<< Пред. стр.

стр. 7
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Если организации отправляют своих работников в командировки железнодорожным транспортом в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание, включаемое в общую стоимость проезда (питание, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и другое), то вправе ли они учесть в целях налогообложения стоимость дополнительных сервисных услуг, включенных в общую стоимость проездного документа?
Ответ на этот вопрос можно найти в Письме Минфина России от 24 июля 2008 г. N 03-03-06/2/93, в котором сказано, что стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость услуги проезда по железной дороге. Поэтому для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета может быть учтена полностью (включая стоимость дополнительных сервисных услуг).
Если по возвращении работника из командировки у организации отсутствует оригинал проездного документа и билет при этом был приобретен по безналичному расчету, то основанием для признания расходов на его оплату может служить накладная, содержащая сведения о номере проездного документа, Ф.И.О. пассажира, маршруте (рейсе), дате и стоимости билета при обязательном наличии приказа на командировку и служебного задания. Такие разъяснения на этот счет дают налоговики столицы в Письме УФНС России по г. Москве от 31 августа 2007 г. N 20-12/083337.

Обратите внимание! Заметим, что п. 12 Положения N 749 не содержит ограничений на проезд к месту командировки на такси. Сейчас и Минфин России к таким налогооблагаемым расходам относится лояльно, на что указывает Письмо от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339. Но имейте в виду, что в Письме от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47 специалисты Минфина России указывают, что расходы на такси можно учесть при исчислении налога на прибыль, но только при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.
В Письме УФНС России по г. Москве от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388 отмечено, что так как Минфином России не утверждены в качестве документов (бланков) строгой отчетности какие-либо квитанции по приему наличных денег от населения (пассажиров) за услуги такси, то расходы на проезд в такси должны быть подтверждены чеками ККТ, приложенными к авансовому отчету. Это вытекает из п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Имейте в виду, что порядок и размеры возмещения расходов организации на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Если организация заключает договор с транспортным предприятием на автотранспортное обслуживание работников в период командировки, то такие затраты можно включить в состав расходов при исчислении налога на прибыль, если расходы будут подтверждены приказом о заключении договора на транспортное обслуживание, актами сдачи-приемки работ, счетами-фактурами, командировочными удостоверениями, служебными заданиями и отчетами об их выполнении. К такому же выводу пришел суд в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. по делу N А05-11584/2006-31.
В случае использования личного легкового автомобиля для служебных командировок расходы на компенсационную выплату, согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
Заключая договор аренды на эксплуатацию личного транспорта работника в командировках, необходимо учесть, что затраты организации, произведенные по этому договору, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/81).
Если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость (далее - НДС), то она может принять к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, принимаемые при исчислении налога на прибыль организации. В частности, вычету подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Однако предъявить к вычету уплаченные суммы НДС можно, если будут учтены некоторые нюансы.
Так, на основании п. 1 ст. 172 НК РФ одним из условий применения вычетов сумм НДС, предъявленных налогоплательщикам при приобретении услуг, является принятие оказанных услуг на учет.
Кроме того, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Такое требование содержится в п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Правила).
Таким образом, предъявление к вычету уплаченных сумм НДС по услугам по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно возможно не ранее налогового периода, в котором указанные бланки включены работниками в отчеты о служебных командировках (Письмо Минфина России от 20 мая 2008 г. N 03-07-11/197).
Причем если в расчетных документах нет ссылки на предъявленные налогоплательщику суммы НДС, то вся сумма, указанная в этих документах, включается в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.
Поэтому если в билетах, подтверждающих стоимость проезда работника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (Письмо УФНС России по г. Москве от 10 января 2008 г. N 19-11/603).
Нужно сказать, что с проблемой принятия НДС к вычету в части расходов на проезд чаще всего сталкиваются организации, покупающие проездные документы за наличный расчет, в которых обычно сумма НДС не выделяется отдельной строкой.
Ведь Правила запрещают регистрировать в книге покупок такие билеты! Чтобы предотвратить возможность появления споров с фискальными органами, рекомендуем приобретать проездные документы по безналичному расчету, что предполагает возможность получения счета-фактуры, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.
Что касается обложения НДФЛ расходов на проезд, отметим, что в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

5.2. Электронный билет как первичный документ

Приобретение проездных документов, необходимых для осуществления служебной командировки, может быть произведено разными способами. Сегодня в практической деятельности субъектов все чаще используются электронные билеты.
Так как электронный проездной документ является виртуальным, не имеющим документарной формы, то могут возникнуть вопросы в части документального подтверждения расходов.
К месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования. Это может быть самолет, поезд, автобус, маршрутное такси и так далее. Однако чтобы оказаться в одном из перечисленных видов транспорта, необходимо купить проездной документ - билет.
Согласно ст. 786 Гражданского кодекса Российской Федерации билет является документом, удостоверяющим заключение договора перевозки пассажира, а багажная квитанция - сдачу пассажиром багажа.
Формы билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.
В соответствии со ст. 105 Воздушного кодекса Российской Федерации билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок. При использовании электронного перевозочного документа пассажир вправе потребовать, а перевозчик или действующее на основании договора с перевозчиком лицо при заключении договора перевозки или регистрации пассажира обязаны выдать заверенную выписку, содержащую условия соответствующего договора воздушной перевозки, из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.
Формы билета, багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, иных документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, груза, почты, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта.
Распоряжением Минтранса России от 29 августа 2001 г. N НА-334-р "Об объявлении стандарта отрасли ОСТ 54-8-233.78-2001 "Перевозочные документы строгой отчетности на воздушном транспорте. Требования и порядок их регистрации" утверждены требования к пассажирскому билету, согласно которым обязательными частями пассажирского билета, применяемого на международных воздушных линиях, являются:
- текстовые разделы, содержащие условия договора для международных воздушных перевозок и извещение пассажира международного рейса об ограничении ответственности;
- агентский купон;
- полетные купоны (от 1 до 4);
- пассажирский купон.
В Приказе Министерства транспорта Российской Федерации от 8 ноября 2006 г. N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (далее Приказ - N 134) утверждена форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции.
Электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее электронный билет) представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.
Структура электронного билета включает:
- электронный полетный купон (в зависимости от количества рейсов число электронных полетных купонов может составлять от 1 до 4);
- электронный контрольный купон;
- электронный агентский купон;
- маршрут/квитанцию.
Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.
При этом электронный полетный, электронный контрольный и электронный агентский купоны электронного билета содержат обязательную информацию о перевозке пассажира и багажа, включая:
- наименование и (или) код перевозчика;
- номер рейса;
- дату отправления рейса;
- наименование и (или) коды пунктов/аэропортов отправления и назначения для каждого рейса;
- время отправления рейса;
- код класса бронирования;
- код статуса бронирования.
Маршрут/квитанция электронного билета включает информацию о перевозке пассажира и багажа, в том числе:
- сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения, предусмотренные международными нормами);
- наименование и (или) код перевозчика;
- номер рейса, дата отправления рейса, время отправления рейса;
- наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
- тариф, эквивалент тарифа (если применяется), итоговая стоимость перевозки, форма оплаты;
- сборы (если применяются);
- наименование и (или) код класса бронирования, код статуса бронирования;
- дата оформления;
- наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
- норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
- уникальный номер электронного билета.
Маршрут/квитанция оформляется и выдается обязательно.
При этом п. 2 Приказа N 134 установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.
Согласно ст. 82 Федерального закона от 10 января 2003 г. N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации" формы перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области финансов.
Приказом Минтранса России от 23 июля 2007 г. N 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте" (далее - Приказ N 102) утверждена форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте.
Структура электронного билета включает:
- электронный проездной документ;
- электронный контрольный купон.
Наличие электронного проездного документа и электронного контрольного купона является обязательным.
Электронный проездной документ, электронный контрольный купон содержат обязательную информацию о перевозке пассажира, в том числе:
- дату и время заказа;
- номер поезда;
- станцию отправления и назначения;
- дату и время отправления поезда, дату и время прибытия поезда;
- номер и тип вагона;
- класс обслуживания (категория поезда - если применяется);
- номер места в вагоне;
- наименование и (или) код перевозчика;
- признак купе (женское, мужское или смешанное - если применяется);
- сведения о пассажире - фамилия, имя, отчество (или инициалы), наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
- тариф (билет, плацкарта), итоговую стоимость перевозки, форму оплаты;
- сборы (если применяются);
- дату оформления;
- наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
- идентификатор заказа электронного билета.
Электронный билет по усмотрению перевозчика может содержать другую дополнительную информацию об условиях перевозки или особенностях обслуживания пассажиров.
При этом электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек). Об этом сказано в п. 2 Приказа N 102.
Таким образом, в соответствии с вышеизложенным электронный билет на российском железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности. В противном случае к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу дополнительно должен быть выдан документ, подтверждающий оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (то есть кассовый чек).
В свою очередь, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть также оформлена на утвержденном бланке строгой отчетности - пассажирском билете и багажной квитанции. Если маршрут/квитанция оформлена не на бланке строгой отчетности, то дополнительно к маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.
Проездные электронные документы, оформленные согласно требованиям Приказов N N 134, 102, являются первичными документами, подтверждающими произведенные расходы, а следовательно, подлежат бухгалтерскому и налоговому учету.
Поэтому расходы, произведенные при приобретении электронных билетов, могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть при наличии:
- документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке;
- распечатки электронного билета или посадочного талона для авиапассажиров с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата проезда (полета)). Аналогичное мнение высказано в Письме Минфина России от 21 августа 2008 г. N 03-03-06/1/476, в Письме УФНС России по г. Москве от 27 декабря 2007 г. N 20-12/124839@.
В отношении НДС на услуги по перевозке пассажиров и багажа по территории Российской Федерации в Письме Минфина России от 13 августа 2007 г. N 03-01-10/6-239 сказано, что на основании п. 3 ст. 164 НК РФ такие услуги подлежат налогообложению НДС по ставке 18%.
Что касается услуг по перевозке пассажиров и багажа в международном сообщении, их налогообложение согласно пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ производится по ставке в размере 0 процентов при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов.
Перечень документов, подтверждающих правомерность применения нулевой ставки налога в отношении указанных услуг, установлен п. 6 ст. 165 НК РФ, согласно которому налогоплательщик должен представить в налоговые органы выписки банка, подтверждающие поступление выручки за оказанные услуги, и реестр единых международных перевозочных документов, определяющих маршрут перевозки с указанием пунктов отправления и назначения.
Таким образом, действующий порядок применения НДС не обязывает налогоплательщиков, оказывающих услуги по перевозке пассажиров и багажа, представлять в налоговые органы перевозочные документы, в том числе в форме электронных пассажирских билетов.

Обратите внимание! Во избежание недоразумений с налоговыми органами в случае служебной командировки за рубеж необходимо оформить перевод на русский язык оправдательного документа - распечатки электронного билета (ст. 68 Конституции Российской Федерации, п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации", п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации").

5.3. Проезд в командировку на служебном транспорте

Может случиться и так, что сотрудник отправится в командировку на служебном транспорте фирмы. Чтобы учесть расходы, связанные с такой поездкой, в целях налогового учета, необходимо правильно оформить документы. О том, что следует учесть в данном случае, мы и поговорим далее.
Направляя работника в служебную командировку, работодатель, в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), обязан возместить ему расходы, связанные с такой поездкой. В состав возмещаемых расходов, порядок и размер возмещения которых определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом организации, включены в том числе и расходы на проезд.
Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему денежные средства для приобретения топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего выдача денежных средств производится наличными через кассу фирмы. Но иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдают корпоративную банковскую карту или специализированную топливную карту. Также сотруднику могут выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, то командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество топлива за наличные денежные средства, а также по банковской или топливной карте.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль организация может уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. На это указывает п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ). При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, для подтверждения экономической обоснованности служебной командировки необходимо оформить ряд соответствующих документов.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов (далее - Постановление Госкомстата России N 1).
В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 при направлении работника в командировку используются следующие унифицированные формы:
N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
N Т-10 "Командировочное удостоверение".
Основным документом для командированного работника является командировочное удостоверение. По отметкам в нем определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.
Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдается путевой лист. Согласно ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152).
В соответствии с Приказом N 152 путевой лист должен содержать следующие реквизиты:
наименование и номер путевого листа.
В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке, в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. Также в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющего соответствующим транспортным средством на правах собственности или ином законном основании;
сведения о сроке действия путевого листа.
Указанные сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один день, то следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.
Если собственником (владельцем) автомобиля является организация, то в сведениях следует указать ее наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона.
Если же собственником (владельцем) автомобиля является индивидуальный предприниматель, то указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона;
сведения о транспортном средстве.
Здесь необходимо указать:
тип и модель транспортного средства;
государственный регистрационный знак;
показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;
сведения о водителе.
Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Также в путевом листе должны отражаться:
марка, количество выданного топлива;
остаток топлива при выезде и по возвращении;
расход топлива по норме и фактический;
экономия либо перерасход топлива.
По поводу заполнения названных реквизитов в Письме Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" сказано, что заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.
В путевом листе также необходимо указать показания спидометра и пробег автомобиля.
На оборотной стороне путевого листа содержится раздел, в котором отражается информация о маршруте следования автомобиля. Заполняется этот раздел во всех пунктах следования автомобиля.

Обратите внимание! Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с действующей нормативно-правовой базой ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. На это указывает п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Вернувшись из командировки, в течение 3 рабочих дней сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
К авансовому отчету, кроме командировочного удостоверения и путевого листа, должны быть приложены первичные документы, подтверждающие затраты в командировке. Такими документами могут быть чеки ККТ на приобретение горюче-смазочных материалов, чеки ККТ или квитанции за стоянку автомобиля и другое. Оформляются эти документы в соответствии с требованиями законодательства.

Обратите внимание! При отсутствии в чеках обязательных реквизитов или невозможности их прочтения они не могут служить оправдательными документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.
В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации". При этом перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Датой признания в налоговом учете затрат на поездку (расходы на бензин, услуги автостоянки и так далее) является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, это правило применяется фирмами, использующими метод начисления.
Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов, оплата автостоянки, различные сборы и прочее, в целях налогообложения включаются в расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 11, 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

5.4. Проезд в командировку на личном транспорте

Обычно командированные сотрудники добираются до места командировки транспортом общего назначения, но можно использовать и личный транспорт, при условии, что на то имеется согласие работодателя.
Мы рассмотрим варианты выплаты расходов на использование личного автотранспорта для проезда в командировку и их налогообложение.
Трудовое законодательство не ограничивает право организации и работника выбирать вид транспорта для поездки в командировку, в силу чего работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но только с согласия или ведома работодателя. Организация при этом должна возместить работнику все затраты, связанные с такой поездкой. Для этого необходимо оформить либо приказ с указанием суммы выплаты компенсации, либо заключить договор аренды с выплатой арендной платы в размере, установленном сторонами договора. Рассмотрим эти два варианта.
Статьей 188 ТК РФ определено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Как видно из положений ст. 188 ТК РФ, работнику выплачивается компенсация за эксплуатацию личного автомобиля, сумма которой устанавливается по соглашению сторон.
Условия и порядок выплаты компенсации за использование личных автомобилей сотрудников для служебных поездок определены в Письме Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (далее - Письмо N 57).
Согласно п. 3 Письма N 57 конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.
При этом в размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы (далее - ГСМ), техническое обслуживание и текущий ремонт).
Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.
Для получения компенсации работник, использующий личный транспорт для служебных поездок, представляет в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведет учет служебных поездок в путевых листах.
Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". В путевых листах отражаются маршрут движения автомобиля, километраж, расход бензина и другие характеристики. Этот документ является первичным документом, подтверждающим использование сотрудником данного автомобиля только в производственных целях.
Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.
Выплата компенсации в полном размере производится за полностью отработанное работником в течение месяца время. Если по каким-то причинам автомобиль сотрудника не эксплуатировался, то и компенсацию он получит не в полном объеме, а пропорционально отработанным рабочим дням. Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776.
Что касается отражения расходов на компенсацию за использование для служебных командировок личных легковых автомобилей в налоговом учете, то согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ эти компенсационные выплаты учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Эти нормы утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92).
Напомним, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях равна 1200 руб. в месяц, с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров - 1500 руб., а для мотоциклов - 600 руб.
Таким образом, в отношении личных легковых автомобилей и мотоциклов налогоплательщик может принять в расходы, учитываемые при налогообложении, расходы на содержание личного автомобиля или мотоцикла только в указанных пределах норм.
При этом экономическим обоснованием выплачиваемой компенсации является необходимость использования работником личного автомобиля в служебных целях, оговоренная в должностной инструкции или трудовом договоре.
Если работник, отправившийся в командировку на личном автомобиле, предъявил к возмещению затраты, например, по заправке ГСМ, услугам автостоянки, произведенные в пути следования, то данные суммы, в случае их выплаты, не учитываются при исчислении налога на прибыль, так как они предусмотрены в компенсационной выплате.
В части налогообложения НДФЛ необходимо обратиться к п. 3 ст. 217 НК РФ. Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
То есть в отношении такого дохода, как компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, предусмотрено нормирование.
Так как специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей обложения НДФЛ гл. 23 НК РФ не предусматривает, то в этих целях возможно применение норм, утвержденных Постановлением N 92.
Именно такое утверждение высказано в Письме Минфина России от 1 июня 2007 г. N 03-04-06-01/171.
Чиновники упирают на то, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ сумма компенсации за использование личного транспорта работника, выплачиваемая ему в пределах норм, утвержденных Постановлением N 92.
В частности, в Письме УФНС России по г. Москве от 18 сентября 2007 г. N 18-11/3/088756@ указано, что выплаты компенсаций могут производиться в размерах, установленных локальным нормативным актом организации. Однако сумма компенсаций за использование личного транспорта работника, превышающая утвержденные нормы, подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке. Аналогичный вывод содержится и в Письме Минфина России от 26 марта 2007 г. N 03-04-06-01/84.
В то же время существует арбитражная практика, в которой суды считают, что нормы компенсации, предусмотренные для целей налогообложения прибыли, не могут применяться в целях обложения НДФЛ, в силу чего при исчислении НДФЛ должны применяться размеры компенсации, установленные между работником и работодателем. В качестве примера можно привести Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 17.04.2007 N Ф08-4799/2006-2035А по делу N А32-64437/2005-59/1692 и другие.
Суды указывают, что в тех случаях, когда законодательство предусматривает применение нормативов, установленных для целей исчисления одного налога, к другому налогу, используется такой прием юридической техники, как прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В ст. 217 НК РФ такая отсылка к нормам гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ отсутствует. Поэтому в данной ситуации невозможно и применение налогового законодательства по аналогии, поскольку это противоречило бы положениям ст. 3 НК РФ, согласно которым акты законодательства о налогах и сборах должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить. Любые неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах должны толковаться в пользу налогоплательщика.
Следовательно, установленный соглашением работника с работодателем размер компенсации и является нормой, в пределах которой она освобождается от налогообложения НДФЛ. Однако следует учесть, что указанная позиция может привести к спору с налоговыми органами.
Все вышеприведенные доводы могут быть использованы и в отношении ЕСН, так как пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ в части ЕСН содержит норму, аналогичную норме п. 3 ст. 217 НК РФ.
Кроме того, напоминаем, что согласно п. 3 ст. 236 НК РФ суммы компенсаций, превышающие законодательно установленные нормы, также не облагаются ЕСН, поскольку не учитываются при налогообложении прибыли.
Другим видом оформления возмещения расходов работника по эксплуатации его личного автотранспорта в служебных целях является заключение договора аренды. Согласно ст. 606 ГК РФ по договору аренды работник обязуется предоставить организации автотранспорт за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Договор заключается в письменной форме независимо от срока аренды автомобиля (ст. 609 ГК РФ).
На практике применяют два типа договоров аренды автотранспорта: с предоставлением и без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства, то есть с экипажем или без него.
Организация, арендуя автотранспортное средство с экипажем, несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 636 ГК РФ). Однако затраты на текущий и капитальный ремонт организация не несет (ст. 634 ГК РФ).
По договору аренды без экипажа организация (арендатор) обязана поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства (ст. 644 ГК РФ).
А также выполнять весь комплекс работ по эксплуатационно-техническому обслуживанию автомобиля.
Договор аренды автотранспорта предусматривает внесение организацией арендной платы, которая относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Согласно Письму Минфина России от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/81 затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
В п. 1 ст. 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Доход работника, полученный от сдачи в аренду или иного использования имущества, признается объектом налогообложения и подлежит обложению НДФЛ по налоговой ставке 13%, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ, независимо от вида договора аренды.
Обязанность по удержанию и уплате НДФЛ возлагается на организацию, являющуюся источником выплаты начисленной арендной платы (п. 1 ст. 226 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН для налогоплательщиков - лиц, производящих выплаты физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

Обратите внимание! Не являются объектом налогообложения, в частности, выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества.
К таким договорам могут быть отнесены, в частности, и договоры аренды (за исключением договора аренды транспортного средства с экипажем).
Таким образом, арендная плата, выплачиваемая сотруднику за аренду транспортного средства без экипажа, и возмещение расходов по его эксплуатации не являются объектом налогообложения ЕСН (Письмо Минфина России от 2 октября 2006 г. N 03-05-01-04/277).
Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит два вида соглашения - договор аренды и договор на оказание услуг, то и вознаграждение следует разделить на две части: та часть, которая относится к арендной плате, не облагается ЕСН, а на другую часть (оплата услуг) налог начисляется.
На основании вышеизложенного материала можно сделать следующий вывод. Все затраты по эксплуатации личного автотранспорта в командировке можно возместить работнику выплатой компенсации. Однако рекомендовать такое оформление отношений по возмещению затрат при использовании личного транспорта работника можно только в том случае, если сумма компенсации покрывает затраты по содержанию этого транспорта.
Ведь в данном случае произвести возмещение каких-либо дополнительных расходов, например по проезду до места командировки и обратно, невозможно. Даже если возмещение таких расходов предусмотрено коллективным договором организации, сумма возмещения не может быть учтена при расчете налога на прибыль.
Наиболее подходящим вариантом является заключение договора аренды без экипажа. В этом случае организация вправе учесть все расходы, произведенные работником в пути следования, кроме того, не придется уплачивать ЕСН.

5.5. Аренда автотранспорта или личного жилья в командировке

Перед организацией, направляющей своего сотрудника в служебную поездку, может встать вопрос о съемной квартире для проживания командированного сотрудника или об аренде автотранспорта в командировке.
С какими проблемами при этом может столкнуться компания, мы поговорим далее.
Обычно командированные сотрудники проживают в гостиницах. Однако если сотрудники неоднократно направляются в командировку в один и тот же населенный пункт, то организация может для своего удобства арендовать квартиру (дом). При этом жилое помещение можно арендовать как у физического лица, так и у организации. Подтверждением наличия арендных правоотношений будет выступать договор аренды.
Статьей 671 ГК РФ установлено, что жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование физическим лицам на основании договора найма, а юридическим лицам - на основании договора аренды или иного договора. При этом юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан.

Обратите внимание! Для того чтобы организация смогла учесть расходы по аренде жилья при налогообложении, необходим договор аренды от имени организации.
Согласно п. 1 ст. 609 ГК РФ если хотя бы одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, то договор независимо от срока его действия должен быть заключен в письменной форме. Договор аренды квартиры, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. На это указывает п. 2 ст. 609, п. 2 ст. 651 ГК РФ.
Передача жилого помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами (п. 1 ст. 655 ГК РФ).

В налоговом учете расходы по найму жилого помещения для проживания работника организации, находящегося в служебной командировке, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и учитываются для целей налогообложения прибыли (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При этом расходы на проживание должны отвечать критериям, перечисленным в ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть:
связаны с получением дохода;
обоснованны;
документально подтверждены.
В то же время НК РФ не определяет прямо, какими документами должны подтверждаться расходы по найму жилья командированными работниками.
Однако в Письме Минфина России от 25 января 2006 г. N 03-03-04/1/58 отмечено, что расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и прочие), можно отнести к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.
Кроме того, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. по делу N А26-1621/2007 суд признал в качестве доказательств понесенных расходов по найму жилого помещения квитанции к приходному кассовому ордеру. При этом суд разъяснил, что по положениям гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.
Арбитры указали, что командированные лица вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме. НК РФ не содержит требований к документам, которые должен представить налогоплательщик в подтверждение расходов по найму жилого помещения. Таким образом, документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, может быть составлен нанимателем и наймодателем в произвольной форме.
Рассмотрев материалы дела, арбитры признали правомерным невключение в налогооблагаемый доход физических лиц сумм расходов на оплату услуг по проживанию.
Учитывая позицию суда, можно сделать вывод, что при найме жилья у физического лица документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, могут служить договор найма жилого помещения, составленный в простой письменной форме, и расписка о получении денег от физического лица - наймодателя.
В случае поиска квартиры через агентство документами, подтверждающими расходы по найму жилья для командированного работника, являются заключенный договор с риелторским агентством и квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуги этого агентства.
Теперь что касается ЕСН.
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе возмещение командировочных расходов).
При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению такие расходы, как расходы по найму жилого помещения.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если организация заключила договор с агентством по недвижимости на оказание услуг по подбору жилого помещения, то затраты по заключению такого договора, а также размер ежемесячной арендной платы по договору аренды жилого помещения с собственником - физическим лицом не признаются объектами налогообложения ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 18 января 2007 г. N 21-11/003922@).
В коллективном договоре или локальном нормативном акте кроме расходов на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных работодателем может быть предусмотрено и возмещение работникам расходов на оплату аренды автотранспорта для служебных целей в месте командировки.
Однако по поводу учета арендуемого автотранспорта существуют два противоположных мнения. Так, например, Минфин России в Письме от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42 утверждает, что расходы по аренде автомобиля работником, находящимся в командировке, не могут быть признаны в составе расходов, признаваемых при налогообложении прибыли организаций. При этом Минфин России ссылается на ограниченный перечень расходов на командировки, установленный в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, где отсутствуют сведения об арендных платежах за транспорт. Аналогичный вывод следует и из более раннего документа - из Письма Минфина России от 24 декабря 2002 г. N 04-02-06/3/91.
Иное мнение высказано судом в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23 января 2006 г. по делу N Ф04-9850/2005(19018-А27-15). Суд признал оспариваемое решение налогового органа недействительным в части доначисления налога на прибыль в связи с арендой автомобиля для руководителя во время нахождения его в командировке.
Что касается удержания НДФЛ, то в Письме Минфина России от 8 августа 2005 г. N 03-03-04/2/42 отмечено, что сумма стоимости аренды автомобиля (в том числе страховка автомобиля, услуги дозаправки, стоимость бензина и расходы арендодателя по возврату машины), возмещаемая организацией командируемому работнику в соответствии с локальным нормативным актом (приказом) организации, признается доходом в целях налогообложения НДФЛ. Свою позицию Минфин России обосновывает тем, что указанный вид выплат не поименован в п. 3 ст. 217 НК РФ.
Однако суд в Постановлении ФАС Уральского округа от 3 сентября 2007 г. N Ф09-7059/07-С2 по делу N А60-2008/07 выразил иную точку зрения. Суд признал правомерным невключение в налоговую базу по НДФЛ сумм на аренду автомобиля во время командировки работника.
В отношении налогообложения ЕСН отметим, что согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не начисляют ЕСН на выплаты, которые не уменьшают базу по налогу на прибыль в отчетном (налоговом) периоде. Таким образом, если расходы на аренду транспорта не уменьшают базу по налогу на прибыль, то возмещенные работнику суммы не подлежат налогообложению ЕСН.

5.6. Расходы на проживание

Работник, находясь в служебной командировке, вынужден нести расходы на оплату услуг жилья. Указанные расходы возмещаются работодателем на основании авансового отчета и документов, подтверждающих произведенные расходы. В данном разделе рассмотрим перечень документов, необходимых для подтверждения расходов на проживание, а также порядок налогового учета по этим документам.
В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить командированному лицу расходы, связанные со служебной поездкой, в том числе и расходы по найму жилья.
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Напомним, что особенности направления работников в служебные командировки определены одноименным Положением N 749, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749).
В соответствии с Положением N 749 в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, работодатель обязан возместить работнику:
- расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение);
- расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в случае вынужденной остановки в пути;
- расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами (п. п. 13, 14, 21 Положения N 749).
Для возмещения расходов перед отъездом в командировку работнику под отчет выдаются денежные средства.
Поэтому, вернувшись из командировки, работник обязан вместе с отчетом об израсходованных суммах (авансовый отчет) представить документы, подтверждающие командировочные расходы.
До 1 декабря 2008 г. подтверждающими документами по расходам на проживание в гостинице чаще всего выступал счет из гостиницы, заполненный по формам N 3-Г или N 3-Гм, утвержденным Приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".
Этот документ признавался бланком строгой отчетности, поэтому чек ККТ при условии его выдачи не был обязательным. На это указывает и Письмо МНС России от 23 апреля 2004 г. N 02-5-10/29 "О порядке учета расходов на проживание командированных работников в гостиницах". Счета, составленные на бланках строгой отчетности, в полном объеме могли подтверждать факт оплаты стоимости гостиничных услуг. Согласны с такой позицией и суды, на что указывает Постановление ФАС Московского округа от 5 мая 2008 г. N КА-А40/3517-08 по делу N А40-39040/07-112-234, Постановление ФАС Московского округа от 27 сентября 2007 г., 2 октября 2007 г. N КА-А40/9966-07 по делу N А40-78410/06-76-497 и др.
Однако с 1 декабря 2008 г. применять формы счета N 3-Г или N 3-Гм не следует, так как срок их действия истек. На это указано в п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (далее - Постановление N 359).

Обратите внимание! Специалисты Минфина России в своем Информационном письме от 22.08.2008 указали, что сейчас (если иное не предусмотрено п. п. 5 и 6 Положения N 359) фирмы и коммерсанты, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанные формы бланков строгой отчетности, в которых в обязательном порядке должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения N 359. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.
Таким образом, сейчас гостиничные хозяйства вправе самостоятельно разработать форму бланка, которую они намерены применять в своей деятельности, и закрепить ее использование в учетной политике компании.
В счете гостиницы должны быть указаны время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью.
Документ, выдаваемый в зарубежном отеле, подтверждающий расходы на проживание, необходимо построчно перевести на русский язык, таково требование п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Если работник решил снять частное жилье, то основанием для такого проживания и подтверждением произведенных расходов будет являться договор найма жилого помещения, заключенный на основании ст. 671 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) и ст. 30 Жилищного кодекса Российской Федерации (далее - ЖК РФ). Кроме того, подтвердить расходы на проживание можно и договором поднайма жилого помещения, заключенным на основании ст. 685 ГК РФ и ст. 76 ЖК РФ. При этом к договору найма (договору поднайма) необходимо приложить расписку наймодателя о получении платы.
В случае поиска квартиры через риелтора документами, подтверждающими расходы, будут являться договор с риелторским агентством, квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуги агентства.
Документы, подтверждающие расходы на жилье, нужны не только для списания с командированного лица подотчетных сумм, но и для налогообложения расходов на жилье.
Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
На основании абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащий налогообложению, включаются расходы по найму жилого помещения.
Однако все ли расходы по жилью могут освобождаться от обложения НДФЛ?
Ведь довольно часто в счетах, выставленных гостиницами, отдельной строкой выделяются платежи за проживание, телевизор, холодильник и так далее. Поэтому нередко возникает вопрос, нужно ли такие суммы включать в налоговую базу командированного работника и удерживать с них НДФЛ. Ответ на этот вопрос можно найти в Постановлении ФАС Уральского округа от 22 марта 2007 г. N Ф09-1880/07-С2 по делу N А47-623/06, где суд указал, что предельного перечня расходов, входящих в командировочные, в ст. 217 НК РФ не содержится. В счетах, выставленных гостиницами, выделяются платежи за услуги, необходимость которых вызвана проживанием в гостинице и не зависит от волеизъявления физического лица, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы, поэтому у налогового органа отсутствуют основания для привлечения организации к ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ. В ст. 123 НК РФ установлено, что за неправомерное неперечисление (неполное перечисление) сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, взыскивается штраф в размере 20% от суммы, подлежащей перечислению.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
Что касается налогообложения налогом на прибыль, то согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. По этой статье расходов также подлежат возмещению расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Исключением являются расходы:
- на обслуживание в барах и ресторанах;
- на обслуживание в номере;
- за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.
При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Таким образом, при условии документального подтверждения затраты по найму жилого помещения при направлении работников в служебные командировки могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полном объеме (Письмо Минфина России от 30 мая 2008 г. N 03-03-06/1/340).
Если организация покупает квартиру в другом городе для проживания в ней командированных работников, то расходы по содержанию такой квартиры, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и другое), могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли. При этом, как сказано в Письме Минфина России от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/533, такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.
Имейте в виду, что расходы на оплату услуг по организации командировок, в частности выбор и бронирование мест в гостинице, авиабилетов и тому подобное, Минфин России не признает командировочными расходами, о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 21 декабря 2007 г. N 03-03-06/1/884.
Однако эти расходы могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии их экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения.
Если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость (далее - НДС), то она может принять к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, принимаемые при исчислении налога на прибыль организации (п. 7 ст. 171 НК РФ). К перечню командировочных расходов, по которым налогоплательщик имеет право применить вычет, относятся и расходы по найму жилого помещения.
Однако суммы "входного" НДС могут быть приняты к вычету:
если на услуги гостиницы имеется счет-фактура с выделенной суммой налога, что вытекает из Письма Минфина России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/1/279;
имеется счет, отвечающий всем требованиям бланка строгой отчетности, с выделенной суммой налога, аналогичное мнение содержится в Постановлении ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. N Ф09-2237/08-С2 по делу N А47-3341/07.
Если документы по услугам гостиниц оформляются в произвольной форме, то, как утверждается в Письме Минфина России от 24 апреля 2007 г. N 03-07-11/126, они не могут служить основанием для вычета НДС.
В части налогообложения ЕСН отметим, что согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе возмещение командировочных расходов).
При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению такие расходы, как расходы по найму жилого помещения.
При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
Если организация заключила договор с агентством по недвижимости на оказание услуг по подбору жилого помещения, то затраты по заключению такого договора, а также размер ежемесячной арендной платы по договору аренды жилого помещения с собственником - физическим лицом не признаются объектами налогообложения ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 18 января 2007 г. N 21-11/003922@).

5.7. Командировочные расходы и обязательное страхование

Покупая билеты на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, как правило, приходится оплачивать не только услуги проезда, но и страховой взнос по обязательному личному страхованию. Такая же ситуация складывается и при приобретении услуг проживания.
Мы рассмотрим основные положения обязательного личного страхования и налогообложение сумм, уплаченных за страховку.
Пунктом 1 ст. 2 Закона Российской Федерации от 27 ноября 1992 г. N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации" установлено, что страхование - это отношения по защите интересов физических и юридических лиц Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при наступлении определенных страховых случаев за счет денежных фондов, формируемых страховщиками из уплаченных страховых премий (страховых взносов), а также за счет иных средств страховщиков.
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 г. N 750 "Об обязательном личном страховании пассажиров" личное страхование от несчастных случаев пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта на время поездки (полета) является обязательным на территории Российской Федерации.
При этом обязательное личное страхование не распространяется на пассажиров:
всех видов транспорта международных сообщений;
железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта пригородного сообщения;
морского и внутреннего водного транспорта внутригородского сообщения и переправ;
автомобильного транспорта на городских маршрутах.
Обязательное личное страхование указанных лиц осуществляется путем заключения в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, договоров между соответствующими транспортными, транспортно-экспедиторскими предприятиями и страховщиками. Лицензии на осуществление этого вида обязательного страхования выдаются страховщикам в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Страховщики обязаны обеспечивать доведение до сведения каждого застрахованного ими лица правил проведения обязательного личного страхования пассажиров, в том числе о месте, порядке и условиях получения страховых выплат при наступлении страхового случая.
Размеры страхового тарифа по обязательному личному страхованию пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта устанавливаются страховщиками по согласованию соответственно с Министерством транспорта Российской Федерации, Министерством путей сообщения Российской Федерации и утверждаются федеральным органом исполнительной власти по надзору за страховой деятельностью.
Приказом Минфина России от 16 января 1998 г. N 2н "О размере страхового тарифа по обязательному личному страхованию пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта" утверждены следующие размеры страховых тарифов по обязательному личному страхованию пассажиров:
перевозимых воздушным транспортом - 2 руб.;
перевозимых железнодорожным транспортом - 2,3 руб.;
перевозимых морским транспортом - 0,1 руб.;
перевозимых внутренним водным транспортом - 0,6 руб.;
перевозимых автомобильным транспортом - 1,5 руб.
Сумма страхового взноса включается в стоимость проездного документа и взимается с пассажира при продаже проездного документа. Пассажиры, пользующиеся правом бесплатного проезда в Российской Федерации, подлежат обязательному личному страхованию без уплаты ими страхового взноса.
Страховая сумма по обязательному личному страхованию пассажиров установлена в размере 120 установленных законом на дату приобретения проездного документа минимальных размеров оплаты труда.

Обратите внимание! Статьей 5 Федерального закона от 19 июня 2000 г. N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" установлено, что до внесения изменений в соответствующие федеральные законы, определяющие порядок исчисления налогов, сборов, штрафов и иных платежей, исчисление налогов, сборов, штрафов и иных платежей, осуществляемое в соответствии с законодательством Российской Федерации в зависимости от минимального размера оплаты труда, производится исходя из базовой суммы, равной 100 руб.

Пассажиру при получении травмы в результате несчастного случая на транспорте выплачивается часть страховой суммы, соответствующая степени тяжести травмы. В случае смерти застрахованного лица страховая сумма выплачивается его наследникам полностью.
Страховая сумма по обязательному личному страхованию пассажиров при наступлении страхового случая выплачивается независимо от выплаты застрахованным лицам или их наследникам денежных сумм в связи с тем же событием по иным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.
Выплата страховой суммы производится застрахованному лицу или его наследникам не позднее 10 дней после получения страховщиком составленного перевозчиком акта о несчастном случае, произошедшем на транспорте с застрахованным лицом, и других необходимых документов, предусмотренных правилами проведения этого вида обязательного страхования.
Перевозчик обязан составить акт о каждом несчастном случае, произошедшем на транспорте с застрахованным пассажиром, первый экземпляр которого вручить застрахованному лицу, его представителю или наследникам. Перевозчик также обязан по письменному запросу страховщика направить ему в течение 10 дней с момента получения запроса копию указанного акта.
Порядок взаиморасчетов по обязательному личному страхованию пассажиров определяется страховщиками совместно с Министерством транспорта Российской Федерации, Министерством путей сообщения Российской Федерации и другими заинтересованными ведомствами и юридическими лицами.
Пунктами 12, 22 Положения N 749 установлено, что расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Таким образом, сумма страхового взноса на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте включается в расходы по проезду к месту командировки и обратно.
В ряде государств ближнего и дальнего зарубежья необходимым условием проживания в гостиницах является оплата страхового взноса, включаемого в счет за проживание в гостинице.
Заметим, что в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.
Следовательно, расходы по обязательному страхованию жизни сотрудников, направляемых в командировку по территории Российской Федерации и за границу, учитываются в составе прочих расходов организации, связанных с производством и реализацией, при наличии документов, подтверждающих понесенные расходы (Письмо Минфина России от 10 мая 2006 г. N 03-03-04/2/138).
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) и единым социальным налогом (далее ЕСН) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком (физическим лицом) трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников не подлежат налогообложению фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Таким образом, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте не облагается НДФЛ и ЕСН (Письмо Минфина России от 4 мая 2005 г. N 03-03-01-04/2/71).

5.8. Повышенная или завышенная комфортность
проезда и проживания

Организация в коллективном договоре или ином нормативном акте компании может предусмотреть для отдельных категорий сотрудников проезд или проживание повышенной комфортности. О том, можно ли учесть "комфорт" при налогообложении, мы и поговорим в настоящем разделе.
Так как трудовое законодательство предоставляет организациям самим решать, какие командировочные расходы и в каком порядке она будет возмещать своим сотрудникам, то можно сделать вывод, что законодательство не запрещает использовать и услуги повышенной комфортности. Поэтому, если это положение закреплено во внутренних нормах компании, то категории сотрудников, для которых это предусмотрено, вправе пользоваться услугами проезда или проживания повышенной или завышенной комфортности.
Однако для целей налогообложения организация вправе признать такие расходы только в том случае, если эти расходы отвечают требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Иначе говоря, чтобы учесть их в составе налогооблагаемых расходов, компании нужно их обосновать и подтвердить документально, при условии, что они связаны с получением дохода.
В противном случае "комфортные" услуги учесть не удастся, а возмещать их сотруднику придется за счет средств, оставшихся после налогообложения.
Имейте в виду, что, по мнению фискалов, изложенному в Письме УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. N 20-12/064123.1, обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, оценивается с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также наем жилого помещения. При найме жилого помещения возмещению подлежат расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
Таким образом, в целях обоснованности расходов по оплате номеров повышенной комфортности во время командировок организации рекомендуется определить внутренним распорядительным документом перечень лиц, имеющих право пользования номерами повышенной комфортности.
Кроме того, определяя порядок и размеры возмещения командировочных расходов, в том числе необходимо установить:
виды транспорта, которыми может воспользоваться сотрудник при проезде в командировку и обратно;
порядок выбора вида транспорта (при наличии нескольких вариантов), которым надлежит воспользоваться работнику при проезде в командировку и обратно;
допустимый уровень комфорта (возможность проезда в вагоне "СВ", полета в салоне бизнес-класса и т.д.);
категорию гостиницы, в которой работник имеет право проживать в период командировки.
Если работники организации направляются в командировки железнодорожным транспортом в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание, включаемое в общую стоимость проезда, то, по мнению Минфина России, высказанному в Письме от 24 июля 2008 г. N 03-03-06/2/93, стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость услуги по проезду по железной дороге. Поэтому для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета может быть учтена полностью (включая стоимость дополнительных сервисных услуг).
В случае приобретения организацией авиабилетов бизнес-класса Минфин России в Письме от 21 апреля 2006 г. N 03-03-04/2/114 разъясняет, что положения гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ не содержат ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда сотрудника организации к месту командирования и обратно. Существенным основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов) является наличие соответствующих оправдательных документов, а также соответствие размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководства организации.
Руководители фирм при командировках зачастую на вокзалах и в аэропортах пользуются услугами залов для официальных лиц (далее - VIP-залов). Минфин России в своем Письме от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365 допускает возможность их учета в качестве налогооблагаемых расходов. Согласны с такой позицией и арбитры, о чем говорит Постановление ФАС Московского округа от 06.04.2009 N КА-А40/2383-09 по делу N А40-42258/08-111-127, Постановление ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2 по делу N А40-34897/08-117-96 и другие.
Правда, в Поволжском федеральном округе с этим не согласны, о чем свидетельствует Постановление от 05.06.2007 по делу N А12-18805/06.
Теперь что касается "комфорта" и НДФЛ.
Если работник приобретает билет на проезд в вагон повышенной комфортности, то ему следует учесть, что в оплату стоимости проезда включается стоимость сервисных услуг. Это следует из п. 33 Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 марта 2005 г. N 111 "Об утверждении Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности".
Порядок предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, утвержден Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 9 июля 2007 г. N 89 "О Порядке предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности", а состав комплекса услуг определяется перевозчиком.
Согласно п. 3 Порядка предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, при приобретении проездного документа (билета) пассажиром оплачивается стоимость проезда, в состав которой включается стоимость услуг, оказываемых в вагонах повышенной комфортности.
Таким образом, если стоимость сервисных услуг включена в стоимость проезда в вагоне повышенной комфортности, то данные расходы при командировании работника не подлежат налогообложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 7 мая 2008 г. N 03-04-06-01/125).
Относительно VIP-залов в целях налогообложения НДФЛ, по мнению Минфина России выраженному в Письме от 6 сентября 2007 г. N 03-05-06-01/99, плата за услуги аэропорта по предоставлению VIP-зала не является обязательным платежом, и, следовательно, расходы по оплате организацией услуг залов для официальных лиц не относятся к командировочным расходам, перечень которых приведен в п. 3 ст. 217 НК РФ.
Поэтому при направлении работника в командировку расходы организации по оплате услуг VIP-зала следует рассматривать в качестве дохода, подлежащего налогообложению НДФЛ.
Некоторые арбитражные суды придерживаются такого же мнения. В Постановлении ФАС Поволжского округа от 17 января 2008 г. по делу N А65-1734/2007-СА2-11 суд указал, что оплата командируемым сотрудникам услуг VIP-зала в аэропорту не предусмотрена локальными нормативными актами организации. Ссылка организации на то, что инструкцией предусмотрен лишь список должностных лиц работодателя, имеющих право пользоваться услугами VIP-зала, свидетельствует о том, что оплата этой услуги связана не с направлением работников в командировку, а зависит только от должностного положения командируемого работника. Следовательно, стоимость услуг VIP-зала не подпадает под действие ст. 168 ТК РФ, поэтому включается в доход работника.
Вместе с тем существует и такая арбитражная практика, которая выражает иную точку зрения. В Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 марта 2008 г. N А33-12597/07-Ф02-598/08 по делу N А33-12597/07 суд заявил, что оплата услуг VIP-зала представляет собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Поэтому такие выплаты не подлежат налогообложению в силу п. 3 ст. 217 НК РФ.

Обратите внимание! В соответствии с Письмом Минфина России от 6 марта 2008 г. N 03-04-06-02/25 оплата услуг VIP-залов отдельным категориям гражданских служащих, которые имеют право пользования такими залами согласно положениям законодательства, направлена на возмещение данным лицам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. Следовательно, имеет компенсационный характер и не подлежит налогообложению НДФЛ.

Что же касается расходов на оздоровительные и (или) развлекательные услуги, предлагаемые гостиницей, например посещение бассейна, пользование мини-баром в номере и другие, то они не включаются в налогооблагаемую базу сотрудника при исчислении НДФЛ при условии, что произведены по согласованию с работодателем.
Подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ содержит норму, аналогичную норме вышеупомянутой ст. 217 НК РФ, предусматривающую освобождение от налогообложения ЕСН всех видов компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе возмещение командировочных расходов).

5.9. Оплата услуг связи в командировке

Сегодня представить командировку без телефонных переговоров невозможно. О том, что нужно учесть бухгалтеру при списании таких расходов командированного лица, мы и поговорим.
Статьей 168 ТК РФ определено, что, направляя работника в служебную командировку, работодатель обязан возместить ему расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При этом к иным расходам, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, можно отнести:
- расходы по оплате услуг связи;
- расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
- расходы на получение визы;
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
- другие расходы.
Практика показывает, что среди перечисленных видов расходов чаще всего встречаются расходы на оплату телефонных переговоров. Причем они могут вестись как с мобильного телефона работника, так и с гостиничного телефона.
Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Поэтому, возвращаясь из командировки, работник обязан вместе с авансовым отчетом представить документы, подтверждающие расходы по оплате услуг связи.
Необходимость представления оправдательных документов затрагивает также бухгалтерский и налоговый учет.
В абз. 10 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) перечислены выплаты, не подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ). К ним отнесены все виды компенсационных выплат, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
В случае возмещения работодателем работнику-налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются расходы по оплате услуг связи.
Таким образом, исходя из вышеизложенного, расходы на оплату услуг связи не будут облагаться НДФЛ, если организация подтвердит служебный (производственный) характер телефонных переговоров.
В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 5 июня 2007 г. по делу N А26-5611/2006-216 суд указал, что неоспоримым доказательством понесенных в период нахождения в командировке расходов по оплате услуг связи являются:
- командировочное удостоверение;
- документы, подтверждающие оплату услуг связи;
- утвержденные руководителем организации рапорты работников;
- списки телефонных вызовов с указанием дат и времени.
Для целей налогообложения прибыли принимаются расходы, отвечающие требованиям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Статьей 264 НК РФ определен перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.
В соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к таким расходам отнесены расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения прибыли согласно Письму УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. N 20-12/061156 необходимо иметь:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- договор с оператором на оказание услуг связи, который заключен с организацией-налогоплательщиком;
- детализированные счета оператора связи.
При этом форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе:
- номера телефонов всех абонентов;
- даты и время переговоров;
- тарификацию услуги.
Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и тому подобное.
К косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя об их результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ).
Таким образом, для признания услуг сотовой связи по договору, заключенному организацией-налогоплательщиком с оператором мобильной связи, должен быть подтвержден производственный характер всех осуществленных с номера сотовой связи звонков (Письмо УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2006 г. N 20-12/83834.1).
В Письме Минфина России от 31 мая 2007 г. N 03-03-06/1/348 рассмотрена ситуация, когда, находясь в зарубежных командировках, сотрудники ведут телефонные переговоры с иностранными поставщиками. При этом услуги связи оплачиваются посредством телефонных и интернет-карт. А расходы по ним возмещаются в пределах лимита, установленного приказом по организации. На вопрос, учитываются ли расходы на приобретение карт при исчислении налога на прибыль, Минфин России отвечает, что расходы по оплате услуг телефонной связи и услуг по обеспечению доступа к сети Интернет, в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Таким образом, если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.
Однако имейте в виду, что в Письме Минфина России от 26 января 2006 г. N 03-03-04/1/61 высказано иное мнение. Так, Минфин России утверждает, что карты экспресс-оплаты для оплаты услуг сотовой связи сотрудникам не могут служить основанием для списания расходов для целей налогообложения прибыли организаций, так как не соответствуют понятию первичного документа, порядок оформления которого определен Федеральным законом N 129-ФЗ.

<< Пред. стр.

стр. 7
(общее количество: 11)

ОГЛАВЛЕНИЕ

След. стр. >>