<< Пред. стр.

стр. 5
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

отказываться от задач или делегировать их другим. Это отно-
сится как к офису, так и к дому.
Избавление от хлама
Не держите дома ничего,
что вам не кажется полезным или красивым.
Уильям Моррис

Один из путей усовершенствовать управление временем -
уменьшить количество дел, которые необходимо выполнить. Со-
кратите время на утренние сборы, подготовив одежду, погла-
див рубашки и пр. накануне вечером. Процедура приведения
себя в порядок должна быть простой и не требующей больших
усилий.
Будьте решительны, наводя порядок в шкафах и ящиках,
уберите ненужные вещи. Сложите их и храните аккуратно. Если
вещь лежит на своем месте, это экономит огромное количество
времени, которое в противном случае тратилось бы на поиски.
Сократите бумажную работу. Упростите насколько можно
организационные задачи. Занимайтесь личной письменной ра-
ботой в вечернее или ночное время, когда вы не можете пользо-
ваться телефоном. Если вы чересчур заняты, попросите кого-
нибудь помочь сделать эти трудные дела, чтобы максимально
использовать время в выходные дни.
Воспользуйтесь отведенным для чтения временем, чтобы
прочесть всю накопившуюся кипу статей - по окончании этого
времени выбросьте их, даже если они остались непрочитанны-
ми. Будьте безжалостны!
Старайтесь каждый месяц уделять время на анализ и оцен-
ку того, как вы тратите свое время.
Список контактных телефонов
Еще один путь помочь себе в домашних делах - это установить
связи с магазинами и представителями местных сервисных
служб по телефону или через интернет. Составив список таких
служб и магазинов, вы сможете пользоваться их услугами. При
этом вы не будете страдать от перенапряжения, разрываясь
между срочными делами и делами по дому. Если ваше «спра-
вочное бюро» представляет собой ящик, набитый клочками бу-
маги да несколькими телефонными справочниками, начните со-
ставлять свою собственную базу данных или свой собственный
справочник.
Мой список контактных телефонов составлялся в течение
многих лет. Он пополняется каждый день или каждую неделю.
Я использую часть своего организационного времени, чтобы вне-
сти или вычеркнуть имена. Список продублирован на компью-
тере, поэтому, если написанный моей рукой справочник поте-
ряется или будет украден, данные можно быстро восстановить.
Если люди больше не нужны, их имена следует вычеркивать.
Особенно после переезда, когда ваших прежних поставщиков
заменят новые. В список следует включать все: от вашего фи-
нансового консультанта до зоопарка (и в мой справочник он за-
несен).
С надежной сетью обслуживания и собственным «справоч-
ным бюро» ваши возможности увеличиваются — особенно, ког-
да заняты на работе и ведете домашнее хозяйство.
Если у вас есть компьютер, введите все данные в него. Так-
же стоит потратить немного времени на разработку структуры
вашего «справочное бюро» — рубрики должны быть достаточно
точными и легко находимыми как вами, так и другими людьми.
Нет смысла вносить имя «Пэтти», великолепной портнихи, в
рубрику «Школа» только потому, что вы там с ней познакоми-
лись. Едва ли ваши близкие в курсе этого!
Сервисные службы необходимо распределить по категори-
ям «работа»/«профессия» и «дом». Нет ничего хуже, чем тра-
тить драгоценные минуты в поисках менеджера банка среди
телефонов химчисток, такси и местных магазинов деликатесов.
Перекрестные ссылки также важны. Потратьте немного време-
ни на разработку системы, когда и как вы хотите запросить эти
данные, и это сэкономит вам часы в будущем.




Гибкость жизненно важна для тех, кто испытывает нехватку
времени. Старайтесь держать свой ум открытым, не «вариться
в собственном соку», будь это на работе или дома. Принимать
взвешенные и разумные решения очень важно. Придерживать-
ся оптимистической и позитивной позиции также полезно. Смех
вместо плача легче и гораздо лучше для вас - особенно если
ситуация становится действительно неконтролируемой и ненор-
мальной.
Кризисов не избежать, и умные люди предвидят неожидан-
ности. Кто-то в расстроенных чувствах и в угнетенном состоя-
нии будет звонить в надежде порыдать на вашем плече. Именно
тогда приходит время применить метод «скользящего графи-
ка». Если вы достаточно организованы и создали «буферную»
зону, вы сможете уделить требуемое время без особого напря-
жения.




Моя подруга, работающая дома и являющаяся выдающим-
ся предпринимателем, призналась: «Мой метод управления вре-
менем - это своего рода устройство типа «включить - выклю-
чить», и в основном последнее! Я стараюсь следить за
здоровьем, сохранять спокойствие и быть аккуратной. Я пы-
таюсь делегировать все возможное другим с тем, чтобы иметь
время для творческих размышлений».
Одно из ее предложений по избавлению от скучных дел -
использование таймера (можно кухонного). Установите таймер
на определенный отрезок времени и не работайте сверх этого
над конкретной задачей. Это очень полезно, когда вы занимае-
тесь чем-то, что вам не нравится. Вас может приятно удивить,
как мало времени вы тратите на неприятные дела. К тому же
чрезвычайно просто сознавать, сколько времени вы могли бы
потратить впустую, отложив дело и (или) испытывая беспо-
койство по поводу него.
Идея таймера также полезна для того, чтобы не тратить слиш-
ком много времени на что-то. Когда работа вам нравится, очень
легко увлечься и превысить отведенные для ее выполнения вре-
мя. Это одна из моих личных бед.




Работа дома может иметь свои преимущества. Несколько лет
тому назад я некоторое время работала дома в качестве вирту-
ального референта. В тот момент я выполняла много работы для
двух клиентов, которые жили за границей, один в Техасе, а дру-
гой в Дубай. Телефонные звонки от них раздавались, начиная с
5 утра (из Дубай) и до 11 вечера (из Техаса). Не каждому по вку-
су работать около 18 часов в день, но это имело практические
преимущества.
Хотя мой рабочий день длился более 18 часов, у меня была
возможность делать перерывы. Я выполняла домашнюю рабо-
ту и в перерывах работала на клиентов Объединенного Коро-
левства. Поскольку большую часть работы для зарубежных кли-
ентов можно было делать с помощью электронной почты, факса
или по телефону, ни одному из этих клиентов не нужно было
встречаться со мной лично. Бывало, что я только встала с по-
стели, когда разговаривала с клиентом из Дубай, и часто была
уже в ночной рубашке, когда беседовала со своим клиентом из
Техаса.
Пока вы занимаетесь ситуацией, требующей вашего безот-
лагательного внимания, используйте автоответчик. Довольно
просто ответить на телефонный звонок позднее и объяснить зво-
нившему человеку, если это необходимо, что вы разговаривали
по другой линии.
Много лет назад я воспользовалась преимуществом своего
необычного рабочего графика для развития нашего бизнеса. Ког-
да моему второму ребенку было всего несколько недель от роду,
мы работали с клиентами из Новой Зеландии. В связи с огром-
ной разницей во времени (кажется, 12 часов), идеальным вре-
менем для разговоров с ними было 3 часа ночи. Клиенты пора-
жались нашему вниманию к их потребностям. «Вы звонили нам
специально, как это хорошо с вашей стороны!» Они даже не по-
дозревали, что расписание кормления по ночам вынуждало меня
полностью бодрствовать в этот час. Можно было исчерпываю-
ще использовать время и одновременно поддерживать хорошие
деловые отношения и совершать прибыльные сделки.

Нельзя наверстать потраченное попусту время.

Когда вам необходимо справляться с множеством дел, полез-
но сделать попытку казаться безмятежным. Если люди говорят:
«вы никогда не выглядите озабоченным», примите это как ком-
плимент и благодарите за то, что они не могут заглянуть вглубь
и увидеть отчаянную работу мысли!
Может случиться так, что управление временем будет при-
водить к обратным результатам. Меня всегда интригуют со-
общения в прессе о жизни деловых воротил (мужчин и жен-
щин), которые встают в 6.30 и к 7.15, приняв душ и позавтра-
кав, отправляются в офис, просматривают газеты и заключа-
ют 100 сделок! Разгадка их умения управлять временем,
вероятно, заключается в таких словах, как «жена», «эконом-
ка», «шофер», «секретарь» и «ужасный характер»...



• Станьте фанатичным составителем списков! Вносите
в списки все, что должны сделать. Если выполнение чего-то
переносится пять раз, вычеркните этот пункт — вы,
вероятно, все равно никогда этого не сделаете.
• Начните день с самой неприятной работы, просто чтобы
отделаться от нее.
• Создайте свою персональную сеть людей, которые могут
сделать все, что отнимает у вас драгоценное время,
например, хождение по магазинам. Не стремитесь быть
совершенством.
• Проанализируйте, как вы проводите время - даже если вы
всегда чем-то заняты, тратите ли вы его на самом деле
эффективно?
• Если вы ухаживаете за другими, позаботьтесь и о себе.
• Упростите жизнь - избавьтесь от ненужных вещей -
пользуйтесь только необходимым.
• Проявляйте гибкость - не работайте слишком много
и наслаждайтесь ничегонеделанием.
Ни один человек на смертном одре не сказал:
«Хотелось бы провести больше времени на работе».
Анон

cли вы, уходя из офиса и не закончив важную работу, удив-
ляетесь, как быстро пролетел день, вы должны задать себе
вопрос: «Что происходит у меня со временем?». До тех пор,
пока вы не знаете, куда уходит время, вы не сможете по-на-
стоящему управлять им.
Оцените такой сценарий: «Вчера в 9 утра, когда я собирал-
ся сесть за рабочий стол, мой секретарь-референт остановил
меня и начал сообщать последнюю информацию о проекте. Этот
импровизированный доклад мог продолжаться бесконечно, но,
к счастью, нас прервал телефонный звонок. Секретарь сказал,
что вернется позже.
Я пытался приступить к работе, начав прямо с первого пун-
кта в своем списке дел. Это длинное и сложное предложение,
которое следует тщательно обдумать. Сначала я должен про-
читать относящийся к нему документ. Я знаю, что на прошлой
неделе он лежал на моем столе, но, тем не менее, потратил де-
сять минут на его поиски.
Мои поиски прервались звонком, не срочным и не важным,
спрашивали мое мнение о конкуренте. Только я собрался сно-
ва взяться за предложение, как вернулся секретарь, чтобы
продолжить ранее начатый разговор! Затем опять зазвонил
телефон, на этот раз это редактор, который хотел обсудить
окончательную корректуру нашей новой брошюры, копию ко-
торой он уже выслал. Секретарь вышел, а я полчаса разгова-
ривал с редактором.
Уже почти полдень, а я еще не занялся даже первым пунк-
том из своего списка дел. Почему все не так? Почему я ничего не
сделал? Я составил список, но это не помогает!»
Очевидно, что причина только в нашем персонаже. Люди
вели себя так, поскольку он позволял это им делать и не предо-
ставил им иного выхода. Ему необходимо научиться организо-
вывать свой день лучше. Возможно, давать поручения своему
персоналу в письменном виде, назначая конкретный срок и уп-
равляя методом исключения. Он должен получать доклады
только о проблемах, не входящих в план, а не о делах, которые
идут хорошо, тогда его прекратят все время дергать.




Для управлении временем на работе начните вести дневник
или проведите анализ своей дневной деятельности в течение не-
дели (см. табл.6. 1). Вы узнаете много нового о себе. Необходимо
соблюдать две вещи: отчитываться за каждую минуту дня и не
обманывать себя. Фиксируйте все, что вы делаете, начиная от
прогулки и кофе и кончая коротким телефонным звонком до-
мой.
Когда информация получена, проанализируйте результаты,
чтобы установить, где прячутся «воришки времени», т. е. что
именно отвлекает вас от работы.
Четыре «воришки» времени соотносятся с четырьмя всад-
никами Апокалипсиса. Если не держать их в узде, они могут
поймать ваши чувства.
Вот эти «воришки» в порядке распространенности:
1 Неорганизованность - беспорядок на письменном столе и
нефункциональность, то есть отсутствие четкой система-
тизации.
2 Вмешательства - неожиданные телефонные звонки и не-
прошеные посетители.
3 Приглашения и предложения - совещания, конференции,
семинары и другие занимающие время мероприятия.
4 Работа с бумагами - срочная и важная для других, которую
вы наметили сделать позднее.



Я разработал новый принцип...
Я внушаю страх только раз в день.
Чарли Браун

Когда перед вами запредельно загруженный график, первый и
главный совет любому - наведите порядок и поддерживайте его
постоянно. Организованность - ключ к успешной рабочей жиз-
ни, будь то взаимоотношения с секретарем, боссом, менедже-
ром, директором или с любыми другими сотрудникам.
Одна причина, по которой некоторые люди не в состоянии
справиться со своей работой, это то, что они ее не любят и не
могут заставить себя ее делать. Никакая организованность здесь
не поможет. Если вы знаете человека в такой ситуации, пред-
ложите ему сделать глубокий вдох и попытаться окунуться в
работу, или поискать что-нибудь другое, может быть, найти дру-
гое занятие в вашей организации или попросту изменить на-
правление.


Предвидеть потребность
Организованные люди способны делать необходимые вещи,
прежде чем руководитель или коллега только подумает попро-
сить об этом. По прибытии на работу откройте офис или рабо-
чее помещение и включите компьютер, так чтобы к моменту,
когда вы будете готовы сесть, вы смогли бы непосредственно
приступить к работе.
Предпринимайте все возможное, чтобы ваш собственный
день (и день вашего босса, если таковой имеется) прошел как
можно более ровно. Предупреждайте и гасите любые пожары,
пока это всего лишь струйки дыма!
Те, кто неорганизован - руководители или коллеги, в боль-
шинстве своем не понимают, что именно делают организован-
ные люди для того, чтобы рабочие дни проходили гладко. Это
относится также к дому и к ситуациям за пределами офиса.
Встав рано, постарайтесь добраться на работу раньше дру-
гих. Это предоставляет вам время для того, чтобы войти в
курс дела и подготовиться к наступающему дню.
Полезно несколько ослабить свой график. Организованный
человек всегда предусматривает время на поездки. Не пре-
дусмотрев время на передвижения, вы можете опоздать на
следующую встречу и в итоге нарушить график.


Сначала делать то, что нужно сделать первым




Всегда начинайте с проверки своего календаря, дневника или
ежедневника. Это - ваша библия. Все даты, сроки, события и
задачи должны быть расписаны на каждый день. В течение дня
просматривайте свои записи, чтобы убедиться, что вы ничего
не забыли.
Возможно, что вследствие контактов с другими людьми по-
требуются изменения в вашем расписании. Вносите записи о
новых встречах и требованиях тотчас же или делайте необхо-
димые изменения, чтобы учесть их. Давайте рекомендации за-
интересованным людям безотлагательно, если возникают кон-
фликтные ситуации. Корректируйте по мере необходимости
свое ежедневное расписание.

Опять списки!
Прежде чем уйти из офиса, составьте список всех невыполнен-
ных дел. Точно отметьте, в каком состоянии вы оставили после-
днюю невыполненную работу. Внесите в список все - не только
дела, которые вам необходимо сделать на следующий день. Не-
много подумайте над расписанием следующего дня. Это осво-
бождает голову и дает возможность оставить рабочие пробле-
мы (вместе со списком) на рабочем столе на ночь. Отметьте три
важных пункта (по степени приоритетности), которые вы соби-
раетесь сделать на следующий день.
Когда следующим утром вы сядете за рабочий стол, то преж-
де, чем проверить автоответчик, электронную почту, почту и т.
д., выполните первое дело. В этом случае не нужно будет тра-
тить время на обдумывание с чего начать. Когда рабочий про-
цесс начался, дальше легче идти.

Не выбирайте ягодки!
Итак, начинайте каждый день с ключевой задачи. Старайтесь
делать трудные дела быстро. Не обращайте внимания на фак-
тор «устрашения». Вы будете чувствовать себя лучше, сделав
что-то и забыв про сделанное. Самые успешные люди решают
проблемы до наступления кризисной ситуации. Если вам удас-
тся справиться со сложными проблемами в начале дня, остав-
шееся время будет более приятным. Установите систему воз-
награждения за выполнение трудной работы - сделайте
перерыв или перекусите.
Если работа особенно неприятна или трудна, делайте ее ме-
ханически. Тогда вам не придется думать о ее сложности или
непривлекательности. Присоединив ее к еще более неинтерес-
ной задаче, вам придется выполнять ее поневоле. Попробуйте
разбить ее - отведите по утрам на ее выполнение первые 15
минут. Вы можете примириться почти со всем, если будете знать
о лимите времени. Действуя автоматически, разрушите мучи-
тельный барьер.




Большая часть стрессов и переутомления, как правило, вы-
зываются не работой, а беспокойством о том, что вы не сделали.
После выполнения трудной задачи вы наслаждаетесь оставшей-
ся частью рабочего дня. Вы возвращаетесь домой, испытывая
большее удовлетворение и энтузиазм, ваш день завершается
более приятным вечером. Вы даже ощущаете в себе прилив сил
для нового дня. Это звучит просто, но это действенный фактор.




Пока мы не будем ценить себя, мы не будем ценить свое время.
Пока мы не будем ценить свое время, мы ничего
не будем предпринимать.
М. Скотт Пек
Чем больше вы позволяете себя прерывать, тем больше вас бу-
дут прерывать. Для того чтобы факторы, вынуждающие пре-
рвать работу, не уводили вас в сторону, ищите пути сведения
их в одно целое. После того, как вы с этим справились, немед-
ленно возвращайтесь к главной задаче дня.


Упреждение вынужденных перерывов в работе

Предупредите коллег, что вы не желаете, чтобы вас беспокои-
ли, что вы не готовы к неожиданным визитам или посещениям.
И это неплохо ввести в практику. Сообщая им о проекте, над
которым вы работаете, вы можете избежать позднейшего разо-
чарования. Нет ничего хуже, чем часами трудиться над рабо-
той только для того, чтобы на завершающем этапе получить
дополнительные данные, настолько резко меняющие весь про-
ект, что приходится начинать работу почти с самого начала.
Не поощряйте вмешательства в свою работу - закройте две-
ри, сосредоточьтесь на выполняемом деле. Объявления, что вы
«на совещании», иногда достаточно, чтобы вас оставили в покое.
Нет необходимости признаваться, что вы в действительнос-
ти на совещании с самим собой! Если это позволяет вам заполу-
чить спокойное время для важной работы, делайте это. Почти
все люди поворачиваются и уходят, когда им говорят, что кто-
то на совещании.

Скажите «нет» вторжениям
Повесьте на двери табличку с надписью «Не беспокоить». Уй-
дите из офиса, сядьте в машину и работайте там, воспользуй-
тесь незанятой комнатой для приемов или работайте в чужом
офисе. Будьте активны и решительны. Если вас прерывают,
впишите это в ваш список первоочередных задач. Если
телефонный звонок клиента касается задачи в конце вашего
списка (один из десяти пунктов списка дел на сегодня),
спросите, можно ли ответить на его звонок позднее, во второй
половине дня. Если другой перерыв совершается под рубрикой
«срочно и важно», необходимо проявить достаточную гибкость,
чтобы сделать паузу и помочь. Не предпринятые меры могут
повлиять на всю остальную рабочую неделю.

<< Пред. стр.

стр. 5
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>