<< Пред. стр.

стр. 9
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

тока информации, следует по-настоящему активно контроли-
ровать работы с бумагами. Старайтесь не получать или не хра-
нить больше информации, чем необходимо.
Выделение для себя определенного времени на ежегодную
ревизию ваших хранилищ - один из путей решения проблемы
перегрузки. Представляете ли вы себе, что вы храните? Риск
навлечь на себя неприятности, выбрасывая бумаги, значитель-
но меньше потенциального риска стресса от излишней инфор-
мации.
Старайтесь не загружать других ненужными сведениями.
Если информация, которую вы распространяете, составлена
четко и сжато, люди будут уделять вам больше внимания.




Прежде чем начать наслаждаться свободным временем,
удалите все, напоминающее о работе. Уберите портфель, пе-
ренесите бумаги в другую комнату или положите их в ящик.
Просмотрите газеты и журналы, которые накопились у вас.
Вы на самом деле собираетесь читать их? Они вас вдохновляют,
расслабляют или волнуют? Если вам попался скучный матери-
ал, выбрасывайте его незамедлительно.
Технология
• Узнайте больше о своем компьютере и пользуйтесь
сберегающими время советами и устройствами.
• Контролируйте электронную почту - не позволяйте ей
контролировать вас.
• Факс - эффективно используйте его.
• Мобильный телефон - пользуйтесь в полной мере
преимуществами офиса «везде».
• KISS - упрощайте все.

Бумаги

• Метод 4В: Внимание к документу; Вынесите решение по
этому документу; Выдворите документ в архив;
Выбросьте его.
• Материал для чтения - храните бумаги только в течение
двух недель.
• Систематизация - пользуйтесь простой системой
и регулярно обновляйте информацию.
• Освобождение от ненужного - преимущество чистоты
и создание свободного пространства.
• Установление ограничений - это помогает реализации
ваших навыков управления временем.
Совещания незаменимы, когда нам не хочется ничего делать.
Дж. К. Гэлбрейт

ольшинство людей посещают больше совещаний, чем им
хотелось бы. Нет ни одной организации, которая не устра-
ивала бы совещания, конференции, заседания комитетов, ра-
бочие приемы и семинары. Вне работы многие из нас принима-
ют участие в деятельности, предусматривающей наше
присутствие где-то: дежурство на прилегающей территории,
благотворительность, церковные группы, школьные мероп-
риятия и т. п. Чем в большем количестве организаций вы со-
стоите, тем вероятнее, что вы окажетесь членом комитета и
должны будете присутствовать на собраниях.
Если за ваше присутствие организаторы будут вынужде-
ны выплачивать хотя бы по пять фунтов, то это значительно
сократит количество собраний. Такая практика позволит из-
влечь пользу из вашего присутствия в этих местах, ведь со-
брания могут быть сложными, скучными и заканчиваться со-
вершенно безрезультатно.

Надеюсь, ч т о я умру на собрании. Переход от жизни к смерти
будет совершенно незаметным.
Анон
Мы с коллегой регулярно встречаемся на заседаниях консуль-
тативного совета, проводимых в Лондоне. Мы открыто выража-
ли недовольство насчет количества заседаний, на которых по-
бывали в течение года, и согласились друг с другом, что в
основном это была потеря времени.
«В большинстве случаев все зависит от председателя,- за-
метила моя коллега угрюмо, когда мы сели на свои места. - Пра-
вильно организованное заседание может быть полезным. Орга-
низация совещания - это эффективное средство для экономии
времени и продвижения на пути к цели».
Это абсолютно верно, но только при тщательном планирова-
нии заранее. Будучи эффективными менеджерами своего вре-
мени, мы принялись обсуждать эту тему дальше и пришли к
следующим выводам.
Собрания чрезвычайно отличаются друг от друга по месту
проведения, по количеству участников, по организационным
формальностям, по повестке дня и по последующим мерам. Мно-
гие из нас не любят посещать собрания, но какую замену собра-
нию они могут найти для принятия решения? Если вас пригла-
шают на большое количество совещаний, у вас появляется
чувство значимости. А если вас не приглашают, то вы, вместо
того, чтобы вздохнуть с облегчением, начинаете волноваться и
тревожиться!
Некоторые непростительные огрехи совещаний:

• Потеря времени: совещание может начаться с опозданием
или может не закончиться к намеченному сроку. Важен на
самом деле результат, к которому приходят между этими
двумя временными точками.
• Неподготовленная повестка дня: такое совещание -
сплошная мука, оно ни к чему не приводит. Повестка дня
отсутствует, а темы для дискуссии слишком широкие, как,
например, «старый бизнес», «новый бизнес» и «любой
другой бизнес».
• Погубленная идея: совещания, на которых участники на-
чинают критиковать идею, не дослушав до конца и не обду-
мав ее. В такой ситуации некоторые хорошие идеи не по-
лучат развития.

Владимир: Это скоротало время.
Эстрагон: Оно прошло бы в любом случае.
Владимир: Да, но не так быстро.
Сэмуэль Беккет

В лучшем случае, совещания - это просто способ коммуника-
ции, и их проводят по ряду причин: информировать, получить
информацию от присутствующих, обсудить точки зрения и об-
меняться мнениями, стимулировать изменения в представле-
ниях, навыках или позициях, разрешить трудовые конфликты
и уладить спорные вопросы, ускорить выполнение задач, убе-
дить или пробудить творческое мышление.
Совещания не удаются, если в них нет необходимости или
если они недостаточно подготовлены, или место и время для их
проведения выбрано неудачно, или присутствуют не те люди,
или председатель бездействует, или цели не ясны.
Что можно сделать для повышения эффективности совеща-
ний, учитывая навыки управления временем?

Иногда неплохо помолчать.
Марсель Марсо

Чтобы тщательно подготовиться к совещанию, необходимо
иметь в виду следующее:

Повестка дня
Это очень важно. Разработайте и подготовьте повестку дня для
раздачи участникам или специальную повестку дня для пред-
седателя. Доставьте всю необходимую документацию. Совеща-
ния не проходят хорошо, если тема не уточнена, а повестка дня
не роздана заблаговременно.

Временные границы
Само собой разумеется, некоторые совещания продуктивны и
проходят дольше отведенного на них времени. Однако в целом
совещания должны начинаться и заканчиваться в определен-
ное время. Тем самым можно контролировать время, отведен-
ное на рассмотрение той повестки дня, которая запланирована.
Сконцентрируйте внимание на том, что следует обсудить в пер-
вую очередь. Назначайте начало совещания, продуманно и точ-
но выбрав время, чтобы всем его участникам было максимально
удобно.
Обоснование созыва совещания
Прежде чем произнести хоть одно слово в отношении созыва
совещания, убедитесь, что вопросы, намеченные для обсужде-
ния, оправдывают сбор людей. Может быть, эти вопросы можно
решить с помощью электронной почты или по телефону? Все-
гда ставьте четкую задачу, чтобы иметь возможность ответить
на вопрос: «Почему созывается совещание?»


Подготовка
Прочитайте все необходимые документы и настойчиво предло-
жите другим сделать то же самое. Это позволит вам строить со-
вещание по намеченному плану и не касаться вновь того, что
было уже изучено.

Люди
Кто они - участники совещания и какая роль им отводится?
Приглашать следует не всех подряд. Уведомите надлежащим
образом необходимых участников. Нельзя разрешать людям
говорить о несущественных вещах, следует придерживаться
предмета дискуссии. В любой момент должен говорить только
один человек, не допускайте, чтобы говорили одновременно мно-
гие.

Место проведения
Совещания проходят более гладко, если присутствующие чув-
ствуют себя удобно и никто не прерывает ход совещания. Орга-
низуйте освежающие напитки и легкие закуски заранее и вык-
лючите телефоны перед началом. Нельзя разрешать людям ухо-
дить раньше времени или приходить с опозданием.

Ведение совещания
Если вы хотите вести совещание, ведите его. Многие аспекты
хорошо организованного совещания зависят от того, насколько
хорошим фисилитатором является ведущий. Старайтесь со-
здать непринужденную атмосферу. Вы можете быть самой важ-
ной персоной из числа присутствующих, но это не означает, что
вам надо говорить, не умолкая. Ведя собрание, вы должны по-
мнить о том, во что обходится компании время ее сотрудников.
Председатель может столкнуться с тем, что собрание ста-
вит вопросы, первоначально не включенные в повестку дня. Если
такое происходит, хорошо перенести их на конец совещания. В
конце же, если останется время и все захотят продолжить, эти
вопросы можно будет обсудить. Если нет, то их можно будет
перенести на следующее совещание. Хорошие председатели
держат многоречивых ораторов под контролем. В конце сове-
щания председатель подводит итоги дискуссии и назначает дату
следующего собрания.
Результаты эффективного совещания положительны, и хо-
роший председатель обеспечит, чтобы все прошло быстро, про-
дуктивно и надлежащим образом. Протоколы должны быть
оформлены в течение от 24 до 48 часов. Постановления должны
сопровождаться указанием срока выполнения и инициалов от-
ветственного лица в графе «мероприятия». Перед следующим
совещанием следует осуществить проверку, чтобы убедиться,
что по предыдущим постановлениям ведется работа.
Жаргон
Жаргон - враг хорошего общения. Если и общепринято пользо-
ваться жаргоном на большинстве совещаний, то это не всегда
полезно и этого следует избегать. Это - «профессиональный
сленг» и, образуя полезные сокращения для ограниченной груп-
пы людей, он опасен, так как вводит в заблуждение тех, кто не
«варится в общем котле».
Люди часто не просят объяснений, опасаясь демонстриро-
вать свое «невежество». Четкая и простая речь, которую может
понять каждый,- признак вежливости и играет важную роль.
Выступая на совещаниях, не говорите свысока с позиции экс-
перта. Это быстро отдаляет от вас присутствующих и вызывает
негативное отношение.

Куда деваются стулья?
Некоторые компании копируют метод проведения совещаний
фирмы Xerox - без стульев. Совещания проводят стоя, начи-
ная и заканчивая по звонку, независимо от того, сколько людей
собралось вовремя.
Должна признаться, что не люблю метод работы стоя. Я име-
ла такой опыт, и если это и сокращает продолжительность со-
вещания, испытываешь неудобства и трудности, особенно если
нужно перебирать пачку документов. Однако весьма вероятно,
что вам придется принять участие (если уже не пришлось) в
совещаниях, проводимых стоя. Некоторые предпочитают этот
вариант - почему не попробовать, может быть, подойдет и вам?
Я помню, что когда мы работали над большим и важным про-
ектом, то каждое утро проводили очень короткие, пятиминут-
ные совещания, где каждый участник сообщал о том, что соби-
рается делать в этот день. Это одна из разновидностей «сове-
щания стоя». Ознакомление коллег со своими намерениями под-
держивало выполнение графика работ и способствовало
мотивации. Этот аспект больше касается личной эффективнос-
ти, чем управления временем на совещаниях, но все же об этом
следует упомянуть в данном контексте.




Необходимо контролировать время, отводимое на совещания,
если они связаны с поездками. Попробуйте разделить время на
отрезки — выделите в своем дневнике дни, в которые могут со-
стояться совещания, и дни, когда вы остаетесь за своим рабо-
чим столом. Это особенно важно, если вы проводите некоторое
время, работая в различных местах, а не только в своем офисе.
И может оказаться, что вы тратите часы на поездки, чтобы по-
пасть на одно- или двухчасовое совещание, «убивая» при этом
целый день. При этом остается еще меньше времени на обду-
мывание или на запись результатов этих совещаний.
Многим людям, совершающим деловые поездки за границу,
завидуют друзья и коллеги. Они представляют себе элегантные
салоны реактивных самолетов, террасы в экзотических местах,
где вы сидите за коктейлем, наслаждаясь открывающейся па-
норамой, и уделяете какое-то время случайным совещаниям. В
действительности же командировочный снует между плохими
отелями и еще худшими административными зданиями.
Одна моя знакомая описывала мне свой безумный команди-
ровочный график: «Многие из нас имеют непреодолимое влече-
ние, основанное на чувстве вины - выжать максимум из поезд-
ки, посетив как можно больше общественных мероприятий. До
недавних пор мы могли быть специалистами по транспортным
пробкам в Каире, но вообще не видеть пирамид. Мы могли быть
на «ты» с регистраторами в афинском международном деловом
центре, но лишь бросить взгляд на гору камней на холме, кото-
рый носит название Акрополь».




Другая моя коллега сказала мне: «Я поняла, что чем больше
я езжу, тем больше устаю и становлюсь раздражительной и тем
меньше я ценю привилегию осмотреть так много достоприме-
чательностей, познакомиться с местными культурными обыча-
ями и населением этих мест. Теперь я завела порядок - если
поездка длится четыре дня, то половину этого времени я остав-
ляю для себя. Для чего? А чтобы побыть в роли праздного тури-
ста и окунуться в местную культуру, историю, и прочее. Выго-
ды? Я с радостью отношусь к тому, что успела все, больше ценю
то, что мне повезло, спокойнее направляюсь в аэропорт, и во
многих случаях меня уважают клиенты и коллеги, которым нра-
вится, что я действительно интересуюсь их городом и культу-
рой».
С другой стороны, один ведущий сотрудник, работающий в
большой американской международной компании в Объединен-
ном Королевстве, сообщил мне, что персонал, работающий за
пределами США, вызывают на совещания в США, уведомляя
об этом в очень короткие сроки. Несмотря на высококачествен-
ную систему проведения видеоконференций, имеющуюся в ком-
пании, руководство в главном офисе все же желает видеть сво-
их представителей лично.
Регулярный вызов - отправление из аэропорта Хитроу в
понедельник утром, присутствие на совещании во второй поло-
вине того же дня и возвращение самолетом тем же вечером. Это
- график-наказание, он делает вторники такими трудными!
Руководители летят первым классом, их повсюду возят на ма-
шинах, но действительно ли это хорошее управление времени?
Существуют многочисленные доказательства того, что хо-
рошо составленный график поездки повышает эффективность
деятельности. Если поездка спланирована грамотно, с учетом
разницы во времени, командировочный попадает на свое сове-
щание вовремя. Документы подготовлены, и в зависимости от
долготы перелета он, вероятно, работает и на борту самолета.
Возможно у него было время поспать, и он приезжает отдох-
нувшим. Если он остается на несколько дней, следует позабо-
титься о соответствующих условиях проживания. Расходуя вре-
мя на обеспечение комфорта для приезжего, вы получаете са-
мый большой шанс на его высокую активность в ходе деловых
отношений.
В наши дни, в период повышенных мер безопасности, нельзя
гарантировать путешествие без задержек и волнений, но это в
большинстве случаев вне нашего контроля. Если путешествие
тщательно спланировано, у вас имеется самый большой шанс
контролировать ситуацию во время поездки. Это будет выгодно
как для компании, так и для отдельного человека, а с точки зре-
ния управления временем - хорошая практика.
Даже если вы занимаетесь работой с заграничными клиентами,
то для участие в совещаниях совсем необязательно лететь че-
рез полмира. Видеоконференции экономят тысячи миль полета
и массу времени при сравнительно небольших капиталовложе-
ниях. Существуют тренинги по профессиональной организации
видеоконференций. В проведении видеоконференций вам мо-
жет помочь планирование — следует предусмотреть, чтобы люди
сидели на своих местах, не перебивали друг друга и в целях эко-
номии времени придерживались четкой повестки дня.
Существует также ряд практичных систем для проведения
конференций по телефону. Организация видео- и телеконфе-
ренций должна быть частью коммуникационной стратегии лю-
бой компании. Менеджеров должны спрашивать - едут ли они
на совещания или общение будет проводиться с помощью дис-
танционных средств.
Задача аналогична любому аспекту управления временем —
следует ли менять привычки. Если вы живете в Лондоне, то не
имеет смысла тратить три часа в аэропорту ради часового сове-
щания в Брюсселе.
Каждая компания сама определяет частоту проведения со-
вещаний с личным присутствием участников. В большинстве
случаев считается, что лучше всего сначала организовать лич-
ную встречу. Ничто не может заменить личного общения. Это
дает возможность людям познакомиться друг с другом, устано-
вить контакт и укрепить доверие.
Затем, если необходимо проводить регулярные совещания,
возможно, что организация видеоконференций будет более по-
лезным использованием времени. Однако помните, что как бы
полезны и экономичны по времени они ни были, связи по видео
никогда не заменить непринужденный разговор с коллегами и
клиентами!




Пора закончить разговор, если другой человек
утвердительно кивает головой, но ничего не говорит.
Анон

Для того, чтобы совещания были эффективными, они должны
иметь цели. Очень многие совещания превращаются в узкопро-
фессиональный разговор (особенно если они проводятся на ре-
гулярной основе, например, еженедельные совещания коман-
ды). Если тем для обсуждения на еженедельных совещаниях
недостаточно, не бойтесь созывать их реже.
Сворачивайте дискуссию, которая не ведет к выводам, орга-
низуйте отдельную встречу ключевых сторон и выработку ими
согласованного решения.
Всегда назначайте человека, отвечающего за проект. «Пра-
во собственности» приучает к ответственности. Если нет нико-
го, на ком четко лежала бы ответственность за проект, то и не с
кого спрашивать за его задержку.
Неизбежный вывод из этого - если выполнение проекта по-
стоянно задерживается, не бойтесь покончить с ним. Потерян-
ные деньги и время никогда не вернуть, но зато вы больше не
будете стоять на месте. Эти средства лучше использовать где-
нибудь еще.
Не тратьте полдня на оформление протоколов после сове-
щания, а известите по электронной почте всех участников о при-
нятых постановлениях, которые они должны осуществить, и
укажите сроки их выполнения.

Восемьдесят процентов успеха — мишура.
Вуди Аллен

Более 80% встреч совершаются до и после проведения совеща-
ния. Предположим, что вы посетили, по крайней мере, одно со-
вещание в течение нескольких прошедших недель, ответьте для
проверки их эффективности на следующие вопросы:
• Было ли оно необходимо?
• Имело ли оно четкие цели?
• Были ли эти цели достигнуты?
• Насколько эффективно было использовано время?
• Обеспечили ли выбор времени и место проведения
совещания полную посещаемость?
• Насколько вопросы повестки дня были своевременны
и полезны?
• Давала ли повестка дня достаточно четкое представление
о темах совещания?
• Достаточно ли было отведено времени на обсуждение
вопросов или слишком много?
• Соблюдался ли намеченный порядок ведения повестки дня?
• Был ли внесен дополнительный материал?
• Присутствовали ли самые нужные люди?
• Было ли заранее роздано достаточное количество
сопроводительного материала?
• Все ли имели возможность выступить так, как им
хотелось?
• Проводилось ли активное обсуждение мнений?

<< Пред. стр.

стр. 9
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>