<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 5)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

поможет вам в достижении целей. Но для это-
го нужно определить степень своей загрузки
и решить, какие из накопившихся дел нужно
выполнить в первую очередь. Задачи можно
подразделить на четыре категории:
• основные задачи; их выполнение слу-
жит индикатором того, насколько эф-
фективно вы справляетесь со своими
обязанностями;
• задачи, которые следует выполнять
при условии, что со своими первосте-
пенными делами вы уже справились;
• задачи, которые вы выполнили бы при
наличии времени (это, как правило,
проекты, которым не суждено осуще-
ствиться).
• задачи с невысоким уровнем приори-
тетности, но вместе с тем несложные
и приятные (обычно их мы выполняем
в первую очередь).
Распределите всю свою работу на эти
четыре группы. Посмотрите на перечень
и укажите время, необходимое для выполне-
ния поставленных задач. Выделите разными
цветами то, что сделать необходимо, и то, чем
бы вам хотелось заняться. Время от времени
делайте что-нибудь приятное. Так вы будете
чувствовать, что хотя это и не вопрос наиболь-
шей важности, вы позволяете себе заняться
им в качестве поощрения за выполнение бо-
лее сложных заданий.
Не принуждайте себя слишком строго
придерживаться приоритетов. Всегда нуж-
но быть готовым к переменам, если этого
требуют обстоятельства. Будьте гибким: си-
туация может измениться кардинально, и
то, что было приоритетным, утратит свою
значимость. Придерживаться в таком случае
первоначального плана означает потратить
впустую еще больше времени.
Однако, если какая-то из первоочеред-
ных задач неожиданно снимается с повест-
ки дня (например, отменяется встреча),
будьте начеку, чтобы не потратить освобо-
дившееся время понапрасну. Используйте
накопленную для решения конкретной за-
дачи энергию на следующее задание из ва-
шего списка.

Неотложное и важное
Понимание различия между неотложным
и важным имеет огромное значение при рас-
пределении времени.
Неотложные задачи требуют немедлено-
го решения, но при этом могут быть не-
значительными (например, улаживание
вопроса с парковкой). Важные же требу-
ют тщательной подготовки и, как правило, до-
полнительного времени на обдумывание
(к примеру, составление бизнес-плана на сле-
дующий квартал).
Безотлагательные задания зачастую ка-
жутся значимыми из-за сжатости сроков. Они
требуют немедленных действий, но обычно
не занимают много времени. Обычно мы ста-
раемся побыстрее отделаться от срочных дел,
чтобы заняться важными.
Бывают также случаи, когда позволитель-
но отвлечься в данный момент на что-то бо-
лее интересное, отложив на время серьезные
дела. Но это можно сделать только при на-
личии веских оснований. Если возникает со-
блазн заняться чем-нибудь приятным, поду-
майте, каким образом вы сможете восполнить
потраченное время, и спокойно, без угрызе-
ний совести и чувства вины, наслаждайтесь
приятными моментами.
Конечно, есть вещи в равной степени не-
отложные и важные. В такой ситуации дело
требует полной отдачи, ведь нельзя опреде-
лить, какое из них более важное. Но в любом
случае не забывайте об опасности не уло-
житься в сроки.

Типы заданий
Проанализируйте свою деятельность.
Определите, сколько времени вы тратите на
исполнение обязанностей руководителя, а сколько
уходит на рутинную работу, характерную для
рода вашей деятельности или профессии.
Руководящая должность требует:
• продумывать заранее, все ли имеется
для эффективного и качественного вы-
полнения задания;
• собирать нужных людей и нужные мате-
риалы в нужное время в нужном месте;
• сообщать исполнителям об их заданиях;
объяснять им критерии оценки выпол-
ненной работы и, если требуется, давать
советы;
• убеждаться в том, что задействованные
лица посвящены в суть проблемы и зна-
ют, как контролировать процесс.
Иными словами, вы должны уметь плани-
ровать, организовывать, направлять и кон-
тролировать ход выполнения работы.
Взгляните на перечень приоритетных зада-
ний. Если вы не выполняете должным образом
ни один из перечисленных пунктов, подумай-
те, что же вы все-таки делаете и относится ли
это к вашим основным обязанностям.
Вы вполне можете обнаружить, что позво-
ляете другим перекладывать на вас трудные, на
их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь
с ними лучше. Возможно также, что вы затя-
гиваете выполнение задания из-за отсутствия
плана или нехватки необходимого оборудо-
вания. Причин для невыполнения основ-
ных обязанностей и несоблюдения сроков
может быть множество. Но самое важное —
вы можете даже не понимать, какую значи-
тельную роль играют ваши организационные
способности в управлении времени.

Делаем выводы
После того как вы определите свои обязан-
ности, наметите цели, расположите задания
в порядке приоритетности и распределите
их на неотложные и важные, вы с легкостью
составите план эффективного использования
времени.
Если все это кажется вам слишком обре-
менительным и трудоемким, вспомните исто-
рию об одном китайском императоре. Он
возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая
аллея, и отдал приказ исполнить это управ-
ляющему поместьем. На что управляющий
возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде
чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком
случае, — сказал император, — вы не можете
терять ни минуты».
Спросите себя
Подумайте над тем, как вы планируете
свое время, и дайте ответы на следующие во-
просы.
Четко ли вы знаете свои обязанности?
Не занимаетесь ли вы тем, что должны
делать другие?
Ясны ли вам цели вашей работы?
Знаете ли вы, каких результатов вы
должны добиться сегодня при условии,
что сосредоточитесь на выполнении ка-
кого-то одного задания?
Видите ли вы разницу между важным
и неотложным?
Все ли вы делаете для того, чтобы эф-
фективно использовать время?
определить основные задачи;
наметить цели;
выполнять важную работу по заранее
составленному графику;
быть готовым подкорректировать свои
планы в случае непредвиденного изме-
нения ситуации;
четко различать важные и неотложные
задачи;
применять, если необходимо, управлен-
ческие решения. Это поможет лучше
организовать время;
немедленно начать планирование свое-
го времени.
Составляем график
Управлять временем было бы легче, если
бы постоянно не возникали различные не-
предвиденные обстоятельства, которые со-
вершенно не способствуют осуществлению
наших планов. Но что бы ни сулил день гря-
дущий, какие бы вызовы ни бросал окружа-
ющий мир, не отчаивайтесь. Просто нужно
найти несколько способов, которые помогали
бы наилучшим образом использовать время.


Справляемся со сроками
Первый закон Паркинсона 1 гласит: рабо-
та заполняет время, отпущенное на нее. Вот
почему очень важно определять сроки ее вы-
полнения. Иначе работа может растянуться
на несколько недель, а то и месяцев, и за дли-
тельный период сделано будет очень мало.
После установления о кончательных сроков
можно в этих рамках установить собственные —
по принципу «матрешки». Так вы получите до-
полнительный стимул выполнить работу бы-
стрее и не допустите, чтобы на нее ушло не-
оправданно большое количество времени.
Установите собственные временные рам-
ки для различных заданий. Настройте таймер
или напоминание в компьютере (либо вос-
пользуйтесь будильником), чтобы знать об
истечении срока, отведенного для какого-то
задания. Вы будете удивлены тем, насколько
это способствует организации и как много
вы успели сделать в отведенное время. Более
того, постепенно привыкая выполнять рабо-
ту в установленные сроки, вы обнаружите,
что справляетесь с ней все быстрее.

Решаем сложные задачи
Мы боимся сложных заданий только пото-
му, что они таковыми кажутся. Но, возможно,
детально разобравшись в ситуации, обнару-
жится, что это совсем не так. Не стоит сразу
же опускать руки, если вы не знаете, с чего
начать работу. Например, при необходимо-
сти организовать переезд офиса важно не ис-
пугаться кажущейся сложности этой затеи.
Секрет в том, что с трудными заданиями
легче справиться, если разделить их, словно
арбуз, на более мелкие части. После этого
надо наметить отдельный план выполнения
каждого пункта и реализовывать их в поряд-
ке очередности. Таким образом, любое нелег-
кое задание покажется вполне осуществивым,
и вы сможете внести отметку о выполнении
в свой план.
Выбираем время для работы
в уединении
Некоторые задания требуют особого вни-
мания и сосредоточенности. При их выпол-
нении нельзя отвлекаться на что-то другое,
иначе можно сбиться или потерять мысль,
и долгие часы напряженного труда будут по-
трачены впустую. Многие стараются найти
тихое и укромное место, чтобы поработать.
Однако есть и другие способы уединиться.
Например, отведите в своем графике место
«времени недоступности».
• Определите, в какие часы к вам можно
обращаться, а когда вас нельзя беспо-
коить. Обязательно сообщите об этом
всем, кто имеет привычку нарушать
ваш покой.
• Включите автоответчик на пару часов,
даже если вы на месте. Это освободит
время для решения действительно важ-
ных вопросов, а сообщения можно бу-
дет прослушать позже, в специально
выделенное время.
• Установите в ванной комнате «сухости-
раемую» доску с водостойкими марке-
рами, чтобы иметь возможность писать
и планировать в тишине.
• Пусть ваш блокнот всегда находит-
ся рядом с кроватью. Поразительно,
как часто важные мысли посещают нас
в минуты наибольшего покоя.

Проводим встречи
Как часто мы высказываем разочарова-
ние после встречи: «Совершенно напрасная
трата времени!» Например, нередко остает-
ся незамеченным, как изживают себя и ста-
новятся бесполезными еженедельные «пя-
тиминутки». Но встречи и собрания должны
способствовать эффективной работе, а не уби-
вать время. Если вы ответственны за про-
ведение какого-то мероприятия, убедитесь
в том, что вы знаете:
• зачем нужно организовать встречу (не
проще ли решить вопрос по телефону
или отправить сообщение?);
• кто и почему должен присутствовать на
встрече;
• какие вопросы будут обсуждаться;
• какой результат вы хотите получить от
этой встречи.

Если вы хотите, чтобы мероприятие
было продуктивным, ответы на эти вопро-
сы должны знать все его участники. Итак,
если встречи отнимают у вас очень много
времени, не забывайте уточнять:
• цель встречи;
• отведенную вам роль;
• каких результатов вы планируете до-
стичь по ее окончании.
Если до проведения встречи вам не извест-
ны ответы на эти три вопроса, в первую оче-
редь выясните, почему вы приглашены, обяза-
тельно ли ваше присутствие на протяжении
всей встречи или же вы можете присутствовать
при рассмотрении касающегося вас вопроса,
а с остальными ознакомиться по протоколу.
Несомненно, бывают ситуации, когда не
обойтись без личных встреч. Например:
• если вы не встречались с этим челове-
ком раньше;
• когда вам нужно составить собствен-
ное мнение о том, как взаимодействуют
другие, или лично оценить чьи-то спо-
собности;
• если личный контакт может ускорить
решение вопроса;
• когда вопрос настолько тонкий, что
язык движений и жестов может ока-
заться важнее слов.
Во всех остальных случаях предпочтитель-
нее решать вопрос по телефону, с помощью
факса или конференц-связи.

Эффективно используем время
поездок
Поездки зачастую связаны с посещением
различных мероприятий и деловых встреч.
Переезды, что ни говори, способствуют пу-
стой трате времени, особенно если нужно
преодолеть значительные расстояния. Поэто-
му всегда интересуйтесь целью поездки. Если
вы любите командировки или у вас возник-
ла необходимость провести деловую встре-
чу далеко за пределами города, извлеките
как можно больше пользы из этого «поте-
рянного» времени.
• Захватите с собой ноутбук или персо-
нальный органайзер, чтобы, предвари-
тельно отключив режим оповещения,
немного поработать.
• С помощью диктофона, тихо, не созда-
вая неудобств окружающим, работайте
с корреспонденцией.
• Путешествуйте с коллегой, но будьте
осторожны, посвящая его в курс собы-
тий. Может быть, не стоит рассказывать
ему (или ей) все детали.
• Проверьте свой портфель и убедитесь,
что все лишнее отправлено в корзину
для мусора либо спрятано в надлежа-
щем месте.
• Очистите карманы, портмоне и кейс от
чеков; их лучше подшить к авансовому
отчету.
• Прослушивайте с помощью плеера раз-
личные аудиокурсы, например пособие
по управлению или уроки иностранно-
го языка.
• Составьте подробный план и набросай-
те заметки на будущее.
• Прочтите то, что откладывали годами.

Делаем выводы
Если вам удастся включить в рабочий
график все задания, требующие выполне-
ния, появится больше шансов уложиться
в срок. Вы успеете сделать все необходимое
и, кроме того, найдете время для давно за-
планированных дел, на которые его никог-
да не хватало.
Укладывайтесь в поставленные сроки со-
знательно. Тогда вы избежите ситуации, ког-
да выполнение дела затягивается и отбирает
время, необходимое для последующих зада-
ний, и не допустите эффекта снежного кома.
Появится реальное ощущение, будто вы ру-
ководите временем, а не наоборот. Это даст
уверенность в том, что вы держите ситуацию
под контролем и можете выполнять бессчет-
ное количество дел вовремя.
Спросите себя
Проанализируйте, как вы составляете гра-
фик использования своего времени, и дайте
ответы на следующие вопросы.
Укладываетесь ли вы в запланирован-
ные сроки?
Делите ли вы сложные задания на ча-
сти?
Используете ли вы «время недоступно-
сти» для завершения важных дел?
Извлекаете ли вы всю возможную поль-
зу из встреч с другими людьми?
Все ли ваши поездки действительно не-
обходимы?
Планируете ли вы заранее, как будете
использовать время в длительных ко-
мандировках?
Правильно ли составлен график вашей
работы, используете ли вы время с наи-
большей эффективностью?
устанавливать собственные сроки
в рамках уже определенных;
внедрять практику «времени недоступ-
ности»;
разделять сложные задания на несколь-
ко этапов.
планировать, чем заняться во время по-
ездки;
завершать запланированное в установ-
ленный срок.
Учимся беречь время
Беречь время намного легче, чем вам кажет-
ся. Все дело в самоорганизации. Есть много эф-
фективных приемов управления временем.

Составляем список дел
Многие считают, что способны выполнять
несколько дел одновременно. Как правило,
они ошибаются, и в итоге задания выполня-
ются некачественно либо же не выполняются
совсем. Секрет состоит в том, что нужно вы-
полнять работу последовательно, по заранее

<< Пред. стр.

стр. 2
(общее количество: 5)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>