стр. 1
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Название документа
"Командировочные и представительские расходы"
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2010)
Текст документа

"ГроссМедиа", 2010
"РОСБУХ", 2010

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

В.В.Семенихин

Глава 1. СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА

1.1. Понятие служебной командировки

Многие организации сталкиваются с необходимостью отправить своего работника в служебную командировку. Однако прежде чем командировать сотрудника в служебную поездку, работодателю необходимо учесть ряд законодательных требований.
Понятие служебной командировки определено гл. 24 "Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность" Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ).
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При этом местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения фирмы), работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749)).
Следует иметь в виду, что поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица, в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места его постоянной работы, также признается командировкой.
При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. К числу таких работников можно отнести, например, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс и так далее.
Перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 168.1 ТК РФ).
В п. 2 Положения N 749 установлено, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Поэтому физические лица, у которых с организацией не заключен трудовой договор, не могут быть направлены в командировку, на это же указывает Минфин России в Письме от 19 декабря 2006 г N 03-03-04/1/844.

Обратите внимание! Из абз. 8 ст. 11 ТК РФ вытекает, что в отсутствии трудового договора не могут направляться в командировку следующие лица:
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы;
- члены советов директоров (наблюдательных советов) организаций (за исключением лиц, заключивших с данной организацией трудовой договор, но именно в части этого договора);
- лица, работающие на основании договоров гражданско-правового характера (как с физическим лицом, так и с организацией, например по договорам предоставления персонала);
- иные лица, если это установлено федеральным законом.

Прежде чем направить работника в командировку, работодателю необходимо убедиться в том, что данного работника он может командировать, так как ТК РФ содержит ограничения на направление в командировки отдельных категорий лиц.
Согласно ст. 259 ТК РФ запрещено направлять в служебные командировки беременных женщин.
При этом женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказа от направления в служебную командировку.
Такие же гарантии предоставляются:
- матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работникам, имеющим детей-инвалидов;
- работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Запрещено направлять в служебные командировки несовершеннолетних работников, на это указывает ст. 268 ТК РФ. Исключение составляют лишь творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки. Направление таких работников возможно только в том случае, если их командировка связана с ученичеством. Это предусмотрено ст. 203 ТК РФ.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Положением N 749.
Оформляется служебная командировка сотрудника первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
К ним относятся:
- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
- N Т-10 "Командировочное удостоверение";
- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются в соответствии со ст. ст. 167, 168 ТК РФ:
- сохранение места работы (должности) и среднего заработка;
- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя).
Таким образом, средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Исчисление среднего заработка регулируется ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".
Организация может предусмотреть в коллективном договоре условие о том, что работникам, направляемым в служебные командировки, выплачивается не средний заработок, а текущая заработная плата, Минфин России в своем Письме от 26 мая 2008 г. N 03-03-06/1/335, допускает такую возможность. В то же время следует иметь в виду, что, по мнению Роструда, изложенному в Письме от 5 февраля 2007 г. N 275-6-0, за дни нахождения в служебной командировке работнику должен выплачиваться именно средний заработок, определяемый в установленном порядке.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Максимальный срок командировки сейчас законодательством не ограничен, срок служебной поездки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения N 749).
При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства, до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Обратите внимание! Отказ работника от поездки в командировку является дисциплинарным проступком, за который работодатель может подвергнуть работника одному из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ.
Так, за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Обратите внимание! Работодателям следует помнить, что лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 419 ТК РФ).
В частности, меры административной ответственности за нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрены ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ).
За нарушения трудового законодательства размер штрафа сегодня составляет:
- для организаций - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
- для должностных лиц - от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- для индивидуальных предпринимателей - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Если должностное лицо компании уже привлекалось к ответственности за аналогичное административное правонарушение, то это влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

1.2. Сроки командировки

При направлении сотрудника в командировку в первую очередь необходимо определить ее сроки, ведь иначе невозможно произвести выплату суточных. О том, какой порядок установления сроков служебных командировок внутри страны и за ее пределами существует сегодня, мы и поговорим далее.
Направляя работника в служебную командировку, работодатель обязан в соответствии со ст. 167 ТК РФ сохранить работнику место работы (должность) и средний заработок, а также возместить расходы, связанные со служебной командировкой.
Обращаем внимание на то, что порядок исчисления средней заработной платы (среднего заработка) регулируется ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".
Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, устанавливается ст. 168 ТК РФ, согласно которой в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Отметим, что перечисленные выше гарантии предоставляются работнику только в том случае, если его поездка является служебной командировкой.
Как уже было отмечено, особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749).
Согласно Положению N 749 вначале оформляется служебное задание (форма N 10а). В задании указывается цель служебной поездки сотрудника. После командировки сотрудник сдает этот документ в бухгалтерию организации с отчетом о выполнении служебного поручения.
На основании служебного задания издается приказ (распоряжение) (форма N Т-9 или форма N Т-9а). В приказе о направлении работника (работников) в командировку указываются фамилия и инициалы командированного работника (работников), его должность или специальность, а также цель, место назначения и срок нахождения в командировке.
В соответствии с утвержденным приказом (распоряжением) выписывается командировочное удостоверение (форма N Т-10). В удостоверении ставятся отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки. На основании этих отметок определяется фактический срок пребывания в месте командировки, они же служат основанием для расчета выплачиваемых суточных.
Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, то отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда проставляются в каждой из фирм, в которые он командирован. Отметки заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи (п. 7 Положения N 749).
При направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации оформление командировки производится без командировочного удостоверения (п. 15 Положения N 749). Время фактического нахождения сотрудника организации в заграничной командировке определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им Государственной границы Российской Федерации.
Если работника направляют в командировку на территорию государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения Государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации (п. 19 Положения N 749).
Мы уже отметили, что ТК РФ не содержит ограничений по срокам командировки, нет такого ограничения и в Положении N 749.
Однако ранее (до вступления в силу Положения N 749), в части, не противоречащей ТК РФ, при направлении сотрудников в командировки организации использовали Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62).
Согласно п. 4 Инструкции N 62 срок командировки работников был ограничен 40 днями, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, ограничивался одним годом.
Однако на смену Инструкции N 62 Правительство Российской Федерации выпустило Положение N 749, в котором закреплено, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Таким образом, можно сделать вывод, что сегодня организация вправе направить работника в командировку любой продолжительности.
Понятно, что определение срока пребывания сотрудника в командировке влияет на суточные. Порядок определения дня выезда и прибытия из командировки установлен п. 4 Положения N 749.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
В таком же порядке определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Обратите внимание! С 1 января 2009 г. суточные и полевое довольствие в целях исчисления налога на прибыль не нормируются, так как Постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 93) утратило силу.
Однако до указанной даты организации обязаны были нормировать суточные, причем их нормы зависели от срока командировки и страны пребывания командированного сотрудника.
Так, при командировках по территории России, организации при определении налогооблагаемой базы вправе были учитывать суточные, не превышающие 100 руб.
Нормы расходов фирм на выплату суточных при заграничных командировках были привязаны к срокам зарубежных командировок - для командировок длительностью до 60 дней включительно и свыше 60 дней.
Поэтому в Постановлении N 93 для каждой страны были предусмотрены две суммы в долларах США (Приложение к Постановлению Правительства Российской Федерации N 93).
Согласно разъяснениям Минфина России, изложенным в Письме от 2 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/764, в случае направления работника по приказу руководителя в заграничную командировку на срок более 60 дней, размер суточных уменьшается с 61-го дня пребывания в заграничной командировке.
Но если в целях налога на прибыль суточные больше не нормируются, то в отношении НДФЛ дело обстоит иначе. Из-под налогообложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ выведены лишь суточные в пределах 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ и 2500 руб. - за каждый день зарубежной поездки. На это Минфин России указал в Письме от 06.02.2009 N 03-03-06/1/41.
Сверхнормативные суточные облагаются НДФЛ в общем порядке, такие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 15.04.2009 N 03-04-06-01/97.

1.3. Запрет на командировки

Перед тем как подписать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, руководителю организации следует убедиться в том, что данный сотрудник не входит в категорию лиц, в отношении которых ТК РФ содержит ограничения в части командировок, иначе работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Как определено ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При этом прямо закреплено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
В приведенном выше определении речь идет о работодателе и работнике, следовательно, в служебную командировку может быть направлено только лицо, состоящее с работодателем в трудовых отношениях. На это же указывает и п. 2 Положения N 749.
В силу ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.
Таким образом, служебные командировки предполагают выполнение физическими лицами обязанностей в соответствии с трудовыми договорами. Поэтому возмещение расходов на командировки возможно только штатным сотрудникам организации. Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС России по г. Москве от 10 мая 2007 г. N 21-18/385.
Следовательно, физические лица, у которых с организацией не заключен трудовой договор, не могут быть направлены в служебную командировку. ТК РФ определен перечень категорий лиц, на которых общепринятые нормы трудового права не распространяются. В соответствии с абз. 8 ст. 11 ТК РФ не могут быть направлены в командировку:
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы;
- члены советов директоров (наблюдательных советов) организаций. Исключением являются лица, заключившие с данной организацией трудовой договор;
- лица, работающие на основании договоров гражданско-правового характера.
Минфин России в своем Письме от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844 разъясняет, что если работодатель отправляет в поездку человека, работающего по гражданско-правовому договору, то такая поездка не может быть признана служебной командировкой, а все расходы, связанные с ней - командировочными расходами;
- другие лица, если это установлено Федеральным законом.
Помимо этого ТК РФ устанавливает и прямые ограничения на направление в служебные командировки отдельных категорий сотрудников.
Так, например, нельзя направить в командировку беременную женщину, запрет на такие действия установлен в ст. 259 ТК РФ. Кроме того, ТК РФ разрешает направлять в служебную командировку только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинским заключением, выданным в порядке, установленном Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, следующих лиц:
- матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работников, имеющих детей-инвалидов;
- работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Обратите внимание! Указанные работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказа от направления в служебную командировку.

Следует иметь в виду, что гарантии, предоставляемые женщинам в связи с материнством, распространяются и на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).
Сотрудники организации в период действия ученического договора также не могут направляться в служебные командировки. Возможность направить таких работников появляется только в том случае, если эта командировка связана с ученичеством (абз. 3 ст. 203 ТК РФ).
В соответствии со ст. 268 ТК РФ запрещено направлять в служебную командировку несовершеннолетних работников, за исключением случаев, перечисленных в указанной статье ТК РФ.
Согласно ст. 268 ТК РФ исключением являются творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Перечень профессий и должностей творческих работников утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2007 г. N 252 "Об утверждении перечня профессий и должностей творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, особенности трудовой деятельности которых установлены Трудовым кодексом Российской Федерации".
Направление в служебные командировки спортсменов, не достигших возраста восемнадцати лет, допускаются в случаях и порядке, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (абз. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

1.4. Командировка внутри населенного пункта

Нередко организации направляют своих работников на весь день в другую организацию, находящуюся на территории того же населенного пункта. При этом у бухгалтера могут возникнуть вопросы, связанные с оформлением такой поездки и, соответственно, с возмещением затрат. Признается ли такая поездка сотрудника служебной командировкой и как она оформляется, мы и рассмотрим в данном разделе.
В силу ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Как уже было отмечено, особенности направления работников в служебные командировки определены Положением N 749.
Пунктом 3 Положения N 749 установлено, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором.
Таким образом, любая работа по распоряжению работодателя вне места расположения организации, обусловленная трудовым договором, признается служебной командировкой.
При этом если работник, находясь в командировке, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то такую командировку можно назвать однодневной.
Так как трудовым законодательством не установлен специальный порядок учета однодневных командировок, то, следовательно, в отношении них применяется общий порядок.
Таким образом, перед тем как отправить работника в командировку на один день, согласно п. 6 Положения N 749, руководитель фирмы должен определить цель однодневной командировки с последующим ее закреплением в служебном задании.
Напоминаем, что документальное оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата России N 1).
Согласно Постановлению Госкомстата России N 1 служебное задание оформляется по форме N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
На основании служебного задания составляется приказ по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или по форме N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".
На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10 "Командировочное удостоверение", подтверждающее срок пребывания работника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Обратите внимание! Руководитель организации может закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте право не выписывать командировочное удостоверение при однодневных командировках. В качестве обоснования для принятия такого решения можно привести сокращение документооборота или рациональное ведение бухгалтерского учета.
Если сотруднику выдаются денежные средства для оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения из командировки он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного работника (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, и так далее).
При этом расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем организации.

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику следующие командировочные расходы:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, из вышеизложенного можно сделать вывод, что, отправляя работника в командировку в пределах населенного пункта, работодатель обязан возместить ему:
- разовые проездные билеты на городской транспорт;
- провоз багажа (например, аппаратуры, которая может понадобиться работнику в командировке).
Пункт 11 Положения N 749 запрещает выплату суточных при однодневных командировках. При этом Положение N 749 предоставляет возможность руководителям организаций самостоятельно решать вопрос о целесообразности ежедневного возвращения командированного сотрудника из места командирования к месту постоянного жительства с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Несмотря на запрет выплаты суточных при однодневных командировках организация может принять решение об их выплате. В этом случае размер суточных и порядок их выплаты следует предусмотреть либо в коллективном договоре, либо в ином нормативном акте организации.
В 2008 г. учесть суточные, выдаваемые при однодневных командировках, было нельзя, такие разъяснения на этот счет давали налоговики столицы в Письме УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312.
В 2009 г. командировочные расходы, в том числе суточные для целей налогообложения прибыли, не нормируются. Следовательно, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ организация вправе их учесть в целях налогообложения.
О том, подлежат ли "однодневные" суточные обложению единым социальным налогом, НК РФ умалчивает, а судебная практика по этому вопросу неоднозначна.
Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 16.08.2007 по делу N А28-1084/2007-3/29 арбитры указали, что выплата "однодневных" суточных, не предусмотренных законодательством, влечет у организации обязанность по начислению ЕСН.
В то же время, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 13.03.2008 по делу N А56-17909/2007, суд согласился с тем, что "однодневные" суточные не могут увеличивать налоговую базу по ЕСН.
Учитывая неоднозначность данного вопроса, предупреждаем, что выплата таких суточных содержит долю налоговых рисков для организации в части ЕСН.
Правда, если их выплата производится за счет средств организации, оставшихся после налогообложения, то на основании п. 3 ст. 236 НК РФ организация вправе не начислять сумму ЕСН.
Теперь, что касается иных "зарплатных налогов".
Пенсионные взносы.
Напоминаем, что согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации", объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, установленные гл. 24 "Единый социальный налог" НК РФ.
НДФЛ.
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных действующим российским законодательством.
ТК РФ не предусматривает выплату однодневных суточных, запрет на их выплату содержится и в п. 11 Положения N 749. Следовательно, такие суточные не могут рассматриваться в качестве компенсационных выплат, не подлежащих налогообложению. Аналогичного мнения придерживаются и арбитры в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 19.05.2009 по делу N А32-2910/2008-29/78-56/247.
Хотя не все судьи так категоричны, в частности, в Постановлении ФАС Центрального округа от 27.05.2008 по делу N А62-4451/2007 суд признал "однодневные" суточные компенсационными выплатами, не подлежащими обложению НДФЛ.

Глава 2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

При направлении сотрудника в служебную командировку следует обратить внимание на правильность ее документального оформления. Порядок формирования соответствующих документов и их последовательность является предметом данного раздела.
Решение о направлении сотрудника в служебную командировку принимается руководителем организации. Основанием для принятия такого решения являются документы, обосновывающие ее необходимость. Это может быть письменный вызов сторонней организации, докладная (служебная) записка начальника структурного подразделения - непосредственного руководителя сотрудника, подлежащего направлению в командировку и так далее.
На основании соответствующих сведений оформляется служебное задание на командировку.
Пунктом 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.
Унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов предусмотрены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата России N 1). Причем как следует из п. 2 указанного Постановления, они применяются в обязательном порядке организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.
Таким образом, служебное задание оформляется на бланке унифицированной формы "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (форма N Т-10а), утвержденной Постановлением Госкомстата России N 1. В задании указывают фамилию, имя и отчество работника, направленного в командировку, структурное подразделение, где он трудится, его профессию или должность, место командировки, даты начала и окончания командировки, а также ее продолжительность - количество календарных дней поездки. Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается служебное задание руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.
Напоминаем, что в соответствии со ст. 259 ТК РФ некоторые категории сотрудников могут направляться в командировку только с их письменного согласия. Это касается:
- женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;
- матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- работников, имеющих детей-инвалидов;
- работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Указанные выше работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказа от направления в служебную командировку.
При этом ознакомление с указанным правом может быть произведено посредством:
- направления работнику уведомления;
- включением формулировки, подтверждающей факт ознакомления работника с его правом на отказ от направления в командировку, в заявление с выражением согласия;
- введением в унифицированную форму приказа о направлении в командировку дополнительного реквизита "Отметка об ознакомлении с правом на отказ от направления в служебную командировку в соответствии с абзацем 2 статьи 259 ТК РФ".
Поэтому до издания приказа (распоряжения) в вышеперечисленных случаях, от работника должно быть получено в письменной форме согласие с направлением в командировку (при условии, что это не запрещено ему в соответствии с медицинскими рекомендациями).
В случае несогласия работника, относящегося к одной из перечисленных в ст. 259 ТК РФ категорий, с направлением в командировку, руководитель организации направляет в командировку другого работника.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке унифицированной формы "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку" (форма N Т-9 (для одного работника) или по форме N Т-9а (для нескольких работников)), утвержденной Постановлением Госкомстата России N 1.
Заполняется приказ (распоряжение) работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.
Хотя Постановлением Госкомстата России N 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ, на практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо организации. При этом небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации, второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.
На основании утвержденного приказа (распоряжения) производится оформление командировочного удостоверения. Выписывается удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы или другим уполномоченным работником на бланке унифицированной формы "Командировочное удостоверение" (форма N Т-10), утвержденной Постановлением Госкомстата России N 1. Удостоверение вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Данный документ подтверждает фактическое время пребывания командированного сотрудника в служебной командировке, которое определяется по отметкам о времени прибытия и выбытия сотрудника. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них в командировочном удостоверении необходимо сделать отметку о прибытии и убытии. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Обратите внимание! Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанной на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
В случае если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, удостоверение может быть признано недействительным.
Все командировочные удостоверения регистрируются в специальном журнале. Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений работников, прибывших в командировку из других организаций. Пунктом 8 Положения N 749 установлено, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
В связи с тем что пока такие порядок и формы не утверждены в надлежащем порядке, то, по мнению автора, можно использовать формы журналов, ранее утвержденные Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". При этом использование указанных форм следует закрепить в своей учетной политике.

Если работника направляют в командировку за рубеж, то кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, оформление командировки производится без командировочного удостоверения (п. 15 Положения N 749).
Время фактического нахождения сотрудника в заграничной командировке определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им Государственной границы РФ. По возвращении из командировки командированному сотруднику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы.
Как известно, направление в командировку связано с выдачей командированному сотруднику денежных средств на командировочные расходы. Выдача подотчетных сумм осуществляется на основании письменного заявления командированного сотрудника на имя руководителя организации.
Выдача денег производится обычно через кассу организации, при этом оформляется расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88). Хотя выдача денег под отчет может производиться и на основании подписанного руководителем заявления сотрудника, на котором имеются реквизиты расходного кассового ордера (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40).
Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Регистрируется расходный кассовый ордер в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3, утвержденной Постановлением N 88.
Если на прилагаемом к расходному кассовому ордеру документу (заявлении) имеется разрешительная надпись руководителя организации, то подпись его на расходном кассовом ордере необязательна.
Организация может выдать денежные средства в подотчет и безналичным способом, при котором денежные средства перечисляются на карточный счет сотрудника. С использованием банковской пластиковой карты сотрудник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат.
По возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней командированное лицо обязано представить работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения N 749). Напоминаем, что авансовый отчет оформляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
К авансовому отчету должны быть приложены:
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- документы о найме жилого помещения;
- документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполнении служебного задания в командировке. Оформляется отчет с применением второй части унифицированной формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

2.1. Служебное задание для направления в командировку
и отчет о его выполнении

Унифицированная форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также является отчетом о его выполнении.
Выше уже отмечалось, что при направлении работника в командировку сначала необходимо оформить служебное задание, которое подписывается и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме N Т-9 или N Т-9а.
Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации, без которого фактически нельзя издать приказ о командировке и выписать командировочное удостоверение (форма Т-10).
Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. При оформлении служебного задания личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
После приезда работника из командировки, он обязан составить краткий отчет о выполненной работе. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом.
Следовательно, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным работником.
После утверждения авансового отчета осуществляется возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу организации, или же, в случае перерасхода, организация выдает сотруднику недостающие суммы.

Пример. Оформим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Петрякова В.А., менеджера отдела продаж организации ООО "Верес" (г. Новосибирск), который направлялся в командировку в организацию ЗАО "Меркурий" (г. Москва) для заключения договора поставки товара. Срок командировки - 10 дней (с 15 по 24 августа) (включая время в пути). Командировочные расходы полностью оплачивается за счет средств ООО "Верес".

Унифицированная форма N Т-10а

--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0301025¦
ООО "Верес" +-------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------

----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 004 ¦ 13.08.2009¦
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ L---------+------------
для направления в командировку и отчет о его выполнении

----------------¬
¦Табельный номер¦
+---------------+
Петряков Владимир Анатольевич ¦ 031 ¦
---------------------------------------------------------------L----------------
фамилия, имя, отчество

Структурное
подразделе-
ние
Должность
(специаль-
ность, про-
фессия)
Командировка
место назначения
дата
страна,
город
органи-
зация
начала
окончания
срок (календарные
дни)
всего
не счи-
тая
времени
нахож-
дения в
пути
органи-
зация -
пла-
тельщик
Основание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ООО "Верес"
Менеджер
отдела
продаж
Россия,
Москва
ЗАО
"Меркурий"
15.08.2009
24.08.2009
10
(десять)
4
(четыре)
ООО
"Верес"
Гарантийное
письмо
ЗАО
"Меркурий"





















Содержание задания (цель)
Краткий отчет о выполнении задания
11
12
Заключить договор поставки товара на
ЗАО "Меркурий" (г. Москва) для
ООО "Верес" (г. Новосибирск)
Заключен договор поставки товара с
ЗАО "Меркурий" (г. Москва) для
ООО "Верес" (г. Новосибирск)
от 23.08.2008 N 402





Руководитель Начальник
структурного отдела продаж Киржаков Е.А. Петряков В.А.
подразделения -------------- _______ ------------- Работник -------------
должность личная расшифровка личная
подпись подписи подпись

Заключение о выполнении задания ___________
___________________________________________

Начальник
Руководитель отдела
Руководитель директор Авдеев Г.П. Авдеев Г.П. структурного продаж Киржаков Е.А. Киржаков Е.А.
организации --------- ----------- ------------- подразделения --------- ------------- -------------
должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи
20 августа 09
"--" ------------ 20-- г.

2.2. Приказ (распоряжение) о направлении работника
(работников) в командировку

Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается в соответствии с трудовым законодательством служебной командировкой (ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации).
Документальное оформление служебной командировки производится посредством оформления следующих первичных документов, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России N 1:
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
- Командировочное удостоверение.
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Кроме того, после возвращения из поездки командированный сотрудник обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1) и сдать его в бухгалтерию организации.
Прежде всего при направлении работника в командировку составляется служебное задание, на основании которого работник кадровой службы составляет приказ о направлении работника в командировку.
Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а).
Формы N N Т-9 и Т-9а заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем фирмы или уполномоченным им на это лицом. В приказе на командировку должны быть указаны:
- фамилия и инициалы командируемого работника;
- структурное подразделение;
- должность (специальность или профессия) командируемого лица;
- место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.

стр. 1
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>