<< Пред. стр.

стр. 8
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

либо замкнется, либо отплатит агрессивным поведением, и вы
будете относиться друг к другу враждебно.
Если ваш ответ прозвучит так: «Да, это неплохая идея, но я
не уверен, что она принесет нам необходимые результаты»,-
хотя вы и возражаете, сотрудник, возможно, согласится с ва-
шим мнением, и можно будет продолжить дискуссию на рацио-
нальной основе.
Содержание и смысл обоих ответов один и тот же - вы не
согласны! Но ваше поведение, т. е. манера подачи - совершенно
иная. А именно поведение провоцирует ответ. Самый разумный
ответ другой стороны может звучать примерно так: «Хорошо!
Это только предложение. Как вы себе это представляете?»
Избавляйтесь от трудных клиентов, предоставляя неудобным
клиентам выбор остаться или уйти. Не рискуйте тратить время
на недовольного клиента. Подумайте о том, чтобы прекратить
отношения, которые постоянно держать вас в напряжении, му-
чают или выматывают до предела. Обратитесь к специалисту
за помощью и советом, и чем раньше, тем лучше. Что бы ни было,
сделайте что-нибудь.
Позвольте сотрудникам, которые хотят уйти, сделать это бы-
стро и без сожалений. Если вы хотите, чтобы группа поддержки
действительно оказывала помощь, все ее члены должны быть
полностью лояльны. Те, кто относится к делу по-другому, воз-
можно, все равно уйдут рано или поздно. Более подробно об этом
и об отношении к этому вопросу смотри в книге «Kickstart Your
Corporate Survival»* этой же серии.



Ключи к успешному управлению людьми:

• Всегда думайте о точке зрения других людей на все.
• Имейте представление о возможных действиях, повышаю
щих мотивацию.
• Рассматривайте процесс коммуникации как непрерывный
и совокупный.

* П. Форсайт «Сдвиньте с мертвой точки ваше выживание в компании», М.:
Hippo, 2004.
• Не критикуйте то, что движет другими.
• Остерегайтесь людей, требующих легких решений и
большего внимания к себе - они могут стоить вам дорого
в плане времени и денег.
• Следите за своей реакцией по отношению к людям -
принимайте во внимание содержание, а не манеру
поведения.
• Определите, какой стиль работы лучше всего подходит вам
и вашей группе или компании.
• Используйте все известные методы управления людьми для
того, чтобы поддерживать их интерес.
Технология - умение устраивать мир таким образом,
что нет необходимости в нем существовать.
Макс Фриш

правление временем под углом зрения информационных
технологий (ИТ) в общем подразделяется на две катего-
рии: операционные методы и организационные навыки. Под
операционными методами я подразумеваю сберегающие вре-
мя рекомендации (например знание существующих кратчай-
ших путей выполнения операции), чтобы пользователь мог
действовать как можно более эффективно. Организационные
навыки касаются времени, вкладываемого в хорошее ведение
административно-хозяйственной работы, с тем чтобы компь-
ютер использовался эффективно - как экономящее время тех-
ническое средство.

Когда кто-то недавно заявил: «Мне кажется, что я пишу
несравненно лучше с помощью текстового процессора». -
Я ответил: «То же самое говорили и о наркотиках».
Рой Блаунт, мл.

Использовать свое время самым лучшим способом - это мак-
симально использовать имеющуюся у вас технику. Текущие ис-
следования показывают, что 99% работников владеют компью-
терной грамотой только в объеме Windows и функций
электронной почты, при этом они используют всего 30% воз-
можностей ИТ.
В связи с тем, что люди очень заняты на работе, им необхо-
димы компьютеры для снятия нагрузки, но в таком случае они
должны найти время для того, чтобы следить за новинками в
области ИТ и овладевать ими.
Работа с ИТ требует уверенности, и все должны стремиться
к освоению новейших программ, методов, сберегающих время,
и кратчайших путей выполнения операций. Используйте лю-
бые возможности - посещайте компьютерные семинары и кур-
сы в своей компании или в любом другом месте, специализиро-
ванные тренинги. Они окажут неоценимую помощь в
оптимальном овладении имеющимися у вас в офисе системами.


Человеку свойственно совершать ошибки, но чтобы
по-настоящему все испортить, нужен компьютер.
Анон



Для эффективного использования ИТ необходимо уметь пользо-
ваться программами. Пройдите тренинг при необходимости. Оз-
накомьтесь с автоматическим составлением стандартных писем
и шаблонов. Осуществляйте переписку по электронной почте -
не делайте записей вручную. Пользуйтесь адресной книгой,
группировкой и др. Делайте распечатки только в случае необ-
ходимости.
Время, потраченное на ознакомление с кратчайшим выпол-
нением операций на ПК (например «Help» в меню), сбережет
часы, потраченные на то, чтобы нажимать и отпускать клави-
ши.
Если на вашем компьютере установлена одна из версий
Microsoft Fax, потратьте время на ознакомление с ней. Исполь-
зование подобных программ выгодно — они позволяют обхо-
диться без бумаги и без факс-аппарата.
Пользуйтесь сканером для сканирования подписей. Их мож-
но вставить в любой документ, предназначенный для передачи
по факсу, но если вы собираетесь посылать документ в виде
«вложения» к электронному сообщению, это не рекомендуется
делать, так как подпись легко могут удалить неразборчивые в
средствах люди.

Глаза могут полезть на лоб, когда перед вами сложная система,
и порой требуется время, чтобы наладить слаженность
всех компонентов.
Даг Варгас




Правильное пользование компьютером позволит избежать мно-
гочисленных поводов для беспокойства. Некоторые простые со-
веты перечислены ниже:
• Храните как можно меньше информации на жестком диске.
Чем меньше на нем записей, тем быстрее он работает.
Программисты вашей компании могут помочь вам
в оптимизации вашего диска.
• Регулярно обновляйте программу, у вас должна быть
установлена новейшая версия. В противном случае
подайте заявку на нее, но проследите за тем, чтобы новая
версия была совместима с существующей программой.
• Всегда создавайте резервную копию наиболее ценных
файлов и баз данных на CD или на ZIP-диске. Затем ее
необходимо скопировать на внешнее архивное устройство
(на другой компьютер или на второй CD). В идеальном
случае копии должны храниться в безопасном месте.
Большинство крупных компаний имеют свои собственные
системы резервных архивов; если же их нет, - сохраните
наиболее важные файлы на дискетах или на других
носителях.
• Если только нет крайней необходимости, работайте
единовременно с одной программой. Держа зону задач в
нижней части экрана как можно более свободной, вы
обнаружите, что компьютер работает быстрее.
• Удалив с диска большую часть неиспользуемых шрифтов,
вы сбережете время на размышление, с каким шрифтом
документ будет выглядеть лучше. Большинство документов
оформляют пятью наиболее часто используемыми
шрифтами. Они имеют универсальное применение,
поскольку легко читаются и не «претендуют на
художественность». (Конечно, если вы работает в области
графического дизайна, этот совет не подходит!)




Поскольку электронная почта грозит заменить собой все осталь-
ные формы коммуникации, важно хорошо владеть этим сред-
ством. Это означает: беспощадно обращаться с электронными
сообщениями (см. главы 3, 4 и 6).
Совершайте чистку «входящих» ежедневно. Выделите сроч-
ные сообщения, а затем те, к которым потребуется вернуться по-
зднее. Удалите все сообщения, которые не нужны или не важны.
Вычеркивайте ненужных пользователей из списков адре-
сатов электронной почты. Если вы станете специалистом в этом
деле, вы автоматически становитесь специалистом в ликвида-
ции лишнего во «входящих»!
Еще один потрясающий совет: копировать полностью или ча-
стично сообщение для себя, отвечая на электронную почту в от-
ношении организации встречи или обещании дать ответ. Такое
неназойливое напоминание о взятом на себя ранее обязатель-
стве бесценно. Это экономит время и спасает от неловкости, если
мероприятие не состоится.




Система электронной почты, как бы надежна она ни была,
тоже может выйти из-под контроля. Проследите за тем, чтобы
это была последняя версия и чтобы можно было полностью
пользоваться всеми ее возможностями. Их обычно можно най-
ти в меню под заголовками «Сообщение» или «Сервис». Сюда
включены различные экономящие время возможности, как на-
пример:
• Создание файловой системы для электронных сообщений,
получаемых от постоянных корреспондентов.
В зависимости от вашей системы электронной почты,
это можно сделать либо в рамках самой программы
электронной почты либо создав новый файл или папку
в Windows.
• Блокирование нежелательных сообщений. Установив
барьеры в пакете системы электронной почты, вы
блокируете определенные электронные адреса.
Остерегайтесь открывать сообщения от неустановленных
источников, особенно с вложениями. В них может быть
вирус или микропрограммы, которые могут считать
и отправить третьей стороне информацию с вашего
компьютера.
• Постоянное удаление сообщений, работа с которыми уже
завершена, и регулярная очистка папки удаленных
элементов.
• Соблюдение правила «распределения» и «освобождения
от лишнего» (см. дальше в этой главе), иначе придется
прилагать большие усилия, чтобы найти то, что вам
действительно нужно.
• Уплотнение файлов, если вы собираетесь послать их по
электронной почте как вложения. Это сократит время
загрузки и время на передачу этой информации.
Zip и Stuffit - широко известные программы. Microsoft
Windows содержат инструмент сжатия сообщений
в новейшей версии.
Мобильный телефон может сберечь вам массу времени. Время
и место встреч, например, может меняться в последнюю мину-
ту, даже когда вы уже едете на встречу.
Программы записных книжек становятся все более сложны-
ми. Они позволяют согласовывать встречи с другими коллегами
и назначать удобное время. Оптимальное использование своего
собственного времени и времени других людей - пример раци-
онализации методов управления временем в сочетании с новей-
шей технологией.




Сейчас далеко не все могут пользоваться услугами секретарей.
Если эти услуги и доступны, то часто ограничены. Исследова-
ния показывают, что в большинстве крупных фирм менее 20%
менеджеров имеют личных секретарей. Многие секретари ра-
ботают на нескольких менеджеров или даже на целый отдел.
И вам, скорее всего, приходится самостоятельно выполнять
административную работу. Ожидается, что вы сами должны
резервировать билеты и осуществлять другие аналогичные
действия. Это отнимает у вас время и является, по-видимому,
не самым эффективным способом использования времени.




KISS - Keep It Simple, Stupid (« Будь проще, дурачок»).

Технология развивается такими быстрыми темпами, что фак-
тически используется только 30% возможностей ИТ, имеющих-
ся в вашем распоряжении. Если бы вы могли использовать 90%
существующей технологии, возможно, вам удалось бы сэконо-
мить больше рабочего времени, но - сколько времени потребу-
ется для достижения такого уровня и будет ли это уместно или
практически осуществимо?
Некоторые компании внедрили столько всего на основе ин-
формационных технологий, что персонал в состоянии выполнять
всю работу, не вставая из-за стола. Рационально используя ИТ,
вы, конечно, должны повысить свою производительность и
улучшить управление своим временем.
Однако на одном семинаре, где я недавно побывала, ведущий
выразил опасения в отношении быстро меняющегося воздей-
ствия технологии на нашу жизнь. Он сказал: «По мере быстрого
развития прогресса, я полагаю, наши рабочие места вскоре бу-
дут оборудованы встроенными унитазами, и роботы будут раз-
носить по офисам еду и напитки. Нам не за чем будет вставать
из-за рабочих столов. В конечном счете, естественно, наши ноги
атрофируются, а может быть, и наши внутренние органы. Дей-
ствительно ли это хороший способ управления временем?»



Я люблю работать с бумагами: это зачаровывает меня. Я могу
сидеть и смотреть на них часами. Мне нравится держать
их при себе: мысль избавиться от них
едва не разбивает мне сердце.
Джером К. Джером
Согласно Джефри Мэйеру, автору книги «Time Management
for Dummies», мы можем выкинуть 60% бумаг на своем столе и
80% того, что лежит в ящиках нашего стола. Это впечатляю-
щее заявление.




Для того, чтобы справляться с бумагами, нужна самодисцип-
лина и организованность. Иногда, вероятно, вам казалось, что
вы вот-вот упадете в обморок под тяжестью кип бумаг на своем
рабочем столе. Нет ничего более деморализующего, чем это. Со-
зерцания груды бумаг при входе в офис достаточно, чтобы при-
вести в отчаянье самого добросовестного работника.
Самый лучший и быстрый способ решения проблемы с бу-
магами (прежде чем наступит кризисная ситуация) воспользо-
ваться методом 4D (или 4В).
• Deal with it (займитесь этим) - Внимание к документу
(возможно, это срочные документы и в любом случае
подлежат рассмотрению).
• Determine it (решите, куда это направить) - Вынесите
решение по этому документу (и не возвращайте бумаги
на прежнее место в дальнейшем).
• Deposit it (поместите в архив) - Выдворите документ
в архив (картотеку).
• Discard it (расстаньтесь с ними) - Выбросьте его (бросьте
его в корзину - если он не имеет ценности сегодня, он не
будет ценен и завтра).




Внимание к документу
В данном случае вы пользуетесь правилом «одного раза».
Возьмите и займитесь этим документом. Сейчас!. Не позднее, не
завтра. Что необходимо сделать? (Вспомните о решениях - при-
нять и выполнить.) Нужно подписать документ? Нужно выпи-
сать чек, чтобы отослать его для оплаты? Требует ли это ответа
- если да, то достаточно ли сделать короткий звонок по теле-
фону? Нужно написать письмо? Каков бы ни был ответ - зай-
митесь этим тотчас же.

Вынесите решение по этому документу
Принятие решения о дальнейших действиях - прекрасный
прием управления временем (это важно как в отношении лю-
дей, так и бумаг). Решите, куда документ направить. Не долж-
но быть слишком много альтернатив. Возможно, вы направите
его другому человеку. Если документ потенциально годен для
ссылок, поместите его в архив. Если он полностью не нужен,
уничтожьте его.

Выдворите документ в архив
Используйте картотечный шкаф! Если бумага представляет
собой статью, которую вы неделями собираетесь прочитать,
подчеркните нужный раздел и поместите ее под соответству-
ющим заголовком или в разделе «прочитать». Если ее можно
будет использовать для ссылок в будущем, поместите статью
там, где вы ее сможете легко найти.
Выбросьте его
Если сомневаетесь, выбрасывайте документ. В мусорную кор-
зину! Не накапливайте ненужных бумаг. Благодаря постоянной
проверке и обработке информации, бумаги не будут складывать-
ся в кипы и забивать вашу голову или загромождать рабочий
стол (смотри об освобождении от ненужных вещей ниже в этой
главе).
Простой и полезный совет для всех - повторный отбор не-
нужных бумаг. Спрашивайте себя, действительно ли фрагмент
текста у вас под рукой важен, чтобы вы над ним раздумывали.
Следует ли его на самом деле поместить в архив? Можно ли с
ним расстаться?




Кратчайший путь справиться с кипами бумаг для чтения - не
держать ничего более двух недель. Если к концу этого срока вы
не прочитали бумагу - то важна ли она? Если она действитель-
но несущественна, передайте ее дальше или выбросьте.
В первую очередь ограничьте размеры кипы бумаг для чте-
ния. Хороший совет - датировать нужную статью, журнал или
лист бумаги дважды! Проставьте дату получения и дату, к ко-
торой вам необходимо прочитать бумагу (если того требуют сро-
ки). Таким образом, если вы ограничены временем, вы не поте-
ряете ее, не завалите другими бумагами. Если же она останется
у вас на столе, о ней можно забыть или она может затеряться.

Было время, когда читатель неинтересной газеты мог
заметить: «Как скучен мир в наши дни!» Сейчас он
говорит: «Какая скучная газета!»
Даниэль Дж. Бурстин



Систематизация бумаг - дело, которое всем не нравится. Это
одна из задач списка С, от выполнения которой нельзя укло-
ниться. Необходимо воспользоваться всеми имеющимися при-
емами управления временем, чтобы заставить себя сделать это
- распределение по категориям, обработка, правило десяти ми-
нут, ненавистное занятие. Использование простой, но эффек-
тивной системы может помочь уменьшить кипы бумаг (смотри
главу 9 об управлении информацией).

Это правда, ч т о тяжелая работа еще никого не убила,
но я полагаю, зачем давать шанс?
Рональд Рейган
Чистый стол не означает, что голова пуста! Большинство лю-
дей работает более продуктивно и эффективно на свободном,
хорошо организованном рабочем месте. Кипы бумаг не свиде-
тельствуют о вашем трудолюбии. Вас будут постоянно отвле-
кать различные картотеки, клочки и клочочки. Это фактически
уводит вас от работы над тем, что действительно важно.
Долой ненужные вещи! Есть ли ненужные вещи на вашем
столе, в доме, в вашей жизни? Если да, найдите время избавить-
ся от них. Удивительно, как легко вы себя почувствуете. Если
вы колеблетесь, начните с маленького шага - выверните архи-
вный шкаф или ящик стола и почувствуйте разницу. Смотрите,
как увеличивается свободное пространство, и наслаждайтесь
появившимся чувством удовлетворения.
Избавление от ненужных вещей означает освобождение. Это
относится не только к компьютерам, рабочим столам или офи-
сам - это касается и одежды. Ненужные вещи занимают место
на вашем столе, в шкафу и в вашей голове.
Здесь следует упомянуть о рекламе, которую бросают в по-
чтовые ящики. Уйму времени можно потерять напрасно, по-
скольку вам приходится отвлекаться на последнее предложе-
ние из рекламного проспекта, которое оказалось на вашем
рабочем столе. Время - деньги, а реклама - еще один воришка
времени! Если вас заваливают рекламой, присланной по почте,
может быть, следует направить заявление в Mailing Preference
Service (www.mpsonline.org.uk) с просьбой вычеркнуть ваше имя
из адресных маркетинговых списков.



Если вы предпринимаете осознанные меры по ограничению по-

<< Пред. стр.

стр. 8
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>