<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

неожиданные совещания. Некоторые из них оказываются по-
лезными, если несут в себе свежую информацию или даже, мо-
жет быть, новый бизнес. Жесткое соблюдение плана может оз-
начать, что вы пропустите что-то важное. Необходимость в
организованности существует, но не за счет потери возможнос-
тей.
Итак вы начали работать над своим планом. А как узнать,
что вы находитесь на пути достижения своих целей по управ-
лению временем? Очень просто - если к концу дня у вас оста-
нется время для отдыха и большая часть пунктов в вашем спис-
ке сброшена со счетов, вы правильно спланировали свое время.
Это означает, что вы контролируете время, а не наоборот. Сто-
ит попробовать?
Ог Мандино, чьи книги пользуются успехом, вдохновляют и
побуждают к действиям миллионы, говорит:

Я начинаю действовать немедленно. Я начинаю действо-
вать немедленно. Я начинаю действовать немедленно. Впредь
я буду повторять э т и слова каждый час, каждый день, до т е х
пор, пока они не с т а н у т для меня такими привычными, как
дыхание, а действие, которое за э т и м последует, будет на-
столько инстинктивным, как моргание ресницами. Благода-
ря э т и м словам я могу заставить свой ум выполнить любое
действие, необходимое для моего успеха. Я начинаю действо-
вать немедленно. Я буду повторять э т и слова снова, снова и
снова. Я буду и д т и т а м , где неудачники бояться пройти. Я
буду р а б о т а т ь , когда неудачникам хочется отдохнуть. Я
начинаю действовать сейчас, поскольку «сейчас» - единствен-
нов, ч т о у меня есть. Завтра - день, предназначенный для
того, чтобы трудились ленивцы. Я не ленив. Завтра - день
неудачника. Я - не неудачник. Я начинаю действовать немед-
ленно. Успех ждать не будет. Если я буду медлить, успех дос-
т а н е т с я другому человеку и будет потерян для меня навсег-
да. Время пришло. Место здесь. Я - т о т человек.

Мой друг, вечно занятый, подсказал мне эту цитату. Мне по-
казалась, что она относится к управлению временем. С одной
стороны, Ог, по-видимому, не делает более одного дела одно-
временно. Однако, если он все же начинает несколько дел, то
ставит четкие приоритеты. Иными словами, он стоит на реа-
листической позиции и напоминает нам, что управление вре-
менем - это действие, действие, которое может совершаться,
делегироваться кому-нибудь другому или от которого могут
отказываться.



Одна из хороших привычек в управлении временем - состав-
лять планы на целый месяц вперед. Планирование на месяц
позволяет распределить задачи с лучшей перспективой. Это
дает возможность планировать каждую неделю с большей точ-
ностью и конкретностью. Например вы можете начать с того,
что отведете дни для определенных задач, таких как визиты к
клиентам или подготовка презентаций (см. рис. 3. 2). Можно
обозначить их разными цветами (для легкости восприятия).
Скажем, розовым цветом - срочные и важные задачи, оран-
жевым, желтым - важные, но не срочные, голубым, зеленым -
нерабочее время (которое может быть, тем не менее, важным),
выделяемое для семьи, общения, отдыха или на размышле-
ния.
Если вам нужно проводить какие-то дни, работая вне офи-
са, то вы должны это учесть в перечне работ на день. Я живу
неделями то в Лондоне, то за городом. Мое расписание на по-
недельники и пятницы, которые обычно провожу за своим ра-
бочим столом за городом, полностью отличается от графика
дней в середине недели. Примерно три дня в неделю я прово-
жу совещания в своем офисе или работаю с клиентами в их
офисах, провожу презентации и посещаю представительские
мероприятия. Это мои самые насыщенные дни, которые я от-
мечаю розовым или красным цветом. Понедельники и пятни-
цы также всегда заняты, хотя я стараюсь оставаться за своим
рабочим столом. Темп быстрый, но, по крайней мере, я пребы-
ваю в одном месте. Эти дни я обозначаю желтым или оранже-
вым цветами, что отражает факт, что они менее напряжен-
ные.
Субботы и воскресенья сине-зеленые, что означает мир и
спокойствие! В действительности это говорит о том, что нет
встреч с клиентами и не нужно поглядывать на часы. Если что-
то необходимо сделать, это можно одинаково хорошо выпол-
нить утром, днем или вечером. Я могу в какой-то степени де-
лать выбор по своему желанию, особенно, если работа не
требует участия других людей. Это в значительной степени
снимает фактор стресса. В дополнение, большая часть задач в
расписании относится к задачам, не связанным с тем, чтобы
заработать деньги.
Перечни моих дел на выходные довольно длинные; подхо-
дящее время разделаться с огромным количеством небольших
дел, на которые просто не стоит тратить время в течение ра-
бочей недели - мои песчинки вместе со стеклянными шарика-
ми в загадке с кувшином.
Составив список дел на день, старайтесь придерживаться
его. Займите твердую позицию и не отвечайте на требования
или просьбы других. Делайте только те дела, которые вы вне-
сли в свой список. Если все же происходит что-то неожидан-
ное и с этим необходимо справиться, включите это в свой спи-
сок. Таким образом (если это работа, которую можно выполнить
довольно быстро и безболезненно) вы получите удовлетворе-
ние, вычеркнув ее. Ни в коем случае нельзя недооценивать
чувство удовлетворения! Но нет необходимости и бичевать
себя за невыполненную работу. Просто перенесите ее в спи-
сок дел следующего дня.




Разработайте свою собственную систему «продвижения» или
«доведения до конца» для незавершенных дел. Более подробно
об этом будем говорить в главе 9.
Если перед началом работы вы проследите, чтобы все необ-
ходимые ресурсы находились в вашем распоряжении, выпол-
нение задачи будет более гладким (см. главу 6). Устраните по-
тенциальные отвлекающие моменты, будь это ваши мысли,
коллеги или знакомые, пытающиеся занять ваше время, или
внешние факторы.
Главная причина промедления (вспомните начало этой гла-
вы) состоит в том, что работа либо слишком объемна, либо слиш-
ком скучна. Вы можете испытывать личное отвращение к зада-
че, или же вам может не нравиться эта деятельность. Если вы
боитесь потерпеть неудачу, вы можете делать все возможное,
чтобы даже не приступать к работе. Непонимание важности или
целей задачи часто указывает на плохое разъяснение со сторо-
ны вышестоящего лица или на неадекватное делегирование со
стороны менеджера (см. главу 7). Либо задание может быть на-
столько скучным, что вам не хочется заниматься им вообще. В
этом случае немного подумайте о нем. Может быть это задача
из списка категории С, выполнять которую нет необходимости?
Если это так, забудьте о ней.
К работе над действительно огромными задачами я присту-
паю, разбивая их на более мелкие части. Так иногда легче на-
чать. Это дает возможность, даже если вам что-то ненавистно,
делать работу непродолжительное время. Попробуйте завести
таймер на десять минут, когда занимаетесь таким действительно
неприятным делом. По крайней мере вы преодолеете барьер
отвращения.
Когда работа и срочная, и ужасная - делайте ее в первую
очередь! Освободиться от нее быстро означает, что она не ис-
портит вам весь остальной день. Вы можете наградить себя пос-
ле этого, доставив себе удовольствие. Пойдите с подругой вы-
пить чашечку кофе, сделайте приятный телефонный звонок или
прочитайте электронную почту от друзей.
Страстным любителям составлять планы предлагаю сесть
и записать с одной стороны листа причины, по которым вы мед-
лите, а с другой стороны причины, по которым необходимо
приниматься за работу. Это замечательно - но, пожалуйста,
проделывайте это только когда действительно есть время!




Хорошо заняться практикой и стать экспертом в определе-
нии главных задач. За какое дело действительно необходимо
приняться в первую очередь? После того, как вы его выполни-
ли, приступайте к следующему по важности делу и т. д.
Последний совет: если вы просто не в состоянии делать оп-
ределенную работу и паникуете, сядьте и вообще ничего не де-
лайте. Не делайте ничего, а только подумайте, почему вы не за-
нимаетесь этой работой. Если вы уже ответили на вопросы «за »
и «против» теста о причинах промедления, дополните его, из-
ложив на бумаге свои мысли и чувства относительно неприят-
ной задачи, которую вам предстоит сделать.
• Решите, что для вас важно.
• Чего вы хотите достичь?
• Когда вы хотите достичь этого?
• Соберитесь со всеми своими силами.
• Регулярно составляйте ежедневные или еженедельные
планы, отводя время на определенные группы задач.
• Возьмите блок бумаги (или блокнот) и составьте список дел.
• Выделите три наиболее важных задачи и выполните их
в первую очередь.
• Получите удовольствие, отметив в своем ежедневнике, что
задача выполнена!
На следующей неделе кризиса не случится.
Мое расписание уже заполнено.
Генри Киссинджер

а несколько месяцев до начала работы над этой книгой у
меня состоялся разговор с подругой. В тот момент я была
обеспокоена. Обычно мы беседуем регулярно, может быть, раз
в неделю. Несмотря на то, что я оставила ей сообщение с
просьбой позвонить мне, звонок от нее раздался только спус-
тя несколько недель.
Когда мы наконец встретились, она чувствовала себя вино-
ватой. Выяснилось, что особой причины для молчания не было,
она просто была загружена работой. Моя подруга почувство-
вала, что утратила способность справляться с делами, слиш-
ком много нужно было сделать - она работала допоздна, брала
работу на дом и приходила в офис в выходные дни. Она испы-
тывала серьезную перегрузку, чувствовала себя угнетенной.
Какие бы усилия она не предпринимала, все равно многое не
успевала. Она приняла решение отгородиться и не контакти-
ровать с друзьями.
Вы скажете, что это довольно обычный случай. Все порой
испытывают такие же чувства, это вполне естественно и гово-
рит о том, что следует притормозить или остановиться.
Однако, если вы потеряли интерес, истощены, расстроены
или не в состоянии справиться с трудностями,- дело приобре-
тает серьезный оборот. Если вы пребываете в депрессии, вы ис-
пытываете неприемлемый уровень стресса. В тот момент, когда
вы чувствуете подавленность, потерю интереса к работе, дру-
зьям и семье, у вас начинает возникать чувство бессмыслен-
ности жизни вообще. В этом случае следует сесть и подумать.
Поскольку стресс, в известной степени, может играть и пози-
тивную роль, людям зачастую просто не приходит в голову,
что наступило время для борьбы со стрессом (рис. 4. 1).
Не стоит стыдится этого факта. Но ни один человек не жела-
ет достичь состояния полной опустошенности. Если вы видите,
что находитесь на пути к этому, не впадайте в отчаяние! У вас
хорошая компания. Множество людей, достигших высот, и
профессионалы бизнеса трудятся в сверхурочные часы и по-
глощены своей работой. Если вы причисляете себя к ним, вы
тоже склонны доводить себя до предела.
Большинство людей признаются, что испытывали стресс, и
более 70% недавно опрошенных читательниц одного женского
журнала заявили, что главной причиной их стресса является
работа.
Эффективное управление стрессом - продолжение управ-
ления временем. Необходимо уметь реагировать на стрессы и
установить свой собственный допустимый уровень способно-
сти переносить напряжение. Один из способов определения
этого уровня - ведение дневника.
Обратите внимание, что вы чувствуете каждый день - вы
довольны или недовольны, испытываете беспокойство или нет,
контролируете или не контролируете себя, волнуетесь и не ве-
рите в свои силы или уверены в себе и пользуетесь успехом?
Проанализируйте результаты. Когда вы чувствовали, что до-
вольны и «на коне»? Что вам удалось сделать в этот день? Ка-
кие факторы оказали на вас влияние? Сколько времени у вас
осталось на себя? Что вы ели или пили? Какие физические уп-
ражнения вы делали? С кем вы провели время?
Определить проблему жизненно важно. В состоянии стрес-
са постепенно теряешь перспективу и способность сосредото-
читься, к тому же рискуешь своим здоровьем. Необходимо пред-
принять безотлагательные меры для изменения ситуации и не
допустить втягивания в порочный круг: работать все более ин-
тенсивно, чтобы достичь успеха. Трудиться, прилагая все боль-
ше усилий, просто не поможет. Работа будет занимать больше
времени, результативность будет меньше, а уровень стресса и
неверия в свои силы резко увеличится.



Я обсуждала проблему стресса с одним архитектором, с кото-
рым работаю, и спросила его, как он определил бы разницу меж-
ду позитивным и негативным стрессом.
«Недавняя ситуация у меня на работе продемонстрировала
эту разницу,- ответил он мне. - Я поручил двум моим младшим
коллегам подготовить большой доклад. Возможно я поторопил-
ся и дал им задание преждевременно. На мой вопрос: что с до-
кументом, они признались, что он еще не готов. И в возникшей
стрессовой ситуации они вели себя по-разному».
Он попросил их продолжить работу, считая ее первоочеред-
ной задачей. Доклад в законченном виде необходимо было пред-
ставить на следующий день. Один из них уяснил срочность за-
дачи и принялся за работу, как сумасшедший, выполняя ее
четко и качественно. Другой же испытывал стресс и беспокой-
ство, и вскоре стало очевидно, что ему не удастся завершить его
часть работы вовремя.
«Понимая, что от него пользы мало, я дал ему другую рабо-
ту, а задание передал молодой сотруднице-стажеру. Я стал
работать вместе с ними, чтобы свести доклад воедино. Подгото-
вив доклад к сроку, я к тому же извлек несколько полезных уро-
ков. Во-первых, втроем мы хорошо работали в команде. Во-вто-
рых, одному явно требуется авральная ситуация, чтобы начать
действовать. Я понял его способ мышления и смогу более эф-
фективно использовать для работы в компании. В-третьих, ста-
жер настолько хотела произвести на нас впечатление своим эн-
тузиазмом, что я узнал о новой сотруднице больше, чем смог бы
когда- либо».
«А какой опыт вы еще приобрели?» - спросила я его.
«У меня есть хороший работник, на которого можно поло-
житься и который обладает ценными навыками. Поскольку он
не любит авральных ситуаций, то я буду следить, чтобы он нео-
днократно получал напоминания о выполнении порученного, и
проверять его, чтобы не допустить повторения случившегося.
Порасспрашивав в офисе, я понял, что его проблема, по-види-
мому, в том, что он слишком много времени тратит на задание;
думаю, что он перфекционист».
Нажим в небольших объемах может иметь положительный
результат. Он может придать нам энергии и стимулировать к
действиям самым лучшим образом. Когда мы заканчиваем ра-
боту к намеченному сроку или достигаем поставленных целей,
или решаем трудную проблему, мы совершенно справедливо ис-
пытываем чувство восторга и ощущение успеха. Однако при
большом давлении ситуация может быстро вызвать негативный
стресс. Мы чувствуем, что не можем справиться, и перестаем
контролировать себя.



В течение десятилетий боль в спине в большинстве случаев бы-
вала причиной отсутствия на работе. Теперь же стресс остав-
ляет миллионы людей дома. Около 90 % визитов к врачу связа-
на с жалобами на стресс, в 1998 году потери из-за болезней, свя-
занных со стрессом, составила 10,2 млрд. фунтов.
Отсутствие на работе по болезни - как долгосрочное, так и
на короткий период - может скрывать другие проблемы, кроме
стресса, как, например, плохие условия для работы, издеватель-
ства, а также вопросы, связанные со здоровьем.
Тем не менее, признавшись (себе или другим), что у вас про-
блема, вы должны определить причины и разработать план дей-
ствий. Существует ряд способов уменьшить стресс. Самое глав-
ное, конечно, учиться управлять своим временем. Вот поэтому
вы и взялись за чтение этой книги!




Управление стрессом с помощью здравого смысла
Когда вы переутомились, сядьте и подумайте несколько минут.
Сначала задайте себе вопрос (как предлагалось в предыдущей
главе) - какие два или три важных дела необходимо сделать
сегодня. Что если их не делать вообще? Может ли кто-нибудь
еще сделать их?
Одна из самых простых стратегий состоит в осуществлении
того, что вы можете, и в игнорировании того, что вы не можете.
Будьте довольны тем, что имеете. Иногда стоит вспомнить, на-
сколько дела могли бы идти хуже.
Помните фразу: «Делай, что должен, и пусть будет, что бу-
дет». В конце концов вы - человек. Когда случаются ошибки,
можно на них поучиться.


Управление стрессом с помощью заботы о себе
Если вы в течение многих часов работаете за столом, регулярно
вставайте, разминайтесь и глубоко дышите.
Постоянно выполняемые физические упражнения помога-
ют управлять стрессом с помощью освобождения эндорфинов.
Даже короткая прогулка по офису, а лучше вне его, приносит
пользу. Это поднимает настроение и помогает отдохнуть мозгу.
Разумный и частый прием пищи также полезен. Если стресс
психического или физического характера, хорошие физические
упражнения и привычки в отношении приема пищи защищают
организм от сильных стрессов.
Спите достаточно. Нехватка сна наносит вред вашему здра-
вому смыслу и лишает способности четко думать и принимать
решения.

Управление стрессом с помощью управления своим умом
Представьте себе что-нибудь приятное. Если вы закроете глаза
и представите расслабляющую, приятную сцену или событие,
вы почувствуете удовольствие.
Если вы хотите, чтобы что-то произошло, вообразите успех,
а не неудачу. Подумайте о том, как вы будете выполнять конк-
ретную задачу. Сосредоточьтесь на положительных, а не на от-
рицательных результатах.
Чтобы анализировать свои идеи и мыслить более четко, вы
должны уметь концентрироваться на чем-то одном. Привычка
думать о многих вещах одновременно чрезвычайно утомляет.
Если вас беспокоит разговор или встреча с определенным че-
ловеком, попытайтесь вообразить это в уме в миниатюре. В ре-
зультате фактор страха будет сведен до минимума.
Каким бы методом вы ни воспользовались, постарайтесь по-
лучить удовольствие.




Исследования показывают, что чем меньше вы контролируете
свою жизнь, тем более сильный стресс вы испытываете.
Определенные виды работ характеризуются высокими
психологическими требованиями (умственные проблемы) и
низкими требованиями к принятию решений (контроль). Это
самые стрессовые профессии, поэтому, если вы работаете в
реанимационном отделении или авиадиспетчером, либо вра-
чом или учителем, уровень стресса у вас будет значительно
выше, чем у тех людей, которые более или менее распоряжа-
ются своей судьбой. Если вы не хотите больших стрессов, ста-
новитесь художником, работайте в музее или в библиотеке!
С чем вы должны справляться в течение своего рабочего
дня? Ваше занятие в основном носит автономный и самостоя-
тельный характер? Или вы получаете от других людей зада-
ния, которые должны выполнить к определенному сроку? Это
определяет интенсивность стрессов, которые вы испытывае-
те на работе.
Когда напряжение становится невыносимым, может слу-
читься, что увидеть путь для его снятия будет невероятно
трудно. Для того, чтобы справиться с этим, лучше всего оста-
новиться, сделать шаг назад и решать задачи поочередно.
Справиться со стрессом нелегко. Возможно, вы начнете от-
носиться с раздражением к членам семьи и к коллегам. Может
быть, вы будете чувствовать постоянную усталость, разра-
жаться слезами, впадать в ярость без видимых причин.
Для стресса типичны такие проявления, как гнев, агрес-
сия, конфликтность или неверие в свои силы без какого-либо
особого самооправдания. Нечастые стрессы не приносят вре-
да, но превышение определенного уровня заметно воздейству-
ет на психику и физическое состояние.
Важно научиться правильно реагировать на ситуации, вы-
зывающие беспокойство и стресс. Позитивная, уверенная и
конструктивная манера поведения позволяет контролировать
себя и препятствует развитию стресса.
Если вы чувствуете, что перегружены и больше не выдер-
живаете, научитесь говорить «нет». Определите приоритет
задач и выберите те задачи, которые можно делегировать дру-
гим. Составьте план действий и поставьте реальные цели, как
говорилось в предыдущей главе.
Легче сказать, чем сделать — организуйте свою жизнь так, что-
бы она была уравновешенной. Равновесие (как и жизнь) никог-
да не бывает совершенным, а также постоянным. Каждый име-
ет свое собственное представление о равновесии, и что хорошо
для одного, может быть невозможным для другого. Приемлемо
то, что подходит вам.
Если вам повезло настолько, что вы чувствуете себя доволь-
ным и заняты почти все время, ваш баланс почти идеален. Если
вы не чувствуете, что пренебрегаете чем-то или кем-то важным,
вы, вероятно, не выходите за рамки своего равновесия.
Является ли работа доминирующим фактором в вашей жиз-
ни? Бывает, что вам просто необходимо долго работать в офисе
или уезжать из дома в командировку. В эти периоды у вас мень-
ше времени на себя и на дом. В другое время это соотношение

<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>