<< Пред. стр.

стр. 5
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

Иначе говоря, с начала текущего года организации вправе для целей налогообложения учитывать суточные в самостоятельно установленных размерах, при условии закрепления величины их выплаты в своих локальных документах (в коллективном договоре, соглашении, в локальных нормативных актах). Причем такие "внутренние" нормы суточных организации должны установить как для командировок по России, так и для поездок за рубеж.
С учетом этого и п. 17 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:
- при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения N 749).
Даты пересечения Государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по "внутренним" нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов "внутренней" нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения N 749).

Обратите внимание! Для целей налогообложения прибыли размер суточных, определенный коллективным договором или локальным нормативным актом организации, имеет огромное значение.
Из Письма Минфина России от 26.02.2009 N 03-03-06/1/96 вытекает, что в качестве налогооблагаемых расходов организация вправе учесть лишь суточные, размер которых закреплен коллективным договором или локальным нормативным актом компании.
Иначе говоря, если при направлении в командировку размер выплаченных суточных превысит "внутреннюю" норму суточных, закрепленную в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, то суточные, выплаченные сверх норм, организация должна будет учесть в качестве расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли.
Кроме того, суточные в размере, установленном коллективным или локальным нормативным актом компании, не облагаются ЕСН, такие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 02.03.2009 N 03-04-06-02/15.
Суточные, выплаченные сверх "внутренних" норм, у организаций-плательщиков налога на прибыль не включаются в налоговую базу по ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ. Кроме того, на такие сверхнормативные суточные не нужно начислять и взносы на обязательное пенсионное страхование, это вытекает из ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".

Обратите внимание! В отличие от налога на прибыль, гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" содержит предельные нормы суточных. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом организации, сегодня не облагаются НДФЛ суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки в пределах России и 2500 руб. - за каждый день зарубежной командировки.
Сумма сверхнормативных суточных, выплаченных работнику, признается его доходом и облагается налогом в общем порядке, на это указывает ст. 224 НК РФ.
В силу чего организация, как налоговый агент, обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Удержание начисленной суммы налога производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Причем это правило в полной мере распространяется и на бюджетные учреждения, о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 11.06.2009 N 03-04-06-01/133.

Напоминаем, что при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры суточных в иностранной валюте определены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета". Этот документ остается действующим и применятся бюджетными организациями.
Кроме возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, работодатель обязан возместить суточные работникам, трудовая деятельность которых носит разъездной характер.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками. В частности, возмещает суточные.
Размеры и порядок возмещения суточных устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.
Согласно Письму Минфина России от 7 мая 2008 г. N 03-03-06/1/302, затраты на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, могут быть включены в состав расходов на оплату труда в размере и в соответствии с порядком, установленным трудовым и (или) коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Также если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются ЕСН. В остальных случаях они подлежат обложению в установленном порядке (Письмо Минфина России от 14 февраля 2008 г. N 03-04-06-02/10).
Относительно налогообложения НДФЛ суточных, выплачиваемых работникам, чья работа связана с разъездами, отметим, что поскольку служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, то нормы суточных, изложенные в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ к ним не применяются.
В бухгалтерском учете для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению").
Выданные под отчет суммы, суммы, выданные в возмещение перерасхода по авансовым отчетам подотчетных лиц, а также стоимость выданных денежных документов отражаются по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета"). Израсходованные подотчетными лицами суммы списываются со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на счета учета затрат, счета, на которых учитываются приобретенные ценности, или на другие балансовые счета в зависимости от характера произведенных расходов.
Сумма начисленных суточных представляет собой расходы по обычным видам деятельности и признается на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. п. 5, 7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99"). После утверждения авансового отчета работника подтвержденные суммы командировочных расходов, в том числе и суточные, относятся на соответствующие счета учета затрат.

3.5. Выдача денег в подотчет

Бухгалтер организации постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Мы рассмотрим наличный и безналичный способ выдачи подотчетных денежных средств, а также порядок выдачи денег под отчет в иностранной валюте.
Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций N 40).
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций N 40 организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.
При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:
- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Исходя из этих требований, в организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:
- перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
- срок, на который выдаются подотчетные суммы;
- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.
Работники организации, имеющие право получать под отчет денежные средства, должны быть ознакомлены с данным приказом под подпись.
Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
Это следует из ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
Порядок выдачи и списания подотчетных сумм организация может прописать и в учетной политике компании.
Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он даст распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88), или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями (расчетно-платежными), заявлениями на выдачу денег, счетами и другими) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера (п. 14 Порядка ведения кассовых операций N 40).
Приведем пример заполнения расходного кассового ордера:
Приказом руководителя Ульянкина С.И. ООО "Т" установлен список сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет, среди которых поименован менеджер Иванов С.Н.
Приказом установлен предельный размер получаемых денежных средств, который составляет 10 000 руб., и определено, что денежные средства выдаются на срок не более одного месяца со дня выдачи.
18 августа 2009 г. для получения денежных средств в размере 1000 руб. - на хозяйственные нужды - Иванов С.Н. написал заявление. 19 августа 2009 г. заявление завизировано руководителем организации. На основании расходного кассового ордера N 155 кассиром Петровой И.И. денежные средства выданы под отчет.

Унифицированная форма N КО-2

--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0310002¦
ООО "Т" +-------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ х ¦
организация +-------+
отдел снабжения ¦ х ¦
-------------------------------------------------------- ¦ ¦
структурное подразделение L--------

----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР ¦ 155 ¦ 19.08.2009¦
L---------+------------

Дебет


код
струк-
турного
подраз-
деления
коррес-
понди-
рую-
щий счет,
субсчет
код
ана-
лити-
ческого
учета
Кредит
Сум-
ма,
руб.
коп.
Код
целе-
вого
наз-
наче-
ния

71



50
1000



Иванову Сергею Николаевичу
Выдать -----------------------------------------------------------
фамилия, имя, отчество
на хозяйственные нужды
Основание: -------------------------------------------------------
Одна тысяча
Сумма ------------------------------------------------------------
прописью
00
__________________________________________ руб. ------------- коп.
Заявление от 18.08.2009
Приложение -------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
Директор Ульянкин С.И. Ульянкин
Руководитель организации ---------- -------- --------------------
должность подпись расшифровка подписи

Ивченко О.П. Ивченко
Главный бухгалтер -------------- ---------------------
подпись расшифровка подписи

Одну тысячу
Получил ----------------------------------------------------------
сумма прописью
00
__________________________________________ руб. ------------- коп.

19 августа Иванов
"--" ------------ 2009 г. Подпись ----------

По _______________________________________________________________
наименование, номер, дата и место выдачи документа,
__________________________________________________________________
удостоверяющего личность получателя

Петрова И.И. Петрова
Выдал кассир -------------- ---------------------
подпись расшифровка подписи

В бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению", отражается по Дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредиту счета 50 "Касса".
Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме N КО-3, утвержденной Постановлением N 88.
Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере в строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а в строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Кроме подписей кассира, главного бухгалтера и руководителя расходный кассовый ордер должен подписать и тот человек, который получил денежные средства. При этом он должен обязательно указать полученную сумму: рубли - прописью, копейки - цифрами и предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе.
Выдать денежные средства кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.
В организации выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, и по предъявлении паспорта.
Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.
Все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.
Максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств следует предусмотреть свой лимит.
При этом необходимо учесть Указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".
Согласно этому документу расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), а также между индивидуальными предпринимателями могут производиться в рамках одного договора в размере, не превышающем 100 000 руб.
Поэтому если организация предусмотрит в приказе, что максимальный размер выдаваемых под отчет сумм составляет более 100 000 руб., то не исключено, что подотчетное лицо при расчетах наличными нарушит требование Центрального банка Российской Федерации. И приведет к серьезным штрафным санкциям в соответствии со ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ). В частности, порядок ведения кассовых операций, выразившийся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, несоблюдении порядка в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
В отношении выдачи работнику наличной иностранной валюты для возмещения расходов при направлении его в служебную командировку за пределы Российской Федерации существуют некоторые нюансы, которые необходимо учесть.
Так, согласно Письму Центрального банка Российской Федерации от 30 июля 2007 г. N 36-3/1381 порядок выдачи работодателем своему работнику наличной иностранной валюты для возмещения расходов при направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации нормативными актами Центрального банка Российской Федерации не регулируется.
Пунктом 16 Положения N 749 определено, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".
Подпункт 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее - Федеральный закон N 173-ФЗ) разрешает проведение между резидентами Российской Федерации валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Кроме того, на основании п. 6 ст. 4 Федерального закона N 173-ФЗ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов валютного законодательства Российской Федерации, актов органов валютного регулирования и актов органов валютного контроля толкуются в пользу резидентов и нерезидентов.
При этом ведение бухгалтерского учета юридическими лицами - резидентами Российской Федерации, не являющимися кредитными организациями, относится к компетенции Минфина России. Поэтому для получения разъяснений о необходимости ведения учета выдачи наличной иностранной валюты в отдельной кассовой книге рекомендуется обратиться в Минфин России.
Таким образом, на основании изложенного можно сделать вывод, что выдача юридическими лицами - резидентами Российской Федерации наличной иностранной валюты своим работникам - физическим лицам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы Российской Федерации не противоречит Федеральному закону N 173-ФЗ.
Однако необходимо обратить внимание на Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 декабря 2007 г. N А33-8805/07-Ф02-9375/07 по делу N А33-8805/07. В нем суд указал, что выдача из кассы организации наличной валюты на командировочные расходы минуя банковский счет является нарушением п. 2 ст. 14 Федерального закона N 173-ФЗ. Следовательно, если обязанность производить расчеты при осуществлении валютных операций через банковские счета в уполномоченных банках юридическим лицом - резидентом Российской Федерации не выполнена, то в действиях организации присутствует состав правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 15.25 КоАП РФ, выразившегося в осуществлении незаконной валютной операции.
Пункт 1 ст. 15.25 КоАП РФ устанавливает наложение административного штрафа на граждан, должностных лиц и юридических лиц в размере от 3/4 до 1 размера суммы незаконной валютной операции, суммы денежных средств или стоимости внутренних и внешних ценных бумаг, списанных и (или) зачисленных с невыполнением установленного требования о резервировании.
Аналогичная ситуация рассмотрена судом и в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2007 г. по делу N А33-1126/07-Ф02-3877/07, в котором арбитры пришли к такому же выводу.
Учитывая изложенное, можно отметить, что выдача аванса командированному лицу в иностранной валюте через кассу организации может привести к судебному разбирательству, в котором компании придется доказывать правоту своих действий.
Выдача денег под отчет возможна и безналичным способом. Этот способ очень удобен для выдачи аванса командированному лицу, особенно при заграничных командировках, так как снимает у организации возможные риски, связанные с выдачей наличной валюты. Деньги перечисляются на карточный счет. С использованием банковской пластиковой карты работник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат.

3.6. Расчеты в командировке банковской карточкой

В последнее время становится все более востребованным безналичный способ выдачи денежных средств под отчет посредством банковской карты. Однако при использовании банковской карты существуют некоторые нюансы, а также особенности бухгалтерского и налогового учета, которые и будут рассмотрены далее.
Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным банком Российской Федерации от 24 декабря 2004 г. N 266-П (далее - Положение N 266-П). В соответствии с п. 1.4 Положения N 266-П банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.
Держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица.
Для обслуживания платежной карты между клиентом и банком-эмитентом заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает клиенту банковскую карту.
Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета (п. 1.8 Положения N 266-П).
Исполнение обязательств по возврату предоставленных денежных средств и уплате по ним процентов осуществляется клиентами в безналичном порядке путем списания или перечисления денежных средств с банковских счетов клиентов, открытых в кредитной организации - эмитенте или другой кредитной организации, а также наличными денежными средствами через банкомат.
Согласно п. 2.5 Положения N 266-П юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт и кредитных карт следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов;
- оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
- иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Таким образом, на основании выше изложенного можно сказать, что организация при направлении сотрудника в командировку может выдать денежные средства под отчет посредством их перечисления на карточный счет. И затем необходимые командировочные расходы сотрудник сможет оплачивать либо с использованием банковской пластиковой карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми в банкомате.
Обратите внимание, в данном случае речь идет о корпоративной банковской карте, которая оформлена на юридическое лицо, а не о какой-либо другой карте, которая оформлена на работника. В Письме Центрального банка Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408 отмечено, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.
В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, следует предусмотреть компенсацию этих расходов с использованием корпоративной пластиковой карты. Это позволит избежать возможных споров с налоговыми органами.
Вернувшись из командировки, сотрудник (держатель корпоративной карты) должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", с оправдательными документами (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы).
Согласно п. 3.1 Положения N 266-П операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.
Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.
Теперь о налогообложении командировочных расходов. Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Обратите внимание на то, что Минфин России в Письме от 3 июля 2006 г. N 03-03-04/2/170 указывает на то, что личные расходы командированного лица, в частности оплата услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и тому подобное, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли. После возвращения из поездки сотрудник должен будет вернуть их организации.
Однако, по мнению автора, у налогоплательщика есть шанс учесть такие расходы при налогообложении. Для этого необходимо "подвести" под них необходимое обоснование, например, указав, что их оплата вызвана необходимостью проживания в гостинице. В этом случае налоговики вряд ли смогут предъявить какие-либо претензии. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 N А05-11584/2006-31, в котором судом сделан аналогичный вывод.

Обратите внимание! Если при расчетах используется корпоративная карта, то появляется еще один вид расхода - комиссия банка за ведение карточного счета. Ее также можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 55 "Специальные счета в банках" Кредит 51 "Расчетные счета" - перечислены денежные средства с расчетного счета на банковский карточный счет;
Дебет 55 "Специальные счета в банках" Кредит 52 "Валютные счета" - перечислены денежные средства с валютного счета на банковский карточный счет;
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 55 "Специальные счета в банках" - оплачены услуги банка за обслуживание специального карточного счета.
Расчетная банковская карта является персонифицированным средством платежа. Использование банковской карты позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации. Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов. Такие операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50, субсчет 3 "Денежные документы", - выдана под отчет работнику организации расчетная банковская карта по номинальной стоимости;
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 57 "Переводы в пути" - получены наличные денежные средства.
Использование организацией счета 57 "Переводы в пути" обусловлено тем, что квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица;
Дебет 50, субсчет 3 "Денежные документы", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом.

3.7. Авансовый отчет

Получая наличные денежные средства из кассы организации на оплату административно-хозяйственных расходов, подотчетные лица обязаны отчитаться за сумму произведенных расходов.
Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет, указывающий величину полученной суммы, фактически произведенные расходы и остаток подотчетной суммы или ее перерасход. В этом разделе мы рассмотрим порядок заполнения авансового отчета.
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ.
Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1). Применяется форма N АО-1 с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Пример. Менеджер отдела снабжения ОАО "С" Петров И.И. (табельный номер 12) 4 августа 2009 г. получил из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку моющих средств) 300 руб.
5 августа 2009 г. Петров И.И. приобрел 5 упаковок по 450 граммов стирального порошка "Лотос" за 50 руб. каждая (без НДС) и сдал в кассу по приходному кассовому ордеру N 258 остаток неиспользованной суммы в размере 50 руб.
При покупке стирального порошка был выдан чек контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету.
Остатка по предыдущему авансу у Петрова не было. Авансовый отчет N 55 от 5 августа 2009 г. был сдан вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Иванова А.Н. и утвердил руководитель организации Андреев А.П.
На основании полученных документов бухгалтерия приняла стиральный порошок к учету.

Унифицированная форма N АО-1

--------¬
¦ Код ¦
+-------+
Форма по ОКУД ¦0302001¦
ОАО "С" +-------+
---------------------------------------------- по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L--------

УТВЕРЖДАЮ
Триста
Отчет в сумме -------------------
------T-----¬ 00
¦Номер¦ Дата¦ _________________ руб. ----- коп.
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+-----+ директор
¦ 55 ¦05.08¦ Руководитель --------------------
L-----+------ должность
Андреев А.П. Андреев
---------- ----------------------
подпись расшифровка подписи
05 августа 09
"--" ------------- 20-- г.

------------¬
¦ Код ¦
+-----------+
Отдел снабжения ¦ 03 ¦
Структурное подразделение ---------------------------+-----------+
Петров И.И. ¦ 12 ¦
Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер ¦ ¦
фамилия, инициалы L------------
хозяйственные
менеджер нужды
Профессия (должность) ------------ Назначение аванса -------------

------------------------T----------¬ ----------------------------¬
¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦
¦ ¦руб. коп. ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+-+-------------T-------------+
¦ остаток ¦ - ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦
¦Предыдущий ----------+----------+ +-----T-------+------T------+
¦ аванс перерасход¦ - ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет, ¦сумма,¦
¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦
¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦Получен аванс 1. из ¦ 300,00 ¦ ¦ 10-9¦ 250,00¦ 71 ¦250,00¦
¦кассы 04.08.2009 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------T---------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦1а. в валюте ¦ ¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+---------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦Итого получено ¦ 300,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+
¦Израсходовано ¦ 250,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------+----------+-+-----+-------+------+------+
¦ Остаток ¦ 50,00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ----------------------+----------+-+-----+-------+------+------+
¦ Перерасход ¦ - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------------+----------- L-----+-------+------+-------

2 2
Приложение ----- документов на ----- листах

Двести пятьдесят
Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------
00 250 00 сумма прописью
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)

Иванова А.Н. Иванова
Главный бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Свиридова С.О. Свиридова
Бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ----------¬ -----¬
---------------- в сумме ¦ 50 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп. по кассовому
Перерасход выдан L---------- L-----

258 05 августа 09
ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.
Ивченко С.С. Ивченко 05 августа 09
Бухгалтер (кассир) ------- ------------------ "--" ------- 20-- г.
подпись расшифровка
подписи

------------------------------------------------------------------
линия отреза

Петрова Ивана
Ивановича
Расписка. Принят к проверке от -------------------- авансовый
55 05 августа 09
отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.
Двести
пятьдесят 00
на сумму ---------- руб. --- коп., количество документов
прописью
2 2
------- на -------- листах

Свиридова С.О. Свиридова 05 августа 09
Бухгалтер --------- ------------------- "--" --------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

Номер
по по-
рядку
Документ,
подтверждающий
производственные
расходы
дата
номер
Наиме-
нование
докумен-
та (рас-
хода)
Сумма расхода
по отчету
принятая к учету
в руб.
коп.
в
валюте
в руб.
коп.
в валюте
Дебет
сче-
та,
суб-
счета
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
05.08.2009
245
Товарный
чек
250,00

250,00

10-9
2
05.08.2009
00896445
Чек ККТ





Итого
250,00

250,00

<< Пред. стр.

стр. 5
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>