<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Какая из систем лучше?
Все зависит от того, как вы любите работать. Бумажные системы — менее мощные с
точки зрения перекрестной ссылочности, кроме того, при их использовании временами
возникает необходимость копирования. Что касается компьютерных систем, то процесс
ввода или вывода информации может прервать другие процессы, проходящие в той или
иной системе.
По-видимому, лучшим решением здесь будет компромиссный вариант,
заключающийся в частичном использовании, как бумажных носителей, так и
компьютерной техники. Этот вариант, конечно, менее эффективен по сравнению с
полным электронным вариантом, но здесь вы будете иметь возможность насладиться
достоинствами старого канцелярского метода. Целый ряд ПИС обладает возможностями
распечатки различных форм в формате, используемом бумажными органайзерами. Я сам
на протяжении ряда лет работал комбинированным методом, используя как
компьютерную технику, так и бумажные носители информации. Эта идея была выдвинута
мной как один из вариантов. Данный метод ни в коем случае не претендовал и не
претендует на какую-то исключительность. Более того, я с готовностью признаю, что он
был предложен в те времена, когда ПИСы были не настолько мощными по сравнению с
тем, какими они производятся сейчас.
Для планирования и отслеживания выполнения задач я пользуюсь
компьютеризированной персональной информационной системой, но я не из тех, кто
любит постоянно держать свой компьютер во включенном состоянии или повсюду
таскать с собой ПЦП, поэтому я регулярно переношу информацию на бумажные
носители. Я вношу в свою ПИС информацию по условленным встречам, список задач,
вместе с датами, к которым они должны быть решены, а также очередность их решения.
Благодаря программному обеспечению, стоящему на моем компьютере, я буду постоянно
находиться в курсе предельных сроков выполнения той или иной задачи, так как
программа, заложенная в компьютер, будет постоянно напоминать мне об этом до тех пор,
пока я не укажу программе, что задача, о которой она мне напоминает, выполнена. При
таком способе работы мне нравится, что я могу вносить начальные идеи, затем,
последовательно работая над ними, создавать проект, а затем составлять перспективный
план выполнения задач, которые требуется осуществить для реализации данного проекта
в течение нескольких недель или месяцев.
Однако в спешке рабочего дня я предпочитаю делать заметки на бумаге, а не
вносить какие-то данные в компьютер, поэтому я везде и всегда ношу с собой
специальную записную книжку. Сюда я записываю информацию о деловых встречах и
беседах, о результатах дискуссий и телефонных переговоров, об обязательствах,
контактах и идеях. В конце каждого рабочего дня я внимательно просматриваю свои
записки и на их основе вношу информацию, касающуюся дальнейшей деятельности в
свою ПИС. На обороте каждой записной книжки я проставляю дату ее заведения и дату
окончания работы с ней, я содержу их в строгом порядке, так как они являются, по сути
дела, моим архивом, из которого в случае проблем с решением какого-либо вопроса я мол'
почерпнуть необходимую мне информацию.
Кроме того, в конце каждого рабочего дня я проверяю свои записи на предмет
наличия деловых встреч на завтрашний день и задач, которые следует решить. Это
занимает по времени всего несколько минут и позволяет мне быть в курсе приоритетов, а
также определить количество времени, необходимого на выполнение той или иной задачи.
В зависимости от напряженности рабочего дня я могу иметь возможность запланировать
определенное время на выполнение дополнительных задач, находящихся в списке «что
необходимо сделать» и не имеющих конкретной даты выполнения; или же я могу заняться
решением тех частей более приоритетных задач, которые еще не были завершены. Затем я
распечатываю на принтере график выполнения, и на следующий день по мере выполнения
задач, содержащихся в графике, отмечаю их как выполненные. В конце рабочего дня я
делаю отметки об их завершении в моей ПИС и одновременно осуществляю
планирование задач на следующий рабочий день. Те задачи, которые по тем или иным
причинам не были завершены, автоматически переносятся на следующий рабочий день.

Практикум

Перед тем как завершить чтение данного раздела, в течение нескольких минут
попытайтесь поразмышлять над тем, правильно ли вы планируете и ведете учет своего
времени на данном этапе своей деятельности? Какие полезные изменения вы могли бы
внести в тот инструментарий, которым вы пользуетесь в настоящее время?




Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени

Предположим, вы начинаете свой рабочий день с десятком пунктов в вашем списке
«Что надо сделать?». Можете ли вы быть уверены, что к концу рабочего дня все эти
пункты будут отмечены как выполненные? Вряд ли, если только вы не провели
предварительную оценку потребностей во времени для решения каждой отдельной задачи
и не скоординировали их (задачи) с другими обязательствами, которые составляют ваш
рабочий день. И дело здесь не столько в росте уверенности, проистекающей от
достижения тех целей, которые вы перед собой поставили, хотя не следует недооценивать
и этот фактор. Оценка потребностей во времени на решение задач позволяет вам
соответствующим образом использовать временные интервалы вашего рабочего дня. Если
между задачами, поставленными вами самому себе, образуется промежуток свободного
времени в полчаса, вы постараетесь по возможности оптимально использовать его,
назначив себе задачу, на выполнение которой как раз и будут израсходованы эти полчаса.
Обнаружение того факта, что на дело, которое вы намеревались решить за полчаса, на
самом деле уйдет час, может привести к дополнительному расходу времени на повторное
сосредоточение вашего внимания, когда вы, в конечном счете, будете вынуждены снова
вернуться к решению этой задачи.
Достичь совершенства в предварительной оценке времени на осуществление тех или
иных задач практически невозможно. Задачи обязательно будут содержать
непредусмотренные элементы, кроме того, от природы мы склонны выделять больше
времени на выполнение тех задач, которые нам не нравятся, и соответственно, меньше —
на выполнение тех задач, которые ошибочно кажутся нам простыми. Поэтому перед тем
как вписывать ту или иную задачу в ваш план, следует тщательно и всесторонне ее
проанализировать, что в дальнейшем в значительной степени облегчит организацию
вашего рабочего дня.

Внесение задач в план вашего рабочего дня

По всей вероятности, ваш рабочий день будет состоять как из фиксированных
(условленные встречи, совещания), так и гибких обязательств (задачи, стоящие в вашем
списке «Что надо сделать?»). Приблизительно оценив время, требуемое на выполнение
всего задуманного на сегодня, вы можете получить представление о том, когда вы
сможете надеяться завершить их выполнение. Не старайтесь слишком жестко
осуществлять предварительное планирование своего рабочего дня и не тратьте на него
слишком много времени. Планирование должно представлять собой не какое-то
бюрократическое упражнение, а быстрый и простой способ придания вашему рабочему
дню определенной формы и баланса, а также способ размещения стоящих перед вами
задач по соответствующим интервалам времени. Получасовые интервалы представляют
собой гибко управляемый способ распределения вашего рабочего времени. Однако для
некоторых более мелких по масштабам задач вы можете подумать об использовании
четвертьчасовых интервалов. Вы можете сгруппировать несколько таких задач, например,
пять-шесть телефонных звонков — в один получасовой интервал. При проведении
предварительной оценки времени следует учитывать время на неизбежные телефонные
звонки и перерывы в работе. Выполнение каких-то задач в меньшие сроки, чем вы
планировали, вызывает чувство законной гордости, но даже если задачи, стоящие перед
вами, занимают больше времени, чем вы изначально предполагали, следует сохранять
спокойствие и присутствие духа и, самое главное, будьте гибким и способным
разобраться с любой задачей, встречающейся в процессе рабочего дня.

ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО
ВРЕМЕНИ

Если в вашу повседневную практику не входит оценка количества времени на
выполнение стоящих перед вами задач, начните с проставления приблизительного
количества времени напротив каждого пункта в вашем списке «Что надо сделать?». Начав
этот процесс, постарайтесь в течение нескольких дней контролировать точность
планирования вашего времени:
· Приблизительно определите количество времени для каждой задачи, стоящей в
вашем списке «Что надо сделать?».
· По завершении задачи проставьте истинное время, потребовавшееся на ее
выполнение, напротив приблизительного количества времени, определенного вами до
начала выполнения задачи.
· В течение недели проводите сравнительный анализ различий между истинным
временем и приблизительно определенным временем выполнения задачи.
· Определите, имеются ли какие-либо постоянные факторы недооценки или
переоценки времени на выполнение тех или иных задач.
· Определите, имеются ли причины, которые вы можете рассматривать как факторы,
приводящие к неточности в оценке времени на выполнение тех или иных задач.
· Определите, что вы можете предпринять для улучшения точности планирования
времени.




Отсрочка
Некоторый элемент отсрочки является как неизбежным, так и необходимым при
жестком графике планирования рабочего времени, но, если это начинает входить в
привычку, вы начинаете терять все больше и больше времени, так как привычка —
«вторая натура». Вы теряете в эффективности, и сами себе создаете ненужные стрессы.
Пользуясь отсрочкой, мы выдвигаем перед собой следующие оправдания:
· У меня нет полного объема информации, необходимого для того, чтобы я мог
успешно справиться с данной задачей.
· В настоящий момент у меня недостаточно времени для того, чтобы с должным
вниманием отнестись к выполнению данной задачи.
· Конечные сроки выполнения других задач наступают раньше, чем предельный срок
выполнения данной задачи.
· Если я проигнорирую эту задачу, возможно, она исчезнет или разрешится сама по
себе.
В то время как более важные задачи остаются невыполненными, мы с
удовольствием принимаемся за выполнение более простых задач и задач, которые чисто
внешне могут казаться нам более привлекательными. Но стресс, вызываемый таким
выбором, зачастую оказывается более глубоким, чем стресс, сопутствующий выполнению
этой «нелюбимой» задачи. Мы тратим время и энергию, коря себя за то, что та или иная
задача не выполнена, в то время как при чуть большей решительности мы уже давно
могли бы проставить галочки в списке «что надо сделать?», свидетельствующие об их
выполнении. Каковы же причины, вызывающие отсрочку:
· опасение неудачи или совершения ошибок при выполнении задачи;
· кажущаяся ординарность задачи;
· неуверенность относительно того, как подступиться к выполнению той или иной
задачи;
· беспокойство относительно возможных последствий ваших действий по
выполнению той или иной задачи;
· чрезмерное стремление добиваться совершенства во всем — нежелание
приниматься за выполнение задачи до тех пор, пока вы не уверены, что сможете
выполнить ее на «отлично».
Откладывание выполнения задач на другой день — не единственная проблема.
Таким же, если не худшим, недостатком является откладывание выполнения главной
задачи, стоящей перед вами, путем поиска оправданий себе для выполнения в первую
очередь более мелких по масштабам и значению задач. Этот недостаток ведет к огромным
потерям во времени и бесполезной трате энергии. Вы можете преодолеть его путем
совершенствования вашей внутренней дисциплины.

Стратегия победы над отсрочкой

· Не кривите душой перед самим собой. Признание существования проблемы —
первый шаг на пути ее преодоления.
· Идентифицируйте реальную причину, по которой вы откладываете выполнение
определенной задачи.
· Определитесь относительно рутинных и сложных задач. Выделите этим задачам
приоритетное место в вашем списке «Что надо сделать?».
· В вашем ежедневнике обязательно спланируйте время на выполнение
«нелюбимых» вами задач.
· Занимаясь решением скучных задач, делайте короткие перерывы; но при решении
сложных задач старайтесь не выходить за рамки выделенного интервала времени.
· Делайте заметки о частоте, с которой задачи, которых вы избегали, оказываются
менее тяжелыми, чем они вам представлялись. Используйте эти заметки как справочный
материал с тем, чтобы преодолевать беспокойство при решении таких задач в будущем.
· Старайтесь отдавать себе отчет в том, когда ресурсов, находящихся в вашем
распоряжении, достаточно для хорошей работы. Не стремитесь к достижению
чрезмерного совершенства при выполнении той или иной задачи.
· Воздавайте себе должное за выполнение трудных задач.
· Постарайтесь поискать более легкие способы, как подступиться к тем задачам,
приступить к выполнению которых для вас затруднительно. Главное здесь —
определиться с чего начать.
· Перед решением трудных задач делите их на более мелкие с тем, чтобы они не
пугали вас своей сложностью и объемами.
· Если конечные сроки выполнения задач не определены, установите свои
собственные сроки для их выполнения.

ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:

· Что представляют собой задачи, решение которых я постоянно откладываю?
· Каковы причины отсрочки их выполнения? (Причины могут меняться в
зависимости от задач.)
· Какую обычно стратегию я могу применить для того, чтобы преодолеть мою
склонность к отсрочке выполнения задач?




Соблюдение конечных сроков

Существует пять основных причин несоблюдения конечных сроков решения задач:
· Конечный срок решения задачи нереален с самого начала.
· Конечный срок решения задачи неправильно спланирован.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, по каким-либо
причинам не имеет возможности приступить к ее решению.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, не может этого сделать
из-за того, что его подвели другие.
· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, расходует больше
времени на ее выполнение, чем это необходимо.

Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками

Наилучшим временем воспрепятствовать назначению нереального конечного срока
решения задачи является момент ее постановки с указанием времени на ее выполнение.
Оставляя решение данного вопроса на потом, вы рискуете создать о себе впечатление как
о чело веке, не могущем должным образом справиться с поставленной ему задачей. Если у
вас складывается впечатление, что поставленный вам конечный срок решения задачи
нереален, постарайтесь подвести доказательную базу под нереальность указанного вам
срока, вместо того чтобы сразу наотрез отказаться от ее выполнения. Постарайтесь
освоить позитивный метод решения проблем. Установите для себя этапы, которые
необходимо соблюсти для своевременного выполнения поставленной задачи; проведите
анализ наличия других путей преодоления затруднений, например: наличие
дополнительных ресурсов, которые позволят вам соблюсти требуемые сроки или наличие
возможности пересмотреть конечный срок выполнения поставленной задачи. К
сожалению, конечные сроки выполнения задач редко ставятся в идеальных условиях.
Таким образом, если шкала времени на выполнение того или иного проекта при
рассмотрении его в отрыве от других задач на первый взгляд кажется разумной,
существует вероятность того, что в процессе выполнения данного проекта возникнут
помехи для выполнения других заданий, которые также имеют свои собственные
конечные сроки выполнения. Молено предложить один из видов тактики, к которому вы
можете прибегнуть в этом вопросе, он состоит в том, чтобы спрашивать у лица,
указывающего вам конечный срок выполнения задачи, следует ли считать поставленную
им задачу более важной, чем те задачи, которые \уже стоят перед вами и имеют свои
конечные сроки выполнения. Если его ответ будет положительным, вам следует снова
задать вопрос о том, выполнение какой конкретной задачи вам следует отложить, чтобы
соблюсти конечный срок выполнения задачи, поставленной вам этим лицом. Решить эту
проблему при работе на нескольких начальников, по всей вероятности, будет
затруднительно. Общая тенденция в этом вопросе такова, что люди менее почтительно
относятся к срокам выполнения задач, устанавливаемым другими, чем к своим
собственным.
В некоторых обстоятельствах могут назначаться нереальные сроки выполнения
задач, пересмотр которых не может являться предметом обсуждений. Они могут являться
результатом требований иностранных компаний, регулирующих органов или клиентуры.
Если такое произойдет, единственное правильное решение в этом случае будет
заключаться в пересмотре других требований к вашему рабочему времени с тем, чтобы
высвободить достаточный промежуток времени для соблюдения вышеупомянутого
конечного срока. Еще раз хочу повториться, это следует сделать как можно раньше, чтобы
у вас оставалось достаточно времени для внесений изменений.
Перед началом работы следует убедиться, насколько вам доподлинно ясно, что от
вас требуется, какие ресурсы находятся в вашем распоряжении и к какой дополнительной
поддержке вы можете прибегнуть в случае необходимости. Несоблюдение этих
требований является основной причиной нарушения конечных сроков выполнения задач.


Планирование с целью соблюдения конечных сроков

Итак, предположим, что вы согласились с установленным конечным сроком
реализации задачи. Теперь вам следует спланировать выполнение этой работы. Разделите
всё задание или проект на серии этапов, которые приведут вас к успешному выполнению
всего задания, и попытайтесь определить, какое количество времени уйдет на выполнение
каждого этапа. Рассчитайте количество рабочих дней, необходимое для выполнения всего
задания, начиная с даты его получения и заканчивая датой его полного завершения. Затем
определите, что вам следует делать каждую неделю (или каждый день, если вы имеете
дело с близким конечным сроком) с тем, чтобы успешно справиться с поставленной
задачей. Оставьте для себя резерв времени, достаточный для решения внезапно
возникающих задач и неожиданных отсрочек. Кроме того, проверьте, учли ли вы при
оценке времени, необходимого для выполнения каждого этапа поставленной задачи, что у
вас, помимо вышеупомянутого поручения, имеются и другие обязательства, законно
претендующие на ваше время.
Работая над претворением в жизнь проекта, используйте конечные точки для
отметки каждого выполненного этапа. Они будут служить вам своего рода вехами, с
помощью которых вы сможете следить за своим продвижением вперед и иметь
постоянное представление о том, в правильном ли направлении вы движетесь. Кроме того,
они являются прекрасным инструментом, поддерживающим вашу мотивацию. Если на
каком-то этапе вы поймете, что движетесь быстрее графика, постарайтесь не
расслабляться и не снижайте темпа. Используйте выигранное таким образом время, чтобы
обеспечить некоторую дополнительную гибкость на конечном этапе выполнения проекта.
Конечные элементы проекта зачастую незаслуженно недооцениваются.
Невозможность приступить к работе

Несовершенное планирование часто сопровождается именно этим недостатком.
Причины такого положения могут заключаться в вашей неуверенности в том, обладаете
ли вы всем объемом необходимой информации, чтобы приступить к осуществлению
поставленной задачи, или же в том, что конечная дата решения задачи кажется вам
необозримо далекой. Здесь надо действовать следующим образом. Постарайтесь убедить
себя в том, что у вас больше, чем достаточно времени для выполнения стоящей перед
вами задачи, и сделайте все возможное, чтобы приступить к ее реализации как можно
скорее. Зачастую люди задерживаются со стартом из-за неуверенности в своих
способностях довести начатое дело до конца или же из-за того, что не знают, как к нему
подступиться. Если вас мучают именно эти сомнения, отбросьте их в сторону и
принимайтесь за дело с любой точки, которая, как вам кажется, является наиболее
прямым путем к выполнению вышеупомянутой задачи. Импульс, который вы при этом
почувствуете, обычно перевешивает все недостатки, проистекающие из трудностей,
возникающих вследствие задержек на том или ином этапе выполнения проекта.


Избегайте зависимости от ошибок других

Часто завершение проекта или задания зависит не только от вас, и в этом случае,
если вы хотите соблюсти конечные сроки выполнения той или иной задачи, Вам придется
полагаться на информацию, получаемую от других лиц. Еще раз хочу напомнить, что
высококачественное планирование является ключевым моментом, обеспечивающим
уверенность в том, что другие лица не смогут создать вам проблем на пути выполнения
постав ленных перед вами задач. Постарайтесь осознать, что у других лиц есть свои
собственные приоритеты, которые, что вполне вероятно, не совпадают с Вашими. Не
уставайте повторять им, что именно и к какому сроку вы от них хотите. В данном случае
не следует пренебрегать тактикой зазоров, ставя перед ними более ранние конечные
сроки, чем это необходимо в действительности для того, чтобы их небрежность или
халатность не сказались на конечном итоге выполнения вами поставленных задач. Ваши
требования к ним должны быть четкими и ясными, чтобы исключить какие бы то ни было
разночтения.


Чрезмерно не гонитесь за совершенством

Стремление к совершенству во всем является еще одним недостатком, говорящим о
неуверенности в своих силах. Оно может быть вызвано неадекватным объемом
проведенных предварительных исследований и собранной информации по выполнению
поставленной задачи, что может привести к тому, что лицо, перед которым поставлена
задача, увязнет в излишней или второстепенной информации и за деревьями не увидит
леса. Здесь также прослеживается другая тенденция, суть которой заключается в
нежелании расставаться с любимым вами проектом, который вы продолжаете неустанно
шлифовать в попытках добиться полного совершенства. Вам следует избегать обеих этих
тенденций. Будьте при этом внимательны и постарайтесь определить тот момент, когда
прилагаемые усилия уже не дают адекватной отдачи.

ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:
· С какими трудновыполнимыми конечными сроками решения задач я сталкивался в
последнее время?
· Какие причины вызывали затруднения при решении этих задач?
· Что мне делать, чтобы достойно встретить эти проблемы в будущем?




Управление временем и проекты

В данной главе я уже несколько раз применял термин «проект», и поэтому считаю
необходимым потратить несколько минут на рассмотрение тех особенных требований,
которые должны быть учтены в проекте, если вы хотите, чтобы он соответствовал вашему
отношению к времени. В контексте этой главы мы будем рассматривать термин «проект»
как любое предприятие, ведущее к осязаемому результату, для обеспечения которого
требует CJJ завершение целого ряда компонентов задачи за определенный период
времени. К проектам могут относиться задания, выполняемые исключительно вами без
посторонней помощи, или же задания, для исполнения которых требуется сотрудничество
с другими лицами.
Одна из основных трудностей по выполнению проекта совместно с управлением
временем заключается в том, что проект должен осуществляться одновременно с другими
видами работ. Возвращаясь к вопросу классификации работ по важности и срочности,
которую мы ранее использовали в данной главе, хочу сказать, что работы сектора В,
являющиеся важными, но не срочными, могут быть отложены, а вместо них можно
приступить к выполнению более срочных работ, которые, не являясь важными, тем не
менее, требуют первоочередного выполнения с тем, чтобы можно было продолжать
движение вперед. Таким образом, можно сказать, что внимательное отношение к
планированию и контролю выполнения проектов является жизненно важным элементом
достижения успеха.
По планированию и управлению осуществлением проектов написаны целые тома. В
них рассматриваются вопросы комплексных методов реализации проектов с сотнями
задач, в выполнении которых решающим фактором является время. Для выполнения
данных задач могут привлекаться как многочисленные индивидуумы, так и целые
организации.
Данная книга, фактически относящаяся к проблеме личной организованности,
естественно, не может претендовать на всеобъемлющий охват вопроса, но существуют
основные принципы, которые применимы ко всем проектам. Любой из них должен
включать в себя пять этапов:
· инициализация — выяснение общих целей, постановка задач;
· планирование — дробление проекта на несколько задач и видов деятельности;
принятие решения о порядке их выполнения; определение шкалы времени;
· принятие решения по необходимым для выполнения задач ресурсам;
· осуществление — выполнение работы, координация усилий членов команды,
разрешение затруднений, стоящих на пути выполнения проекта;
· контроль — обеспечение выполнения графика работ в соответствии с планом;
переопределение, перепланирование и перераспределение ресурсов в случае
необходимости;
· завершение — определение окончательных результатов, подведение итогов.
Способности к самоорганизации, требуемые для успешного завершения проектов,
большей частью рассматриваются в других частях этой книги, к ним относятся:
постановка задач, передача полномочий, соблюдение конечных сроков, оценка
потребностей во времени. Однако особое внимание вам следует уделить определению
задач и порядка, в котором они должны выполняться. Чтобы справиться с этим, вам
следует правильно ответить на следующие вопросы:
· Какие действия необходимо осуществить, чтобы достичь поставленных задач?
· В каком порядке следует их осуществлять?
· Следует ли разбивать какую-либо из задач на более мелкие задачи?
· Какие ресурсы требуются для выполнения поставленных задач?
Наиболее общая проблема в постановке задач заключается в склонности
руководствоваться при этом лежащими на поверхности ответами. Не думайте, что даже
при осуществлении самых простых проектов вам сразу удастся найти ответы на все
поставленные вопросы. Заново пересмотрите вашу первую попытку. Вполне вероятно, что
вы обнаружите новые элементы, которых не обнаружили при первом рассмотрении.
В зависимости от сложности проекта, вам, возможно, потребуется разбить его на

<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>