<< Пред. стр.

стр. 6
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

часть этих документов для подчиненных ей менеджеров, считая, что и они не должны
отставать от жизни. Персональный помощник Ивонн представляет собой огромную
систему папок, а документы из этой системы редко попадают в мусорную корзину. У нее
устойчивая репутация человека, который редко что-либо отправляет в мусорную корзину,
поэтому другие менеджеры и их помощники частенько обращаются к ней с просьбами
переслать им тот или иной документ, так как не могут найти их у себя. Ивонн регулярно
жалуется, что через ее рабочий стол проходит огромное количество бумаги, но, тем не
менее, продолжает осуществлять связь со своими подчиненными с помощью
меморандумов, отпечатанных на печатной машинке, более того, она всячески поощряет
доклады о проделанной работе, оформленные таким же способом.
С моей точки зрения, Ивонн работает в атмосфере, которая поощряет чрезмерное
копирование документов и чрезмерное использование бумаги при осуществлении рабочих
связей. Для того чтобы уменьшить ее информационную нагрузку, ей необходимо сделать
следующее:
· • стать более разборчивой в отношении того, что она читает (имеются в виду
материалы, которые ей высылаются, особенно это касается материалов, которые
копируются для нее под грифом «для Вашей информации», означающим, что принятие
немедленных мер не требуется);
· отправлять в мусорную корзину те материалы, о которых с первого взгляда можно
судить, что они не имеют большого значения;
· ограничивать объем материалов, копируемый ею для других, — копировать только
итоговые страницы для того, чтобы подчиненные просто знали, что тот или иной
документ существует;
· постараться освоить менее формальный способ общения со своими подчиненными.



Избегайте перегрузок избыточной информацией

Какой бы эффективности вы не добились в работе со своим персоналом, вы не
достигните в этом деле совершенства, если не предпримите шагов, направленных на
уменьшение объема бумажных документов, ежедневно присылаемых на ваш рабочий
стол. Даже если вы бегло будете просматривать большинство из них, вам понадобится
потратить значительное количество времени и усилий.
Важнейший шаг, который вы можете предпринять в этом деле, заключается в
проведении тщательного анализа стереотипа вашего поведения на рабочем месте. В
данном случае вы должны взять себе за правило следующий лозунг «относись к другим
людям так, как ты бы хотел, чтобы они относились к тебе». Особенно это касается тех
случаев, когда вы общаетесь с младшими сотрудниками вашего персонала, которые будут
брать с вас пример. Если вместо живого общения вы будете поддерживать с ними связь с
помощью ведения избыточной в данном случае переписки, они будут отвечать вам тем
же, более того, переняв вашу манеру, они перенесут ее на работу с подчиненным им
персоналом. Если вы на регулярной основе ведете общение с помощью служебных
записок, будьте уверены, они вернутся к вам сторицей.
Вот еще несколько идей, которые могут вам пригодиться:
· Не способствуйте увеличению объемов вашей «макулатурной» почты, раздавая
направо и налево ваши визитки на всевозможных конференциях и промышленных
ярмарках. Не тратьте попусту время на просмотр получаемой вами «макулатурной»
почты. Вы можете смело отправлять в мусорную корзину большую часть
корреспонденции такого сорта, даже не вскрывая ее.
· Обратите внимание на осуществление внутренних контактов. Циркулярные письма,
распространяемые в организациях, велики по объему и рассылаются с убийственной
частотой. Если существует хоть какая-то возможность сделать это без возникновения
ненужных конфликтных ситуаций, постарайтесь добиться того, чтобы вас исключили из
списков циркулярной рассылки хотя бы в отношении тех документов, которые не имеют
ничего общего с вашей работой.
· Проведите анализ подписки на периодические издания. В отношении тех изданий,
которые не принесли никакой существенной пользы за последние шесть месяцев, можно
принять решение на отмену подписки.
· Если у вас есть секретарь или помощник, добейтесь того, чтобы они просматривали
все поступающие материалы перед тем, как подавать их на ваш стол. Это ни в коем случае
не альтернатива, а дополнение к другим пунктам данного списка. Нет никаких причин
перегружать своего секретаря «макулатурной» почтой больше, чем ею загружены вы.
· Не допускайте того, чтобы документы, которыми в обычном порядке должны
заниматься сотрудники вашего штата, проходили через вас, если на это не существует
какой-либо важной причины.
· Резиденты Соединенного Королевства, как физические лица, так и организации,
могут бороться с «макулатурными» факсимильными сообщениями путем бесплатной
регистрации в Службе Предотвращения Поступлений Нежелательных Факсимильных
Сообщений Facsimile Preference Service (0207 766 4422). Все организации, занимающиеся
прямым маркетингом и использующие факсимильные аппараты для рекламы, должны
состоять лицензированными членами этой службы, а любая компания или физическое
лицо может зарегистрировать в этой службе свое желание не получать материалов такого
характера.

Избыточное копирование

Избыточное копирование представляет собой своего рода форму перестраховки.
Когда вы неуверенны относительно того, что делать с тем или иным документом или кому
предназначена служебная записка, простейшим способом выхода из этого затруднения
будет создание нескольких копий документа и рассылка их тем лицам, которые, по
вашему мнению, могут иметь к нему хоть какое-то отношение. Таким образом, вы
убиваете сразу двух зайцев — избавляетесь от ненужного документа на вашем рабочем
столе и снимаете с себя всякую ответственность относительно того, что не передали
документ по назначению. Однако тем самым вы увеличиваете информационную нагрузку
на других лиц и, возможно, не передаете ничего существенного. Если вы будете
перестраховываться путем рассылки копий материалов, поступающих к вам, своим
коллегам, они, скорее всего, будут отвечать вам тем же.
Если вы работаете на организацию, злоупотребляющую созданием бумажных
документов, возможно, вам удастся повлиять на других и убедить их провести компанию
по сокращению объема циркулирующей в организации бумаги. Например, вы можете
попытаться поднять уровень эффективности изучения бумажной корреспонденции,
поместив на видном месте в вашем совместном с ними офисе картонный ящик.
Предложите им в течение недели использовать этот ящик в качестве временного
хранилища для всех поступающих к вам бумажных документов, которые, с их точки
зрения, не имеют никакого отношения к вашей работе. По мере увеличения
эффективности изучения бумажной корреспонденции неофициальный анализ ее
содержания может привести к соглашению по поводу сокращения ненужной бумажной
корреспонденции. Альтернативный подход к решению этого вопроса заключается в
опубликовании числа произведенных копий на отделение помесячно и постановке задач
по их сокращению.
Для сокращения объема того «чтива», которое попадает на ваш стол, при изучении
основных документов, которые, что вполне возможно, требуют внимания отдельных
членов вашего коллектива, попробуйте использовать подход, основанный на принципах
сотрудничества и поддержки. Договоритесь с коллегами по очереди осуществлять
изучение различных обременительных докладов или новых руководящих документов.
Каждый из коллег примет на себя основную тяжесть по изучению какого-либо
конкретного документа, чтобы после изучения, накоротке, передать его суть остальным.



Научитесь читать более эффективно

Скорость и эффективность, с какими вы усваиваете входящую информацию,
являются важным фактором вашей способности организовывать свою рабочую нагрузку.
Проведенный анализ показывает, что люди, занимающиеся интенсивной информационной
работой, могут проводить до одной трети своего рабочего дня, занимаясь чтением, и все
же еще не все из нас являются такими читателями, какими мы должны были бы быть.
Средняя скорость чтения составляет порядка 200-250 слов в минуту. С помощью
некоторых специальных методов и практических тренировок ее можно легко поднять до
500 без всякого ущерба для понимания прочитанного. Медленная скорость чтения никак
не связана с образованием или интеллектом. Многие способные и хорошо образованные
люди читают со средней скоростью или даже медленнее. Даже если вы читаете быстро,
всегда есть место для улучшения. Мнение о том, что, только читая медленно, мы можем
понять материал, является ошибочным. Лучшее понимание может идти рука об руку с
более быстрым чтением.


КАКОВА МОЯ ТЕПЕРЕШНЯЯ СКОРОСТЬ ЧТЕНИЯ?

Если вы хотите оценить собственную скорость чтения, выберите отрывок текста,
который вы до этого не читали. Текст должен быть, по крайней мере, длиной в страницу.
Старайтесь читать его со своей обычной скоростью, при этом не забывайте, что вам
нужно его не просто прочитать, но и понять. Кроме того, вам следует проследить, сколько
времени у вас на это уйдет. Затем вам следует приблизительно прикинуть количество слов
в тексте. Для этого возьмите среднее количество слов в одной строчке и умножьте его на
количество строчек. Теперь с помощью полученной формулы вы можете вычислить свою
скорость чтения в словах в минуту.
(количество слов в отрывке х 60) / время, потребовавшееся для прочтения отрывка =
скорость чтения в словах в минуту

Почему мы медленно читаем?

При чтении наши глаза не двигаются постоянно по странице, скорее они поэтапно по
ней скачут. А само чтение осуществляется во время стационарных периодов (фиксаций) в
конце каждого скачка; и скорее чтением занимается мозг, а не глаза. Для простоты
понимания данного процесса давайте условимся, что наши глаза это не что иное, как
фотоаппарат, с помощью которого мы делаем несколько снимков, которые затем
обрабатываются нашим мозгом. Основными причинами медленного чтения являются:
· ограниченное число слов, захватываемых при каждой фиксации;
· фиксации большей продолжительности, чем это необходимо;
· непроизвольное или преднамеренное возвращение к уже прочитанному материалу.
Четвертым фактором, обуславливающим медленное чтение, является мысленное
прослушивание слов по мере их чтения. Это явление известно под названием мысленное
проговаривание. Считается, что оно возникает в результате того подхода, который к вам
применялся, когда вы только начинали учиться читать, то есть произносить вслух
прочитываемые слова. Проблема с этим мысленным проговариванием заключается в том,
что оно ограничивает нашу скорость чтения до числа чуть большего, чем количество слов
в разговорной речи, которое обычно составляет около 150 слов в минуту. Но влияние
этого явления можно значительно снизить, если не ликвидировать совсем.
Развитие способности быстрого чтения заключается в применении специальных
способов и в тренировке. По этому вопросу существует множество пособий и курсов,
поэтому в данной книге я остановлюсь вкратце лишь на нескольких способах, с помощью
которых можно добиться повышения скорости чтения.




Рис. 4.2. Регулятор темпа


Использование регулятора темпа

В большинстве программ скорочтения пропагандируется тренировка с применением
регулировки темпа чтения, что заставляет ваши глаза двигаться вперед и препятствует
длительным паузам или возврату к уже прочитанному тексту. С этой целью вы можете
воспользоваться указательным пальцем или тупым концом ручки, быстро перемещая его
по странице под строчкой, которую вы в данный момент читаете (рис. 4. 2). В конце
строчки вам следует быстро переместить регулятор темпа под начало следующей строчки,
и так далее. Старайтесь при этом держать темп чуть больше того, при котором вы удобно
себя чувствуете с точки зрения понимания, и не давайте возвращаться вашим глазам, к
тому, что уже было прочитано. На первых порах вы, возможно, обнаружите, что поняли
из прочитанного очень мало или вообще ничего, но, постоянно тренируясь, вы очень
скоро заметите, что скорость чтения и понимание текста возросли. Практика показывает,
что люди, обученные скорочтению, на самом деле понимают из прочитанного больше, так
как они способны быстрее ухватить суть того отрывка, чтением которого занимаются,
тогда как люди, читающие медленно, вязнут в мелких деталях.
Чувство беспокойства за процесс одновременного усвоения больших блоков
информации естественно, но во многих аспектах нашей повседневной жизни мы, сами
того не замечая, усваиваем значительные блоки информации с первого взгляда. Мы почти
на подсознательном уровне регистрируем дорожные знаки, плакаты и заголовки и можем
значительно повысить предельный объем текста, который мы усваиваем за одну
фиксацию. Существует широко распространенное мнение, что люди, освоившие
скорочтение, читают к середине страницы и что предельный объем текста для них
составляет количество слов, равное целой строке текста. Но такого темпа достичь почти
невозможно, разве что текст будет напечатан в несколько колонок. Люди, обученные
скорочтению, могут выхватить за одну фиксацию шесть или чуть более слов, а глаза их
при этом будут оставаться в центральной трети страницы. Они не будут опускаться ниже
центральной строки.
По мере увеличения скорости чтения вы обнаружите в себе способность
зигзагообразно скользить по тексту с помощью регулятора темпа, захватывая за одну
фиксацию больше одной строки текста, при этом не отрывая регулятор от страницы (рис.
4. 3). При тренировках старайтесь избегать таких ситуаций, когда вы буквально
заставляете себя двигаться по странице с тем, чтобы обрести еще большую скорость,
совершенно забыв, что ваша основная задача заключается в понимании текста и его
усвоении. По достижению разумной скорости чтения вы можете перестать пользоваться
регулятором темпа.




Рис. 4.3. По мере увеличения скорости чтения постарайтесь перейти на
зигзагообразное скольжение регулятором темпа по странице


Другие способы

Повышение скорости чтения, конечно же, потребует некоторого времени, и,
возможно, вы захотите поступить на курсы скорочтения, чтобы заняться этим делом
досконально. Независимо от того, как вы поступите, вот еще несколько методов,
которыми вы можете воспользоваться чуть ли не в самом начале обучения скорочтению с
тем, чтобы добиться повышения скорости и понимания изучаемых документов.

Предварительный просмотр для повышения понимания

Мы можем добиться гораздо большей скорости чтения, если мысленно разместим
информацию в известных нам рамках. Небольшой период времени, потраченный на
установление этих рамок, может принести большую пользу. Данный подход предполагает,
что вы намереваетесь приступить к чтению таких пространных документов, как книга,
периодическое издание или доклад. Но эта техника может быть применена и при чтении
гораздо меньших по объему документов:
1. Перед тем как приступить к основному тексту, бегло просмотрите содержание,
вступление и заключение (если оно существует).
2. Затем пролистайте документ, стараясь понять его структуру и основную идею.
Особое внимание уделите заключениям разделов и глав. Они служат хорошим подспорьем
в определении сути документа. Если вам это не удастся, прочитайте первый и последний
параграфы каждого раздела или главы. В них, как правило, представлены основные идеи,
читаемого вами документа.
3. Теперь, когда вы собираетесь приступить к чтению документа по-настоящему, вам
просто следует заполнить пропуски, а не читать документ с чистой страницы. Теперь вы
знаете, на каких частях документа вам надо сосредоточиться, а какие можно мельком
просмотреть или вообще пропустить.
Варьируйте ваш темп

Само собой разумеется, что тексты различаются по уровню их сложности, но многие
люди при чтении сохраняют постоянную скорость, независимо от того, что они читают.
Даже в одном и том же документе встречаются разделы, которые являются более
трудными для восприятия, чем другие. Если того требует текст, не колеблясь, замедляйте
темп чтения, и наоборот, увеличивайте его, когда читаете легкие для понимания отрезки.


Сосредоточьтесь на том, что важно

В некоторых местах документа вы можете встретиться с отклонениями от основной
темы, например, — это могут быть уже известные вам моменты; совершенно ненужная
вам информация и откровенная «вода». Наилучшим подходом к любой задаче по чтению
является вопрос: «Что мне из этого документа действительно необходимо?». Он
постоянно должен вертеться у вас в мозгу. Вы сможете читать быстрее и понимать
больше, если сосредоточите свое внимание на тех элементах, которые вам действительно
необходимы для того задания, которое вам предстоит осуществить. Не переоценивайте
значения печатного слова. Автор не обязательно знает больше вас по тому предмету,
которому он посвятил свой труд.


Добейтесь создания благоприятной атмосферы

На эффективность чтения будут влиять как ваше окружение, так и ваши ощущения.
Добейтесь, чтобы освещение было соответствующим образом отрегулировано, а факторы,
отвлекающие ваше внимание, сведены к минимуму. Особенно утомительны длинные
промежутки времени чтения с экрана компьютера, поэтому постарайтесь отрегулировать
контраст и яркость таким образом, чтобы вам было удобно читать, при этом делайте более
длительные перерывы по сравнению с теми, которые вы обычно делаете при чтении
печатного текста. Отдавайте предпочтение большим мониторам, а также пользуйтесь
полноэкранным режимом, чтобы получить на экране больше текста за один раз.
Например, в Microsoft Word при выборе полноэкранного режима из меню вид, вы
получите на одну треть больше информации. При работе с документами большого объема
это особенно полезно.


Отработайте методы беглого просмотра

Когда вам необходимо найти в документе определенную информацию, вы можете
воспользоваться техникой беглого просмотра. Сосредоточьте ваше внимание
исключительно на информации, которую вы хотите обнаружить, и, следя глазами за
указательным пальцем, ведите им сверху вниз к центру каждой страницы. Этот способ
значительно быстрее способа с использованием регулятора темпа, и, если вы
действительно сосредоточены на информации, которую хотите найти, она сама бросится
вам в глаза по достижении соответствующего места в документе. Со временем скорость
вашего чтения значительно повысится. Однако имейте в виду, что беглый просмотр ни в
коем случае не является полноценной заменой предметным указателям, если таковые
существуют.
Будьте разборчивы в отношении того что читаете

Никогда не пытайтесь читать все, что оказывается на вашем столе. Это прямой путь
к сумасшествию. Вы должны безжалостно отсеивать все ненужное и читать только то, что
способствует повышению вашей роли в работе. Кроме того, следует помнить, что человек,
откладывающий чтение документов на неопределенное время в расчете на то, что в
будущем оно у него появится, осужден на постоянные разочарования.



Правильно пользуйтесь своей памятью

Значение того материала, который вы читаете, обесценивается очень быстро, если
вы не можете его запомнить. Боязнь забыть что-либо приводит к возникновению целого
рада негативных привычек. Мы задерживаемся на чтении документов, не имеющих
большого значения, читаем медленно и возвращаемся назад к уже прочитанному. Для того
чтобы эффективно обрабатывать информацию, мы должны доверять своей памяти. Чем
больше мы ею пользуемся, тем надежнее она становится. Если вы не предпринимаете
никаких шагов по укреплению вашей памяти, то по истечении 24 часов после прочтения
какой-либо информации вы будете забывать до 80 % прочитанного. Вашему вниманию
представляется несколько способов, которые помогут вам натренировать память: •
Уровень запоминания может варьироваться. Для некоторых видов информации
достаточным будет просто иметь понятие об их существовании и месте нахождения. Что
касается других видов, то вам будет необходимо иметь представление об их основной
теме и главных идеях. Когда вам придется иметь дело с наивысшими видами информации,
возможно, вам необходимо будет запомнить документ в деталях или даже дословно.
Помогайте своей памяти: избирательно подходите к работе с поступающей информацией;
заранее старайтесь определить требуемый уровень запоминания.
· Постарайтесь понять общий стереотип того, что вы читаете. Запоминание
осуществляется намного легче, если вы сможете понять основную структуру и идеи
документа, которые затем подтверждаются деталями.
· Используйте информацию в соответствии с ее содержанием. Постарайтесь
подытожить ее своими собственными словами, делайте заметки на полях по мере чтения,
ознакомьте с информацией других лиц, если это необходимо, или предпримите действия
по этой информации.
· Осознание — процесс запоминания с помощью внешних ассоциаций,
представляется гораздо более легким, чем чистый процесс зубрежки. Процесс
сознательной опоры на ассоциации поможет вам обратиться к деталям, хранящимся в
вашей памяти. Опытным путем было доказано, что чем эксцентричней были ассоциации,
тем больше пользы они приносили процессу воспоминания. Даже глупые мнемонические
схемы, смешные ассоциации — все они идут на пользу процессу воспоминания.
· Не игнорируйте предварительный беглый просмотр информации, чтобы она
отложилась в вашей долговременной памяти. Проводя предварительный обзор
информации почти сразу же после ее получения (10-15 минут) и повторяя этот процесс
днем позже, вы тем самым добиваетесь огромного преимущества перед теми, кто этого не
делает. Для долгосрочного запоминания эксперты рекомендуют осуществлять
дальнейшие беглые просмотры одного и того же материала через неделю, и даже месяц.
Рис. 4.4. Уровень запоминания


Заключение

Для эффективной работы с бумажными документами следует:
· выделять важную информацию из второстепенной;
· придерживаться систематического подхода по отношению ко всем входящим
бумажным документам;
· обрабатывать входящие бумажные документы,
· тратя на них как можно меньше времени;
· принимать меры, направленные на сокращение объемов поступления ненужных
бумажных документов;
· принять меры для повышения скорости чтения и отработки понимания
прочитанного;
· использовать способы работы с памятью и проводить беглый просмотр с целью
улучшения способности воспроизвести изученный материал.



5. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ВАШУ МАНЕРУ РАБОТЫ С
ЛЮДЬМИ
Большую часть нашего рабочего дня мы проводим во взаимодействии с другими
людьми. То, как вы подходите к этому взаимодействию, может оказывать значительное
влияние на эффективность вашей деятельности. В данной главе мы коснемся вопросов
проведения совещаний, передачи полномочий, преодоления отвлечения внимания и
перерывов в работе, оказывая тем самым помощь другим людям в деле более высокой
организации деятельности и умении говорить «нет», когда это необходимо.

Стратегия совещаний

Потенциальный расход времени на проведение совещаний просто огромен. Во
многих организациях вы можете каждую неделю проводить чрезвычайно много времени,
участвуя в совещаниях и не добиваясь при этом какой-либо видимой пользы. Но,
несмотря на все это, мы просто скучаем по этим совещаниям, продолжаем их созывать и с
удовольствием ходить на них. Почему?
Люди посещают совещания не только по тем причинам, что там принимаются
решения. Совещания культивируют в них чувство собственной значимости —
сопричастности с рычагами власти. Совещания — это также возможность произвести
впечатление на ваших коллег. Если вас не приглашают на совещание, вы расстраиваетесь.
Я знавал людей, которые, не будучи приглашены на совещание, имеющее довольно
отдаленное отношение к их работе, приходили в состояние полного озлобления и
расценивали этот факт как намеренное принижение их профессиональных достоинств. В
совещании присутствует и так называемый социальный аспект, и они (совещания) могут
быть менее напряженными, чем другие формы рабочей деятельности. Находясь на
совещании, вы погружаетесь в атмосферу относительной недоступности, вас не могут
вызвать к телефону, никто не отрывает вас от работы и вы свободны от тех проблем,
которые скапливаются в вашей папке входящих документов. Итак, совещания, с одной
стороны, вещь довольно скучная, однако, с другой стороны, они дают вам возможность
поиграть с коллегами в интеллектуальные игры или просто повитать в облаках.
Зачем же мы созываем совещания? Вот вам несколько причин:
· поделиться информацией;
· обменяться взглядами;
· стимулировать новые идеи;
· мотивировать деятельность команды.
Конечно, существуют гораздо более эффективные методы доведения информации до
людей, чем проведение совещаний, на которых с устными докладами по служебным
вопросам выступают, как правило, лица, облеченные властью, а все остальные сидят
молча. Есть, конечно же, и другие способы проведения консультаций и обмена мнениями.
Несколько позже мы их рассмотрим. Творческие совещания или так называемые мозговые
атаки уже давно считаются способами поиска новых решений по важным проблемам,
однако последние исследования в этой области показали, что зачастую люди в творческом
плане дают большую отдачу, когда работают индивидуально. То же самое можно сказать
об индивидуальной помощи и обучении. С помощью этих методов нередко достигаются
гораздо более значимые результаты, чем те, к которым приводит совещание целой
команды по вопросам мотивации. А как мы видели в главе 3, совещания могут иметь и
недостатки, когда дело доходит до принятия решений.
Итак, зная все вышеизложенное, когда перед нами появляется перспектива созыва
совещания, первое, что надо спросить у себя, нужно ли это совещание вообще? К
сожалению, не все и не всегда задаются этим вопросом. Во многих организациях
совещания проводятся на регулярной основе, независимо от того, нужны ли они в
действительности. Бизнес развивается, есть что записать в повестку дня, и вот у вас уже

<< Пред. стр.

стр. 6
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>