<< Пред. стр.

стр. 19
(общее количество: 24)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

ним связались именно этим способом. Однако это
гии — это палка о двух концах. С одной стороны, они
может использоваться только для особых клиен-
экономят огромное количество времени и снижают
тов.
стресс, с другой — порождают еще больший стресс и
2. Никогда не следует, узнав имя звонящего, просить
усложняют нашу жизнь, вторгаясь в наше пространство,
его или ее подождать. Звонящий может почувство-
семью и отдых. Давайте приглядимся к подобным про-
вать себя несущественным лицом, когда его не со-
блемам и подумаем, как разрешить некоторые из них.
единят сразу.
3. Следует всегда употреблять позитивные выраже-
ния. Не говорить: «Нет, ее нет в офисе», а говорить: МОБИЛЬНЫЕ ТЕЛЕФОНЫ
«Сегодня она на конференции. Могу ли я вам как-
Плюсы:
нибудь помочь?» Другой пример: «Она отсутству-
ет в офисе до полудня, но я могу связаться с ней в • Можно оставаться в контакте с членами семьи и
экстренном случае». Еще варианты: «Она отсутс- клиентами.
твует в городе до четверга, но проверяет поступа- • Легкий в переноске.
ющие сообщения дважды в день» или «Она будет в • Могут выполнять несколько функций.
офисе в 2:30 дня». Звонящий воспринимает пози- • Могут быть дешевле, чем стационарная связь.
тивное высказывание как предложение о помощи, • Можно отправлять текстовые сообщения, когда
а не отказ. связь недоступна, в экстренном случае.
Минусы:
Следующие два правила общения по телефону оди- • Всегда доступны и могут вторгаться в личное про-
наково важны для вас и для вашего секретаря: странство. (Мы говорили об этих минусах выше.)

Решение:
1. Улыбайтесь, когда берете трубку.
• Контролируйте использование мобильного теле-
2. Называйте свое имя. Спрашивайте, чем вы можете
быть полезны звонящему и помогайте до конца. фона, как было указано ранее.
300
Минусы:
К П К — КАРМАННЫЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР
. Перегрузка информацией.
Плюсы: • Необходимо уметь искать информацию.
• Удобен для записывания имен, адресов, номеров . Некоторая информация недоступна.
телефонов, адресов электронной почты, и др. • Требуется время для поиска информации.
• Легкий в переноске.
• Сочетает преимущества телефона и компьютера. Решение:
• Сохраняет свежую информацию, только что при- • Важно хранить весь найденный материал в отде-
шедшую в вашу голову. льных файлах или в бумажных папках.
• Экономит время тем, что не нужно перепечатывать • Делайте закладки на своих любимых веб-сайтах.
информацию на обычный компьютер. • Запланируйте достаточно времени, чтобы сходить
в библиотеку наряду с работой в Интернете — не
Минусы:
храните все яйца в одной корзине. Дениз, писатель-
• Если вы потеряете свой КПК, вся информация про-
ница и редактор, говорит: «Я люблю искать инфор-
падет, если только вы не будете регулярно сбрасы-
мацию в Интернете, но мне все равно приходится
вать ее на свой обычный компьютер.
ходить в университетскую библиотеку чаще, чем
• Требует пароля и шифрования, потому что имеет
мне бы этого хотелось».
защиту.
• Пользуйтесь бесплатной поисковой системой
• Технология может выйти из строя в любое время.
KartOO.com, которая существенно помогает дета-
• Имеет ограничения для использования в качестве
лизировать поиск.
органайзера.
• Может быть дорогим.
Решение:
• В конце каждого дня сбрасывайте информацию с
карманного компьютера на основной.
• Используйте те же принципы управления вре-
менем, о которых речь шла ранее, для телефона и
электронной почты.

Поиск в ИНТЕРНЕТЕ
Плюсы:
• Экономит время, деньги, снижает стресс.
• Поиск можно вести из дома или из офиса.
• Предоставляет огромное количество информации.
302
«Пусть это сделает
Джинджер»: тонкое искусство
передачи обязанностей



Человек - это не остров, и женщина не может все
делать сама. Независимо от размера вашего бизнеса или
от должности, которую вы занимаете в организации,
знание того, как и когда переложить обязанности, очень
важно для роста и успеха.
Правильная передача обязанностей может удвоить
продуктивность работающей женщины независимо от
того, на какой ступени карьерной лестницы она нахо-
дится. Она должна разделять задачи, которые представ-
ляют общую политику работы, и задачи, состоящие из
собственно работы. Важно помнить, что эффективная
передача обязанностей направлена как вверх, так и вниз
по карьерной иерархии.
Необходимость в передаче обязанностей присутс-
твует также на домашнем фронте. Она позволяет ра-
ботающей женщине проводить дополнительное время
с теми, кто ей помогает.
Электра! Что здесь произошло??!
Понять НЕОБХОДИМОСТЬ КОНТРОЛЯ
Почта порвана в клочья... подушки разодраны на
Большинство работающих женщин одержимы лоскуты... туфля из синей замши наполовину зарыта
потребностью контролировать каждую сторону своей в горшке с растением!
работы, дома и личной жизни. Эта потребность в кон- О Электра...
троле, которая препятствует передаче обязанностей, ...Меня сегодня слишком долго не было! Должно
проистекает из двух источников: страха и вины. быть, тебе было так скучно и одиноко! Может быть,
ты подумала, что я больше не вернусь! Ты знала,
что сделала плохо, испугалась и сделала еще даже
ОСВОБОДИТЕСЬ ОТ СТРАХА
хуже!
Традиционная домохозяйка считает, что ей особенно Это была моя вина! Мне не следовало уходить
необходимо контролировать все, что происходит в доме, так надолго!
иначе она потеряет свою семью. Женщина переходного Я приготовлю тебе праздничный ужин! Я доста-
типа занята тем, чтобы успеть совместить все возможное ну все твои игрушки!! Мне так жаль, моя сладкая,
в своей жизни, и если она упустит что-нибудь одно, она ранимая собачка!!
боится, что потеряет все — и работу, и семью. Женщина, ВИНА: лучшая подруга собаки.
делающая карьеру, считает, что если она потеряет кон-
троль, в особенности на работе, она допустит ошибки и Реакция Кэти может показаться преувеличенной, но
пострадает ее репутация. умаляет ли это то, на что в реальной жизни женщины
идут из-за чувства вины? Вот несколько типичных
примеров.
ОТКАЖИТЕСЬ ОТ ЧУВСТВА ВИНЫ
Клэр, традиционная домохозяйка, говорит: «Так
Многие женщины предъявляют к себе неоправдан- как я работала неполный рабочий день, я считала, что
ные требования, потому что убегают от чувства вины. должна делать все. Мои дети делали домашние зада-
Они испытывают вину оттого, что они несовершенны ния, а муж трудился весь день. Я крутилась как белка в
и не могут делать все, и потому удваивают усилия в колесе, делая работу по дому и стирая. И вот однажды
каждой сфере жизни. Оны пытаются контролировать мой одиннадцатилетний сын попросил меня поиграть
все, чтобы осчастливить других людей. с ним в пятнашки, а я сказала, что мне нужно стирать.
И он сказал: "Мама, почему ты тратишь больше времени
В мультфильме «Кэти» показано, как из-за чувства
вины одна женщина удвоила свои усилия стать идеаль- на стирку, чем на игры со мной?" Это подсказало мне,
ной владелицей собаки — несмотря на то что это было как разрешить проблему. Теперь оба моих ребенка, и
вовсе ни к чему. Кэти приходит домой и обнаруживает, одиннадцатилетний, и тринадцатилетний, помогают
что ее собака Электра разорила весь дом. мне стирать и гладить, а я провожу с ними больше вре-
мени — включая время, которое мы проводим вместе, за
стиркой. Все это время, я думаю, они счастливы».
Линда, женщина переходного типа, вернулась на 1. Определите, что вам нравится делать.
работу после рождения первого ребенка. Некоторое 2. Выделите самые главные задачи.
время она работала неполный рабочий день, но была 3. Перепроверьте, какие задачи самые главные.
вынуждена перейти на полный, чтобы оплачивать сче- 4. Обращайтесь за помощью.
та за квартплату. «Тогда я терпеть не могла оставлять
малыша. Я бежала домой на обед и сразу же после рабо- ОПРЕДЕЛИТЕ, ЧТО ВАМ НРАВИТСЯ ДЕЛАТЬ
ты, чтобы увидеть его. Я не хотела пропустить ничего
из того, что он сделает впервые. В результате я слегла Чтобы понять, что вам нравится делать, подумайте обо
с несколькими простудными заболеваниями, которые всех своих занятиях в целом. Замечательно проделывать
длились восемь недель. Мой врач сказал, что я должна это во время прогулки, бега или других занятий спортом.
либо уйти с работы, либо успокоиться. Я осталась на Обдумав, садитесь за стол с карандашом и бумагой.
работе, потому что у меня не было выбора. В итоге я Разделите лист бумаги на три части по категори-
доверила ребенка своей золовке, и знаете что? Я не ям — работа, дом и личная жизнь. Перечислите по ка-
пропустила ни одного из достижений малыша». тегориям все задачи, которые выполняете в настоящее
Лани, женщина типа делающих карьеру, в своем не- время. Обдумывая каждую задачу, спрашивайте себя:
большом бизнесе все делала сама, включая набор текста, поднимает ли мне настроение, заряжает ли энергией это
бухгалтерию и хранение документов — обязанности, занятие? Если ответ положительный, то вам нравится
которые она могла бы передать другим. «Я делала все делать это. Обведите эту запись зеленым цветом.
сама, потому что знала, что где лежит, и могла это сделать Затем определите, к каким задачам вы относитесь
быстрее других. Единственной проблемой было то, что нейтрально; обведите их желтым цветом. Задачи, остав-
вся эта работа накапливалась. У меня не было выбора, и шиеся необведенными — это задачи, которые не только
пришлось кого-то нанимать. Я перебрала четырех работ- неприятны вам, но и выпивают из вас энергию; обведите
ников, прежде чем нашла подходящего сотрудника. Я все их красным цветом.
еще работаю быстрее, чем она, но теперь выполняю всю Помните о том, что существует разница между заня-
работу, испытывая гораздо меньше стресса». тием, которое вы просто не любите, и занятием, которое
Тревожная, но реальная мысль: жизнь бы не остано- истощает ваши силы. Я не люблю мыть посуду, но эта
вилась, если бы вас здесь не было! задача не высасывает из меня энергию. Что касается
глажки, я не только не люблю этого делать, но считаю,
что глажка изнуряет и делает меня раздражительной.
НАУЧИТЕСЬ ПЕРЕДАВАТЬ ОБЯЗАННОСТИ
Сортировка бумаг и статей из журналов тоже высасы-
Если, прочитав примеры из этой главы, вы поняли, вает из меня энергию, как и некоторые другие дела.
что одержимы контролем над своей жизнью, настало Очевидно, что задачи, обведенные красным цветом,
время научиться передавать обязанности другим. рекомендуется перепоручить другим.
Для этого следуйте предлагаемому плану из четырех
шагов:
308
своих клиентов. Было уже два часа дня, а я не подго-
ВЫДЕЛИТЕ САМЫЕ ГЛАВНЫЕ ЗАДАЧИ
товила еще свое предложение-презентацию. Так как
встреча с клиентом, которому нужно было подготовить
Определите, какие задачи — на работе, дома и в
предложение, была назначена на ранее утро следующего
личной жизни — на самом деле важны для вас лично.
дня, я прекратила заниматься бюджетами до тех пор,
Если кто-нибудь другой может сделать работу так же
пока не подготовила предложение. Я закончила один
хорошо, как вы, при этом соблюдая сроки, подумайте
над тем, чтобы поручить это им. бюджет к концу дня, а другой мне предстояло закончить
на следующий день после встречи».
Круг обязанностей Шейлы, офис-менеджера в юри-
Какое отношение установление приоритетов имеет
дической фирме, включал в себя бухгалтерию, связи с
к перепоручению работы? Помните Лани, владелицу
общественностью, прием заказов и многое другое. «Мы
небольшого бизнеса, которая откладывала прием на
с владельцами фирмы собрались и подумали над тем,
работу помощника, потому что знала, что она может
что каждый из нас должен обязательно делать, чтобы
работать быстрее, чем кто-нибудь другой? Весьма
фирма стала доходной, а что можно перепоручить
вероятно, что вы, как Лани, сможете делать работу,
другим сотрудникам офиса. Мы решили, что я должна
которую перепоручаете, быстрее, чем человек, кото-
выписывать чеки и принимать все звонки от клиентов,
рому вы ее перепоручаете. Вдобавок вы потратите
а всю исходящую корреспонденцию и заказ канцтова-
время на передачу и объяснение работы. Если эта
ров я перепоручу другим. Это болезненный процесс.
работа важна — если она срочная, — тогда с точки
Я терпеть не могу передавать контроль человеку, ко-
зрения тайм-менеджмента есть смысл сделать ее са-
торый не заботится о деле так, как я. Мы планируем
мой. А помощнику можете поручить другую задачу
проводить такие "мозговые штурмы" один раз в месяц,
из своего списка.
и я уверена, что понемногу буду делиться своими обя-
занностями».
ОБРАЩАЙТЕСЬ ЗА ПОМОЩЬЮ
ПЕРЕПРОВЕРЬТЕ, КАКИЕ ЗАДАЧИ САМЫЕ ГЛАВНЫЕ
Большинству женщин трудно обратиться за помощью.
Нам кажется, что если мы вынуждены перепоручать ра-
Важность задачи может меняться утром и днем.
боту, значит, с нами что-то не в порядке. В конце концов,
Например, если вы обнаруживаете, что не успеваете
мы ведь женщины — мы можем справиться со всем.
выполнить задачу в срок, а к завтрашнему дню нужно
Почему женщинам так трудно обращаться за помо-
выполнить что-то другое, вы можете бросить занимать-
щью? Проведя много неформальных опросов, я обна-
ся текущей задачей и взяться за работу, сроки которой
ружила пять основных причин:
горят. Мэри, женщина типа делающих карьеру, недавно
имела три важнейшие задачи. Ей нужно было разрабо-
1. Страх показаться некомпетентной.
тать стратегию бюджета для двух разных клиентов, а
2. Нежелание отнимать у других время.
также сделать презентацию для нового клиента. «Я не
осознавала, сколько времени потратила на бюджеты 3. Страх отказа.
311
310
Поэтому мы не обращаемся за помощью, ожидая услы-
4. Мнение, что для работы нужны определенные зна-
щать «нет» в ответ.
ния и опыт.
5. Желание лично выполнить работу.
Необходимость специального знания
Прежде чем рассмотреть несколько способов обра-
Работающим женщинам до самых мелочей знакомы
щения за помощью в офисе и дома, давайте ознакомим-
задачи на работе, дома и в личной жизни. Посредством
ся с каждой из этих причин более подробно.
тяжелой работы и опыта они смогли узнать, как нужно
работать. Уверенность в этом знании иногда мешает им
Страх показаться некомпетентной
тратить время более эффективно. Женщины должны
понять, что если они обращаются за помощью, и другой
Женщины порой считают, что если они обратятся
человек работает не так, как они, но результат получа-
за помощью, то тем самым признают, что не контро-
ется такой же, то все в порядке.
лируют свою работу, дом или личную жизнь. Так это
или нет, неважно. Важна женская восприимчивость к
тому, как другие воспринимают способность женщин Личная заинтересованность
к контролю.
Через какую-то конкретную задачу женщина может
воплощать свою женственность, продуктивность или
Нежелание беспокоить других
другую присущую ей черту. В результате ей трудно
перепоручить эту задачу кому-либо. Кэрри, женщина
Вот еще один пример, когда женщины демонстри-
переходного типа, любила готовить школьные обеды
руют свою восприимчивость к мнению других. Они не
для детей. «Я всегда заботилась о том, чтобы положить
просят о помощи, боясь, что другой человек согласится,
салат в их сандвичи, чтобы у них были свежие фрукты
даже не желая этого. Из своего опыта женщины знают,
и фруктовый сок. Из-за распорядка на новой работе
что лучше всего сказать «да». Конечно, вы соглашаетесь
на то, что отнимает у вас время, хотя на самом деле вы мне стало трудно продолжать делать обеды. Этим стал
хотели сказать «нет». заниматься муж, и теперь я не уверена, что их обеды
такие же питательные».
Страх отказа
ОПРЕДЕЛИТЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Кажется, что женщины имеют врожденный страх
Как только вы станете свободно обращаться за по-
быть отвергнутыми. Это может объяснить то, почему
мощью, вы будете разрабатывать новые способы орга-
большинство женщин не любят навязывать свои услуги
низации и решения задач. Подумайте над творческими
незнакомым клиентам, предпочитая работать с теми,
подходами, которые придумали Сидни и Карен. Сидни,
кого уже знают. Люди стараются избегать действий,
представитель по продажам в большой корпорации,
которые влекут за собой страх негативных последствий.
313
312
говорит: «Я терпеть не могу обзванивать клиентов для хорошо, но достаточно прилично, чтобы воспроизвести
подтверждения. Я поручила делать это своему сек- популярные мелодии. Игры на пианино достаточно,
ретарю, а сама стала проверять ее письма на наличие чтобы забыть о проблемах».
ошибок. Это вполне устраивает нас обеих». Кэтлин, женщина переходного типа, говорит: «Я
Карен, женщина типа делающих карьеру, начала со- начала гулять вместе со всей своей семьей, включая
бирать всю семью для сортировки выстиранного белья собаку, после ужина. Мы убираем со стола, но посуду
по понедельникам и четвергам после ужина. «Вся семья моем после прогулки. Это хороший способ переклю-
сидит на полу в гостиной и складывает белье, играя в сло- читься на семейные дела после отсутствия в течение
ва. Нам это действительно нравится. Мой шестилетний
всего дня».
ребенок, который должен найти парные носки, спросил,
можем ли мы играть в эту игру по субботам».
ПРОФИЛАКТИКА РЕЦИДИВА

Одержимое желание контролировать для большинс-
ПРЕИМУЩЕСТВА
тва из нас настолько вошло в привычку, что мы все
Возможно, вы уже поняли все дополнительные пре- рискуем забыть о том, что нужно просить о помощи.
имущества разделения обязанностей. Выделив задачи, Существует три основных симптома, которые могут
которые высасывают из вас энергию, вы также выявили быть признаком того, что вы пытаетесь взять на себя
задачи, которые вас заряжают. Вы можете воспользо- слишком много. Эти симптомы — откладывание на
ваться этим знанием, чтобы регулярно или в стрессовых потом, чувство перегорания и депрессия.
ситуациях восстанавливать силы, когда вам особенно
нужна поддержка.
ОТКЛАДЫВАНИЕ НА ПОТОМ
Дженни, автор публицистических статей, рассказы-
вает, как она использует одно из таких восстанавлива- Мы все когда-либо делали это — откладывали что-
ющих занятий: «Когда у меня не идет работа или мне нибудь на потом. Кроме того, что не выполняются дела,
просто не хочется писать, я выхожу в сад и занимаюсь которые необходимо выполнить, результатом отклады-
прополкой. Это помогает мне настроиться на работу». вания является чувство подавленности. Мы продол-
Карен, медицинский регистратор, делает прогулки жаем откладывать задачи, и их количество растет. Это
вокруг офисного здания. «Я делаю по четыре-пять про- чувство парализует нашу дальнейшую работу.
гулок каждый день. До того как я начала прогуливаться,
я приводила в порядок ящики стола, убирала скрепки
ПЕРЕГОРАНИЕ
и другие мелочи. Слишком много времени уходило у
меня на уборку. Кроме того, прогулки полезны для моей Слово «перегорание» заимствовано из области ма-
диеты — я пью больше воды». шиностроения, где оно обозначает ущерб, вызванный
Сьюзен, традиционная домохозяйка, играет на пиа- неправильным использованием. Если вы использовали
нино, когда ей нужно подзарядиться. «Я играю не очень себя неправильно, не обращаясь ни к кому за помощью,
314 315
у вас иссякает энергия. Вам кажется, что ваше тело не 10. Отдохнуть в течение продолжительного времени,
может двигаться, а мозг работает вяло. Становится лежа в ванне при зажженных ароматических све-
очень трудно расставлять приоритеты. чах.
11. Уйти с работы на один час раньше, сказав членам
семьи, что будете дома после восьми, и поразвлечь-
ДЕПРЕССИЯ
ся.
Депрессия характеризуется нехваткой энергии и 12. Провести все выходные, занимаясь тем, что вам
ощущением того, что ничего не мило. Депрессия порож- нравится — никакой уборки и домашних поруче-
дает бездейственность и уныние, что, в свою очередь, ний.
усугубляет ее. Находясь в депрессии, человек считает, 13. Нанять кого-нибудь для уборки, глажки и некото-
что работа и жизнь не имеют смысла. Если депрессия рых поручений два раза в месяц.
становится хронической, нужно обращаться за помо- 14. Просмотреть заранее свое расписание и перенести
щью к врачу, священнику или консультанту. Консуль- встречи, если текущий день или неделя перегруже-
тации помогут человеку, страдающему от депрессии, ны.
произвести изменения, которые будут отражать его 15. Откладывать по 10 долларов в неделю в течение
или ее приоритеты, и помогут таким образом, вновь 6 месяцев и затем уехать куда-нибудь из города на
наполнить жизнь смыслом. одну ночь.
Тем не менее если ваши симптомы — откладывание
на потом, перегорание и депрессия - являются просты- Вы заслуживаете того, чтобы воспользоваться одной
ми признаками перегруженности, вы можете вернуться или всеми этими идеями для снятия стресса. Если вы
в свою колею, разделив по возможности обязанности и не будете хорошо к себе относиться, как вы можете
сделав что-нибудь для себя. В следующем списке пред- ожидать этого от других? Помните, что со временем
ставлены 15 идей того, как можно побаловать себя: откладывание на потом, перегорание и депрессия по-
требуют от вас больше затрат времени и денег, чем
1. Взять отгул на работе с утра до обеда. любая из вышеперечисленных пятнадцати идей.
2. Провести субботу в салоне красоты.
3. Сказать членам семьи, что вы пару дней не будете
готовить ужин и мыть посуду.
4. Устроиться в уютном месте с книгой и чашкой тра-
вяного чая.
5. Пойти поразвлечься с веселой подругой.
6. Иногда отводить два часа на обед.
7. Изменить макияж.
8. Отказаться от дополнительных обязанностей.
9. Сделать массаж лица.
316
Слово из восьми букв:
ожидание



Пробки на дорогах, приемная врача, балетные репе-
тиции, тренировки по хоккею, приемные клиентов и
ожидание на телефоне. Что общего между всеми этими
ситуациями? Необходимость ждать. Для эффективного
тайм-менеджмента очень важно научиться использовать
драгоценное время, потраченное на ожидание. Время,
потраченное на ожидание, не обязательно должно быть
временем, потраченным впустую.
Часто женщины не могут воспользоваться этим до-
полнительным временем, потому что у них нет с собой
необходимых вещей или информации. Например, у
них нет адреса, бумаги и размеров тети Салли. В этой
главе пойдет речь о том, как организовать содержимое
багажника вашей машины таким образом, чтобы у вас
под рукой всегда было то, что вам нужно. В этой главе
также представлены многие идеи о том, как можно
продуктивно провести время ожидания.
на раннее утро, что очень помогает, но все равно при-
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВАШУ МАШИНУ
ходится ждать. Я трачу это время, обычно 45 минут из
КАК ОФИС ИЛИ КУХНЮ НА КОЛЕСАХ
часа, занимаясь пиаром с каким-нибудь клиентом или
Сьюзен работает бухгалтером полный рабочий день находящимся по близости поставщиком. В багажнике я
и имеет двоих детей, один из которых по приглашению держу несколько фирменных кофейных чашек. Нашим
снимается в рекламе. Сьюзен постоянно носит с собой клиентам они нравятся, потому что каждая имеет свою
пейджер и всегда готова к неожиданному вызову, по- особую надпись.
этому на все у нее уходит лишь два часа: на поездку К счастью для меня, неподалеку расположен офис
на пробы, утверждение и запись. Багажник машины одного из моих поставщиков. Я звоню ему за пару дней
Сьюзен важен не менее, чем двигатель. Она говорит: до приема у ортодонта, предупреждая, что заеду погово-

<< Пред. стр.

стр. 19
(общее количество: 24)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>