стр. 1
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

УДК 331.81+331.044
ББК 65.9(2)244
К 33

Френсис Кей
Сдвиньте с мертвой точки ваш тайм-менеджмент/ Пер. с англ. М., Hippo, 2004. - 216 с.

Практическое руководство для менеджеров, студентов и всех, кто осознает, что эффек-
тивность работы и качество свободного времени нуждаются в серьезном пересмотре.

ISBN 5-98293-047-4 (рус.)
ISBN 1-84112-481-8 (англ.)

Copyright © 2003 by Frances Kay
Publisher 2002 by John Wiley & Sons Ltd.

The right of Frances Kay to be identified as the author of this book has been asserted in
accordance with the Copyright, Design and Patents Act 1988
First published 2003 by Capstone Publishing Limited (a Wiley company)

© Издательство «Hippo», 2004

All Right Reserved. Authorized translation from English language edition published by John
Wiley & Sons Ltd.

Для почтовых сообщений 201 Haverstock Hill, London NW34QG, UK
Телефон в Москве 775 08 62 hippo@publicist.com
hippo@hippopub.ru
Перевод - Л. Зайко
Верстка - О. Скоркин

Отпечатано в ОАО «Типография «Новости»
105005, Москва, ул. Фридриха Энгельса, 46
Тираж 5000 экз. Заказ №2015
Об авторе vi
Автор благодарит vii
Введение viii
Глава 1 Управление временем: что это такое? 1
Глава 2 Что вы собой представляете? 15
Глава 3 Отличное начало: хорошие
привычки противопоставить плохим 29
Глава 4 Стресс? Здоровье и поддержание
баланса работа/жизнь 53
Глава 5 Управление временем дома 75
Глава 6 Управление временем на работе 95
Глава 7 Управление временем и люди:
клиенты, персонал, друзья и семья 121
Глава 8 Как быстро справляться
с техникой и документами 145
Глава 9 Совещания и управление
информацией 165
Глава 10 Всегда работать хорошо 191
Алфавитный указатель 203
Френсис Кей имеет 35-летний опыт работы в различных сфе-
рах деятельности, в том числе в политике и юриспруденции. Не-
смотря на то, что Френсис, начиная с 17-летнего возраста, ра-
ботала полный рабочий день, у нее нашлось время вырастить
четверых детей, регулярно путешествовать и менять местожи-
тельство одиннадцать раз. По ее собственным словам, она была
вынуждена что-то предпринимать, чтобы справляться со всем
этим и написать книгу!
Она создала свою собственную консультацию по принятию
решений, Кауас Limited, в 1996 году. Компания занималась уп-
равлением проектами в области научных исследований, разви-
тия бизнеса, человеческих ресурсов и организации мероприя-
тий. В 2002 году фирма Кауас была преобразована в компанию
Acument2. Компания Acument2 исследует и предоставляет воз-
можности выхода на потенциальных клиентов, установления
деловых связей и стратегических союзов.

acumentoo@aol.com
Моя искренняя благодарность замечательным друзьям, кол-
легам, клиентам, партнерам и экспертам в различных облас-
тях деятельности, внесшим свой вклад в исследования, кото-
рые легли в основу этой книги, и чьи знания и информирован-
ность были бесценны, в частности:
Лесли Баррат, Майку Беннету, Джо Биддолфу, Киму Бир-
чаллу, Киму Бриттону, Джоселин Бьюри, Софи Чалмерс, Энд-
рю Комеру, Хелен Элиас, Николе Гоолд, Лез Грин, Хелен, Гин-
нес, Патрику Хейли, Лорел Херман, Юдит Хуббард-Джоунз,
Джейн Джеймз, Нелсону Кайту, Дэвиду Керку, Деборе Лот, Дэ-
виду Лоуе, Ровене Ласти, Дэвиду Маттоку, Дид Миллар, Лоре
Панк, Аннабел Пейн, Бриджет Постлетуейт, Эндрю Редману,
Гвен Рис, Лили Зегерман-Пек, Саре Шейлер, Майку Ситтону,
Николе Стивене, Мери Уеланд, Мэтью Уилоку, Линдеа Уитни,
Грегу Ягеру и, наконец, последнему, но, не менее важному, Мар-
ку Кейю, за помощь и терпение.
Завтрашний день всегда самый занятый день недели.
Джонатан Лазэйр
ем бы вы ни были, что бы вы ни делали, вам, несомненно, хочется чего-то
добиться. Этому способствует организованность. Проще говоря, кто лучше
подготовлен - добьется успеха скорее, чем тот, кто не подготовлен. Не обладая
способностью управлять своим временем, можно то заниматься преодолением
проблем, то бороться с кризисной ситуацией и заканчивать день, почти ничего
не сделав. Это обескураживает, поскольку большую часть времени приходит-
ся реагировать на ситуации, с которыми вы, возможно, не в состоянии спра-
виться.
Зачем все усложнять, когда с помощью небольших усилий по планированию
и сосредоточенности можно добиться хороших результатов в достижении сво-
их целей? По существу, управление временем означает: быть лучше подготов-
ленным для того, чтобы справляться с неожиданными ситуациями, которые
могут перечеркнуть день любого человека. Эта книга предназначена для тех,
кто хочет делать больше, активизировать свою деятельность, улучшить свои
результаты и повысить эффективность.
Вы можете подумать, что у вас нет времени для чтения такой книги, но она
составлена в удобной для читателя форме! Прочтите ее либо от корки до корки,
либо выборочно. Не тратьте ни минуты своего драгоценного времени - следуйте
советам, предлагаемым здесь, и начните управлять своим временем сегодня же.
Собирался написать вам короткое письмо, но не было времени,
поэтому написал вместо него длинное письмо.
Марк Твен

попросила своего друга, талантливого художника-гра-
фика, определить понятие управления временем. «О нет,
не спрашивай меня, - взмолился он. - Во-первых, я совсем не
умею управлять временем. Не потому, что не считаю это важ-
ным или не знаю, как это делать. Мои мозги не настроены на
восприятие времени».
Это заинтересовало меня, так как я полагала, что все ощу-
щают время. Он продолжил: «Поспрашивай моих коллег. Не
посмотрев на циферблат я вряд ли скажу, который час. Часы
для меня пролетают как доли секунды. Любое дело занимает
гораздо больше времени, чем я могу предположить. К тому
же я профессиональный «откладыватель», причем делаю это
с олимпийским спокойствием».
Я настояла на пояснении. «Ну, - ответил он неуверенно,-
когда у меня настроение совсем падает от несделанного, и я
принимаюсь за работу, которую надо было сделать еще вчера,
мое внимание привлекает сначала лежащий рядом журнал...
потом сайт в интернете... потом клочок бумаги... Результат -
почти нулевой».
Он утешал себя мыслью, что все это - признак большого
творческого ума и что в подсознании он занимается аналити-
ческой деятельностью и раздумывает над важными вопроса-
ми мироздания или над предпринимательским проектом. На
самом деле он боялся, что в действительности - это просто
лень.
Под впечатлением такого прямого и чистосердечного при-
знания я завела разговор со своей приятельницей, возглавля-
ющей отдел маркетинга в фирме по операциям с недвижимо-
стью.
Я поинтересовалась ее мнением на счет управления вре-
менем. Поскольку у нее маленький ребенок, она иногда оста-
ется дома, но постоянно сражается с трудными ситуациями и
ловко справляется с неотложными делами, как на работе, так
и дома. «Этот вопрос не ко мне, - сказала она. - В прошлом
году меня послали на чрезвычайно дорогостоящие курсы по
обучению управлением временем. Руководство считало, что
мне это крайне необходимо. Я же опоздала настолько, что мне
не разрешили присутствовать, и я все пропустила!»
Задевает ли вас какой-либо из этих примеров? Я знаю мас-
су людей, которым часто не хватает времени. Они пытаются
сделать многое за день, но не имеют представления, как орга-
низовать свое время.
Помощь по решению проблем управления временем - в ва-
шем распоряжении. Я питаю страсть к организованности и по-
чти всю свою деловую жизнь посвятила профессиональной
организации проектов, людей и мероприятий. Рекомендации,
предлагаемые в книге, должны помочь вам найти пути лучше-
го решения проблем.
Не потому ли многим из нас не хватает времени, что мы просто
не понимаем важность контроля над ним? Почему нужно думать
об управлении временем? Действительно ли управление вре-
менем имеет значение? Важно ли это? Да!
Многие проблемы с использованием времени возникают из-
за неумения его планировать.
Необходимо планировать свое время и не допускать, чтобы
вам кто-то мешал, будь то люди или телефонные звонки. Мед-
лительность - главная причина проблем управления временем,
и на этом мы остановимся более подробно в главе 3. Конечно,
кризисные ситуации могут возникать, и если у вас нет резерв-
ного запаса времени («буферной зоны»), вам ничего не остает-
ся, как справляться с проблемами «пожарными» методами.
Лучшее противодействие проблемам управления временем
- это способность принимать решения. Если вы научитесь вы-
делять главное и ставить приоритеты - вы сможете решать са-
мые трудные проблемы, даже неразрешимые на первый взгляд!
Говоря об управлении временем, я на самом деле имею в виду
не время. Речь идет о задачах - о достижениях, отдаче, резуль-
татах. Для достижения успеха необходимо развить навыки и
привычки. Такие привычки нужны не только для того, чтобы
хорошо выполнять работу, они также важны для того, чтобы
вас считали компетентным, способным человеком.
Чтобы добиться чего-нибудь сегодня, нужно быть организо-
ванным. Везде, на работе и дома, вы должны управлять собы-
тиями, а не находиться в их власти.
Техник управления временем много, и они различны. Как
большинство навыков, их нельзя приобрести механически. Не-
обходимо усвоить правила и применять их к собственным конк-
ретным обстоятельствам. Любая конструктивная привычка, ко-
торую удастся развить в себе, поможет вам начать управлять
временем.




Всем известно, насколько верно это утверждение. Нет ниче-
го хуже, когда к концу дня чувствуешь, что результаты могли
бы быть лучше. Для многих людей это самая стрессовая ситуа-
ция в жизни. Некоторые прикладывают огромные усилия, по-
стоянно заставляют себя составлять планы на будущее и каж-
дую минуту осознают, что время проходит.




Промедление губит возможности.
Виктор Кьям

Если это срочно - сделайте это сейчас! Не медлите. То, что не
терпит отлагательства сегодня, завтра может превратиться
в катастрофу, если оставить все как есть!
У всех нас множество дел, много разных задач, и многие из
нас не умеют определить приоритеты. Это рождает огромное
число людей, с олимпийским спокойствием откладывающих
дела со дня на день.




Причина промедления кроется, главным образом, в том, что
задачи слишком велики или трудны. Или промедление связано
с личным нерасположением к определенному виду деятельнос-
ти. Боязнь не справиться с задачей - еще одна причина. И еще
- недопонимание настоящего значения или цели задачи. Или
слишком скучные задания. (См. главу 3 о том, как хорошие при-
вычки кладут конец промедлению.)
К тому же большинство людей рассчитывает на мгновенное
удовлетворение. Те, кто изучал поведение животных, знают, что
животные неспособны ожидать чего-либо, и это представляет
собой основной инстинкт низших видов. Люди не относятся к
низшим видам и поэтому не должны поддаваться этим инстин-
ктам! Однако каждый из нас был неоднократным свидетелем
взрывов негодования уже взрослых людей из-за незначитель-
ной задержки в чем-либо. Приступы гнева случаются где угод-
но - на дорогах, по поводу тележек в супермаркетах, на почте, в
автобусных очередях.
Когда оставлена «буферная зона» во временном простран-
стве, тогда бывает меньше поводов для вспышек гнева. При
этом, если дела занимают больше времени, чем ожидалось,
люди способны проявлять терпение и выдержку.




Совершенство — это не всегда главное
Управлять временем - не значит быть совершенным и всегда
все успевать. Скорее - это готовность к любой ситуации. Для
людей, легко впадающих в панику из-за малейшей неожидан-
ности, резервное время («буферная зона») в ежедневном гра-
фике скомпенсирует неожиданную потерю времени и позво-
лит предотвратить цейтнот.
Проблемы управления временем часто возникают из-за не-
эффективности людей, с которыми вы связаны, или вследствие
чьей-то самонадеянности и отсутствия уважения к другим. Одна
моя коллега рассказала, как сильно волновалась, поскольку еле
успела закончить работу к намеченному сроку. Босс попросил
ее подготовить работу к пятнице при условии, что она получит
задание в понедельник. По чьей-то вине задание было передано
ей только во вторник. Это укоротило время на выполнение за-
дания на один день, и хотя она была не виновата, ей пришлось
провести два вечера в офисе, работая сверхурочно, чтобы за-
вершить работу. Я отметила, что в данном случае была необхо-
димость в проявлении настойчивости и уверенности в себе, а
также в установлении более низких границ качества выполне-
ния.

Когда оценка «удовлетворительно» достаточна
Как-то директор компании вызвал стажера на срочное совеща-
ние. В это время стажер работал над докладом, который нужно
было представить к определенному сроку. Выяснилось, что о со-
вещании должны были (и могли) сообщить заранее. И что еще
досаднее, оно не являлось срочным или важным, и его можно
было спокойно отложить. В результате стажер предстал перед
дилеммой: у него нет достаточного времени для работы. Если
бы он решил выполнить работу согласно своим собственным
высоким стандартам, то не успел бы к сроку; а выполняя ту же
работу менее качественно, на оценку «удовлетворительно», в
срок бы уложился.
Чтобы избежать стрессовой ситуации и не терять больше
времени, он поговорил со своим боссом, объяснив, что непред-
виденное совещание нарушило его график и он не сможет за-
кончить работу к намеченному сроку. Он осознавал, насколько
важно, чтобы работа была представлена вовремя, потому что она
необходима для совещания с партнерами, которое нельзя отло-
жить. И показал работу, которую уже выполнил, в надежде, что
ее можно оценить как «удовлетворительную». Босс одобрил ра-
боту и принял.
Это подтверждает принцип Парето (известный также под на-
званием «Правило 80/20»): менеджер был готов принять рабо-
ту, выполненную на 80%, этого было достаточно для проведе-
ния совещания с партнерами. Остальные 20% (если бы стажер
настоял на завершении работы) не добавили бы ничего суще-
ственного к конечному результату.
Учитесь понимать, когда «удовлетворительно» - это то, что
нужно. Не тратьте время впустую на улучшение того, что уже
удовлетворяет ожиданиям других, и используйте это время на
что-нибудь более важное.
Цена плохого управления временем легко подсчитывается в еди-
ницах зарплаты или жалованья. Но все-таки цена - это наиме-
нее важное в данной проблеме. Для большинства людей, особен-
но в рабочие часы, плохое управление временем может означать:
• потерю самообладания,
• стресс,
• работу хуже своих возможностей,
• напрасную трату ресурсов,
• упущенные возможности,
• плохую коммуникацию,
• отсутствие побудительных мотивов,
• нехватку времени для отдыха дома,
• плохое настроение,
• медленную адаптацию к изменениям.

Этот список бесконечен. Если не будете управлять своим вре-
менем (т. е. контролировать , как вы распоряжаетесь своим вре-
менем) - вы ничего не добьетесь. На выполнение заданий будет
уходить больше времени, чем необходимо, возникнут ошибки,
а возможности будут откладываться или упускаться.
Управление временем дает шансы осуществлять то, что вам
действительно следует делать. Помните, что речь идет не толь-
ко о времени, но и о задачах. Совершенствуя свое исполнение,
вы сможете лучше планировать свое время и управлять им, до-
биваться результатов, к которым вы стремитесь.
В следующей главе вы многое узнаете о себе, а также о том,
как планировать, выделять приоритеты и составлять списки за-
дач. Вы сможете начать формировать нужные привычки, созда-
вать хорошо отлаженные системы поиска стратегий, чтобы на-
учиться справляться с непредвиденными ситуациями.




• Управление временем - это не только о времени,
но и о задачах.
• Управление временем - это настоящий источник
продуктивности и эффективности для каждого человека.
• Управлять временем - значит контролировать себя.
• Управление временем помогает справляться с мешающими
факторами, проблемами и кризисами.
• Управлять временем - избегать промедления.
• Управлять временем - значит исключить «пожарные»
• Управление временем помогает научиться говорить «нет»
и устанавливать границы.
• Иногда «удовлетворительно» - это все что нужно (Парето).
• Приобретение новых привычек и навыков дает возможность
достичь больших результатов.
То, ч т о гусеница называет смертью, мы называем бабочкой.

то вы? Кем вы хотите быть, и какую жизнь вам хотелось бы
вести? Эти вопросы относятся не только к вашей жизни во-
обще, но и к работе.
Например, когда вы планируете свой день, думаете ли сна-
чала о рутинных задачах? Или стараетесь в первую очередь из-
бавиться от трудной или неприятной работы? Вы творческий
человек? Или предпочитаете «плыть по течению»?
Трудно ли вам сосредоточиться на происходящем? Легко ли
вас отвлекают другие люди или события? Витаете ли вы в обла-
ках и вдруг понимаете, что уже слишком поздно идти в мага-
зин, а метро закрыто?
Как насчет расписания? Пользуетесь ли вы ежедневником,
где планируете дела на каждый день? Если «да», то какие дела
остаются невыполненными в конце дня? Известен ли вам закон
Паркинсона - «Работа занимает все отведенное на нее время»?
Знаете ли вы, когда ваш мозг работает наиболее эффектив-
но, и планируете ли вы сделать самую трудную работу в это
время дня?
Вот некоторые вопросы, на которые следует ответить преж-
де, чем приступить к развитию необходимых для эффективно-
го управления временем навыков и привычек. Обдумайте эти
вопросы, а затем заполните опросник «Как я обычно управляю
временем», предлагаемый на рис. 2. 1, после чего подсчитайте
баллы.
Очень важно знать, что вы за человек. Зная это, вы сможете най-
ти самые лучшие стратегии, которые помогут преодолеть ваши
слабости и начать делать дела.
Мы все отличны друг от друга как отдельные личности, но
можем быть объединены типом характера. Одни люди работос-
пособны по вечерам, однако не могут раскачаться ранним ут-
ром. Другие рвутся к действиям по утрам, так как просыпаются
с естественным избытком энергии. К какому типу людей при-
надлежите вы? Знаете ли вы о ваших пиках и спадах в течение
дня?
А знаете ли вы кого-нибудь, кто подходил бы под определе-
ние «пока петух не клюнул»! Человеку такого типа требуется,
чтобы прозвонил последний звонок с напоминанием об оконча-
нии всех сроков, и только тогда, в напряженных условиях, он
прекрасно справляется с работой.
Не задевает ли этот сценарий какую-то струнку в вас, или,
может быть, у вас есть коллеги по работе, к которым это отно-
сится? Один менеджер, с которым я работаю, терпеть не может
вставать рано утром и никогда не является в офис раньше сво-
их подчиненных. Он намеренно проводит свой рабочий день,
позволяя постоянно отвлекать себя, наполняя его совещания-
ми, телефонными звонками и т. д. Он утверждает, что таким об-
разом расслабляется и это дает ему возможность взаимодей-
ствовать и общаться с персоналом.
Он гордится тем, что сотрудники узнают его ближе, и ему
нравится создавать неофициальную рабочую обстановку. Он не
одобряет политику «закрытых дверей» («closed-door») , и его
офисы - «с открытой планировкой»(«open-plane»). Он знает, что
сколько бы времени у него ни было для выполнения определен-
ной задачи, он будет тратить его по мелочам до тех пор, пока
просто не будет вынужден что-то сделать. Только после того,
как телефон перестает звонить, персонал уходит домой и офис
наполняется тишиной, он может сесть и сконцентрироваться на
серьезных проблемах дня.
Он признает, что когда остается всего пара часов, чтобы за-
кончить что-то, его мозг начинает работать по-настоящему. Его

стр. 1
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>