стр. 1
(общее количество: 5)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Результативность работы менеджера зависит от его уме-
ния рационально использовать свое рабочее и личное
время. Для этого нужно научиться правильно выбирать
приоритеты, составлять реалистичные планы, проявлять
гибкость и самодисциплину при их выполнении. Эти и
другие секреты управления временем в простой и доступ-
ной форме изложены в данной книге.
Книга будет интересна не только менеджерам различного
уровня, но и широкому кругу читателей.
Содержание

Введение 5

Как мы тратим время 9
Планируем свое время 20
Составляем график 30
Учимся беречь время 40
Сотрудничаем с окружающими
людьми 51
Выделяем время для отдыха 63

Проверяем еще раз 69
Преимущества эффективного управления
временем 72
Глоссарий 74
Об авторе 76
Эта книга предназначена тем, кто хочет
успевать больше, но не может
из-за чрезвычайной занятости
Введение
Время — «продукт» очень дефицитный.
И нет еще такой компании, которая смогла
бы его производить (в буквальном смысле
этого слова). Однако вполне реально сделать
так, чтобы за определенный отрезок времени
успевать делать намного больше. Ведь упу-
щенное однажды наверстать нельзя, а с года-
ми воплощать свои планы и замыслы стано-
вится все труднее.
Все мы располагаем равным количеством
времени. При этом большинство из нас
утверждает, что его недостаточно. Но некото-
рым все же удается достигать лучших резуль-
татов. Наша с вами задача — понять причину
такого положения вещей.
Чтобы не упускать время, нужно тратить
его рационально. Это аксиома. Но если бес-
цельно проживать день за днем, время уй-
дет безвозвратно.
В этой книге проанализированы самые
распространенные ошибки, допускаемые
при распределении времени. Кто виноват
в том, что мы постоянно тратим его
впустую? Как изменить жизнь, чтобы
успеть реализовать все свои планы? Ав-
тор книги дает ответы на эти и многие
другие вопросы, предлагая способы если
не сверхпродуктивного, то, по крайней
мере, более эффективного использова-
ния времени.
Как мы тратим время
Часто мы тратим время впустую, но нам
очень трудно это признать. И дело не только
в том, что согласиться с таким утверждени-
ем нелегко психологически. В большинстве
случаев мы даже не осознаем, что это именно
так. Но поразмыслив можно вспомнить слу-
чаи, когда мы:
• дважды возвращались в одно и то же
место из-за того, что забывали взять
нужную вещь;
• выполняли только часть запланирован-
ного на день без видимой на то причи-
ны;
• удивлялись, как быстро пролетела луч-
шая половина дня — а мы ведь еще ни-
чего не успели сделать;
• замечали, что список неотложных дел
неуклонно растет;
• обнаруживали пополнение в списке
«отложенного на потом»;
• не могли найти необходимый документ
или вещь в нужный момент;
• тратили огромное количество времени
на поиски какого-то предмета совсем не
в том месте.
Многие из этих примеров указывают на
плохую самоорганизацию. Возможно, некото-
рое время вам удастся кое-как выкручиваться
и успевать делать хотя бы самое главное. Но
в конце концов недостаток самоорганизации
обернется серьезной проблемой.

Преодолеваем преграды
Решить проблему эффективного использо-
вания времени нельзя без анализа причин ее
возникновения.
Большинство секретов эффективного
управления временем кроется в нас самих —
в умении хорошо себя организовывать. Если
вы никогда не имели отношения к органи-
зации административных мероприятий, то,
вероятнее всего, идея самоорганизации по-
кажется вам скучной. На самом же деле это
умение помогает сохранить огромное коли-
чество времени — при условии, конечно, что
разработка методов самоорганизации не от-
нимет все ваше время, которое в этом случае,
опять-таки, будет тратиться понапрасну.

Выясняем причины
Чтобы результативно использовать вре-
мя, прежде всего необходимо быть честным
с самим собой. Постарайтесь максимально
точно ответить на такие вопросы.
1. Какие из запланированных дел дей-
ствительно нужно выполнить?
2. Что из этого может и должен сделать
кто-то другой?
3. Какая работа отнимает у вас больше
времени, чем следовало бы?
4. Какие из ваших действий отнимают
время у других людей?

1. Выполнение ненужных дел — очень
характерный пример пустой траты времени.
Вы не только занимаетесь не нужным вам де-
лом: может оказаться, что это вообще никому
не нужно. Например:
• Вы (или другие) делаете что-то совер-
шенно бесполезное только потому, что
так повелось «с незапамятных времен».
Но действительно ли результаты вашей
работы приносят пользу? А может, они
просто пылятся на полке и никогда не
найдут применения?
• На все возникающие вопросы у вас име-
ются подробные инструкции, которым
вы слепо следуете уже не один год.
• Вы до сих пор вручную делаете то, что
давно уже автоматизировано. Причина
тому часто кроется в недоверии к нов-
шествам.
Все это и есть пустая трата времени.


2. Исполнение чужих обязанностей. Вы-
полнять то, что может и должен делать кто-то
другой, иногда очень увлекательно. Особенно
это касается тех случаев, когда вы сильны в воз-
никшем вопросе. Но если руководитель не будет
поручать часть заданий другим, у него останется
очень мало времени на управление.
Иногда кажется, что быстрее сделать рабо-
ту самому, чем тратить время на объяснения.
Кроме того, даже отдав распоряжение, очень
трудно устоять перед соблазном не вмешивать-
ся при малейшей возможности. Ведь навер-
няка у исполнителя, особенного неопытного,
в первый раз возникнет немало трудностей.
Но в случае вмешательства в следующий раз
вы опять столкнетесь с той же проблемой, по-
скольку:
• истратили свое время на выполнение ра-
боты, которая была поручена другому;
• подчиненные быстро поймут, что все
проблемы вы будете решать за них;
• не сможете решить задачи, стоящие не-
посредственно перед вами.
Разумеется, многие отвергнут вашу по-
мощь. Но найдутся и такие лодыри, которые
даже перестанут утруждать себя стараниями.
Из-за этого эффективность лично вашей ра-
боты окажется под угрозой, и вы будете вы-
нуждены поручать те задания, за которые не-
сете личную ответственность, другим — тем,
кто не может выполнять их надлежащим об-
разом. А это значит, что им снова потребуется
ваша помощь.


3. Нерациональная трата времени. Вы
тратите на выполнение работы больше вре-
мени, чем нужно, поскольку:
• не организованны и не можете найти
все необходимое для завершения дела;
• считаете задание чрезмерно сложным,
ибо не получили всей информации, не-
обходимой для его выполнения;
• начинаете действовать стремительно,
без предварительной разработки чет-
кого плана;
• пытаетесь все сделать самостоятельно.

4. Мы с большой неохотой признаем,
что тратим чужое время. Многие возразят,
дескать, они не успевают реализовывать
собственные планы, поэтому просто не могут
занимать еще чье-то время. Но как часто мы:
• выдаем «мысли вдогонку», когда чело-
веком уже проделана большая часть ра-
боты;
• забываем поделиться новой информа-
цией, и исполнители работают с уста-
ревшими данными;
• просим помочь в чем-то, но при этом
не предоставляем необходимые доку-
менты или материалы;
• назначаем спонтанные встречи без
определенной повестки. Соответствен-
но, приглашенные не имеют ни малей-
шего представления, о чем пойдет речь,
и не могут должным образом подгото-
виться;
• позволяем себе лирические отступле-
ния, из-за чего дискуссии становятся
чрезмерно длительными, и, как резуль-
тат, — менее эффективными;
• заставляем пунктуальных людей ждать
(объясняя или не объясняя причины)
из-за того, что сами опаздываем.
Если вы уличили себя хоть в чем-то из
перечисленного, вам станет понятно, сколько
времени потеряно другими по вашей вине.
Например: вы недостаточно подготовились
к десяти встречам, из-за чего последние дли-
лись на 25 минут дольше необходимого, — в целом
потрачено впустую 250 минут, то есть больше
половины рабочего дня.


Оправдания
Иногда задание оказывается слишком
трудным, и его выполнение занимает боль-
ше времени, чем было запланировано. В та-
ком случае вы вряд ли сможете сделать все,
что от вас требуется, и, несмотря на огромные
старания, придете к финишу с большим опо-
зданием. Если же вы попросту уклоняетесь от
работы, она не выполнится сама по себе, а ваше
отношение в конечном итоге непременно при-
ведет к кризису. А преодоление кризиса — это,
конечно, «достойный награды» способ поте-
рять время.
Всегда можно найти много вполне обоснован-
ных оправданий для неспособности укладывать-
ся в срок. Но поскольку все располагают одина-
ковым количеством времени, отличие между
людьми состоит в том, как каждый его распре-
деляет. На самом деле нет такого явления как
нехватка времени. Всегда можно его найти.
Было бы желание!
Если же кто-то оправдывается тем, что у него
нет времени, под этим кроется самое обычное
нежелание его искать. Ведь, согласитесь, вряд
ли у вас бы не нашлось свободного денька,
чтобы посетить презентацию нового сорта
шампанского в Париже!
Мы не укладываемся в отведенное время,
поскольку:
• задание не кажется достойным усилий;
• бездеятельность не грозит каким-то се-
рьезным наказанием;
• в конце концов, есть множество более
интересных вещей;
• не были установлены предельные сроки.
Если вы обманываете себя, веря собствен-
ным оправданиям, то никогда не научитесь
управлять временем. Будьте честны перед со-
бой, определите истинные причины, по кото-
рым вы либо совсем не выполняете намечен-
ного, либо нарушаете все возможные сроки.
Спросите себя, насколько вы удовлетворе-
ны тем, как используете время. Может быть,
вы делаете это недостаточно эффективно
и чувствуете, что способны на большее. Впол-
не вероятно, что не выполненные вовремя
дела — это те, которые вы не хотели или не
смогли сделать. В таком случае полезно будет
составить подробный отчет о выполнении
работы, скажем, за день. Иными словами, не-
плохо было бы сделать «фотографию рабочего
дня», — чтобы определить исходный уровень,
с которым в дальнейшем вы сможете сравни-
вать свои успехи в управлении временем.

Делаем выводы
Ваше отношение показывает, хотите ли вы
достичь успеха в организации своего време-
ни или же предпочитаете использовать его
как оправдание собственному бессилию.
От вас требуется желание научиться управ-
лять временем. Стоит только решиться, и все
пойдет как по маслу.
Спросите себя
Чтобы определить, эффективно ли вы ис-
пользуете время, проанализируйте свои отве-
ты на следующие вопросы.
Трудно ли вам перечислить все то,что
вы сделали в течение дня?
Сложно ли вам укладываться в сроки?
Делаете ли вы то, что вовсе не обяза-
тельно?
Часто ли вы выполняете работу вместо
других?
Случается ли так, что на выполнение
некоторых заданий вы тратите больше
времени, чем необходимо?
Сложно ли вам вовремя приходить на
встречи?
Часто ли вы забиваете, что собирались
сделать?
Если вы ответили утвердительно на боль-
шинство вопросов, возможно, вам нужно уде-
лять больше внимания организации своего
времени.
не забывать анализировать то, как про-
шел день;
определить, что отнимает у вас наи-
большее количество времени;
выяснить истинные причины того, что
мешает вам завершить какое-то дело
или вообще не дает возможности вы-
полнить какую-то работу;
четко сформулировать ваши главные
достижения за прошедший день;
настроиться на успех в решении проб-
лемы планирования времени.
Планируем свое время
Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если
хотите, чтобы работа была выполнена, пору-
чите ее очень занятому человеку». Считается,
что занятые люди лучше других контроли-
руют время. Создается впечатление, что они
могут сделать за день столько, сколько другим
не по плечу. И именно занятой человек всегда
найдет возможность внести нужные коррек-
тивы в свой график.
Обычно этому способствуют:
• умение отличать первоочередные дела
от второстепенных;
• серьезное отношение к срокам выполне-
ния работы;
• привычка все успевать;
• ответственность за порученное дело.


Определяем обязанности
У каждой должности есть свое название и описа-
ние, согласно сфере применения. Оно опреде-
ляет основные функциональные обязанности,
за которые работник несет личную ответ-
ственность.
Если вы осведомлены о круге ваших обя-
занностей, то всегда можете сравнить их с той
работой, которую выполняете на самом деле.
При отсутствии должностной инструкции,
составьте ее самостоятельно. Определите
свои основные обязанности. Составьте спи-
сок того, что необходимо для эффективного
выполнения работы. Проанализируйте ре-
альный объем требований к должности и ваш
вклад в эффективное развитие бизнеса.
Вы можете обнаружить, что тратите время
на выполнение далеко не основных функций.
И даже если эта работа интересна и приятна,
все же надо осознать, что заработную плату
вам платят совсем не за это.
Первым шагом к целесообразному ис-
пользованию времени может послужить чет-
кое представление о том, за что именно вы
несете непосредственную ответственность.
Как только вы это осознаете, вам, несомнен-
но, станет легче ставить задачи и определять
приоритеты.

Ставим задачи
Постановка и достижение целей играет
главную роль в управлении временем. Если
вы не знаете, чего хотите достичь, то не буде-
те знать, с чего следует начать.
Четко определив наиболее важные дела
и сроки их выполнения, вы с легкостью смо-
жете контролировать события. Таким образом,
у вас появится шанс достичь наилучших
результатов. Причем сделать это вы сможете
за то время, которым располагаете.
Не забывайте также, что намечать цели
очень полезно. Это помогает:
• сфокусировать внимание на выполняе-
мой работе;
• составлять план выполнения работы на
определенный отрезок времени;
• держать окружающих в курсе событий,
чтобы они понимали, какая роль им от-
ведена.
Наличие целей не допускает пустой тра-
ты времени. Чтобы четко определить цель,
нужно:
• выработать ясное представление о том,
чего вы планируете достичь;
• поделиться мыслями и выслушать мне-
ние других;
• изложить на бумаге свои намерения
и строго их придерживаться.

Определяем приоритеты
Установление порядка очередности дел

стр. 1
(общее количество: 5)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>