<< Пред. стр.

стр. 8
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

3. Если первые два способа вам не подходят, отключите звонок на вашем телефоне
на то время, когда вы не хотите отрываться от других дел; в это время для получения
входящих телефонных сообщений вы можете пользоваться голосовой почтой или
автоответчиком. Однако имейте в виду, что в данном случае вам необходимо иметь
какой-нибудь контактный телефон, например, телефон коллеги, чтобы с вами можно было
связаться по вопросам, не терпящим отлагательства.
4. Определите для себя интервалы времени, когда вы будете заниматься теми
задачами, которые требуют непрерывной концентрации вашего внимания, и не будете
прерываться ни на встречи, ни на телефонные звонки, ни на какие-либо другие
мероприятия. Если вы будете строго их придерживаться, вскоре и другим придется с этим
считаться.
5. Не поддавайтесь искушениям относительно самообразующихся помех.
Относитесь к ним, как к пустой трате времени.
6. Всячески поддерживайте атмосферу, способствующую эффективной работе,
относясь к коллегам так, как вы хотели бы, чтобы они относились к вам. Не ждите, что
люди, которым вы постоянно мешаете, не будут мешать вам.
7. Делайте перерывы в заранее спланированное время. Добивайтесь такого
положения, чтобы они неотъемлемой частью вошли в заведенный порядок вашей рабочей
деятельности и, таким образом, стали бы работать против тех помех, которые вы сами
себе создаете.
8. Если у вас имеется работа, которая требует постоянной концентрации внимания,
подумайте о том, чтобы взять день или два для работы дома. При условии, что у вас дома
не существует никаких факторов, отвлекающих внимание, вы сможете достичь за
несколько часов работы в спокойной обстановке гораздо большего результата, чем вы
могли бы надеяться. Любой начальник, имеющий хоть каплю здравого смысла, должен
понимать, что результат значит больше, чем место, он был достигнут. К сожалению, еще
существуют такие динозавры, которые расценивают работу на дому как уклонение от
служебных обязанностей.
9. Группируйте такие мелкие задачи, как телефонные звонки, чтобы поочередное их
выполнение не мешало непрерывному процессу вашей деятельности.
10. Если у вас такой начальник, который считает, что при каждом вызове к нему
(ней) вы должны все бросить и, сломя голову, нестись на зов, будьте готовы терпеливо и
дипломатично подвести его (ее) к осознанию того, какое влияние такое его (ее) поведение
оказывает на эффективность вашей деятельности. Каждый раз, за исключением тех
случаев, когда начальник отрывает вас от работы, старайтесь поделиться с ним
информацией о том, какие вы предпринимаете шаги, чтобы правильно распределить
рабочий день; а чтобы продемонстрировать эффективность своей стратегии, предъявите
ему свои достижения.

ОТКРЫТЫЕ ИЛИ ЗАКРЫТЫЕ ДВЕРИ

Те, кто пытается работать по принципу постоянно открытых дверей, заслуживает
того, чтобы его постоянно прерывали, но и в другую крайность бросаться не следует. Это
может привести к тому, что доступ к вам будет сильно ограничен и у вас не будет
возможности находиться в курсе событий, происходящих в вашей зоне ответственности.
Подумайте о том, чтобы установить такие интервалы времени, когда ваша дверь будет
открыта. Полчаса утром и полчаса после обеда будет вполне достаточно. В другое время
людям, ищущим с вами встречи, надо будет заранее об этом договориться. Постарайтесь
довести такое расписание интервалов «открытых дверей» в вашем офисе до всех
заинтересованных лиц, и сами строго его соблюдайте. Даже если вы работаете в офисе с
открытой планировкой и у вас вообще нет дверей, воспользуйтесь карточками с
надписями «можно беспокоить», «не беспокоить» и разместите их возле своего рабочего
стола.



Краткие и продуктивные помехи

Когда помехи неизбежны, постарайтесь сделать их как можно более короткими.
Вашему вниманию предлагается несколько идей по этому поводу:
· Ограничьте помеху во времени. Доведите до сведения лица, прервавшего вашу
работу, что у вас в распоряжении только пять минут. Некоторые специалисты советуют
использовать в таких случаях часы для варки яиц. Поставьте их на стол с тем, чтобы они
напоминали посетителю, что следует сразу говорить по существу.
· Рискните показаться грубым, не приглашая посетителя присесть.
· Расположите мебель в офисе таким образом, чтобы у посетителя не появлялось
желания, войдя в кабинет, присесть. Это положение особенно важно, если вы работаете в
офисе с открытой планировкой.
· Добейтесь такого положения вещей, чтобы ваши коллеги приходили к вам с уже
готовыми тезисами по интересующим их проблемам. Это поможет вам быстрее вникнуть
в суть дела, а им — сосредоточить свое внимание. Кроме того, сжатое тезисное общение
не предполагает возникновения несерьезных помех светского характера.
· Если вы в достаточной мере еще не освоили способ общения с людьми,
отрывающими вас от работы, и не можете справиться с надоевшим посетителем, по
старайтесь во время разговора воспользоваться мимикой и вербальными выражениями,
способными показать посетителю, что разговор закончен, но при этом чрезмерно не
обижая его.



Помогайте другим стать более организованными

Несмотря на все ваши попытки правильно организовать свой график работы,
недостаточная организованность других может привести вас в замешательство, поэтому, я
думаю, стоит обратить внимание на некоторые вопросы стратегии в деле повышения
уровня организованности лиц, окружающих вас.

Если они работают на вас

Беседа с людьми менторским тоном по поводу недостатка их организованности
редко приводит к чему-то большему, чем угодливое поддакивание на людях и
иронические замечания за вашей спиной. Но если вы добьетесь от подчиненных
понимания их собственных проблем и вооружите методикой по устранению этих проблем,
такой подход, по-видимому, будет гораздо более продуктивным. Все дело в том, чтобы
задать правильный вопрос в атмосфере, способствующей размышлениям, — во время
встречи с глазу на глаз, например. Научите своих коллег концентрировать внимание на
устранении различных проблем поочередно, и если вы увидите, что они движутся в
правильном направлении, не скупитесь на похвалу. Не забывайте о положительной
поддержке. Она является чрезвычайно мощным стимулом в деле изменения поведения
того или иного индивидуума. Всегда старайтесь найти в поведении человека что-то
положительное и, хочу еще раз повториться, не скупитесь на похвалу. Давление со
стороны членов коллектива тоже оказывает огромное влияние на поведение индивидуума.
Здесь, возможно, стоит поразмышлять над тем, есть ли какая-то польза в инициативе
целой команды, направленной на достижение большей эффективности в работе.


Если вы работаете на них

Работать на неорганизованного начальника сродни кошмару, но не следует
относиться к его слабостям индифферентно, просто жалуясь на них своим коллегам за
кофе и не пытаясь их исправить. Если вы будете Двигаться в правильном направлении, то
вам многое удастся изменить, но вы должны в своих попытках довольствоваться работой
над исправлениями тех аспектов поведения вашего начальника, на которые вы
действительно можете повлиять в лучшую сторону, с теми же аспектами, на которые вы
не имеете влияния, следует смириться. Убедитесь, что ни вашей работе, ни вашей
организации никакая опасность не грозит, избегайте прямой конфронтации, если у вас нет
запасного места работы. Ниже вашему вниманию представляются пять часто
проявляемых вашим неорганизованным начальником качеств и предложения по их
исправлению.

Неспособность к принятию решений

Помните, что ваши начальники редко являются хозяевами своей судьбы. Вместо
того чтобы раздражаться по поводу того, что на первый взгляд кажется
нерешительностью и негативным отношением, попробуйте понять, в какой среде им
приходится работать, и по возможности вооружите их тактикой для ведения борьбы с
теми, кто стоит выше их по положению. Отдавайте себе отчет в том, что ваш начальник
может столкнуться с трудностями, пытаясь настроиться на проблему, которая находилась
в центре вашего внимания дни, а то и недели. Будьте готовы к разговору о том
мыслительном процессе, который привел вас к тем умозаключениям, с помощью которых
вы пришли к теперешним выводам.


Склонность к принятию поспешных решений

Начальники такого рода находятся на противоположном полюсе по отношению к
нерешительным начальникам; все вопросы они решают сгоряча, не подумав. Они
считают, что все, что хоть как-то связано со временем на обдумывание и рассмотрение
альтернатив, 0М не подходит — это для тугодумов. Если не хотите взвалить на свои плечи
проблему, сроки решения которой невыполнимы, а пути ее разрешения выработать просто
невозможно, никогда не подходите к такому начальнику с вопросами, допускающими
разные толкования. Заранее разработайте варианты и представьте их на рассмотрение
вместе с убедительно обоснованной сопроводительной запиской. Обычно начальники
хотят, чтобы генераторами решений считали их, поэтому обязательно вставьте в
сопроводительную записку хотя бы один пункт, где можно сделать выбор из нескольких
вариантов, ни один из которых не грозит катастрофическими последствиями.


Неспособность завершить совещание

Если ваш начальник является человеком, который испытывает затруднения по
поводу окончания совещаний, заранее приготовьте для себя пути отхода, придумав
какое-нибудь мероприятие, требующее вашего обязательного присутствия, и в удобное
для вас время, учитывая, конечно, нормы поведения в вашей организации, сообщите ему
об этом.


Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на
важных вопросах

Разъясните ваши цели и задачи, расписав на бумаге все, что вы думаете на этот счет,
и убедите начальника одобрить их. Во время встречи с глазу на глаз с начальником
предоставьте в его распоряжение письменный конспект по вопросам, требующим
обсуждения, и диапазон возможных решений.


Неспособность запомнить, что он вас просил сделать

Когда бы вы ни встречались с таким начальником для обсуждения задач, возьмите
себе за правило вести записи во время обсуждения и отсылать записки с перечнем
действий, которые собираетесь предпринять как можно раньше после окончания встречи.




Научитесь говорить «нет»

Большую роль в процессе самоорганизации играет способность удерживать
контроль над своей рабочей нагрузкой. Если на все просьбы, с которыми к вам
обращаются, вы будете отвечать «да», то вы однозначно потеряете этот контроль. Вы
будете перегружены ненужной информацией, что, в свою очередь, приведет к
возникновению ненужных стрессовых ситуаций, а, кроме того, говоря «да» в ответ на
несущественные просьбы, вы можете оказаться в таком положении, что не будете
способны справляться с ключевыми направлениями вашей работы. Существует целый ряд
причин, из-за которых сказать «нет» может оказаться довольно трудно:
· Вы не хотите показаться недоброжелательным и, тем самым, испортить
перспективы своего карьерного роста.
· Вы озабочены тем, что, ответив «нет», навлечете на себя неприязнь других или
заденете их чувства.
· Вы недооцениваете степень того груза, который падет на ваши плечи при
положительном ответе.
· Вы просто не понимаете, что одним из ответов на чью-то просьбу, может быть и
ответ «нет».
Естественно, что вы не хотите прослыть человеком с негативным подходом или
бездельником, поэтому непроизвольное «да» лучше, чем непроизвольное «нет». Если вы
только-только поступили на новую работу и находитесь в стадии завоевания авторитета,
возможно, вам придется говорить «да» несколько чаще, чем это было бы выгодно для вас
лично. Здесь очень важно быть способным правильно и четко обозначить ту тонкую грань
между «да» и «нет» и понять, что невозможно все время быть хорошим для всех. Для того
чтобы определить, на какую просьбу следует ответить «нет», постарайтесь ответить на
нижеследующие вопросы:
· Связана ли эта просьба с одним из ключевых моментов моей работы?
· Повлияет ли отрицательный ответ на эту просьбу на перспективы моего карьерного
роста?
· Какую работу мне придется бросить или приостановить, чтобы приняться за это?
Каким образом это может повлиять на другие моменты моей работы?
· Не повлияет ли это отрицательно на мой стиль жизни — значительное увеличение
стрессовых ситуаций, неоправданное вмешательство в мое свободное время?
· Если я откажусь, не потеряю ли я возможность развить новые навыки?
Если выбор дается вам нелегко, попробуйте воспользоваться оценочным листом —
«за» на одной стороне, «против» — на другой.

Как научиться говорить «нет»

Существует три подхода к решению этой проблемы.


Агрессивный подход

Громко сетуйте на то, что вы перегружены работой и что вас считают в каждой
бочке затычкой. Укажите человеку, обратившемуся к вам с просьбой, на то, что он ведет
себя неразумно, обращаясь к вам за помощью. Говорите зло и напористо или, на худой
конец, разразитесь слезами.


Робкий подход

Отвечайте на просьбу неясным бормотанием, стараясь отложить принятие по ней
решения. Постарайтесь сделать так, чтобы человек, обратившийся к вам с просьбой, так и
не понял, ответили ли вы «да» или «нет». Однако имейте в виду, что на такой подход
обычно расходуется много энергии и после него остается чувство раздражения, а все дело
кончается тем, что вы нехотя беретесь за выполнение этой просьбы.
Ассертивный подход [*]


* Ассертивный (assertive, англ.) — настойчивый, умеющий настоять на своем. Прим.
пер.

Выразите удовольствие по причине того, что к вам обратились с просьбой, но
лаконично и вежливо объясните, почему не можете ее выполнить. Предложите
альтернативные варианты решения проблемы и укажите, какого вида поддержку можете
оказать лицу, которое будет выполнять эту просьбу.
Само собой разумеется, что третий подход — это то. что вам нужно. Лицо,
обратившееся к вам с просьбой, после вашего ответа не чувствует никаких
недоговоренностей; вы достаточно ясно изложили ему причины своего отказа. Уходя, этот
человек не испытывает по отношению к вам никаких обид, а вы, со своей стороны, ничуть
не подорвали свою репутацию позитивно мыслящего человека, всегда готового прийти на
помощь коллеге.
Будьте особенно осторожны, когда вам предлагают взять на себя долгосрочное
обязательство, не требующее немедленного выполнения. Например, подготовить
документ для конференции. Когда предстоящее событие отделено от вас довольно
длительным сроком, легко быть оптимистичным. По вашему мнению, впереди у вас уйма
времени, чтобы подготовиться к предстоящей конференции, но когда этот срок
приближается, а одна задача накладывается на другую и вы просто не в состоянии
вместить их в свое расписание, любая дополнительная задача окажется для вас крайне
нежелательной. Вам придется бросать даже срочную работу, чтобы выполнить когда-то
взятое на себя обязательство. Это не делает чести ни вам, ни вашему расписанию.
Гарантией того, что вы не попадете в такую ловушку, служат следующие факторы:
понимание приоритетов, четкость вашего расписания и осуществление управления
планированием.



Заключение

Чтобы достичь большей эффективности в тех аспектах вашей деятельности, в
которые вовлечены и другие люди, вы должны:
· сделать все возможное, чтобы совещания, в которых вы участвуете, были как
можно более продуктивными, независимо от того, являетесь ли вы их
председательствующим, или простым участником;
· правильно передавать полномочия, руководствуясь при этом надлежащими
причинами;
· вести активную работу по устранению факторов отвлечения внимания и помех;
· признать, что вы можете оказать помощь другим лицам стать более
организованными;
· научиться говорить «нет» ассертивно.



6. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ПОРЯДОК В СЛУЖЕБНОМ
ПОМЕЩЕНИИ
Правильная организация порядка в служебном помещении может оказать
значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время,
предупреждать усталость, завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали.
Имейте в виду, что привыкнуть к рабочей атмосфере, далекой от совершенства, очень
легко, поэтому предлагаю вам в течение нескольких минут свежим взглядом окинуть ваш
офис и подумать:
· Насколько часто вам приходится вставать из-за стола, чтобы дотянуться до тех
предметов, до которых вы не можете дотянуться сидя?
· Достаточно ли свободного места на вашем столе, чтобы работать комфортно и без
помех, не захламлен ли он?
· Достаточно ли удобно расположены клавиатура и монитор вашего компьютера,
чтобы вы могли работать не напрягаясь и не испытывать чрезмерной усталости?
· Имеется ли у вас свободное по соседству с компьютером место, которое бы вы
могли использовать для одновременной работы с компьютером и бумагами?
· Не перегружены ли ваши посудные и платяные шкафы, а также книжные полки
ненужными вещами?
· Соответствует 'ли ваше оборудование для хранения тому имуществу, которое
должно в нем храниться?
· Часто ли вам приходится тратить время на поиски нужных вам вещей?
· Наилучшим ли образом расположена мебель в вашем офисе с точки зрения работы
за письменным столом, работы на компьютере, приема коллег и клиентов?
Для правильной организации вашего рабочего места каких-либо стандартных
рецептов не существует, что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и
наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в
служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов,
руководствуясь которыми, вы можете добиться оптимального состояния в этом вопросе.

Подумайте об эргономике

Эргономика — это процесс научной организации труда, направленный на создание
средств оптимизации труда, совершенствование методов выполнения человеком
какой-либо работы с учетом его безопасности, комфортности и производительности.
Возможно, в отношении организации порядка в вашем служебном помещении это звучит
несколько высокопарно, однако нет никакого сомнения в том, что выбор и размещение
мебели, оборудования, справочных материалов и различных принадлежностей в вашем
офисе может оказать значительное влияние на то, как вы работаете.

Мебель

столы

На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно
работать, не отрываясь по пустякам. Об устранении беспорядка на вашем рабочем месте
мы поговорим позже. Если вам приходится делить свое время между компьютером и
работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам
перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть
возможность, постарайтесь приобрести стол с регулируемой высотой.
Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое
со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между
вами и предполагаемым посетителем, — это ваше право, этим вы добьетесь эффекта
психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то
вам следует установить его по-другому. Установив стол напротив стены, вы создадите
удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше
рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола
способствует исключению случайных помех и снижению воздействия фактора отвлечения
внимания.


стулья

Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами,
что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме
того, такие стулья оборудованы замечательными спинками, что позволяет предотвратить
чрезмерную нагрузку на шею и спину. Ни в коем случае не идите на поводу своих
желаний подчеркнуть занимаемую вами позицию в организации за счет мебели. Стулья
должны быть функциональными. Стульев, которые были бы одинаково хороши для всех,
не существует, однако, чтобы выбрать стул для себя, вам следует обратить внимание на
следующие характеристики:
· наличие регулируемого по высоте сиденья;
· наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном направлении;
· наличие достаточной глубины сиденья;
· должная устойчивость;
· наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем офисе.

РЕГУЛИРОВКА СТУЛА

При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и
высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация по
этому вопросу заключается в том, что высоту сиденья надо отрегулировать таким
образом, чтобы вы могли удобно расположиться на нем, при этом ступни ваших ног
должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен
составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку, как в
вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.




Рис. 6.1. Регулировка стула
Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они
слегка касались нижней части ваших локтей, когда они находятся под прямым углом к
спинке стула. Подлокотники совсем не должны поднимать ваши локти, если они мешают
вам, их лучше демонтировать (рис. 6.1).
Пока все ясно, но имейте в виду, что при регулировке стула вы также должны
учитывать высоту рабочей поверхности вашего стола и клавиатуры компьютера. Вам
следует разместиться так, чтобы ваши ноги удобно располагались под рабочей
поверхностью стола и ничто не мешало их свободному движению.
Если вы не можете добиться такого положения, значит рабочая поверхность стола
расположена слишком низко для вас, и если это возможно, отрегулируйте ее должным
образом, в противном случае поменяйте стол. Если рабочая поверхность стола, когда вы
сидите, расположена значительно выше уровня ваших локтей, возможно, вам следует
отрегулировать высоту стула, при этом под ноги вам придется подставить опору, чтобы
можно было занять удобное сидячее положение.



другие виды мебели

Если в вашем офисе имеется место для приема посетителей или проведения
небольших по масштабу совещаний, обратите внимание на свою мебель. Многие все еще
предпочитают в таких случаях низенькие стулья и журнальные столики; такая мебель
действительно способствует созданию уютной и доверительной атмосферы. Однако для
деловых встреч предпочтительней другая мебель, например, круглые или овальные столы
и стулья с мягкими сиденьями и высокими вертикальными спинками.


оборудование

Когда-то я был знаком с одной секретаршей, организованности которой просто
поражался. Она всегда знала, где и что лежит. Ее рабочее место было само совершенство.
Когда я познакомился с ней, она уже шесть месяцев работала с новым начальником. Ее
предыдущий шеф имел такую особенность: он не любил пользоваться диктофоном.
Поэтому она держала его в ящике на верху высокого шкафа, а новый начальник, наоборот
каждый день приносил ей новую пленку для диктофона. Итак, каждый день поутру ей
приходилось карабкаться вверх за диктофоном, а в конце рабочего дня проделывать ту же
самую операцию, чтобы положить его обратно. Вот что значит сила привычки.
Пример крайнего педантизма, скажете вы и будете правы. Однако этот пример ярко
иллюстрирует, насколько живучи раз и навсегда заученные привычки. Смотрите,
стереотип работы давно поменялся, а привычка к давно заведенному порядку продолжает
жить Обратите внимание на то, где вы держите вещи, которыми пользуетесь регулярно. В

<< Пред. стр.

стр. 8
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>