<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

2.5. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

Учет командировочных удостоверений также ведется с помощью специального журнала. В нем отражается, когда и кому было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.
В данном разделе мы рассмотрим порядок ведения журнала учета выдачи командировочных удостоверений, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров организации.
Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него является командировочное удостоверение.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.
Несмотря на то что Положение N 749 такой нормы не содержит, специалисты Минфина России разъясняют, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда. На это указывает Письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45.
В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.
Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.
Учет командировочных удостоверений ведется с помощью специального журнала - журнала учета выдачи командировочных удостоверений.
По каждому работнику в данном журнале приводятся следующие реквизиты:
- номер позиции по порядку;
- фамилия, имя и отчество командированного работника;
- занимаемая должность;
- место командировки;
- номер командировочного удостоверения;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего командировочное удостоверение;
- дата фактического выбытия работника в командировку и дата фактического прибытия из командировки;
- подпись лица, получившего командировочное удостоверение.
Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ (наименование организации) ¦
¦ ¦
¦ Отдел кадров ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Журнал учета ¦
¦ командировочных удостоверений ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Начат "__" _____________ 200_ г. ¦
¦ Окончен "__" ____________ 200_ г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Кроме того, эти данные можно указать на последней странице журнала.

Лицо, ответственное за ведение журнала



должность

фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью

листов
Начальник отдела кадров



(подпись)

(расшифровка подписи)
"___" ___________________ 200_ г.

Все записи в журнале учета выдачи командировочных удостоверений делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо внести исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа "Примечание". Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6



(подпись)

(расшифровка подписи)
00.00.0000

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
На данный журнал Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г., установлен срок хранения - 5 лет.

Пример. Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений.

14 апреля 9
Начат "--" -------- 200- г.
Окончен "__" ____________ 200_ г.

N
п/п
Фамилия,
имя,
отчество
Занимаемая
должность
Место
командировки
Номер
командировочного
удостоверения
Фамилия, имя,
отчество
и должность
лица,
подписавшего
командировочное
удостоверение
дата
фактического
выбытия
фактического
прибытия
Подпись лица,
получившего
командировочное
удостоверение
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
Романова
Ольга
Николаевна
Менеджер
Москва
13
Бухгалтер
Орлова О.Е.
15.04.2009
22.04.2009
Романова О.Н.
2
Петров
Олег
Алексеевич
Начальник
отдела
сбыта
Томск
14
Бухгалтер
Орлова О.Е.
26.05.2009
06.06.2009
Петров О.А.

Глава 3. ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКИ

3.1. Первичные документы по командировке

Прежде чем отправить сотрудника в служебную командировку необходимо подготовить ряд документов. О том, в какой последовательности оформляются документы по служебной командировке, а также правильность их заполнения является предметом рассмотрения данного раздела.
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, состав которых определен п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.
Унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов предусмотрены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата России N 1).
В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них используются следующие унифицированные формы:
- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
- N Т-10 "Командировочное удостоверение";
- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
Распространяются указанные формы документов по учету командировочных расходов на все организации, независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (п. 2 Постановления Госкомстата России N 1). Исключение составляют лишь организации, финансируемые из бюджета.
Первой оформляется форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", причем вначале заполняется первая часть указанной формы.
Вторая часть этой формы заполняется командированным сотрудником после возвращения из командировки.
Применяется форма N Т-10а для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, направляемый в командировку, и передается на подпись руководителю организации.
После утверждения руководителем организации кадровая служба издает приказ о направлении сотрудника (сотрудников) в служебную командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).
Форма N Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма N Т-9а применяется для оформления и учета при направлении нескольких работников в командировку. Отличаются эти формы только тем, что форма N Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме N Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.
Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы, при отсутствии в организации кадровой службы эту функцию выполняет другое уполномоченное лицо. Подписывает приказ (распоряжение) руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
На основании приказа (распоряжения) выписывается командировочное удостоверение по форме N Т-10. Это удостоверение подтверждает фактическое время пребывания командированного сотрудника в служебной командировке. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника, заверяемые подписью ответственного должностного лица и печатью.
Согласно разъяснениям столичных чиновников, приведенным в Письме УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.1, отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная фирма для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.
Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным.
В случае направления работника в загранкомандировку наличие командировочного удостоверения не является обязательным. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.
Перед отправлением сотрудника в служебную командировку ему выдаются денежные средства на командировочные расходы, за которые он впоследствии ему придется отчитаться. Обычно выдача денег под отчет осуществляется через кассу организации, при этом оформляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2).
Указанная форма "расходника" утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
После возвращения из командировки в течение трех дней командированный сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Авансовый отчет представляется командированным сотрудником вместе со служебным заданием и с командировочным удостоверением, а также с документами, подтверждающими расходы командированного сотрудника (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).
Оформляется авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (далее - Постановление N 55).
В п. 2 Постановления N 55 закреплено, что унифицированная форма авансового отчета N АО-1 применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Обратите внимание! Если документы, подтверждающие произведенные расходы составлены на иностранных языках, то необходим построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Это обусловлено требованиями ст. 68 Конституции Российской Федерации, п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченное на это лицо.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм с командированного сотрудника.
Рассмотрим пример заполнения унифицированных форм.

Пример (цифры условные).
Начальник отдела снабжения ООО "М" Резина Е.В. направляет в служебную командировку сотрудника отдела Петрова О.С. в ООО "Д" (г. Уфа) для заключения договора поставки сырья. Срок командировки - 5 дней: с 15 сентября по 19 сентября 2009 г. (включая время нахождения в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО "М".

Унифицированная форма N Т-10а

--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0301025¦
ООО "М" +-------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------

----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 01/4 ¦ 12.09.2009¦
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ L---------+------------
для направления в командировку и отчет о его выполнении

----------------¬
¦Табельный номер¦
+---------------+
Петрова Олега Сергеевича ¦ 024 ¦
---------------------------------------------------------------L----------------
фамилия, имя, отчество

Структурное
подразделе-
ние
Должность
(специаль-
ность, про-
фессия)
Командировка
место назначения
дата
страна,
город
органи-
зация
начала
окончания
срок (кален-
дарные дни)
всего
не счи-
тая
времени
нахож-
дения в
пути
органи-
зация -
пла-
тельщик
Основа-
ние
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ООО "М"
Отдел
снабжения
Инженер
отдела
снабжения
РФ, УФА
ООО "Д"
15.09.2009
19.09.2009
5
(Пять)
2 (Два)
ООО "М"
График
поставки
сырья





















Содержание задания (цель)
Краткий отчет о выполнении задания
11
12
Заключение договора поставки сырья
между ООО "Д" (г. Уфа) и ООО "М"
(г. Москва)
Заключен договор поставки сырья с
ООО "Д" (г. Уфа) для ООО "М"
(г. Москва) от 17.09.2009 N 712





начальник
Руководитель отдела
структурного снабжения Резина Е.В. Резина Петров
подразделения --------- ------- ----------- Работник ---------
должность личная расшифровка личная
подпись подписи подпись

Задание
Заключение о выполнении задания -----------
выполнено полностью
-------------------------------------------

начальник
Руководитель отдела
Руководитель Директор Сергеев Н.Д. Сергеев структурного снабжения Резина Е.В. Резина
организации --------- ------- ------------- подразделения --------- ------- -----------
должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи

23 сентября 09
"--" ------------ 20-- г.



Унифицированная форма N Т-9

--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0301022¦
ООО "М" +-------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------

----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 02/4 ¦ 12.09.2009¦
ПРИКАЗ L---------+------------
(распоряжение)
о направлении работника в командировку

Направить в командировку:
----------------¬
¦Табельный номер¦
+---------------+
Петрова Олега Сергеевича ¦ 024 ¦
-------------------------------------------------L----------------
фамилия, имя, отчество
отдел снабжения ООО "М" (г. Москва)
------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
инженер
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
РФ, г. Уфа, ООО "Д"
------------------------------------------------------------------
место назначения (страна, город, организация)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

--------------¬
сроком на ¦ 5 ¦ календарных дней
L--------------

15 сентября 09 19 сентября 09
с "--" ---------- 20-- г. по "--" ----------- 20-- г.

заключения договора поставки сырья
с целью ----------------------------------------------------------
__________________________________________________________________

ООО "М"
Командировка за счет средств -------------------------------------
указать источник финансирования

Основание
(документ, служебное задание N 01/4 от 12.09.2009
номер, дата): -------------------------------------------------
служебное задание, другое основание (указать)
__________________________________________________________________

директор Сергеев Н.Д. Сергеев
Руководитель организации ----------- ------- ---------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

С приказом (распоряжением) Петров 12 сентября 09
работник ознакомлен ---------------- "--" --------- 20-- г.
личная подпись



Унифицированная форма N Т-10

--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0301024¦

<< Пред. стр.

стр. 3
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>