. Мне хотелось бы иметь более четкий системный подход в области принятия
решений.
14. Объем предстоящих канцелярских работ создает для меня проблему.
15. При первом взгляде на объем канцелярской работы у меня часто не возникает
желания браться за нее.
16. Мне очень часто не удается решить, что делать с полученными документами.
17. Мне хотелось бы усваивать содержание документов с большей скоростью, чем я
это делаю.
18. Из того, что я прочитываю, многое сразу забывается.
19. Я часто ловлю себя на мысли, что посещаю слишком большое число
непродуктивных совещаний.
20. Я не уверен, достаточное ли количество поручений я даю своим подчиненным.
21. Коллеги «бомбардируют» меня информацией, которая мне не нужна.
22. Помехи в работе вызывают у меня сильное чувство досады.
23. Я слишком часто принимаюсь за ту работу, от которой должен был бы
отказаться.
24. Мой офис расположен не слишком удачно для постановки качественной
организационной работы.
25. В моем офисе кипы бумаг; рабочий стол находится в полном беспорядке;
секретер и ящики стола забиты до отказа.
26. Я много времени провожу в поисках тех или иных вещей.
27. Мои компьютерные файлы находятся в полном беспорядке.
28. Я беспокоюсь, что в недостаточной мере использую какую-либо современную
технологию для организации работы.
29. Я использую Интернет не так эффективно, как хотелось бы.
30. Мне хотелось бы быть более организованным, находясь вне офиса.
Данная книга предназначена не для какой-то конкретной профессиональной группы
или представителей менеджмента. Напряжение, существующее на современных рабочих
местах, достаточно универсально, а поэтому шаги, предпринимаемые для повышения
степени личной организованности, представляются нам практически одинаковыми,
независимо от занимаемого вами положения в организации, на которую вы работаете.
Конечно же, здесь будут наблюдаться различия в объеме поддержки, на которую вы
можете рассчитывать со стороны руководства, а также в количестве персонала,
находящегося в вашем распоряжении. Однако независимо от того, являетесь ли вы всего
лишь кандидатом на определенную должность или честолюбцем, стремящимся к карьере,
недавно назначенным супервизором или доказавшим свою состоятельность менеджером;
работаете ли вы в частном или государственном предприятии, или вы работаете
исключительно на себя, в любом случае эта книга — для вас. Разделы, которые
посвящены различным аспектам новых технологий, предполагают, что большинство
читателей хотя бы ограниченно, отрывочно знакомо с компьютерной техникой. Там же,
где речь идет о специальной технике, я использовал в качестве примеров наиболее
популярные, на момент написания работы, приложения. В особенности, это касается
таких операционных систем, как: «Windows 95/98», «Microsoft Internet Explorer» и
программного обеспечения электронной почты «Outlook Express». Пользователям других
приложений и операционных систем, возможно, предстоит просмотреть литературу по
программному обеспечению или соответствующий файл справочника.



1. ЗНАТЬ, К ЧЕМУ ВЫ СТРЕМИТЕСЬ
Когда вы каждый день подвергаетесь «бомбардировке» многообразными задачами и
проблемами других людей, когда вы досадуете на нарушения и беспорядки, от которых у
вас, буквально, глаза лезут из орбит, вам следует научиться держать правильный курс. Это
не сложно. Надо только понять, как вычленять главное из второстепенного. Первый шаг
на пути к самоорганизации происходит не в папке входящих документов, картотеке или
на вашем компьютере, он происходит в вашей голове. Если вы хотите взять в свои руки
управление вашей профессиональной деятельностью и начать какие-то изменения, то
сначала вам следует убедиться в том, достаточно ли четко вы представляете себе свою
роль в трудовом процессе и его основные цели.

Четкое понимание своей роли

В быстроизменяющейся производственной среде это может оказаться не таким уж
простым делом. По всей вероятности, у вас имеется должностная инструкция, которую
сразу же по получении теперешней должности вы куда-то засунули и благополучно
забыли. Просматривали ли вы ее в последнее время, и, если да, дала ли она вам хоть
что-нибудь? К сожалению, должностные инструкции зачастую написаны очень туман но,
кроме того, для них характерна тенденция к быстрой потере актуальности в связи с
изменением профессиональных ролей в соответствии с новыми потребностями
организации.
Если у вас такой инструкции нет или же она бесполезна, можете ли вы, по
возможности коротко, обобщить, в чем заключается ваша работа, то есть ваша основная
функция в организации, на которую вы работаете? Имеется ли у вас тот набор основных
целей, которым определяется направление вашей деятельности и измеряется
интенсивность вашего труда? В идеальном случае такие цели должны быть твердо
прописаны в уставе вашей организации. Эффективной организацией будет та, которая
ставит перед своим персоналом ясные корпоративные цели и спускает их сверху донизу,
начиная от ведомственных планов и кончая индивидуальными целями, согласованными
вами с вашим начальником. Этот идеал иллюзорен. Но если вы сможете ответить на
нижеследующие вопросы, у вас есть все шансы для приличного старта в деле
самоорганизации:
· Понятны ли для вас цели, поставленные перед вами организацией, на которую вы
работаете?
· Согласуются ли они логически с целями того подразделения организации, в
котором работаете вы?
· Понятны ли для вас цели, поставленные перед вами вашим начальником?
· Способны ли вы установить для себя приоритеты в работе на следующие 3 месяца,
полгода, год, учитывая все вышесказанное?
Обычно существует целый ряд причин, по которым вам не ответить на все эти
вопросы положительно. Организация, на которую вы работаете, может заблуждаться в
отношении своих целей и направления. По своей природе она может неодобрительно
относиться к открытой коммуникации с персоналом, или же она может находиться в
стадии реорганизации со всеми вытекающими отсюда проблемами, к которым, главным
образом, относятся неопределенность организационного статуса и конфликты в
определении роли организации и ее приоритетов. Вашим начальником может оказаться
человек, чьи сильные стороны не включают в себя способность четко ставить вам задачи и
при этом учитывать ваше мнение или, что еще хуже, вы можете находиться в подчинении
сразу у нескольких человек, каждый из которых имеет собственные представления о
приоритетных направлениях деятельности организации.
Вполне возможно, что в конце дня вам придется с большим напряжением
«подчищать хвосты» за нерадивыми служащими. Если вы не уверены в правильности
вашего понимания целей деятельности фирмы или ее отдельного подразделения, следует
обратиться за разъяснениями к своему начальнику или же приняться за изучение
официальных документов, например, годового отчета, чтобы добиться четкого понимания
стоящих перед вами задач. Если ваш начальник не очень силен в деле постановки задач и
их согласовании с вами, нужно самому продумать весь ряд стоящих перед вами задач, а
затем обратиться к начальнику с тем, чтобы он их утвердил или внес коррективы. Даже
если вы понимаете, что наверху царит неразбериха, воздержитесь от демонстративного
следования своему пониманию решения стоящих перед организацией проблем. Возможно,
иногда вам придется формулировать стоящие перед вами задачи и приоритетные
направления самостоятельно, но имейте в виду, нужно обязательно поделиться своими
умозаключениями с начальником и получить у него одобрение на их осуществление.
Что касается личной организованности, то здесь важно мыслить перспективно и не
замыкаться только на своей роли в деятельности организации. Возможно, вам захочется
поставить перед собой задачи в плане вашего персонального и карьерного роста или
вашей жизни вне работы. Например, вы можете решить, что одна яз основных целей
вашего стремления к большей самоорганизации заключается в том, чтобы избавиться от
привычки брать работу на дом на выходные, потому что таким образом вы сможете
высвободить больше времени для общения с семьей, занятий спортом, каким-либо новым
хобби или для вылазок на природу.


Постановка целей
Хотите ли вы участвовать в постановке общих целей, соответствующих вашей роли
в общем деле, — не важно. В любом случае вам придется ставить себе цели,
способствующие осуществлению вами более детального планирования и организации.
Вам придется разбивать общие цели на более мелкие и определять цели для
осуществления вашего проекта. Возможно, кто-то еще будет работать на вас, так что вам
следует подумать о том, чтобы сначала сформулировать, а затем и согласовать с
подчиненными эти цели. К сожалению, постановка задач часто сопровождается
использованием определенного количества жаргонных слов и выражений, а также
профессиональных секретов, что может отпугнуть непосвященных. Но особо не
беспокойтесь, здесь вам вряд ли придется столкнуться с непреодолимыми препятствиями.
Цель — это просто инструмент, основное назначение которого заключается в придании
нечетко оформившейся проблеме совершенно ясной формулировки, что позволит вам с
толком ею заняться. Как и любой инструмент, она требует определенных навыков и
умений. Она должна иметь для вас и для всех, кого это касается, определенный смысл и
быть четкой и ясной, но нельзя переусердствовать в погоне за избыточной четкостью.
Цель, страдающая некоторой неопределенностью, лучше, чем вообще отсутствие цели.
Особенно это касается тех случаев, когда вы их устанавливаете для себя, а не для других.
Вы знаете, что именно вы подразумевали, но другие, возможно, не знают.
Воздерживайтесь также от постановки избыточного количества целей. Чем их больше
стоит перед вами, тем труднее вам будет сосредоточить внимание на том, что должно
быть сделано. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми,
нацеленными на результат и связанными по времени.

Конкретные цели

Чем более расплывчато выражена та или иная цель, тем труднее сконцентрироваться
на выполнении задач и осуществлении действий, требуемых для ее воплощения в жизнь.


Измеримые цели

Если у ваших целей не будет каких-либо измеримых параметров, будет невозможно
определить, сможете ли вы их достичь. Например, я поставил своей целью добиться
сокращения числа жалоб покупателей; при отсутствии оценочного показателя количества
покупателей такая постановка цели будет практически бесполезна. Будет ли сокращение
числа жалующихся покупателей на избранную единицу измерения их количества
достаточным для достижения поставленной цели — уже другой вопрос. Однако не стоит
чрезмерно увлекаться количественными показателями ради них самих. Цифры же,
«снятые с потолка» («высосанные из пальца»), могут оказать вам медвежью услугу.


Достижимые цели

Любая поставленная вами задача должна быть достижимой. Какова причина этого?
Вы используете цель как стимул для решения каких-то задач и, таким образом, получаете
положительное подкрепление (толчок) для дальнейшего продвижения вперед за счет
достижения успеха. Вы не должны ставить такие цели, которые бы приводили к
увеличению стрессов в вашей жизни и неудачам в производственной деятельности. Таким
образом, вам следует ставить перед собой сложные цели, предполагающие усилие, но при
этом иметь в виду, что они должны быть достижимыми.
Цели, направленные на результат

Цели должны характеризоваться исходя из полученных результатов, а не
проделанной работы. Если я в своем стремлении к самоорганизации поставлю цель с утра
приходить на работу на час раньше, то это будет просто еще один вид работы. Я могу
проводить этот час, попивая кофе и болтая, и все же я достигну поставленной таким
образом цели.


Цели, связанные по времени

Для каждой цели должен назначаться конкретный срок ее достижения. Данное
требование тесно связано с предыдущим требованием: цели должны быть достижимыми.
Любая цель должна быть выполнимой в определенном временном измерении.

Практикум

Можете ли вы определить от пяти до семи ключевых целей, которые в настоящее
время относятся к исполнению ваших профессиональных обязанностей? Постарайтесь
записать их с учетом вышеупомянутых принципов.
Наличие ясных целей является отправной точкой для более качественной
организации работы. Сформулировав цели, вы должны вычленить задачи, которые
приведут вас к достижению этих целей, а затем вы можете приступить к включению этих
задач в ваш план. Мы рассмотрим этот процесс в главе 2 совместно с проблемами
управления. Но сначала давайте обсудим еще три аспекта основного направления вашего
движения.




Охват всей картины в целом и по отдельным деталям

Сосредоточение внимания на долгосрочных целях может вас обескуражить. То же
самое происходит, когда взбираешься на высокую гору. Карабкаясь вверх, вы все время
видите над собой вершину горы, но ваше продвижение вперед к вершине кажется вам
чрезвычайно медленным. Очень важно иметь на своем пути какие-то значимые ориентиры
(маленькие достижения). В качестве этих ориентиров вы должны расставить вдоль своего
пути вехи, другими словами, вы должны разбить каждую основную цель на несколько
более мелких с тем, чтобы иметь возможность по достижению каждой мелкой цели
оценить свой успех и не потерять желания двигаться вперед.


Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы

Ваша работа состоит из огромного многообразия элементов, каждый из которых
требует времени и внимания. Это усложняет самоорганизацию, делает возможным
растеряться и отвлечься на один какой-то элемент работы в ущерб другим. Ваше
внимание может начать отклоняться в сторону какого-либо одного конкретного проекта в
большей степени, чем вы первоначально планировали, или какой-либо особо интересный
момент может отвлечь ваше внимание от других приоритетов. Все это изменяет
целостную картину. Вы должны равномерно распределить ваши ограниченные ресурсы с
тем, чтобы обеспечить прогресс в выполнении всех стоящих перед вами задач.
Роджер Уиллис (Roger Willis) является начальником отдела кадров организации с
500 служащими. Его обязанности включают в себя весь диапазон функций по работе с
персоналом, а именно: оперативное кадровое планирование, назначения, введение в
должность и профессиональная подготовка, благосостояние служащих, кадровая политика
и делопроизводство, и т.д. Он затрачивает много усилий, чтобы продемонстрировать, что
отдел кадров является самым доступным и внимательным к нуждам служащих отделом,
понимая при этом, что многие другие отделы организации таковыми не являются. В
результате создается положение, при котором ему приходится большую часть своего
времени проводить в индивидуальных консультациях со служащими и служить
посредником при разрешении конфликтов. Ему нравится эта часть работы, он
действительно с ней хорошо справляется, но результатом такой работы явилось то, что все
большее и большее число служащих со всеми своими проблемами обращается
непосредственно к нему, а линейные руководители самоустраняются от решения проблем
индивидуального характера и во всем ссылаются на него. Другие аспекты его основной
роли — проведение ясной и понятной кадровой политики, организация адекватной
профессиональной подготовки, постепенно теряют свое приоритетное значение потому,
что ему постоянно приходится реагировать на вновь и вновь возникающие
индивидуальные проблемы.
Где бы вы ни работали, всегда будут существовать конфликты, разрешение которых
будет требовать затрат вашего времени. Поэтому вам следует подумать о поправках,
которые бы вы могли внести в элементы, составляющие вашу рабочую нагрузку. Задайте
себе следующие вопросы:
1. Существуют ли среди элементов моей работы такие, которые в настоящий момент
требуют больше времени и внимания, чем они того заслуживают? Если это так, что это за
элементы?
2. В чем заключается причина того, что эти элементы стали чрезмерно трудоемкими
с точки зрения временных затрат?
3. Каким элементам своей работы я должен уделять большее количество времени?
4. Что мне сделать, чтобы установить равновесие между всеми этими элементами?


Определение повседневных приоритетов

Для того чтобы облегчить свою жизнь, вам следует осуществлять перспективное
планирование, позволяющее без спешки, методично отслеживать достижение той или
иной цели. Но такая возможность в реальной жизни появляется редко. Ваш рабочий день,
по всей вероятности, будет проходить в реагировании на многочисленные рутинные
задачи, кризисные ситуации, просьбы и нарушения. Перед лицом такой, прямо скажем
«бомбардировки» вам просто необходимо иметь в своем распоряжении средства,
способные определить приоритетные задачи своей работы. Простейший путь решения
данной проблемы заключается в оценке каждой новой задачи с точки зрения наличия
времени на ее решение, независимо от того, возникает ли эта задача у вас или поступает к
вам в виде приказа или просьбы. Данная оценка должна осуществляться с учетом
важности и срочности той или иной задачи.
Рис. 1.1. Определение приоритетов

Любая задача может быть размещена в одном из четырех секторов рис. 1.1.

Сектор А: важные и срочные задачи

Задачам, которые в одно и то же время являются важными и срочными, должно

стр. 1
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>