<< Пред. стр.

стр. 4
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

субпроекты, включающие в себя свои собственные комплекты задач и подзадач.
Некоторые из них будут зависеть от завершения других проблем, или же, наоборот, от
завершения этих задач будет зависеть выполнение других проблем. Промедления в работе
в этом случае могут отбросить назад весь график проекта, поэтому для них следует сразу
установить дату начала и дату завершения и определить зазор по срокам выполнения.
Если вы планируете проект, характеризующийся множеством взаимосвязанных
задач, программное обеспечение в данном случае планирования проекта может
значительно упростить решаемую вами задачу. С помощью программного обеспечения вы
будете иметь возможность изменять сроки и взаимосвязи, добавлять или убирать задачи
до тех пор, пока вы не будете полностью удовлетворены графиком проекта. Кроме того,
вы можете использовать мощные приложения по построению графиков и отслеживанию
выполнения проектов, предоставляемые программным обеспечением (см. рис. 2.4).
Несмотря на вышеизложенное, хочу заметить, что контроль продвижения вперед будет
значительно упрощен, если вы сможете встроить задачи и этапы проекта в вашу обычную
систему отслеживания времени. Для этой цели при выполнении не слишком сложных
проектов предпочтение следует отдавать ПИС по сравнению с автономным программным
обеспечением, рассчитанным на специалистов.
Рис. 2.4. Построение графиков задач и этапов с помощью программного обеспечения
управления проектом


Заключение

Для того чтобы наиболее эффективно организовать свое время, вам следует:
· знать, как расходуется ваше время в настоящий момент;
· быть способным планировать вашу деятельность в различных временных
интервалах;
· выбрать удобные для вас инструменты планирования и отслеживания достигнутых
результатов;
· провести оценку времени, требуемого на выполнение задачи;
· постараться ликвидировать все отсрочки и промедления;
· выбрать четкий подход в отношении соблюдения сроков;
· спланировать и внимательно отслеживать все виды деятельности по
осуществлению проекта.



3. УЯСНИТЕ МЕТОД ВАШЕЙ РАБОТЫ
После планирования и расстановки приоритетов вашей работы, а также принятия
мер по управлению временем следующий пункт, которому вам следует уделить внимание,
заключается в том, как вам взяться за выполнение вышеупомянутой работы. В данной
главе мы проанализируем три особенности вашего подхода к решаемым задачам, которые
могут в значительной степени повысить эффективность вашей работы: планирование
задач на соответствующее им время; мобилизация силы привычки; систематическая
работа в области принятия решений.

Планирование задач на соответствующее им время

Вероятно, ваша рабочая нагрузка состоит из множества различных проблем. Сфера
ваших полномочий в отношении задач, зависящих от результатов выполнения других
задач, конечно, будет ограниченной. Но все же при решении большинства из них
существует некоторая возможность гибкого распределения времени. Большинство задач
можно разбить на три большие группы:
· технические задачи — это рутинные мероприятия, выполнение которых является
необходимым для того, чтобы вы правильно могли осуществлять свою работу, постоянно
были в курсе всех событий, к ней относящихся, могли адекватно реагировать на обычные
объемы входящей и исходящей информации, правильно организовать свое рабочее место,
правильно вести картотеку и оформлять внутренние сводки;
· задачи общественного характера — переговоры, участие во встречах, уговоры,
оценка достижений, проведение мероприятий по укреплению дисциплины, участие в
презентациях, участие в мероприятиях по подготовке специалистов, участие в
мероприятиях по приему на работу, проведение собеседований;
· творческие задачи, то есть задачи по планированию и разрешению проблем, —
подготовка планов и составление сводок, написание докладов, проведение анализа
результатов и подведение итогов, нахождение решений проблем.
Это всего лишь несколько примеров. В зависимости от природы вашей деятельности
будут и другие, более соответствующие вашим интересам.

Требования, предъявляемые вам различными задачами

В сущности, задачи по техническому обслуживанию требуют от вас наименьшей
отдачи сил. Позднее в данной главе мы с вами рассмотрим вопрос, как их еще упростить с
точки зрения затрат сил, энергии и времени, путем ограничения силы привычки. Навыки и
умения планирования и разрешения проблем обычно будут требовать наибольшей
степени концентрации внимания, а также больших отрезков времени по причине того, что
прежде чем вы сможете достичь какого-либо значительного прогресса в осуществлении
поставленных задач, вам следует, как говорится, сначала разогнать себя до определенной
скорости. Задачи общественного характера могут быть как длинными, так и короткими с
точки зрения их продолжительности, но в том и другом случае они зачастую требуют
наибольшего расхода эмоциональной энергии. В особенности это касается таких сложных
задач общественного характера, как проведение собеседований по вопросам дисциплины
и персональных уведомлений о сокращении штатов. Они могут быть не очень
продолжительными по времени, но очень неприятными по содержанию, так как здесь вы
столкнетесь с прямой конфронтацией. Поэтому перед осуществлением таких задач вам
следует предварительно к ним подготовиться в моральном плане. Если перед вами стоит
несколько таких задач, постарайтесь решить их в едином комплексе, но в порядке
очередности — одну за другой. Тот темп, который вы наберете при решении первой из
них, поможет вам последовательно справиться со всеми остальными и, в конечном итоге,
вы потратите меньше эмоциональных сил при таком способе, чем если бы вы решали эти
задачи в индивидуальном порядке.
Все мы знакомы с таким понятием как внутренние часы, которые регулируют время
нашего засыпания и пробуждения. Все, кто когда-либо работал в ночную смену или
преодолевал часовые пояса, могут засвидетельствовать, что при таких переменах человек
чувствует себя не в своей тарелке. Однако в своей повседневной жизни мы мало обращаем
внимания на пики и спады в нашем физическом состоянии в момент бодрствования,
которые к тому же у каждого индивидуума разные по времени проявления. Нет нужды
говорить, что периоды состояния наивысшей физической и умственной готовности к
выполнению задач могут оказывать существенное влияние на интенсивность вашей
трудовой деятельности и, планируя наиболее трудные задачи на то время, когда вы
находитесь на пике активности и способны наилучшим образом справиться с ними, вы
получите наивысшую степень отдачи.


Какое время наиболее благоприятно для вас?

Кто-то из нас называет себя «жаворонком», кто-то «совой», но задумывались ли вы
когда-нибудь глубоко над вопросом, рационально ли вы используете свое время? Вполне
возможно, что стереотип вашей работы сложился тем, а не иным образом, не из-за того,
что вы «сова» или «жаворонок», а из-за трудностей, с которыми вы встретились в
процессе организации своего рабочего дня. Например, вы можете предположить, что
вечернее время является для вас наиболее благоприятным с точки зрения осуществления
деятельности по планированию и решению проблем, когда, на самом деле, эти задачи
были перенесены на конец дня из-за вашей неспособности уделить им должное внимание
посреди суеты нормального рабочего дня. Если в результате лучшего подхода к
организации вы сможете более эффективно бороться с перерывами в работе,
вызываемыми самыми разными причинами, вы сможете обнаружить, что у вас имеется
возможность пересмотреть свое мнение относительно наилучшего времени для
выполнения той или иной задачи.
Начните свою работу с анализа того метода, которым вы пользуетесь в настоящее
время. Возьмитесь за выполнение шести нижеследующих задач и проставьте для каждой
из них соответствующий номер в графике, в соответствии с рассчитанным для каждой из
них временем, в зависимости от того, к какой задаче и когда вы хотите приступить.
В какое время дня вы с наибольшей долей вероятности и желания могли бы
приступить к:
1. организации и проведению встречи с вашим младшим коллегой, которого вы
подозреваете в фальсификации требований на возмещение расходов;
2. телефонному разговору с клиентом, который грозится прервать с вами деловые
отношения в связи с плохим, с его точки зрения, обслуживанием со стороны вашей
компании;
3. планированию презентации для старших коллег, касающейся предложения,
которое, по вашему мнению, следует принять компании;
4. разбору входящей корреспонденции;
5. ликвидации отставания в изучении базовых данных;
6. подготовке сложного доклада.
(Если данные примеры не являются для вас актуальными, выберите примеры из
вашей повседневной деятельности.)
Теперь вам следует проверить ваши предположения. Для этого возьмите лист бумаги
формата А4 и, сориентировав его как книжную страницу, создайте таблицу из трех
колонок, озаглавив их следующим образом: 1-я — «задача», 2-я — «время суток», 3-я —
«комментарий», В течение нескольких дней записывайте все ваши действия по
выполнению важных задач, составляющих ваш рабочий день. Попытайтесь передвинуть
некоторые задачи, требующие приложения больших усилий, на предполагаемые вами
периоды, когда вы находитесь на пике активности, и при этом не забывайте
регистрировать любые изменения в степени интенсивности вашей деятельности.




Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?

Ваш обычный стереотип пиков активности является хорошим руководством для
определения периодов времени, на которые вам следует планировать выполнение
наиболее сложных задач, стоящих перед вами, но полностью на него полагаться не
следует. В те дни, когда вы чувствуете себя слегка не в своей тарелке, или в конце
напряженной, выматывающей силы рабочей недели, когда о пиках активности и говорить
не приходится, любая сложная задача будет казаться вам чем-то невыполнимым. Если в
таких случаях у вас есть альтернатива, не следует через силу заниматься выполнением
задач, которые на данном этапе у вас не получаются. В таких обстоятельствах вы вряд ли
сможете добиться каких-либо значительных успехов, лучше переключитесь на
выполнение более легких задач технического характера, а когда вы почувствуете, что в
достаточной мере отдохнули и подзарядились энергией, вернитесь к выполнению задач,
требующих приложения значительных усилий. Остерегайтесь, тем не менее, использовать
данный способ работы в качестве повода для различного вида отсрочек.
Данный стереотип не догма, если у вас работа спорится особенно хорошо, не
останавливайтесь на достигнутом, выполнив тот объем задач, который вы себе наметили
на сегодняшний рабочий день. Если у вас все еще достаточно энергии и творческого
потенциала, а работа идет как по маслу, продолжайте работать. Гибко планируйте свое
рабочее время и чутко прислушивайтесь к состоянию вашего организма.
Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со
временем, находящимся в вашем распоряжении

Существуют такие задачи, к выполнению которых вы можете приступить только в
том случае, когда в вашем распоряжении имеется достаточное количество времени для их
осуществления. Ведь прежде чем приступить к выполнению той или иной задачи, вам
следует собрать все необходимые ресурсы, настроиться на соответствующий данной
задаче лад и убедиться в отсутствии всяческих помех во время ее выполнения. Наряду с
вышеупомянутыми задачами существуют и другие, выполнение которых требует меньшей
степени концентрации внимания. При их выполнении у вас есть возможность быстро
переключаться с одной задачи на другую. Не тратьте времени впустую, стараясь
подготовиться к решению долгосрочной задачи, если у вас в распоряжении имеется
промежуток времени, недостаточный для ее реализации. У вас под рукой всегда должны
находиться задачи на те случаи, когда у вас появляются окна в графике из-за того, что
кто-то опоздал на встречу или из-за того, что совещание началось не вовремя.
Продуктивно используйте даже то время, когда находитесь на вокзале в ожидании поезда.



Мобилизуйте силу привычки

Каждый рабочий день вы начинаете с определенным, но ограниченным запасом
энергии и стремитесь расходовать ее наиболее продуктивным образом. Однако вполне
возможно, что простые и не очень важные задачи отвлекают ваши наличные ресурсы от
выполнения тех более объемных проектов, которые требуют постоянной концентрации
внимания и усилий. Используя силу привычки, вы можете высвободить необходимую
энергию для выполнения более трудоемких задач, которые действительно влияют на
эффективность вашей работы. Если вы испытываете гордость за внесение элемента
творчества в вашу работу и чувствуете инстинктивную антипатию ко всему, что
напоминает рутинную деятельность, утешайтесь сознанием того, что привычные и
рутинные занятия в течение дня экономят вашу энергию, которую позднее вы сможете
использовать для решения творческих задач.
Давайте рассмотрим некоторые виды однообразной, механической деятельности,
например, процесс чистки зубов. Прочно укоренившиеся виды деятельности такого рода
стали неотъемлемой частью начала вашего рабочего дня. В то время как вы осуществляете
эти однообразные, механические манипуляции, ваши мысли могут находиться
совершенно в другом месте. Вы можете одновременно слушать радио, планировать свой
рабочий день и совершенно не беспокоиться о ходе этих привычных процессов. Они
совершенно не требуют расхода умственной энергии. Ваш рабочий день может включать
в себя задачи, которые, с некоторой натяжкой, можно приравнять к чистке зубов.
Конечно, такой степени умственной отстраненности, как в примере с чисткой зубов, здесь
достичь невозможно, но все же данные задачи выполняют свою роль и приводят к выходу
лишней энергии в данный конкретный момент. Они конкурируют со всеми остальными
задачами за место в вашем плотном расписании; вам следует решить, когда за них
приниматься, и беспокоиться, если они не выполнены.
Ряд общих организационных задач, описанных в этой книге, можно для удобства
вашей работы отнести к видам обыденной, механической деятельности. Они могут
включать в себя:
· обновление ваших графиков на следующий день неделю — Глава 2;
· работу с входящей корреспонденцией — Глава 4;
· поддержание порядка на рабочем месте — Глава 6;
· выполнение рутинной работы с файлами — Глава 7.
Конечно, этим данный список не ограничивается. Вам придется столкнуться и с
другими задачами, отвечающими специфике вашей работы. Наряду с позитивными
рабочими привычками, высвобождающими нашу энергию для осуществления более
важных видов деятельности, существуют и негативные рабочие привычки, которые
препятствуют эффективности работы.
Франциска Крэйг является в этом смысле классическим безалаберным работником,
не умеющим поддерживать должный порядок на своем рабочем месте. Являясь примером
дисциплинированности и организованности некоторых видах деятельности, она, тем не
менее, продолжает работать среди полного хаоса, царящего на ее рабочем столе. Она
осознает, что на поиски того или иного инструмента у нее уходит слишком много
времени, и понимает, что при регулярном наведении элементарного порядка
эффективность ее работы резко возрастет. Периодически она даже устраивает уборки
своего рабочего места с тем, чтобы среди кучи мусора отыскать важные для нее
материалы, но до сих пор эти мероприятия так и не вошли у нее в привычку.

Как вырабатываются привычки

Как позитивные, так и негативные привычки вырабатываются за счет
неоднократных повторений и поддержки. О роли повторений в формировании привычки
знает буквально каждый, но зачастую нам не хватает настойчивости в доведении новой
привычки до автоматизма. Следует также помнить, что при выработке привычки фактор
повторения будет эффективен только в том случае, если наряду с ним применяется и
фактор подкрепления.
Подкрепление может быть как позитивным, так и негативным. Одним из зачастую
неоправданно игнорируемых примеров подкрепления являются хвалебные отзывы (если
вы даже хвалите сами себя) или же просто ощущение уверенности из-за того, что вы
пометили галочкой очередной пункт в своем списке «Что надо сделать?». Примером
отрицательного подкрепления может служить нежелательный дискомфорт. Некоторые
виды подкрепления являются более эффективными по сравнению с другими. Те виды
подкрепления, которые выражаются ясно и немедленно, производят больший эффект, чем
те, которые являются менее определенными и относятся к отдаленному будущему. Что
касается Франциски и ее привычек относительно порядка на рабочем месте, то
последствия любого другого ее поведения были бы неясными и непредсказуемыми, по
сравнению с немедленным подкреплением, обеспечиваемым ее настоящей рабочей
привычкой. Эта рабочая привычка воспринимается ею как способность быстро и легко
перестраиваться с решения одной задачи на другую с минимальным временем на
подготовку и уборку. Для изменения стереотипа поведения ей необходимо установить
хорошо продуманную связь между различными привычками и их последствиями и
работать над закреплением этой связи каждый раз, когда она сама добивается требуемого
поведения.
Привычки также поддерживаются средой, в которой вы вращаетесь, включая ваше
собственное отношение и восприятие, отношение и восприятие тех, кто близок к вам, и
обстановку, господствующую на вашем рабочем месте. Мнение Франциски о себе как о
деятельной и творческой натуре представляет собой один из факторов, формирующих ее
поведение. Другим таким фактором является ее устоявшееся мнение о том, что пустой
рабочий стол является признаком недостаточной загруженности работой его владельца.
Из всего вышеупомянутого вытекает, что, казалось бы, простое решение о вводе
новых привычек и их использовании в составление расписания вашего рабочего дня еще
не является гарантией успеха. Вы должны обратить особое внимание на среду, в которой
развивается ваше настоящее поведение, и хорошенько поработать над выработкой и
закреплением требуемой привычки до полного автоматизма. Все это требует времени, но
поверьте, результат стоит того.

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:

· Какие привычки из числа моих повседневных рабочих привычек положительно
сказываются на интенсивности моего труда?
· Какие привычки из числа моих повседневных рабочих привычек отрицательно
сказываются на интенсивности моего труда?
· Какие новые привычки я мог бы развить у себя с тем, чтобы повысить
интенсивность моего труда?



Советы по осуществлению изменений в области привычек

· Старайтесь думать о привычке, выработкой которой вы занимаетесь в настоящее
время, в положительном плане. Пусть она ассоциируется у вас с положительными
результатами, например: возможностью высвободить время для творческой и приятной
работы вместо того, чтобы сосредотачиваться на изучении скучной и приземленной
природы самой задачи.
· Пусть ваши новые привычки ассоциируются у вас с положительными аспектами
вашего собственного представления о себе. Они являются важными фактора ми вашего
творческого и решительного подхода к работе, в отличие от рутинных привычек,
демонстрирующих ваши бюрократические наклонности.
· Не колеблясь, меняйте среду, в которой процветают привычки, которые бы вы
хотели изменить. Например, постарайтесь совместить по времени изменения на вашем
рабочем столе с генеральной уборкой вашего рабочего места.
· Помните, что немедленное положительное под крепление — это именно то, что
помогает закреплять новые привычки. Оно может выражаться в различных формах,
например: в зачеркивании очередного пункта в вашем списке «Что надо сделать?», тем
самым вы как бы вознаграждаете себя за достижение желаемого результата, то есть вы со
спокойной совестью можете пойти домой или на обед. Эта поддержка может даже просто
заключаться в чувстве удовлетворения, которое вы испытываете, поздравляя самого себя с
успешным завершением той или иной задачи. Каждый раз, когда вы занимаетесь
выработкой нового стереотипа поведения, старайтесь найти в этом положительные
элементы, что само по себе будет служить вам подкреплением.
· Постарайтесь сразу же определить место своим новым привычкам в расписании
вашего рабочего дня, например: сразу же по прибытии на работу, буквально перед
обедом, немедленно после обеда, незадолго до ухода домой. Постарайтесь связать их с
постоянными ориентирами, что позволит вам не упускать их из виду.
· Продолжайте работу по закреплению и контролю за новым стереотипом поведения
до тех пор, пока он полностью не укоренится в вашей жизни. В течение не скольких
недель постарайтесь на постоянной основе включать новые рабочие привычки в ваш
список «Что надо сделать?» и соответствующим образом вознаграждайте себя за их
неукоснительное соблюдение.
· Не старайтесь объять необъятное, двигайтесь вперед постепенно. Перед тем как
приступить к выработке очередной привычки, убедитесь, что предыдущая закрепилась в
новом стереотипе вашего поведения достаточно прочно.
Отточите ваше мастерство в области принятия решений

На протяжении всего рабочего дня нам постоянно приходится принимать те или
иные решения: что делать с каждой бумажкой, проходящей через ваш рабочий стол; к
решению какой следующей задачи вам следует приступить; где искать необходимую
информацию. В данной главе нас интересуют только те мелкие решения, которые могут
вступить в противоречия с решениями более крупного масштаба. Если вы будете
суетиться по незначительным вопросам или решениям, принятие которых можно
перепоручить другим лицам, то у вас неизбежно останется меньше времени и энергии для
решения поистине важных проблем.
Здесь нас интересуют те более или менее важные решения, относящиеся к нашей
работе, которые влекут за собой серьезные рассуждения, вызывающие, в свою очередь,
приверженность тому или иному образу действий, который необходимо строго
контролировать от начала до успешного завершения. Если вы желаете достичь
эффективности при решении тех или иных вопросов, вам следует руководствоваться
системным и организованным подходом. Ниже приводятся факторы, которые могут
помешать данному процессу:
· страхи и опасения;
· отсутствие информации и других ресурсов;
· конфликтующие масштабы времени;
· поведенческий стереотип других лиц.

Опасения

Как мы уже видели, опасения приводят к различного рода отсрочкам. Принятие
решений часто откладывается или же полномочия для принятия решений передаются в
рабочие группы из-за опасения совершить ошибку. Беспокойство за процесс исполнения
того иного решения может являться таким же важным моментом, как и выбор
правильного образа действий. Возможно, вы знаете, как правильно приняться за дело, но
перспектива его выполнения пугает вас. Вполне вероятно, что принятое решение может
повлечь за собой неприятную конфронтацию с другими лицами. По этой причине
желающих принимать решение по таким трудным вопросам, как дисциплинарные,
зачастую не находится.


Информация

Информация является причиной так называемого «аналитического паралича». С
одной стороны, этот «аналитический паралич» может быть вызван недостатком
информации для принятия взвешенного решения, зачастую этим пользуются, чтобы
оправдать всякого рода отсрочки. С другой стороны, избыток информации может
привести к тому, что лицо, отвечающее за принятие того или иного решения, теряется в ее
непрерывном потоке. Здесь также возникает элемент страха. С одной стороны, появляется
опасение, что обретение дальнейшей информации может привести к дополнительным
осложнениям. С другой стороны, возникает не менее зловредное опасение, что если вы
прекратите сбор информации, то упустите что-либо важное, что может указать вам
правильный путь к решению стоящей перед вами задачи. Сбор данных должен
осуществляться с учетом важности решаемого вопроса. Здесь вам следует научиться
определять тот момент, когда данных, собранных вами, достаточно для принятия
взвешенного решения; когда нет нужды прибегать к дополнительным действиям,
ведущим, как правило, к отрицательным последствиям.
Расчет времени

Я не думаю, что вам следует напоминать об удобных моментах. Принятие
правильного решения в неудобный момент может быть не менее вредным, чем принятие
неверного решения в удобный момент. Некоторые решения должны приниматься быстро,
колебания при их принятии могут привести к тому, что удобный момент будет упущен.
Но имейте в виду, что спешка при принятии решений, требующих тщательного
размышления по причине того, что задача, по которой принимается решение, является
многоступенчатой или же потому, что выполнение данной задачи влияет на другие виды
деятельности, здесь не нужна. Не следует забывать, что рамки проблемы, над которой вы
размышляете, могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными. Если вы приняли
долгосрочное решение, то вам следует неукоснительно следовать ему, не пытаясь при
затруднениях хвататься за краткосрочные решения, как за соломинку.


Поведение других лиц

Решения, как вы понимаете, принимаются не в вакууме. Зачастую они будут
оказывать сильное воздействие на окружающих вас лиц, имеющих полный набор своих
предубеждений и предпочтений, обладающих своим политическим багажом и имеющих
собственное мнение по поводу своего статуса, роли и репутации. Их следует убедить в
выгодах того или иного решения, а, возможно, даже в принятии ответственности за него
на себя. Если вы будете игнорировать вышеупомянутые факторы, то можете вообще
забыть о принятии решений.
Джилл Брук является директором не самой крупной средней школы. Перед ней
стоит задача по приобретению компьютеров для учеников. В прошлом школьной
администрации посоветовали приобрести машины, которые оказались несовместимыми с
современными персональными компьютерами, но которые по каким-то причинам
считались хорошо оснащенными с точки зрения учебного программного обеспечения. В
результате на настоящий момент в школе имеется большое число устаревших
компьютеров, которые не пригодны для работы с тем программным обеспечением,
которое школьники могут найти в самой школе или у себя дома. Данная школа обладает
ограниченными финансовыми возможностями и поэтому может за каждый отдельно
взятый год провести замену только части компьютеров. Если Джилл отдаст предпочтение
такой программе частичной замены аппаратных средств, то в течение нескольких
последующих лет в ее школе параллельно будут существовать компьютерные системы и
программное обеспечение двух видов. Если она пойдет по пути приобретения старых,
бывших в употреблении машин, то ей удастся заменить большую часть своих древних,
снятых с производства компьютеров, но вновь приобретенные машины скоро сами
устареют как морально, так и физически, и, кроме того, им, что вполне возможно, будет

<< Пред. стр.

стр. 4
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>