<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 5)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

составленному плану, в который можно ино-
гда подглядывать, чтобы напомнить себе об
очередности дел.
Составление списка дел — ключевой этап
в самоорганизации. В этот перечень должны
быть внесены приоритетные задачи, а также
детальное описание их выполнения. Правиль-
но составленный список — это половина пути
к успеху. Есть несколько вариантов перечней,
которые помогут вам распределять время.
• Составьте перечень дел, которые нуж-
но завершить сегодня. Будьте реалис-
том. Не планируйте больше шести
пунктов на день, поскольку вряд ли
вам удастся выполнить все. Если одна
и та же позиция включается в список
больше трех дней подряд, ищите это-
му причину. Их может быть несколько:
либо ситуация достигла критической
точки и каким-то образом решится
сама собой, либо же этот вопрос мо-
жет подождать и не стоило вообще от-
водить ему первое место.
• Составьте список заданий, которые вам
нужно выполнить за определенное вре-
мя. Распределите дела в зависимости
от важности и срочности. Это даст вам
возможность контролировать события,
а не зависеть от них.
• Покидая рабочее место, набросайте за-
метки на завтрашний день. Делайте
записи даже тогда, когда вам просто
нужно куда-то выйти. Отвлекшись, вы
легко забудете, что планировали сде-
лать в первую очередь, и не выполните
задуманное.
Многие не соблюдают формальности и не
делают заметок. Но однажды (как правило, в са-
мый неподходящий момент) память может
подвести. Психологические исследования
показывают, что максимальное количество
пунктов, которые можно удержать в памяти, —
семь (плюс или минус два).
Кроме того, учтите такой факт: если вас
прерывают в тот момент, когда вы пытаетесь
что-либо запомнить, то, как следствие, вы на-
чисто это забываете. Поэтому не ленитесь за-
писывать свои планы. Благодаря этому вы:
• не забудете ничего важного;
• не будете вынуждены повторно идти
или звонить, чтобы закончить задание;
• сможете регулярно вычеркивать из
списка уже сделанное и знать, что часть
заданий окончательно завершена.

Справляемся с бумажной
волокитой
Есть некоторые, на первый взгляд, не-
значительные моменты, которые очень от-
рицательно сказываются на самооргани-
зации. Беспорядок на столе, в портфеле,
шкафу для бумаг или автомобиле — яркое
свидетельство того, что вы не в состоянии
организовать себя и свою бумажную рабо-
ту. Привычка ничего не выбрасывать может
обернуться настоящей катастрофой. В один
прекрасный день вы рискуете быть погре-
бенным под горами макулатуры, годящейся
разве что на растопку камина в уютном заго-
родном домике. Единственный способ борь-
бы с бумажной волокитой — это работать
с одним документом не больше одного раза.
Внимательно ознакомившись с документом
решите, что с ним делать дальше:
• зарегистрировать и подшить;
• обдумать;
• передать другим;
• бросить в корзину.
Надо сказать, что последнее сделать труд-
нее всего. Как правило, нам нелегко дается
решение отправить в корзину для мусора
лист бумаги. Очень жаль, что так мало зна-
чения придается мусорной корзине как «ор-
ганизационному» средству. Не поощряйте
«инстинкт белки» — хранить все, что попало
в руки. Если документ вам не нужен, избавь-
тесь от него.
Но если же вам тяжело заставить себя со-
вершить такой шаг, обзаведитесь специаль-
ным лотком с пометкой «Для растопки» или
какой-нибудь еще. Складывайте туда все, что
не решаетесь выбросить. Через несколько ме-
сяцев возьмите третий документ снизу и не
глядя выбросьте его. Коль скоро он не пона-
добился до этого времени, он вообще не име-
ет никакого значения.
Делаем личные записи
Очень важно помнить, что произошло
в течение дня. Ведь другие люди могут вос-
принимать происходящее не совсем так, как
вы. Чтобы в спорной ситуации быть уверен-
ным в своей правоте, записывайте события
дня.
• Заведите специальный блокнот, в ко-
торый будете вносить все замечания
к резолюциям руководства. Всегда но-
сите этот блокнот с собой.
• Обязательно держите у телефона бума-
гу и ручку. Удивительно, почему люди
не делают этого. Как часто во время те-
лефонного разговора собеседник вдруг
просит подождать минуточку, пока он
не найдет, чем бы записать новую ин-
формацию!
• Всегда храните под рукой каталог
важных имен, адресов и телефонных
номеров. Не полагайтесь на запись
в адресной книге телефона: во время
разговора вы не сможете им восполь-
зоваться.
• Записывайте время важных входя-
щих и исходящих электронных сооб-
щений и телефонных звонков в еже-
дневник. Так вы всегда будете знать,
когда произошло событие и когда вы на
него отреагировали.

В поисках необходимого
При наличии налаженной системы поиска
необходимых бумаг, найти необходимый доку-
мент можно достаточно быстро и легко. Если
же ваша система далека от совершенства или
ее не существует вовсе, стоит все-таки затра-
тить время на ее разработку.
Во-первых, она должна быть простой.
Зачем лишний раз усложнять себе жизнь?
Сложная система с перекрестными ссылка-
ми редко помогает быстро находить нуж-
ное, скорее, наоборот, — отнимает больше
времени для ее создания и поддержания.
Выберите систему, удовлетворяющую всем
вашим требованиям. Убедитесь, что она ра-
ботает хорошо, а вы, благодаря ее функци-
онированию, оперативно можете найти все
необходимое. Вот некоторые простые пред-
меты системы поиска, помогающие быстро
находить нужные бумаги:
• папки для главных проектов с яркими
надписями;
• лоток «Срочное» для шести ежеднев-
ных задач;
• небольшие карманные блокноты,
разделенные по темам и размещенные
в алфавитном порядке;
• папка-гармошка для хранения докумен-
тов в хронологическом порядке;
• набор каталожных карточек для зане-
сения полной информации о клиентах,
расположенных либо в хронологиче-
ском порядке, либо по виду продукции;
• набор конвертов для квитанций с по-
меткой для каждого месяца;
• яркая папка или коробка с ярлыком
«V.I.Р.», куда заносится самая важная
информация. Такая папка непременно
должна быть яркой, чтобы вы никогда
не теряли ее из виду.
Для эффективного использования времени
важно точно знать, где хранятся те или иные
документы. Обязательно убедитесь в том, что
информация попала именно в нужную папку.
Это может показаться само собой разумеющим-
ся, но частое использование таких простых
приемов приносит большую пользу управле-
нию временем, чем все персональные систе-
мы организации и самые лучшие наглядные
пособия в мире.
Используем рациональные
способы
Опоздания — всеобщая проблема. Если у вас
нет времени действовать по правилам, прибег-
ните к чрезвычайным мерам.
• Вместо отправки письма в ответ на
входящее сообщение изложите свою
информацию на оригинале, сделайте
ксерокопию и верните отправителю.
(Адресат получит своевременный, хотя
и не очень красиво оформленный ответ.
Но это все же лучше, чем не отреагиро-
вать вовсе или ответить с опозданием).
• Для небольшого послания используйте
вместо письма «благодарственные запи-
сочки» или почтовые открытки.
• Пользуйтесь мусорной корзиной. Не
тратьте время на хранение ненужных
вещей. Если есть сомнения, заведите
папку с названием «На всякий случай»
и регулярно ее очищайте.
• Установите трехминутный таймер на
телефонные звонки. Это особенно по-
лезно, если собеседник любит побол-
тать. Звук сигнала в определенное
время ясно даст понять, что разговор
подходит к концу.
Делаем выводы
Многие вещи могут помешать эффектив-
ному управлению временем. Поэтому очень
важно убедиться, что причиной тому стал не
недостаток личной организованности.
Следите за порядком, постоянно поддер-
живайте его. Это облегчит быстрый поиск
предметов и не допустит пустой траты време-
ни на попытки найти какую-то вещь в самом
неожиданном месте.
Используйте тактику «скорой помощи».
Мгновенная реакция на события обеспечит
вам своевременное завершение дел даже
в период аврала.
Помните, что умение организовать себя —
это основа успешного управления временем.
Спросите себя
Проанализируйте, как у вас обстоят дела
с самоорганизацией, и дайте ответы на следу-
ющие вопросы:
«Кочуют» ли отдельные пункты из пла-
на в план на протяжении нескольких
дней?
Не забываете ли вы выполнить какое-
то задание из-за того, что забыли его за-
писать?
Часто ли вы теряете важные записи,
письма и документы?
Не забываете ли вы о назначенных
встречах? Всегда ли помните о всех те-
кущих делах?
Приходится ли вам по несколько раз
возвращаться к изучению одного и того
же документа?
Сложно ли вам найти нужное, когда вы
торопитесь?
Не пытаетесь ли вы делать слишком
много дел одновременно?
составлять перечень того, что необхо-
димо сделать;
работать с одним документом не боль-
ше одного раза;
отправлять в мусорную корзину ненуж-
ные бумаги;
научиться находить нужные предметы
в течение нескольких секунд, а не минут;
разработать эффективную систему по-
иска нужных вещей;
записывать все происходящие события;
использовать необычные способы реше-
ния неожиданно возникших проблем;
выработать уверенность в том, что собы-
тия находятся под вашим контролем;
всегда раскладывать вещи по своим мес-
там.
Сотрудничаем
с окружающими людьми
Бизнес невозможен без общения с клиен-
тами и партнерами. Но именно это общение
и забирает большую часть времени. Эффек-
тивность работы с людьми говорит о вашем
умении управлять своим временем.
У очень занятых людей на все вопросы
возникает желание ответить: «Я лучше сде-
лаю это сам, но буду знать, что задание будет
выполнено в срок надлежащим образом».
Такой подход срабатывает в случае неожи-
данного возникновения очень срочного дела.
Но если не уделять внимания обучению пер-
сонала, то, в конце концов, можно попасть
в замкнутый круг. Вы будете вынуждены взять
на себя непосильную ответственность за вы-
полнение работы, которая входит в обязан-
ности других. Но поскольку никто, кроме вас,
не сумеет выполнить такие задания, что-то
изменить будет очень сложно. Обучение со-
трудника какому-нибудь делу, отнимающему
у вас час в неделю, займет в общей сложности
два или три часа. Если же вы не сделаете это-
го, то к концу года наберется около 50 часов,
потраченных напрасно.
Делегируем задания
Поручая выполнение задания другим,
вы уменьшаете собственную загруженность.
Однако в атмосфере «изворачивания и под-
страивания», характерной для современного
бизнеса, не так-то просто найти человека, ко-
торому можно доверить важное дело.
Многие считают поручения вынужденной
передачей какого-либо дела, при которой
можно надеяться только на добросовестность
его исполнителя. Но если вы хотите быть уве-
ренным в том, что задание будет выполнено
корректно и вовремя, следуйте таким прави-
лам.
• Останавливайте свой выбор на том
сотруднике, у которого есть желание
и способности справиться с заданием.
• Объясняйте исполнителю, какой вы
хотите получить результат, а при необ-
ходимости предлагайте способы выпол-
нения задания. Утвердите график сдачи
отчетов о состоянии выполняемой ра-
боты.
• Определяйте приоритетность поручен-
ного задания, при этом учитывая, как
его выполнение будет влиять на основ-
ную работу сотрудника.
• Убедитесь, что работник, принимаю-
щий поручение, имеет соответствующие
полномочия и может нести за него ответ-
ственность. Если работа предполагает со-
трудничество, особенно с вышестоящими
по должности, убедитесь, что «наведены
мосты». Прежде всего, не привлекайте
к таким делам неподготовленных сотруд-
ников, которые не владеют ситуацией,
особенно если это не предусмотрено по-
литикой компании.
• Помните, что важно не только четко
объяснить, какой нужен результат. Вы-
двигая требования, обязательно дайте
человеку понять, что он может рассчи-
тывать на вашу поддержку. Зная, что вы
беспокоитесь об успешном выполнении
задания, он тоже будет работать с пол-
ной отдачей.
• Регулярно анализируйте ход выполнения
работы и обсуждайте все проблемы, воз-
никающие в процессе, особенно если вы
обучаете сотрудников новым умениям.
Если вы четко не сформулируете требова-
ния, задание всякий раз будет возвращаться
к вам на доработку. Вы также рискуете чрезвы-
чайно огорчить своих сотрудников, поскольку
они не только не выполнят порученного зада-
ния, но и потратят впустую свое время.
Следует помнить два важных правила.
• Эффективное делегирование означает
поручение приятных заданий наряду
с неприятными. В противном случае
для всех станет очевидным, что вы из-
бавляетесь от рутинных дел, оставляя
для себя наиболее интересные. Если
сотрудники придут к такому выводу, не
удивляйтесь, что они станут восприни-
мать ваши поручения без энтузиазма и
не будут выполнять их вовремя.
• Вы не должны поручать другим работу,
трудную даже для вас. Если проблемы
возникают даже у руководителя, то раз-
ве подчиненный сможет выполнить та-
кое задание лучше? В этом случае сле-
дует обратиться за помощью к более
квалифицированному специалисту, а не
оставлять малокомпетентного сотруд-
ника наедине с проблемой, иначе он
вынужден будет признать свое пораже-
ние и морально капитулировать.

Продуктивно работаем сообща
Если вы внимательно и бережно относи-
тесь ко времени окружающих, то можете рас-
считывать на такое же отношение с их сторо-
ны. Вот некоторые способы придать усилиям
в этом направлении максимальную эффек-
тивность.
• Обязательно передавайте другим всю
касающуюся их информацию, как толь-
ко она становится вам известной. Если
люди получат сведения слишком позд-
но, то работа будет выполнена по уста-
ревшим инструкциям и, следовательно,
время будет потрачено впустую. Кроме
того вы избежите лишних вопросов,
вызванных недостатком информации.
• Когда вас вдруг осенит новая блестящая
мысль, не забудьте поделиться ею с дру-
гими. Иначе работа по-прежнему будет
выполняться согласно ранее утверж-
денному плану, который, возможно, уже
утратил актуальность.
• Согласуйте окончательные сроки работ
со всеми задействованными в них со-
трудниками и объясните свой подход
приблизительно такими словами: «Это
необходимо завершить до следующего
вторника, потому что...» Люди чаще
выполняют работу вовремя, если четко
понимают целесообразность и суть за-
дания.
• Обращайтесь с просьбой поработать во
внеурочное время лишь в том случае,
когда дело действительно не терпит от-
лагательств и не может быть выполнено
на следующий день. Иначе ваша иници-
атива не только заставит подчиненных
жертвовать личным временем, но и по-
служит причиной нежелания браться
за выполнение срочной работы в буду-
щем, когда вам это будет действительно
крайне необходимо.

Налаживаем эффективное
общение
Об эффективности общения на рабочем

<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 5)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>