<< Пред. стр.

стр. 4
(общее количество: 5)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

месте свидетельствует, прежде всего, четкое
понимание требований, которые выдви-
гаются работникам и руководителям под-
разделений. Проанализируйте, правильно
ли вы инструктируете своих подчиненных;
при этом обратите внимание на такие мо-
менты.
• Используемый вами стиль изложения
должен быть понятным и доступным,
а выражения не должны быть двусмыслен-
ными. Это увеличивает шансы успешного
выполнения задания с первого раза (по-
разительно, как много людей не могут
выкроить время, чтобы сразу разобраться
в задании, но каким-то образом находят
его для повторного выполнения рабо-
ты!).
• Чтобы проверить, правильно ли ваш
собеседник записал важную информа-
цию во время телефонного разговора,
попросите его повторить данные.
• В приветственной записи на автоответ-
чике попросите звонящего оставить ин-
формацию не только о том, кто звонил
и его номере телефона, но также указать
время и день звонка. Ибо к тому момен-
ту, когда вы сможете прослушать это
сообщение, события могут уйти далеко
вперед и полученные сведения станут
бесполезными.

Вы также можете помочь другим эффек-
тивно использовать свое время. Для этого:
• убеждайтесь, что хорошо понимаете
выдвинутые требования, и задавайте
вопросы для уточнения деталей;
• записывайте важную информацию во
время телефонного разговора, непре-
менно проверяя правильность ее ото-
бражения;
• оставляя сообщение на автоответчике,
называйте свое имя, указывайте день
и время звонка, суть вопроса и контакт-
ный номер телефона.
Непременно пользуйтесь приемами эф-
фективного общения. Они помогут вам из-
бежать очень неприятных ситуаций, когда
приходится разбираться с разного рода недо-
разумениями. Эффективная коммуникация
и взаимопонимание значительно способству-
ют использованию вашего времени наилуч-
шим образом.

Выполняем поручения
Работа с людьми подразумевает управ-
ление их временем равно, как и своим соб-
ственным. Неорганизованность подчинен-
ных может увеличить вашу загруженность
и отрицательно сказаться на выполнении
рабочего графика подразделения. Для опти-
мизации использования времени обсудите с со-
трудниками такие вопросы:
• почему работа должна быть выполнена;
• что конкретно для этого требуется;
• когда выполнение задания должно быть
завершено;
• каким образом должны быть оформле-
ны результаты.
Понимание, почему необходимо сделать ту
или иную работу, поможет найти наиболее эф-
фективный способ выполнить поручение. Если
это задание внутреннего назначения, то доста-
точно составить черновой план. Умение скон-
центрироваться на конечной цели задания по-
зволяет отбросить ненужную информацию, то
есть избежать пустой траты времени.
Важно также правильно оформить резуль-
тат проделанной работы. Ведь составление
5-страничного отчета после подробного уст-
ного доклада — очевидная трата времени.
Выясните, согласуется ли данное вам пору-
чение с вашими приоритетами. Таким обра-
зом вы сможете разумно оценить, не нанесет
ли его выполнение ущерб вашей основной
деятельности. Без уточнения таких моментов
вы рискуете не только взяться за выполнение
задания, которое не в вашей компетенции, но
и быть дезорганизованым невозможностью
справиться с ним удовлетворительно. В ито-
ге о вас сложится впечатление как о человеке
слишком занятом, но при этом неспособном
выполнить работу вовремя.


Делаем выводы
Взаимоотношения с людьми на работе
должны быть построены таким образом, чтобы
сотрудники помогали вам наилучшим обра-
зом использовать время. И вы сами должны
позаботиться о создании таких взаимоотно-
шений.
Делегирование может сэкономить ваше
время, если вы будете уверены в том, что
люди четко понимают поставленное перед
ними задание. Для этого нужно наладить
эффективное общение и как можно меньше
времени тратить на лишние объяснения.
Аналогично этому, когда выполнение задания
поручают вам, требуйте четкой информации
о том, чего необходимо добиться в итоге. За-
частую другие не утруждают себя предостав-
лением существенных сведений, и вы, тратя
свое драгоценное время, идете в неверном
направлении, в то время как необходимая
работа остается невыполненной.
Многократность повторения заданий
и связанные с этим потери времени порой
вызывают беспокойство. Поэтому никогда не
будет лишним убедиться, что поставленные
задачи вы поняли в полной мере с первого
раза. Уверенность в происходящем означает,
что время используется наилучшим образом.
Спросите себя
Оцените, насколько хорошо вы используе-
те свое время и время сотрудников, ответив
на следующие вопросы.
Поручаете ли вы другим выполнение
некоторых заданий?
Соблюдаете ли вы правила делегирова-
ния?
Всегда ли вы даете понять, что беспоко-
итесь о результатах выполнения зада-
ния, которое поручаете?
Поручая другим выполнение срочной
работы, уверены ли вы в том, что ее
действительно нужно выполнить неза-
медлительно и дело нельзя отложить до
завтра?
Даете ли вы четкие инструкции о сути
задания и целесообразности его выпол-
нения?
Всегда ли вы четко понимаете, что от
вас требуют?
Уточняете ли вы надлежащим образом
все неясные детали, чтобы не проделы-
вать одну и ту же работу дважды?
поручать некоторые задания подчинен-
ным;
следовать правилам делегирования;
поручайте другим в равной мере как
интересные, так и скучные задания;
не допускать, чтобы сотрудники трати-
ли понапрасну и ваше, и свое время;
четко излагать свои мысли и проверять,
правильно ли вас понимают;
прежде чем начать выполнение пору-
ченного задания, уяснить, что конкрет-
но от вас требуется;
поступать так, чтобы никто не смог
упрекнуть вас в напрасной трате их
времени.
Выделяем время для отдыха
Выполнение заданий и сотрудниче-
ство с другими отнимает большую часть
нашего времени. В конце концов может
оказаться так, что у вас совсем не останет-
ся времени для себя. Но если хорошенько
в этом разобраться и вовремя принять все
необходимые меры, такой ситуации вполне
можно избежать.

Меняем привычки
Вспомните, чем вы обычно занимаетесь
в течение дня. Проанализируйте, какие из те-
кущих дел «убивают» больше всего времени.
Может быть, стоит изменить свои привычки
и попробовать делать кое-что по-другому?
• Если вечером вы разбросали по комна-
те свою одежду, то на следующий день
значительно дольше будете приводить
ее в порядок.
• Если вы добираетесь на работу одним
и тем же путем, который выбрали с перво-
го дня, то так и не оцените преиму-
ществ других маршрутов, хотя они
вполне могут оказаться быстрее или
удобнее. Не узнаете, пока не попро-
буете!
• Если вам приходится подолгу доби-
раться до магазинов или предприятий
бытового обслуживания, подыщите
специальную фирму, которая принима-
ет заказы и выполняет доставку.

Не забываем отдыхать
Подумайте, влияет ли работа на вашу
личную жизнь. Если да, то выясните, почему
и как этого можно избежать. Ни в коем слу-
чае не забывайте запланировать в своем гра-
фике время для отдыха, иначе у вас его никог-
да не будет. Это особенно актуально, если вы
работаете на себя. Планирование свободного
времени может показаться довольно необыч-
ным предложением, но чем плотнее рабочий
график, тем понятнее необходимость пред-
усмотреть в нем место личному времени.
Вы можете попасть в коварную ловушку.
С одной стороны, даже в короткие минуты
перерыва вас не покидает чувство, что вы
должны работать. С другой — вас изводят
длительные нагрузки и внутреннее негодова-
ние оттого, что у других есть личная жизнь,
в то время как вы лишены этого. А может, вы
уже попали в эту западню?
Выход из сложившейся ситуации прост. По-
звольте себе роскошь иметь свободное время.
Для этого вам пригодятся несколько заме-
чательных способов.
• Заранее набросайте план на выходные
дни, чтобы не оказаться втянутым в вы-
полнения какой-либо работы.
• Заключите договор с самим собой об от-
ведении определенного времени на от-
дых. Пусть, например, суббота будет вы-
ходным днем, а в воскресенье вечером
можно наверстать упущенное.
• Каждый день выделяйте время на за-
нятия, не имеющие ничего общего с
работой.
Отдых также важен для эффективности
труда, как и сама работа. Он позволяет нам
привести в порядок мысли и восстановить
физическую форму.
Кроме того, только в свободное от работы
время мы можем уделить хоть немного внима-
ния семье и друзьям. Их поддержка необходи-
ма нам как воздух не только в трудные минуты.
Они делают нашу жизнь полной и придают
смысл нашему существованию. Но и близкие
нуждаются в нашей поддержке, и если никог-
да не уделять им внимание, в один прекрасный
день их может не оказаться рядом.
Как бы там ни было, всегда нужно выкраивать
время для развлечений и личных отношений.
Это залог гармонии с окружающим миром и,
в первую очередь, с самим собой. Да и какая
польза от того, что вы позволяете работе от-
нимать все ваше время, если у вас даже нет
возможности насладиться результатами сво-
его труда.

Делаем выводы
Хотя ваша частная жизнь не так уж и от-
делена от работы, как может показаться на
первый взгляд. Вы можете даже не замечать,
сколько времени «съедают» ежедневные забо-
ты на работе. Постарайтесь изменить хотя бы
некоторые из своих привычек, и у вас навер-
няка появится больше свободных минуток,
а то и часов.
Очень важно включить в свой и без того
плотный график время для досуга, необхо-
димого для восстановления сил и энергии.
Благодаря этому вы почувствуете те выгоды
и реальные результаты, которые получите,
научившись управлять временем. Несомнен-
но, все ваши старания не пропадут даром и
вскоре принесут желаемые плоды.
Спросите себя
Подумайте, как вы можете сэкономить вре-
мя, и дайте ответы на следующие вопросы.
Какие привычки можно изменить, что-
бы у вас оставалось больше свободного
времени?
Делаете ли вы что-либо только потому,
что делали это всегда?
Уделяете ли вы время самому себе?
Делаете ли вы перерывы в работе, что-
бы заняться делами, не имеющими ни-
какого отношения к работе?
Успеваете ли вы наслаждаться плодами
своих трудов?
пересмотреть свои привычки; возмож-
но, некоторые из них стоит изменить;
контролировать свое время и не позво-
лять ему руководить вами;
не допускать, чтобы работа взяла над
вами верх; включать в свой план время
для отдыха и личных дел;
отдыхая, не испытывать чувства вины
и угрызений совести;
стараться делать так, чтобы время для
досуга было пусть не на первом месте
в вашем списке, но и не на последнем.
Проверяем еще раз
Если вам пока не удается эффективно ис-
пользовать время, проверьте, правильно ли
вы поняли основные моменты книги.


Использование времени
Если вам постоянно не хватает времени, мо-
жет быть, вы плохо проанализировали, как его
используете. Нужно четко понимать, на что вы
тратите ваш рабочий день. Только так можно
определить, каких успехов вам удалось достичь
в эффективном распределении времени.


Планирование времени
Если вы не уверены в правильности рас-
пределения рабочих задач, то вскоре обнару-
жите, что предпринятые меры по экономии
времени практически ничего не изменили
и не принесли желаемого результата. Четко
определите приоритеты, отделите неотлож-
ное от важного и строго придерживайтесь
составленного плана.


Самоорганизация
Если вы не можете быстро найти необходи-
мый предмет, значит, ваша самоорганизация
требует совершенствования. Попробуйте от-
казаться от некоторых привычек. Конечно же,
изменение привычного образа жизни — зада-
ние не из легких, но поверьте, дело того сто-
ит. Ведь, если подумать, всегда можно найти
множество способов эффективно управлять
временем.


Экономия времени
Если вы до сих пор не выработали страте-
гии рационального использования времени
то в конце концов может оказаться, что было
упущено слишком многое и наверстать это уже
невозможно. Только подумайте, сколько работы
было бы сделано, если бы вы захватили в по-
ездку необходимые документы. А ведь таких
примеров может быть очень и очень много.
Кроме того, важно планировать, каких ре-
зультатов вы хотите достичь в каждом кон-
кретном случае. Иначе, выполняя работу без
определенной цели, вы постоянно будете
тратить драгоценное время зря.


Делегирование заданий
Если вы по старинке решаете все вопросы
самостоятельно, подумайте, возможно, сто-
ит привлечь к этому и других сотрудников.
Используя их таланты и возможности, вы
добьетесь значительно лучших результатов.
Кроме того, это будет способствовать более
эффективному использованию вашего соб-
ственного времени. Уделите немного внима-
ния сотруднику для подробного объяснения
порученного задания. Так вы поможете другим
развить их собственные" способности и сбере-
жете свое время в будущем.


Время для отдыха
Не допускайте того, чтобы работа взяла
над вами верх. Это очень тревожный при-
знак. Если ваши силы уже на пределе, сде-
лайте перерыв. Подумайте, достаточно ли
времени вы уделяете отдыху. Планирование
свободного времени позволит и работать,
и отдыхать с полной отдачей. Помните, что
восстановление сил и энергии не менее важ-
но, чем сама работа.
Преимущества эффективного
управления временем
У вас непременно должно возникнуть же-
лание использовать время наилучшим обра-
зом. Иначе просто и быть не может. Если вы
серьезно отнесетесь к вопросу организации
времени и постараетесь реализовать пред-
ложенные в этой книге идеи, то, несомненно,
почувствуете уменьшение нагрузки и улучше-
ние эффективности своей работы.
Когда это произойдет, вы будете успевать
намного больше и сможете использовать сво-
бодное время для других полезных целей:
• тщательное составление бизнес-планов;
• воплощение новых идей и запуск новых
проектов;
• развитие своих способностей;
• посвящение времени досугу;
• удовлетворение личных интересов.
Как правило, более эффективному управ-
лению временем способствует не стремитель-
ный переход к действию, а выбор различных
вариантов, как применить свои силы и спо-
собности. Иными словами, не стоит сразу же
бросаться в омут. Работа не волк — в лес не
убежит. Для начала нужно все тщательно
спланировать.
Планирование и анализ не всегда воспри-
нимаются как настоящая работа. Нужно на-
учиться считать их серьезными заданиями
и, помимо этого, периодически делиться
с другими своим мнением об их важности.
Ваш пример вдохновит остальных последо-
вать ему. Заметив, как высоко вы цените свое
время, окружающие тоже начнут задумывать-
ся о его правильном распределении.
Если вы поймаете себя на мысли: «Это все

<< Пред. стр.

стр. 4
(общее количество: 5)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>