<< Пред. стр.

стр. 10
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

• Высказывались ли просьбы о пояснениях, и были
ли они даны?
• Было ли сделано резюме постановлений и со всеми ли
согласовано?
• Все ли были удовлетворены ходом совещания?
• Все ли согласились, что возражения были учтены
надлежащим образом?
• Были ли протоколы составлены четко и без излишних
деталей?
• Были ли они опубликованы в течение 24-48 часов?
• Были ли в них внесены: перечень мероприятий,
сроки выполнения и ответственные за их выполнение?
• Работали ли председатель и организатор (если это не одно
и то же лицо) в значительной мере коллегиально?
Умственные способности проверяются по умению держать
в голове две противоположные идеи одновременно и вместе
с тем не утрачивать способность действовать.
Ф. Скотт Фицджеральд

Если вы родились организованным человеком, это великолеп-
но. Если, однако, вы не отличаетесь особым стремлением к по-
рядку, в этом нет ничего плохого - просто нужно научиться бы-
стро наводить порядок!
Отделаться от бумаг - это не цель. Настоящая задача - оп-
ределить, как управлять информацией. Вы можете сказать: «Я
все могу найти, поэтому, кого заботит, что в моем офисе хаос?»
Ответ на это: «А что, если вы отсутствуете?»
Приступая к наведению порядка, не начинайте со старого
хлама. Начните с сегодняшней электронной почты, она попадет
в завтрашнюю кучу! Организованность не является тайной, это
просто нахождение метода, приемлемого для каждого из нас.
Большинство людей не хотят работать в беспорядке, но либо
они не знают, как сохранять порядок, либо не имеют времени,
либо не обращают внимания на это. Следует спросить себя: ка-
кая информация важна, в какой форме ее хранить, сколько вре-
мени следует ее хранить и кто нуждается в доступе к ней.
В главе 8 приведены советы относительно того, как эффек-
тивно работать с документами. Еще одна простая, но жесткая
система под названием FAT - просмотреть все бумаги и разме-
стить в архиве (File it), принять на исполнение (Act on it) или
выбросить (Toss it). Причина неорганизованности может быть в
неспособности принимать решения. Если вы откладываете при-
нятие решения, вы создаете неразбериху либо у себя в голове,
либо на своем столе, но скорее всего, и там и тут.
Как уже говорилось, передача административных функций,
связаных с такими областями, как финансы, бухгалтерия, кре-
дитный контроль, управление информацией и проверка ее, ра-
бота с бумагами позволяет освободить ваше время для других
задач.


Что хранить и как это найти

Проследите за тем, чтобы вся входящая информация была со-
брана в одном месте (я подчеркиваю - вся). Почта, сообщения,
журналы и т. д. должны находиться в вашей «входящей корзи-
не» (папке) и нигде больше. Освобождайте ее каждый раз, когда
садитесь за свой стол. Это показывает людям, что вы получаете
сообщения и работаете над ними. В учреждениях часто суще-
ствует система, когда «входящая корзина» каждого сотрудни-
ка размещена в центральном помещении. Также необходима
«корзина исходящих сообщений», подготовленных для распро-
странения, передачи другим лицам или для помещения в ар-
хив.
Хранение записей, контакты и базы данных

В любом уже довольно крепком или развивающемся бизнесе
люди иногда забывают включать в план действия: регистра-
цию заказчика, сообщения клиента, потенциальные, деловые
контакты и другую информацию. По мере расширения компа-
нии можно обнаружить, что вы теряете контроль над инфор-
мацией. Необходимо задать себе следующие вопросы:
• Известно ли мне, кто есть кто? Какая информация нужна
мне о клиентах, контактах и потенциальных, линейных
поставщиках?
• Каким образом следует сделать выбор, с кем мне
контактировать и как часто? Как мне организовать
точную регистрацию тех, кто принадлежит моей сети,
каким опытом они обладают, и что я могу предложить им?
В больших компаниях за эти вопросы несут ответственность
целые отделы, но в маленьких фирмах эти проблемы ложатся
на плечи штатных сотрудников.
Один простой способ решить эти вопросы - это разработать
анкету для клиентов, контактов, возможных заказчиков и ин-
весторов, включающую в себя следующие пункты:
• Где их можно найти, чем они занимаются.
• Вид бизнеса, какой опыт они имеют.
• Имена ключевых людей в их организации.
• Краткая запись первого посещения и причины
установления контакта.
• Исходная задача для развития.
• Предпочтительная последующая процедура или
процедура осуществления контакта.
Когда эта информация будет получена, ее следует поместить в
картотеку (если запись сделана на бумаге) или внести в элект-
ронную базу данных.
После этого приступайте к осуществлению плана относи-
тельно того, когда и как контактировать с клиентами, потенци-
альными клиентами и возможными инвесторами. В план необ-
ходимо включить следующее:
• Когда контактировать.
• Какова цель поддержания контакта.
• Каким образом это делать: с помощью электронной почты,
по телефону, посредством информационных бюллетеней,
на личных встречах.
• Сколько контактов следует осуществлять каждый месяц.
• Распределите контакты по категориям в зависимости от
вероятности получения заказа.
• Сделайте ориентировочную оценку прибыли на базе этой
информации.
Постоянно обновляя сведения о сети и потенциальных клиен-
тах компании, вы помогаете организации в развитии бизнеса. В
некоторых организациях нередко действует система поощре-
ний за такую информацию, поэтому скрупулезное ведение по-
стоянно обновляемых записей для управления информацией
компании может принести вам дивиденды.
Разработка систем для всего - для ответов на телефонные звон-
ки, для регистрации сведений о клиентах, для выписки счетов и
т. д. - экономит массу времени. Системе необходимо следовать
постоянно, и она должна функционировать без вас. Располагая
хорошей системой, вы сможете взять отпуск без опасений, что
все рухнет в ваше отсутствие.
Картотечные системы должны быть настолько просты, что-
бы можно было выполнять операции быстро, не накапливая на
столе кипы неразобранных бумаг.


Перекидные картотеки
Это замечательное приспособление, которое можно использо-
вать для многих целей. Перекидные картотеки бывают ежене-
дельными, ежемесячными и ежегодными. Их можно купить
(картотеки по типу «гармошки») или сделать самим — простые
картонные карманчики, соединенные друг с другом посредством
разъемных колец, скрепленными и продетыми в отверстия. В
еженедельных картотеках должно быть пять карманчиков; в
ежемесячных - четыре, а в ежегодных - двенадцать.
На карманчики наклеивают соответственно названия дней
недели (с понедельника до пятницы), номер недели и название
месяца. И каждый день вы просматриваете те карманчики, ко-
торые соответствуют текущему дню, неделе и месяцу.
Перекидные картотеки не дают накапливаться горам бумаг
и очень полезны при регулярном использовании.
Проставьте дату на сообщение и вложите его в соответству-
ющий карманчик. Если это повестка дня совещания, намечен-
ного на четверг, вложите ее в карманчик под заголовком «чет-
верг». Если это напоминание относительно ежегодной страховой
премии - его помещают в карманчик месяца, предшествующе-
го сроку выплаты. То же самое относится и к остальным бума-
гам.

Дополнительные метки
Это указание даты, когда следует просмотреть конкретную бу-
магу еще раз. Проставьте дату на документе, например, в верх-
нем правом углу и вложите материал в перекидную картотеку.
И в указанный срок примите решение по этому материалу (если
к тому времени проблема не разрешится). Простой пример: ко-
пия приглашения партнера на лекцию. Проставьте дату в днев-
нике, чтобы проверить, будет ли получен к этому времени от-
вет, и поместите в картотеку.

Просмотровые карточки
Это очень простая, но эффективная система, о которой упоми-
налось раньше. Возьмите ящик картотеки и несколько просмот-
ровых карточек. Сначала наклейте на двенадцать карточек над-
писи с обозначением месяцев от января до декабря. Остальные
пометьте цифрами от 1 до 31. Теперь у вас имеется место для
хранения бумаг на этот месяц (доклад, который вам нужно про-
читать; приглашения на конференцию; записка с вопросом, ко-
торый вы собираетесь задать на следующем совещании; поздра-
вительная открытка и пр.). Все материалы на следующий месяц
или на остальную часть года вкладывают в секции от января
до декабря. Каждый день, когда вы садитесь за свой рабочий
стол, вы просматриваете содержание ячейки на день. В конце
месяца откройте ящичек на следующий месяц и распределите
его содержание под цифрами 1—31.
Эту систему можно дополнить висячими картотеками для
проектов или клиентов, с которыми вы регулярно работаете.

«Сундук с драгоценностями»
Для справочного материала, который может быть востребован
в будущем (так называемых «идей»), полезно выделить карто-
течный шкаф, ящик или другой контейнер. Один мой товарищ
по предпринимательским делам устроил «сундук с драгоцен-
ностями» в ящике своего стола. Он заполнен вырезками, идея-
ми и «пусковыми механизмами» для возможных деловых пред-
приятий, планами, проектными изобретениями - всем и всяким,
что попадается ему на глаза и что он хочет сохранить. Иногда
это оседает на годы, а что-то он использует в ближайшее время.
Как бы ни развивались события, у него всегда много идей для
воплощения, многочисленных схем для изучения и будущих
проектов, которые он может претворить в жизнь. Он полагает,
что этот материал обеспечит ему занятость и (он надеется) за-
житочность на всю оставшуюся жизнь. Это можно назвать в ка-
кой-то степени потрясающе счастливой способностью к откры-
тиям!
Однако «Коробочкам», имеющимся среди нас, следует ис-
пользовать эту систему с осторожностью. Это не свалка для бу-
маг, которых некуда девать. «Сундуком» пользуются в строго
информативных целях и предполагается, что он принесет
пользу и понадобится в будущем. Появление в этой коллекции
старого автобусного билета, рекламы из почтового ящика, про-
шлогодних рождественских открыток и просроченных пропус-
ков в библиотеку означает, что «сундук с сокровищами» исполь-
зуется не по назначению!

Разгрузка памяти
Это просто безбумажная система запоминания идей. Творчес-
ки мыслящие личности могут быть переполнены замыслами, но
отличаться слабой организованностью. Когда неожиданные идеи
приходят вам в голову, не отбрасывайте их. Относятся ли они к
делу лишь отдаленно или конкретно, зафиксируйте их, открыв
новый файл на своем компьютере. Дайте название его тематике
или проблематике с тем, чтобы можно было легко найти его по-
зднее. Название должно содержать в себе какую-то ассоциацию
и напоминать о вопросе, который вы имели в виду в тот момент.
В файл будут внесены все замыслы и гипотезы, связанные с
предметом, в отношении которого у вас возникли неожиданные
идеи.
Они могут прийти к вам в самые неожиданные моменты, ког-
да вы увидели что-то по телевидению или услышали по радио,
обратили внимание на цитату, заголовок, сообщение в прессе,
предложение коллеги или вас натолкнула на это неожиданная
встреча с другом. Все, что необходимо занести в память, можно
надежно сохранить таким способом. Это простой и быстрый путь
хранения информации - он занимает мало места и освобожда-
ет вашу память, что, в свою очередь, уменьшает вашу нагрузку.
Эти неожиданные идеи можно использовать по мере необходи-
мости в любом подходящем случае: на презентациях, в выступ-
лениях, предложениях или докладах. А если вы регулярно пи-
шете статьи и книги — это особенно легкий и эффективный
способ накопления материала!




Проведение совещаний
• Остерегайтесь напрасной траты времени, нечеткой
повестки дня.
• Организуйте совещание, т. е. определите временные
границы, цель и место проведения.
• Председательство должно обеспечить контроль над
проведением, не пускать на самотек.
• Проводите видеоконференции и виртуальные встречи -
это альтернатива совещания.
Управление информацией
• Для контроля информации и сведений используйте
систему FAT.
• Делайте записи - поддерживайте простую базу данных.
• Другие полезные системы - перекидные картотеки,
дополнительные метки, просмотровые карточки,
«сундуки с драгоценностями», разгрузка памяти.
Сожаление по поводу того, что вы сделали, со временем
утрачивается; а вот сожаление по поводу того,
что вы не сделали, безутешно.
Сидней Дж. Харрис

аверное, вы принялись за эту книгу, желая узнать спосо-
бы достичь большего, а времени при этом тратить мень-
ше. Для подведения итогов еще раз остановимся на некото-
рых главных моментах. Правильное управление временем
позволяет получать оптимальные результаты в минимальные
сроки.




Всегда имейте ввиду именно первоочередные задачи. Если вы
не можете определить очередность задач, то рассматриваете
все как равнозначащее. Очевидно, что некоторые проблемы
должны быть важнее других, и их следует решать в первую
очередь. Вы обязаны расставить приоритеты по важности и
срочности.
Распределяйте все задачи по степени их необходимости и
обозначьте их кодом:
А = действия, которые необходимо выполнить (обязатель-
ные);
В = полезные, но не обязательные (важные);
С = необязательные действия (второстепенные).
Проанализируйте обязательные задачи и распределите их в
порядке очередности: Al, A2, A3. После этого проделайте то же
самое с задачами категорий В и С. Проследите за тем, чтобы
работающие с вами люди понимали, поддерживали (и если нуж-
но, одобряли) вашу классификацию задач. Ежедневно или еже-
недельно пересматривайте задачи и проверяйте их.




Очень просто позволить времени ускользать незамеченным.
Определите, что вызывает напрасную трату времени, и устра-
ните эти факторы. Взгляните на список наиболее распростра-
ненных факторов, вызывающих напрасную трату времени, и
скажите, какие относятся к вам:
• Не могу сказать «нет».
• Управление кризисами: небольшие затруднения,
проблемы, катастрофы.
• Нерешительность, промедление, плохая коммуникация.
• Непоследовательные действия, непродуктивность.
• Перерывы в работе, телефонные звонки, ненужные
совещания, посетители.
• Реклама из почтового ящика, ненужная бумажная работа.
• Недостаточность информации, целей, менеджмента,
делегирование.
• Отсутствие приоритетов, процедур, систем,
самодисциплины.
Необходимо держать все под контролем - у вас должен быть
план! Ведите списки, расписания, дневники
Всегда сверяйтесь со своим планом, схемой, списком дел —
с любой системой, которой вы пользуетесь. Реальные затраты
времени можно отмечать, как показано на рис. 10. 1.
Применяйте тот способ контроля своего времени, который
подходит вам больше всего,- ведите электронный дневник или
составляйте график на месяц, или пользуйтесь настенным пла-
ном. Самое продуктивное время дня отводите на выполнение
главных первоочередных задач. Не допускайте, чтобы кто-то
нарушал это «первоочередное время».
Для поддержания мотивации следите с помощью справоч-
ной таблицы за тем, как вы проводите свое время. Составляйте,
по крайней мере, одну такую таблицу каждую неделю.
Подсчитайте, сколько дел вы должны выполнять в среднем
ежедневно. Проследите за тем, сколько времени вы затрачи-
ваете в среднем на одну задачу. Следите за вынужденными пе-
рерывами в работе - сколько раз это случалось, сколько вре-
мени они отняли, сколько периодов времени составляли ме-
нее 15 минут, сколько раз вы могли работать без перерыва бо-
лее одного часа. Можете ли вы определить какую-то модель
своего поведения?
Это даст представление о том, сколько занимает у вас вы-
полнение задачи, как часто вам нужно делать перерывы, на-
сколько эффективно вы используете время на дела, которые
приближают вас к вашей цели, и сколько времени вы тратите
на улаживание конфликтов.
Следует начинать с самой важной задачи. Если же ожидае-
мые конечные результаты равнозначны по ценности, сначала
займитесь самыми легкими задачами или такими, которые тре-
буют наименьшего количества времени. Таким способом вы за-
дадите темп. После этого вы сможете лучше сконцентрировать-
ся на более трудных задачах, поскольку вы отделаетесь от
многих других задач, нависших над вами.
По словам Джерома К. Джерома («Thooghts of an idle
Fellow», 1886): «Невозможно полностью наслаждаться празд-
ным времяпрепровождением, если не имеешь много работы,
которую необходимо сделать».



Если может случиться плохое - оно случается! Человек, эф-
фективно управляющий временем, всегда пытается предви-
деть возможные проблемы и действовать соответственно. Че-
стность помогает: признайтесь себе, что наступил кризис. Не
надо тратить драгоценное время на выяснение отношений. Не
начинайте просто реагировать - сначала поразмышляйте над
происходящим.
Небольшие затруднения часто носят механический харак-
тер, требуют логических размышлений и точной информации.
Большинство из них можно устранить путем сбора информа-
ции, консультированием у специалистов и проведением экспер-
тизы. (Срочные задачи.)
Более глубокие затруднения относятся, скорее, к области
чувств, а не носят механический характер. Для решения про-
блем необходимо быть объективным, уважать чувства других
людей, не спешить с выводами и уметь слушать. Проблемы ох-
ватывают области политики, управления персоналом и преоб-
разований. (Важные задачи.)
Кризисы наиболее серьезны, включают в себя элементы как
механического, так и эмоционального свойства. Они имеют глу-
бокие последствия для организации - занимают время, нанося,
тем самым, ущерб бизнесу и рабочей силе. Если не уделить вни-
мания кризисной ситуации, может произойти сокращение шта-
тов или бизнес не сможет больше существовать. Быстрое ре-
шение принимать трудно, но грамотный менеджер предпримет
решительные меры, чтобы ограничить ущерб. (Срочные и од-
новременно важные задачи.)
Имея дело с трудной или невыполнимой задачей - думай-
те! Старайтесь активно использовать свои умственные спо-
собности.
Не сваливайте все проблемы в одну кучу, это очень зат-
рудняет их решение. Занимаясь в каждый момент одним де-
лом, вы лучше его выполните и легко выработаете приемле-
мое решение.
Определите задачи и цели. Решите, кто будет выполнять за-
дачу, и обеспечьте соответствующие ресурсы и полномочия.
Основательно и четко введите человека в курс дела. Контро-
лируйте его деятельность.




Успех работы в команде определяется умением быстро согла-
совать мнения. Начните с формулировки проблемы. Перечис-
лите возможные решения и их «за» и «против». Если вы снабди-
те людей общим подходом к выработке решения, качество
принятия решения неизбежно возрастет.




Не обладая хорошей личной организованностью, трудно эф-
фективно управлять своим временем. Ниже приведены неко-
торые самые важные элементы, которые следует запомнить:
• Наведите порядок вокруг себя - поддерживайте порядок
и на столе, и в офисе, и в голове.
• Имейте меньше бумаг, меньше имейте с ними дело,
сократите чтение рекламы.
• Выражайте свои мысли четко и последовательно как
письменно, так и устно.
• Следите за временем - поставьте часы там, где они всем
видны.
Список ежедневных дел должен быть гибким, а сроки
выполнения задач - реалистичными.

<< Пред. стр.

стр. 10
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>