<< Пред. стр.

стр. 9
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

случае нужды они всегда должны находиться у вас под рукой. Если над Baurav столом
оборудованы полки, они должны располагаться таким образом, чтобы вы могли
дотянуться до вещи находящейся на нижней полке, не поднимаясь со стула. Предметы,
которыми вы пользуетесь регулярно например: телефон, принтер, различного рода
справочники — должны находиться в пределах досягаемости, чтобы вам не надо было за
ними тянуться, чуть ли не падая со стула.


освещение

Вопросы освещения в современных офисах зачастую ассоциируются с широким
распространением компьютерной техники и ее правильным использованием, но вопросы
освещения чрезвычайно важны и для других видов деятельности. Светорассеиватели ламп
верх него освещения, а также настольные лампы могут оказать неоценимую помощь в
деле создания благоприятных условий для изучения и работы с печатными материалами.
Само собой разумеется, что люди, занимающиеся такой работой, должны проходить
регулярную диспансеризацию по определению качества зрения. Люди, которые раньше не
имели никаких проблем со зрением, когда им переваливает за сорок, начинают ощущать
проблемы при изучении близко расположенных объектов, особенно при плохом
освещении. Если раньше вам приходилось вертеться в поисках затерявшихся печатных
материалов, то теперь прежде, чем заняться этим, вам приходится вертеться в поисках
своих очков.



Использование компьютера

В последнее время сложилась такая тенденция, что инструкции по безопасному
использованию компьютеров адресуются в первую очередь тем, кого с полным
основанием можно назвать наркоманами от компьютеров. К этой категории можно
отнести персонал, занимающийся вводом данных, секретарей и программистов; но в наше
время почти все виды человеческой деятельности так или иначе связаны с длительным
использованием компьютерной техники, поэтому всем, кто в той или иной степени
пользуется компьютером, будет небесполезно ознакомиться с этими инструкциями.
Соблюдение некоторых простых рекомендаций при работе с компьютером поможет вам
увеличить производительность труда, обеспечить более высокий уровень комфортности и
предохранить от усталости и вредных последствий для здоровья.
Ниже вашему вниманию будет предложен ряд основных рекомендаций по
правильной работе с компьютерной техникой:
· Обычно рекомендуется, чтобы верхний край экрана монитора находился на одном
уровне с глазами пользователя. Однако некоторые компьютерные эксперты указывают,
что такая высота — это максимально разрешенный уровень, и продолжают настаивать на
том, что для некоторых категорий пользователей этот уровень должен быть чуточку ниже,
подчеркивая, что такое положение гораздо удобнее для глаз и шеи.
· Займите удобную позу, обращая особое внимание на положение шеи,
позвоночника, локтей, кистей, бедер и ступней.
· Старайтесь не оставаться в одном и том же положении в течение длительных
промежутков времени
· Держите предплечья, кисти и руки на одной линии и не опирайтесь ими на острые
края. Не ударяйте по клавишам слишком сильно.
· Клавиатура должна находиться под тем же углом, что и предплечья.
· Чаще делайте перерывы. Специалисты рекомендуют каждый час делать перерыв на
пять-десять минут.
· Каждые десять-пятнадцать минут работы на компьютере дайте отдохнуть глазам,
закрывая их на какое-то мгновение. Затем, открыв их, попытайтесь взглянуть на далеко
расположенные предметы и чаще моргайте.
· Устанавливайте монитор таким образом, чтобы от него не отражался свет. При
верхнем освещении пользуйтесь жалюзи, светорассеивателями, а при необходимости и
антибликовыми фильтрами.
· Чтение бумажных документов требует более сильного освещения, чем чтение с
экрана монитора. Если вы одновременно работаете на компьютере и с бумажными
документами, пользуйтесь настольной лампой, с помощью которой вы можете
отрегулировать освещение таким образом, чтобы дополнительный свет, необходимый вам
для чтения бумажных документов, на экран монитора не попадал.
· Специальная подставка под бумажные документы облегчит вам одновременную
работу на компьютере и с бумажными документами.
· Отрегулируйте до удобного для себя уровня контраст и яркость вашего монитора.
· Регулярно протирайте экран монитора и другие поверхности компьютера.



Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте

Беспорядок на рабочем месте служит потенциальным источником потери рабочего
времени и возникновения стрессовых ситуаций. Устранение беспорядка является
реальным фактором повышения эффективности работы. Области на вашем рабочем столе
и вокруг него представляют собой наиболее важные части вашей рабочей среды и,
возможно, вам захочется начать наведение порядка с них. Однако я советую начать с
просмотра посудных и платяных шкафов, чтобы высвободить место для предметов,
которые захламляют ваш рабочий стол.

Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах

Вышеперечисленные виды мебели представляют собой удобные места для хранения
вещей, которые вам не нужны. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех мест,
которые находятся на максимальном удалении от вашего стола; в них, скорее всего,
сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не
дошли руки во время предыдущих уборок По мере их высвобождения продвигайтесь
вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения
предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем
отношении области. Безжалостно избавляйтесь от мусора. Если вам попадаются
материалы, от которых по тем или иным причинам в настоящий момент избавиться
нельзя, но вряд ли вы когда-нибудь к ним прикоснетесь, складывайте их в коробки для
архивов, затем отошлите в центральное хранилище, если, конечно, таковое в вашей
организации имеется. Не забудьте при этом составить списки этих материалов и положите
их на хранение в свою картотеку.
Просмотрите все свои посудные и платяные шкафы. Ненужные документы и
откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и
материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда
будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаю вам сначала
полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Тот факт, что книги
у вас на полках будут занимать места не по ранжиру, когда вы попытаетесь расставить их
рекомендуемым способом, говорит о том, что нельзя добиться совершенства во всем, да и
время на это тратить не стоит. Все, что от вас требуется, — это разместить материалы и
документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае
необходимости.


Наведение порядка на рабочем столе

Признаюсь, что и у меня был такой момент в жизни, когда я притворялся перед
самим собой, что могу хорошо работать при загроможденном рабочем столе. Я заявлял
самому себе, что, несмотря на стопки документов, временами достигавших угрожающих
размеров, я с легкостью могу найти любую нужную мне бумагу, а резкое переключение с
одной задачи на другую только обостряет мое внимание на всем протяжении рабочего
дня. Конечно, это было глупостью. Наличие чрезмерного количества документов на
рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как
телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь
при этом никакого видимого успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их
реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также
служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек.
Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче
переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так
и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов,
находящихся на вашем рабочем столе.
Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые
причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам приходится
отрываться от работы и рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица
отыскать нужный ему документ. Специальные наблюдения показали, что на это уходит
минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка.
Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите
полторы недели, что, согласитесь, довольно большая потеря рабочего времени.
Подумайте, сколько бы вы могли совершить полезного за это время. А если вы
неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае
правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного
рабочего времени в год.
Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности
определять приоритетные направления деятельности. Например, в одной и той же стопке
могут находиться и записки, и наполовину подготовленные проекты докладов, и важные
письма, и просто мусор. У всех у них одна судьба; их важность будет определена только
тогда, когда они окажутся на вершине стопки или когда случайно попадутся вам на глаза
во время поисков других документов.
Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное. Когда вы принимаетесь за
решение новой задачи, вам нужно освободить место на рабочем столе, поэтому все
неотработанные документы вы кладете наверх стопок, делая их еще выше. При
просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз.
Довольно часто вы тратите силы и энергию на просмотр тех документов, от которых вам
надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете конечные
сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить о них, теряются под
грудами других документов. Иногда вы ловите себя на том, что даже копаетесь в
мусорной корзине в поисках той важной информации, которую записали на клочке
бумаги. Вполне возможно, что вы не обратили на этот клочок никакого внимания, когда
вытаскивали его из стопки сегодня утром.
Наконец, здесь есть место к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время,
пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете
избавиться от чувства беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в
этих стопках бумаги, и такая ситуация постоянно служит вам напоминанием, что вы не
можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто наличие
большого объема задач гораздо больше способствует возникновению стрессовых
ситуаций, чем их реальное выполнение.
Ну как, я вас убедил? Конечно. Теперь нам осталось только приняться за работу.
Ключом при наведении порядка на рабочем столе должна быть простота. Лучшим
началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, — корзинка
входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот.
Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы
захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том,
чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те
принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно. Другие предметы,
которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем
столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с
ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и
положительный психологический настрой.
Возможно, перед тем как начать наведение порядка на своем столе, вам придется
преодолеть определенный психологический барьер. Ведь загроможденный рабочий стол
подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится,
чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть
чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших
делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда
вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору
документов.



Как справиться с кипами документов

Перспектива наведения порядка среди бумаг, скопившихся на вашем рабочем столе
и вокруг него, на первый взгляд, может выглядеть удручающе, но, выделив для этой цели
определенное время, вы можете избавиться от них и от того психологического груза,
который сопутствует их присутствию. Кроме документов, имеющих непосредственное
отношение к вам, и документов, которые вы должны переслать другим, в этих кипах,
скорее всего, хранятся доклады, периодические издания и т.д., которые вы отложили,
чтобы прочесть позднее. Здесь также могут находиться документы, которым по тем или
иным причинам не нашлось места в вашей картотеке, или документы, которым вы так и не
смогли найти применение.
Ваша цель в данном случае должна заключаться в беглом просмотре этих кип
бумаги, но будьте осторожны, не увязните в этой трясине. Приготовьтесь к атаке на эти
удручающие кипы, будьте готовы быстро и решительно распорядиться их содержимым
(рис. 6. 2):
Рис. 6.2. Как справиться с кипами документов

· Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов
следующим образом: «принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть»,
«отправить на хранение». Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для
самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.
· Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в
мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам,
скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте
решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение
относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную
корзину.
· Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача
заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если — да, то его
следует отправить соответственно в корзину или папку.
· Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, вы
можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою
дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много
времени, так как ваша основная задача на этом этапе — разобрать все документы по
категориям.
· Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая
страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную
корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.
· Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте
время для работы с документами из корзин «прочесть» и «принять к обработке»,
используйте при этом вашу систему напоминаний с тем, чтобы быть в курсе, когда
приступать к работе с документами из папки «принять к обработке».
Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое
удовлетворение.

Как сохранить наведенный порядок

Итак, вы, наконец, рассортировали все документы, находящиеся в вашем офисе.
Инструменты, которыми вы пользуетесь регулярно, находятся под рукой, весь мусор
убран. Как вам сохранить наведенный порядок?
Ответ, боюсь, вас разочарует. Он напрямую связан с развитием позитивных рабочих
привычек:
· Быстро распределяйте документы в соответствии с правилом пяти действий,
приведенном в главе 4.
· Если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело
отправляйте его в мусорную корзину.
· Не используйте свой стол в качестве места хранения документов — пользуйтесь
для этих целей специальными проектными папками и папками «bring forward» (см. гл. 4).
· Всегда проверяйте наличие необходимого оборудования. Все инструменты и
принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.
· Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места вашего офиса.
· Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы
вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как
можно скорее.
Заключение

Ключевые аспекты наведения порядка на вашем рабочем месте:
· расположение мебели и оборудования в целях достижения максимальной
безопасности, комфорта и производительности;
· высвобождение времени и пространства путем реорганизации вашего стола и мест
хранения;
· сведение к минимуму стрессовых ситуаций путем ликвидации бумаг, разбросанных
по всему офису.



7. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ
Ни один из аспектов личной организации не вызывает большего трепета, чем
регистрация и хранение документов. Несмотря на то, что все мы не любим этим
заниматься, любой из нас редко задается вопросом, почему же все-таки он это делает.
Единственная причина подшивки документа в папку заключается в том, чтобы в будущем
нам легче было его отыскать; а нужен он нам лишь потому, что может помочь в
выполнении каких-либо аспектов нашей рабочей деятельности в будущем.
Освободитесь от слишком благоговейного отношения к регистрации и хранению
документов. Мнение о том, что только забитые документами папки представляют собой
настоящую систему регистрации и хранения, является ошибочным. Папки — это ресурсы,
предназначенные для вашего пользования, и не более того. Лицом, которое должно
получать от них пользу, должны быть именно вы, поэтому ваша задача заключается в том,
чтобы сделать все возможное, чтобы они работали на вас.
По наблюдениям экспертов приблизительно к 85 % всех материалов, хранящихся в
средней по объему картотеке, после регистрации больше никто и никогда не
притрагивается. Это значит, что в будущем только один из пяти старательно подшитых и
зарегистрированных документов будет востребован. Кроме того, по всей вероятности,
этот действительно необходимый документ будет очень не просто отыскать. Ведь тот
факт, что процентное соотношение нужных и ненужных документов расценивается как 15
к 85, может значительно затруднить ваши поиски.
Вам никогда с должной степенью уверенности не удастся предсказать, какой
документ в будущем вам понадобится, а какой нет. Некоторые материалы сдаются на
хранение по принципу «на всякий случай», другие действительно могут понадобиться в
будущем, но вы, со своей стороны, все же можете значительно сократить эту
утомительную работу и тем самым в будущем облегчить поиски нужных документов,
если при получении материалов чаще будете пользоваться операцией «отправка в
мусорную корзину». Задача операции регистрации и хранения документов заключается
отнюдь не в том, чтобы освободить ваш рабочий стол, а в том, чтобы разумно справиться
со страхом, возникающим, когда вы боитесь отправить тот или иной документ в
мусорную корзину только потому, что не знаете, что с ним делать дальше. В картотеку
должны отправляться только те документы, которые вы не сможете в дальнейшем
свободно получить из других источников, и документы, которые вполне могут вам
понадобиться и в будущем.
Если вы сможете отойти от осторожной тактики в деле регистрации и хранения
документов, основной лозунг которой гласит, что лучше сохранить документ на всякий
случай, чем отправить его в мусорную корзину, то, возможно, вам и удастся создать
поистине четкую и стройную систему регистрации и хранения документов. Оценивая
документ с точки зрения необходимости его регистрации и хранения, постарайтесь сразу
же ответить на вопрос о том, какую пользу вы могли бы извлечь из него в будущем. Если
убедительного ответа на такой вопрос вы не находите, то смело отправляйте его в
мусорную корзину.
Кроме вопроса осторожной тактики, в деле регистрации и хранения документов
существуют и ряд других проблем. Проверьте, какие проблемы непосредственно
относятся к вам:
· неправильное размещение информации?
· отсутствие структуры системы регистрации и хранения документов?
· несоблюдение структуры системы регистрации и хранения документов?
· недостаточно продуманная система группировки документов для их последующего
поиска?
· отсутствие системы удаления устаревших документов?
· создание дублирующих друг друга папок по причине отсутствия четкого
представления о документах, уже имеющихся в наличии?
· регистрация и хранение документов, к которым можно получить свободный доступ
из других источников?
· создание внутри системы слишком сложной классификации по категориям, вплоть
до того, что система становится неуправляемой?
· несоответствие оборудования хранению материалов специфических типов?
· трата времени на поиск неправильно зарегистрированных файлов?
· нерешительность в вопросе выбора места хранения документов?
· отсутствие папок, позаимствованных неизвестными лицами?

Правильно размещайте информацию

Выбор способов размещения и хранения информации должен осуществляться с
учетом частоты обращения к папкам с документами.

Текущие проекты и виды деятельности

К этой категории относятся папки, к которым вы можете обращаться по нескольку
раз на дню, поэтому их следует хранить или в картотечных ящиках вашего стола, или в
картотеке на колесиках, которая должна располагаться в непосредственной близости от
вашего рабочего стола. К этой же категории относятся папки с документами по
индивидуальным проектам или заданиям, находящимся в процессе выполнения.
Возможно, целесообразно будет промаркировать эти папки следующим образом: для
ответа, для прочтения, для подготовки к совещаниям. Это поможет вам побороть
склонность к захламлению вашей папки входящих документов и избежать возникновения
кип бумажных документов на вашем рабочем столе. Если вы выберете такой подход, вам
следует быть осторожными, чтобы эти папки не превратились в места скопления мусора.
Особенно это относится к папкам, помеченным «для прочтения». Недостаток папок
общего назначения заключается в их структуре, из-за чего можно пропустить важную
информацию о сроках выполнения той или иной задачи. Например, предварительное
чтение для подготовки к совещанию или письмо, на которое нужно ответить к
определенной дате. Для преодоления этой проблемы пользуйтесь папками с
многочисленными отделениями, выполненными в виде гармошки, с системой
напоминаний (см. гл. 4).


Основные справочные файлы
Ваша главная система регистрации и хранения документов предназначена для
материалов, за справкой к которым вы время от времени обращаетесь. Документы по
текущим проектам и видам деятельности должны отправляться туда только в том случае,
если их действительно стоит там хранить. Простая отсылка в главную картотеку всех
документов по текущему проекту после его завершения является ошибкой. Ведь папка,
относящаяся к этому проекту, за время его выполнения могла обрасти другими
вспомогательными рабочими материалами, которые уже не имеют какого-либо значения.
Если вы хотите, чтобы ваша система работала четко и надежно, безжалостно избавляйтесь
от мусора.



Организация вашей системы регистрации и хранения документов

Сначала определитесь относительно количества разделов, по которым вы хотите
сгруппировать свои папки. Естественно, это будет зависеть от характера вашей работы,
но, как правило, следующие категории присутствуют во всех системах такого рода:
персонал, клиентура, проекты или администрирование. Будет целесообразно, если вы
воспользуетесь цветовой кодировкой папок внутри каждого раздела с тем, чтобы
облегчить себе поиск в картотеке. Особенно это удобно, если вы пользуетесь алфавитной
системой регистрации и хранения документов. Алфавитный порядок обычно является
самым удобным при организации хранения отдельных файлов в рамках категории или
раздела.
При выборе названий отдельных папок используйте как можно более подробное
описание, но при этом учитывайте вопрос управления картотекой. Следует избегать как
разделения быстро заполняемых документами папок на несколько новых, так и того,
чтобы у вас в системе хранились папки всего с несколькими документами. Ни то, ни
другое не благоприятствует быстрому поиску нужных деловых бумаг, что, собственно, и
является основной причиной организации вашей системы их регистрации и хранения.
Если папки, содержащиеся в одной из папок раздела, будут слишком объемными от
распирающих их документов, то пропадает весь смысл организации вашей системы,
потому что это то же самое, что хранить документы в виде кип на своем столе. Не
пытайтесь определиться относительно последующей ценности всех документов,
проходящих через ваши руки, иначе вы окажетесь в таком положении, что некоторые
папки вашей системы останутся пустыми. Однако помните, что ваша система будет с
течением времени расширяться, поэтому оставьте свободное пространство между папками
и разделами. Названия папок должны быть краткими и простыми, и постарайтесь избегать
туманных описаний. Папки категории «разное» по своей сути являются черными дырами.
Для хранения материалов выбирайте соответствующее им оборудование. Для больших по
объему отчетов и периодических изданий лучше пользуйтесь папками с ячейками или
прочными скоросшивателями, а не навесными папками из мягкого материала. Подумайте,
стоит ли хранить журналы и другие периодические издания целиком. Если вы будете
вырезать из них нужные вам материалы, то их хранение займет гораздо меньше места и их
будет легче отыскать.


Регистрация и хранение документов

Если вы уже совершили все операции по обработке документов, изложенные в главе
4, значит те документы, хранение которых не имеет смысла, в вашей системе отсутствуют.
Ниже я хочу привести несколько дополнительных указаний по дальнейшему
совершенствованию вашей системы регистрации и хранения документов:
· В верхней части каждого документа, предназначенного для хранения, проставьте
наименование папки, в которую вы хотите его отправить. Эта операция поможет вам
избежать повторного чтения документа и определения целевой папки, когда вы
действительно займетесь его отправкой на хранение.
· Если вы испытываете затруднение относительно того, куда отправить документ,
постарайтесь определить ту тему, какой он соответствует, с тем чтобы в будущем у вас не
возникло проблем с его поиском.
· Всегда держите под рукой список ваших папок, это поможет вам определиться,
куда отправить тот или иной документ, и удержит вас от создания новых папок, тематика
которых будет перекликаться с тематикой уже имеющихся.
· Не следует регистрировать и принимать на хранение распечатки документов, уже

<< Пред. стр.

стр. 9
(общее количество: 13)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>