<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

стимулируют любые сжатые сроки, и он должен находиться в
цейтноте, иначе никогда ничего не сделает.




Когда вы ответите на вопросы по анализу деятельности, пред-
ставленные на рис. 2. 2, вы получите некоторое представление о
том, ориентируетесь ли вы на выполнение задачи или на обще-
ние с людьми.




Возможно вы знакомы с командными ролями по Белбину и с
концепцией, разработанной на основе работ Мередита Белбина
и его исследований в Henley Management College в течение ряда
лет. В процессе изучения поведения менеджеров, приезжавших
в Колледж со всего света, которые выполняли психометричес-
кие тесты и участвовали в специально разработанных упраж-
нениях-играх по менеджменту, были установлены различные
типы поведенческих паттернов. Эти кластеры поведения были
названы в соответствии с существенными особенностями лич-
ностных черт, интеллектуальных стилей и поведения, необхо-
димыми для успешной работы в команде.

Согласно определению Белбина*, существует три роли,
ориентированных на деятельность: мотиватор, реализатор
и контролер.


® Мотиватор - динамичная личность, которая легко справ-
ляется с проблемами и трудными ситуациями.
® Реализатор дисциплинирован и надежен, способен претво-
рить идеи в жизнь.
® Контролер старателен и добросовестен, склонен к прояв-
лению беспокойства и считает возложенные на него задачи
трудными, — но выполняет в срок.
К другой группе относятся роли, ориентированные на людей:
координатор, вдохновитель команды и исследователь ресурсов.



*Белбин Р. М. Команды менеджеров. Секреты успеха и причины неудач.
M.:Hippo, 2003.
Белбин Р. М. Типы ролей в командах менеджеров. M.:Hippo, 2003.
• Координатор — уверенный и властный человек, намечает
цели и принимает решения.
• Вдохновитель команды - готов к сотрудничеству,
дипломатичен и избегает конфликтов.
• Исследователь ресурсов - экстраверт, общителен,
осуществляет поиск возможностей и контактов.


И, наконец, интеллектуальные роли: генератор идей, анали-
тик и специалист.

• Информатор - творческий, одаренный богатым
воображением, решает сложные проблемы, но игнорирует
частности и плохо контактирует с людьми.
• Контролер - дальновидный и проницательный человек,
видит все возможности, но ему не хватает напористости
и способности увлечь других.
• Специалист ˜ целеустремленный и увлеченный, обладает
уникальными навыками, но может проявить себя только
в узкой области.
Из всех, и это очевидно, ярко выделяется один тип. Контро-
леры способны идеально управлять временем. Они займутся
выполнением задачи и доведут ее до нужного результата. Они
старательны, добросовестны и считают за честь исправить
любые ошибки и оплошности. Помимо всего прочего, они вы-
полняют работу в срок!




Существует две основные проблемы, которые в купе лишают
вас возможности завершить запланированное дело - это вы
сами и все остальное, т. е. другие люди и события. Вы можете,
например, отложить работу, если:

• не уверены в том, что конкретно надо делать,
• вам не нравится работа,
• предпочитаете другое занятие (несмотря на четко
выраженную приоритетность),
• боитесь последствий.


Правильно распределять маленькие дела
Недавно я работала над проектом с одним очень занятым адво-
катом, имеющим большую юридическую фирму. Он произвел
на меня впечатление своей способностью справляться со мно-
гими задачами одновременно. Когда я спросила у него, как это
ему удается, он рассказал мне, что много лет тому назад полу-
чил хороший урок от своего отца.
Его отец был директором крупной компании и много рабо-
тал. Тем не менее он всегда выделял время для занятий с сыном
по вечерам, выходным дням и в каникулы. Когда Патрик спро-
сил своего отца, как тому удается так много делать, отец пошел
на кухню и взял там пустой кувшин. Он попросил Патрика за-
хватить с собой мешочек со стеклянными шариками и принес-
ти его в сад. Они вышли из дома и сели возле песочницы.
Сначала отец попросил Патрика наполнить кувшин песком
до половины. Потом он попросил его определить, сколько стек-
лянных шариков войдет в кувшин так, чтобы его все же можно
было закрыть крышкой. Всего несколько шариков вошло в кув-
шин. После этого отец опустошил кувшин и попросил Патрика
сначала положить все шарики, а затем всыпать песок. Мальчик
был удивлен тем, что все шарики, как и песок, поместились в
кувшине. Он мог спокойно закрыть кувшин.
Патрик никогда не забывал об этом уроке: всегда делать сна-
чала более важные дела, намечая сроки их выполнения в ежед-
невнике и распределять маленькие дела вокруг них. Это дей-
ствительно помогает!




Если вы уяснили, к какому типу относитесь в плане управления
временем, можно попробовать найти то, что бы вам хотелось из-
менить.
Возьмите лист бумаги с расписанием на день и решите, сколько
времени в день вы будете посвящать каждой задаче, которую
вам необходимо выполнить. Это относится как к вашему еже-
недельному, так и ежемесячному графикам. Выделите время на
выполнение определенных задач. Обязательно точно регистри-
руйте, сколько времени вы потратили на самом деле и проверь-
те, насколько верны были ваши предположения.
Тратите ли вы, например, слишком много времени на выпол-
нение тех задач, которые вам нравятся? Признайтесь честно -
в этом может скрываться самая главная причина потери вре-
мени. Мы тешим свое тщеславие тем, что никто кроме нас не
сможет сделать это лучше. Мы предпочитаем не поручать это
никому, если есть хоть малейшая возможность!
Если вы неожиданно попадаете в ситуацию, когда навалива-
ется масса работы и сроки поджимают, то может выручить
гибкая позиция. Для эффективного улучшения положения,
возможно, необходимо лишь изменить курс.
Попробуйте приходить на работу утром примерно на час
раньше, скажем, в течение недели (думаю, что для «сов» это
будет ужасно!) и выполнять какую-то часть дневной работы. Вы
удивитесь тому, что вам удастся так много сделать до 9 часов
утра, когда рабочий день только начинается.




• Большое заблуждение верить, что выполнить работу легче,
если ее отложить. На самом деле наоборот.
• Мобилизуйте свои личные силы - часто их игнорируют
или недооценивают.
• Смотрите правде в глаза - вы не в состоянии сделать все.
• Если вы работаете над большим проектом, попробуйте
что-нибудь разнообразить. Если можно обойтись
без инфраструктуры офиса, работайте дома.
• Создайте для себя «буферную зону». Поразительно,
сколько можно сделать, если вы более или менее
ограждены от помех.
Промедление — искусство держаться за прошлое.
Дон Маркиз




озможно, вам известен тип людей, которые с энтузиазмом
и с самыми лучшими намерениями берут работу на дом, но к
полночи она все еще не готова.
В шесть вечера такой человек подходит к столу и аккуратно
раскладывает все необходимое для предполагаемой интенсив-
ной работы. Перекладывая каждый предмет, он вспоминает, что
утром у него не хватило времени прочитать что-то интересное
в газете, и решает, что сначала лучше покончить с этими ма-
ленькими заметками.
Он отходит от письменного стола и просматривает газету. Но
находит, что в газете больше интересных статей, чем ему каза-
лось вначале. Он перелистывает страницы дальше и наталки-
вается на раздел развлечений. В этот момент возникает непло-
хая идея - сделать первый вечерний перерыв и посмотреть
получасовую телевизионную программу между 8.00 и 8.30, но
находит он передачу, которая начинается в 7.00: «Ну, у меня был
тяжелый день, и программа скоро начнется. Мне в любом слу-
чае необходимо отдохнуть, а отдых поможет мне засесть за важ-
ную работу». К письменному столу он возвращается несколько
позже, в 7.45, поскольку начало следующей программы было
интереснее, чем он думал.
Он снова начинает копаться в бумагах на столе, чтобы под-
бодрить себя. И тут вспоминает, что надо сначала позвонить дру-
гу, который тоже любит интересные заметки в газете. Телефон-
ный разговор, конечно, оказывается более увлекательным и
длится дольше, чем предполагалось, и только к 8.30 вечера не-
утомимый работник вновь садится к письменному столу.
Что ж, теперь он на самом деле сел за стол, ворошит бумаги
и с выражением твердой решимости приступает к чтению (стра-
ницы, которая сверху). Но тут возникают первые муки голода и
жажды. Это катастрофа, поскольку он понимает, что чем доль-
ше времени он будет ждать, чтобы удовлетворить голод и жаж-
ду, тем сильнее они будут становиться и тем больше будут от-
влекать его внимание. Единственно правильное решение -
слегка перекусить.
В процессе подготовки легкая закуска принимает все боль-
шие размеры подобно ассоциативной структуре карты мира, по
мере того, как все больше и больше вкусной еды воздействует
на центр удовлетворения голода. Легкая закуска превращается
в пиршество.
Устранив последнее препятствие, работник возвращается к
своему письменному столу с определенной долей уверенности,
что на этот раз ничто не может помешать его занятию. Он опять
просматривает несколько предложений на первой странице.
Однако наш решительно настроенный работник начинает ощу-
щать тяжесть в желудке, и им овладевает состояние общей сон-
ливости. Гораздо полезнее сейчас посмотреть еще одну програм-
му в 10 часов, да и процесс пищеварения не располагает к работе,
а отдых приведет в состояние, годное для выполнения работы.
В полночь он обнаруживает, что заснул у телевизора.
Даже если кто-то разбудит его, войдя в комнату, он будет
думать, что дела не так уж плохи - в конце концов, он хорошо
отдохнул, прекрасно поел, посмотрел несколько интересных и
расслабляющих программ, выполнил свои социальные обязан-
ности по отношению к своему другу, усвоил дневную информа-
цию и устранил полностью все помехи на пути, так что завтра в
б часов вечера...
Не кажется ли вам эта история знакомой? Не обладаем ли
мы все склонностью делать сначала мелкие дела, так что к тому
моменту, когда мы принимаемся за действительно важную ра-
боту, уже настолько поздно, что мы ничего не соображаем от ус-
талости?
Как говорится: «Плохие привычки - как удобная кровать:
легко ложиться, но трудно вставать».
Работа, которая вам ненавистна, не всегда занимает больше
всего времени, но она может забрать у вас время другим, скры-
тым путем. Если над вами нависла необходимость выполнить
ненавистную работу, всегда существует соблазн заменить ее
любым другим занятием. И другие дела в этом случае занима-
ют больше времени, чем предполагалось, поскольку вы тянете,
отодвигая начало неприятной работы.
Один из самых важных шагов, когда вы приступаете к уп-
равлению временем, - перестать медлить. Поработайте над
собственными идеями, об усилении ваших слабых сторон и
начните разрабатывать свою личную программу управления
временем. Вы сможете расширить и улучшить, читая следую-
щие главы.
Ниже приводится несколько советов, которые вы можете
взять на вооружение тотчас же.
Если вы сможете тренироваться в развитии этих пяти при-
вычек каждый день, вам будет все легче управлять временем.
Задайтесь целью претворить свои намерения в новые привыч-
ки, которые станут частью вашей жизни.
Много лет тому назад я узнала от специалиста по управлению
временем, как лучше всего начинать день. То, как вы проведете
первый час после пробуждения, определяет, как пройдет боль-
шая часть дня. Каждый должен стремиться к тому, чтобы этот
первый час был использован как можно лучше, а для большин-
ства людей это означает ничего не делать вообще. Просто по-
звольте себе подумать и поразмышлять.
Будь вы «ранней пташкой» или «сонной ночной совой», для
получения максимума наслаждения от раннего утра следует из-
бегать новостей, писем, электронной почты или телефонных
звонков. Для загрузки вашего расписания всем этим останется
много времени позднее. В начале дня - чем меньше проблем, тем
лучше.
Если вы думающий человек, сосредоточьтесь на том, чего вы
хотите достичь, и заставьте себя думать о положительных ве-
щах. Заведите порядок, который подходит вам больше всего. Для
одних людей великолепным началом дня может быть короткая
прогулка с собакой или пробежка по ближним улицам. Для дру-
гих - хорошо выполнить несколько легких упражнений, дыха-
тельную гимнастику или йогу. Некоторые люди ценят чашечку
чая и спокойные размышления или бодрящий душ. Что бы это
ни было, ваш собственный заведенный порядок - средство со-
браться с мыслями перед начинающимся днем. Превратите все
это в свою привычку и следуйте ей каждый день (если есть воз-
можность) до тех пор, пока это не превратится в утановившую-
ся практику.
Мое любимое занятие по утрам (я поднимаюсь рано) - встать,
надеть резиновые сапожки или кроссовки (в зависимости от по-
годы) и выгулять собаку в течение получаса или часа. Посколь-
ку я живу за городом, мне встречается только до странности не-
интересная корова, поэтому мой внешний вид не имеет значения.
Такая прогулка дает мне возможность подумать и проветрить-
ся.
Существуют хорошие, практичные советы, которым легко сле-
довать. Они касаются важных вопросов и действительно вскры-
вают самую суть проблемы - эффективное использование вре-
мени.
Из приведенных выше советов выберите три или четыре, ко-
торые подходят вам лучше всего. Включите их в свое расписа-
ние и практикуйте их ежедневно до тех пор, пока они не пре-
вратятся в привычку и не станут автоматическими.
Каждый день старайтесь запланировать , по крайней мере,
три важных дела. Составляйте расписание таким образом, что-
бы иметь возможность выполнить эти задачи. Достижение цели
- одна из самых приятных вещей, которая только может слу-
читься. В частности, пытаясь работать над изменением привы-
чек, важно увидеть, что произошли изменения.
Если бы эта книга была о соблюдении диеты, представьте
себе, как вы радовались бы, когда сбросили бы первые килограм-
мы своего веса. Взгляните на управление временем под этим
углом зрения. Каждая задача, вычеркнутая из вашего списка,
приближает вас к поставленной цели. На чашу весов может быть
брошена не только тяжесть задачи, вы стараетесь совершить
нечто более сложное - избавиться от излишней потери време-
ни. Ваша цель - добиться хорошо спланированного дня со сво-
бодным временем.
Выражение, приписываемое Уоллис Симпсон: «Женщина
никогда не бывает слишком богатой или слишком худой», мож-
но, вероятно, применить к тому, что мы здесь обсуждаем - ни-
когда не бывает слишком много свободного времени. Приложи-
те усилия к тому, чтобы выкроить лишний час в день. Подумай-
те только, что можно сделать за пять дополнительных часов в
неделю.




Во-первых, необходимо поставить разумные, достижимые цели,
которые стоят ваших усилий. Если они не отвечают этим кри-
териям, вы никогда не найдете времени или не станете рабо-
тать над ними. Необходимо уметь определять эти цели для себя.
Может быть, можно начать с распределения их по трем катего-
риям: А, В и С - краткосрочные, среднесрочные и долгосроч-
ные цели.
Необходимо разработать путь достижения этих целей, иметь
четкие представления о том, как вы собираетесь добиваться это-
го, поставить перед собой конкретные задачи и работать над
ними. Не раздумывайте - приступайте к делу тотчас же. По-
ставьте себе несколько задач самостоятельно и посмотрите, как
вы с ними справитесь. Если сразу не получается или вы чув-
ствуете, что зашли в тупик, сядьте и подумайте. Поищите то,
что помогает вам сэкономить несколько минут в день. Вспом-
ним пример с человеком, сидящим на диете: даже в первую не-
делю, если он следует инструкциям и своим собственным це-
лям, он сможет почувствовать разницу.
Если вы, тем не менее, чувствуете, что находитесь постоян-
но в цейтноте, подумайте над тем, что по-настоящему важно.
Если вы точно решите, сколько задач вам необходимо выпол-
нить, какие из них важны и в каком порядке следует их осуще-
ствлять, вы будете чувствовать себя более уверенно.Вы будете
работать более эффективно, и в итоге у вас появится время для
себя, и вы этого заслуживаете.




Нужно обязательно четко представлять себе свои цели. Как
при вождении машины - если вы не знаете, куда едете, вы не
знаете, как проехать.
Марк Форстер, автор книги «Сделать все и при этом оста-
вить время для развлечений» (Get Everything Done and Still
Have Time to Play), утверждает: «Мы не можем хорошо управ-
лять своим временем, если не знаем, чего хотим добиться».



Лучший способ начать, как уже было сказано, это научиться
расставлять приоритеты. Для этого необходимо составлять
списки для определения важных задач. Когда говорят о пла-
нировании, в действительности имеют в виду определение
приоритетности, а не составление перечня задач. Управление
задачами может иногда подменить планирование. Если мы на-
столько заняты составлением списков, что в результате от-
кладываем решения, которые необходимо принять, или шаги,
которые необходимо осуществить, то мы вообще не планиру-
ем, не выделяем главное, не управляем своим временем.




Одна моя подруга, вечно занятая, говорит, что самым важ-
ным инструментом управления временем для нее является ее
список дел на день. Она убеждена, что вообще не может обой-
тись без него. Она составляет один список для работы и один
для домашних и общественных дел. Записав накануне вечером
все, что ей нужно сделать завтра, она начинает день с более свет-
лой головой и конкретной повесткой дня. В этом случае не так
просто потратить время на несущественные проблемы, кото-
рые могут поглотить огромное его количество.
Когда вы видите перед собой написанный черным по белому
перечень важных дел, отложить их гораздо труднее.
Еще одно преимущество составления списков заключается
в возможности временного отслеживания. Если какой-то пункт
переходит из списка в список в течение многих недель, напра-
шивается вопрос, есть ли необходимость выполнять его вооб-
ще. Может быть его следует вычеркнуть или, возможно, дело
займет всего несколько минут, или его можно поручить кому-
нибудь другому, или просто избавиться от него.
На работе, и в обычной жизни, главное - сосредоточиться
на первоочередных задачах списка А в противовес остальным.
Не загружайте себя делами из списка В. Выделите самые пер-
востепенные дела и затем подумайте, как достичь их выпол-
нения. Если они трудновыполнимы, тратьте на них немного
времени каждый день - даже если это всего полчаса или час.
Поразмышляйте над ними, делайте, что можно, и мало-пома-
лу будет виден прогресс - задачи будут выполнены. Каждый
день просматривайте список В, чтобы знать, с какими задача-
ми необходимо справиться для обеспечения выполнения спис-
ка А. В конце каждого дня подводите итоги и составляйте план
на следующий день.




Ваш список дел должен быть реалистичным. Нет смысла
включать в него что-то лишнее. Вычеркните все идеи из кате-
гории «желательного списка»; их следует поместить в другое
место. Вычеркните все, что не имеет определенных сроков вы-
полнения. Примите решение о количестве пунктов графика
одного дня. Я сказала, что план должен быть «реалистичным»,
но не должен быть слишком жестким. Он должен обладать до-
статочной гибкостью, чтобы учесть возможные изменения.
Всегда бывают незапланированные телефонные звонки и

<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>