<< Пред. стр.

стр. 10
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

имеющихся на хранении в компьютере. Организуйте удобную структуру директорий для
ваших компьютерных файлов с надежной системой резервного копирования. Такие
документы легче искать и проще вносить в них изменения. Кроме того, это занимает
гораздо меньше свободного пространства.
· Не следует регистрировать и принимать на хранение материалы, доступ к которым
вы можете свободно получить из других источников, таких как: исполнитель документа,
центральный архив или справочные ресурсы Интернета.
· Выработайте в себе устойчивую привычку относительно регистрации и хранения
документов. Регулярное выполнение мероприятий по регистрации и хранению
документов приведет к выигрышу во времени, так что вам никогда не придется иметь
дело с огромным объемом документации, подлежащей регистрации и обработке. По
возможности старайтесь осуществлять регистрацию и обработку документов ежедневно.
· Если вас так и подмывает отправить в мусорную корзину документ, который вы
даже не удосужились пробежать глазами, спросите себя, а стоит ли это делать.
· Если в вашем офисе существует проблема, связанная с бесследным исчезновением
некоторых папок, вам следует завести простую, но эффективную систему контроля их
выдачи. Рядом с вашей картотекой повесьте конверт с готовыми формата А4 бланками
выдачи документов. В бланке должны быть следующие три графы: имя, должность, дата.
Любое лицо, обращающееся к вам за той или иной папкой, должно заполнить этот бланк и
поместить его на освободившееся от папки место.
Если вашу систему регистрации и хранения документов ведет кто-либо другой, вы
испытываете непреодолимое желание свалить целиком и полностью всю эту скучную
работу на него. Однако помните, что информация, содержащаяся в картотеке,
принадлежит вам, поэтому стоит хотя бы ознакомиться со структурой этой системы, с тем
чтобы, когда вы маркируете документ, знать, что отправите его в конкретную папку, а не
в какую-то черную дыру. Данный процесс мысленного распределения документов
поможет вам в случае необходимости их найти.


Сортировка папок и удаление из них ненужных документов

Если вы не будете регулярно уделять должного внимания системе регистрации и
хранения документов, то быстро можете утерять контроль над папками, содержащимися в
ней. Срок хранения материалов в огромной степени зависит от характера содержащейся в
них информации. Некоторые документы устаревают в течение нескольких недель, другие
не теряют своей актуальности годами. Процесс изъятия тех материалов, которые должны
быть отправлены в мусорную корзину или на хранение в архив, может быть очень
обескураживающим. Если, работая с папкой, вы замечаете, что в ней содержится
устаревший материал, изымите его, но при этом постарайтесь не отрываться от вашей
текущей задачи для того, чтобы заняться длительным процессом пересортировки
документов.
Постарайтесь спланировать время для ревизии своей системы. Здесь существуют два
пути, а именно: путь «большого скачка» и путь внесения незначительных, но частых
изменений. Первый из них подразумевает проведение тщательной ревизии системы,
скажем, раз в три месяца. Второй — пересортировку нескольких папок в конце каждого
рабочего дня. Оба пути имеют свои недостатки. Если вы перегружены работой, а кто
сейчас не перегружен, то «большой скачок» может постоянно откладываться на
неопределенное время, пока в системе на самом деле не возникнет серьезная проблема.
Недостаток второго способа заключается лишь в том, что на выработку привычки по
проведению таких мероприятий у вас уйдет значительное количество времени.
Как бы то ни было, в любом случае вы должны быть безжалостны по отношению к
мусору, но при этом не давать себе увязнуть в трясине внезапно возникающих побочных
задач. Если в процессе работы вы обнаружите, что некоторые материалы были
неправильно размещены или одну папку следует объединить с другой, отправьте эти
материалы туда, куда они должны быть отправлены, но воздержитесь от искушения сразу
приняться за пересортировку соответствующей папки, если эта папка еще не проходила
обработку. Всему свое время.


Создание электронной картотеки бумажных документов

В организациях все большее распространение завоевывает совместное
использование картотек, созданных в бумажном и электронном виде. Преимущества такой
системы заключаются в том, что она экономит время и пространство по сравнению с
традиционной системой регистрации и хранения документов, а также в значительной
степени облегчает их поиск.
Обсуждение вопроса систем хранения документов в масштабах компании выходит
за рамки данной книги, но, хочу сказать, что в настоящее время такие системы недороги, а
методы их использования просты. Вы можете использовать их в стандартных
персональных компьютерах для работы с маломасштабной персональной системой
регистрации и хранения данных. Кроме компьютера, вы должны иметь соответствующее
программное обеспечение и два элемента аппаратных средств: средство ввода документов
в память компьютера (сканер) и устройство хранения большого объема информации,
такое, например, как пишущий дисковод компакт-дисков. Такие устройства в настоящее
время недороги и продаются, зачастую, вместе с бесплатным комплектом программного
обеспечения, позволяющим создать систему регистрации и хранения данных. На
компакт-диске вы можете хранить большие объемы информации, а с помощью пишущей
аппаратуры записывать, стирать и переписывать ее по многу раз почти таким же образом,
как вы делаете это с обыкновенной дискетой (рис. 7. 1).
Некоторые виды программного обеспечения позволяют вам хранить все виды
электронных файлов вместе — файлы отсканированных документов, файлы,
выполненные в текстовых редакторах и в виде электронных таблиц, документы
электронной почты или документы, загруженные из Интернета. С помощью тематической
категории, ключевых слов или даты создания отыскать их можно в мгновение ока. Однако
следует помнить, что регистрация бумажных документов в традиционной системе еще не
потеряла своего значения. Поэтому вам не следует использовать электронную систему
регистрации и хранения данных как предлог, чтобы оставить традиционную систему для
выбора, что должно регистрироваться, а что отправляться в мусорную корзину. Не
сканируйте тех документов, которые были исполнены на вашем собственном компьютере.
Отсканированные документы сохраняются в файлах в сжатом виде; для хранения таких
файлов требуется гораздо больше места, чем для файлов такой же длины, выполненных в
текстовом редакторе. Если вы будете таким образом загружать бумажные копии
документов, первоначально выполненных в одном из текстовых редакторов, на свой
компьютер, то при их последующей записи на компакт-диск вы обнаружите, что диск
заполняется в полном объеме быстрее, чем вы бы того хотели.
Рис. 7.1. Небольшая система обработки и хранения документов

Организация компьютерных файлов

Основные компьютеры организации ваших компьютерных файлов мало чем
отличаются от организации системы регистрации и хранения бумажных документов. Вам
надо добиться простого и логичного объединения файлов по тематическим группам, что
обеспечит минимальные затраты времени на их последующие поиски. Что правда, то
правда, средства поиска на вашем компьютере значительно уменьшат вероятность того,
что тот или иной файл затеряется среди себе подобных, что не редкость при работе с
системой регистрации и хранения бумажных документов, но вам не следует надеяться
только на поисковые способности компьютера. Логичная организация папок и подпапок, а
также имен файлов позволит вам быстро обращаться к требуемым документам:
1. Решите для себя, какая папка будет для вас папкой первого уровня. Я
предпочитаю создавать новую папку на новый рабочий год. Это позволяет легко
осуществлять архивирования и предотвращает потерю контроля над подпапками,
содержащими стандартные документы.
2. Внутри своей основной папки задайте имена тематическим подпапкам для
создаваемых вами стандартных документов. В зависимости от характера вашей работы
такие папки могут носить следующие названия: письма, протоколы, служебные записки,
отчеты и т.д. Создайте также подпапки для основных проектов, по которым
предполагается вести различную документацию, включая электронные таблицы. В моей
папке за 1999 г. есть подпапка для настоящей книги.
3. С помощью вашей прикладной программы задайте компьютеру параметры на
размещение вашей документации. При щелчке мышкой по команде «Открыть» или
«Сохранить» вы хотите задать компьютеру задачу, найти вашу папку первого уровня
хранения (например 1999), но возможно, что ваш компьютер не настроен на выполнение
именно такой операции и вы захотите изменить существующие параметры. Такие
изменения можно осуществить с помощью закладки «Параметры» пункта меню «Сервис».
Если, например, вы пользуетесь «Microsoft Word», вы должны соблюдать следующую
последовательность: сначала вы идете в пункт меню «Сервис», затем в закладку
«Параметры», после этого выбираете закладку «Размещение файлов» и изменяете
существующее расположение файлов для ваших документов.

Выбор имен файлов

Здесь я снова хочу коснуться темы простоты и доступности. Вы должны присваивать
своим файлам такие имена, которые что-то для вас значат, чтобы облегчить их (файлов)
последующий поиск. Никто не хочет терять время и досадовать на то, что, когда
открываешь какой-то файл, тот оказывается совсем не тем, что ты искал. Если ваша
программа автоматически предлагает вам присвоить файлу имя, содержащееся в строчке
заголовка оформляемого вами документа, вы можете с этим согласиться, но будьте
осторожны, когда вы набираете целый ряд документов с одними и теми же заголовками.
Такие документы, как письма, протоколы, служебные записки, лучше всего сохранять,
присваивая им имена и даты исполнения (Блоггс 15 — 12 или Безопасность 30 — б), с тем
чтобы другие документы, относящиеся к тому же лицу или совещанию, можно было с
легкостью идентифицировать. Операционные системы вплоть до «Windows 95» имели
следующий недостаток: при сохранении файлов вы не могли присвоить им имя,
превышающее 8 символов. Если вы только недавно перешли на другую систему, то у вас
могла сохраниться привычка сокращать имена, присваиваемые файлам, чего при работе с
современными операционными системами делать не требуется.


Резервное копирование

Когда вы имеете дело с компьютерной информацией, в отличие от информации на
бумажных носителях, вам не надо слишком тщательно заботиться о ее сохранении или
удалении. Однако при этом не следует забывать о ее резервном копировании. Мало что
может сравниться с тем стрессом при работе в офисе, который возникает в результате
потери всей кропотливо наработанной в течение многих дней, недель и даже месяцев
информации без всякой надежды на ее восстановление И все же, несмотря на то, что
процесс резервного копирования не представляет никаких особых сложностей, просто
поразительно, как много компетентных пользователей компьютеров страдает от того, что
им не удается с достаточной регулярностью выполнять эту операцию.


Что обычно должно подвергаться резервному копированию?

Вряд ли вам взбредет в голову копировать все, что находится в вашей системе. Если
на компьютере произойдет аварийный отказ, служебные программы можно
переустановить. В основном резервное копирование должно осуществляться в интересах
сохранения созданных вами файлов, а они, как правило, много места не занимают.
Определитесь в отношении размещения ваших ключевых массивов данных — документов
Word, файлов электронных таблиц, файлов баз данных, файлов ПИС и т.д. Чтобы успешно
осуществить процесс резервного копирования важных для вас файлов и папок в процессе
одной простейшей операции, а не выбирать их по одному, следует воспользоваться
программой резервного копирования Windows или каким-либо другим программным
обеспечением, выполняющим подобные функции.


Куда осуществлять резервное копирование

В настоящее время существует множество носителей, которые с успехом можно
использовать для осуществления резервного копирования. Возьмите, например, гибкие
дискеты, это, конечно, старая технология, но и они до сих пор применяются, когда дело
касается сохранения небольших по объему файлов. Другие устройства, рассчитанные на
хранение информации больших объемов, такие как зип-дисководы или дисководы
компакт-дисков, в настоящее время недороги, а их использование не может вызвать
никаких затруднений даже у начинающих пользователей. Если вы работаете в сети, то
вполне возможно, что на вашем сетевом дисковом накопителе имеется средство
резервного копирования. Основное условие правильного понимания данного процесса
заключается в том, что вы не должны хранить копии своих файлов на одном жестком
диске с их оригиналами, а если существует хоть малейшая опасность воровства, вы
обязаны хранить резервные копии всей своей информации подальше от своего
компьютера. Оптимальное размещение резервных копий в настоящее время предлагают
некоторые сайты Интернета. За небольшую плату они снабдят вас удаленным местом для
хранения вашей информации, доступ к этому месту осуществляется, естественно, через
Интернет при помощи пароля. Теоретически, если вы не забудете пароль, ваша
информация будет находиться в полной безопасности. Она будет защищена от всех
стихийных бедствий, а также от воровства и аварийных отказов компьютера.
Заключение

Для эффективного хранения информации требуется следующее:
· ясность в отношении того, что стоит хранить, а что нет;
· простая, логичная структура подлежащего хранению материала, которая должна
соблюдаться постоянно;
· выбор функциональных названий для папок и заголовков для подпапок;
· проведение сортировки папок и удаление устаревших материалов;
· частое и надежное резервное копирование электронных видов информации.



8. ИЗВЛЕКАЙТЕ ПОЛЬЗУ ДЛЯ СЕБЯ ИЗ ПРИМЕНЕНИЯ
ТЕХНОЛОГИЙ
Технологические достижения могут служить как фактором достижения большей
организованности, так и фактором, ведущим к ее дестабилизации. Применение
технологических достижений привело, в конечном счете, к огромному росту объемов
ежедневно циркулирующей информации. Однако это не вызвало полного исчезновения
бумажных документов, как это предсказывалось в начале 80-х гг. Более того, в настоящее
время производится, обрабатывается и хранится еще большее количество документов,
выполненных на бумажных носителях. Добавьте к этому все более возрастающие темпы
использования электронной почты, а также самого большого хранилища информации —
Интернета, и вы поймете настоящую причину перегрузок. Однако те огромные
возможности, которые предоставляются нам технологическими достижениями в деле
создания, обмена, обработки и хранения информации, несут с собой и потенциальное
решение существующей проблемы. Успех ваших действий в этом случае будет зависеть
от правильного выбора и эффективного применения находящихся в вашем распоряжении
инструментов.

Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями

Информационные технологии настолько глубоко пронизали нашу жизнь, что мы
постоянно испытываем искушение использовать их при решении любой задачи по
обработке информации. Но это, конечно, ошибка. Существуют ситуации, когда усилия,
затраченные на использование технологических достижений, перевешивают реальную
выгоду, полученную от их применения, или когда технологические достижения
используются не по назначению:
· набор служебной записки в текстовом редакторе в ответ на документ, пришедший
по внутренним средствам связи, когда было бы достаточно написания небольшой заметки
на оригинале самого документа;
· создание компьютерной базы данных контактных телефонов, когда количество
таких контактных номеров ограничено и, скорее всего, расти не будет;
· расход времени и энергии на изучение пакета программного обеспечения, с тем
чтобы выполнить работу, которую успешно можно осуществить вручную и которая в
вашей рабочей нагрузке играет случайную и незначительную роль.


Выбор соответствующего программного обеспечения

Для того чтобы выбрать нужное вам программное обеспечение, руководствуйтесь
своими реальными потребностями. Соблазниться на приобретение того или иного
программного пакета, рекламируемого фирмами?производителями довольно легко, но
прежде, чем что-либо приобрести, следует подумать, где вы это можете использовать.
Эффективным способом изучения работы программного пакета является его
использование для удовлетворения своих потребностей, но будьте в этом плане
осторожны и не устанавливайте себе нереалистичных сроков достижения ваших целей с
помощью использования новой прикладной программы.
Для того чтобы оценить отдачу от использования нового пакета, сравните
отношение повышения производительности с затратами времени на изучение новой
программы до степени умелого ею пользования. Если даже пакет выглядит довольно
простым, на его освоение надо потратить достаточное количество времени. Имейте в
виду, что в процессе освоения вы можете столкнуться с непредвиденными трудностями.
Ценность конкретного пакета будет разниться в зависимости от людей, его
использующих. Кроме того, она будет зависеть от следующих факторов: сталкивались ли
вы в своей работе с подобными продуктами раньше, каковы ваши методы работы с
компьютером, каков характер вашей работы. Чтобы подкрепить решение на приобретение
того или иного продукта, вы можете на регулярной основе знакомиться с журнальными
обзорами, пользоваться рекомендациями коллег. Но имейте в виду, что только вы можете
правильно оценить пригодность той или иной прикладной программы для вашей работы.

Если вы новичок в компьютерном деле

Если вы новичок в компьютерном деле, то вам надо двигаться от простого к
сложному. Вам следует начать с ознакомления с программными продуктами общего
назначения, при этом не следует слишком глубоко анализировать свои потребности.
Возможно, вам удастся достичь больших выгод в области повышения уровня личной
организованности за счет овладения навыками пользования персональной
информационной системой, электронной почтой и текстовым редактором.
Давайте обсудим наиболее общие проблемы, с которыми приходится сталкиваться
всем начинающим пользователям. Их всего две, а именно: вопрос, с чего начать, и боязнь
совершить какую-нибудь фатальную ошибку. С первой проблемой справиться не сложно;
возьмите себя в руки и смело бросайтесь в бой. Новичку все кажется устрашающим, но
каждый шаг вперед приводит к тому, что следующий шаг делать уже становится легче.
Многие компьютерные операции имеют один и тот же алгоритм, а на компьютерных
компакт-дисках и в книгах существует множество справочных систем. После овладения
основами компьютерных знаний ничто не препятствует вам взяться за разработку
какого-нибудь проекта с тем, чтобы закрепить и развить уже полученные знания.
Победа над боязнью совершить ошибку достигается осознанием того факта, что при
работе на клавиатуре компьютера вы не можете совершить ничего такого, чего бы нельзя
было восстановить. Единственная непоправимая ошибка может случиться только тогда,
когда вы прольете на клавиатуру кофе. Будьте внимательны, регулярно сохраняйте свои
наработки и знайте, что даже кажущиеся катастрофическими ситуации могут быть
выправлены. Было бы неплохо, если бы на первых порах с вами рядом всегда находился
человек, способный оказать вам помощь при возникновении нештатных ситуаций; а они
будут возникать, не сомневайтесь. Обычно для каждой, даже серьезной проблемы,
находится решение. Если рядом с вами такого человека нет, при возникновении проблемы
не паникуйте и не ругайтесь, подходите к решению проблемы методично, пользуйтесь
разделом устранения неисправностей вашей инструкции пользователя или встроенным в
программу файлом помощи.
Не старайтесь сразу освоить слишком много. В каждом деле нужна постепенность.
Только освоив один программный пакет, переходите к другому. В основе большинства
ныне существующих программных продуктов лежит «Microsoft Windows». Они имеют
сходную конфигурацию экрана и одинаковые команды. Освоив один программный пакет,
вы легко можете перенести усвоенные знания о сходных параметрах на другой, при этом у
вас высвободится время на освоение различий двух программных продуктов.


Если вы опытный пользователь компьютера

Перед тем как приниматься за освоение новой прикладной программы, постарайтесь
провести ее оценку на предмет того, какие выгоды ее использование принесет вам и будут
ли они соизмеримы с теми временными и моральными затратами, на которые вам
предстоит пойти, чтобы ею овладеть. Для того чтобы это понять, подумайте, стоит ли игра
свеч. Прежде всего, спросите себя:
· Для чего мне нужен этот пакет?
· Сколько времени в неделю у меня уходит на выполнение этой работы?
· Сколько времени за неделю я могу сберечь, когда стану компетентным
пользователем данного программного пакета?
· Сколько времени мне понадобится, чтобы добиться достаточного уровня
компетентности?
Если вы поделите время, которое, по вашему мнению, уйдет на освоение вами
данного программного пакета, на цифру недельного сбережения времени, то в результате
вы получите ожидаемый период отдачи в числовом выражении. Например, если по вашим
прикидкам на изучение пакета у вас уйдет 20 часов, а недельное сбережение времени
составляет только 30 минут, период отдачи будет равен 40 неделям. Другими словами,
только через год вы начнете экономить время, пользуясь данным пакетом. В данной
ситуации вам лучше найти своему времени другое применение, которое бы гарантировало
более быструю отдачу чем та, которую мы рассчитали.


Решение о модернизации программного обеспечения

Какой бы пакет вы не выбрали, через некоторое, как правило, непродолжительное
время будет выпущена его более современная версия, обещающая большую
эффективность и имеющая новые возможности. Для того чтобы принять решение о
модернизации своего программного обеспечения, хорошо продумайте ответы на
нижеследующие вопросы:
Нужны ли мне эти новые возможности? Немногие из нас используют все
возможности того или иного приложения. Новые возможности, — звучит, конечно,
привлекательно, но если они не несут для вас никаких выгод, значит, они вам ни к чему.
Стоят ли преимущества современной версии затрат усилий и времени на ее
освоение? Большинство модернизированных пакетов в основном схожи со своими
предшественниками, но иногда они подвергаются значительной переделке, что потребует
от вас освоения прикладной программы заново, кроме того, перспективы получения
каких-то выгод от установки новой программы ограничены. В результате модернизации в
ваши программы могут закрасться ошибки, связанные с несовместимостью предыдущей
версии с новой. Кроме того, существует возможность, что новая программа будет
работать на вашем компьютере медленнее, чем старая.


Периодические проверки компьютерных привычек

Чем больше вы пользуетесь компьютером, тем большую пользу вам будут
приносить периодические проверки ваших компьютерных привычек. Опытные
пользователи могут обнаружить, что они зациклились на тех компьютерных привычках,
которые обрели на заре становления компьютерного дела, когда компьютеры работали
медленно, а программное обеспечение было лишено современной изощренности. Кроме
того, они могут обнаружить, что метод проб и ошибок, которым они руководствовались в
прошлом, оказал им медвежью услугу и они не освоили важных клавишных комбинаций
быстрого вызова команд. Кратковременные просмотры файлов справок, инструкций по
пользованию программными пакетами или операционной системой могут принести
огромную пользу. Вот несколько пунктов, на которые вам обязательно следует обратить
внимание:
· средства, которые не были представлены в более ранних версиях прикладных
программ и операционных систем;
· клавишные комбинации быстрого вызова часто используемых команд;
· операции «перетащить и оставить», заменяющие длительные процедуры;
· полномасштабное использование существующих шаблонов;
· автоматические функции — автоматическое исправление, автоматическое
заполнение;
· персональная настройка панелей инструментов и меню.



Полезные инструменты

Такие инструменты, как персональная информационная система и система
электронной регистрации и хранения, содействующие достижению большего уровня
организованности, мы уже рассмотрели. В нижеследующем разделе я вкратце расскажу о
других прикладных программах, которые могут вам пригодиться для организации вашей
профессиональной деятельности. Здесь мы ограничимся теми программами, которые
имеют широкое применение в настоящее время. О вопросах, связанных с использованием
Интернета и голосовой почты, мы поговорим в главе 9.

Текстовые редакторы

Текстовый редактор — это основная прикладная программа компьютера. Она проста
для усвоения и не создает трудностей при использовании. Если вы знакомы с клавиатурой
и можете использовать кнопки «удалить» и «возврат каретки», а также освоили функции
«сохранить» и «печать», значит, на базовом уровне вы можете пользоваться текстовым
редактором для создания, хранения и внесения изменений в документы. Для создания
прилично выглядящего документа вам нужно научиться пользоваться некоторыми
функциями верстки, однако для вашей повседневной деятельности будет достаточно и
стандартных шаблонов, входящих в состав любого текстового редактора. В последнее
время текстовые редакторы получили дальнейшее развитие, как с точки зрения
изощренности, так и с точки зрения простоты использования. Они оснащены
многочисленными инструментами, большинство из которых средний пользователь не
применяет. Например, возможностью вставлять картинки, графики и таблицы в
документы, осуществлять различные подсчеты и демонстрировать модернизации.


Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод вы используете при работе.
Многие считают, что привычные документы им легче надиктовывать секретарю, а
некоторые более сложные материалы они предпочитают наблюдать в печатном виде в
процессе работы над ними. Если вы относитесь к такой категории, возможно, для вас
наиболее предпочтительным вариантом будет работа по структурному оформлению
ваших задумок в текстовом редакторе. Большинство процессоров оснащено средством
подчеркивания, что позволит вам создать основную структуру документа, включая
заголовки и подзаголовки. Затем, если вы захотите, вы можете до конца отработать
черновик документа, а остальное, включая структуру документа и его графическое
представление, возложить на секретаря. В качестве альтернативы вы можете отпечатать
самые сложные места сами, а остальное надиктуете секретарю.

<< Пред. стр.

стр. 10
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>